Odesílání dokumentů. (1) ČVUT odesílá dokumenty prostřednictvím podatelny (výpravny). Dokumenty mohou být odesílány s využitím prostředků dle čl. 3 odst. 2.
(2) Pro odesílání dokumentů se použije ustanovení o doručování podle zákona č. 500/2004 Sb., správního řádu, pokud zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů, nestanoví jinak.
(3) Podatelna zajistí před odesláním datové zprávy kontrolu případného výskytu škodlivého kódu. V případě dokumentu v analogové podobě podatelna zkontroluje správnost formálních náležitostí dokumentu a opatří ho náležitostmi potřebnými k jeho odeslání podle jeho zvolené formy.
(4) Podatelna zaznamená k dokumentu určenému k odeslání do eSPS
a) údaje identifikující adresáta v rozsahu údajů podle čl. 32 odst. 3,
Odesílání dokumentů. Systém obsahuje funkcionality nutné k odeslání elektronických dokumentů datovou zprávou nebo e-mailem, včetně znamenání údajů od odeslání a automatické doplňování údajů o dodání nebo doručení odeslaného dokumentu. Dále pak systém umožňuje zaznamenat a následně doplňovat údaje o odeslání a doručení listinných dokumentů odeslaných držitelem poštovní licence nebo například předaných osobně. V rámci funkcionalit spojených s oběhem a vyřizováním dokumentů jsou systémem podporovány především následující činnosti: evidence předání a převzetí, sledování stavu vyřízení dokumentů, sledování termínů, práce se spisy a uzavírání spisů, podepisování dokumentů v elektronické podobě, kompletace dokumentů a spisů při vyřizování v souladu s potřebami střednědobého uložení a skartačního řízení.
Odesílání dokumentů. V případě vypravení listovních zásilek a balíků podatelny/výpravny přijímají od odesílatelů tyto zásilky zalepené/zabalené, označené adresátem, číslem jednacím a číslem zásilky. Zadavatel požaduje generování a evidenci těchto údajů v eSSL. Současně zadavatel požaduje vyznačení stavu odesílaného dokumentu (že je předán výpravně k odeslání) a informace, o jaký typ zásilky se jedná (způsob odeslání). Pro tuto oblast funkcí požadujeme splnění následujících elementárních funkčností nad rámec normativních požadavků: ▪ funkce pro zaevidování odeslání dokumentu kurýrem, faxem, přes dedikovaný portál (např. portály grantových agentur, centrální databáze); ▪ funkce pro tisk údajů o adresátu na obálky a možnost konfigurace těchto údajů pro tisk na obálku, vč. jednoznačné identifikace dokumentu v obálce, nebude-li řešeno jinak; ▪ funkce pro hromadný tisk na obálky k vybraným zásilkám; ▪ funkce pro zadání, resp. výběr způsobu a parametrů vypravení podle požadavků České pošty, s.p., zejména: 🢭 doporučeně; 🢭 obyčejně; 🢭 na dobírku; 🢭 váha; 🢭 cena (výběrem, zadáním, nebo na základě váhy). V případě, že je dokument k odeslání přímo připraven k vypravení (např. jde o odpověď na DZ a je známo ID DS příjemce), elektronická podatelna automatizovaně odešle (vypraví) písemnost bez zásahu obsluhy elektronické podatelny (daná uživatelské role).
Odesílání dokumentů. Do vlastních rukou adresáta odesílají určení původci dokumenty, u nichž je nutno, aby doručení bylo doloženo, nebo je-li to stanoveno zvláštními právními předpisy26). Doklad stvrzující, že dokument byl doručen nebo že poštovní zásilka obsahující dokument byla dodána, včetně dne, kdy se tak stalo, se po vrácení určeným původcům připojí k příslušnému spisu.