Contract

Общи Условия за Сертификация на Системи за Управление

Съдържание

1 ЗАДАЧИ НА СЕРТИФИЦИРАЩИЯ ОРГАН И НА КЛИЕНТА 2

1.1 Задачи на сертифициращия орган 2

1.2 Задачи на клиента 2

1.3 Смяна на Сертифициращия орган по време на валидността на Сертификата (Трансфер

на Сертификат) 4

1.4 Мерки по отношение на здраве и безопасност при работа 5

1.4.1 Мерки, които се предприемат от клиента 5

1.4.2 Сертифициращ орган 5

1.5 Допълнителни изисквания за сертификация на системи за управление на енергията в съответствие с DIN EN ISO 50001 5

1.5.1 Доказателство за непрекъснато подобряване на енергийната ефективност 5

1.5.2 Енергийни одити в съответствие с DIN EN 16247-1 (или съответно ISO 50002) 5

2 ВАЛИДНОСТ И ПРАВА ЗА ИЗПОЛЗВАНЕ НА ТЕСТОВИЯ ЗНАК И СЕРТИФИКАТА 6

3 ПРЕКРАТЯВАНЕ НА ПРАВА НА ИЗПОЛЗВАНЕ 7

3.1 Прекратяване на правото на използване на сертификата и тестовия знак 7

3.2 Сертифициращ орган 8

3.3 Клиент 8

3.4 Взаимно право за незабавно прекратяване на договора 8

4 ОБХВАТ НА ПРИЛОЖЕНИЕ 8

Ако се нуждаете от допълнителна информация, моля не се колебайте да се свържете с нас. Ще се радваме да Ви помогнем.

Моля, свържете се с нас по имейл на info.tncert@tuev‐xxxx.xx или на телефон 0000 000 00 00 (безплатен телефон за Германия) или x00 000 0000‐1222 от чужбина.

TÜV NORD CERT GmbH

Xxxxxxxxxxxxxxxx 00

45141 Есен Германия

xxx.xxxx‐xxxx‐xxxx.xx

Общи Условия за Сертификация на Системи за Управление 1 / 8 Rev. 03/10.20

1 ЗАДАЧИ НА СЕРТИФИЦИРАЩИЯ ОРГАН И НА КЛИЕНТА

1.1 Задачи на сертифициращия орган

• Сертифициращият орган на TÜV NORD CERT (наричан по‐долу „сертифициращ орган“) се задължава да третира конфиденциално цялата информация относно компанията на клиента, до която е получил достъп в съответствие с договорените правила за конфиденциалност и да използва тази информация единствено за договорена цел. Предоставените документи и информация не трябва да се препращат на трети страни. Предоставянето на документи за акредитиращи органи в рамките на мониторинга и надзора на сертифициращия орган, както и подробно докладване и предоставяне на информация на Арбитражния орган, в случаи на конфликт са изключени от това задължение. Сертифициращият орган осъществява сертификация и надзор в съответствие с правилата на TÜV NORD CERT. Изискванията на стандарта или стандарта за качество, посочени в офертата, както и тези на националното законодателство, на което се базира акредитацията / позоваването на сертифициращия орган / нотифицирания орган, формират основата на сертификацията.

• Сертифициращият орган трябва да извършва сертификацията и надзора въз основа на съответната процедура и регламентите / стандартите и да издава сертификат и (в зависимост от стандарта) евентуално тест марката (виж раздел 2), ако резултатът е положителен.

• Сертифициращият орган съхранява и публикува списък на сертифицираните компании, посочвайки и обхвата на сертификацията при поискване.

• Оплакванията на трети страни по отношение на системи за управление на клиенти, които са сертифицирани от сертифициращия орган, се документират в писмена форма, проверяват се и след това се обработват.

• Сертифициращият орган документира оплаквания и искове на клиента по отношение на процедурата за сертификация в писмена форма, проверява фактите по случая и разследва оплакванията / исковете. Ако не се постигне споразумение между клиента и сертифициращия орган, се прилага процедурата за оплаквания / възражение, публикувана в Интернет от TÜV NORD CERT (xxx.xxxx‐xxxx‐xxxx.xxx).

1.2 Задачи на клиента

• Най‐малко четири седмици преди извършването на одита на място (сертификационен, надзорен или ресертификационен одит) клиентът предоставя необходимите документи като документация на системата за управление, записи по отношение на извършените вътрешни одити и документацията от Преглед от Ръководството на ръководителя на одиторския екип.

• Клиентът извършва пълен вътрешен одит преди сертификационния одит, който обхваща всички изисквания на системата за управление на съответния стандарт и процесите и местоположенията, приложими към обхвата на сертификата. Провежда се и Преглед от ръководството.

• Клиентът създава „базирана на риска” програма за вътрешен одит за 3‐годишния сертификационен цикъл, която обхваща всички изисквания на системата за управление, като взема предвид размера на организацията, обхвата и сложността на системата за управление, продуктите и процесите и съответните местоположения. Програмата за одит трябва да бъде оценявана поне веднъж годишно по отношение на нейните пригодност и ефективност.

• В случай на сертификациия с множество местоположения, всички местоположения, включени в сертификацията, трябва да бъдат обхванати от програмата за вътрешен одит на организацията. Всяко местоположение трябва да бъде одитирано поне веднъж за 3‐годишния сертификационен цикъл. Централата (централният офис) трябва да бъде одитирана всяка година.

• Клиентът провежда годишни прегледи от ръководството в рамките на 3‐годишния сертификационен цикъл.

• Клиентът позволява на одиторския екип достъп до съответните организационни звена на компанията и позволява да се преглеждат записи, които са от значение за функционирането на системата за управление.

• Клиентът посочва лице за контакт от ръководството на компанията, което е отговорно за извършването на одита. По принцип/ Xxxx цяло това е представителят, който е назначен за съответната система на управление.

• Клиентът е задължен незабавно да информира в писмена форма сертифициращия орган за всички важни промени, които настъпват след издаване на сертификати или разширения или допълнения към сертификати (това засяга например промени по отношение на правната и организационната форма на компанията, икономическата ситуация или собствеността на компанията, организацията и ръководството [като ключови членове на персонала на ръководни позиции, лица, вземащи решения или специалист или високопоставен технически персонал и др.], адрес за контакт и местоположенията, обхвата на сертифицираната система за управление, както и важни промени в системата за управление и процесите).

• Клиентът има задължението незабавно да информира сертифициращия орган за всякакви сериозни инциденти (например изземвания, трудови злополуки, опасни инциденти, нарушения в процеса). От своя страна, сертифициращият орган ще предприеме съответни стъпки, за да оцени ситуацията и нейното въздействие върху сертификацията и ще предприеме съответни действия.

• Клиентът има задължението да води записи за всички възражения във връзка със системата за управление и нейната ефективност, заедно с коригиращи действия и техните резултати, и да документира същите за одитора по време одита.

• Клиентът има задължението, в зависимост от сериозността на несъответствието, да информира одиторския екип в срока, определен от сертифициращия орган, или за коригиращите действия, които са били определени и техните целеви дати за изпълнение, или за изпълнението на коригиращите действия.

• За да се избегнат ситуации на конфликт между сертифициращия орган и евентуална надзорна или консултантска организация, клиентът трябва да информира сертифициращия орган за надзорни или консултантски услуги, които са били използвани в областта на системите за управление преди или след сключване на договора. Това включва и организации, които са провели „вътрешно обучение“ или вътрешни одити на система за управление.

• В рамките на поддържането на акредитацията, нотификацията, назначението, одобрението и др. клиентът декларира, че е съгласен оценителите от акредитиращите организации да присъстват на одити, които евентуално се провеждат в неговата организация, напр. за одит под наблюдение на (участие на акредитиращия орган в (ре) сертификационен/ надзорен одит) и че акредитиращата организация може да има достъп и да преглежда досиетата.

• Клиентът има право да откаже одитори, определени от сертифициращия орган. Ако след 3 предложения не може да се постигне споразумение, договорът може да бъде разтрогнат от сертифициращия орган.

• В случай на Сертификация на множество местоположение въз основа на извадка, клиентът има задължението да изпълни всички условия, свързани със сертификация на множество местоположения и да докладва незабавно на сертифициращия орган за всяко неизпълнение. По‐подробно тези условия са както следва:

oИзграждане, създаване и поддържане на система за управление, която се прилага еднакво за всички местоположения / производствени съоръжения / клонове. Това се отнася и за основните документирани процедури.

oМониторинг на цялата система от централата (централния офис). Централният офис има правомощия да издава инструкции за всички местоположения / производствени съоръжения / клонове.

• Специфицирани договорености, че определени области и отдели работят за всички области и отдели в рамките на местоположенията, напр. разработване на продукти и процедури, закупуване, човешки ресурси и др.

oИзвършване на вътрешни одити преди сертификационния одит във всички местоположения/ производствени съоръжения / клонове.

oПодписване на споразумение между клиента и сертифициращия орган, което е законово приложимо във всички местоположения / производствени съоръжения / клонове на организацията.

• Може да се наложи допълнително извършване на одити с кратко предизвестие или без предизвестие, напр. с цел разследване на оплаквания, като последствие от промени или като последващи действия за суспендирани сертификати В такива случаи сертифициращият орган уточнява условията, при които трябва да се проведат тези одиторски посещения с кратко предизвестие. Не е възможно да възражение срещу членовете на одиторския екип за одити с кратко предизвестие. Разходите, произтичащи от допълнителния одит, ще бъдат начислени на клиента.

1.3 Смяна на Сертифициращия орган по време на валидността на Сертификата (Трансфер на Сертификат)

• В случай на трансфер на сертификат, клиентът е длъжен да предостави на TÜV NORD CERT, приемащия сертифициращ орган, всички необходими документи (сертификат (и) на предишния сертифициращ орган; доклади от одит от първоначалната сертификация или от последната ресертификация и от последните надзорни одити; състояние на всички открити несъответствия). TÜV NORD CERT няма да извършва трансфер на сертификация, докато прегледът за трансфер на сертификация, Прегледът преди трансфера, не бъде завършен с положителен резултат. Трансферът на сертификация е възможен само, ако сертификатът на клиента е валиден поне още 3 месеца. Веднага, след като TÜV NORD CERT издаде трансферирания сертификат, TÜV NORD CERT информира издаващия сертифициращ орган за прехвърлянето на сертификата.

1.4 Мерки по отношение на здраве и безопасност при работа

1.4.1 Мерки, които се предприемат от клиента

• Своевременно преди изпълнението на договорните услуги, клиентът трябва да предостави информация по отношение на рискове, опасности и стрес, които могат да произтичат от работната среда във фабриката на клиента или в помещенията на клиента. Тази информация трябва да включва информация относно опасните вещества в пробите. Клиентът трябва да предостави информация относно това дали и ако е целесъобразно, до каква степен се изискват оценки на риска и опасностите за поръчаните дейности. Прилагат се законовите изисквания.

• Клиентът трябва да има достатъчно мерки за първа помощ, xxxxxxxxxx и спасяване, както и да посочи контакти и отговорности в това отношение.

• Клиентът трябва да осигури, че служителите на сертифициращия орган извършват работа само, когато са придружени от служител на клиента.

• Клиентът трябва да предостави на служителите на сертифициращия орган инструкции въз основа на оценка(и) на риска и опасностите и инструкции за работа и експлоатация. Инструкцията трябва да включва разпространение на телефонни номера за спешни случаи и пунктове за събиране в случай на опасност, както и описание на функционирането и безопасността на всяко оборудване, което ще се използва при такива обстоятелства.

• Клиентът трабява да осигури безплатно всички необходими лични предпазни средства, които може да са необходими и които не са предоставени от сертифициращия орган (каска, предпазни ботуши или обувки, защита за уши и очи ‐ напр. антифони, предпазни очила / шлемове).

1.4.2 Сертифициращ орган

• Служителите на сертифициращия орган могат да извършват работа само ако обстоятелствата и работната среда са безопасни. Служителят има право да откаже да изпълни работата при наличие на неприемливи опасности / рискове / стрес.

1.5 Допълнителни изисквания за сертификация на системи за управление на енергията в съответствие с DIN EN ISO 50001

1.5.1 Доказателство за непрекъснато подобряване на енергийната ефективност

• За издаване на първоначален сертификат, предварително трябва да се предоставят доказателства за подобряване на енергийната ефективност от клиентската организация.

• За да поддържа сертификата, организацията трябва да предостави доказателства за непрекъснато подобряване на енергийната ефективност при всеки ресертификационен одит (на всеки 3 години).

1.5.2 Енергийни одити в съответствие с DIN EN 16247‐1 (или съответно ISO 50002)

• Ако сертифициращият орган извършва енергиен одит съгласно DIN EN 16247‐1 (или съответно ISO 50002) в компания, той не може да провежда сертификационни одити съгласно (DIN EN) ISO 50001 и (DIN EN) ISO 14001 в същата компания. „Компания“ в този контекст означава най‐малкото

юридическо лице (например ООД). Други компании в група компании не са засегнати от този регламент, както и компании след смяна на името.

2 ВАЛИДНОСТ И ПРАВА ЗА ИЗПОЛЗВАНЕ НА ТЕСТОВИЯ ЗНАК И СЕРТИФИКАТА

Следните разпоредби се прилагат еднакво за сертификат и тестови знак. В някои случаи тестови знаци не се издават, в такива случаи следните разпоредби се прилагат само за сертификати.

• Валидността на сертификата започва с датата на издаване на сертификата и завършва, както е посочено върху сертификата. Срокът на сертификата зависи от конкретния стандарт, на който се базира одитът, но не може да надвишава максимум 3 години. Това предполага, че въз основа на датата на сертификационния одит в компанията се извършват редовни надзорни одити в съответствие със специфичните правила за акредитация или стандарти за сертификация (например годишно, на полугодие) с положителен резултат. В някои обосновани случаи може да се наложи и надзорен одит с кратко предизвестие. По преценка на сертифициращия орган е да вземе решение относно необходимостта от такъв одит. Разширяването на сертификат VDA 6.X е валидно само заедно с валидния издаден сертификат съгласно ISO 9001. Същите предпоставки важат и за използването на тестовия знак.

• Обхватът на сертификацията е посочен на немски или на английски език. Преводът на други езици се предоставя добросъвестно. В случай на съмнение или възражение, само немската или английската версия на сертификата е обвързваща.

• Тестовият знак, който ще се използва в индивидуалния случай, зависи от издадения сертификат.

• Одобрението за използване на тестовия знак се прилага само за сферата на компанията на клиента, която е сертифицирана. Използването на тестовия знак за дейности, които са извън обхвата на сертификацията, не е разрешено.

• Тестовият знак може да се използва само във формата, предоставена от сертифициращия орган. Знакът трябва да бъде лесен за четене и ясно видим. Клиентът не е упълномощен да прави промени в сертификата и / или тестовия знак. Сертификатът и тестовият знак не могат да се използват по заблуждаващ начин за рекламни цели.

• Тестовият знак може да се използва само от клиента и само в непосредствена връзка с името на компанията или фирменото лого на клиента. Той не може да се използва върху продукти или продуктови опаковки, нито да се използва във връзка с продукти и / или процедури на клиента, което може да се тълкува като потвърждаване на продуктово съответствие.

• Не е разрешено използването на тестовия знак върху протоколи от лабораторно изпитване, сертификати за калибриране или доклади за проверка или сертификати за лица, тъй като тези документи се класифицират като продукти в тази връзка.

• Клиентът трябва да осигури, че тестовата марка и сертификатът се използват единствено за рекламни цели и то по такъв начин, че направеното изявление относно сертифицираната област на клиента да съответства на сертификацията.

• Клиентът трябва също така да осигури, че в рамките на конкуренцията не се създава впечатлението, че сертификацията от сертифициращия орган е еквивалентно на правителствена или официална проверка.

• Ако е предявен иск срещу сертифициращия орган съгласно принципите на отговорност за продукт въз основа на използване на тестовия знак и/или сертификата от клиента, което нарушава условията на договора, клиентът е длъжен предпази сертифициращия орган и да освободи сертифициращия орган по отношение на всички искове на трети страни. Същото се отнася за всички случаи, в които се предявява иск срещу сертифициращия орган от трета страна въз основа на оплаквания срещу рекламиране или друго поведение от страна на клиента.

• Клиентът получава непрехвърлимото, неизключително право, ограничено във времето до срока на договора, да използва тестовия знак и сертификата в съответствие с условията, посочени по‐ горе. Ако сертификатът бъде суспендиран или оттеглен, нито сертификатът, нито тестовият знак могат да се използват от датата на суспендиране или отнемане (независимо от срока на договора).

• Използването на тестовив знак и сертификата е ограничено до клиента и не може да бъде прехвърляно на трети страни или правоприемници без изричното разрешение на сертифициращия орган. Ако клиентът желае да прехвърли правото на използване на тестовия знак и сертификата, трябва да се подаде съответно заявление. Ако е необходимо, трябва да се извърши нов одит.

3 ПРЕКРАТЯВАНЕ НА ПРАВА НА ИЗПОЛЗВАНЕ

Следните разпоредби се прилагат еднакво за сертификат и тестови знак. В някои случаи тестови знаци не се издават, в такива случаи следните разпоредби се прилагат само за сертификати.

3.1 Прекратяване на правото на използване на сертификата и тестовия знак

Правото на клиента да използва тестовия знак и да претендира за собственост върху сертификата приключва автоматично с незабавно действие, без да е необходимо изрично изявление за прекратяване, ако наред с друго:

• клиентът не докладва незабавно на сертифициращия орган за промени в своите операции, които са от значение по отношение на сертификацията, или за индикации, че такива промени могат да възникнат,

• тестовият знак и / или сертификатът се използват по такъв начин, че да нарушават разпоредбите на т. 2,

• резултатите от надзорните одити вече не оправдават поддържането на сертификата,

• откриват се производство по несъстоятелност по отношение на активите на клиента или се отказва заявление за откриване на такива производства, насочени срещу клиента, поради липсата на достатъчно активи,

• не могат да се извършват надзорни одити в рамките на посочените срокове по причини, които попадат под отговорността на клиента,

• не са извършени действия за коригиране на несъответствия в рамките на определените разрешени срокове или резултатите от такива действия не са задоволителни или

• възникват спорове във връзка с тестовия знак във връзка със законодателството в областта на конкуренцията или правата на интелектуална собственост.

3.2 Сертифициращ орган

Сертифициращият орган има право да суспендира или прекрати сертификат и по този начин правото да се използва тестовият знак, ако впоследствие сертифициращият орган узнае за нова информация, свързана с оценката на сертификационната процедура или нейния резултат.

Сертифициращият орган запазва правото да взема окончателни решения във връзка със сертификацията, издаването, отказа или поддържането на сертификацията, разширяването или забраната/ ограничаването на обхвата на сертификация, подновяването, суспендирането или възстановяването след суспендиране или оттегляне на сертифицирането.

Сертифициращият орган има право да започне процедура за прекратяване на сертификацията при наличието на причините, посочени в 3.1, след правилен и експертен анализ и да суспендира, оттегли или обяви сертификата за невалиден. Ако най‐късно до 6 месеца след суспендиране клиентът е способен да докаже, че отново съществува ситуация, съответстваща на изискванията за сертификация, сертификацията може да бъде възстановена. Всички разходи, свързани с това, са отговорност на клиента.

3.3 Клиент

При прекратяване на правото на използване клиентът е длъжен незабавно да събере и унищожи всички сертификати (оригинали, копия, pdf документи) и да прекрати рекламиране със сертификатите. Същото е приложимо и за знака за съответствие.

3.4 Взаимно право за незабавно прекратяване на договора

В допълнение, сертифициращият орган и клиентът имат право да прекратят договорните отношения с незабавно действие, ако използването на тестовия знак е забранено за клиента по начин, който е правно обвързващ. Същото е приложимо и за сертификата.

4 ОБХВАТ НА ПРИЛОЖЕНИЕ

Общите условия за сертификация на системи за управление се прилагат съответно за разширения или допълнения към сертификати