ИЗПОЛЗВАНИ
СЪКРАЩЕНИЯ
БШПС
– Българо-Швейцарска
програма за сътрудничество
ЕС
– Европейски
съюз
ЕК
– Европейска
комисия
ЕО
– Европейска
общност
ЗОП
– Закон за
обществените поръчки
МОСВ
– Министерство
на околната среда и водите
МС
– Министерски
съвет
МО
– Междинен
орган (Структура в МОСВ, осъществяваща
контрол и мониторинг по изпълнение
на проекти по „Българо-Швейцарската
програма за сътрудничество“)
НКЗ
– Национално
координационно звено (Структура в МС,
осъществяваща контрол, мониторинг и
координиране изпълнението на проекти
по „Българо-Швейцарската програма
за сътрудничество“)
ПУДООС
– Предприятие
за управление на дейностите по опазване
на околната среда и Изпълнителната
Агенция (ИА) по „Българо-Швейцарската
програма за сътрудничество“, отговорна
за изпълнението на проектите в тематична
област „Околна среда и инфраструктура“.
РИОСВ
– Регионална
инспекция по околната среда и водите
SECO
- Държавния
секретариат по икономическите въпроси
към конфедерация Швейцария (State
Secretariat for Economic Affairs - SECO)
ПРЕДМЕТ
НА ОБОСОБЕНАТА ПОЗИЦИЯ
Предметът
на настоящата обособена позиция е
насочен към „Организиране
и провеждане на "Информационен тур"
по проект „Екологосъобразно обезвреждане
на излезли от употреба пестициди и
други препарати за растителна защита
с изтекъл срок на годност“.
Обществената
поръчка се възлага в изпълнение на
проект „Екологосъобразно обезвреждане
на излезли от употреба пестициди и
други препарати за растителна защита
с изтекъл срок на годност“, който е
финансиран по Българо-швейцарската
програма за сътрудничество (БШПС),
вследствие на подписано споразумение
на 21.04.2015г., от зам. министър-председателя
по европейските фондове и икономическата
политика, Министъра на околната среда
и водите и посланика на Конфедерация
Швейцария в България.
За
Възложител по изпълнение на проекта
и настоящата поръчка е определено
Предприятие за управление на дейностите
по опазване на околната среда (ПУДООС),
гр. София, което осъществява функции
и в качеството си на Изпълнителна
Агенция (ИА) по „Българо-Швейцарската
програма за сътрудничество“, отговорна
за изпълнението на проектите в тематична
област „Околна среда и инфраструктура“.
Проектът
предвижда преопаковане, временно
съхранение, трансграничен превоз,
окончателно обезвреждане и саниране
на складове и терени, където се
съхраняват преопаковани, събрани и
изнесени пестициди с изтекъл срок на
годност.
Пестицидите
са токсични химични вещества, някои
от които трудно се разграждат, натрупват
се в организма и в хранителната верига,
прехвърлят се от въздуха, водата и
мигриращите биологични видове, като
по този начин се отлагат на разстояние
от мястото на тяхното освобождаване.
Ето защо е наложена забрана за
използването на някои от тях и
включването им в списъка на устойчивите
органични замърсители.
Наличието
на негодни за употреба пестициди на
територията на цялата страна, включително
и съхраняваните на изоставени или
необезопасени места е национален
проблем и представляват риск за
околната среда и човешкото здраве.
Според
Стокхолмската конвенция за устойчивите
органични замърсители, девет от 12-те
най-опасни и устойчиви органични
химикали са пестициди. Негодните за
употреба пестициди са опасни отпадъци
(§ 1, т. 12 от Допълнителните разпоредби
на Закона за управление на отпадъците
(ЗУО)) и са класифицирани като опасни
отпадъци в съответствие със списъка
на отпадъците, по реда на Наредбата
съгласно член 3, параграф 1 от Закона
за управление на отпадъците (ЗУО).
Рискът
за околната среда и здравето на хората
е висок поради това, че:
част
от тях са устойчиви органични
замърсители;
съществуват
условия за безконтролното им прилагане
и разпиляване;
голяма
вероятност за попадане в хранителната
верига и околната среда.
ЦЕЛИ
НА УСЛУГАТА
Основната
цел на настоящата обособена позиция
е да осигури информация и публичност
при изпълнение на проект „Екологосъобразно
обезвреждане на излезли от употреба
пестициди и други препарати за
растителна защита с изтекъл срок на
годност“ по Българо-швейцарската
програма за сътрудничество (БШПС).
Съгласно изискванията на функционирането
на БШСП, трябва да се изпълняват мерки
за видимост и публичност, като се
предоставя информация и се прави
публично достояние на проектите,
финансирани от БШПС.
Широката
общественост трябва да бъде информирана
за осъществените дейности и постигнатите
резултати по изпълнението на проекта,
финансиран от Българо-Швейцарската
програма за сътрудничество.
От
друга страна, реализирането на проекта
ще способства и за привличане и
повишаване на обществения интерес,
разясняване на възможностите и ползите
от реализирането на целите и приоритетите
на БШПС.
ПУДООС,
в качеството си на Изпълнителната
Агенция (ИА) по БШПС ще контролира и
координира всички дейности в
информационната кампания.
Специфичните
цели на настоящата обособена позиция
са:
Да
се окаже подкрепа на Възложителя
(Предприятие по управление на дейностите
по опазване на околната среда) в
изпълнението на мерките за информация
и комуникация по проекта.
Да
се осигури пълна прозрачност във
връзка с усвояването на средствата,
предоставени на Република България
от Конфедерация Швейцария, както и
да се акцентира и подчертае приносът
на швейцарския опит.
Да
се организират
и провеждат 12 (дванадесет) "Информационни
тура" по проект „Екологосъобразно
обезвреждане на излезли от употреба
пестициди и други препарати за
растителна защита с изтекъл срок на
годност“.
ОБХВАТ
НА УСЛУГАТА
Услугите,
предмет на настоящата обособена
позиция, ще се осъществяват на
територията на Република България
В
обхвата на услугите се предвижда
следното:
ЦЕЛЕВИ
ГРУПИ
Услугите,
предмет на обществената поръчка, са
насочени към следните основни целеви
групи и съответстващите им подгрупи:
Широка
общественост - включва целевата група
на гражданите на национално и регионално
ниво, които имат пряко или непряко
участие и/или ползи от изпълнението
на проекта;
Администрация
и административни структури, други
организации участващи в дейностите
по съхранения на пестициди с изтекъл
срок на годност.
Бизнес
– собственици на пестициди, собственици
на складове, кооперации, стопански
субекти имащи отношение по преопаковане,
временно съхранение и трансграничен
превоз на пестициди.
Медиатори/разпространители
на информация - институции и лица,
които информират, формират мнения и
нагласи, оказват влияние в процеса
на вземане на решения.
Целевите
групи на бизнеса, ангажираната
администрация и медиаторите/разпространителите
на информация представляват основните
заинтересовани страни, с конкретна
роля и функции в процеса на подготовка,
осъществяване, отчитане и комуникиране
на БШПС. С изпълнението на дейностите,
предвидени в рамките на настоящата
обществена поръчка, се очаква да се
постигне висока степен на информираност
на всички основни целеви групи относно
целите, приоритетите и постигнатия
напредък в изпълнението на проекта,
както и да се повиши нивото на прозрачност
в управлението и изпълнението му.
V.
Изисквания към изпълнението на
Обособена
позиция 5: „Организиране
и провеждане на "Информационен тур"
по проект „Екологосъобразно обезвреждане
на излезли от употреба пестициди и
други препарати за растителна защита
с изтекъл срок на годност“.
В
рамките на 1 (една) година, Изпълнителят
трябва да организира и проведе,
съвместно с администрацията на
Възложителя, поредица от 12 (дванадесет)
публични събития наречени "Информационен
тур" по проекта. Всеки един от
информационните турове следва да бъде
с максимална продължителност до 8
(осем) часа.
Информационните
турове следва да бъдат проведени на
териториите обслужвани от следните
Регионални инспекции по околна среда
и води (РИОСВ):
1.
РИОСВ – Варна: 1 (един) Информационен
тур;
2.
РИОСВ – Русе: 1 (един) Информационен
тур;
3.
РИОСВ – Велико Търново: 1 (един)
Информационен тур;
4.
РИОСВ – Плевен: 1 (един) Информационен
тур;
5.
РИОСВ – Монтана: 1 (един) Информационен
тур;
6.
РИОСВ – София: 1 (един) Информационен
тур;
7.
XXXXX – Пазарджик: 1 (един) Информационен
тур;
8.
РИОСВ – Бургас: 1 (един) Информационен
тур;
9.
РИОСВ – Стара Загора: 1 (един) Информационен
тур;
10.
РИОСВ – Пловдив: 1 (един) Информационен
тур;
11.
РИОСВ – Смолян: 1 (един) Информационен
тур;
12.
РИОСВ – Хасково: 1 (един) Информационен
тур.
По
време на реализиране на Информационния
тур изпълнителният директор на ПУДООС,
координаторът по проекта (ИА) и PR
експерт (МОСВ) ще посетят различни
складове, включени в обхвата на проекта,
и ще вземат участие в срещи с кметовете,
областни управители, експерти по
околната среда и местните граждани.
Целта е те да бъдат детайлно запознати
с ползата от реализацията на проекта
и изпълнението на целите му. Ще бъдат
разяснени всички включени дейности
(преопаковане на негодните за употреба
пестициди, претегляне, товарене,
транспорт), които ще се извършват от
специално обучен персонал от специалисти
в съответствие със законовите
изисквания, които ще бъдат оборудвани
с необходимите предпазни средства,
за да се гарантира животът и здравето
на населението и опазването на околната
среда.
Участниците
в обиколката ще обяснят ползите от
изпълнението на проекта:
по-безопасна
околна среда;
ползата
на местното население и подобрените
условия за живот в съответните населени
места.;
подобрените
икономически и инвестиционни условия
в общините;
намаляване
на икономическите и социалните
различия между България и другите
европейски страни и др.
По
време на “Информационния тур” ще
бъде отделено специално внимание на
швейцарския принос в проекта. С
населението ще бъдат споделени
„добрите“ швейцарски практики в
сферата на околната среда.
Изпълнителният
директор на ПУДООС и координаторът
на проекта ще отговорят на всички
въпроси, свързани с проекта и дейностите,
включени в него. По време на посещенията,
местните канали за комуникация ще се
използват за излъчване на допълнителна
информация за проекта. По този начин
се цели достигането на информацията
до по-голям брой граждани, които ще се
запознаят с проекта, обхвата и ползите
от него.
Всички
дейности включени в проекта на БШПС
ще се изпълняват в съответствие с
най-добрите известни практики. За
целта Изпълнителят следва да осигури
за всяко едно от дванайсетте публични
събития на Информационния тур:
А)
Изготвяне на съобщение преди провеждане
на събитието с място на провеждане в
различни градове на страната и
публикуване/излъчване на всяко
съобщение минимум в:
1
(една) регионална телевизия;
1
(едно) регионално радио;
1
(една) печатна регионална медия;
1
(един) регионален интернет сайт.
Б)
Изготвяне на съобщение след провеждане
на събитието с място на провеждане в
различни градове на страната и
публикуване/излъчване на всяко
съобщение минимум в:
1
(една) регионална телевизия;
1
(едно) регионално радио;
1
(една) печатна регионална медия;
1
(един) регионален интернет сайт.
Изготвянето
и публикуването на съобщенията е за
сметка на Изпълнителя. Цветност на
съобщенията, публикувани в печатни
медии: черно-бяла.
В)
Наемане/осигуряване на климатизирана
и технически оборудвана зала за
провеждане на съответното информационно
събитие с капацитет минимум 30 и максимум
до 80 места.
Залата
трябва да е оборудвана с необходимите
за провеждане на съответното събитие
маси за президиума и столове. Подредбата
на залата (включително масите и
столовете) за провеждането на всяко
конкретно събитие предварително се
съгласува с възложителя. Към залата
трябва да има обособено място за
организиране и провеждане на кафе
паузи.
Техническото
оборудване на залата за провеждане
на събитието трябва да включва като
минимум:
Изпълнителят
трябва да осигури техническа поддръжка
и обслужване на апаратурата (оборудване
и озвучаване) по време на провеждане
на събитието.
Г)
Изготвяне на табели по одобрен от
възложителя проект и поставянето им
- изпълнителят трябва да:
изготви
и постави на президиума табели с
имената на лицата, участващи с
презентации или присъстващи като
официални гости на събитието по
списък, предоставен от възложителя
за всеки от информационните дни. Това
са табели за маса – тип пирамида,
поставени пред лицата, изработени от
картон (формат А4, прегънат на две), на
всяка от които двустранно са отпечатани
имената на лицето и институцията,
която представлява.
изготви
и постави указателни табели за
улесняване достъпа на участниците в
информационния ден до залата за
провеждането му.
Цветност
на табелите - пълноцветен печат.
Всички
табели следва да бъдат изготвени по
предварително одобрен от страна на
възложителя проект.
Д)
Организиране и осигуряване на кетъринг
услуги за събитието:
Изпълнителят
трябва да организира и осигури минимум
1 (една) кафе пауза за всеки един
информационен ден. Кетърингът следва
да е осигурен за минимум 30 и максимум
до 80 участника в събитието и да включва
като минимум: минерална вода, освежителни
напитки, дребни сладки и соленки, кафе,
чай, суха/течна сметана, захар, мед.
Изпълнителят трябва да организира и
осигури еднократно зареждане с
минерална вода (бутилки от минимум
0,5 л.) на президиума в залата за до 7
представителя на възложителя.
Е)
Подготовка
на пакет документи за всеки участник
в информационните дни:
Подготовката
на пакета документи включва изготвяне,
отпечатване, окомплектоване и подреждане
в папки на посочените по-долу материали:
програма
на събитието;
анкетна
карта за обратна връзка на участниците;
презентации,
които ще бъдат представени по време
на събитието, предоставени от
възложителя;
рекламно-информационни
материали по проекта, изработени по
дейност 2.3. от настоящата обществена
поръчка за оперативната програма,
предоставени от възложителя.
Проект
на материалите за информационните
дни (с изключение на презентациите и
рекламно-информационни материали)
следва да бъдат изготвени от изпълнителя
и предоставени за одобрение от
възложителя най-късно 5 (пет) работни
дни преди датата на провеждане на
първото събитие от Информационния
тур. След одобрение на проекта на
материалите от страна на възложителя,
изпълнителят организира тяхното
отпечатване, окомплектоване и подреждане
в папки в съответното количество.
Възложителят
предоставя на изпълнителя на електронен
носител/по електронен път презентациите,
които ще бъдат представени по време
на събитието, като изпълнителят трябва
да организира тяхното отпечатване,
окомплектоване и подреждане в папки
заедно с останалите материали в
съответното количество.
Материалите,
които изпълнителят ще трябва да
отпечата (с изключение на
рекламно-информационни материали) са
с приблизителен обем до 30 листа формат
А4.
Изпълнителят
трябва да транспортира пакетите с
документи до залата за провеждане на
съответния информационен ден.
ВАЖНО:
За всяко събитие изпълнителят трябва
да осигури присъствието на минимум 2
(двама) експерти от екипа си по време
на провеждането му с цел обезпечаване
на безпроблемното му протичане,
включително регистрацията на
участниците, подредбата на залата,
предоставянето на материалите за
събитието, организацията на кафе
паузите и др.
Процеса
по изпълнение следва да се координира
с Възложителя най-рано 10(десет)
календарни дни преди публични прояви
свързани с проекта. Информацията и
снимките на всички публични събития
се предоставят на Възложителя за
публикуване на интернет страницата
му. Във всички публикации се прави
позоваване на проекта „Екологосъобразно
обезвреждане на излезли от употреба
пестициди и други препарати за
растителна защита с изтекъл срок на
годност“. Винаги се използва логото
на програмата и се отразява текст за
швейцарския принос.
Очаквани
резултати:
Подготовка,
организиране и отчитане на поредица
от 12 (дванадесет) еднодневни публични
събития наречени "Информационнни
турове" по проекта, по време на
който представителите на целевите
групи ще бъдат детайлно запознати с
ползата от реализацията на проекта
и изпълнението на целите му.
Изготвяне
на съобщения за публикуване преди и
след провеждане на всяко от 12 събития.
Наемане/осигуряване
на климатизирана и технически
оборудвана зала за провеждане на 12
информационни събития.
Изготвяне
на табели по одобрен от възложителя
проект и поставянето им.
Организиране
и осигуряване на кетъринг услуги за
12 събития.
Подготовка
на пакет документи за всеки участник
в информационния тур.
Подготвена,
свързано със събитието информация
за публикуване на официалната интернет
страница на възложителя.
В
рамките на обособена позиция 1 по
обществена поръчка с предмет:
„Осигуряване на информация и публичност
при изпълнение на проект „Екологосъобразно
обезвреждане на излезли от употреба
пестициди и други препарати за
растителна защита с изтекъл срок на
годност“ с 6(шест) обособени позиции,
ще бъде изработена от изпълнителя на
позиция 1, Комуникационната
стратегия,
която ще даде стратегическа рамка,
описание на всеки един от предвидените
комуникационни канали по проекта,
конкретните мерки и дейностите за
тяхното изпълнение, както и даде насоки
за визуална идентичност и времеви
график за целия период на комуникационните
дейности. Стратегията ще съдържа и
предложение за лого и слоган на
кампанията по настоящия проект.
Основните параметри по Стратегията
са заложени в Техническата спецификация
за обособена позиция 1, която е неразделна
час от документацията за участие
налична в „Профила на купувача” към
досието на обществената поръчка. С
възлагателното писмо за стартиране
изпълнението на обособена позиция 5,
ще бъде приложено копие на одобрената
от Възложителя, комуникационна
стратегия.
VI.
ИЗИСКВАНИЯ КЪМ ЕКСПЕРТИТЕ
За
изпълнение на обособената позиция,
участниците следва да разполагат с
експертен състав от минимум 3 (три)
експерта в лицето на:
1.
Ръководител на екип – 1 (един) бр.;
2.
Експерт по рекламата – 1 (един) бр.;
3.
Координатор по информираност и
публичност – 1 (един) бр..
Всеки
един от експретите посочени по долу,
следва да притежава висше образование
с образователно-квалификационна
степен „Бакалавър” с област на висше
образование: „Хуманитарни науки”
и/или „Социални, стопански и правни
науки” и/или „Природни науки, математика
и информатика”, съгласно Класификатора
на областите на висше образование и
професионалните направления, утвърден
с Постановление № 125 на Министерския
съвет от 24.06.2002 г. за утвърждаване
класификатор на областите на висше
образование и професионални направления
(нар. ПМС № 125/ 24.06.2002 г.) или еквивалентно
за чуждестранни участници.
Лицата
от експертния състав, следва да
притежават следният минимално изискуем
опит:
Ръководител
на екип – 1 бр.:
Да
е изпълнил на ръководна позиция,
минимум 1 (една) дейност/услуга, по
организиране
и провеждане на публично събитие.
Експерт
по реклама – 1 бр. :
Да
е изпълнил минимум 1 (една) дейност/услуга,
по организиране
и провеждане на публично събитие.
Координатор
по информираност и публичност:
Да
е изпълнил минимум 1 (една) дейност/услуга,
по организиране
и провеждане на публично събитие.
Уточнение:
При използването на експерти -
чуждестранни лица, доказването на
съответствие с поставените изисквания
за образователно – квалификационна
степен се удостоверява и с посочване
на еквивалентни на изброените по-горе
специалности. За целта се прилагат
разпоредбите на Директива 2005/26/ЕО,
както и условията и реда за признаване
на професионални квалификации,
придобити в други държави членки и в
трети държави, с цел достъп и упражняване
на регулирани професии в Република
България, приети с Решение на Министерски
съвет № 352 от 21.05.2015 г.
За
всяка експертна длъжност по конкретната
обособена позиция, участникът следва
да разполага с отделно лице. Един
експерт има право да заема експертна
длъжност по всяка една от обособените
позиции, за които участва участникът.
В
образеца на техническото предолжение,
участникът попълва Списък на експертния
състав с посочени:
Експерт
(трите имена и позиция длъжност), която
ще заема лицето при изпълнение на
обществената поръчка)
Образование
(степен, специалност, година на
дипломиране, № на диплома, учебно
заведение)
Опит
(месторабота, период, предмет на
изпълнени дейности/услуги, длъжност,
основни функции);
Преди
датата на сключване на договора с
избрания изпълнител, същия представя
пред Възложителя доказателствени
документи за декларираните данни и
информация в Списъка с експерти към
Техническото предложение, както
следва:
Диплома/и/
за завършено висше образование на
всеки от експертите, посочени в
Техническото предложение; Доказателства
за придобит опит – Трудови/служебни
книжки, Договори/Заповеди, Референции
(или еквивалентни документи) или други
документи с доказателствен характер,
удостоверяващи опит (изпълнени
дейности/услуги), на всеки от изискуемите
експерти, посочени и в Списъка от
Техническото предложение.
VII.
ДОКЛАДВАНЕ
Изпълнителят
отчита изпълнението на поръчката чрез
изготвяне и представяне на следните
Доклади:
1.
Встъпителен доклад по обособена
позиция 5– представя се
в срок до 10 (десет)
календарни дни, след датата на сключване
на договора за обществена поръчка
(датата
на регистриране на договора в деловодната
система на Възложителя).
Докладът
следва да съдържа минимум следното:
а).
Подробен
календарен план график по месеци за
провеждане на 12 (дванадесет)
информационни тура.;
б).
Описание
на изходната ситуация.
в).
Друга
информация по преценка на Изпълнителя.
2.
Междинен доклад по обособена позиция
5– представя се
в срок до 10 (десет) календарни дни,
след датата на провеждане на 6 (шестият)
информационен тур.
Доклада
следва да съдържа минимум следното:
а).
Анализ на извършената работа по
организирането и провеждането на
първите 6 (шест)
информационни
тура;
б).
Срещнати трудности в процеса на работа
и предприети мерки за тяхното
преодоляване.
в).
Изводи и препоръки.
г).
Друга
информация по преценка на Изпълнителя.
3.Окончателен
доклад по обособена позиция 5отчитащ
пълния обем извършена работапо
организиране и провеждане на 12
(дванадесет)
информационни тура –
представя се
в срок до 10(десет) календарни дни, след
датата на провеждане на 12 (дванадесетия)
информационен тур, но не по-късно от
крайния срок за изпълнение на възложената
работа по договора.
Доклада
следва да съдържа минимум следното:
а).
Анализ на извършената работа по
договора за обществена поръчка;
б).
Срещнати трудности в процеса на работа
и предприети мерки за тяхното
преодоляване.
в).
Изводи и препоръки.
г).
Друга
информация по преценка на Изпълнителя.
Докладите
по обособената позиция се представят
от Изпълнителя на Възложителя на
Български език и на Английски език в
2 (два) екземпляра (1 на български език
и 1 на Английски език) на хартиен носител
и 1 (един) вариант на електронен носител
(във формат „pdf”, сканиран вариант с
подпис и печат на оригиналния доклад).
Вариантът на хартиен носител, трябва
да съответства напълно с този на
електронен носител.
Изпълнителят
предава на възложителя всеки един от
докладите чрез деловодството на ПУДООС
с придружително писмо, адресирано до
упълномощения представител на
ВЪЗЛОЖИТЕЛЯ – Изпълнителния директор.
Възложителят,
разглежда представения доклад и
одобрява същия с Протокол, подписан
между страните по договора, в срок до
10 (десет) работни дни от получаването
му с Уведомително писмо до Изпълнителя.
В
случай на констатирани
коментари/забележки/неточности/несъответствия
по доклада, Възложителят с Уведомително
писмо в срока до 10 работни дни ги
изпраща на Изпълнителя за нанасяне
на съответните корекции и поправки
по доклада, като Изпълнителят има срок
от 10 (десет) работни дни по коригирането
на доклада, след което същия се предава
на Възложителя за одобрение.
Възложителят
одобрява представения от Изпълнителя
коригиран доклад, единствено и само
ако са отразени и коригирани в пълен
обем констатираните
коментари/забележки/неточности/несъответствия.
VІІI.
СРОК ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ
Срокът
за изпълнение е в рамките на 1 (една)
календарна година, след провеждане
на първоначалната пресконференция
по проекта, но не по късно от 07.12.2019г.,
за което Изпълнителя ще получи
Възлагателно писмо от Възложителя за
стартиране изпълнението на работата
по договора за позиция 5.
IX.
ПРИЕМАНЕ НА ИЗПЪЛНЕНИЕТО
Изпълнението
на обособената позиция се удостоверява
за реализирано, с Протоколи, подписани
между ВЪЗЛОЖИТЕЛЯ и ИЗПЪЛНИТЕЛЯ.
ВЪЗЛОЖИТЕЛЯТ
има право:
1.
да приеме изпълнението, когато отговаря
на договореното;
2.
да поиска преработване и/или допълване
на отчетите/докладите/ разработките/материалите
в срок до 10 (десет)календарни
дни, което преработване и/или допълване
е изцяло за сметка на ИЗПЪЛНИТЕЛЯ;
3.
да откаже да приеме изпълнението в
случай, че констатираните недостатъци
са от такова естество, че не могат да
бъдат отстранени в рамките на срока
за изпълнение по Договора.
X.
EЗИК
Работният
език при изпълнение на настоящата
поръчка е българският език и английският
език. ИЗПЪЛНИТЕЛЯТ е длъжен да изготви
и представи за своя сметка всички
документи на български език и в превод
на английски език. В случай, че е
необходимо, при комуникацията с
ВЪЗЛОЖИТЕЛЯ, ИЗПЪЛНИТЕЛЯТ ще си
осигурява за своя сметка превод от
Български език на Английски език,
както и превод от Английски език на
Български език.
Докладите,
както и всички протоколи, писмена
кореспонденция, становища, писма и
др., изготвени от ИЗПЪЛНИТЕЛЯ за целите
на изпълнение на обществената поръчка
и предадени на ВЪЗЛОЖИТЕЛЯ се изготвят
както на Български език така и на
Английски език.
Като
продължение на гореизложеното,
избраният ИЗПЪЛНИТЕЛ следва да има
предвид, че документите на електронен
носител CD - компактдиск, също трябва
да фигурират на Български език и
Английски език.
Документите,
които се изискват в повече от 1 /един/
екземпляр на Български език във вариант
на хартиен носител, се представят само
в 1 /един/ екземпляр преведени на
Английски език във вариант на хартиен
носител. Същото условие е приложимо
и по отношение на съдържанието което
се изисква за електронния носител -
CD – компактдиск.
|
USED
ABBREVIATIONS
BSCP
- Bulgarian-Swiss Cooperation Programme
EU-European
Union
EC
- European
Commission
ЕC-European
Community
PPA
- Public Procurement
Act
MoEW
- Ministry of
Environment and Water
CM
- Council of
Ministers
IA
– Intermediate
Authority (Structure in the MoEW executing control and monitoring
for execution of projects under the Bulgarian-Swiss Cooperation
Program)
NCU
- National
Coordination Unit (Structure in the CM executing control,
monitoring and coordination of project management under
Bulgarian-Swiss Cooperation Program)
EMEPA
- Enterprise for
Management of Environmental Protection Activities and Executive
Agency (IA) under the Bulgarian-Swiss Cooperation Program in
charge for the execution of project in the field of Environment
and infrastructure.
RIEW
- Regional
Inspectorate of Environment and Water
SECO
- State Secretariat
for Economic Affairs
SUBJECT
OF THE LOT
The
subject of the current procurement is focused on „Organization
and implementation of “Information round” under the project
"Environmentally friendly disposal of obsolete pesticides and
other crop protection products".
The
public procurement shall be awarded in connection with the
execution of the project “ Environmentally sound disposal of
obsolete pesticides and other crop protection products”,
financed under the Bulgarian-Swiss Cooperation Program (BSCP)
based on the agreement signed on 21 April 2015, by the Vice
Minister of the European Funds and Economic Policy, Minister of
Environment and Waters and the Ambassador of the Swiss
Confederation in Bulgaria.
The
Contracting Authority under the execution of the Project and the
present procurement is the Enterprise for Management of
Environmental Protection Activities (EMEPA), Sofia, which executes
functions and in its capacity of an Executive Agency (EA) under
the Bulgarian-Swiss Cooperation Programme in charge for the
execution of projects in the field of Environment and
infrastructure.
The
project foresees repacking, temporary storage, transboundary
transportation, final disposal and cleaning of warehouses and
lands for storage, repacking, collection and removal of obsolete
pesticides.
The
pesticides are toxic chemical substances, some of them with slow
decay, which are accumulated in the organism and in the food
chain, as being transferred by the air, water and migrating
biological species thus being disposed away from the place of
their discharge. That is why the use of some of them is prohibited
and they are included in the list of the sound organic pollutants.
The
availability of obsolete pesticides on the territory of the whole
country, including the ones, stored at abandoned places, is a
national problem and they endanger the environment and the human
health as well.
Pursuant
to the Stockholm Convention on Persistent Organic Pollutants, nine
of the twelve most hazardous and sound organic chemicals are the
pesticides. The obsolete pesticides are hazardous waste (§ 1,
item 12 of the Auxiliary Provisions of the Waste Management Act
(WMA) and they are classified as hazardous waste in compliance
with the list of waste pursuant to the Ordinance according to
Article 3, Para 1 of the Waste Management Act (WMA).
The
risk for the environment and people is high, because:
a
part of them are stable organic pollutants;
there
are preconditions for their uncontrolled application and
scattering;
there
is high probability to penetrate the food chain and environment.
SERVICE
OBJECTIVES
The
main objective of the lot
is to provide information and publicity for execution of project
"Environmentally sound disposal of obsolete pesticides and
other crop protection products”under the Bulgarian-Swiss
Cooperation Program (BSCP). According to the requirements to the
functioning of the BSCP it is needed to implement measures for
transparency and publicity by provision of information and the
projects financed by the BSCP shall be made public as well.
The
general population has to be aware about the executed activities
and results achieved in view of the implementation of the project
, financed by the Bulgarian-Swiss cooperation programme.
On
the other hand the project implementation will facilitate the
attraction and increasing of the public interest, clarification of
the options and benefits of the implementation of the BSCP
objectives and priorities.
EMEPA
in its capacity of an Executive Agency (EA) under the BSCP will
control and coordinate all activities during the information
campaign.
Specific
objectives of this
lot are:
To
support the Contracting Authority (Enterprise for Management of
Environmental Protection Activities) regarding the execution of
the measures for project information and communication.
To
provide full transparency in view of spending of funds, provided
to the Republic of Bulgaria by the Swiss Confederation as well as
to underline the contribution of the Swiss experience.
To
elaborated
of advertising pens and flash memory devices.
Organization
and implementation of
12
(twelve) “The Information rounds” under the project
"Environmentally friendly disposal of obsolete pesticides
and other crop protection products.
SERVICE
SCOPE
The
services subject to the present lot
will be implemented on the territory of the Republic of Bulgaria.
The
service scope includes the following:
TARGET
GROUPS
The
services subject to the public procurement are focused on the
following main target groups and their respective subgroups:
General
public - includes target group of the citizens at national and
regional level, who participate directly or non-directly in the
project implementation or have direct or non-direct benefits of
it;
Administration
and administrative structures, other organizations, participating
in the activities of storage of obsolete pesticides.
Business
- owners of pesticides, owners of warehouses, cooperations,
economic subjects involved in repacking, temporary storage and
transboundary transportation of pesticides.
Mediators/distributors
of information - institutions and persons, providing information,
forming opinions and attitude, impacting the decision making
process.
The
target business groups, involved administration and
mediators/distributors of information are the main stakeholders,
having a specific role and functions in the process of
preparation, implementation, reporting and communication of BSCP.
The implementation of the activities foreseen within the framework
of the present public procurement aims to improve the information
provided to all major target groups about the targets, priorities
and progress of the project implementation as well as to improve
the transparency level of its management and execution.
V.
Requirements to the execution of the lot
5:
Organization and launch of an Information Round under the project
"Environmentally friendly disposal of obsolete pesticides and
other crop protection products".
Within
the 1 year, the Contractor shall organize and implement together
with the administration of the contracting authority series of 12
(twelve) public events called Project Information Round.
Each
of the information tours should be up to 8 (eight) hours maximum.
The
Information
rounds
should be conducted in the territories served by the following
Regional Inspectorates of Environment and Waters
(RIEW):
1.
RIEW
– Varna:
1 (one)
Information round;
2.
RIEW
– Русе: 1 (one)
Information round;
3.
RIEW
– Veliko
Tarnovo: 1 (one)
Information round;
4.
RIEW
– Pleven:
1 (one)
Information round;
5.
RIEW
– Montana:
1 (one)
Information round;
6.
RIEW
– Sofia:
1 (one)
Information round;
7.
RIEW
– Pazardjik:
1 (one)
Information round;
8.
RIEW
– Bourgas:
1 (one)
Information round;
9.
RIEW
– Stara
Zagora: 1 (one)
Information round;
10.
RIEW
– Plovdiv:
1 (one)
Information round;
11.
RIEW
– Smolyan:
1 (one)
Information round;
12.
RIEW
– Haskovo:
1 (one)
Information round
.
During
the implementation of the Information Round the Executive Director
of EMEPA, the Project Coordinator (EA) and PR expert (MEW) will
visit different storage facilities included in the project scope
and will participate in meetings with mayors, county governors,
environmental experts and local people. The objective is to
provide comprehensive information about the benefits of the
project implementation and progress of execution of its
objectives. Clarification will be made of all included activities
(repacking of the obsolete pesticides, weighting, loading,
transportation), executed by experts, specially trained in
conformity with the legal requirements. The staff will be equipped
with all needed protection devices in order to guarantee the
protection of the human health and live as well as of the
environment.
The
participants in the round will explain the benefits of the project
implementation:
More
safe environment;
Benefit
for the local population and improved life conditions in the
respective populated areas;
Improved
economic and investment conditions in the municipalities;
Reduction
of the economic and social differences of Bulgaria comparing with
the other European countries etc.
During
the Information Round a special attention will be paid on the
Swiss contribution to the project. The population will be informed
about the good Swiss practices in the environmental area.
The
EMEPA Executive Director and the Project Coordinator will answer
all questions concerning the project and activities included in
it. During the visits the local communication channels will be
used for broadcasting of additional information about the project.
It aims to distribute more widely the information in order more
people to become familiar with the project, its scope and
benefits.
All
activities, included in the project of the BSCP will be
implemented in compliance with the best known practices. In this
regard the Contractor shall provide the following conditions for
each one of all twelve public events of the Information Round.
А)
Elaboration of a press-release before the event held in different
towns of the country and publishing/broadcasting of each announce
at least in:
B)
Elaboration of press-release after the event held in different
towns of the country and publishing/broadcasting of each announce
at least in:
Preparation
and publishing of the announcements shall be on the Contractor's
account. The chromaticity of the announcements published in the
print media: Black and white
C)
Renting/provision of air conditioned and technically equipped
conference room for the respective information event of minimum 30
and maximum 80 places.
The
conference room has to be equipped with tables and chairs for the
panelists as needed for the respective event. The arrangement of
the conference room (including the tables and chairs) for
launching of each particular event shall be agreed upon in advance
with the Contracting Authority. Next to the conference rooms a
place for coffee breaks has to be available.
The
technical equipment of the room for execution of the event has to
include at least the following:
The
Contractor has to provide technical support and service of the
equipment (equipment and sound equipment) during the event.
D)
Production of badge under a design approved by the Contracting
Authority and their placement - the Contractor shall:
Prepare
and place at the table of panelists the names of the lecturers or
official guests of the event according to a list as presented by
the Contracting Authority for each of the information days. These
are table badges - pyramid type placed in front of the persons,
which are made of cardboard (A4 format, folded in two parts), and
on each side the names of the person and institutions represented
by the latter have to be written.
Prepare
and place signs, facilitating the access of the participants on
the information day to the conference room where the event will
be held.
The
chromaticity of the badges - full colour printing.
All
badges shall be prepared under a design agreed in advance with the
Project Contracting Authority.
E)
Organizing and provision of catering services for the event:
The
Contractor should organize and provide at least 1 (one) coffee
break for each information day. The catering for minimum 30 and
maximum 80 participants has to be provided and it shall include as
a minimum: Mineral water, beverages, cookies and crisp biscuits,
coffee, tea, dry/liquid cream, sugar, honey. The Contractor shall
organize and provide single delivery of mineral water (bottles of
at least 0,5 l) for the panelists in the conference hall for up to
7 representatives of the Contracting Authority.
F)
Preparation of a
package of documents for each participant during the information
days.:
Preparation
of a document set including: printing, completeness and
arrangement in folders of the above materials:
Event
agenda;
Questionnaire
for feedback with the participants;
Presentations,
which will be presented during the event, provided by the
Contracting Authority;
Advertising-information
materials under the project, elaborated under activity 2.3 of the
present public procurement: for the Operational Programme,
provided by the Contracting Authority.
Design
of the materials for the information days (except the
presentations and advertising and information materials) shall be
prepared by the Contractor and submitted to the Contracting
Authority for approval latest 5 (five) working days before the
commencement date of the first event of the Information Round.
After the approval of the design of materials by the Contracting
Authority the Contractor shall organize their printing and
arrangement in sets and folders in the respective quantity.
The
Contracting Authority shall provide to the Contractor on
electronic data storage device or by e-mail the presentations,
which shall be presented during the event and the Contractor shall
organize their printing, arrangement in sets and folders together
with the other materials in the respective quantity.
The
papers that have to be printed by the Contractor (except the
advertising and information materials) are of approximate scope of
up to 30 sheets of paper А4 format.
The
Contractor has to transport the sets of documents to the
conference room on the day of launching of the information event.
IMPORTANT:
For each event the Contractor shall provide the attendance of at
least 2 (two) experts of its team during the event aiming to
provide its trouble free arrangement, including the registration
of the participants, arrangement of the hall, provision of the
event papers, organization of coffee breaks etc.
The
process for execution shall be re-agreed with the Contracting
Authority at least 10 (ten) calendar days before any of the public
events related to the project. The information on and pictures of
all public events shall be provided to the Contracting Authority
for publishing on its website. All publications shall refer to the
project "Environmentally friendly disposal of obsolete
pesticides and other crop protection products". The programme
logo and reference to the Swiss contribution shall be always
applied.
Expected
results:
Preparation,
organization and reporting on series of 12 (twelve) one-day
public events called Project Information Rounds
during which the representatives of the target groups will be
comprehensively informed about the benefits of the project
implementation and execution of its objectives.
Preparation
of press releases for publishing before and after the 12 events.
Rent/provision
of air conditioned and technically equipped conference room for
all 12 information events.
Elaboration
of badges under a design approved by the Contracting Authority
and their placement.
Organizing
and provision of catering services for all 12 events.
Preparation
of a package of documents for each participant during the
information round:
Prepared
information about the event ready for publishing on the official
website of the Contracting Authority.
Within
the framework of Lot 1 under the public procurement with subject:
"Provision of information and publicity during the
implementation of project "Environmentally sound disposal of
obsolete pesticides and other crop protection products" with
6 (six) will be elaborated by the contractor of Lot 1 a the
Communication Strategy, which will provide a strategic framework,
a description of each of the envisaged communication channels for
the project, the concrete measures and the activities for their
implementation, as well as the directions for visual identity and
time schedule for the entire period of communication activities.
The strategy will also include a proposal for a logo and a slogan
of the campaign under this project. The main parameters of the
Strategy are set out in the Technical Specification for Lot 1,
which is an integral part of the documentation for participation
available in the "Buyer Profile" to the public
procurement dossier. With
the letter of commencement of execution of
Lot 5, a copy of the
communication strategy approved by the Contracting Authority will
be attached.
VI.
REQUIREMENTS TO THE EXPERTS
To
fulfill the lot,
the Tenderers shall have an expert team of minimum 3 (three)
experts such as:
1
Team leader – 1 –(one);
2
Advertising expert - 1(one)
3
Coordinator on information and publicity - 1(one)
Each
of the experts specified below shall have University graduation,
Bachelor in: Humanities and/or Social, economic and legal science
and/or Natural science, mathematics and informatics according to
the Classifier of the fields of university education and
professional directions, approved with Decree N125 of the Council
of Ministers of 24 June 2002 for approval of the classifier of
university graduation and professional directions (Decree of the
Council of Ministers N125/24.06.2002) or equivalent for foreign
participants.
The
persons from the expert team shall have at least the experience
required:
Team
leader – 1:
As
a manager he/she should have executed minimum 1 (one)
activity/service for organization and launching of public event.
Advertising
expert - 1 :
He/she
should have executed minimum 1 (one) activity/service for
organization and launching of a public event.
Coordinator
on information and publicity:
He/she
should have executed minimum 1 (one) activity/service for
organization and launching of a public event.
Clarification:
When employing experts - foreign persons, the evidence of
compliance with the requirements to the educational and
qualification capacity shall be certified by specifying of
specialties equivalent to the above ones. In this regard are
applied the regulations of Directive 2005/26/ЕC, as well as the
provisions and order for acknowledgment of professional
qualifications acquired in other member-states and in third states
for the purposes of access and practicing of regulated professions
in the Republic of Bulgaria adopted with Decision by the Council
of Ministers N 352 of 21 May 2015.
For
each expert position under the particular lot the tenderer shall
have a different person available One expert shall have the right
to be appointed on an expert position under each Lot for which the
Tenderer have participated.
In
the template of the Technical Offer the Tenderer shall fill in a
list of the expert staff, specifying:
Expert
(full name and job position of the person during the execution of
the public procurement)
Education
(degree, specialty, year of graduation, N of the diploma,
educational institution)
Experience
(work place, period, subject of executed activities/services,
position, main functions);
Before
the Date of Conclusion of a Contract with the nominated Contractor
the later shall present to the Employer some evidence documents
about the declared data and information in the List of experts to
the Technical Offer.
Diploma(s)
of university graduation for each of the experts stated in the
Technical offer;
Evidences
for acquired experience - Employment/Business papers,
Contracts/Orders, References (or equivalent documents) or other
evidence documents, certifying the experience (executed
activities/services), for each of the required experts included
in the List of the echnical offer.
VII.
REPORTING
The
Contractor shall report on the execution of the procurement by
submission of the following
Reports:
1
Initial report under Lot 5 – to be presented within 10 (ten)
calendar days after the date of conclusion of the Public
Procurement Contract (the date of registration of the contract
into the filing system of the Employer).
The
report shall contain at least the following:
а).
Detailed calendar time schedule by months for implementation of
12 (twelve) information rounds;
b).
Description of the initial situation.
c).
Other information at the discretion of the Contractor.
2
Interim report under Lot 5 – to be provided within 10 (ten)
calendar days after the date of implementation of 6 (sixth)
information round.
The
report shall contain at least the following:
а).
Analysis of the work executed under the organization and
implementation of first 6 (six) information rounds;
b).
Difficulties faced during the work process and measures undertaken
for their overcoming.
c).
Conclusions and recommendations.
d).
Other information at the discretion of the Contractor.
3
Final report under lot 5 considering the full scope of the work
executed in connection with the organization and implementation of
12 (twelve) information rounds - to be provided within 10 (ten)
calendar days after the launch of 12th (twelfth) information
round, but not later than the deadline for execution of the work
under the contract.
The
report shall contain at least the following:
а).
Analysis of the work executed under the public procurement
contract;
b).
Difficulties faced during the work process and measures undertaken
for their overcoming.
c).
Conclusions and recommendations.
d).
Other information at the discretion of the Contractor.
The
reports shall be presented by the Contractor to the Contracting
Authority in Bulgarian and English in 2(two) copies (1 in
Bulgarian and 1 in English) in a hard copy and 1 (one) copy in
electronic data storage devices (in pdf format, scanned copy with
signature and seal of the original report). The hard copy should
be identical with the CD copy.
The
Contractor shall submit to the Contracting Authority each of the
reports by the EMEPA registry desk with a cover letter addressed
to the authorized representative of the Contracting Authority -
the Executive Director.
The
Contracting Authority shall examine the presented report and shall
approve it with a Protocol signed between the Contract parties
within 10 (ten) working days from its receipt with a Notification
Letter sent to the Contracting Authority.
In
case of foundcomments/remarks/irregularities/discrepancies on the
report within 10 working days the Contracting Authority shall sent
them by a Notification Letter to the Contractor for making of the
respective corrections of the report and the Contractor shall
correct the report within 10 (ten) working days and then the
latter shall be submitted to the Contracting Authority for
approval.
The
Contracting Authority shall approve the corrected report as
presented by the Contractor only when the detected
comments/remarks/irregularities/discrepancies are completely
corrected.
VІIІ.
TERM OF EXECUTION
The
term for execution of the service shall be executed within 1 (one)
calendar year after the Launch press conference under the project,
but not later than 07.12.2019,
for which the Contractor will receive a Letter of Award by the
Contracting Authority for launch of the execution of the work
under the contract for lot 5.
IX.
ACCEPTANCE OF THE IMPLEMENTATION
The
implementation of the
lot, tasks
subject to this public procurement procedure shall be certified as
implemented with Protocols, signed between the CONTRACTING
AUTHORITY AND THE CONTRACTOR.
THE
CONTRACTING AUTHORITY shall have the right to:
1.
Accept the execution, when it complies with the agreement;
2.To
ask for re-elaboration and/or supplement of the
reports/statements/developments/papers within 10 (ten) working
days and it shall be totally on the CONTRACTOR'S account;
3.
To reject the acceptance of the implementation, if the found
discrepancies could not be eliminated within the Contract
Execution Term.
X.
LANGUAGE
The
working language of execution of this contract are the Bulgarian
and the English languages. The CONTRACTOR shall prepare and submit
at its own expense all the documents in Bulgarian and in English
translation. If needed, during the communication with the
CONTRACTING AUTHORITY the CONTRACTOR shall provide on its own
account interpretation/translation in Bulgarian and English and
vise versa.
The
Reports and all protocols, written correspondence, statements,
letters, etc., prepared by the CONTRACTOR for the purpose of
implementation of the public procurement and submitted to the
CONTRACTING AUTHORITY, shall be prepared both in Bulgarian and
English.
In
addition to the above, the nominated CONTRACTOR shall bear in mind
that the documents in electronic format (CD), shall also be
provided both in Bulgarian and English.The documents required in
more than 1 /one/ hard copy in Bulgarian language shall be
submitted translated into English in 1 /one/ hard copy only. The
same provision is
also applicable
for the required contents of the electronic data carrier device -
CD.
|
