Contract
ПРАВИЛА ЗА ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ В
„ЕЛЕКТРОЕНЕРГИЕН СИСТЕМЕН ОПЕРАТОР” - ЕАД
Глава І Общи положения
Чл. 1. Настоящите правила са изготвени на основание чл. 8б от Закона за обществените поръчки (ЗОП) и имат за цел да регламентират планирането, организацията на провеждането на обществените поръчки и контрол на изпълнението на сключените договори за обществени поръчки в „Електроенергиен системен оператор” ЕАД (ЕСО ЕАД).
Чл. 2 (1) Правилата определят задълженията на структурните звена в ЕСО ЕАД, които участват в процеса на планиране и организация на провеждането на обществените поръчки и контрол на изпълнението на сключените договори, при спазване на разпоредбите на ЗОП и Правилника за прилагане на Закона за обществените поръчки (ППЗОП).
(2) Правилата регламентират начина, по който се осъществява взаимодействието и координацията между структурните звена и между длъжностните лица в дружеството при планирането и провеждането на обществени поръчки и контрола на изпълнението на договорите.
(3) Тези правила уреждат и вътрешния ред по регистриране на обществените поръчки и съхраняване на документациите.
Чл. 3. (1) Обществени поръчки със стойности, определени в чл. 14 ал. 1 и ал. 3 от ЗОП, се организират и възлагат при условията и реда на ЗОП, ППЗОП и настоящите Правила (Приложение № 1) чрез провеждане на открита процедура, ограничена процедура, процедура на договаряне с обявление и процедура на договаряне без обявление.
(2) Откритите процедури със стойности, определени в чл. 14 ал. 3 от ЗОП, могат да се организират и възлагат при условията и реда на предвидените в ЗОП опростени правила, ППЗОП и настоящите Правила.
(3) Обществени поръчки със стойности, определени в чл. 14 ал. 4 от ЗОП, могат да се провеждат без процедура, но се възлагат чрез публикуване на публична покана по реда на глава осма "а" от ЗОП и настоящите Правила.
(4) При поръчки със стойности, определени в чл. 14 ал. 5 от ЗОП, могат да не се прилагат процедурите по ЗОП и условията и реда на глава осма "а", но се възлагат при спазване на настоящите Правила.
(5) Прогнозната стойност на обществената поръчка се определя към датата на решението за откриване на обществената поръчка.
(6) Обществените поръчки могат да се възлагат и по реда на по-горен праг от прогнозната им стойност.
Чл. 4. (1) Обществените поръчки се организират и провеждат в ЦУ, МЕР или друго упълномощено структурно звено.
(2) Организирането и провеждането на обществени поръчки извън ЦУ се възлага от изпълнителния директор на упълномощени лица чрез заповед. Когато поръчките са по реда на чл. 3 ал. 4 от настоящите правила, същите могат да се възлагат и с писмо. Заповедите и писмата се изготвят от управление „Логистика”.
Глава ІІ
Планиране на обществените поръчки
Чл. 5. (1) В срок до 20-ти ноември ръководителите на звената-заявители - директорите на дирекции и ръководителите на управления „Административно обслужване”,
„Инвестиционен контрол и подготовка обекти”, „Главен счетоводител” и „Сигурност”, отдели "Контрол на експлоатацията, здравословни и безопасни условия на труд" и "Човешки ресурси" представят на хартиен и електронен носител в управление „Търговия” предложение за промяна на действащия план-график на обществените поръчки. Списъкът се изготвя по Образец № 1 и съдържа поръчките, които да отпаднат от текущия план-график и списък на поръчките, които ще се провеждат през следващата година.
При подготовка на списъка се попълва информация и за поръчките по чл. 3 ал. 4 от настоящите правила.
(2) Звената-заявители по ал. 1 отговарят за планирането на обществени поръчки, както следва:
1. Дирекция ЕРПМ и Управление ИКПО – за всички обществени поръчки в дружеството за строителство по електропреносната мрежа и всички сгради, собственост на дружеството; за услугите за ремонт и поддръжка на обекти от електропреносната мрежа; за услуги по оперативно обслужване на електрически съоръжения, за доставки за всички дирекции на електрическо и механично оборудване за електропреносната мрежа, за всички механични, строителни и електро материали, ръчни, електрически и моторни инструменти и консумативите за тях използвани в дружеството.
2. Дирекция ЦДУ – за обществени поръчки за строителство на мрежи и системи за управление и комуникации и специализиран софтуер; за услуги за ремонт и поддръжка на тези мрежи; за доставки на специализирано оборудване и материали за изграждане, ремонт и поддръжка на тези мрежи.
3. Дирекция ИИКТ – за обществени поръчки за строителство и услуги, свързани с изграждане, ремонт и поддръжка на всички системи за измерване на електроенергия и за всички IP базирани компютърни мрежи и ИТ системи (в.т.ч. комуникационно, сървърно и оборудване за съхранение на данни); за доставки на специализирано оборудване и материали за изграждане, ремонт и поддръжка на тези системи и мрежи, софтуерни продукти и тяхното абонаментно и лицензионно осигуряване, пренос на данни и глас, далекосъобщителни услуги, доставка на компютърна техника, и друга ИКТ базирана офис техника.
4. Управление „Административно обслужване” – за доставки и услуги, свързани с административно обслужване на сгради и персонал – доставка на електрическа енергия, питейна вода, природен газ, топлинна енергия, горива, минерална вода, тонизиращи напитки и др., канцеларски и рекламни материали, доставка на бяла и черна техника, домакински и офис инвентар, офис мебели, обслужване и ремонт и доставка на транспортна техника, осигуряване на хотелски услуги, транспортни услуги на персонала, печатарски услуги и абонамент на печатни издания.
5. Управление „Главен счетоводител” – за услугите, свързани с финансови, застрахователни услуги, извършване на финансови одити, услуги от данъчни консултанти и на оценки от независими оценители.
6. Управление „Сигурност” – за строителство, доставки и услуги, свързани с изграждане и поддръжка на охрана с технически средства и въоръжена охрана.
7. Отдел "Контрол на експлоатацията, здравословни и безопасни условия на труд" за доставка и поддръжка на средства, свързани с охрана на труда, изграждане,
поддръжка и доставка на пожарогасителни системи и пожарогасители, доставка и поддръжка и надзор на съоръжения с повишена опасност, доставка на материали, свързани със здравословни и безопасни условия на труд - лични и колективни предпазни средства, лекарства и медицински консумативи, работно облекло и обувки, осигуряване на оперативни и експлоатационни дневници и бланки.
8. Отдел "Човешки ресурси" за поръчки свързани обучението и подобряване на квалификацията на служителите, трудова медицина.
(3) Звената-заявители по ал. 1 организират и ръководят процеса по определяне на:
- предмета на обществените поръчки;
- място за провеждане (ЦУ/МЕР) на обществените поръчки;
- прогнозна стойност на поръчките;
- срок за сключване на договора, съобразен със срока и технологичната последователност на изпълнение на обектите, и срока на действащите договори.
(4) Ръководителят на управление „Логистика” отговаря за прогнозната стойност на необходимите доставки и услуги обобщено за дружеството и съгласувано със звената- заявители обобщава недостига на материали и участва при определянето на подточките по ал. 3.
(5) При определяне на предмета на обществените поръчки и прогнозните стойности се спазват следните принципи:
- за изпълнението на един обект от програмите е възможно изпълнението на няколко отделни обществени поръчки - за проектантски и консултантски услуги, за доставки, за строителство и други. Поръчките се подреждат хронологично;
- при определянето на прогнозната стойност на поръчките се спазват изискванията на чл. 15 от ЗОП;
- при определяне на прогнозната стойност на обществена поръчка за строителство се включва стойността на строителството и доставката на всички стоки и услуги за изпълнение на строителството, когато се предоставят от възложителя;
- обществените поръчки за доставки се формират като се обобщават всички потребности, свързани с изпълнението на обектите от всички програми като се групират, обобщават и обособяват по систематична свързаност;
- когато обществената поръчка включва няколко обособени позиции, стойността на поръчката е равна на сбора на стойностите на всички позиции. При възлагането на поръчката по всяка обособена позиция се спазва редът, приложим за общата стойност на поръчката.
(6) Информацията по ал. 1 включва и обществени поръчки за доставки и услуги с периодично или продължително изпълнение, за които са сключени договори, сроковете на които изтичат през следващата година. Тези обществени поръчки следва да се планират така, че тяхното обявяване да е не по-късно от 6 /шест/ месеца преди изтичане на срока на действащия договор със същия предмет.
(7) Когато в звеното-заявител няма служител с професионална компетентност1 по предмета на обществената поръчка, в план-графика в забележка се отбелязва необходимостта от привличане на външен експерт.
1 „Професионална компетентност” представлява наличието на знания, получени чрез образование или допълнителна квалификация, и/или на умения, усвоени в процеса на упражняване на определена длъжност или позиция в изпълнение на трудови, служебни или граждански правоотношения.
(8) На база на получената информация по предходната точка, ръководителите на управления „Търговия” и „Логистика”, съгласувано със звената-заявители организират и ръководят процеса по:
- редактиране на предмета на обществената поръчка, ако това е необходимо;
- определяне на вида на планираните обществени поръчки – процедура, публична покана или друг;
- изготвяне на план-график за всички планирани поръчки, съгласно Образец № 2.
В план-графика не се включват поръчки, които ще се възлагат по чл. 3 ал. 4 от тези правила.
(9) Ръководителите на управления „Търговия” и „Логистика” съгласуват изготвения план-график за всички обществени поръчки на „ЕСО ЕАД” с главния инженер, директор дирекция Финанси и бюджет и зам.-изпълнителния директор и го представят за утвърждаване на изпълнителния директор.
(10) Звената-заявители, представят на ръководител отдел „Обществени поръчки” данни за публикуване на предварително обявление, за поръчките, за които предлагат да се ползват съкратени срокове, в срок минимум 52 дни преди обявяване на поръчката. Информацията се одобрява от съответния ръководител.
(11) При възникване на необходимост от провеждане на нови обществени поръчки, след утвърждаване на план-графика, същите се добавят при спазване на реда, определен в този раздел. При актуализацията на план-графика се добавят и поръчките, които се възлагат чрез свободен избор по чл. 3 ал. 4 от тези правила.
(12) Ръководителят на отдел „Обществени поръчки” отговаря за предоставяне на утвърдения и актуализирания план-график на звената-заявители за изпълнение.
(13) Ръководителите на звената-заявители отговарят общата стойност на конкретните поръчки, възложени въз основа на сключено рамково споразумение да не надвишава обявената прогнозна стойноста на рамковото споразумение.
(14) Ръководителите на звената-заявители отговарят за изпълнение на план-графика за дейностите, за които отговарят и докладват на зам.-изпълнителния директор при възникнали проблеми при изпълнението му.
Глава ІІІ
Изготвяне на технически изисквания за изпълнение на обществените поръчки
Чл. 6. (1) Техническите изисквания за изпълнение на обществените поръчки се изготвят от съответното звено-заявител, съгласно утвърдения план-график по чл. 5.
(2) Техническите изисквания с комплексен характер, които се подготвят от няколко структурни звена могат да се възложат на комисия.
(3) Техническите изисквания със специфичен характер, за които в дружеството няма подготвени лица с необходимата професионална квалификация и практически опит в съответствие с обекта и сложността на поръчките, се възлагат на външен експерт.
Когато се налага привличане на външен експерт за подготовка на технически спецификации и/или методика за оценка на офертите, звеното-заявител прави писмено предложение до Изпълнителния директор, в което посочва:
1. областта на професионална компетентност на външния експерт;
2. предложение за избор на външния експерт - от списъка по чл. 19, ал. 2, т. 8 от ЗОП или конкретно лице, което да бъде привлечено като външен експерт (ако има такова), или чрез провеждане на обществена поръчка.
(4) Когато в искането по ал. 3 е предложен конкретен външен експерт, се прилагат и доказателства за професионалната му компетентност.
(5) С външния/те експерт/ти възложителят сключва договор за подготовка на технически спецификации и/или методика за оценка на офертите (при критерий
„икономически най-изгодна оферта”).
(6) Привлеченият външен експерт подписва разработените от него или с негово участие документи.
(7) Техническите изисквания за изпълнението на обществени поръчки с обект строителство – изпълнение на СМР трябва да съдържат:
1. пълно описание на предмета на поръчката, включително на обособените позиции, ако има такива;
2. технически спецификации;
3. количествена сметка;
4. инвестиционен проект, когато е необходимо.
(8) Техническите изисквания за изпълнението на обществени поръчки с обект доставки и услуги, с изключение на тези за проектиране, трябва да съдържат:
1. пълно описание на предмета на поръчката, включително на обособените позиции, ако има такива;
2. технически спецификации;
3. обем на поръчката.
(9) Техническите изисквания за изпълнението на обществени поръчки с обект проектантски услуги трябва да съдържат:
1. пълно описание на предмета на поръчката, включително на обособените позиции, ако има такива;
2. технически спецификации;
3. задание за проектиране.
(10) Техническите изисквания за изпълнението на обществени поръчки с обект строителство – инженеринг (проектиране, доставка, изпълнение на СМР) трябва да съдържат:
1. пълно описание на предмета на поръчката, включително на обособените позиции, ако има такива;
2. технически спецификации, включващи изисквания за проектиране, доставка, изпълнение на СМР.
Чл. 7. Техническите спецификации трябва да дават възможност за равен достъп на кандидатите или участниците за участие в процедурата и да не създават необосновани пречки пред конкуренцията съгласно изискванията на ЗОП.
Чл. 8. (1) Ръководителите на звената-заявители в ЦУ и XXX отговарят за подготовката на техническите изисквания за възлагане на обществени поръчки.
(2) Оригиналите на техническите изисквания, както и създадените документи по приемането и съгласуването им се съхраняват в звената-заявители, който ги е разработил. Технически изисквания се подписват от лицето, което ги е изготвило, съгласуват се от ръководителя на звеното-заявител и се утвърждават от съответния директор/ръководител МЕР.
Глава ІV
Провеждане на обществени поръчки в централно управление
1. Ред за организация на провеждането на обществените поръчки
Чл. 9. (1) 1. За стартиране подготовката на документация за участие в процедура за възлагане на обществена поръчка или за провеждането й в ЦУ, звеното - заявител изготвя заявка по Образец № 3 за издаване на заповед за назначаване на комисия.
В Заявката се посочват промените в данните на поръчката от тези, вписани в утвърдения план-график, в случай, че поръчката е планирана и се отразява реалната прогнозна стойност на поръчката към момента на обявяването й.
Към заявката се прилагат утвърдените технически изисквания.
2. Комисията се състои най-малко от три лица, като задължително се включват представители на звеното-заявител, на управление „Правно” и на отдел „Обществени поръчки”.
3. При необходимост в комисията се включват и представители на други управления и отдели, притежаващи необходимата професионална квалификация и практически опит в съответствие с обекта и сложността на поръчката, както и външен/ни експерт/ти, определен/и по реда на чл. 6 ал. 3- 6 от настоящите правила.
4. В случаите, когато обществената поръчка е финансирана изцяло или частично със средства от Европейския съюз или друг международен източник, в комисията задължително участва служител на отдел „Управление на проекти”.
5. В случаите, когато обществена поръчка е за доставки в централните складове, в комисията задължително се включва лице от управление „Логистика”.
6. Със заявката ръководителите на съответните звена предлагат редовни и резервни членове в комисията.
7. Ръководителят на отдел „Обществени поръчки” проверява съответствие на данните, посочени в заявката с тези от утвърдения план-график, в случай, че поръчката е планирана и заявителят не е предложил изменение. Непланираните поръчки в план-графика, се включват по реда на Глава ІІ.
(2) Заявките за провеждане на обществени поръчки, се представят в управление
„Логистика” след утвърждаване от зам.-директор/главен инженер.
(3) Управление „Логистика” подготвя заповед за назначаване на комисия за подготовка на документация за участие в процедурите за възлагане на обществените поръчки или за провеждане на обществени поръчките, които са с прогнозни стойности под праговете за процедури. Ръководителят на управление „Логистика” отговаря за съответствие на прогнозната стойност с планираните средства в програмите, както и за отразяване на непланираните и аварийните поръчки в съответните програми.
2. Ред за провеждане на процедури за възлагане на обществени поръчки
Чл. 10. (1) Подготовката на документацията за участие в процедура за възлагане на обществена поръчка и свързаните с нея дейности се извършва от комисия, назначена със заповед по реда на чл. 9 ал. 3 до назначаване на комисия за провеждането на процедурата.
(2) Председателят на комисията извършва следното:
1. в срок до 3 дни от датата на заповедта по чл. 9, ал. 3 организира и провежда първото заседание на комисията, на което се определят задълженията на всеки член и сроковете за провеждане на останалите заседания;
2. организира и координира дейността на комисията и отговаря за присъствието на членовете й при провеждане на заседанията;
3. отговаря за пълното комплектоване на подготвената документация/покана и приложенията към нея за провеждане на обществената поръчка, съобразно с одобрените/утвърдените технически изисквания/задания и спецификации;
4. отговаря за срочното изготвяне на документацията/поканата и приложенията към нея, както и за подготовка на отговори по постъпили запитвания и проект на решение за промяна на обявената процедура, когато е приложимо;
5. участва в подготовката на становища по извършени проверки, подадени сигнали, възражения, както и жалби, постъпили в Комисията за защита на конкуренцията (КЗК) и Върховния административен съд (ВАС);
6. други.
(3) Представителят на отдел „Обществени поръчки” подготвя документацията за участие в процедурата съгласно изискванията на ЗОП, като изготвя и окомплектова следните документи:
1. доклад до Управителния и Надзорния съвет за одобряване на документацията;
2. решение за откриване на процедура за възлагане на обществена поръчка;
3. обявление или поканите до посочените в решенията лица;
4. указания към участниците/кандидатите;
5. съвместно с представителя на управление „Правно” проект за договор, като го съобразява с конкретния предмет на поръчката;
6. съвместно с техническото/те лице/а методика за определяне на комплексната оценка на офертите, когато критерият за оценка е „икономически най-изгодна оферта” с конкретни показатели;
7. образци за оферта/заявление и банкови гаранции към документацията,
8. съвместно с техническото/те лице/а определят критерии за подбор, когато предметът на поръчката изисква такива, включващи изискване по чл. 49 от ЗОП и/или минимални изисквания за икономическо и финансово състояние, и/или техническите възможности, и/или квалификация на участника/кандидата, като се посочват документите, с които се доказва, че те отговарят на тези изисквания;
9. съвместно с техническото лице/ца изготвят образците за техническо предложение и предлагана цена, съобразно предмета на поръчката;
10. протоколи от работата на комисията за подготовка на документация/покана и приложенията към нея за участие;
11. публикува съответните документи, съобразно вида на процедурата съгласно Правила за публикуване в Профила на купувача и изпраща съобщение до средствата за масово осведомяване;
12. съвместно с техническите лица подготвя разяснения на писмено постъпили запитвания по документациите и проект на решение за промяна на обявената процедура, когато е приложимо;
13. справка, изготвена по Образец № 4 за деловодството за всяка обществена поръчка, в която се вписва предмета на поръчката и краен срок за подаване на офертите/заявленията, както и поканените лица, когато е приложимо;
14. участва в подготовката на становища по извършени проверки, подадени сигнали, възражения, както и жалби, постъпили в КЗК и ВАС;
15. поддържа актуална информация за поръчката съгласно Правила за публикуване в Профила на купувача и Контролен лист – Образец № 5.
16. други.
(4) Представителят на управление „Правно” в комисията:
1. изготвя съвместно с представителя на отдел „Обществени поръчки” проект за договор;
2. проверява всички части на документацията за законосъобразност;
3. участва в подготовката на разяснения на писмено постъпили запитвания по документациите и проект на решение за промяна на обявената процедура, когато е приложимо;
4. съвместно с членовете на комисията по компетентност подготвя становищата по извършени проверки, подадени сигнали, възражения, както и жалби, постъпили в КЗК и ВАС по документацията за участие в процедурите.
(5) Представителят/ите на звеното-заявител и на други отдели, включени в заповедта по реда на чл. 9 ал. 1 т. 3 от настоящите правила:
1. участват в изготвянето на техническите изисквания, когато не са приложени към заповедта за назначаване на комисията или съгласуват същите, когато са изготвени от с външен/ни експерт/и. Техническите изисквания се подписват на всяка страница от лицето, което ги е изготвило, съгласуват се със съответния ръководител и се утвърждават по реда на глава ІІІ.
2. съвместно с представителя на отдел „Обществени поръчки” изготвят образците за техническо предложение и предлагана цена, съобразно предмета на поръчката;
3. предлагат съвместно с представителя на отдел „Обществени поръчки”:
− критерии за подбор, когато предметът на поръчката изисква такива, включващи изискване по чл. 49 от ЗОП и/или минималните изисквания за икономическо и финансово състояние, и/или техническите възможности, и/или квалификация на участника/кандидата, като се посочват документите, с които се доказва, че те отговарят на тези изисквания;
− показателите, относителната им тежест и методиката за определяне на комплексната оценка на офертите, когато критерият за оценка е „икономически най-изгодна оферта”;
Когато избраният критерий е „икономически най-изгодната оферта”, задължително се определят показателите, относителната им тежест и методиката за определяне на оценката по всеки показател, съгласно чл 28 а от ЗОП.
− специфични клаузи на проекто–договора;
− фирмите, до които да се изпратят покани при процедури на договаряне без обявление, освен в случаите, когато договарянето е по сключени рамкови споразумения.
4. съвместно с представителя на отдел „Обществени поръчки” подготвят разяснения на писмено постъпили запитвания по документациите и проект на решение за промяна на обявената процедура, когато е приложимо;
5. участва в подготовката на становища по извършени проверки, подадени сигнали, възражения, както и жалби, постъпили в КЗК и ВАС;
6. други.
(6) Подготвената документация/покана и приложенията към нея съобразно съответната процедура се приема с протокола на заседание на комисията и се представят за одобрение на изпълнителния директор.
(7) Изпълнителният директор внася в Управителния съвет за одобрение документациите за провеждане на процедури, съгласно Правила за дейността на Управителния съвет на ЕСО ЕАД.
(8) Документациите по ал. 6 могат да се преглеждат от длъжностно/тни лице/а, определно/и от изпълнителния директор. Констатираните пропуски и забележки се представят с писмено становище на изпълнителния директор с копие до председателя на комисията до 5 работни дни от представяне на документацията.
(9) Председателят на комисията организира подготовка на мотивирано писмено становище, подписано от членовете на комисията, относно забележките по ал. 8, като изрично отбелязва кои са отразени в документацията и тези, с които комисията не се е съобразила. Срокът за изпълнение е 5 работни дни от предоставяне на становището по ал. 8.
(10) Упълномощеното лице представя на изпълнителния директор подготвените документации със становищата по ал. 8 и 9 за вземане на решение.
(11) Процедурите се внасят за одобрение от Управителния съвет, Надзорния съвет или се провеждат от Изпълнителния директор, съгласно Правилата за дейността на Управителния съвет на ЕСО ЕАД.
Чл. 11. (1) Управителният съвет одобрява/спира или връща за преработка подготвената документация.
(2) Одобрената документация и препис-извлечение от протокола с решението на Управителния съвета се предава с протокол на ръководителя на управление „Търговия” за организиране обявяването на поръчката или съгласуването й с Надзорния съвет.
Оригиналът на одобрената документацията се съхранява в досието на обществената поръчка и се сканира от Упълномощеното лице по ал. 8. Сканираната документация се изпраща от длъжностното лице по чл. 10 ал. 8 на лицето от отдел „Обществени поръчки”, в комисията за подготовка на документацията.
(3) При връщане на документацията за преработка, председателят на комисията организира изпълнението на решението по ал. 1. Комисията съставя протокол.
(4) Изпълнителният директор взема решение за откриване на процедурата съгласно Правилата за дейността на Управителния съвет на ЕСО ЕАД.
Чл. 12. След вземане на решение за откриване на процедура за възлагане на обществена поръчка:
(1) Упълномощено от изпълнителния директор лице изпраща чрез електронен подпис изискваните документи, в зависимост от вида на процедурата, до Агенцията по обществените поръчки;
(2) Представителят на отдел „Обществени поръчки” в комисията за подготовка на документация публикува съответните документи на интернет адреса на дружеството и/или я изпраща до поканените лица за участие в обществената поръчка. Публикуването се извършва съгласно Правила за публикуване на обществени поръчки в Профила на купувача на ЕСО ЕАД;
(3) Председателят на комисията организира подготовката на разяснения по постъпили писменни запитвания по документация за участие. Отговорът се изготвя от членовете на комисията по компетентност, подписва от изпълнителния директор на ЕСО ЕАД и се публикува в Профила на купувача.
(4) При постъпило писмено предложение за промяна на публикувана процедура в определените в ЗОП срокове от трети лица или от длъжностно лице на дружеството, комисията за подготовка на документацията подготвя проект на решение за промяна или мотивиран доклад за отхвърляне на предложението.
(5) Председателят на комисията организира подготовка на становища по извършени проверки, подадени сигнали, възражения, както и жалби, постъпили жалби в КЗК и ВАС. Становището се изготвя от юриста в комисията съвместно с членовете на комисията по компетентност и се подписва от изпълнителния директор на ЕСО ЕАД.
Становището до КЗК и ВАС се изпраща в законоустановения срок от получаването на жалбата, подкрепено при необходимост с доказателства.
Чл. 13. (1) Изпълнителният директор на ЕСО ЕАД назначава със заповед комисия за разглеждане, оценка и класиране на кандидатите/участниците в процедура за обществена поръчка, съгласно изискванията на ЗОП.
(2) Заповедта се изготвя от отдел „Обществени поръчки”. Към заповедта се прилага справка за подадените оферти.
В случай, че в посочения в документацията срок за подаване на оферти/заявление е подадена само една оферта/заявление, Изпълнителният директор, с резолюция на справката разпорежда последващи действия - удължаване срока за подаване на оферти/заявления, прекратяване на обществената поръчка или отваряне на офертите/заявленията от назначената комисия за разглеждане, оценка и класиране на кандидатите/участниците. Този ред не се прилага при процедура на договаряне без обявление, когато е поканен един участник.
За членове на комисията се назначават: юрисконсулт; служител от отдел
„Обществени поръчки” и служители от структурните звена, чиито функционални задължения са свързани с предмета на поръчката, ако същите имат професионална компетентност, свързана с предмета на обществената поръчка; други лица, вкл. външни експерти, с професионална компетентност, свързана с предмета на поръчката.
Половината от членовете на комисията трябва да бъдат лица с доказана професионална компетентност, свързана с предмета на обществената поръчка. За професионалната компетентност на служителите, в съответствие с предмета на поръчката, отговаря ръководителя на звеното-заявител.
Външните експерти не може да са участвали в изготвянето на техническите спецификации и в методиката за оценка на офертата.
Когато се възлага обществена поръчка за строителство на стойност равна или по- висока от 9 779 000 лв. без ДДС като член на комисията задължително се включва външен експерт от списъка по чл. 19, ал. 2, т. 8 от ЗОП, избран чрез жребий по правила, съгласно ППЗОП.
Чл. 14. (1) Комисията по чл. 13 изпълнява своите задължения в съответствие с изискванията на ЗОП и документацията за участие.
(2) Председателят на комисията:
1. организира провеждането на първото заседание за отваряне на постъпилите оферти/заявления да се извърши съгласно обявените час и място;
2. получава постъпилите оферти или заявления от деловодството срещу подпис;
3. определя мястото, датата и часа на провеждане на всяко следващо заседание и отговаря за присъственото им провеждане;
4. води заседанията и ръководи работата на комисията;
5. отговаря процедурата да се проведе в съответствие с предварително обявените от възложителя условия;
6. изпраща съобщение по електронна поща до всички членове на комисията за мястото, датата и часът на отваряне на пликовете с предлагана цена, при провеждане на открити процедури, в минимум три работни дни преди посочената дата;
7. отговаря за срочното изпълнение на задълженията на комисията;
8. подписва кореспонденцията с кандидатите или участниците в процедурата, в предвидените от закона случаи;
9. участва в подготовката на становища по извършени проверки, подадени сигнали, възражения, както и и жалби, постъпили в КЗК и ВАС;
10. организира подписването от членовете на комисията на документите, изготвени от комисията;
11. отговаря за цялостното съхранение на постъпилите оферти;
12. Други – разяснения, обосновки по чл. 70 от ЗОП, мотивиран доклад за удължаване на срока за изпълнение на задълженията на комисията, определен в заповедта за назначаването й.
(3) Представителят в комисията на отдел „Обществени поръчки”, подготвя:
1. При открита процедура по ЗОП:
− протоколи от работата на комисията за разглеждане и оценка на офертите;
− окончателен протокол от работата на комисията, в който предлага класиране на участниците, чиито оферти са допуснати до разглеждане и оценяване или прекратяване на процедурата, в случаите когато няма допуснати участници.
2. При ограничена процедура по ЗОП:
− протоколи за резултатите от подбора на кандидатите и кандидатите, на които се предлага да се изпратят покани за представяне на оферти или прекратяване на процедурата, в случаите когато няма допуснати кандидати;
− решение, с което изпълнителният директор на ЕСО ЕАД обявява кандидатите, които да бъдат поканени да представят оферта;
− поканите за представяне на оферти до кандидатите, обявени в решението;
− протокол от работата на комисията, в който предлага класиране на участниците, чиито оферти са допуснати до разглеждане и оценяване или прекратяване на процедурата, в случаите когато няма допуснати участници.
3. При процедура на договаряне с обявление по ЗОП:
− протоколи за резултатите от подбора на кандидатите и кандидатите, на които се предлага да се изпратят покани за представяне на оферти или прекратяване на процедурата, в случаите когато няма допуснати кандидати;
− решение, с което изпълнителният директор на ЕСО ЕАД обявява кандидатите, които да бъдат поканени за участие в договарянето;
− поканите за участие в договарянето до кандидатите, обявени в решението;
− протоколи за проведеното договаряне с всеки от участниците;
− доклад до изпълнителния директор на ЕСО ЕАД, в който се предлага класиране на участниците, чиито оферти са допуснати до разглеждане и оценяване или прекратяване на процедурата, в случаите когато няма допуснати участници.
4. При процедура на договаряне без обявление по ЗОП:
− протоколи за проведеното договаряне с всеки от участниците;
− доклад до изпълнителния директор на ЕСО ЕАД, в който се предлага сключване на договор с единствения поканен участник или класиране на участниците (когато са поканени повече от един), чиито оферти са допуснати до разглеждане и оценяване или прекратяване на процедурата.
5. Подготвя доклади до Управителния съвет и Надзорния съвет, когато е приложимо, за одобрение на резултатите от разглеждане, оценката и класирането на офертите или за прекратяване на процедурите.
6. Публикува регламентираните документи в ЗОП по провеждането на процедурата съгласно Правила за публикуване на обществени поръчки в Профила на купувача на ЕСО ЕАД.
7. Подготвя писма за връщане на банковите гаранции за участие. Подготвя справка до счетоводството за възстановяване на внесените парични депозити като посочва крайният срок.
8. Участва в подготовката на становища по извършени проверки, подадени сигнали, възражения, както и жалби, постъпили в КЗК и ВАС;
9. Съхранява хронологично подреденото досие към договора до приключването му.
10. След приключване на процедурата окомплектова документацията и офертите по проведената поръчка за архивиране.
11. Документите по т. 9 и т. 10 могат да се окомплектоват хронологично в едно досие.
12. поддържа актуална информация за поръчката съгласно Правила за публикуване в Профила на купувача и Контролен лист – Образец № 4.
13. Други – разяснения, обосновки по чл. 70 от ЗОП, писма за удължаване срока на валидност на офертите и банковите гаранции и др.
(4) Представителят в комисията от управление „Правно”:
1. Проверява ЕИК на участниците и кандидатите, комплексност на офертата/заявлението относно наличие на всички изискващи се документи съгласно документацията за участие/поканата и приложенията към нея;
2. Проверява законосъобразността на представените документи и съответствието им с изискванията на документацията;
Участва в подготовката на протоколи и доклади от работата на комисията.
3. Съгласува за законосъобразност решенията, с които изпълнителният директор на ЕСО ЕАД обявява кандидатите, които да бъдат поканени да представят оферта при ограничена процедура или да бъдат поканени да участват в договарянето при процедура договаряне с обявление;
4. Съгласува за законосъобразност решенията, с които се обявява класирането на участниците и участника, определен за изпълнител по проведена процедура;
5. Съгласува за законосъобразност решенията за прекратяване на процедури за обществени поръчки;
6. Подготвя становищата по извършени проверки, подадени сигнали, възражения, както и жалби, постъпили в КЗК и ВАС по проведени процедури съвместно с членовете на комисията по компетентност;
7. Други - разяснения, обосновки по чл. 70 от ЗОП и др.
(5) Представителят/ите на звеното-заявител и на другите отдели, включени в заповедта:
1. Разглеждат и проверяват документите в офертата/заявлението за съответствие с изискванията на документацията за участие/поканата и приложенията към нея;
2. Участват в подготовката на протоколи и доклади от работата на комисията.
3. Изготвят предложения за оценки, по техническите показателите, когато критерият за оценка е „икономически най-изгодна оферта”;
4. Участват в подготовката на становища по извършени проверки, подадени сигнали, възражения, както и жалби, постъпили в КЗК и ВАС;
5. Други - разяснения, обосновки по чл. 70 от ЗОП и др.
(6) Председателят на комисията организира подготовка на становища по извършени проверки, подадени сигнали, възражения, както и жалби, постъпили жалби в КЗК и ВАС. Становището се изготвя от юриста в комисията съвместно с членовете на комисията по компетентност и се подписва от изпълнителния директор на ЕСО ЕАД.
Становището до КЗК и ВАС се изпраща в законоустановения срок от получаването на жалбата, подкрепено при необходимост с доказателства.
(7) В случай, че редовен член на комисията не може да изпълни своите задължения за определен период, резервният член извършва съответните задължения през периода, в който е участвал в комисията и подписва съответните документи.
Чл. 15. (1) Комисията по чл. 13 съставя протокол или доклад до изпълнителния директор - при процедура на договаряне, който се подписва от всички членове на комисията и се представя на изпълнителния директор заедно с цялата документация за приемане.
(2) Изпълнителният директор или упълномощеното лице по чл. 8 ал. 2 от ЗОП може да извършва контрол върху работата на комисията за провеждане на процедурите преди издаване на съответните решения.
(3) В случай, че се установят нарушения в работата на комисията, които могат да се отстранят, без това да налага прекратяване на процедурата, изпълнителният директор или упълномощеното лице по чл. 8 ал. 2 от ЗОП дава писмени указания за отстраняването им в 5-дневен срок от представянето на съответния протокол/доклад чрез издаване на заповед.
Указанията на изпълнителния директор или на упълномощеното лице по чл. 8 ал. 2 от ЗОП са задължителни за комисията. Извършените действия и взетите решения в изпълнение на указанията се отразяват в протокол. В случай на несъгласие, към него се прилага особено мнение.
(4) Изпълнителният директор приема протокола/доклада от работата на комисията и взема решение за обявяване на класирането на участниците и участника, определен за
изпълнител на обществената поръчка или за нейното прекратяване при спазване Правилата за дейността на Управителния съвет на ЕСО ЕАД.
(5) Представителят в комисията от отдел „Обществени поръчки” подготвя уведомителни писма до участниците за взетото решение и публикува съответните документи и информация.
Подготвя уведомителни писма за връщане на банковите гаранции за участие или справка за възстановяване/задържане/усвояване на внесените гаранции за участие под формата на депозити до управление „Главен счетоводител”.
В случаите на задържане или усвояване на гаранциите за участие, когато са представени под формата на банкови гаранции, уведомява за съответните основания ръководителя на управление „Главен счетоводител” за предприемане на действия.
(6) Ръководител управление „Главен счетоводител” отговаря за срочното възстановяване/задържане/усвояване на гаранциите и предоставяне на информация за извършените плащания на отдел „РКД” в еднодневен срок от извършването им, за публикуване в Профила на купувача.
3. Ред за провеждане на обществени поръчки чрез публична покана и чрез свободен избор на изпълнител
Чл. 16. (1) Когато в план-графика на обществените поръчки или в заповедта за назначаване на комисията по чл. 9 ал. 3 е предвидено възлагане на обществена поръчка чрез публична покана, подготовката на условията за изпълнението и възлагането й се извършват по реда на глава осма „а” от ЗОП, ППЗОП и настоящите правила.
(2) Комисията подготвя протокол, проект на публична покана и приложенията към нея. Задълженията на комисията са, както посочените в чл. 10 от тези правила, когато е приложимо.
(3) Поканата се изготвя по образец на Агенцията по обществените поръчки и съдържа най-малко следната информация:
1. наименование и адрес на възложителя;
2. обект на поръчката, прогнозна стойност и източник на финансиране;
3. кратко описание на предмета на поръчката, а когато е приложимо – и количество или обем;
4. критерия за възлагане, а когато изборът се извършва по критерий икономически най-изгодна оферта – и методика за оценка на офертата в съответствие с чл. 28а;
5. срок и място за получаване на офертите;
6. дата, час и място на отваряне на офертите.
С поканата не може да се определят изисквания към финансовото и икономическото състояние. Към поканата се прилагат технически спецификации и проект на договор.
(4) Изискванията към офертите са да съдържат най-малко следната информация:
1. данни за лицето, което прави предложението;
2. техническо предложение;
3. ценово предложение;
4. срок на валидност на офертата.
Съдържанието на офертата се представя в запечатан непрозрачен плик.
(5) Протоколът с проект на покана и приложенията към нея, се утвърждават от изпълнителния директор.
(6) След утвърждаване на протокола, и разрешение от Управителния съвет, когато е необходимо, упълномощено от изпълнителния директор лице изпраща чрез електронен подпис публичната покана за публикуване на Портала за обществените поръчки.
В същия ден се публикува и в Профила на купувача заедно с приложенията към нея и се изпраща съобщение до средствата за масово осведомяване.
(7) При постъпило писмено искане за разяснение, направено до три дни преди изтичане на срока за получаване на оферта, разяснението се публикува на следващия ден в Профила на купувача.
(8) При промяна на първоначално обявените условия или отпадане на необходимостта от провеждане, публичната покана се оттегля от Портала за обществени поръчки, заличава се от Профила на купувача и се прилага отново реда по ал. 2 и следващите за публикуване на нова публична покана.
Чл. 17 (1) След изтичане на крайния срок за получаване на офертите, се назначава комисия за оценка на постъпилите оферти или провеждане на преговори, при прилагане на чл. 101д ал. 2 от ЗОП. Заповедта се подготвя от отдел „Обществени поръчки”.
(2) При започване на работата на комисията и след получаване на офертите, членовете й попълват декларация за обстоятелствата по чл. 35, ал.1, т. 2-4 от ЗОП.
(3) Работата на комисията започва с публично заседание за отваряне на получените оферти, на което право да присъстват имат лицата по чл. 68, ал. 3 от ЗОП. Всички присъстващи лица се вписват в списък, който съдържа трите имена и качеството на лицата.
(4) По време на публичната част от заседанието си комисията извършва следните действия:
1. отваря офертите по реда на тяхното получаване и регистриране в деловодството;
2. обявява пред присъстващите предлаганите цени на всички участници;
3. поканва представител на участниците, ако такъв присъства на заседанието, да подпише ценовите и технически предложения, съдържащи се в офертите.
(5) С изпълнението на действията по ал. 4 приключва публичната част от заседанието, след което комисията продължава работата си на закрито заседание.
(6) Комисията разглежда офертите по реда на тяхното постъпване и проверява съответствието им с изискванията на възложителя, посочени в публичната покана и документацията за участие към нея.
(7) В случай, че при преглед на представените от участниците документи към офертите се установи, че има липсващи документи и/или нередовности в представените документи и/или несъответствия с изискванията на възложителя, комисията уведомява с писмо съответните участници и им предоставя срок от 3 работни дни за отстраняване на пропуските и недостатъците. Срокът тече от деня, следващ получаването на писмото от конкретния участник.
(8) Възможност за представяне на документи по ал. 7 може да се прилага еднократно по отношение на един и същи пропуск, нередовност или несъответствие с изискванията на възложителя.
(9) По реда на ал. 7 не се допуска отстраняване на пропуски и недостатъци в техническото и/или ценовото предложение и документите към тях.
(10) Комисията взема окончателно решение за съответствието на даден участник с изискванията на възложителя след изтичане на срока по ал. 7 и въз основа на допълнително представените от него документи.
(11) Документите, които се представят от участниците в срока по ал. 7 могат да са с дата на издаване или да се отнасят до обстоятелства, настъпили след крайния срок за подаване на оферти.
(12) По всяко време в хода на работата си комисията има право:
1. да проверява заявените от участниците данни, включително чрез изискване на информация от други органи и лица;
2. да изисква от участниците:
а) разяснения за заявени от тях данни, вкл. съдържащи се в техническото и/или ценовото им предложение;
б) допълнителни доказателства за заявени от тях данни, вкл. от техническото и/или ценовото предложение, като тази възможност не може да се използва за промяната им.
(13) Комисията прилага правилата от ал. 7 до ал. 12 включително, в случай, че са предвидени в публичната покана.
(14) Когато при разглеждане на офертите комисията установи, че офертата на участник не отговаря на изискванията на възложителя, поставени в публичната покана и документацията за участие към нея, констатираните несъответствия се посочват в протокола по ал. 17 и по-нататъшното разглеждане на офертата се преустановява.
Оферти на участници, за които са установени несъответствия с изискванията на възложителя, които не могат или не са били отстранени по реда, не подлежат на оценяване.
(15) В хода на работата си комисията не прилага правилото по чл. 70 от ЗОП.
(16) Офертите, за които при разглеждането им комисията е констатирала, че отговарят на всички изисквания на възложителя, подлежат на оценяване по обявения в публичната покана критерий за оценка – най-ниска цена или икономически най-изгодна оферта.
Когато критерият е икономически най-изгодна оферта, комисията прилага обявените показатели за оценка с тяхната относителна тежест, както и съдържащата се в публичната покана методика за оценка.
Въз основа на резултатите от оценяването на офертите, комисията предлага класиране на участниците.
(17) Комисията съставя протокол за работата си, в който отразява последователно всички извършени действия и взети решения, както и мотиви за тях.
Когато не е определен изпълнител на обществената поръчка, комисията предлага на възложителя преустановяване на избора на изпълнител, за което излага съответни мотиви.
(18) Протоколът се предава на Изпълнителния директор за утвърждаване.
(19) Когато е отпаднала необходимостта от провеждане на поръчката, длъжностното лице, което предлага преустановяването й, подготвя доклад със съответните мотиви.
Чл. 18. (1) Провеждането на обществени поръчки, с прогнозни стойности по чл. 3, ал.
4 от тези правила, може да се извърши от комисия, назначена със заповед или от длъжностни лица без издаването на заповед.
(2) Инициирането за провеждане на избора се извършва със заявка за обществена поръчка за назначаване на комисия или доклад от звеното-заявител, когато изборът ще се реализира без комисия.
В доклада се посочват техническите изисквания или спецификации, прогнозната стойност на обществената поръчка и в коя програма на дружеството са планирани разходите, предложение за длъжностни лица, които ще проведат избора, и по възможност потенциални изпълнители. Прогнозната стойност на поръчката се определя, спазвайки разпоредбите на чл. 15 от ЗОП. Докладът се внася на изпълнителния директор за разрешение и се предоставя на ръководители управление „Логистика” и управление
„Търговия”.
(3) Когато се издава заповед за комисия се спазва реда, определен в чл. 9 ал. 3 от тези правила.
Към заявката се прилагат изискванията за изпълнение на поръчката, одобрени от съответния директор, когато са предварително подготвени.
(4) Комисията съставя протокол с изискванията за изпълнение на поръчката, способите за събиране на оферти, критерий за оценка и проект на покана, като се посочват и
лицата, които да бъдат поканени или проект на обява за интернет адреса на дружеството или за ежедневник и други.
Способите за събиране на оферти могат да бъдат чрез изпращане на покана до потенциални изпълнители, публикуване на покана в Профила на купувача, събиране на оферти от интернет, маркетингови проучвания, проучвания на търговската мрежа и други.
(5) Поканата, когато се публикува и/или изпраща, съдържа най-малко следната информация:
1. Наименование и адрес на Възложителя;
2. Наименование на поръчката;
3. Описание на предмета на поръчката, а когато е приложимо - и количество или
обем;
4. Изискванията на възложителя за изпълнение на поръчката;
5. Критерия за възлагане, а когато изборът се извършва по критерий
"икономически най-изгодна оферта" - и показателите за комплексна оценка с тяхната относителна тежест;
6. Срок за получаване на офертите.
(6) Поканата се изготвя от отдел „Обществени поръчки” и се съгласува от юрист от управление „Правно”, ръководителя на отдел „Обществени пръчки” и ръководителя на съответното звено-заявител.
(7) След събиране и разглеждане на офертите, комисията съставя протокол с мотивиран избор на изпълнител на поръчката, който се утвърждава от изпълнителния директор.
(8) Когато поръчката се провежда чрез покана без назначаване на комисия и в доклад по ал. 2 са посочени потенциални изпълнители, ръководителите на отдел „Обществени поръчки” и на звеното-заявител определят длъжностни лица, които да подготвят поканата и приложенията към нея, ако е необходимо.
Съответните длъжностни лица разглеждат постъпилите оферти и подготвят доклад до изпълнителния директор от звеното-заявител като изборът на изпълнител се мотивира.
(9) Когато поръчката се провежда без покана, без назначаване на комисия - в доклада по ал. 2 се предлага изпълнител като се посочва мотиви, цената и условията за изпълнение на поръчката. Към доклада се прилагат събрани оферти или други доказателства.
(10) Изпълнението на обществените поръчки може да се възложи с договор, с възлагателно писмо или изпълнението на сделката да се докаже с първични платежни документи. При провеждане на поръчката може да се договаря съдържанието на договора/възлагателното писмо с лицето, определено за изпълнител.
(11) Изпълнението на поръчки за строителство, за въоръжена и/или техническа охрана, проектиране и консултантски и други специфични услуги, задължително се възлага с договор.
(12) Доставки от търговската мрежа се извършват след маркетингово проучване от отдел СТП или друго упълномощено лице при наличие на одобрени заявки.
Глава V
Провеждане на обществени поръчки в МЕР
1. Ред за организиране провеждането на обществените поръчки
Чл. 19. (1) Ръководителите на МЕР организират провеждането и възлагането на обществени поръчки за района. Когато поръчката е с обект периодични доставки и услуги, в поръчката се включват и потребностите на структурните звена, които се намират на територията му.
(2) Провеждането и възлагането на обществените поръчки се извършва, съгласно реда, определен в чл. 4 от тези правила.
(3) Ръководителите на МЕР възлагат със заповед на съответните технически сектори подготовката на техническите изисквания за изпълнение на поръчките съгласно Раздел III.
(4) Сектор ОИРД подготвя заповед за назначаване на комисия за подготовка на документация за участие в процедурите за възлагане на обществените поръчки или за провеждане на поръчките съгласно разпоредения ред по чл. 4.
Комисията се състои от най-малко трима членове, като задължително се включва юрисконсулт, представител на сектор ОИРД и представител/и на технически сектор/и, притежаващи необходимата професионална квалификация и практически опит в съответствие с обекта и сложността на поръчката. Всеки сектор предлага и резервни членове. При липса на специалисти се уведомява централно управление за определяне на специалисти от ЦУ или друг XXX или за назначаване външен експерт по реда на чл. 6 ал. 3- 6 от настоящите правила.
2. Ред за провеждане на процедури за възлагане на обществени поръчки
Чл. 20. Процедурите, които се провеждат в МЕР по реда на чл. 3, ал. 1 и 2, се представят в централно управление, когато е разпоредено със заповедта по чл. 4.
Чл. 21. (1) Комисията по чл. 19 ал. 4, извършва съответните действия съобразно вида на процедурата по реда, който е разпореден и свързаните с нея дейности до назначаване на комисия за провеждането на процедурата.
Когато е изпратена документация от Централно управление като примерен образец, комисията адаптира изискванията съобразно конкретните фактически обстоятелства.
(2) Председателят на комисията извършва задълженията съгласно чл. 10 ал. 2 от настоящите правила.
(3) Представителят на сектор ОИРД извършва задълженията съгласно чл. 10 ал. 3 от настоящите правила.
Подготвя и писмо до ЦУ и за одобряване на документацията, ако се изисква.
(4) Юрисконсултът в комисията извършва задълженията съгласно чл. 10 ал. 4 от настоящите правила.
(5) Представителят/те на други сектори извършва задълженията съгласно чл. 10 ал. 5 от настоящите правила.
(6) Подготвената документация/покана и приложенията към нея съобразно съответната процедура се приема с протокола на заседание на комисията и се внасят на ръководителя на МЕР за вземане на решение или, когато е разпоредено, в ЦУ за разрешение.
(7) Документацията се внася за одобрение в Управителния съвет по реда на чл. 10 ал. 7 и следващите.
(8) Сканираната одобрена документация и препис-извлечението от протокола с решението на Управителния съвет се изпращат на ръководителя на МЕР за организиране провеждането на процедурата от длъжностното лице по чл. 10 ал. 8.
(9) При връщане на документацията на ръководителя на МЕР за преработка, председателят на комисията организира изпълнението на решението по ал. 7. Комисията съставя протокол.
В случай, че член на комисията не е съгласен с промените в документацията, подписва с особено мнение като прилага писмено мотивите си.
(10) Процедурите, за които е разпоредено да се съгласуват с Централно управление, без да се одобряват от Управителния съвет, се изпращат с придружително писмо и приложена възлагателна заповед за провеждането й в МЕР, съгласно сроковете и етапа на които е съгласуването по заповедта по чл. 4.
Изпълнителният директор дава съгласие за провеждането на процедурата, за спирането й или дава препоръки за преработката на документацията. Писмото се подготвя от лицето по чл. 10 ал. 8.
Ръководителят на МЕР взема решение за откриване на процедурата след разрешение от изпълнителния директор, когато се изисква.
Чл. 22. След вземане на решение за откриване на процедура за възлагане на обществена поръчка:
(1) Упълномощено от ръководителя на МЕР лице изпраща чрез електронен подпис изискваните документи, в зависимост от вида на процедурата, до Агенцията по обществените поръчки;
(2) Представителят на сектор ОИРД в комисията за подготовка на документация публикува съответните документи на интернет адреса на дружеството и/или я изпраща до поканените лица за участие в обществената поръчка. Публикуването се извършва съгласно Правила за публикуване на обществени поръчки в Профила на купувача на ЕСО ЕАД;
(3) Председателят на комисията организира изготвянето на отговори по постъпили запитвания по документация за участие. Отговорът се изготвя от членовете на комисията по компетентност, подписва от ръководителя на МЕР и се публикува в Профила на купувача.
(4) При постъпило писмено предложение за промяна на публикувана процедура в определените в ЗОП срокове от трети лица или от длъжностно лице, комисията за подготовка на документацията подготвя проект на решение за промяна или мотивиран доклад за отхвърляне на предложението. Решението се изготвя от представителя на сектор ОИРД в комисията, съгласува се с юриста и председателя на комисията и се подписва от ръководителя на МЕР. В случай, че поръчката се съгласува с Централно управление решението се взема след одобрение съгласно предвидения ред.
(5) Председателят на комисията организира подготовка на становища по извършени проверки, подадени сигнали, възражения, както и жалби, постъпили жалби в КЗК и ВАС. Становището се изготвя от членовете на комисията по компетентност, съгласува се от председателя на комисията, от юриста, от ръководителя на сектор ОИРД и се подписва от ръководителя на МЕР.
Становището до КЗК и ВАС се изпраща в законоустановения срок от получаването на жалбата, подкрепено при необходимост с доказателства.
Чл. 23. (1) Ръководителят на МЕР назначава със заповед комисия за разглеждане, оценка и класиране на кандидатите/участниците в процедура за обществена поръчка, съгласно изискванията на ЗОП.
(2) Заповедта по ал. 1 се изготвя от сектор ОИРД като се спазват изискванията на чл. 13 ал. 1 от настоящите правила.
Чл. 24. Комисията по чл. 23 изпълнява своите задължения в съответствие с изискванията на ЗОП и документацията за участие и чл. 14 ал. 1 от настоящите правила.
Чл. 25. (1) Комисията по чл. 23, съставя протокол или доклад до ръководителя на МЕР - при процедура на договаряне, който се подписва от всички членове на комисията и се представя на ръководителя на МЕР заедно с цялата документация за приемане.
(2) Когато е разпоредено провеждането на поръчката да се съгласува, в ЦУ се изпращат с придружително писмо копие на всички съставени документи от работата на комисията, цялата документация, копие на възлагателната заповед за провеждане на поръчката, на препис-извлечение от протокола с решението на Управителния съвет за откриване на процедурата и проект на доклад до Управителния съвет, когато се изисква. В придружителното писмо се мотивира предложеното решение в проекта на доклада до Управителния съвет – за одобряване на класирането или за прекратяване на поръчката.
(3) Съставените документи се одобряват по реда на чл. 15.
(4) Управителния съвет взема решение за одобрение на класирането на участниците и участника, определен за изпълнител на обществената поръчка или за нейното прекратяване.
Препис-извлечение от протокола с взетото решението се изпраща на ръководителя на МЕР за изпълнение.
(5) Процедурите, за които е разпоредено да се съгласуват с централно управление, но не подлежат на одобрение от Управителния съвет се представят по реда на ал. 2 и се одобряват по реда на чл. 15.
Изпълнителният директор дава разрешение за сключване на договор, за прекратяване на процедурата или указания по чл. 15 ал. 3. Писмата се подготвят от лицата по чл. 10 ал. 8.
(6) Ръководителят на МЕР приема протокола на комисията или доклада, съставени по чл. 25 ал. 1 и взема решение за обявяване на класирането на участниците и участника, определен за изпълнител на обществената поръчка след съгласуване по ал. 4 и 5, когато е приложимо.
(7) Представителят в комисията от сектор ОИРД подготвя уведомителни писма до участниците за взетото решение по ал. 6 и публикува съответните документи и информация.
Подготвя уведомителни писма за връщане на банковите гаранции за участие или справка за възстановяване/задържане/усвояване на внесените гаранции за участие под формата на депозити до Ръководител сектор Счетоводство.
В случаите на задържане или усвояване на гаранциите за участие, когато са представени под формата на банкови гаранции, уведомява за съответните основания Ръководител сектор Счетоводство за предприемане на действия.
(8) Ръководител сектор Счетоводство отговаря за срочното възстановяване/задържане/усвояване на гаранциите и предоставяне на информация за извършените плащания на сектор ОИРД в еднодневен срок от извършването им, за публикуване в Профила на купувача.
3. Ред за провеждане на обществени поръчки чрез публична покана и чрез свободен избор на изпълнител
Чл. 26. (1) Когато в план-графика на обществените поръчки или в заповедта по чл. 4 е предвидено възлагане на обществена поръчка чрез публична покана, подготовката на условията за изпълнението на обществената поръчка и възлагането й се извършват по реда на глава осма „а” от ЗОП, ППЗОП и чл. 16 и следващите от настоящите правила.
(2) Поръчката се съгласува по реда, определен със заповедта по чл. 4.
(3) Поръчките, с прогнозни стойности по чл. 3, ал. 4 от тези правила, се организират по ред, определен от ръководител МЕР и при спазване принципите на чл.18 от настоящите правила.
Глава VІ
1. Ред за съгласуване, подписване и контрол на договорите, сключени в централно управление
Чл. 27. (1) Изпълнителният директор сключва договори в резултат на проведени обществени поръчки по реда на ЗОП и съгласно настоящите правила.
(2) Изпълнителният директор може да възлага поръчки с възлагателно писмо за доставки и услуги, когато поръчките са под праговете по чл. 14 ал. 5 от ЗОП.
Чл. 28. (1) Изпълнителният директор възлага обществени поръчки на основание на:
1. Решение на изпълнителния директор на ЕСО ЕАД за класиране на участниците и определяне на изпълнител, когато обществената поръчка е обявена по реда на ЗОП;
2. Утвърден от изпълнителния директор на ЕСО ЕАД протокол за класиране и определяне на изпълнител, когато обществената поръчка е обявена по реда на чл.101 от ЗОП.
3. Одобрен от изпълнителния директор на ЕСО ЕАД доклад, обосноваващ необходимостта от сключване на договор, когато не се изисква прилагане на разпоредбите на ЗОП.
4. Одобрен от изпълнителния директор на ЕСО ЕАД доклад, обосноваващ необходимостта от поръчки за доставки и услуги.
Чл. 29. Представителят на отдел „Обществени поръчки”, участвал в провеждането на обществената поръчка, се подписва на всяка страница на договора и попълва реквизитите на договора, които се сключват по реда на ЗОП, когато е приложимо, както следва:
- данните на изпълнителя;
- цена на договора;
- срок за изпълнение;
- гаранция за изпълнение;
- гаранционен срок;
- застраховки по чл. 173 от ЗУТ /в случай на договор за строителство, когато се изисква по процедурата/, по чл. 171 от ЗУТ или професионална отговорност;
- други.
Чл. 30. (1) Договорите се съгласуват, както следва:
- ръководителя на дирекция/управление/отдел заявител;
- ръководителя на управление „Търговия”/ръководителя на отдел
„Обществени поръчки”;
- юрист от управление „Правно”, участвал в провеждането на процедурата, който проверява легитимността на лицата, подписали договора, актуално състояние на изпълнителя и др.;
- ръководителя на управление „Главен Счетоводител”;
- директор дирекция „Финанси и бюджет”;
- Главен инженер/зам.-изпълнителен директор.
(2) Поръчки с възлагателно писмо за доставки и услуги, по смисъла на чл. 27, ал. 2 се подписват на всяка страница от служителя, подготвил възлагателното писмо и се съгласуват от:
- юрист;
- ръководителя на ръководителя на отдел „Обществени поръчки”, когато поръчката се подготвя от управлението;
- ръководителя на дирекция/управление/отдел заявител;
- ръководителя на управление „Главен Счетоводител”.
Чл. 31. Договорът се представя за подпис на изпълнителния директор на ЕСО ЕАД след като изпълнителят го е подписал и е представил изискуемите, съгласно договора, документи.
Чл. 32. (1) След сключване на договора изпълнителният директор възлага със заповед контрол по изпълнение на задълженията на възложителя по договора на ръководителите на дирекции/управления/отдели в ЦУ на ЕСО ЕАД или на ръководител МЕР. Заповедта се подготвя от отдел „Обществени поръчки”.
(2) Когато със заповедта е възложен контрол по изпълнение на договора, се включват и служители от ЦУ на ЕСО ЕАД по компетентност за съдействие и координация, както следва:
- длъжностни лица от управление „Търговия” отговарят за въпроси свързани с изпълнение на задълженията по процедурни въпроси и дейности, свързани с тях;
- длъжностни лица от техническите управления и/или отдели в ЦУ на ЕСО ЕАД, отговарят за въпроси, свързани с изпълнение на задълженията по техническите въпроси и дейностите, свързани с тях.
(3) В заповедта задължително се посочва място на извършване на плащанията.
Чл. 33. Когато контролът по изпълнение на договора е възложен на ръководители на дирекции/управления/отдели в ЦУ на ЕСО ЕАД, задълженията се разпределят, както следва:
(1) Ръководителят на управление „Търговия” извършва контрол по изпълнение на задълженията по търговски клаузи и дейности, свързани с тях, както следва:
1. Отдел „Обществени поръчки” /ОП/:
- изготвя и съгласува измененията на договора, когато е допустимо;
- проверява застрахователните полици за съответствие с изискванията на договора и валидността им;
- подготвя споразумителни протоколи между страните, в случай на прекратяване на договора;
- изготвя кореспонденция по търговските клаузи;
- други дейности в зависимост от спецификата на договора;
- окомплектова досието на договора.
2. Отдел „Регистър и контрол на договори” /РКД/:
- следи сроковете за изпълнение на договорите
- извършва контрол по извършване на плащанията с изключение на договорите за доставки и услуги с регулярни плащания (доставка на консумативи, материали, наем, самолетни билети, резервации и др.)
- извършва проверка по реквизитите на фактурата и на всички съпътстващи я документи за съответствие по договора;
- изготвя справка за преводно нареждане;
- съгласува с отдел „Планиране и контрол, ремонт и инвестиции” справката за плащане за определяне на програмата, по която се изпълнява поръчката и я предава в управление „Главен Счетоводител”;
- води кореспонденция с изпълнителя във връзка с изясняване на обстоятелства за нарушени клаузи по договора, водещи до санкции;
- изготвя справка за начисляване на неустойки по нарушени клаузи по договора и я предава в управление „Главен Счетоводител” за последващи действия;
- изготвя и изпраща писмо до изпълнителя относно последващи действия по погасяване на неустойката съгласно клаузите по договора;
- публикува информация за дата, стойността и основанията за извършените плащания по договорите и за освобождаване/усвояване на гаранциите за изпълнение съгласно Правила за публикуване в Профила на купувача;
- следи за валидността на банковите гаранциите, както и на застрахователните полици за изпълнение на договорите, сключени по реда на ЗОП, които се администрират от ЦУ;
- изпраща информация за изпълнението на договора до АОП, когато е необходимо;
- представя информация до АОП за извършените разходи за предходната година съгласно действащата нормативната уредба.
(2) Ръководителите на звената-заявители извършват изпълнение на задълженията на възложителя по техническите клаузи и дейностите, свързани с тях, когато е приложимо, както следва:
- предаване на проектната документация с протокол на изпълнителя, когато се изисква;
- предаване обекта с протокол за откриване на строителната площадка на изпълнителя;
- организиране допускането на изпълнителя до работа, съгласно изискванията на „Правилника по безопасност и здраве при работа в електрически уредби на електрически и топлофикационни централи и по електрически мрежи”;
- извършване на контрол относно качеството на строително-монтажни работи /СМР/, влаганите материали и спазване на правилата за безопасност;
- спиране извършването на СМР при некачествено изпълнение, влагане на некачествени материали или отклонение от техническото задание;
- контролиране изпълнението на линейния график;
- извършване на контрол на количеството и качеството на доставените стоки;
- съгласуване на програма за приемни изпитания;
- изготвяне на заповед за приемателна комисия;
- участие в приемателни комисии за приемане на доставки, услуги и изпълнение на СМР;
- контролиране качеството на извършените СМР /доставки по време на гаранционния срок;
- уведомяване на представителите на строителния и/или авторския надзор за началото на строежа;
- подписване на приемо-предавателни протоколи и други документи, свързани с изпълнението на договора;
- подписване на данъчни или експортни фактури, като задължително вписват датата на приемането на всяка фактура;
При приемане на фактурата, съответното длъжностно лице я проверява относно предмет на услугата и обем и се подписва само в случай, че няма забележки за изпълнените видове работи, описани във фактурата и в съставените документи, неразделна част към нея. Фактурата с оригиналните първични документи се представят в отдел РКД. В случай, че е представено копие на документ, на същото задължително се посочва къде и при кого се съхранява оригинала.
- Всички документи, свързани със срокове по договора се предоставят до три дни от съставянето им на отдел РКД;
- Изготвя справките за периодични доставки и услуги, когато се отнасят за дейността на съответното звено-заявител;
- подготвя доклад за възникнали допълнителни работи или отпадащи такива;
- подготвя доклад в случай, че не могат да се изпълнят задължения на възложителя;
- подготвя доклад с предложение за прекратяване на договора и усвояване на гаранцията за изпълнение, в случай на лошо изпълнение на количеството и качеството на доставените стоки и услуги.
(3) На ръководителя на управление „Главен Счетоводител” се възлага контрол по извършване на плащанията и разходнооправдателните документи за съответствие с изискванията на договора, както следва:
- изготвя справки за задължения и вземания към „Свързани лица”;
- изготвя справка за задължения към доставчици;
- изготвя справка за вземания от клиенти;
- изготвя справка за получени и извършени банкови преводи за вземания и задължения по договори;
- проверява представените фактури за съответствие с изискванията на данъчното законодателство;
- изготвя необходимите платежни документи и извършва плащане;
- съгласува справката за дължимите неустойки и изготвя протокол/фактура и придружително писмо до контрагента;
- извършва плащания в срок, съответстващ с условията на договора;
- извършва плащания за възстановяване на гаранции в срок не по-дълъг от посочения в справката, подготвена от управление „Търговия”;
- предоставя на отдел РКД файл за наредените плащания по електронна поща всеки работен ден след извършване на плащането. Във файла за наредените плащания задължително се вписват номера на фактурата и номера на договора;
- при просрочване на срокове за разплащане, посочени в справката за плащане, информира отдел РКД по електронна поща в срок до 3 дни от просрочването.
- урежда въпроси, свързани с данъчното законодателство на Р България, Европейския съюз, СИДДО и др. по отношение на финансово- счетоводната отчетност на дружеството.
(4) Ръководителят на Управление „Правно” извършва всички необходими правни действия, свързани с претенции, арбитражни съдебни спорове, жалби, тълкувания, изменения в договорите, свързани с изпълнението на договора.
(5) Ръководителят на отдел СТП извършва митнически и други дейности като проверка на количеството и явни недостатъци на доставката чрез акредитирана организация или в присъствие на доставчика в зависимост от изискванията на договора.
Чл. 34. (1) Когато контролът по изпълнение на договора е възложен на МЕР, ръководителят на МЕР, със заповед определя длъжностните лица по реда на чл. 39, които да извършат разпореденото, както и следните дейности:
1. Изготвя и подписва всички документи, предвидени в договора и свързани с неговото изпълнение;
2. Представя доклад до изпълнителния директор за отразяване оперативните промени в срока за изпълнение на договора (актове №№ 2, 10, 11, 12 по Наредба № 3 от ЗУТ, приемо-предавателни протоколи, протоколи от приемателни комисии, разрешение за ползване и др.);
3. Представя доклад до изпълнителния директор, в случай на забава/некачествено изпълнение за всеки етап от договора от страна на изпълнителя, като посочва период на забава и стойността на дължимата неустойка;
4. Представя доклад до изпълнителния директор, в случай на виновно неизпълнение на договорните задължения от страна на изпълнителя и при необходимост дава предложение за прекратяване на договора и усвояване на гаранцията за изпълнение на договора;
5. Представя доклад до изпълнителния директор за приключване изпълнението на договора и дава предложение за назначаване на приемателна комисия, като посочва представители от МЕР за членове на комисията;
6. Следи за валидността и срока на гаранцията за изпълнение на договора и на застрахователната полица като предприема мерки за уведомяване на контрагента по договора.
7. Организира извършването на митнически и други дейности като: проверка на количеството и явни недостатъци на доставката чрез акредитирана организация или в присъствие на доставчика в зависимост от изискванията на договора.
8. Представя доклад до изпълнителния директор за възникнали допълнителни дейности или отпадане на такива, предвидени в договора;
9. Представя доклад до изпълнителния директор за основателни причини, поради които възложителят не може да изпълни задълженията си по договора;
10. Представя до изпълнителния директор окончателен доклад след издаване на разрешение за ползване/приемане на обекта/стоките, придружен със следните документи: протоколи за проследяване сроковете на изпълнението на договора/ите, ако е необходимо;
11. За изпълнение на горните задължения издава изрична заповед с конкретни отговорности на длъжностни лица, които да отговарят за техническите, процедурните и правните въпроси.
Чл. 35. Контролът по изпълнение на задълженията на длъжностните лица се възлага, чрез тези правила на съответния директор дирекция. Когато обект на поръчката е отговорност на няколко дирекции, контролът по изпълнението се възлага на главния инженер.
2. Ред за съгласуване, подписване и контрол на договорите, сключени в МЕР
Чл. 36. (1) Ръководителят на МЕР сключва договори за обществени поръчки по реда на ЗОП, ППЗОП и настоящите правила.
(2) Ръководителят на МЕР може да възлага поръчки с възлагателно писмо за доставки и услуги по реда на чл. 14 ал. 5 от ЗОП.
(3) Ръководителят на МЕР извършва контрол по изпълнение на договори, сключени в централно управление, при спазване реда на чл. 34 от настоящите правила.
Чл. 37. Ръководителят на МЕР възлага обществени поръчки на основание на:
1. Решение на ръководителя на МЕР за класиране на участниците и определяне на изпълнител, когато обществената поръчка е обявена по реда на ЗОП;
2. Одобрен от ръководителя на МЕР протокол за класиране и определяне на изпълнител, когато обществената поръчка е обявена по реда на чл. 101 от ЗОП.
3. Одобрен от ръководителя на МЕР доклад, обосноваващ необходимостта от сключване на договор, когато не се изисква прилагане на разпоредбите на ЗОП.
4. Одобрен от ръководителя на МЕР доклад, обосноваващ необходимостта от поръчки с възлагателно писмо за доставка и услуга.
Чл. 38. (1) След попълване реквизитите на договора, се извършват следните действия:
1. Договорът се подписва на всяка страница от служителя, попълнил реквизитите на договора.
2. Договорът се съгласува от:
- ръководител на съответния технически отдел/сектор;
- ръководител сектор ОИРД;
- юрист;
- ръководител сектор Счетоводство;
3. Договорът се подписва от изпълнителя, който при подписването е длъжен да представи изискуемите документи.
(2) Поръчки с възлагателно писмо за доставки и услуги се изготвят и съгласуват по реда на ал. 1, т. 1 и 2.
Чл. 39. След сключване на договора, ръководителят на МЕР възлага със заповед:
- изпълнение на задълженията на възложителя;
- контрол по изпълнение на задълженията на изпълнителя;
- контрол по извършване на плащанията и платежните документи за съответствие с изискванията на договора;
- контрол и изпълнение на клаузите на договора по смисъла на чл. 33;
- отговорни лица за съхранение на досиетата на поръчките
- отговорни лица за публикуване на информация съгласно Правила за публикуване в Профила на купувача.
Чл. 40. Ръководителят на МЕР представя информация до ЦУ на ЕСО за извършените разходи за предходната година съгласно действащата нормативната уредба за възложените поръчки по този раздел и за договорите по чл. 34, когато плащанията се извършват в района.
Глава VІІ
Регистриране и съхранение на обществените поръчки
Чл. 41. (1) В деловодната система на ЦУ и МЕР се водят регистри на решенията за откриване на процедурите и на публичните покани.
В регистрите се вписва изходящ номер, дата на издаване и предмет на поръчката.
(2) С обявяването на процедурата или изпращането на поканите, представителят на отдел “Обществени поръчки”/сектор ОИРД в комисията по разглеждане, оценка и класиране на офертите, предоставя в деловодството/деловодителя справка по Образец № 4 за обществената поръчка, в която вписва предмета на поръчката и краен срок и час за подаване на офертите/заявленията. Справката се регистрира и се обвързва с номера на решенията за откриване на процедурите и на публичните покани.
Чл. 42. (1) В деловодствата на ЦУ и МЕР се води входящ регистър на постъпилите оферти/заявления. При приемането на офертите/заявленията деловодителите отбелязват върху плика поредния номер, датата и часа на получаването като на приносителя се издава документ. Същите данни се вписват и в справката по чл. 41 ал. 2.
(2) След изтичане на срока за подаване на офертите или заявленията по обявените процедури, деловодството/деловодителят предоставя копие от справката по чл. 41 ал. 2 на председателя на комисията за разглеждане, оценка и класиране на офертите/заявленията заедно с постъпилите оферти, заявления или допълнително представени документи срещу подпис.
Чл. 43. (1) Цялата документация по провеждането на всяка процедура за възлагане на обществена поръчка се съхранява за срок най-малко 4 години след приключване изпълнението на договора.
(2) Служителят, който изготвя справките за нареждане на плащане, при окончателното плащане на договора, вписва срока за съхраняване на документацията. Срокът се отбелязва на всички папки, в които се съхраняват документите по проведената обществена поръчка като същите се номерират.
Глава VІІІ Допълнителни разпоредби
§ 1. „Централно управление” обхваща дирекциите, управленията и отделите в структурата на ЕСО ЕАД, които са на пряко подчинение на Изпълнителния директор.
§. 2. В разпоредбите на тези правила са използвани следните съкращения и понятия: ЕСО ЕАД – Електроенергиен системен оператор - ЕАД;
ЦУ – Централно управление;
ЦДУ – Централно диспечерско управление;
ЕРПМ – Експлоатация и ремонт на преносната мрежа; ИКПО – Инвеститорски контрол и подготовка обекти;
ИИКТ – Измерване и информационни и комуникационни технологии; МЕР – Мрежови експлоатационен район;
ОИРД – сектор Организация на инвестиционната и ремонтната дейности в МЕР; ТДУ – Териториално диспечерско управление;
ЦЛЕМ – Централна лаборатория за енергетични масла; СТП – Снабдяване и техническа поддръжка;
ЗОП – Закон за обществените поръчки;
ППЗОП – Правилник за прилагане на Закона за обществените поръчки; СПП – Система за предварителен подбор на изпълнители;
Профил на купувача – раздел за публикуване на обществени поръчки на интернет адреса на ЕСО ЕАД – xxxx://xxxxxxx.xxx.xx/xxx_xxxxxxx;
Портала за обществените поръчки – интернет адрес на Агенцията по обществените поръчки, на който се публикува Регистъра на обществените поръчки.