Common use of formáty smluv Clause in Contracts

formáty smluv. Pro správné uveřejnění smlouvy v registru smluv je nezbytné splnit požadavky na formát uveřejňované smlouvy, neboť smlouva uveřejněná v nesprávném formátu se podle zákona o registru smluv nepovažuje za uveřejněnou prostřednictvím registru smluv. V registru smluv se uveřejňuje elektronický obraz textového obsahu smlouvy v otevřeném a strojově čitelném formátu. V registru smluv se tedy vlastně nemusí uveřejňovat ty konkrétní smlouvy, které byly např. vytištěny a na jednání podepsány, ale jejich elektronické obrazy, tedy ta verze smlouvy, která je v počítači předtím, než byla vytisknuta, samozřejmě po zohlednění znečitelnění těch informací, které se v registru smluv neuveřejňují. Co je otevřeným a strojově čitelným formátem je definováno v zákoně o svobodném přístupu k informacím. Otevřeným formátem je formát datového souboru, který není závislý na konkrétním technickém a programovém vybavení a je zpřístupněn veřejnosti bez jakéhokoli omezení, které by znemožňovalo využití informací obsažených v datovém souboru. Požadavek otevřeného formátu je splněn, jsou-li data ve formátu, jehož vnitřní struktura je veřejně a bez omezení zdokumentována. Povolené formáty jsou uvedeny v kapitole III. této metodiky. Strojově čitelným formátem je formát datového souboru s takovou strukturou, která umožňuje programovému vybavení snadno nalézt, rozpoznat a získat z tohoto datového souboru konkrétní informace, včetně jednotlivých údajů a jejich vnitřní struktury. Požadavek strojově čitelného formátu je splněn, jsou-li data ve formátu, který je strukturován takovým způsobem, že pomocí programové aplikace z nich lze získat žádané údaje. Požadavek splní jakýkoli počítačový formát, který obsahuje textový obsah smlouvy, tedy nikoli naskenovaný obrázek smlouvy. Např. formát PDF je přípustný, pokud bude obsahovat textovou vrstvu. Vzhledem k tomu, že správci registru smluv jsou smlouvy k uveřejnění zasílány do datové schránky, je taktéž nezbytné dodržet maximální velikost datové zprávy (20 MB) a přípustné textové formáty datové zprávy dodávané do datové schránky stanovené vyhláškou č. 194/2009 Sb. S ohledem na shora uvedené je možné konstatovat, že není nezbytné právě tu smlouvu, která byla podepsána, skenovat, neboť neměl-li by takový scan strojově čitelnou vrstvu, byl by takový dokument z hlediska požadavků zákona o registru smluv nepovoleným formátem a taková smlouva by nebyla považována za uveřejněnou v registru smluv. Není třeba si dělat starosti s podpisy či razítky na smlouvě, neboť ty být ve smlouvě, která bude uveřejněna v registru smluv, nemusí. Pro správné dodržení formátu smlouvy, jakož i pro jiné náležitosti, je jistě nezbytné optimální nastavení správy dokumentu uvnitř subjektu, a to tak, aby v registru smluv byla opravdu uveřejňována ta smlouva, která byla podepsána (samozřejmě po znečitelnění příslušných informací) a v předepsaném formátu.

formáty smluv. Pro správné uveřejnění smlouvy v registru smluv je nezbytné splnit požadavky na formát uveřejňované smlouvy, neboť smlouva uveřejněná v nesprávném formátu se podle zákona o registru smluv nepovažuje za uveřejněnou prostřednictvím registru smluv (přichází tak sankce v podobě fikce právního neuveřejnění smlouvy v registru smluv, smlouva sice fakticky může být uveřejněna, ale hledí se na ní, jakoby nebyla). V registru smluv se uveřejňuje elektronický obraz textového obsahu smlouvy v otevřeném a strojově čitelném formátu. V registru smluv se tedy vlastně nemusí uveřejňovat ty konkrétní smlouvy, které byly např. vytištěny a na jednání podepsány, ale jejich elektronické obrazy, tedy ta verze smlouvy, která je v počítači předtím, než byla vytisknuta, samozřejmě po zohlednění znečitelnění těch informací, které se v registru smluv neuveřejňují. Co je otevřeným a strojově čitelným formátem je definováno v zákoně č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů. Otevřeným formátem je formát datového souboru, který není závislý na konkrétním technickém a programovém vybavení a je zpřístupněn veřejnosti bez jakéhokoli omezení, které by znemožňovalo využití informací obsažených v datovém souboru. Požadavek otevřeného formátu je splněn, jsou-li data ve formátu, jehož vnitřní struktura je veřejně a bez omezení zdokumentována. Povolené formáty jsou uvedeny v kapitole III. této metodiky. Strojově čitelným formátem je formát datového souboru s takovou strukturou, která umožňuje programovému vybavení snadno nalézt, rozpoznat a získat z tohoto datového souboru konkrétní informace, včetně jednotlivých údajů a jejich vnitřní struktury. Požadavek strojově čitelného formátu je splněn, jsou-li data ve formátu, který je strukturován takovým způsobem, že pomocí programové aplikace z nich lze získat žádané údaje. Požadavek splní jakýkoli počítačový formát, který obsahuje textový obsah smlouvy, tedy nikoli naskenovaný obrázek smlouvy. Např. formát PDF je přípustný, pokud bude obsahovat textovou vrstvu. Ve smlouvě, která se povinně uveřejňuje v registru smluv, tedy nesmí absentovat strojově čitelná vrstva, v opačném případě (pokud strojově čitelná vrstva chybí) se smlouva považuje za neuveřejněnou v registru smluv. Test toho, zda má smlouva strojově čitelnou vrstvu je možné provést např. tak, že označíte myší slova ve smlouvě a zkusíte je zkopírovat a vložit do prázdného dokumentu, pokud se to podaří, měla by být smlouva strojově čitelná. Vzhledem k tomu, že správci registru smluv jsou smlouvy k uveřejnění zasílány do datové schránky, je taktéž nezbytné dodržet maximální velikost datové zprávy (20 MB) a přípustné textové formáty datové zprávy dodávané do datové schránky stanovené vyhláškou č. 194/2009 Sb. S ohledem na shora uvedené je možné konstatovat, že není nezbytné právě tu smlouvu, která byla podepsána, skenovat, neboť neměl-li by takový scan strojově čitelnou vrstvu, byl by takový dokument z hlediska požadavků zákona o registru smluv nepovoleným formátem a taková smlouva by nebyla považována za uveřejněnou v registru smluv. Je možné tedy uveřejnit i tu verzi smlouvy, která je uložena v počítači a která byla vytištěna a podepsána (nebo opatřena elektronickými podpisy). Není třeba si dělat starosti s podpisy či razítky na smlouvě, neboť ty být ve smlouvěv elektronickém obrazu textového obsahu smlouvy, která který bude uveřejněna uveřejněn v registru smluv, nemusínemají. Pro správné dodržení formátu smlouvy, jakož i pro jiné náležitosti, je jistě nezbytné optimální nastavení správy dokumentu uvnitř subjektu, a to tak, aby v registru smluv byla opravdu uveřejňována ta smlouva, která byla podepsána (samozřejmě po znečitelnění příslušných informací) a v předepsaném formátu.