MODUL SMLOUVY
NABÍDKOVÝ LIST
Elektronický systém spisové služby ICZ e-spis®
MODUL SMLOUVY
Modul Smlouvy podporuje administrativní činnosti spojené s procesem zpracování smluv uzavíraných v organizaci a je přímo svázán s jádrem systému elektronické spisové služby ICZ e-spis®, tedy mezi zpracováním smluv a jiných dokumentů uživatelé nepřechází mezi jednotlivými systémy nebo samostatnými moduly, ale pracují v jednotném uživatelské prostředí.
MODUL SMLOUVY PODPORUJE ADMINISTRATIVNÍ ČINNOSTI SPOJENÉ S PROCESEM ZPRACOVÁNÍ SMLUV UZAVÍRANÝCH V ORGANIZACI.
Modulem je možné evidovat a zpracovávat smlouvy vyhotovované nebo doručené, a to v listinné i v elektronické podobě. Pokud uživatelé zakládají specifické dokumenty typu „smlouva“, evidenční karty dokumentů jsou doplněny o specifické položky spojené právě se zpracováním smluv, jako například pole pro zadání platnosti smlouvy, datum podpisu smlouvy, částka, splatnost, smluvní strany apod. Všechny vytvořené dokumenty typy „smlouva“ jsou běžně opatřeny všemi evidenčními údaji (UID, číslo jednací, skartační znak apod) a jsou tedy standardními dokumenty evidovanými v systému elektronické spisové služby i přes specifické odlišnosti.
NABÍDKOVÝ LIST
[ IC Z e -spis® - Smlouvy ]
ZÁKLADNÍ FUNKCE MODULU
• Evidenci došlých i vlastních smluv včetně připojování elek- tronické dokumenty.
• Vytváření kopií.
• Evidence dodatků.
• Vkládání smluv do spisů.
• Nastavení interního číslování smluv i záznam vlastního čísla smlouvy.
•
•
Speciální
evidenční údaje
smluv.
Hlídání termínů.
[ SPECIFICKÉ FUNKCE MODULU ]
• Jednotlivé smlouvy jsou zakládány buď samostatně (uživatel vytváří přímo celou smlouvu) nebo nad existujícím dokumentem (v takovém případě je automaticky vytvořena vazba souvisejících objektů).
• K jednotlivým smlouvám je možné dále zakládat dodatky (tyto jsou zakládány s pevnou vazbou na původní smlouvu).
• Pro účely zpracování smluv modul přináší také specifickou funkci určeným uživatelům, kterou je připomínkování smlouvy včetně funkcí pro vypořádání připomínek. Uvedení aktéři smlouvy mohou zadávat svoje připomínky, a to bez vytváření dalších vlastních dokumentů číslem jednacím.
• Prostřednictvím modulu lze smlouvy také zveřejnit v rámci organizace (nejedná se o publikování v ISRS).
Modul je svázán s organizační strukturou původce, z níž vycházejí přístupová práva uživatelů a funkcionality modulu jsou zpřístupněny pouze uživatelům, kteří mají přiřazenu příslušnou roli v rámci modulu Smluv. Současně je svázán také s historií a transakčním protokolem elektronického systému spisové služby a tedy plně kontrolovaný a kontrolovatelný.
OBCHODNÍ KONTAKT
ICZ a.s. Na hřebenech II 1718/00 000 00 Praha 4
TEL.: x000 000 000 000
FAX: x000 000 000 000