Integrace s MS Office Vzorová ustanovení

Integrace s MS Office. Plug-in do MS Office umožní využít základní operace vytvoření/úpravy dokumentu a připomínkování. Uživatel vytvoří v MS Office nový dokument a pomocí funkcionality „Uložit“ vybere cílové úložiště v adresáři systému ECM/DMS, poté potvrdí uložení nového dokumentu. Systém ECM/DMS ověří přístupová oprávnění a přidělí automaticky hodnoty přednastavených metadat a v případě, kdy identifikuje potřebu vložení uživatelských metadat vyzve uživatele k jejich doplnění. Pokud uživatel nevyplní povinná metadata, systém neumožní uložení dokumentu. Stejný postup bude v případě otevření existujícího dokumentu (uloženého mimo úložiště systému ECM/DMS) v MS Office, pokud jej bude uživatel chtít uložit do ECM/DMS. Při otevírání již vytvořeného dokumentu uloženého v ECM/DMS uživatel vybere soubor z cílového úložiště systému ECM/DMS a potvrdí jeho otevření. Systém ECM/DMS vyhodnotí přístupová oprávnění a provede otevření souboru v příslušné aplikaci. Při odesílání odkazu na uložený dokument v ECM/DMS jiným uživatelům emailovou zprávou se oprávněnému koncovému uživateli otevře odkazovaný dokument/složka v novém okně/záložce. Adresátem emailové zprávy může být osoba, skupina osob dle organizační struktury anebo skupina osob dle zařazení do projektu nebo jejich kombinace.