Contract
Приложение № 1
ТЕХНИЧЕСКА СПЕЦИФИКАЦИЯ
за възлагане и изпълнение на обществена поръчка с предмет:
„Осигуряване на самолетни билети за превоз по въздух на пътници и багаж при служебни пътувания в страната и чужбина за нуждите на Министерство на външните работи”
1. Обект и цел на обществената поръчка
Обектът на обществената поръчка е предоставяне на услуги, съгласно чл. 3, ал. 1, т. 3 от Закона за обществените поръчки (ЗОП).
Целта на обществената поръчка е Министерството на външните работи да сключи договор с един изпълнител след провеждане на вътрешен конкурентен избор (мини-процедура) по реда на чл. 82, ал. 3-5 на основание чл. 95, ал. 2, т. 2 от ЗОП въз основа на Рамково споразумение № СПОР-29/22.11.2019 г. с предмет:
„Осигуряване на самолетни билети за превоз по въздух на пътници и багаж при служебни пътувания в страната и чужбина”, сключено от Централния орган за покупки и министър на финансите с 4 (четирима) изпълнители за нуждите на органите на изпълнителната власт по чл. 4, ал. 1 от ПМС № 385/2015 г., с което да осигури самолетни билети за превоз по въздух на пътници и багаж при служебни пътувания в страната и в чужбина на служители на Министерството на външните работи.
2. Предмет на поръчката
Предметът на обществената поръчка е: „Осигуряване на самолетни билети за превоз по въздух на пътници и багаж при служебни пътувания в страната и чужбина за нуждите на Министерство на външните работи”.
По договора с МВнР ще бъдат купувани самолетни билети във всички категории на икономичната класа, както и в бизнес класа, за редовни двупосочни и при необходимост - еднопосочни полети.
3. Условия за ефективно изпълнение на обществената поръчка
3.1. Основни дестинации
Основни дестинации, по които се извършват пътувания на служителите на Министерството на външните работи, са посочени в електронния образец на Xxxxxx оферта в СЕВОП, който е неразделна част от документацията за обществената поръчка. Посоченият списък е примерен и не ангажира възложителя със закупуване на самолетни билети по изброените дестинации, нито го ограничава да закупува билети само в рамките на изброените дестинации както в чужбина, така и в България.
3.2. Осигуряване на удобни полети
Изпълнителят на договора е задължен да осигурява:
- изгодни и удобни полети, във всички дни от седмицата;
- по вътрешни и международни линии, предимно в икономична класа;
- полети с минимален брой прекачвания и/или директни, до съответната дестинация и съобразени с условията на всяка получена от възложителя заявка;
- възможност за приемане на заявки в работно и извънработно време, включително през почивни и празнични дни, по 24 часа в денонощие, 365 дни в годината.
По изключение в случай на необходимост възложителят може да заявява самолетни билети за полети на нискотарифни авиокомпании.
3.3. Срок и места за изпълнение на договора
3.3.1. Срок за изпълнение на договора
Срокът за изпълнение на услугата по договора е 9 (девет) месеца, считано от датата на прекратяване на Договор № 25/ОП-И/18 от 25.02.2018 г., или до достигане на максималната стойност на договора по настоящата обществена поръчка в рамките на деветмесечния срок.
3.3.2. Места за изпълнение на договора:
За потвърдените от страна на възложителя резервации на поръчаните от него самолетни билети автоматично следва да бъдат изпратени съответните електронни билети от сървъра на резервационната система на посочен от възложителя електронен адрес. Самолетните билети и другите документи, свързани с изпълнението на договора, се доставят по електронна поща на електронните адреси на представителите на възложителя, посочени в договора. По изключение при спешна необходимост електронните самолетни билети се изпращат и на друг посочен от представителите на възложителя електронен адрес. При необходимост, поискване от страна на възложителя или невъзможност за изпращане на електронен билет, поръчаните билети следва да бъдат доставяни на хартиен носител на адрес: Министерство на външните работи – Централно управление, гр. София 1113, xx. „Xxxxxxxxxx Xxxxxx“ № 2, или по изключение при спешна необходимост – на друг адрес, посочен от възложителя.
3.4. Подаване на заявка от страна на възложителя за осигуряване на самолетен/ни билет/и за осъществяване на пътуване
При необходимост от закупуване на конкретен/ни билет/и възложителят подава заявка до изпълнителя по електронна поща. В заявката се задават изисквания за дестинация, класа, брой пътуващи, начална и крайна дати на пътуването, краен срок за получаване на предложение и при необходимост - други специфични условия, които са необходими за целите на пътуването, вкл. за часови диапазон и когато е наложително - предвиждани евентуални промени в заявените условия на пътуването.
3.5. Реакция при получаване на заявка. Изготвяне и изпращане на предложение за осигуряване на самолетен/ни билет/и за осъществяване на пътуване
3.5.1. Изпълнителят се задължава да осигури бърза реакция след подаване на конкретна заявка за пътуване, като за всяко пътуване предложи оптимални маршрути с най-подходящи връзки при възможно най-ниската цена на пазара към момента на изпращане на предложение в отговор на всяка конкретна заявка.
3.5.2. Изпълнителят се задължава да осигури възможност за приемане на заявки в работно и извънработно време, включително през почивни и празнични дни, 24 часа в денонощие, 365 дни в годината. За целта изпълнителят определя лица, отговарящи за изпълнението на договора и разполагащи с постоянна мобилна и интернет връзка и постоянен достъп до резервационни системи.
3.5.3. Срокът за предоставяне на отговор – предложение по конкретна заявка на възложителя е до 2 (два) часа. При бърза заявка, породена от възникнали извънредни обстоятелства и/или спешни случаи, включително такава, направена през почивните и празничните дни, срокът е до 1 (един) час.
3.5.4. Изпълнителят е задължен да издаде и изпрати на представителя на възложителя самолетен/ни билет/и за пътуване по определена дестинация във възможно най-кратък срок най-късно до 24 часа след получаване от възложителя на потвърждение за резервация/и (одобрен вариант за пътуване), освен ако страните не уговорят други срокове.
3.5.5. При изпълнение на договора изпълнителят е задължен да предлага в отговор на всяка конкретна заявка най-ниските на пазара крайни цени, предлагани от авиокомпании към момента на подаване на отговора.
3.5.6. Изпълнителят по договора следва да предлага маршрути, които са с най- подходящи връзки за съответните дестинации.
В отговор на всяка заявка на възложителя изпълнителят трябва да предложи най-малко два варианта за реализиране на пътуването с превозвачи и маршрути с минимален брой прекачвания (с, по възможност, кратки и/или съобразени с целите на пътуването престои) по съответната/ите дестинация/и и съобразени с условията на всяка получена от възложителя заявка (вкл. часови диапазон; когато е наложително - предвиждани евентуални промени в заявените условия на пътуването; и др.) и/или директни маршрути.
Отговорът на конкретна заявка (предложението) трябва да съдържа възможните варианти за реализиране на пътуването при заявените от възложителя условия (класа, категория и т.н.). Възложителят си запазва правото да избере съответен вариант, като потвърди заявката, или да откаже възлагането ѝ, в случай че нито един от предложените варианти не е подходящ по негова преценка. При искане на възложителя изпълнителят предоставя за конкретната заявка до 3 варианта на маршрути от 3 авиокомпании в случаите, в които това е възможно.
3.5.7. Предложенията на изпълнителя за осигуряване на самолетни билети за осъществяване на пътувания се изпращат по електронна поща. По изключение при необходимост предложенията се изпращат по факс или се представят на ръка.
3.5.8. Всяко предложение за осигуряване на самолетен/ни билет/и за осъществяване на пътуване в отговор на всяка конкретна заявка следва да съдържа информация за най-ниските на пазара крайни цени, предлагани от авиокомпании към момента на подаване на предложението. Цените на билетите се определят в лева за икономична/бизнес класа за съответната категория (тарифа) с приложимите за нея условия към момента на подаване на предложение въз
основа на направени от изпълнителя резервации в отговор на съответната заявка на възложителя.
Най-ниските на пазара крайни цени, предлагани от авиокомпании към момента на подаване на предложението, се доказват от изпълнителя при подаване на предложението в отговор на конкретната заявка чрез представяне на разпечатка/и/ снимка/и на екрана (screenshot) от резервационната/ите система/и, други документи и/или подробна информация от авиокомпаниите, предлагащи самолетни билети по конкретната дестинация.
Доказателствата следва да съдържат списък на възможните варианти за реализиране на пътуването, представени във възходящ ред по размер на общата крайна цена (без включване на такса обслужване или чрез ясното ѝ посочване като размер и като отделен компонент, включен в общата крайна цена), с посочване на съответните класа, тарифа – категория и условия, или по размер на тарифата, посочена с данни за съответната класа, категория и условия, с информация за единичните цени на отделните елементи от крайната цена (вкл. подробна разбивка на включените летищни такси, такси сигурност и други такси, свързани с въздушния превоз и установени от местното законодателство), за крайните цени и за общата крайна цена (без включване на такса обслужване или чрез ясното ѝ посочване като размер и като отделен компонент, включен в общата крайна цена);
3.5.9. За всеки вариант за реализиране на пътуването предложението трябва да съдържа информация за направени резервации за пътуване, вкл. за:
- авиокомпания/ите, изпълняваща/и полета/ите;
- авиокомпания/ите, издаваща/и самолетния/ите билет/и;
- маршрут;
- класата, категорията, условията на категорията (тарифата) в съответната класа, вкл. информация за предложени специални условия, цени и отстъпки;
- номера на полетите;
- часове на полетите и на престоя/ите;
- единични цени на отделните елементи от цената (вкл. подробна разбивка на включените летищни такси, такси сигурност, други такси, свързани с въздушния превоз и установени от местното законодателство) и крайни цени, както и обща крайна цена;
- размер на такса обслужване за осигуряване на пътуването по дадената дестинация, независимо от броя на предвидените за целта самолетни билети. Размерът на такса обслужване не трябва да надвишава пределния размер на такса обслужване, определен в Ценовото предложение на изпълнителя, представляващо Приложение № 3, неразделна част от договора за обществена поръчка, съответно - за континентални или за трансконтинентални полети;
- факти от значение за пътуването (летища, условия на тарифата, срок за потвърждаване на резервациите от възложителя, специфични условия и изисквания, свързани с предотвратяване на разпространението на пандемията от COVID-19 по време на пътуването, и др.).
По отношение на компонентите от крайната цена за всеки вариант предложението следва да съдържа ясна информация за включените в нея съпътстващи услуги и за подлежащите на допълнително заплащане. Съгласно чл. 67, ал. 1 от Закона за гражданското въздухоплаване (ЗГВ), в цената на самолетния билет се счита за включен и превозът на багажа в размери, установени от превозвача, които следва да са публично обявени от него.
Общата крайна цена за всеки вариант за реализиране на пътуването и нейните компоненти се доказват с разпечатка/и/ снимка/и на екрана (screenshot) от резервационната/ите система/и, други документи и/или подробна информация от авиокомпаниите, предлагащи самолетни билети по конкретната дестинация.
3.5.10. При представяне на отговора (предложението) въз основа на заявката на възложителя, изпълнителят предлага цени, които не могат да надвишават предложените пределни крайни цени за самолетни билети в икономична класа, съгласно Ценовото му предложение - Приложение № 3, неразделна част от договора, определени при следните условия: с право на промяна на издаден билет срещу заплащане; без право на възстановяване на стойността на билета. В случай че към момента на изпращане на предложението с направени резервации наличната на пазара най-ниска крайна цена е по-ниска от посочената в Ценовото му предложение - Приложение № 3, неразделна част от договора, изпълнителят се задължава да предложи самолетен билет с най-ниската пазарна цена, т.е. по- изгодната от двете за възложителя.
За дестинации, класи и категории (тарифи), непосочени в Ценовото му предложение - Приложение № 3, неразделна част от договора, сключен въз основа на рамковото споразумение, изпълнителят е длъжен да предлага при всяка конкретна заявка най-ниските на пазара крайни цени, предлагани от авиокомпании към момента на подаване на предложението от изпълнителя в отговор на съответната заявка.
Когато е заявена дестинация, в която няма летище, изпълнителят предлага цена за самолетен билет до и/или от най-близкото летище, обслужващо тази дестинация (например – Валета - Малта), като при необходимост при поискване от възложителя предлага и варианти/алтернативи с крайни общи цени, включващи и посочени цени за осигуряване на друг вид транспорт за достигане до местоназначението в посочените в заявката срокове.
Преди издаването на всеки самолетен билет изпълнителят е длъжен да проверява възможностите за предлагане на по-евтин и/или по-удобен маршрут за периода от резервацията до издаването на билета, като възложителят следва да бъде уведомяван незабавно.
3.5.11. Изпълнителят е длъжен да информира възложителя при подаване на предложение в отговор на всяка конкретна заявка за крайните срокове за промяна в условията, в това число за замяна на билети, промяна в датата на пътуването и др., в рамките на които за възложителя няма да настъпят необлагоприятни финансови последици. Изпълнителят е длъжен да предоставя информация за условията на тарифата, вкл. за: възможностите и условията за извършване на промени в условията на пътуването след издаване на самолетния билет; видовете промени в условията на пътуването и сроковете за извършването им, включени в тарифата без допълнително заплащане; видовете промени в условията на пътуването и сроковете за извършването им срещу допълнително заплащане с посочване на неговия размер и условия; възможностите и условията за пълно и/или частично възстановяване на стойността на самолетния билет след издаването му. Информацията следва да включва и приложимите за/предоставени на възложителя преференциални условия, цени и отстъпки.
Изпълнителят се задължава да уведомява незабавно възложителя при промяна на цените и/или условията на превозвачите след направена резервация.
Доказателства за необходимостта от тези промени могат да бъдат изисквани от възложителя и/или от ЦОП. Променените цени не могат да надвишават максималните цени за дестинациите, за които са предложени пределни крайни цени за самолетни билети в икономична класа, съгласно Ценовото предложение - Приложение № 3, неразделна част от договора, определени при следните условия: с право на промяна на издаден билет срещу заплащане; без право на възстановяване на стойността на билета.
Информацията за условията за промяна, за настъпили промени в цени и условия се доказва чрез представяне на разпечатка/и/ снимка/и на екрана (screenshot) от резервационната/ите система/и, други документи и/или подробна информация от авиокомпаниите, предлагащи самолетни билети по конкретната дестинация, вкл. получени писма от авиокомпаниите.
3.5.12. Изпълнителят е длъжен при определяне на цените към момента на подаване на предложение въз основа на направени от изпълнителя резервации в отговор на съответната заявка на възложителя да прилага всички валидни към датата на пътуването отстъпки на авиокомпаниите (седмичен престой, уикенд правило, сезонни отстъпки, минимален престой и други промоции), бонусни програми, намаления за групови пътувания, както и преференциални условия, които авиокомпаниите предлагат въз основа на сключени споразумения, вкл. прилагане на government fares (правителствени тарифи) за пътуване на служители на възложителя с определени авиокомпании по определени дестинации.
В срок от пет работни дни след сключване на договора изпълнителят следва да информира писмено възложителя за бонусните програми на авиокомпаниите и за приложимите за възложителя преференциални цени и условия. През срока на действие на договора изпълнителят следва своевременно и регулярно да уведомява възложителя за други бонуси на авиокомпаниите и/или предлагани промоционални цени и условия на билети. Изпълнителят е длъжен да води, следи и актуализира файлове с натрупващите се бонуси при осигурен достъп от авиокомпаниите и писмено да уведомява възложителя за предстоящото издаване на безплатен билет.
Изпълнителят се задължава по време на изпълнение на договора за обществена поръчка да предоставя на възложителя информация и да осигурява самолетни билети, съобразени с всички валидни към датите на пътуванията отстъпки и преференциални условия на авиокомпаниите. При наличие на съответни възможности за осигуряване на преференциални условия и по-добро обслужване изпълнителят е длъжен да предоставя информация на възложителя и да осигурява/съдейства за осигуряване на:
- поддържане на пътнически профили на често пътуващи служители;
- издаване и използване на преференциални цени и условия на карти за лоялни клиенти;
- предпочитано/и място/места за съответния/те полет/и;
- приоритет при потвърждаване на места при пълни полети;
- чекиране на командировани лица или служители, вкл. чрез „онлайн чек-ин“ с изпращане на бордна карта на посочена от възложителя електронна поща;
- съдействие при обслужване на летища, вкл. при трансфери от един полет на друг,
- чек-ин, обслужване и качване на пътници в последния възможен момент;
- изчакване на закъснял служител в рамките на времето за чекиране;
- съдействие при загубени/закъснели багажи;
- получаване на своевременна информация и съответствие със специфични условия и изисквания, свързани с предотвратяване на разпространението на пандемията от COVID-19 по време на пътуването.
3.6. Конфиденциалност
Изпълнителят на договора се задължава да гарантира пълна конфиденциалност на извършваните пътувания (пътници, дати, маршрути, превозвачи и др.) и да спазва изискванията на Закона за защита на личните данни, като осигурява защита на личните данни на физическите лица, на които издава самолетни билети.
3.7. Извънредни обстоятелства
В случай на извънредни обстоятелства се прилагат разпоредбите на Регламент (ЕО) № 261/2004 на ЕП и на Съвета от 11 февруари 2004 относно създаване на общи правила за обезщетяване и помощ на пътниците при отказан достъп на борда и отмяна или голямо закъснение на полети.
3.8. Изпълнителят няма право да предлага варианти за пътуване и предложения, включващи полети на авиокомпании, на които е забранено да летят в европейското въздушно пространство поради недостатъчно ниво на сигурност. Актуален списък с тези авиокомпании се намира на следния интернет адрес: xxxxx://xxx-xxx.xxxxxx.xx/xxxxx-xxxxxxx/XX/XXX/?xxxxXXXXX%0X00000X0000, както и на интернет адрес: xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxxx/xxxxx/xxx-xxxxxx- list_en.pdf.
4. Изготвяне на Ценово предложение - Приложение № 3, неразделна част от договора, в СЕВОП на ЦОП. Начин на плащане
4.1 При изготвяне на електронното Ценово предложение в СЕВОП на ЦОП за участие във вътрешния конкурентен избор (мини-процедура) за възлагане на обществената поръчка участниците попълват два електронни образеца, както следва:
⮚ В първия образец с наименование „Ценова оферта: Основни дестинации
(показател ФО1)“ участниците предлагат пределни крайни цени в лева без ДДС на самолетните билети по посочените в таблицата двупосочни дестинации в икономична класа, с включени всички приложими тарифи, такси и данъци. При посочване на пределните крайни цени на билети в икономична класа следва да се има предвид икономична класа и съответните категории (тарифите) в нея, отговарящи на следните условия:
- с право на промяна на издаден билет срещу заплащане;
- без право на възстановяване на стойността на билета.
⮚ Във втория образец с наименование „Такса обслужване (показател ФО2)“
участниците предлагат пределен размер на такса обслужване в лева без ДДС за еднопосочно/двупосочно пътуване в икономична класа (такса обслужване) съответно - за континентални и за трансконтинентални полети.
Оферираният пределен размер на такса обслужване е за осигуряване на еднопосочно/двупосочно пътуване по дадена дестинация както в икономична класа, така и в бизнес класа и всички включени в тях категории (тарифи), независимо от броя на издадените за целта самолетни билети, съответно - за континентални и за трансконтинентални полети.
Изпълнителите нямат право да оферират крайни цени на самолетни билети и такса обслужване със стойности, които са по-високи от предложените от тях по рамковото споразумение, а могат да предлагат същите или такива с по-ниски стойности.
4.2. Плащането се извършва в български лева, по банков път, в срок до 10 (десет) дни след представяне на следните документи за издаден/и самолетен/и билет/и за реализиране на пътуване:
- фактура за стойността на такса обслужване и протокол за стойността на самолетния/те билет/и;
- копие/отрязък от агентския купон;
- разпечатка на направената и потвърдена резервация с калкулация на крайната цена на билета, включваща и всички дължими такси;
- всички документи, свързани с подаването и изпълнението на заявката за осигуряване на самолетен/и билет/и, включително предложението на изпълнителя, съдържащо изискваната по т. 3 по-горе информация, и доказателствата по горните т. 3.5.8. – т. 3.5.12.
- копие от BSP report за издадения билет като първичен документ за отчетност или частичен запис на продажбите на агента към съответното ведомство (Specific Sales BSP report) или еквивалент от други системи;
- двустранно подписан Приемо-предавателен протокол за приемане без забележки от страна на възложителя на изпълнението на конкретната заявка и на изброените по-горе документи.