Contract
1. Задължения на сертифициращия орган и на клиента
1.1 Задължения на сертифициращия орган
‐ Сертифициращ орган ТЮФ НОРД ЦЕРТ /наричано по-долу за краткост
„сертифициращ орган”/ се задължава да пази в поверителност цялата информация, относно фирмата на клиента, до която органът е получил достъп, в съответствие с договорените правила за поверителност и да използва тази информация единствено за договорената цел. Предоставени документи и информация не следва да се препращат към трети страни. Осигуряването на документи за акредитиращи органи, в рамките на мониторинг и надзор на сертифициращия орган, както и подробен доклад и предоставяне на информация на арбитражен съд, в случай на конфликт, се изключват от това задължение. Сертифициращият орган извършва сертификация и надзор съгласно правилата на ТЮФ НОРД ЦЕРТ. Изискванията на стандарта , споменат в офертата и тези на националното законодателство, на което се основава акредитацията / предназначението на сертифициращия орган/ нотифициращ орган, сформират основата на сертификацията.
‐ Сертифициращит орган следва да извършва сертификация и надзор, въз основа на съответната процедура и наредбите /стандартите и следва да издава сертификат, в случай на положителен резултат.
‐ Сертифициращият орган съхранява и публикува списък на сертифицираните фирми, също посочващ обхвата на сертификацията при поискване.
‐ Оплаквания от трети страни, относно системи за управление на клиенти , сертифицирани от сертифициращия орган се документират в писмена форма, проверяват се и се обработват.
1.2 Задължения на клиента
‐ Поне четири седмици преди изпълнение на одита на място /сертификационен, надзорен или ре-сертификационен одит/ клиентът осигурява необходимите документи на ръководителя на одиторския екип, като например документация на системата за управление , записи относно извършени вътрешни одити и документация от прегледа на ръководството.
‐ Клиентът извършва цялостен вътрешен одит преди сертификационния одит, покриващ всички изисквания на системата за управление по релевантния стандарт и процесите и обектите, релевантни за обхвата на сертификата.
Извършва се и преглед от ръководството.
‐ Клиентът създава базирана на риска програма за вътрешен одит за 3- годишния сертификационен цикъл, покриваща всички изисквания на системата за управление, вземайки предвид размера на организацията, обхвата и сложността на системата за управление, продуктите и процесите и релевантните обекти. Програмата на одита следва да бъде оценена поне веднъж годишно, с оглед нейната пригодност и ефективност.
‐ В случай на сертификация на повече от един обекти , всички обекти, включени в сертификацията трябва да бъдат покрити от програмата за вътрешен одит на организацията. Всеки обект трябва да бъде одитиран поне веднъж през 3- годишния цикъл. Централата /централния офис/ трябва да се одитира всяка година.
‐ Клиентът извършва годишни прегледи от ръководството в рамките на 3- годишния сертификационен цикъл.
‐ Клиентът позволява достъп на одиторския екип до съответните организационни звена на фирмата и позволява разглеждането на релевантни за функционирането на системата за управление, документи.
‐ Той назначава лице за контакти от ръководството на фирмата, което е отговорно за изпълнението на одита. Това най-общо е представителя, който е назначен за съответната система за управление.
‐ Клиентът е задължен да информира сертифициращия орган, незабавно в писмена форма относно всякакви важни промени, възникнали след издаване на сертификати или удължавания или допълнения към сертификати /това засяга например промени в правната или организационна форма на фирмата, икономическата ситуация и ситуацията, свързана със собствеността на фирмата, организацията и управлението /като например ключови членове на персонала на ръководни позиции, отговорни длъжностни лица или специалисти на високо ниво и т.н./, адресите за контакт и обектите, обхвата на сертифицираната система за управление, както и важни промени по системата за управление и процесите/.
‐ Клиентът има задължение да информира сертифициращия орган незабавно за всякакви сериозни инциденти /например изтегляния на продукти от пазара, трудови злополуки, опасни инциденти, прекратявания на процеси/. От своя страна сертифициращият орган ще предприеме съответни стъпки за оценка на ситуацията и въздействието и върху сертификацията и ще предприеме съответни действия.
‐ Клиентът има задължението да документира всички възражения, във връзка със системата за управление и нейната ефективност, заедно с коригиращи действия и техните резултати, и да документира същите пред одитора по време на одита.
‐ Клиентът има задължението, в зависимост от сериозността на несъответствието, да информира одиторския екип, в рамките на времевия период, зададен от сертифициращия орган или относно коригиращи действия, които са били определени и техните целеви дати за изпълнение или относно внедряване на коригиращите действия.
‐ За да се избягват ситуации на конфликт, между сертифициращия орган и възможна консултантска организация, клиентът следва да информира сертифициращия орган за консултантски услуги, ползвани в сферата на системите за управление, преди или след сключване на договора. Това включва също организации, които са извършили „обучение на място” или вътрешен одит на система за управление.
‐ В рамките на поддръжка на акредитация, нотификация, назначаване, одобрение и т.н. клиентът декларира, че се съгласява , оценители от акредитационни органи да присъстват на одити, които вероятно се биха провели в рамките на организацията му, например – одит под наблюдение
/участие на акредитиращия орган в /ре/ сертификационен/надзорен одит/ и, че акредитиращата организация може да има достъп до и да разглежда файлове.
‐ Клиентът има право да отхвърли одитори, номинирани от сертифициращия орган. Ако не може да се постигне споразумение след 3 предложения, договорът може да бъде прекратен от страна на сертифициращия орган.
‐ В случай на Сертификация на повече от един обекти, на база извадков принцип, клиентът има задължението да отговаря на всички условия за сертификация на повече от един обекти , както и да докладва всякакво несъответствие незабавно на сертифициращия орган. В детайли, тези условия са, както следва:
‐ Установяване, създаване и поддръжка на система за управление, приложима еднакво за всички обекти/производствени съоръжения/ клонове. Това се прилага също за основните документирани процедури.
‐ Мониторинг на цялата система от централата /централния офис/ . Централният офис има правомощията да издава инструкции за всички обекти/производствени съоръжения/клонове.
‐ Конкретни ангажименти, че някои зони и отдели работят за всички зони и отдели, в рамките на обектите, например разработване на продукт и процедура, закупуване, човешки ресурси и т.н.
‐ Извършване на вътрешни одити преди сертификационния одит, на всички обекти/производствени съоръжения/клонове.
‐ Подписване на споразумение между клиента и сертифициращия орган, правно приложимо за всички обекти/производстени съоръжения/клонове на организацията.
‐ Може да бъде необходимо да се извършат допълнително одити с кратко предизвестие или изненадващи такива, например за разследване на оплаквания, като последствие на промени или като проследяване за преустановени сертификати. В подобни случаи:
‐ Сертифициращият орган конкретизира условията, съгласно които тези посещения за одит с краткосрочно предизвестие следва да се проведат,
‐ Не е възможно възражение срещу членовете на одиторския екип за xxxx с краткосрочно предизвестие
‐ Разходите, в резултат на допълнителен одит, се таксуват от клиента.
1.3 Мерки по отношение на здравословни и безопасни условия на труд
1.3.1 Мерки за предприемане от клиента
‐ Своевременно, преди изпълнение на договорните услуги, клиентът следва да осигури информация относно рискове, опасности и стрес, които биха могли да възникнат от работната среда във фабриката на клиента или на обекта на клиента. Тази информация следва да включва информация, относно вредни вещества в проби за изпитване. Клиентът следва да осигури информация, по отношение на това дали и ако е подходящо, до каква степен, се изискват оценки на риска и опасностите за дейностите, които са поръчани. Правните изисквания са приложими.
‐ Клиентът следва да разполага на място с достатъчно мерки за първа помощ, xxxxxx и спасяване, и следва да назове лица за контакт и да възложи отговорности с оглед на това.
‐ Клиентът следва да гарантира, че служители на сертифициращия орган извършват работа само , придружени от служител на клиента.
‐ Клиентът следва да предостави на служителите на сертифициращия орган инструкции, въз основа на оценката на риска и опасностите и работни и оперативни инструкции. Инструкциите следва да включват съобщаване на спешни телефонни номери и сборни пунктове, в случай на опасност, както и описание на функционирането и безопасността на оборудване, което следва да се ползва при подобни обстоятелства.
‐ Клиентът следва да предостави всякакво небходимо, лично предпазно оборудване, което би могло да бъде необходимо и не е осигурено от сертифициращия орган /каска, предпазни ботуши или обувки, защита за очи и уши – например предпазители за уши, предпазни очила / безплатно.
1.3.2 Сертифициращ орган
‐ Служителите на сертифициращия орган, могат да предприемат работа само ако обстоятелствата и работната среда са безопасни. Служителят има право да откаже изпълнението на работа, при наличие на неприемливи опасности/рискове/стрес.
1.4 Допълнителни изисквания за сертификация на системи за управление на енергията по EN ISO 50001
1.4.1 Доказателство за непрекъснато подобрение на енергийната ефективност
‐ За издаване на първоначален сертификат, следва а се предостави доказателство за подобрение на енергийната ефективност, предварително от организацията – клиент
‐ За да се поддържа сертификата, организацията следва да предоставя доказателство за непрекъснато подобрение на енергийната ефективност при всеки ре-сертификационен одит / на всеки три години/
1.4.2 Енергийни одити съгласно EN 16247-1 /или ISO 50002 респективно/
‐ Ако сертифициращият орган извършва енергиен одит съгласно EN 16247-1
/или ISO 50002 съответно/ в дадена фирма, същият не може да извърши сертификационни одити по ISO 50001 и ISO 14001 в същата фирма. „Фирма” в този контекст означава най-малкото юридическо лице /например ООД/.
‐ Други фирми в групата от организации не са засегнати от това изискване, както и фирми след промяна на наименованието.
2. Валидност и права на ползване на тестова марка и сертификат Валидността на сертификата започва, с датата на издаване на сертификата и приключва както е упоменато. Срокът на сертификата зависи от съответния стандарт, на който се базира одита, но не може да надхвърля максимума от 3 години. Това предполага, че, въз основа на датата на сертификационния одит, редовни надзорни одити се извършват във фирмата съгласно специфичните
правила на акредитация или сертификационни стандарти /например годишно, на всеки шест месеца/ с положителен резултат. Надзорен одит с краткосрочно предизвестие може да се проведе в определени обосновани случаи.
Сертифициращият орган по собствена преценка решава относно необходимостта от подобен одит. Удължаване на сертификат VDA 6.X е валидно само заедно с xxxxxxx издаден сертификат съгласно ISO 9001. Същите предпоставки се прилагат за употребата на тестовата марка.
‐ Обхватът на сертификацията се изброява на Немски или Английски език.
Осигурява се превод на други езици при необходимост. В случай на съмнение или възражение, само немската или английска версия на сертификата е обвързваща.
‐ Одобрение за ползване на тестовата марка се прилага само за предмета на дейност на организацията , за който е била сертифицирана. Употребата на тестовата марка за дейности , извън обхвата на сертификацията не се позволява.
‐ Тестовата марка може да се ползва само под формата, предоставена от сертифициращия орган. Маркировката трябва да бъде лесно четлива и ясно видима. Клиентът не е оторизиран да извършва промени по сертификата и тестовата марка. Сертификата и тестовата марка не се ползват по подвеждащ начин за рекламни цели.
‐ Тестовата марка може да се ползва от клиента и само в директна асоциация с фирменото наименование или фирмено лого на клиента. Не може да се ползва върху продукти или опаковки на продукти, нито да се ползва във връзка с продукти и/или процедури на клиента, които биха се интерпретирали като потвърждаващи съответствието на продукта.
‐ Не се разрешава ползването на тестовата марка върху доклади от лабораторни тестове, сертификати за калибровка или доклади от инспекция или сертификати за персонал, тъй като тези документи се класифицират като продукти в тази връзка.
‐ Клиентът трябва да гарантира, че тестовата марка и сертификата се ползват при рекламиране само по начин, по който се прави изявление относно предмета на дейност на клиента, отговарящ на сертификацията. Клиентът също трябва да гарантира, че в рамките на конкуренцията, не се създава впечатление, че сертификацията от сертифициращия орган е еквивалентна на правителствена или официална инспекция.
‐ Ако се подаде иск срещу сертифициращия орган съгласно принципите на продуктовата отговорност, въз основа на употреба на тестовата марка и/или сертификат от клиента, нарушавайки условията на договора, клиентът е длъжен да предпази сертифициращия орган и да го освободи от отговорност с оглед всякакви искове от трети страни. Същото се прилага за всички случаи, в които се подаде иск срещу сертифициращия орган от трета страна, въз основа на рекламни твърдения или друго поведение, от страна на клиента.
‐ Клиентът получава непрехвърлируемо, не-ексклузивно право, ограничено със срока на валидност на договора, за ползване на тестовата марка и сертификата съгласно условията, цитирани по-горе.
‐ Употребата на тестовата марка и сертификата се ограничава до клиента и не може да се прехвърля на трети страни или правни наследници, без изричното позволение на сертифициращия орган. Ако клиентът желае да прехвърли правото на ползване на тестовата марка и сертификата, следва да се подаде съответна молба. Ако е необходимо се извършва нов одит.
‐ Тестовата марка, която следва да се ползва в индивидуалния случай зависи от издадения сертификат.
3. Прекратяване правото на ползване
3.1 Правото на клиента да ползва тестовата марка и да претендира собственост върху сертификата, приключва автоматично, с незабавно влизане в сила, без необходимост от изрично изявление за прекратяване при едно от следните събития :
‐ Клиентът не докладва незабавно промени в дейностите си, от значение с оглед сертификацията, или индикации, че е възможно възникването на подобни промени, на сертифициращия орган
‐ Тестовата марка и/или сертификата се ползват по начин, нарушаващ разпоредбите на точка 2
‐ Резултатите от надзорните одити вече не обосновават поддържането на сертификата
‐ Е открито производство в несъстоятелност, с оглед активите на клиента или молба за откриване на подобни производства, насочени срещу клиента, отхвърлени на база недостатъчно налични активи
‐ Не могат да се извършат надзорни одити, в рамките на определените периоди по причини, спадащи към отговорностите на клиента
‐ Не са извършени действия за корекция на несъответствията, в рамките на определените срокове, или резултатите от подобни действия не са задоволителни или
‐ Са възникнали спорове във връзка с тестовата марка , по отношение на закона за конуренцията или правото на интелектуална собственост.
Сертифициращият орган има право да преустанови или прекрати сертификат и наред с това правото на ползване на тест маркировка, ако сертифициращият орган в последствие се запознае с нова информация, касаеща оценката на сертификационната процедура или нейния резултат.
Сертифициращият орган си запазва правото за окончателно решение, във връзка със сертификацията, издаването, отказа или поддръжката на сертификацията, удължаване или ограничаване обхвата на сертификацията, подновяване, преустановяване или възстановяване след преустановяване или оттегляне на сертификата.
В допълнение, сертифициращият орган и клиентът имат право да прекратят договорните отношения, с незабавно влизане в сила, ако употребата на тестовата марка се забранява на клиента, по правно обвързващ начин. Същото се прилага и за сертификата.
3.2 Сертифициращият орган има право да открие процедура по отнемане на сертификата, при наличие на причините, посочени в 3.1, след надлежен и експертен анализ, и да преустанови, оттегли или обяви даден сертификат за невалиден. Ако най-късно до 6 месеца след преустановяването, клиентът е в състояние да докаже, че съществува отново ситуация, отговаряща на изискванията за сертификация, сертификацията може да бъде възстановена. Всякакви, свързани с това разходи, са отговорност на клиента.
3.3 Клиентът трябва незабавно да върне всички сертификати на сертифициращия орган, при прекратяване или изтичане валидността на правата за ползване. Клиентът изпълнява задълженията си , изпращайки сертификатите на сертифициращия орган. Съществуващи копия се оттеглят и унищожават от клиента и се прекратяват рекламни дейности със сертификатите.
3.4 Общите Условия за Сертификация на Системи за Управление се прилагат съответно за удължаване или допълнение към сертификати.