SMLOUVA O VEDENÍ ÚČETNICTVÍ
SMLOUVA O VEDENÍ ÚČETNICTVÍ
uzavřená ve smyslu § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, (dále jen „Smlouva“)
mezi stranami
Xxx. Xxxxx Xxxxxxxxx
IČO: 021 25 684
místo podnikání: Xxxxxxxxxx 000/0, 000 00 Xxxxx (dále jen „Účetní“)
a
Základní škola, Xxxxx 0, Xxxxxx 000
IČO: 604 35 500
sídlo: Xxxxxx 000, 000 00 Xxxxx 0
za kterou jedná: Xxx. Xxxx Xxxxxxx, ředitel školy (dále jako „Klient“)
(Účetní a Klient dále také jen společně „Smluvní strany“ a každý jednotlivě jako „Smluvní strana“)
SMLUVNÍ STRANY UJEDNÁVAJÍ NÁSLEDUJÍCÍ:
1 Předmět Smlouvy
1.1 Účetní se zavazuje pro Klienta za podmínek uvedených v této Smlouvě zpracovávat s odbornou péčí mzdovou agendu.
1.2 Klient se zavazuje platit Účetnímu za vedení mzdové agendy odměnu, a to za podmínek dále uvedených v této Smlouvě.
1.3 Předmětem této Smlouvy je dále zajištění zpracovávání osobních údajů Klienta. Tato Xxxxxxx se uzavírá za účelem ochrany osobních údajů při jejich zpracovávání Účetním.
2 Kontrola podkladů
2.1 Účetní má povinnost formálně kontrolovat Klientem předané podklady a má povinnost bezodkladně Klienta upozornit na formální vady jím předaných podkladů.
2.2 Podklady označené Účetním za vadné má právo Účetní užít až na základě výslovného pokynu Klienta danému Účetnímu po upozornění na vadu takového podkladu.
2.3 Do lhůt uvedených pro Účetního v této Smlouvě se nezapočítává doba od sdělení vady podkladů Klientovi po doručení pokynu Klienta ohledně daného vadného podkladu Účetnímu.
3 Způsob předání a doba předání podkladů
3.1 Klient se zavazuje předávat podklady pro Účetního v písemné podobě, a to v sídle Klienta.
3.2 Podklady potřebné pro plnění této Smlouvy se zavazuje Klient účetnímu předat první pracovní den v kalendářním měsíci, který následuje po kalendářním měsíci, kterého se mzdové podklady týkají. Další poklady související s tímto měsícem, zjištěné po uvedeném termínu, budou Klientem předány bez zbytečného odkladu dodatečně.
4 Odměna
4.1 Klient se zavazuje zaplatit Účetnímu:
4.1.1 částku 180 Kč za každé zpracování mzdové agendy jednoho zaměstnance vykonávajícího práci pro Klienta na základě pracovní smlouvy;
4.1.2 částku 180 Kč za každé zpracování mzdové agendy jednoho zaměstnance vykonávajícího práci pro Klienta na základě dohody o pracovní činnosti;
4.1.3 částku 180 Kč za každé zpracování mzdové agendy jednoho zaměstnance vykonávajícího práci pro Klienta na základě dohody o provedení práce;
(dále společně jako „Odměna“).
5 Platební podmínky
5.1 Všechny částky uvedené v této Smlouvě jsou uvedeny včetně případného DPH.
5.2 Odměna bude vyúčtována vždy společně za každé kalendářní čtvrtletí. Odměna je splatná nejpozději do 10. dubna, do 10. července, 10. října a 10. ledna každého kalendářního roku.
5.3 Klient se zavazuje platit Odměnu v hotovosti v sídle Klienta.
5.4 Účetní má povinnost vystavit na Odměnu řádný daňový doklad – fakturu, jejíž údaje budou shodné s údaji uvedenými v této Smlouvě, a takový daňový doklad – fakturu doručit Klientovi.
5.5 Účetní má právo doručit daňový doklad – fakturu i v elektronické podobě prostřednictvím e- mailové zprávy.
6 Trvání a ukončení Smlouvy
6.1 Tato Smlouva je uzavřena na dobu neurčitou.
6.2 Kterákoliv Smluvní strana má právo tuto Smlouvu vypovědět písemnou výpovědí s výpovědní lhůtou tři (3) měsíce, která počíná běžet prvního dne měsíce následujícího po měsíci, ve kterém je výpověď prokazatelně doručena druhé Smluvní straně.
7 Odpovědnost za škodu
7.1 Účetní plně odpovídá Klientovi za jakoukoliv škodu způsobenou Účetním Klientovi jakýmkoliv porušením povinnosti Účetního uvedené v této Smlouvě.
8 Smluvní pokuta
8.1 V případě, že se Klient dostane do prodlení se zaplacením Odměny nebo její části podle článku 5 této Smlouvy, zavazuje se zaplatit Účetnímu smluvní pokutu ve výši 0,01 % z dlužné částky za každý den prodlení až do úplného zaplacení příslušné částky.
8.2 V případě, že se Účetní dostane do prodlení s předáním jakéhokoliv jednoho plnění podle této Smlouvy, zavazuje se Klientovi zaplatit smluvní pokutu ve výši 100 Kč za každý den prodlení až do předání daného plnění.
8.3 V případě, že Účetní poruší jakoukoliv svou povinnost mlčenlivosti uvedenou v článku 9 této Smlouvy, zavazuje se zaplatit Klientovi smluvní pokutu ve výši 500 Kč za každé jednotlivé porušení uvedené povinnosti.
8.4 Smluvní pokuta nemá vliv na náhradu škody a poškozená Smluvní strana má právo požadovat náhradu škody od druhé Smluvní strany v plné výši.
9 Důvěrnost a nakládání s osobními údaji
27. 4. 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen „GDPR“) účinném od 25. 5. 2018.
9.2 Smluvní strany berou na vědomí a činí mezi nimi nesporným, že Klient (a nikoliv Účetní) je ten, kdo je odpovědný za určení:
9.2.1 které osobní údaje subjektů budou zpracovávány,
9.2.2 na základě kterých právních důvodů (titulů) budou ty které osobní údaje zpracovány,
9.2.3 doby uchování, tj. po jakou dobu budou osobní údaje zpracovány a jak dlouho mají být uchovány,
9.2.4 kategorií subjektu údajů,
9.2.5 kategorií příjemců údajů. (dále jen „osobní údaje“).
9.3 Účetní bude zpracovávat veškeré osobní údaje, které od Klienta převezme v rámci plnění účelu této Smlouvy. Účetní bude osobní údaje zpracovávat pouze za účelem vedení účetní a související agendy Klienta, jak je blíže uvedeno v bodě 1.1 této Smlouvy, a to automatizovaně (v účetním programu) a v listinné formě. Účetní bude osobní údaje zpracovávat pouze na základě pokynů Klienta, a to včetně případného předání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizaci ve smyslu a za podmínek stanovených v čl. 28 odst. 3 písm. a) GDPR.
9.4 Účetní se jako zpracovatel při zpracování osobních údajů zavazuje:
9.4.1 zpracovávat osobní údaje pouze v souladu s účelem Smlouvy,
9.4.2 přijmout veškerá vhodná technická a organizační opatření, jež jsou nutná k zabezpečení zpracování osobních údajů a odpovídají s tím spojenému riziku, aby mj. nemohlo při tomto zpracování dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů,
9.4.3 a dokumentovat přijatá a provedená technická a organizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů v souladu s touto Smlouvou, GDPR, příslušnými zákony a jinými obecně závaznými právními předpisy,
9.4.4 chránit Klientem poskytnuté osobní údaje (tato povinnost se vztahuje i na zaměstnance Účetního). Účetní se zavazuje své zaměstnance řádně proškolit stran zpracování a ochrany osobních údajů podle této Smlouvy, GDPR, příslušných zákonů a jiných obecně závazných právních předpisů.
9.4.5 být Správci nápomocen při zajišťování souladu s povinnostmi podle článků 32 až 36 nařízení GDPR, a to při zohlednění povahy zpracování a informací, jež má Účetní k dispozici.
9.4.6 v souladu s rozhodnutím Klienta všechny osobní údaje buď vymazat, nebo je vrátit Správci po ukončení poskytování služeb spojených se zpracováním, a vymazat existující kopie, pokud právo Evropské Unie nebo jiné právní předpisy nepožadují uložení daných osobních údajů.
9.4.7 po ukončení této Smlouvy veškeré zpracovávané osobní údaje předat Klientovi jako správci osobních údajů, vymazat veškeré jejich případně existující kopie a nenávratně zlikvidovat osobní údaje, které po předání zůstanou v dispozici Účetního.
9.5 Při stanovení technických a organizačních opatření pro ochranu zpracovávaných osobních údajů se Účetní zavazuje: posuzovat rizika vyplývající ze zpracování osobních údajů osobami, které mají bezprostřední přístup k osobním údajům, zabránit neoprávněným osobám v přístupu k osobním údajům a k prostředkům pro jejich zpracování, jakož i neoprávněnému čtení, vytváření, kopírování, přenosu, úpravě či vymazání záznamů obsahujících osobní údaje, přijmout opatření, která umožní určit a ověřit, komu byly osobní údaje předány.
9.6 Mezi oprávněné osoby, které budou na straně Účetního osobní údaje zpracovávat, patří pouze jeho zaměstnanci.
9.7 Klient uděluje Účetnímu obecné písemné povolení ve smyslu čl. 28 odst. 2 GDPR k zapojení případných dalších zpracovatelů do zpracování osobních údajů. Pokud Účetní zapojí dalšího zpracovatele, aby jménem Xxxxxxx provedl určité činnosti zpracování, zavazuje se Účetní tomuto dalšímu zpracovateli uložit na základě smlouvy stejné povinnosti na ochranu údajů, jaké jsou uvedeny v této Smlouvě, a to zejména poskytnutí dostatečných záruk, pokud jde o zavedení vhodných technických a organizačních opatření tak, aby zpracování splňovalo požadavky nařízení GDPR. Neplní-li uvedený další zpracovatel své povinnosti v oblasti ochrany údajů, odpovídá Klientovi za plnění povinností dotčeného dalšího zpracovatele i nadále plně Účetní.
9.8 Doba trvání zpracovávání osobních údajů Účetním podle této Smlouvy odpovídá době trvání této Smlouvy (dále jen „doba zpracování“), tzn. i smlouva o zpracování osobních údajů se uzavírá na dobu neurčitou a může být ukončena způsoby upravenými zejména v následujícím čl. 6 této Smlouvy a v příslušných právních předpisech. Účetní se zavazuje osobní údaje předat Klientovi nebo je prokazatelně zlikvidovat nejpozději ve lhůtě patnácti (15) dnů po skončení doby zpracování.
9.9 Smluvní strany se zavazují poskytnout si vzájemně veškerou potřebnou součinnost pro plnění této smlouvy. Účetní se zavazuje poskytovat Klientovi veškeré informace potřebné k doložení toho, že byly splněny povinnosti stanovené v článku 28 nařízení GDPR. Účetní se zavazuje umožnit audity, včetně inspekcí, prováděné Klientem nebo jiným auditorem, kterého Klient pověřil, a k těmto auditům se zavazuje přispět. Smluvní strany jsou si povinny předat podklady potřebné pro naplnění tohoto cíle. Tato povinnost smluvní stran bude realizována zejména v případě jednání s Úřadem pro ochranu osobních údajů nebo s jinými veřejnoprávními orgány.
9.10 Účetní se zavazuje zpracovat a dokumentovat přijatá a provedená technická a organizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů v souladu se zákonem a jinými právními předpisy, včetně nařízení GDPR.
9.11 Smluvní strany se zavazují dodržovat při zpracovávání osobních údajů na základě této smlouvy povinnosti stanovené zákonem o ochraně osobních údajů a nařízením GDPR.
9.12 Účetní se za účelem splnění svých závazků s přihlédnutím ke stavu techniky, nákladům na provedení, povaze, rozsahu, kontextu a účelům zpracování i k různě pravděpodobným a různě závažným rizikům pro práva a svobody fyzických osob, zavazuje zabezpečit zpracování údajů alespoň následujícím způsobem:
9.12.1 Účetní se zavazuje zavázat oprávněné osoby povinností mlčenlivosti o osobních údajích a o přijatých bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by mohlo ohrozit bezpečnost zpracovávaných osobních údajů. Účetní zajistí, že tato povinnost mlčenlivosti oprávněných osob bude trvat i po skončení pracovněprávního nebo jiného vztahu k Účetnímu. V případě porušení této povinnosti se Účetní zavazuje Klientovi nahradit veškerou způsobenou škodu;
9.12.2 každá osoba, která bude mít ke zpracovávaným osobním údajům přístup, bude Účetnímu známa. Účetním bude každé takové osobě stanoven rozsah a podmínky přístupu k osobním údajům, každá taková osoba bude přistupovat k osobním údajům pod jednoznačným identifikátorem, takže bude zpětně dohledatelné, které osoby k osobním údajům přistupovaly;
9.12.3 osobní údaje budou zpracovávány v prostorách Účetního, kam budou mít přístup jen oprávněné osoby;
9.12.4 Účetní se zavazuje provádět pravidelné testování, posuzování a hodnocení činností zavedených technických a organizačních opatření pro zajištění bezpečnosti zpracování;
9.12.5 Účetní se zavazuje přijmout opatření, aby bylo možné obnovit dostupnost osobních údajů a přístup k nim včas v případě fyzických či technických incidentů.
9.13 Účetní kontroluje a odpovídá za to, že:
9.13.1 zpracování osobních údajů bude prováděno oprávněnými osobami;
9.13.2 seznámí oprávněné osoby s povinností mlčenlivosti a ostatními příslušnými povinnostmi dle právních předpisů;
9.13.3 bude zabráněno neoprávněným osobám přistupovat k osobním údajům;
9.13.4 bude zabráněno neoprávněnému čtení, vytváření, kopírování, přenosu, úpravě či vymazání záznamů obsahujících osobní údaje;
9.13.5 budou přijata další opatření, která umožní určit a ověřit, kdo s osobními údaji nakládal, komu byly osobní údaje předány, kým byly pozměněny nebo smazány.
9.14 Účetní se zavazuje Xxxxxxx informovat ihned v případě zjištění narušení zabezpečení ochrany zpracovávaných osobních údajů, dále v případě neoprávněného přístupu k osobním údajům, zničení či ztráty, neoprávněného přenosu, nebo jiného neoprávněného zpracování nebo zneužití. Zároveň s tím je Účetní povinen přijmout vhodná a efektivní opatření k odstranění závadného stavu, k opětovnému zaručení bezpečnosti osobních údajů a minimalizaci škod.
9.15 Účetní se zavazuje, že nezpřístupní ani nepoužije žádnou informaci obchodní a/nebo obdobné povahy, se kterou se seznámí v souvislosti s plněním této Smlouvy, zejména nezpřístupní ani nepoužije:
9.15.1 žádnou takovou informaci obsaženou v této Smlouvě,
9.15.2 databázi zaměstnanců, zákazníků Klienta ani kontakty na ně,
9.15.3 cenovou politiku Klienta,
9.15.4 způsob fungování podniku Klienta,
9.15.5 strategická rozhodnutí a podnikatelské záměry Klienta (dále jen „Důvěrná informace“).
9.16 Povinnost mlčenlivosti podle odstavce 9.15 této Smlouvy platí s výjimkou případů, kdy:
9.16.1 Klient udělil předchozí písemný souhlas s takovým zpřístupněním nebo použitím Důvěrné informace,
9.16.2 právní předpis nebo veřejnoprávní orgán stanoví povinnost zpřístupnit nebo použít Důvěrnou informaci,
9.16.3 takové zpřístupnění nebo použití Důvěrné informace je nezbytné pro realizaci této Smlouvy,
9.16.4 je to podle jakékoliv smlouvy nebo dohody uzavřené mezi Smluvními stranami dovoleno,
9.17 Mezi Důvěrné informace nepatří žádné informace, které jsou v době jejich zpřístupnění nebo použití běžně dostupné veřejnosti.
9.18 Klient tímto dává Účetnímu souhlas k tomu, aby jej uváděl jako svého zákazníka.
9.19 Účetní bere na vědomí, že Důvěrné informace tvoří obchodní tajemství Klienta.
10 Vyšší moc
10.1 Smluvní strany se zprošťují veškeré odpovědnosti za nesplnění svých povinností z této Smlouvy po dobu trvání vyšší moci do té míry, pokud po nich nebylo možné požadovat, aby neplnění svých povinností z této Smlouvy v důsledku vyšší moci předešly.
10.2 Za vyšší moc je pro účely této Smlouvy považována každá událost nezávislá na vůli Smluvních stran, která znemožňuje plnění smluvních závazků a kterou nebylo možno předvídat v době vzniku této Smlouvy. Za vyšší moc se z hlediska této Smlouvy považuje zejména přírodní katastrofa, požár, výbuch, silné vichřice, zemětřesení, záplavy, válka, stávka nebo jiné události, které jsou mimo jakoukoliv kontrolu Smluvních stran.
10.3 Po dobu trvání vyšší moci se plnění závazků podle této Smlouvy pozastavuje do doby odstranění následků vyšší moci.
11 Rozhodné právo
11.1 Tato Smlouva se řídí právním řádem České republiky, zejména zákonem č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů.
12 Závěrečná ustanovení
12.1 V této Smlouvě, pokud z kontextu jasně nevyplývá jinak, zahrnuje význam slova v jednotném čísle rovněž význam daného slova v množném čísle a naopak, význam slova vyjadřujícího určitý rod zahrnuje rovněž ostatní rody. Nadpisy jsou uváděny pouze pro přehlednost a nemají vliv na výklad této Smlouvy.
12.2 Nevymahatelnost či neplatnost kteréhokoliv ustanovení této Smlouvy nemá vliv na vymahatelnost či platnost zbývajících ustanovení této Smlouvy, pokud z povahy nebo obsahu takového ustanovení nevyplývá, že nemůže být odděleno od ostatního obsahu této Smlouvy.
12.3 Tato Smlouva představuje úplné ujednání mezi Smluvními stranami ve vztahu k předmětu této Smlouvy a nahrazuje veškerá předchozí ujednání ohledně předmětu této Smlouvy.
12.4 Tato Smlouva může být změněna pouze písemnými dodatky podepsanými oběma Smluvními stranami.
12.5 Tato Smlouva je vyhotovena ve dvou (2) stejnopisech. Každá Smluvní strana obdrží jeden (1) stejnopis této Smlouvy.
12.6 Tato Smlouva nabývá platnosti a účinnosti v okamžiku jejího podpisu všemi Smluvními stranami.
Smluvní strany tímto potvrzují, že si podmínky obsažené v této Smlouvě přečetly a rozumějí jim a že se zavazují ze své pravé a vážné vůle akceptovat závazky z ní pro ně vznikající, na důkaz čehož připojují k této Smlouvě své podpisy.
Účetní v Praze, dne 28. 8. 2018, Xxx. Xxxxx Xxxxxxxxx | Za Klienta, v Praze, dne 28. 8. 2018, Xxx. Xxxx Xxxxxxx, ředitel školy |