Раздел I

Раздел I

Общи положения

Чл.1. Настоящите вътрешни правила уреждат:

1. реда за планиране на потребностите от доставки или услуги и съставянето на план – график на обществените поръчки;

2. подготовката и организацията на провеждане на процедурите за възлагане на обществени поръчки по Закона за обществени поръчки (ЗОП);

3. подготовката и организацията на възлагане на обществени поръчки чрез публична покана, вкл. реда за получаване, разглеждане и оценка на офертите;

4. реда за осъществяване на контрол по изпълнението на договорите за обществени поръчки;

5. задълженията и отговорностите на служителите, ангажирани в процеса по възлагането на обществени поръчки, както и координацията между тях;

6. реда за съставяне и съхранение на досиета за обществени поръчки. Правилата имат за цел да осигурят унифицирано, бързо и качествено извършване на документооборота.

Раздел ІI

Планиране на потребностите от обществени поръчки

Чл.2.(1) Планирането на потребностите от обществени поръчки в Националния институт за помирение и арбитраж (НИПА) се извършва за период от 12 месеца.

(2) Процесът по планиране на обществените поръчки обхваща изпълнението на следните дейности:

1. заявяване на потребностите от доставки на стоки и услуги, тяхното обобщаване;

2. изчисляване на прогнозната стойност на предстоящите за възлагане обществени поръчки, с оглед бюджета на НИПА за съответната календарна година;

3. определяне на приложимия ред за възлагане на обществените поръчки, съгласно ЗОП;

4. разпределяне на отговорностите по подготовката на документацията за възлагане на планираните обществени поръчки;

5. изготвяне и приемане на План-график на обществените поръчки за съответната календарна година.

Чл.3.(1) Необходимостта от навременно и адекватно удовлетворяване на потребностите чрез реализиране на конкретна/и обществена/и поръчка/и се обективира в конкретни и обосновани заявки, обобщаващи комплексната необходимост на НИПА от възлагане на точно определени обществени поръчки.

(2) Изготвената заявка с обобщена информация за планираните обществени поръчки за бюджетната година има следното задължително съдържание:

а) обект на поръчката;

б) обща (ориентировъчна) стойност на поръчката, източник на финансиране, условия и начини на плащане, както и наименование на проекта/програмата, когато финансирането не е от републиканския бюджет;

в) мотиви за избор на процедурата, съответно – условията и възможностите за невъзлагане на процедура;

г) приблизителна начална дата за стартиране подготовката на процедурата;

д) периода, в който трябва да се реализира проекта;

е) отговорно лице за съответната обществена поръчка.

(3) Обобщената информация, обективирана в конкретна заявка с минимално съдържание, съгласно предходната алинея се предоставя в срок до 20 януари на съответната година на зам.-директора на НИПА.

(4) След получаването на всички заявки зам.-директорът на НИПА ги анализира, извършвайки преценка за законосъобразността на предвидените разходи и тяхната обоснованост, с оглед целите и обема на проектите, правейки предварителна оценка на възможностите за реализацията им спрямо наличните ресурси и изготвя обобщен прогнозен финансов анализ за необходимия финансов ресурс за реализиране на заявените проекти и удовлетворяване потребностите на НИПА.

(5) В 10-дневен срок от изготвянето на предварителната оценка, зам.- директорът на база предварителните финансови разчети, прави окончателна преценка на заявените проекти и формулирани потребности, приоретизирайки ги с оглед целите в Програмата за дейността на НИПА за съответната година и извършва окончателната систематизация и подреждане по приоритетна последователност на проектите.

(6) В срок до 10 февруари на текущата година зам.-директорът възлага изготвянето на План-график за провеждане на предстоящите през годината обществени поръчки.

(7) Изготвеният график за провеждане на предстоящите през годината обществени поръчки се утвърждава от директора със заповед.

(8) Актуализация на утвърдения План-график се извършва при възникване на необходимост от включване на нови задачи за изпълнение по проекта, коригиране на срокове и/или за определяне механизми за преодоляване на непредвидени, но възникнали в процеса на изпълнение на поръчката затруднения.

(9) Изменението на план – графика на обществените поръчки се извършва по реда за неговото приемане.

(10) План – графикът на обществените поръчки не се изменя, когато се налага възлагане на доставка или услуга на стойност, допускаща свободен избор на изпълнител.

Раздел ІII

Подготовка на документация за участие при възлагане на обществени поръчки с процедура по ЗОП или чрез публична покана

Чл.4.(1) Документация за участие се изготвя за всяка обществена поръчка, която съгласно приетия план-график предстои да се възлага с процедура по ЗОП или по реда на глава осма „а“ от ЗОП чрез публична покана.

(2) Документацията за участие при провеждане на процедури по ЗОП има задължителното съдържание по чл.28 от ЗОП.

(3) Документацията за участие при възлагане на обществена поръчка по реда на глава осма „а“ от ЗОП включва:

1. публичната покана по образец, утвърден от изпълнителния директор на

АОП;

2. приложения към публичната покана, които се състоят от: а) техническа спецификация;

б) проект на договор;

в) образец на техническо и ценово предложение, които да се приложат

към офертите.

Чл.5.(1) Документацията за съответната обществена поръчка, се изготвя самостоятелно или с помощта на външен експерт, или от определени със Заповед на директора на НИПА служители на НИПА, имащи подходящата квалификация и образование, свързани с предмета на обществената поръчката, задание, което включва:

1. пълно описание на предмета на поръчката, включително на обособените позиции, ако има такива;

2. място и срок за изпълнение на поръчката, както и гаранционни условия, ако се предвиждат;

3. технически спецификации;

4. критерии за подбор на участниците (ако се предлагат такива) и документи по чл.50 и чл.51 от ЗОП, с които се доказва съответствие с тях;

5. условия и начин на плащане;

6. критерий за оценка на офертите, а при критерий „икономически най-изгодна оферта“ – показатели за оценка, относителна тежест и методика, съдържаща точни указания за формиране на оценката по всеки показател.

(2) Лицата, които са подготовили техническите спецификации и методиката за оценка на офертите (при критерий „икономически най-изгодна оферта“) задължително подписват съответните документи, и същите не участват като членове на комисията или консултанти в съответната обществена поръчка.

Чл.6.(1) Когато се налага привличане на външен експерт за подготовка на технически спецификации и/или методика за оценка на офертите, заместник- директорът на XXXX прави писмено предложение до директора на НИПА, в което посочва:

1. областта на професионална компетентност на външния експерт;

2. дали външният експерт да бъде избран от списъка по чл.19, ал.2, т.8 от ЗОП или не.

3. конкретно лице, което да бъде привлечено като външен експерт

(ако има такова).

(2) Когато в предложението по ал.1 е предложен конкретен външен експерт, се прилагат и доказателства за професионалната му компетентност.

(3) Въз основа на предложението по ал.1, директорът на XXXX сключва договор с външен експерт за подготовка на технически спецификации и/или методика за оценка на офертите (при критерий „икономически най-изгодна оферта“).

(4) Привлеченият външен експерт подписва разработените от него или с негово участие документи. Приемането на работата на външния експерт се извършва от заместник – директора.

Чл.7.(1) Изготвеното задание се представя на заместник – директора, който след одобряването му от директора на XXXX го предава на юрисконсулта за подготовка на цялостната документация за участие в процедурата по ЗОП или за възлагане с публична покана по реда на глава осма „а“ от ЗОП.

(2) Когато обществената поръчка ще се възлага с публична покана, с изготвянето на документацията за участие, се посочва и:

1. състав на комисията, която ще отговаря за получаване, разглеждане и оценяване на офертите с включен поне един член с професионална компетентност в съответствие с предмета на обществената поръчка и един юрист;

2. предложение за срока за подаване на оферти, който не може да бъде по- кратък от 7 работни дни;

3. предложение до конкретни лица, до които да бъде изпратена публичната покана, след публикуването й на Портала за обществени поръчки и в профила на купувача на НИПА.

(3) Когато не е налице служител с професионална компетентност в съответствие с предмета на поръчката, в състава на комисията, се предлага включване на външен експерт с подходяща професионална компетентност.

Чл.8.(1) Зам.-директорът подготвя за утвърждаване цялостна документация за участие, която включва задължително:

1. при провеждане на процедура по ЗОП:

а) решение за откриване на процедурата по образец;

б) обявление за обществена поръчка по образец (при процедурите, които го изискват) или покана за участие (при процедура на договаряне без обявление); в) указания за участие в процедурата, вкл. списък с необходимите

документи, образци на декларации и други, ако такива се изискват; г) технически спецификации, съобразно заданието;

д) методика за оценка на офертите, съобразно заданието, когато критерият за оценка на офертите е "икономически най-изгодна оферта" ;

е) образец на техническа и xxxxxx оферта; ж) проект на договор.

2. при възлагане на обществена поръчка чрез публична покана:

а) заповед за утвърждаване на условията на поръчката, съдържащи се в публичната покана и документацията за участие към нея, както и за определяне състав на комисията, която да получи, разгледа и оцени офертите;

б) публична покана по образец;

в) указания за участие, вкл. списък с необходимите документи, образци на декларации и други, ако такива се изискват;

в) технически спецификации, съобразно заданието; г) проект на договор;

д) образец на техническо и ценово предложение.

(2) Документацията за възлагане на обществената поръчка се изготвя в два екземпляра – един за деловодството и един за досието на поръчката, подписва се от лицата, които са я изготвили, и се съгласува със съответните длъжностни лица за всеки конкретен случай, като задължително подлежи на съгласуване от зам.- директора.

(3) Документацията за възлагане на обществената поръчка се предава от зам.-директора с доклад до директора на НИПА за утвърждаване и вземане на решение за откриване на процедура за възлагане на обществена поръчка.

Раздел ІV

Провеждане на процедура за възлагане на обществена поръчка по ЗОП

Чл.9. След подписване на решение за откриване на процедура за възлагане на обществена поръчка по ЗОП, зам.- директорът на XXXX отговаря за:

1. изпращане за публикуване в "Официален вестник“ на ЕС на обявлението за обществена поръчка, при наличие на основание за това;

2. изпращане за вписване в Регистъра на обществените поръчки на решението и обявлението за обществена поръчка с електронен подпис от упълномощен потребител;

3. изпращане до Агенцията по обществени поръчки на:

а) покана за участие при процедура на договаряне без обявление;

б) утвърдената методика за оценка на офертите при процедури по ЗОП и критерият за оценка на офертите е „икономически най-изгодна оферта“.

4. изпращане на поканата за участие в процедура на договаряне без обявление до лицето или лицата, посочени в решението за откриване на процедурата ;

5. изпращане по електронна поща на пълната документация за участие до служител на НИПА за публикуването й в профила на купувача на НИПА;

6. изготвяне на текст на съобщение до средствата за масово осведомяване.

Чл.10. В случай, че постъпи искане от лице за предоставяне на публикуваната в профила на купувача документация за участие на хартиен и/или електронен носител, екземплярът от документацията се окомплектова от юрисконсулта и се предава в деловодството на НИПА за предоставяне на съответното лице.

Чл.11.(1) Когато до 10 дни след публикуване на обявлението в Регистъра на обществените поръчки постъпят писмени предложения от трети лица за промени в обявлението и/или документацията поради твърдяна нередност, пропуск или явна фактическа грешка, те незабавно се насочват към юрисконсулта за преценка относно наличието на основание за изготвяне на решение за промяна.

(2) При положително становище относно необходимостта от изменение на условията на поръчката в допустимите от закона граници, юрисконсултът изготвя решение за промяна по образец на АОП, който се подписва от директора на НИПА и се изпраща по електронен път с електронен подпис за вписване в Регистъра на обществените поръчки, както и до „Официален вестник“ на ЕС, ако има основание за това.

(3) Решението за промяна, след подписването му от директора на XXXX се изпраща до упълномощен служител за публикуване в профила на купувача на НИПА, заедно с променената документация за участие.

Чл.12.(1) При постъпили в предвидения от ЗОП срок писмени искания за разяснения по документацията за участие, те незабавно се насочват за подготовка на отговор към посоченото в решението за откриване на процедурата или обявлението за обществена поръчка лице/а за контакт.

(2) Проектът на разяснение се изготвя от лицето за контакт в срок до 2 дни, след което се предоставя за съгласуване на зам.-директора. Разяснението се подписва от директора на НИПА до изтичане на 4 календарни дни от получаване на писменото искане.

(3) След подписване на всяко разяснение, то се изпраща по електронната поща до упълномощен служител за публикуването му в профила на купувача на НИПА.

(4) В деня на публикуване на разяснението по документацията за участие в профила на купувача на НИПА, същото се изпраща от юрисконсулта по електронна поща на всички лица, които до момента са искали разяснения по конкретната процедура и са посочили електронен адрес. Изпращането трябва да се извърши по начин, който не позволява разкриване на данни за лицата, които са искали разяснения.

(5) В случай, че не бъде спазен 4-дневния срок за публикуване на разяснения по документацията за участие и в резултат от това останат по-малко от 6 дни до крайния срок за подаване на оферти, респ. по-малко от 3 дни при процедури по ЗОП, за които се прилагат опростените правила, юрисконсултът изготвя проект на решение за промяна, с което се удължава срока за подаване на оферти.

(6) Решението за промяна се изпраща за вписване в Регистъра на обществени поръчки и се публикува на профила на купувача в един и същи ден. От деня на публикуване на решението за промяна в профила на купувача до определения краен срок за подаване на оферти, не може да има по-малко от 6 дни, респ. по-малко от 3 дни при процедури по ЗОП, за които са приложими опростените правила по ЗОП.

Чл.13.(1) Офертите или заявленията за участие във всяка процедура по ЗОП се приемат в деловодството на НИПА и се съхраняват в касата на деловодството до началото на заседанието на комисията за провеждане на процедурата. За подадените заявления и оферти се води входящ регистър.

(2) При приемането на офертата върху плика се отбелязват предмет на обществената поръчка, име/наименование на кандидата/участника, поредния номер, датата и часът на получаването и посочените данни се записват в деловодната програма, за което на приносителя се издава документ.

(3) Оферти и заявления могат да се подават и по пощата, чрез препоръчано писмо, с обратна разписка. За дата и час на получаване се счита датата и часа на получаване в НИПА, удостоверено с подписа на служителя от деловодството на НИПА, получил и завел в регистъра заявлението или офертата.

(4) Не се приемат и се връщат незабавно на кандидата/участника заявления за участие и оферти, които са представени/получени след изтичане на крайния срок или в незапечатан или скъсан плик.

Чл.14. Когато в първоначално определения срок за подаване на оферти или заявления за участие не са постъпили такива или е постъпила само една оферта или заявление, специалистът „Административно обслужване“ уведомява зам.-директора на XXXX, който е възможно да предложи на директора на НИПА:

1. да се удължи срока за подаване на оферти или заявления за участие чрез публикуване на решение за промяна;

2. прекратяване на процедурата, когато е избран критерии

,,икономически най-изгодна оферта";

3. назначаване на комисия за провеждане на процедурата - само в хипотезата на една постъпила оферта или заявление за участие.

Чл.15.(1) Комисията за провеждане на процедурата се назначава със заповед на директора на XXXX по предложение на зам.-директора относно състава x.

(2) Като членове на комисията се назначават:

1. задължително един юрист;

2. служители на НИПА, чиито функционални задължения са свързани с предмета на поръчката, ако същите имат професионална компетентност, свързана с предмета на обществената поръчка;

3. други лица, вкл. външни експерти, с професионална компетентност, свързана с предмета на поръчката и/или е възможно привличането на външен консултант.

(3) С изключение на юриста в комисията, поне половината от останалите членове трябва да притежават професионална компетентност, свързана с предмета на обществената поръчка.

(4) Председателят на комисията има статут на член на комисията, като изпълнява и следните задължения:

1. ръководи заседанията на комисията, организира и координира работата

й;

2. следи за спазване на определения срок за работата на комисията, като

при необходимост уведомява директора за удължаването му;

3. уведомява своевременно директора на НИПА за необходимостта от определяне на нов член на комисията, в случаите, когато редовен член не може да бъде заместен от резервен такъв;

4. подписва кореспонденцията с кандидатите или участниците в процедурата, в предвидените от закона случаи;

5. подписва съобщението за обявяване датата, мястото и часа на отваряне на ценовите оферти в съответната процедура, което се публикува на профила на купувача на НИПА;

6. уведомява директора на НИПА за приключване работата на комисията чрез предаване на всички протоколи.

(5) В заповедта за назначаване на комисия се определят минимум двама резервни членове, един от които задължително е юрист.

(6) В заповедта за назначаване на комисията се определя срок за приключване на работата й, който е съобразен със сложността на обществената поръчка и броя на подадените оферти или заявления за участие, но не е по - дълъг от срока на валидност на офертите.

Чл.16.(1) Когато в комисията участва външен експерт, независимо дали той е от списъка по чл. 19, ал. 2, т. 8 от ЗОП или не, преди издаване на заповедта за назначаване на комисия с него се сключва писмен договор.

(2) Преди сключване на договор с конкретен външен експерт, той представя доказателства за професионалната си компетентност в съответната област, съобразно предмета на обществената поръчка.

(3) Външният експерт има право на възнаграждение, както и на поемане на разходите му за пътни, дневни и квартирни, в случай, че има такива.

Чл.17.(1) След назначаване на комисията и получаване на списъка с офертите или заявленията за участие, всички членове и консултанти, ако има такива, попълват декларации за обстоятелствата по чл.35, ал.1 и ал.2 от ЗОП.

(2) Определените резервни членове попълват декларации само в случай, че встъпят за участие в работата на комисията на мястото на титулярен член.

Чл.18.(1) Когато при разглеждане на документите от плик №1 комисията установи липсващи документи и/или нередовности в документите и/или несъответствия с критериите за подбор, съставеният протокол, в който са отразени констатациите на комисията, се изпраща на всички кандидати/участници в процедурата и се публикува на профила на купувача.

(2) Протоколът по ал.l се изпраща на участниците от юрисконсулта или от друго упълномощено лице в деня на публикуването на същият в профила на купувача на НИПА.

(3) Протоколът по ал.1 се предоставя от председателя на комисията на упълномощен служител, който отговаря за публикуването му в профила на купувача.

Чл.19.(1) Преди отваряне на ценовите предложения в плик №3, председателят на комисията подписва съобщение за датата, мястото и часа за провеждане на публичното заседание. Когато критерият за оценка на офертите е “икономически най-изгодна оферта”, в съобщението се посочват и резултатите от оценяването по показателите, различни от цената.

(2) Съобщението се предоставя на упълномощен служител, който го публикува в профила на купувача. Между публикуването на съобщението и определената дата за отваряне на ценовите оферти не може да има по-малко от 2 работни дни.

Чл.20.(1) След приключване работата на комисията за провеждане на процедура по ЗОП, председателят й с докладна записка предава на директора на НИПА всички съставени протоколи, както и цялостната документация по обществената поръчка. В последния протокол на комисията се отбелязва датата, на която директора на НИПА е получил документите.

(2) В срок от 5 работни дни от получаване на протоколите на комисията, директорът на НИПА може да упражни правото си на контрол върху работата й, като се произнесе по един от следните начини:

1. разпореди подготовка на проект на решение за класиране и определяне на изпълнител;

2. даде задължителни писмени указания към комисията за отстраняване на установени в хода на работата й нарушения, които могат да бъдат отстранени, без това да налага прекратяване на процедурата;

3. разпореди подготовка на проект на решение за прекратяване на процедурата – при наличие на основания по чл.39 от ЗОП.

(3) Проектът на решение се изготвя от юрисконсулта и се съгласува с председателя на комисията за провеждане на процедурата, след което се представя за подпис на директора на НИПА.

Чл.21.(1) Издаденото от директора на НИПА решение за класиране и определяне на изпълнител или за прекратяване на процедурата заедно с протоколите на комисията се публикуват от упълномощен служител в профила на купувача и в същият ден се изпращат до участниците в процедурата не по- късно от три дни от издаването на решението.

(2) Издаденото решение за прекратяване на процедура по ЗОП се изпраща и до изпълнителния директор на АОП за публикуване в Регистъра на обществените поръчки от упълномощен потребител с електронен подпис.

Чл.22. Когато в хода на процедурата са изискани и представени гаранции за участие, юрисконсултът следи за изтичане срока за обжалване на решението за класиране и определяне на изпълнител, респ. на решението за прекратяване на процедурата и незабавно уведомява счетоводителя за необходимостта да бъдат освободени или задържани гаранциите на отстранените участници и на класираните на трето и следващо място участници с докладна записка, съгласувана от зам.- директора.

Чл.23.(1) Юрисконсултът незабавно уведомява директора на НИПА за всяка жалба, подадена срещу действие, бездействие или решение, свързано с провеждане на процедура за възлагане на обществена поръчка.

(2) Юрисконсултът окомплектова необходимата документация във връзка с подадената жалба за изпращане до компетентния орган, като при необходимост има право да изиска становище от служители подготвили заданието, както и от председателя на комисията за провеждане на процедурата.

(3) Юрисконсултът на НИПА осъществяват процесуалното представителство по образуваните дела.

Раздел V

Правила за възлагане на обществени поръчки чрез публична покана

Чл.24. Когато в план-графика на обществените поръчки е предвидено възлагане на доставка или услуга по реда на глава осма „a“ от ЗОП чрез публична покана, подготовката на условията на обществената поръчка се извършва по реда на раздел IV от настоящите правила.

Чл.25. След подписване на заповедта за утвърждаване на условията на поръчката от директора на НИПА, се извършват следните действия:

1. публикуване на публичната покана на Портала за обществени поръчки с електронен подпис от упълномощен потребител;

2. предоставяне на упълномощен служител на:

а) публичната покана и документацията за участие към нея за публикуване в профила на купувача на НИПА;

б) текст на съобщение до средствата за масово осведомяване - за изпращане по електронна поща до БТА, както и до поне една централна печатна медия;

3. изпращане на публичната покана до избрани от възложителя лица (чл. 101б, ал.3 ЗОП).

Чл.26. (1) Когато в срок до 3 дни, преди изтичане на крайния срок за подаване на оферти по публичната покана, постъпи писмено искане за разяснение по условията на обществената поръчка, същото незабавно се насочва с резолюция към посоченото в публичната покана лице за контакт.

(2) Лицето за контакт незабавно подготвя проект на разяснение и го представя за подпис на директора на НИПА.

(3) Подписаното разяснение се предава на упълномощен потребител за публикуване на профила на купувача най-късно на деня, следващ получаването на искането за разяснение.

(4) Когато не може да бъде спазен срока за даване на разяснение, в резултат от което остават по-малко от 2 дни до крайния срок за подаване на оферти, публичната покана се оттегля от Портала за обществени поръчки от упълномощения потребител, който я е публикувал.

(5) В случаите по предходната алинея се публикува нова публична покана, в условията на която са отразени и разясненията, за даване на които не е бил спазен срока.

Чл.27.(1) Подадените въз основа на публичната покана оферти се приемат по реда на чл.13 от настоящите Вътрешни правила.

(2) След изтичане на срока за подаване на офертите, те се предават на комисията, определена със заповед на директора на НИПА, която ги разглежда, оценява и класира.

Чл.28.(1) При започване на работата на комисията и след получаване на офертите, членовете й попълват декларация за обстоятелствата по чл. 35, ал.1, т. 2-4 от ЗОП.

(2) При промяна на датата и часа на отваряне на офертите, възложителят уведомява писмено лицата, подали оферта.

(3) Работата на комисията започва с публично заседание за отваряне на получените оферти, на което право да присъстват имат лицата по чл.68, ал.3 от ЗОП. Всички присъстващи лица се вписват в списък, който съдържа трите имена и качеството на лицата.

(4) По време на публичната част от заседанието си, комисията извършва следните действия:

1. отваря офертите по реда на тяхното получаване и регистриране в деловодството на НИПА;

2. обявява пред присъстващите ценовите предложения на всички участници;

3. поканва представител на участниците, ако такъв присъства на заседанието, да подпише ценовите и технически предложения, съдържащи се в офертите на останалите участници.

(5) С изпълнението на действията по ал. 3 приключва публичната част от заседанието, след което комисията продължава работата си на закрито заседание.

(6) В закрито заседание комисията проверява съответствието на постъпилите оферти с изискванията на възложителя, определени в публичната покана, указанията и образците към нея.

Чл.29. По всяко време в хода на работата си комисията има право:

1. да проверява заявените от участниците данни, включително чрез изискване на информация от други органи и лица;

2. да изисква от участниците:

а) разяснения за заявени от тях данни, вкл. съдържащи се в техническото и/или ценовото им предложение;

6) допълнителни доказателства за заявени от тях данни, вкл. от техническото и/или ценовото предложение, като тази възможност не може да се използва за промяната им.

Чл.30. (1) Когато офертата на участник съдържа предложение с числово изражение, което подлежи на оценяване и е с повече от 20 на сто по- благоприятно от средната стойност на предложенията на останалите участници по същия показател за оценка, комисията трябва да изиска от него подробна писмена обосновка за начина на неговото образуване. Комисията определя разумен срок за представяне на обосновката, който не може да бъде по-кратък от три работни дни от получаване на искането за това.

(2) Комисията може да приеме писмената обосновка и да не предложи за отстраняване офертата, когато са посочени обективни обстоятелства, свързани със:

1. оригинално решение за изпълнение на обществената поръчка;

2. предложеното техническо решение;

3. наличието на изключително благоприятни условия за участника;

4. икономичност при изпълнение на обществената поръчка;

5. получаване на държавна помощ.

(3) Когато участникът не представи в срок писмената обосновка или комисията прецени, че посочените обстоятелства не са обективни, комисията предлага участника за отстраняване от процедурата.

(4) Когато комисията установи, че офертата на участник е с необичайно ниска цена, поради получена държавна помощ, чието законово основание е невъзможно да бъде доказано в определения срок, тя може да предложи офертата да се отхвърли и участникът да се отстрани.

(5) Комисията пристъпва към изискване на подробна писмена обосновка за ценовите предложения, след като е изпълнила следните действия:

1. разгледала е техническите предложения за установяване на съответствието им с изискванията на възложителя;

2. извършила е проверка за наличието на основанията на чл.30, ал.1 от настоящите вътрешни правила за техническите предложения;

Чл.31.(1) Когато при разглеждане на офертите комисията установи, че офертата на участник не отговаря на изискванията на възложителя, определени в публичната покана, указанията и образците към нея, констатираните несъответствия се посочват в протокола на комисията и по-нататъшното разглеждане на офертата се преустановява.

(2) Оферти на участници, за които са установени несъответствия с изискванията на възложителя не подлежат на оценяване.

(3) Комисията предлага за отстраняване от процедурата участник:

1. който не е представил някой от необходимите документи или информация по чл. 101в от ЗОП;

2. който е представил оферта, която не отговаря на предварително обявените условия на възложителя;

3. който не представи в срок писмената обосновка или комисията прецени, че посочените обстоятелства не са обективни.

Чл.32.(1) Офертите, за които при разглеждането им комисията е констатирала, че отговарят на всички изисквания на възложителя, подлежат на оценяване по обявения в публичната покана критерий за оценка - най-ниска цена или икономически най-изгодна оферта.

(2) Когато критерият е икономически най-изгодна оферта, комисията прилага обявените показатели за оценка с тяхната относителна тежест, както и съдържащата се в публичната покана методика за оценка.

(3) Въз основа на резултатите от оценяването на офертите, комисията предлага класиране на участниците.

Чл.33. Когато са налице пречки да бъде определен изпълнител на обществената поръчка, комисията предлага на възложителя преустановяване на избора на изпълнител, за което се излагат съответни мотиви.

Чл.34.(1) Комисията съставя протокол за работата си, в който отразява последователно всички извършени действия и взети решения, както и мотиви за тях.

(2) Протоколът се предава от председателя на комисията на директора на НИПА за утвърждаване.

(3) Директорът на НИПА има право в срок от З дни да се произнесе по протокола в една от следните форми:

1. утвърди протокола на комисията с полагане на подпис върху него за

"утвърдил";

2. даде задължителни писмени указания към комисията за отстраняване на установени в хода на работата й пропуски и/или нарушения.

(4) Утвърденият от директора на НИПА протокол се изпраща на участниците и се публикува в профила на купувача.

Чл.35.(1) Когато е утвърден протокол на комисия, в който е предложено класиране на участниците, юрисконсултът подготвя проект на договор, който се сключва по реда на раздел VII от настоящите правила.

(2) Преди сключване на договора от участника, определен за изпълнител се изискват:

1. свидетелства за съдимост от лицата по чл. 47, ал. 4 от ЗОП;

2. декларации за обстоятелствата по чл. 47, ал. 5 от ЗОП;

3. гаранция за изnълнение, ако такава е предвидена в условията на поръчката.

(3) Сканирано копие от сключения договор се предоставя на упълномощен служител за публикуване в профила на купувача на НИПА.

Чл.36.(1) Когато класираният на първо място от комисията участник откаже да сключи договора или за него са налице пречки по чл.47, ал.l, т.l или ал.5 от ЗОП, зам.-директорът на XXXX предлага на директора на НИПА да:

1. сключи договор с класирания на второ място участник или

2. бъде публикувана нова публична покана за същата обществена поръчка.

(2) Редът по ал.1 се прилага и в случай на отказ от сключване на договор и от класирания на второ място участник.

Чл.37.(1) Когато до изтичане на крайния срок за подаване на оферти, посочен в публичната покана, не бъде получена нито една оферта, специалистът "Административно обслужване" уведомява за това зам.- директора на НИПА.

(2) Зам.-директорът предлага на директора на НИПА да бъде повторно публикувана публична покана или да бъдат проведени преки преговори с конкретен потенциален изпълнител на обществената поръчка.

(3) В случай, че директорът на НИПА разпореди провеждане на преки преговори, те се водят от назначена от него комисия, която документира работата си в протокол. Постигнатите по време на преговорите договорености не могат да водят до промяна на техническите спецификации, проекта на договор и прогнозната стойност на обществената поръчка, които са били обявени първоначално в публичната покана.

(4) Съставеният от комисията, провеждаща преговорите протокол се представя за утвърждаване от директора на НИПА, след което се пристъпва към сключване на договор.

Раздел VI

Правила за възлагане на обществени поръчки при свободен избор на изпълнител

Чл.38.(1) Когато стойността на обществена поръчка не изисква изборът на изпълнител да се извърши с процедура по ЗОП или чрез публична покана, възлагането се извършва свободно.

(2) Извършването на разходи за доставка на стоки или услуги на стойности, които допускат изборът на изпълнител да е свободен, се предшества от докладна записка от зам.-директора до директора на НИПА, на база извършено проучване на пазара и събрани оферти.

(3) Xxxxx предложение за извършване на разход по ал. 2 се изпраща и до счетоводителя, като в случай на одобрение се предприемат действия за осигуряване изпълнението на поръчката.

(4) Когато се извършват разходи за доставки и услуги на стойности, допускащи свободен избор на изпълнител, отчитането се извършва с първични платежни документи и/или с писмен договор. При необходимост от сключване на писмен договор, юрисконсултът с докладна записка, придружена от становището на счетоводителя, представя проект на договора за съгласуване от съответните длъжностни лица.

Чл.39.(1) Зам.-директорът организира изготвянето и изпращането на обобщена информация по образец за обществените поръчки, възложени през предходната календарна година по реда на глава осем "а" от ЗОП или свободно.

(2) Обобщената информация се подготвя от счетоводителя в срок до 15

март на годината, следваща отчетната, на база изплатените суми по :

1. сключени договори след възлагане с публична покана;

2. сключени писмени договори и/или фактури за доставки и услуги, възложени свободно.

(3) Обобщената информация се попълва в утвърден образец на АОП и се изпраща до Агенцията по обществени поръчки в срок до 31 март.

Раздел VII

Сключване на договор за обществена поръчка

Чл.40.(1) Когато в резултат от проведена процедура по ЗОП е издадено решение за класиране и определяне на изпълнител, юрисконсултът подготвя проект на договор за обществена поръчка, който съответства на приложения към документацията за участие проект на договор и включва и всички предложения от офертата на участника, въз основа на които той е определен за изпълнител.

(2) След влизане в сила на решението за определяне на изпълнител, юрисконсултът изготвя проект на писмо с покана до избраният изпълнител с посочване в него на задължителните документи, които следва да се представят.

(3) В случай, че определеният за изпълнител участник не представи изисканите документи, се подготвя ново решение, с което за изпълнител на обществената поръчка се определя класираният на второ място участник или процедурата се прекратява.

(4) Длъжностното лице, осъществяващо предварителен контрол издава контролен лист за поемане на задължение. Проектът на договор се придружава от контролен лист, преди подписване на договора за възлагане на обществена поръчка.

(5) Контролният лист се попълва и подписва от длъжностното лице, осъществяващо предварителен контрол преди подписване на договора от изпълнителя на поръчката и служи за проверка, относно спазването на изискванията на чл.42 от ЗОП и изискванията, произтичащи от конкретната поръчка.

(6) Проектът на договора се съгласува от зам.-директора и счетоводителя и се предоставя за подпис на директора.

Чл.41. Юрисконсултът организира подписването на проекта на договора от определения за изпълнител участник, след като са представени всички изискващи се документи (документи от компетентни органи за обстоятелствата по чл.47, ал.1 и ал.2 от ЗОП и гаранция за изпълнение в съответния размер, ако такава се изисква при откриване на процедурата.

Чл.42. Подписаният от директора на НИПА екземпляр на договора за обществена поръчка и задължителните приложения към него се изпраща на упълномощен служител за публикуването му в профила на купувача.

Чл.43.(1) Когато в хода на изпълнение на договор за обществена поръчка, сключен след процедура по ЗОП, настъпят обстоятелства по чл.43, ал.2 от ЗОП, които допускат изменението му, юрисконсултът уведомява писмено директора на НИПА.

(2) В случай, че не е налице законова пречка за изменение на сключения договор, юрисконсултът изготвя и съгласува проект на допълнително споразумение.

(3) Сканирано копие от подписаното допълнително споразумение се предоставя на упълномощен служител за публикуване в профила на купувача.

Чл.44. Контролът по изпълнението на договора за обществена поръчка се осъществява от зам.-директора, в съответствие с правомощията му по чл.6, ал.3 от Правилника за устройството и дейността на Националния институт за помирение и арбитраж и във връзка с т. 11 от Заповед № РД-05-00039/07.10.2014 г. на директора на НИПА.

Чл.45. Преди извършването на заявка за доставка на стоки или услуги за нуждите на администрацията по сключен договор за обществена поръчка, счетоводителят извършва проверка относно срока на договора и изплатените към момента суми или заявени количества, с цел да не се допуска превишаване на договорените стойности.

Чл.46. Преди, извършването на всеки разход се осъществява предварителен контрол за законосъобразност и съответствие на поетото задължение с клаузите на договора, което се удостоверява с изразяване на писмено становище или попълване на контролен лист, съгласно Системата за финансово управление и контрол на НИПА. При установени несъответствия по параметрите и стойностите на договора и искането за разплащане, плащания по предоставени фактури не се извършват, докато изпълнителят не отстрани несъответствията или нередностите.

Чл.47. Извършване на разход по сключен договор за обществена поръчка, не се разрешава без да е представен Контролен лист от извършен предварителен контрол за законосъобразност и съответствие на поетото задължение, съпроводен със всички съпътстващи го отчетни документи.

Раздел VIII

Съставяне и съхранение на досиета за обществени поръчки

Чл.48.(1) За всяка обществена поръчка се създава досие, включващо по един екземпляр от всички документи, изготвени от възложителя и кандидата/участника в процедурата за възлагане на обществена поръчка и по изпълнението и приемането на изпълнението по договора за обществена поръчка.

(2) Досието по ал.1 се открива и се води от юрисконсулта.

(3) Досиетата на всички обществени поръчки се предават от юрисконсулта в архив, след приключване на външен одит по тях или след изтичане на законния срок за съхранение на документацията – 4 години, след приключване изпълнението на договора.

Чл.49. Досието се комплектова и трябва да съдържа пълен опис на всички документи, удостоверяващи извършените действия по време на процедурата, позволяващи проследяване на целия процес от инициирането на предложението за провеждане на процедура до приключването на договора за обществена поръчка, включително общо изплатените средства към изпълнителя.

Чл.50. За титулна страница на досието на проведена процедура се поставя опис на документацията, съдържаща се в досието. Досието трябва да съдържа най- малко следната информация:

1. Докладът на служител на НИПА, съдържащ план - разчет за дейността, включващ необходимите стоки, материали, консумативи, услуги, необходимостта от закупуването на активи, планови и текущи ремонти и необходимостта от провеждането на процедура за обществена поръчка.

2. Заповедта на директора на НИПА за определяне на длъжностно лице за подготовка на документацията и провеждане на обществената поръчка.

3. Документация, удостоверяваща изпращането на информация за планираната обществена поръчка в „Профил на купувача”.

4. Писмата на участниците за искане на разяснения по документацията за участие в процедурата.

5. Разясненията по документацията, придружени с документи, доказващи изпращането на разясненията до всички участници в процедурата закупили документация за участие.

6. Извлечение от Регистъра на обществените поръчки, съдържащ поредните номера на кандидатите, подали предложения за участие в процедурата.

7. Заповедта на директора за назначаване на комисия за разглеждане и оценка на предложенията на кандидатите.

8. Декларации на членовете на комисията за липса на обстоятелства по чл.35 от ЗОП.

9. Заповед на директора за назначаване на нов член на комисията за разглеждане и оценка на предложенията на кандидатите и Декларация на новия член.

10. Информация за датата и часа на разглеждане на предложенията на кандидатите и доказателства за уведомяването на участниците в процедурата

/при промяна на предварително обявения ден и час за разглеждане на предложенията/.

11. Предложенията на кандидатите в процедурата /приложени в оригиналните им пликове/.

12. Писма до кандидатите за разяснения по предоставените оферти или предоставяне на допълнителна информация/ доказателства за обстоятелства посочени в тях /когато има такива/.

13. Протокол на комисията за окончателното класиране на участниците и предложението за избор на изпълнител на обществената поръчка.

14. Приемо - предавателен протокол между комисията и възложителя.

15. Документи, удостоверяващи извършването на предварителен контрол за законосъобразност на провежданата обществена поръчка от всеки етап (контролни листове).

16. Решение на директора или Решение за прекратяване на процедурата.

17. Документи, удостоверяващи изпращането на Решението на възложителя за определяне на изпълнител на обществената поръчка до всички участвали кандидати /с дата/.

18. Покана до участника, определен за изпълнител на обществената поръчка /с дата/.

19. Документи, удостоверяващи освобождаването на гаранциите за участие в процедурата на кандидатите, /с изключение на избрания за изпълнител участник/.

20. В случай че първия участник откаже подписването на договор – се прилага писмото или декларацията на участника удостоверяваща отказа.

21. Покана до втория класиран участник за сключване на договор.

22. Договор за обществена поръчка.

Чл.51.(1) Отговорност за пълнотата на досието за обществената поръчка носи юрисконсултът, на когото е било възложено провеждането и подготовката на процедурата.

(2) Досиетата на обществените поръчки се съхраняват по начин, който да дава възможност за достъп до тях само на лицето, отговорно за съхранението им.

Чл.52.(1) Достъп до досиетата за обществени поръчки и съдържащите се в тях документи се осигурява от юрисконсулта, по ред, определен със заповед на директора на НИПА.

(2) Движението на досието или на отделни документи от него задължително се отразява в контролен лист.

ДОПЪЛНИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

§1. Всички съгласувателни действия по подготовката и провеждането на процедурите и сключването на договори се изпълняват в сроковете, определени във Вътрешните правила за организацията на документооборота в Националния институт за помирение и арбитраж и при спазване на установените в ЗОП и ППЗОП срокове.

§2. При наличие на особено мнение при осъществяване на съгласувателните процедури по настоящите вътрешни правила, същото се изразява писмено и е неразделна част от документа, който подлежи на съгласуване.

§3. При процедури, финансирани напълно или частично с европейски средства, по които бенефициент е НИПА, е допустимо да се прилагат правилата, посочени в ръководството или наръчника на бенефициента по съответния проект.

ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

§1. Вътрешните правила за възлагане на обществени поръчки от Националния институт за помирение и арбитраж са утвърдени със Заповед на директора на НИПА и се издават на основание чл.8б от Закона за обществените поръчки.

§2. Вътрешните правила влизат в сила от деня на тяхното утвърждаване.