Core Funding)
ОБЩИ УСЛОВИЯ
на Фондация „Български фонд за жените“ за отпускане на безвъзмездно финансиране за организационни и/или административни нужди на организации
(Core Funding)
I. Общи положения
1. (изм., 07.07.2021 г.) Настоящите Общи условия уреждат реда и условията, при които Фондация „Български фонд за жените“, ЕИК: 131308239, със седалище и адрес на управление в гр. София, бул. „Витоша“ № 50, ет. 2, наричана по-нататък „Фонд/а/ът“, отпуска безвъзмездно финансиране („Финансиране/то“) за организационни и/или административни нужди на организации („Кандидатстваща/та организация“,
„Финансирана/та организация“).
2. Конкретните условия за провеждане на всяка отделна процедура за отпускане на Финансиране от Фонда по реда на тези Общи условия се посочват в обявлението за откриването й, което се публикува на уебсайта на Фонда на адрес: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxx.xxx, като по преценка на Фонда то може да бъде допълнително публикувано и в страниците му в социалните мрежи или да бъде огласено по друг подходящ начин.
3. Обявлението по т. 2 по-горе съдържа най-малко: вида, срока, начина и етапите за провеждане на процедурата; критериите и документите за кандидатстване; размера на отпусканото Финансиране; периода, за който се отпуска Финансирането и сроковете за изплащането му; други специфични условия за конкретната процедура.
4. (изм. и доп., 07.07.2021 г.) Отпускането на Финансиране се осъществява само при спазване на настоящите Общи условия и условията на конкретната процедура, посочени в обявлението за нея. С извършването на което и да е действие във връзка с кандидатстването за Финансиране, Кандидатстващата организация декларира, че е запозната с тези условия, разбира ги и е съгласна с тях. За избягване на съмнение, в специална декларация по образец на Фонда – част от документите за кандидатстване, Кандидатстващата организация в процедурата декларира и писмено, че е запозната с Общите условия и ги приема.
5. Тези Общи условия съставляват неразделна част от договора за предоставяне на безвъзмездно финансиране, който се сключва между Фонда и Финансираната
организация, като при противоречие между клаузите в тях и съответстващите им клаузи в договора, се прилагат клаузите на договора.
6. (доп., 07.07.2021 г.) Тези Общи условия могат да бъдат изменяни едностранно от Фонда, като всяка промяна се публикува на уебсайта на Фонда, посочен по-горе, и влиза в сила от датата, посочена в него. Фондът изпраща имейл за направените промени в Общите условия на Кандидатстващата организация за Финансиране, както и на Финансираните организации, с които към датата на влизане в сила на промените има сключени договори за безвъзмездно финансиране на административни и/или организационни нужди, като им дава срок не по-дълъг от 7 (седем) дни, в който да заявят дали приемат промените в Общите условия.
7. (изм., 07.07.2021 г.) В случай че Кандидатстваща организация в процедура за отпускане на Финансиране, обявена от Фонда, не е съгласна с промените в Общите условия, направени по време на тази процедура, в дадения й от Фонда срок по т. 6 тя може да преустанови своето участие в процедурата, като изпрати имейл със съответно съдържание за това на адрес: xxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx. Ако Кандидатстващата организация продължи участието си в процедурата и след този срок, се счита, че тя приема съобщените й от Фонда промени в Общите условия. В случай че Финансирана организация, сключила договор за безвъзмездно финансиране на административни и/или организационни нужди с Фонда, заяви в дадения й от Фонда срок по т. 6, че не приема съобщените й от Фонда промени в Общите условия, в отношенията между Финансираната организация и Фонда продължава да се прилага редакцията на Общите условия, приета от Финансираната организация преди промените. Ако в срока по т. 6 Финансираната организация не заяви, че не приема промените в Общите условия, се счита, че тя приема тези промени. Финансираната организация изпраща до Фонда изявленията си по тази точка само чрез имейл до xxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx.
8. Финансираната организация се задължава да предприеме всички необходими мерки за избягване на конфликт на интереси, както и да уведоми незабавно Фонда относно наличието на обстоятелства, които предизвикват или може да предизвикат подобен конфликт. В случай че още в процеса на кандидатстване за Финансиране организацията установи или има предположение, че е възможно да се прояви конфликт на интереси, тя се задължава незабавно да уведоми Фонда за това още на този етап.
9. Конфликт на интереси по смисъла на настоящите Общи условия е налице, когато разходването на отпуснатото от Фонда Финансиране не се осъществява или е възможно да не се осъществи безпристрастно и обективно от финансираната организация, респективно от лицата, участващи в управлението й, поради причини, свързани със семейния живот, личния живот, политическата или националната принадлежност,
икономическите интереси или други общи интереси на финансираната организация, респективно на лицата, участващи в управлението й, с лицата, към които Финансираната организация прави или предвижда да прави плащания, използвайки отпуснатото й от Фонда Финансиране.
II. Процедура по отпускане на Финансирането
10. Процедурата по отпускане на Финансиране може да включва:
а) публикуване на обявление за провеждане на процедура по кандидатстване за отпускане на Финансиране от страна на Фонда;
б) подаване на Формуляр за концепция от страна на организациите, кандидатстващи за Финансиране (по образец, предоставен от Фонда, с придружаващи го документи, посочени в обявлението по т.2); проверка на административното съответствие на подадените документи; оценка на предварителните концепции на Кандидатстващите организации и одобряване на организации за участие в следващия етап на процедурата – предварителен етап на оценка и одобрение на Кандидатстващите организации от страна на програмния екип на Фонда;
в) осъществяване на контакт с предварително одобрените организации; разписване, подаване, оценка и одобряване на подробните им проектни предложения, бюджети и други допълнителни документи – същински етап на оценка и одобрение на Кандидатстващите организации от страна на програмния екип на Фонда;
г) вземане на окончателно решение за отпускане на Финансиране от Настоятелството на Фонда по препоръка на програмния му екип;
д) публично обявяване на окончателно одобрените организации;
е) сключване на договори за предоставяне на безвъзмездно финансиране между Фонда и одобрените организации;
ж) отпускане на Финансирането.
11. Фондът си запазва правото да променя посочените по-горе етапи и условията за провеждането им по своя преценка, за което кандидатстващите за Финансиране организации се информират писмено чрез публикуването им на уебсайта на Фонда. Когато условията се променят след началото на вече обявена процедура, Фондът информира кандидатстващите в нея организации и чрез данните им за контакт, посочени от тях в подадените документи.
12. (изм., 07.07.2021 г.) При недостатъчен брой получени кандидатури и/или одобрени за Финансиране организации, Фондът си запазва правото да промени условията на конкретната процедура за отпускане на Финансиране, включително размера на Финансирането и общия бюджет.
13. Организациите представят концепциите и проектните си предложения доброволно и не могат да имат искания за компенсации по отношение на участието си в процедурата за отпускане на Финансиране.
14. (изм., 07.07.2021 г.) Фондът не отговаря на анонимни запитвания, коментари, бележки и други изявления без идентификация на подателя. Фондът не предоставя и консултации по телефон. Контактът и кореспонденцията с Фонда се осъществява само по имейл на адрес: xxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx, или чрез друг имейл адрес, посочен изрично от Фонда. Фондът не публикува имената на членовете на програмния екип, Настоятелството и външните експерти, които ще извършат оценка на предоставените от кандидатстващите за Финансиране организации концепции и проектни предложения, с оглед избягване на конфликти и натиск. Имената на оценителите могат да бъдат обявени от Фонда най-рано при публикуване на окончателните резултати от проведената процедура.
III. Определяне и обявяване на проектите, одобрени за Финансиране
15. Оценката и класирането на подадените проектни предложения се извършва съгласно етапите и по критериите, описани в обявлението за конкретната процедура за отпускане на Финансиране.
16. Списък с одобрените за Финансиране организации се публикува на уебсайта на Фонда.
17. (изм., 07.07.2021 г.) Фондът уведомява представителите на организациите, чиито проектни предложения са одобрени за Финансиране във втория етап на конкурса, в рамките на не повече от две седмици след публикуването на списъка по т. 16 чрез изпращане на писмо или имейл на посочения от тях адрес или имейл за кореспонденция, като ги информира за окончателния резултат от процедурата и описва стъпките за сключване на договорите за предоставяне на безвъзмездно финансиране. Към писмото/имейла се прилагат проект на договор, изготвен от Фонда, и придружаващите го приложения и декларации, съставляващи неразделна част от него, като при необходимост от предоставяне на допълнителни документи от одобрената организация, това се посочва от Фонда в писмото/имейла му.
18. (доп., 07.07.2021 г.) Организациите, чиито проектни предложения са одобрени за Финансиране, не са задължени да сключат договор за предоставяне на безвъзмездно финансиране, но в този случай няма да получат Финансирането от Фонда. Фондът не е задължен да сключи договор за безвъзмездно финансиране с одобрена организация, която не е представила всички поискани от нея документи.
19. (доп., 07.07.2021 г.) Организациите, чиито проектни предложения са одобрени за Финансиране, трябва в срок до 5 (пет) работни дни от получаването на писмото/имейла по т. 17, да изпратят официално писмо/имейл до Фонда с потвърждение, че ще сключат или няма да сключат договор за финансиране, като при изявление за сключване на договор те трябва да предоставят на Фонда и допълнително изисканите от него документи по т. 17.
20. В случаите, когато, поради отказ на одобрени за Финансиране организации да сключат договор, остане финансов ресурс, същият може да бъде предоставен на организация/и, за която/които не е достигнало Финансиране – по низходящ ред в зависимост от получената от тях оценка.
21. (доп., 07.07.2021 г.) Фондът не изпраща персонална обратна връзка на организациите, чиито концепции или проектни предложения не са сред одобрените и не публикува мотиви за отказ да финансира дадени организации.
IV. Подписване на договори с одобрените организации
22. Договорите с организациите, одобрени за Финансиране, се подписват в срока, посочен в обявлението за конкретната процедура за отпускане на Финансиране.
23. Подписването на договор за безвъзмездно финансиране следва да се осъществи единствено, когато организацията, одобрена за финансиране, предостави пред Фонда пълния комплект документи, посочени в писмото/имейла на Фонда по т. 17, и последните бъдат приети без възражение от Фонда.
24. Придружаващите договора документи могат да включват, но не се ограничават до копие на удостоверение за актуално състояние, декларация за наличие или липса на двойно финансиране, копие от отчета за приходите и разходите за последната приключила финансова година, декларации и други документи, изискващи се в изпълнение на Закона за мерките срещу изпирането на пари, правилника за прилагането му и Закона за мерките срещу финансирането на тероризма.
25. Фондът си запазва правото да откаже сключването на договор с одобрена организация, която отказва да предостави документите, посочени от Фонда като задължителни за предоставяне, както и в случай на основателно съмнение за използване на отпуснатото финансиране за пране на пари или финансиране на тероризъм. Фондът не носи отговорност пред одобрената организация в случай на упражняване на това свое право.
V. Начин на плащане
26. Плащането към организациите, одобрени да получат Финансиране, се осъществява само по банков път по изрично посочената в договора за предоставяне на безвъзмездно финансиране банкова сметка на Финансираната организация.
27. Срокът за плащане се посочва в обявлението за откриване на конкретната процедура за отпускане на Финансиране и в договора за предоставяне на безвъзмездно финансиране с всяка една одобрена организация. Може да се предвиди плащането да бъде направено на няколко транша.
VI. Отчетност
28. В изпълнение на изискванията за прозрачност, отчетност и добро управление, както и на общите изисквания за допустимост на разходите при усвояване на отпуснатото Финансиране, Финансираната организация е длъжна да използва система за счетоводна отчетност, независимо дали има обособено вътрешно счетоводно звено или ползва външни счетоводни услуги, която да позволява генерирането на необходимите счетоводни справки с цел надлежно отчитане на отпуснатото Финансиране, обособено от останалата й дейност.
29. Необходимо е Финансираната организация системно да осчетоводява усвояването на отпуснатото Финансиране в съответствие със счетоводните стандарти, счетоводната си политика и настоящите условия, както и да отразява счетоводно корекции в разходите въз основа на одобрените от Фонда описателен (наративен) и финансов отчет.
30. (изм. и доп., 07.07.2021 г.) Разходите при усвояване на отпуснатото Финансиране се признават от Фонда, когато са налице едновременно следните условия:
а) наличие на първичен счетоводен документ за закупени стоки или материали и за извършена услуга;
б) извършено плащане на цялата стойност по първичния счетоводен документ за закупени стоки или материали и извършени услуги не по-късно от крайната дата за усвояване на отпуснатото Финансиране;
в) да са необходими за изпълнението на проектното предложение и да отговарят на принципите за добро финансово управление – икономичност, ефикасност и ефективност при разходване;
г) да бъдат извършени след началната дата на усвояване на отпуснатото Финансиране и преди крайната дата на за усвояване на отпуснатото Финансиране;
д) да са в съответствие с видовете разходи, включени в условията за кандидатстване; е) да не са двойно финансирани, тоест да не е получено финансиране/отчетен документ от/пред различни донори за един и същи разход по вид и размер.
Разходи, подкрепени с протокол за прихващане, не са допустими.
31. (изм., 07.07.2021 г.) Организациите, получили Финансиране, изготвят и предават следните отчети в съответствие с предварително определените от Фонда форма/изисквания за тях:
а) междинен отчет – описателен (наративен) и финансов отчет за усвояването на Финансирането, подлежащ на подаване в срока, определен в договора за предоставяне на безвъзмездно финансиране;
б) окончателен/финален отчет – описателен (наративен) и финансов отчет за усвояването на Финансирането, подлежащ на подаване в определен в договора за предоставяне на безвъзмездно финансиране срок след края на периода, за който е отпуснато Финансирането.
32. Финансираната организация е длъжна да изготви описателните и финансовите отчети по предоставените й от Фонда образци. Фондът си запазва правото да прави промени в образците на описателния и финансовия отчет, като уведомява Финансираната организация за актуализираните образци в срок не по-късно от 2 (две) седмици преди срока за отчитане.
33. Получилите Финансиране организации трябва да представят в срок, заедно със сканираните копия на междинния (ако има такъв) и окончателния/финален отчет, изпращани на Фонда по електронен път съгласно т. 34:
а) опис и сканирани копия от всички документи, касаещи описателния отчет; б) опис и сканирани копия на всички документи, касаещи финансовия отчет;
в) опис и сканирани копия на всички други документи, с които Финансираната организация може да оправдае направен от нея разход.
Фондът си запазва правото да изиска всички гореспоменати документи в оригинал.
34. (изм., 07.07.2021 г.) Описателният (наративният) и финансовият отчет (междинен и окончателен) се предават от Финансираната организация на Фонда на хартиен носител (в оригинал) на адреса на кореспонденция на Фонда (с подпис на представляващия организацията и печат, ако организацията има такъв), както и сканирани – по електронен път на посочения от Фонда имейл адрес. Приложенията към отчетите – описателен и финансов, в това число тези по т. 33, се предават сканирани по електронен път на посочения от Фонда имейл адрес, заедно със сканираните копия на отчетите, освен ако не е уговорено друго от страните в договора за предоставяне на безвъзмездно финансиране.
35. Отчетите, междинен и окончателен (описателен и финансов), се преглеждат и проверяват от Фонда в рамките на 20 (двадесет) работни дни, считано от датата на получаването им.
36. Когато е предвидено плащане на Финансирането на траншове и те са обвързани с междинния или окончателния отчет, плащането от страна на Фонда се извършва след одобряване на съответния отчет, в определения в договора за предоставяне на безвъзмездно финансиране срок.
37. Финансираната организация е длъжна да съхранява документацията за усвояването на Финансирането и свързаната с него финансова и счетоводна документация в срокове, съгласно приложимото действащо българско законодателство, но не по-малко 5 (пет) години след приемането от Фонда на финалните описателен и финансов отчет.
38. Финансираната организация следва да спазва изискванията на приложимото национално и европейско законодателство по отношение на защитата на личните данни, съдържащи се в пълната документация, свързана с отпуснатото й Финансиране.
39. Фондът обработва и лични данни, предоставени от Финансираната организация във връзка с изпълнение на договорните отношения между тях, като прилага мерки за защита на личните данни, съдържащи се в отчетната документация.
40. Наличието на лични данни, включително специални категории, не е причина Финансираната организация да откаже предоставянето на отчетна документация. Нейно задължение е да предостави на субекта на лични данни информация относно Фонда като получател на лични данни и да осигури съгласие от субектите на лични данни за тяхното предоставяне на Фонда, ако такова се изисква от законодателството.
41. (изм., 07.07.2021 г.) Финансираната организация следва да съгласува предварително с Фонда наличието на специални категории лични данни, съдържащи се в документация, свързана с отчитане на усвояването на Финансирането, като по правило те се предоставят на Фонда в анонимизиран вид, без да може да бъде идентифицирано физическото лице, чиито са данните.
42. Финансираната организация изготвя и изпраща на Фонда описателен и финансов отчет по този раздел и в случай на предсрочно прекратяване или разваляне на договора за предоставяне на безвъзмездно финансиране.
VII. Мониторинг и оценка на усвояването на Финансирането, възстановяване на средства
43. (изм., 07.07.2021 г.) По преценка на Фонда той има право чрез свой/и представител/и да посети Финансираната организация с цел мониторинг на място и оценяване на усвояването на Финансирането.
44. При проверка на документацията от страна на Фонда, ако тя включва проверка на място, Финансираната организация е длъжна да информира проверяващите за мястото, където може да бъде извършена проверката, да окаже съдействие за достъп до съответната документация и за провеждане на срещи.
45. При установяване на неизпълнение на договорните задължения от страна на Финансираната организация, Фондът има право да вземе мерки, които могат да се изразяват в:
а) разваляне на договора така, както е посочено в него;
б) прекратяване на договора така, както е посочено в него;
в) пълно или частично възстановяване от страна на финансираната организация на сумата, отпусната й от Фонда като безвъзмездно Финансиране.
46. Фондът уведомява писмено Финансираната организация за приложените мерки.
47. В случай на разваляне или прекратяване на договора за предоставяне на безвъзмездно финансиране поради неизпълнение на договорните условия от Финансираната организация, Фондът може да изиска пълно или частично възстановяване на изплатената като безвъзмездно Финансиране сума. Фондът уведомява Финансираната организация относно констатираното неизпълнение и й дава възможност да изложи мнението си по него.
48. След приключване на периода на Финансирането, въз основа на верифицираните от Фонда описателен и финансов отчет, представени от Финансираната организация, неизразходваната част от полученото Финансиране, както и средствата, които не са приети за надлежно отчетени, не са одобрени или са недопустими, се възстановяват от Финансираната организация в срок до 7 (седем) работни дни след получаване на известие от Фонда. По взаимно съгласие на Фонда и Финансираната организация, изразено в писмена форма, когато след края на периода на Финансиране има неизразходвана част от полученото Финансиране, срокът за усвояването му може да бъде продължен.
49. Средствата за разходи, които са определени за недопустими в резултат на последваща проверка (след приемането на финалните описателен и финансов отчет) от лица, оторизирани от Фонда или от оторизираните национални власти, следва да бъдат възстановени от финансираната организация по банковата сметка на Фонда в срок от 7 седем работни дни след полученото уведомление, изпратено на финансираната организация от страна на Фонда.
50. Финансираната организация се задължава да възстановява дължимите суми в сроковете и съгласно настоящите Общи условия и договора за предоставяне на безвъзмездно финансиране по посочената в последния банкова сметка на Фонда.
VIII. Ограничаване на отговорността
51. (изм., 07.07.2021 г.) Фондът има право да прекрати конкретната процедура за отпускане на Финансиране по всяко време поради финансови, организационни или административни причини, относими промени в приложимото действащо законодателство, разпореждания на компетентни държавни органи, нарушаване на настоящите Общи условия (вкл. водещи до или които могат да доведат до злоупотреби), настъпване на форсмажорни обстоятелства и/или други обстоятелства извън контрола на Фонда, като обяви това по подходящ начин. Фондът не дължи компенсация на кандидатстващите за Финансиране организации.
52. Фондът не е длъжен да води кореспонденция с кандидатствалите организации, които не са одобрени да получат финансиране Финансиране.
53. Фондът не носи отговорност за кореспонденция във връзка с кандидатури, които са се забавили, били са невъзможни или неуспешни, в резултат на технически проблеми с комуникационните системи. Фондът не носи отговорност за неуспешни опити за достъп до интернет по каквито и да било причини.
54. Всички Кандидатстващи организации поемат за своя сметка всички разходи, които са възникнали поради участието им в процедурата за отпускане на Финансиране.
55. Фондът не носи отговорност за загуби, травми, повреди или вреди, нанесени на Кандидатстващата организация или нейно имущество по време на, във връзка с или по повод кандидатстването й в процедурата по отпускане на Финансиране.
56. Кандидатстващи организации, които не спазват настоящите Общи условия и условията, посочени в обявлението за конкретната процедура за отпускане на Финансиране, ще бъдат дисквалифицирани без допълнително обяснение. В тези случаи
решението на Фонда е окончателно и не подлежи на допълнително обсъждане, като Фондът не носи отговорност за дисквалифицирането на Кандидатстващата организация.
IX. Други
57. С приемане на настоящите Общи условия и условията на конкретната процедура за отпускане на Финансиране, публикувани в обявлението за нея, всяка Кандидатстваща организация декларира и гарантира, че:
а) aвторското право и всички права на интелектуална собственост върху концепцията, с която кандидатства и която изпраща за участие в процедурата, й принадлежат и никое заинтересовано трето лице не се противопоставя на кандидатстването й в процедурата;
б) ще оказва необходимото съдействие на Фонда по всички възможни начини, в случай на спорове във връзка с правата върху концепцията, изпратена за кандидатстване в процедурата, включително, но не само, като урежда в бъдеще, изцяло в съответствие с българското законодателство и за своя сметка, всяка претенция срещу Фонда по отношение на правата върху концепцията, изпратена за кандидатстване в процедурата, респективно незабавно ще освобождава Фонда от всякакви претенции, направени по съдебен, извънсъдебен ред, административен ред и/или наказателно-правен ред от трети лица във връзка с концепцията, изпратена за кандидатстване в процедурата, а при евентуално предявяване на такива претенции пряко към Фонда, ще ги удовлетворява изцяло и за своя сметка, в случай че се установи, че тези претенции са основателни;
в) се задължава да обезщети Фонда за всички вреди, претърпени във връзка с или по повод неправомерно използване на обекти на интелектуална собственост от страна на Кандидатстващата организация чрез изпращането им за кандидатстване в процедурата, включително и за тези вреди, които Фондът е претърпял в резултат на административен акт или съдебно решение, постановени срещу Фонда, във връзка с това неправомерно използване.
58. Евентуално възникнали спорове между Фонда и кандидатстваща за Финансиране организация се решават чрез преговори и в дух на сътрудничество и добра воля, а в краен случай при невъзможност да се постигне съгласие – чрез намесата на компетентните органи.
59. Недействителност или неприложимост, на която и да е клауза от тези Общи условия няма да засяга действителността или приложимостта на останалите им клаузи. Нищожността на отделни клаузи не влече нищожност на Общите условия, когато те са заместени по право от повелителни правила на закона. Приложимо е действащото законодателство на Република България.
Настоящите Общи условия са приети от Директора на Фонда на 27.10.2020 г. и са в сила от същата дата. Общите условия са изменени и допълнени на 07.07.2021 г., считано от тази дата.