Povinnosti zadavatele k uchování dokumentace. Zadavatel je povinen uchovávat veškerou dokumentaci o zakázce a záznamy o elektronických úkonech související se zadáním zakázky. Dokumentací o zakázce se rozumí souhrn všech dokumentů v listinné či elektronické podobě, pořízené v průběhu výběrového řízení. Doba, po kterou musí mít příjemci veškeré originální dokumenty související s realizací zakázky uchovány, je stanovena v právním aktu o poskytnutí podpory nebo závazných právních předpisech upravujících oblast zadávání zakázek, nejméně však po dobu 10 let od finančního ukončení projektu.
Povinnosti zadavatele k uchování dokumentace. 5.1.1 Pro účely ověření správnosti postupu zadavatele při zadávání zakázky bude při kontrolách zadávacích řízení vyžadována dokumentace o zadávacím řízení dle § 216 ZZVZ.
5.1.2 Při kontrolách výběrových řízení budou vyžadovány především následující základní dokumenty:
a) zadávací podmínky vymezující předmět zakázky vč. dokladů prokazujících jejich odeslání či uveřejnění;
b) nabídky podané účastníky, včetně případného objasnění či doplnění;
c) protokol o otevírání nabídek, posouzení a hodnocení nabídek podepsaný příslušnými osobami;
d) smlouva uzavřená s vybraným dodavatelem, včetně jejích případných dodatků;
e) oznámení o výsledku výběrového řízení zaslaná všem účastníkům, kteří podali nabídku ve lhůtě pro podání nabídek, jejichž nabídka nebyla vyřazena, včetně dokladů prokazujících jejich odeslání, pokud toto oznámení nebylo uveřejněno podle odstavce 4.6.2;
f) oznámení o vyloučení účastníka, včetně dokladu prokazujícího jeho odeslání/ uveřejnění, pokud byl nějaký účastník vyřazen;
g) vysvětlení zadávacích podmínek včetně dokladů prokazujících jeho odeslání/ uveřejnění, pokud bylo nějaké poskytnuto,
h) jmenování pověřené osoby nebo hodnotící komise (pokud byly jmenovány) včetně prohlášení o neexistenci střetu zájmů.
i) doklad o uveřejnění smlouvy s vybraným dodavatelem v registru smluv dle zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv) v případě, že smlouva musí být dle zákona o registru smluv povinně uveřejněna. Podle zákona o registru smluv se v registru smluv povinně uveřejňuje soukromoprávní smlouva, jakož i smlouva o poskytnutí dotace nebo návratné finanční výpomoci, jejíž jednou ze stran stranou je Další podmínky a výjimky jsou stanoveny v zákoně o registru smluv.13
j) čestné prohlášení vybraného dodavatele (Příloha č. 3 – Čestné prohlášení účastníka výběrového/zadávacího řízení či cenového marketingu)
5.1.3 Zadavatel je povinen uchovávat dokumentaci o zakázce a záznamy o elektronických úkonech související se zadáním zakázky nejméně po dobu 10 let od proplacení dotace. Dokumentací o zakázce se rozumí souhrn všech dokumentů v listinné či elektronické podobě, jejichž pořízení v průběhu přímého nákupu, cenového marketingu či výběrového řízení, popř. po jeho ukončení, vyžaduje tato Příručka.
Povinnosti zadavatele k uchování dokumentace. 5.1.1 Zadavatel je povinen uchovávat dokumentaci o zakázce a záznamy o elektronických úkonech související se zadáním zakázky. Dokumentací o zakázce se rozumí souhrn všech dokumentů v listinné či elektronické podobě, jejichž pořízení v průběhu výběrového řízení, popř. po jeho ukončení vyžaduje tato Příručka, včetně nabídek jednotlivých účastníků.
Povinnosti zadavatele k uchování dokumentace. 1) Zadavatel je povinen uchovávat dokumentaci o zakázce a záznamy o elektronických úkonech související se zadáním zakázky. Dokumentací o zakázce se rozumí souhrn všech dokumentů v listinné či elektronické podobě, jejichž pořízení v průběhu výběrového řízení, popř. po jeho ukončení, vyžadují PpZKVZ, vč. nabídek jednotlivých účastníků.
2) Pro účely ověření správnosti postupu zadavatele při zadávání zakázky postupy upravenými v PpZKVZ nebo v ZZVZ budou při kontrolách vyžadovány zejména následující dokumenty:
a) způsob stanovení předpokládané hodnoty veřejné zakázky;
b) zadávací podmínky vymezující předmět zakázky, včetně dokladů prokazujících jejich odeslání či uveřejnění;
c) odůvodnění postupu zadavatele, v případě, že vzhledem k povaze a smyslu zakázky není možné dodržet zásady sociálně odpovědného zadávání, environmentálně odpovědného zadávání a inovací20;
Povinnosti zadavatele k uchování dokumentace. 1) Zadavatel je povinen uchovávat dokumentaci o zakázce a záznamy o elektronických úkonech související se zadáním zakázky. Dokumentací o zakázce se rozumí souhrn všech dokumentů v listinné či elektronické podobě, jejichž pořízení v průběhu výběrového řízení, popř. po jeho ukončení, vyžadují PpZKVZ, vč. nabídek jednotlivých účastníků.
2) Pro účely ověření správnosti postupu zadavatele při zadávání zakázky postupy upravenými v PpZKVZ nebo v ZZVZ budou při kontrolách vyžadovány zejména následující dokumenty: