Contract

УПРАВЛЕНИЕ НА ПРОЕКТИ ФИНАНСИРАНИ ОТ ЕВРОПЕЙСКИТЕ ФОНДОВЕ

След одобрение на проекта, изпълнителят подписва договор с донора, в който се уточняват всички изисквания за финансиране и изпълнение на проекта. Разработеният проект е неразделна част от договора. Изпълнението следва плана на проекта, представляващ определена последователност от дейности, които трябва да осигурят изпълнението на техническите изисквания на проекта и получаването на предварително определените резултати, изискванията за време и използването на ресурсите.

Има някои условия, приложими след решението за финансиране. Изпълнението на тези условия е необходимо за получаването на финансиране, както и за подготовката на организацията за правилното управление и изпълнение на проекта, мониторинга и контрола, правилното отчитане, цялостната оценка на проекта. Ето някои от тези условия:

- Водещата организация (Изпълнителят) трябва да назначи свой представител, който да бъде упълномощен да подпише договора за финансиране с донора;

- Изпълнителят поема цялата отговорност за изпълнение на проекта;

- Изпълнителят трябва да назначи ръководителя на проекта, който да отговаря за практическото изпълнение на проекта и неговото управление;

- Изпълнителят трябва да назначи финансовия отговорник, който да отговаря за финансовото изпълнение на проекта;

- Когато в проекта участват няколко партньори, се подписва договор между тях, като се уточняват задълженията и отговорностите на всеки от партньорите;

- Донорът определя окончателния размер на гранта и окончателен вариант на бюджета;

- Уточняват се условията за отчетността на проекта и изискванията за документацията;

- Ако е необходимо се назначава одитор на проекта. При по-големите програми за финансиране, това е задължително условие;

- Уточняват се условията за публичност на проекта;

- Уточнява се процедурата за изплащане на суми на изпълнителя;

- Уточнява се процедурата за провеждане на търгове и избор на доставчици и подизпълнители.

Договорът е юридически документ, който изисква от всяка страна по споразумението да изпълни своите задължения - донорът отпуска средства, а изпълняващата организация трябва да изпълни определени дейности, като използва средствата точно така, както е посочено в бюджета на проекта и да постигне предварително определените резултати и цели на проекта. Проектът става неразделна част от договора.

Договорите за финансиране и условията за прилагане на договорите са различни в зависимост от конкретната финансираща програма.

Условията за прилагане на договорите за финансиране са неразделна част от самите договори. При по-малките програми, тези условия се записват в самите договори и не са отделен документ. При програмите на Европейския съюз тези условия се прилагат отделно. Те представляват общовалидни документи, прилагани от Европейската комисия.

Изпълнението на проекта се извършва от организацията - реципиент или от външна организация. Колкото и добре да е идентифициран, изготвен н оценен един проект, изгодите от него могат да бъдат материализирани единствено, ако е добре изпълнен. Изпълнението може да се раздели условно на няколко части едни от които са началото на проекта и същинското му изпълнение.

Мониторинг на изпълнението на проекта

Важна управленска функция по време на изпълнението на проекта е мониторингът (наблюдението). Целта на мониторинга е разкриване на отклонения по отношение на техническите изисквания, сроковете и изразходването на средствата в сравнение с планираните. Мониторингът се осъществява от ръководството на проекта (вътрешен) и от финансиращата институция (външен). В управленската структура на проекта се изработва система за мониторинг и контрол. Осъществяването на контрол по време на изпълнението предполага вземане на решения за недопускането на отклонения от плана или за предприемане на корективни действия при наличието на отклонения.

Много често с приключването на разработката на проекта секва интересът към него. Ръководителите на проекти, а и екипът предполагат, че проектът по естествен път ще бъде изпълняван добре, особено когато е бил съставен с толкова много усилия и конкретно внимание към осъществяването му. Но при стартирането на проекта, пред нас се изправят нови предизвикателства. Понякога изпълнението изостава от

предначертания график. Действителните резултати са различни по време и по сила от това. което сме очаквали. И твърде често ръководителят разбира за тези несъответствия едва когато е прекалено късно, за да се предприемат корективни действия. Много проблеми от такъв характер могат да бъдат смекчени или предотвратени от изработването на ефективната система за мониторинг и контрол на проекта.

Мониторингът и контролът е тази част от цялостния план за управление на проекта, която следи за правилното изпълнение на оперативните планове. Те осигуряват необходимите за ръководителя инструменти, които определят дали организацията се приближава към планираните цели.

Мониторингът е текущо наблюдение от страна на управленския екип и финансиращата институция за осигуряване на ресурсите, извършването на дейностите, реализирането на резултатите и постигането на целите, съгласно плана на проекта. Наблюдението е вътрешна дейност (вътрешен мониторинг) на проекта, подпомагаща процеса на вземане на решения и външна дейност (външен мониторинг) на донора, подпомагаща процеса на контрол и оценка на изпълнението на проекта. Той се извършва чрез използването на данни от информационната система на проекта - физически и финансови данни; данни за ресурси, предоставени на бенефициентите, данни от извършваните за целта проучвания.

Предназначението на наблюдението е ефикасното и ефективно изпълнение на проекта чрез получаване на обратна връзка към всички управленски равнища. Като интегрален компонент на функцията на управление на проекта, то трябва да се извършва от всички, отговарящи за изпълнението на проекта на всички йерархични равнища.

• Първото ниво е донорът на проекта. Неговата функция на базата на наблюдението да осъществява външен контрол и извършва оценка на изпълнението на проекта.

• Второто ниво са ръководителите, отговарящи за управлението на проекта. Тяхна отговорност е вземането на стратегически решения за ефективността на конкретния проект.

• Третото ниво са специалистите по планиране и анализ. Те са отговорни за получаване на информация за оценка на съотношението между разходи и ползи.

• Четвъртото ниво са оперативните ръководители. Тяхно задължение е не само стратегическата ефективност на проекта, но и административната

продуктивност. Те следят и за навременното изпълнение на проекта.

• Петото ниво са целевите групи и широката общественост. Те също имат интереси и очаквания, които трябва да бъдат изпълнени посредством системата за управление и контрол на проекта.

Целта на мониторинга е да прецени напредъка на даден проект на фона на заявените цели и с помощта на показатели, посочени в предложението за проект. Източниците на информация относно тези показатели, трябва да бъдат уточнени в предложението на проекта и в това число в съответната графа на логическата рамка. Важно е екипът, разработил проекта да гарантира надеждни, уместни и лесно проверими показатели.

Мониторингът подпомага управлението на проекта, тъй като дава възможност на ръководителите да установят потенциалните пречки за осъществяването на проекта, както и да съгласуват стратегии за преодоляването им. Наблюдението трябва да се съсредоточи върху постигнатия напредък, оценен на базата на дейностите, заявени в план-графика на дейностите, както и върху разходите, оценени на базата на прогнозирания бюджет.

Обект на наблюдение са всички елементи, които могат да се отразят критически на проекта; ресурси, дейности, резултати, цели, външна среда на проекта. В разработката на проекта се определят индикаторите и рисковете на проекта, които са обект на наблюдение. Всеки индикатор има някаква начална стойност, а всеки риск - някаква вероятност да се сбъдне. В разработения проект се определят планови стойности за всеки от тези индикатори за това, как ще се променят техните стойности по време на изпълнението на проекта и какви крайни стойности трябва да заемат при приключване на проекта.

Мониторингът може да бъде дефиниран като описание на събития и условия в границите на определен период от време. Системата съдържа методите и инструментите, с които се измерва, оценява и се предоставя информация на ръководителите за това до каква степен са постигнати поставените цели. След получаване на информацията ръководителят на проекта използва получените данни за налагане на контрол.

Мониторингът на един проект изисква значителни финансови средства. Тези средства трябва да бъдат вземани предвид, когато се решава каква да бъде честотата на наблюдението. Средствата за мониторинг не включват единствено парите, нужни за изграждането на система за информация или за разпечатване на отчетите, а и за ангажиране на човешки ресурси. Средствата за наблюдение често се възприемат като

хвърлени на вятъра, тъй като те нямат пряк ефект върху резултата на проекта.

Контрол на изпълнението на проекта

Смисълът от извършването на мониторинг е да се оказва контрол върху изпълнението на проекта. Управленският контрол използва събраната информацията от извършеното до момента за разработване на необходимите бъдещи действия. Контролът трябва да бъде извършван на ранен етап - всяко отклонение трябва да бъде набелязвано и докладвано на ръководителя възможно най-бързо. С други думи отклоненията трябва да бъдат идентифицирани достатъчно рано, за да могат да бъдат предприети корективни действия преди изпълнението на проектните цели да е пострадало сериозно.

Най-общо казано контрол трябва да се извършва върху разходите и качеството на изпълнение на проекта.

Отчетът за състоянието на разходите по проекта към даден момент се разработва в зависимост и от изискванията на донора към формата на отчета.

Понякога се случва да има преразходи. Първо трябва се направи анализ на причините, които са довели до тези преразходи. След това се проверява дали условията по договора с донора позволяват отклонения в планираните по отделните пера суми и ако да, в какви размери.

За успешния контрол върху разходите трябва да се следи и тяхната документална обоснованост. Тя се постига чрез първичните счетоводни документи, но много често се налага да се подготвят и документи, които не са типични за нашата страна, но се изискват от правилата на финансиращата организация, например протоколи от заседания на експертните съвети с взетите от тях съответни решения, протоколи от заседания на Управителния съвет на организацията, на които се разглеждат финансови въпроси и пр.

Всяка организация сама разработва система за контрол върху качеството на своята работа и в частност върху изпълнението на отделни проекти. Тази система може да бъде и неформална. С разрастването на организацията и с нарастването на броя на изпълняваните от нея проекти се поражда и необходимостта от създаване на формални правила.

Общото управление на качеството изисква усилията и участието на цялото ръководство и на всички сътрудници на организацията и на проекта.

Осигуряването на качеството е процес на установяване на стандарти за изпълнение на проекта, измерване и оценка на изпълнението на тези стандарти, изпълнението на отчетите и предприемане на корективни действия, когато има

отклонения от тези стандарти.

Контролът върху качеството е тази част от механизма на системата за осигуряване на качеството, която е свързана с наблюдението, тестването, набирането и анализа на необходимата за целта информация.

Оценка на изпълнението на проекта

Изпълнението на един проект изисква време, енергия и пари. Затова организацията трябва да знае дали инвестицията й се използва ефективно и дали си струва усилията. Оценката е системният преглед, при който определяме стойността или смисъла (ползата) на нещо. Това е "последващата стьпка", при която се преценяват резултатите от проекта и разходите, за да се види дали отговарят на очакванията ни.

Оценката на изпълнението представлява планиран процес на систематично и обективно определяне на оправдаността (икономичността), ефективността. ефикасността и въздействието на проекта в контекста на неговите цели. Оценката не бива да се прави единствено в края на проекта. Тя представляват непрекъснат процес, който продължава по време на изпълнението на проекта и след неговото приключване.

В зависимост от времето, през което се извършва, оценката се определя като:

Текуща оценка - Тя се извършва по време на изпълнението на проекта. Текущата оценка може да се извършва от екипа на проекта (самооценка) или от независими оценители (външна оценка). Нейната задача е да оцени изпълнението на проекта, да прецени дали проектните цели на този етап са постигнати, има вероятност да бъдат постигнати крайните цели и дали допусканията при разработването на проекта са все още валидни.

Крайна оценка - Крайната оценка се извършва няколко месеца (от 6 до 12 месеца) след приключването на проекта. Тя като служи или за окончателна оценка на по-малки проекти, или като основа за следващи действия.

Последващата оценка - Последващата оценка се извършва няколко години след завършване на проекта, когато изгодите и въздействието на проекта трябва да са се реализирали изцяло. Най-важният обект при крайната и последващата оценка е социално-икономическото въздействие върху целевата група. Те се извършват пряко от финансиращата институция или от ангажиран от нея независим екип от оценители. Обект на последващата оценка е главната цел.

След като е направена оценка на изпълнението на проекта, трябва да се направи цялостен анализ на проекта. За целта ще разграничаваме два вида оценки - оценката на ефективността и икономичността на проекта и оценка на въздействието (ефикасността) от постиженията на проекта.

- Оценка на ефективността и икономичността. Тази оценка определя:

• Дали изпълнението на проекта включва придобиването, съхраняването и използването на ресурсите по един икономичен и ефективен начин.

• Причините за неефективността или неикономичността.

- Оценка на въздействието. Тази оценка определя:

• Доколко поставените специфични цели са изпълнени.

• Действителното въздействие и резултат от проекта.

- Обществената оценка ще се извърши от онази част от обществото, която е била засегната от ефектите на проекта. Обществената оценка е важна, защото може да бъде използвана за разработване на бъдещи проекти и стратегии за развитие.

Оценката на изпълнението е последната фаза от жизнения цикъл на проекта и изходна точка за разработване на нови проекти.

Заключение

Усвояването на средствата от структурните фондове на Европейския съюз предполага предварителна подготовка на добре обосновани предложения за проекти и още по-добро изпълнение на утвърдените проекти.

Разработването и управлението на проекти е сложен, ограничен във времето процес, изискващ специфични знания и умения. Всеки проект трябва да отговаря на някой от приоритетите, заложени в целите на европейския фонд, от който се иска финансиране.

Трябва да се обърне внимание на разположението на отделните фази на проекта във времето и проблемите които те повдигат. Технологията за разработване на проекти е един итерактивен процес. Управлението на проекти пък е процес, насочен към постигане на ясно поставените цели в определени срокове чрез използване на знанията и ресурсите на организацията.

Много важно е да се разбере, че няма точна рецепта нито за изборът на подходите, методите и инструментите за разработването и управлението на проектите, нито за начина, по който да се прилагат.

Библиография

1. Xxxxxxxxxxxx, X. Проектно управление: Проектно мислене и проектно действие,

„Везни – 4“, 2015.

Xxxxxxxxxxxx, X. Proektno upravlenie: Proektno mislene i proektno deystvie, „Vezni – 4“, 2015.

2. Xxxxxx, X., Xxxxx, Р. Въведение в управлението на проекти, УИ "Стопанство", 2011.

Xxxxxx, X., Xxxxx, X. Vwvedenie v upravlenieto na proekti, UI "Stopanstvo", 2011

3. Xxxxxx, X. Управление на проекти, "Нов български университет", 2008. Xxxxxxx, X. Upravlenre na proekti, "Nov bwlgarski universitet", 2008