„ORGANIZAČNÍ ZAJIŠTĚNÍ PROTIKORUPČNÍ KONFERENCE
ZADÁVACÍ DOKUMENTACE
Veřejná zakázka
„ORGANIZAČNÍ ZAJIŠTĚNÍ PROTIKORUPČNÍ KONFERENCE
financované z Fondu pro bilaterální spolupráci na národní úrovni EHP a Norských fondů 2009-2014“
Identifikace zadavatele: Česká republika – Ministerstvo financí
Xxxxxxxx 00
118 10 Praha 1
IČ: 00006947
Osoba jednající jménem zadavatele: Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxxxx, VO 5805 Podpis:
Kontaktní osoba zadavatele:
Xxx. Xxxxxx Xxxxxxx, odd. 5804 Tel: 000 000 000
E-mail: xxxxxx.xxxxxxx@xxxx.xx
Typ zakázky: veřejná zakázka na služby
Zadávací řízení: zjednodušené podlimitní zadávací řízení podle zákona č. 137/2006
Sb., o veřejných zakázkách ve znění pozdějších předpisů (dále jen
„zákon“)
Úplná zadávací dokumentace zahrnuje:
Část A. – Zadávací podmínky, vč. požadavků na kvalifikaci
Část B. – Zadání veřejné zakázky
Část C. – Osnova pro zpracování nabídky, včetně příloh
Část D. – Návrh smlouvy o dílo
Část A.
ZADÁVACÍ PODMÍNKY
1. Předmět veřejné zakázky:
Příprava a komplexní organizační zajištění mezinárodní protikorupční konference financované z Fondu pro bilaterální spolupráci na národní úrovni EHP a Norských fondů 2009-2014, organizované Ministerstvem financí ve spolupráci s Radou Evropy, která se uskuteční ve dnech 20. – 21. října 2015.
Detailní popis předmětu veřejné zakázky je uveden v Zadání veřejné zakázky (část B. Zadávací dokumentace).
CPV kód 55110000-4 - Ubytovací služby, 55120000-7 - Konferenční služby, 79540000-1 - Tlumočnické služby; 79342200-5
- Propagační služby
2. Místo plnění veřejné zakázky:
Česká republika, Praha
3. Doba plnění veřejné zakázky:
Od data podpisu smlouvy do splnění všech povinností po ukončení konference, nejpozději do 29. 2. 2016.
4. Opční právo: Zadavatel si tímto v souladu s ustanovením § 99 zákona vyhrazuje opční právo na poskytnutí dodatečných služeb, spočívajících v zajištění následujících služeb (všech či některých z nich dle skutečné potřeby):
- ubytování pro vyšší počet osob,
- zajištění cateringu pro vyšší počet osob,
- vyplacení odměn expertům,
- vnitrostátní dopravy,
- příprava a tisk sborníku,
- případně další služby dle předmětu veřejné zakázky.
Uplatní-li zadavatel opční právo, zadá veřejnou zakázku na základě využití opčního práva v jednacím řízení bez uveřejnění v souladu s
§ 99 odst. 2 zákona.
Zadavatel předpokládá případné využití opčního práv od podpisu smlouvy do 29. 2. 2016.
5. Předpokládaná hodnota zakázky v Kč (bez DPH):
Předpokládaná hodnota: 2.700.000,00 Kč bez DPH Předpokládaná hodnota opčního práva: 600.000,00 Kč bez DPH
Celková předpokládaná hodnota VZ vč. opčního práva: 3.300.000,00 Kč bez DPH
Předpokládaná hodnota je zároveň nejvyšší přípustnou nabídkovou cenou. Pokud dodavatel nabídne nabídkovou cenu vyšší než je předpokládaná hodnota veřejné zakázky, bude jeho nabídky vyřazena a dodavatel bude vyloučen ze zadávacího řízení.
6. Datum odeslání výzvy pro
30. dubna 2015
předkládání nabídek:
7. Místo a lhůta pro podání nabídky:
Nabídka bude doručena doporučeně poštou nebo předána osobně (kurýrní službou) v podatelně zadavatele:
Česká republika – Ministerstvo financí Xxxxxxxx 00
P. O. BOX 77 118 10 Praha 1
nejpozději do 18. května 2015 do 12.00 hodin.
8. Dodatečné informace:
Dodavatel je oprávněn požadovat po zadavateli dodatečné informace k zadávací dokumentaci.
Písemná žádost (dopisem / e-mailem) musí být doručena zadavateli nejpozději 5 pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podání nabídek.
Kontaktní údaje: Ministerstvo financí, Xxxxxxxx 00, 000 00 Xxxxx 0; Xxx. Xxxxxx Xxxxxxx, odd. 5804, e-mail: xxxxxx.xxxxxxx@xxxx.xx
9. Zadávací lhůta: Dodavatel je vázán svojí nabídkou po dobu 180 kalendářních dní od data podání nabídky.
10. Předložení nabídky: Dodavatel může podat pouze jednu nabídku. Jednu nabídku může podat i více dodavatelů společně. Varianty nabídky nejsou přípustné.
Nabídky se podávají písemně. Nabídky doručené v listinné podobě budou podány v řádně uzavřené/zalepené obálce, označené
„Veřejná zakázka – ORGANIZAČNÍ ZAJIŠTĚNÍ PROTIKORUPČNÍ KONFERENCE financované z Fondu pro bilaterální spolupráci na národní úrovni EHP a Norských fondů 2009-2014 – NEOTVÍRAT – odd. 5805“.
Na obálce musí být uvedena obchodní firma nebo název a adresa dodavatele.
Obálky s nabídkami doručené po lhůtě pro podání nabídek, nebudou otevřeny a zadavatel je neotevřené archivuje.
11. Požadavky na zpracování nabídky:
Nabídka bude podána v českém jazyce.
Předkládá-li nabídku dodavatel se sídlem mimo území České republiky, musí předložit doklady v původním jazyce s úředním překladem do českého jazyka.
Dodavatel předloží nabídku v písemné formě ve dvou vyhotoveních (1x originál s označením „originál“ a 1x kopie s označením
„kopie“); nabídku je též nutné předložit v elektronické podobě (CD součástí nabídky). Požadavek na předložení tištěné kopie a elektronické verze nabídky je doporučujícího charakteru. Nesplnění tohoto požadavku nebude mít za následek vyřazení nabídky a vyloučení dodavatele ze zadávacího řízení.
Jednotlivé listy nabídky včetně příloh budou řádně očíslovány vzestupnou číselnou řadou, seřazeny podle osnovy pro zpracování
nabídky (uvedené v části X. Xxxxxxxx dokumentace) a pevně svázané tak, aby nemohlo dojít k neoprávněné manipulaci. Tento požadavek je doporučujícího charakteru a jeho nesplnění nebude mít za následek vyřazení nabídky a vyloučení dodavatele ze zadávacího řízení.
Dodavateli nenáleží žádná úhrada nákladů, které vynaložil na zpracování nabídky a/nebo na účast v tomto zadávacím řízení.
12. Obsah nabídky: Krycí list nabídky (příloha č. 1 části X. Xxxxxxxx dokumentace) podepsaný osobou oprávněnou jednat jménem či za dodavatele. Musí být uvedeny identifikační údaje dodavatele: obchodní firma nebo název, sídlo, právní forma, identifikační číslo, bylo-li přiděleno, pokud jde o právnickou osobu, a obchodní firma, nebo jméno a příjmení, místo podnikání, popřípadě trvalého pobytu, identifikační číslo, bylo-li přiděleno, pokud jde o fyzickou osobu.
Dále dodavatel uvede: jméno/a a příjmení člena/ů statutárního orgánu, bankovní spojení, kontaktní osobu, jeho telefonní číslo a e- mailovou adresu.
Součástí nabídky musí být:
a) seznam statutárních orgánů nebo členů statutárních orgánů, kteří v posledních 3 letech od konce lhůty pro podání nabídek byli v pracovněprávním, funkčním či obdobném poměru u zadavatele,
b) má-li dodavatel formu akciové společnosti, seznam vlastníků akcií, jejichž souhrnná jmenovitá hodnota přesahuje 10 % základního kapitálu, vyhotovený ve lhůtě pro podání nabídek,
c) prohlášení uchazeče o tom, že neuzavřel a neuzavře zakázanou dohodu podle zvláštního právního předpisu v souvislosti se zadávanou veřejnou zakázkou.
Tyto údaje (§ 68 odst. 3 zákona) budou součástí čestného prohlášení dodavatele podle přílohy č. 2 části X. Xxxxxxxx dokumentace.
Věcnou část nabídky s uvedením činností požadovaných k plnění předmětu veřejné zakázky dle požadavků v Zadání veřejné zakázky (v části B. Zadávací dokumentace).
Součástí nabídky musí být návrh smlouvy (část X. Xxxxxxxx dokumentace), rovněž podepsaný osobou oprávněnou jednat jménem či za dodavatele. Dodavatel doplní do návrhu smlouvy výši nabídkové ceny a další požadované údaje. Dodavatel není oprávněn měnit či jiným způsobem upravit návrh smlouvy, který je částí D této Zadávací dokumentace. Návrh smlouvy musí po obsahové stránce odpovídat ostatním částem nabídky dodavatele. Pokud nebudou ostatní části nabídky odpovídat návrhu smlouvy, bude tato skutečnost důvodem pro vyřazení nabídky a vyloučení dodavatele ze zadávacího řízení.
13. Xxxxxxxxx cena: Xxxxxxxxx cena bez opce bude uvedena v Kč bez DPH a včetně DPH, a to celkovou částkou a také v členění podle přílohy č. 3 části
C. Zadávací dokumentace. Dodavatel stanoví nabídkovou cenu na
základě ocenění všech položek uvedených v položkovém rozpočtu (příloha č. 3 části C Zadávací dokumentace). Dodavatel je povinen ocenit veškeré položky uvedené v položkovém rozpočtu, neocenění jakékoli položky bude mít za následek vyřazení nabídky a vyloučení dodavatele ze zadávacího řízení. Oceněný položkový rozpočet bude součástí nabídky jako příloha návrhu smlouvy.
Položky rozpočtu Odměny přednášejícím (moderátoři konference, moderátoři bloků, zpravodajové bloků, přednášející experti) a Vnitrostátní doprava účastníků jsou neměnné pevné ceny, které nebudou předmětem hodnocení nabídkové ceny.
Nabídková cena bude stanovena jako nejvýše přípustná a musí zahrnovat veškeré náklady uchazeče nutné pro kvalitní splnění předmětu veřejné zakázky.
14. Požadavky na kvalifikaci
Kvalifikovaným pro plnění veřejné zakázky je dodavatel, který:
A. splní všechny základní kvalifikační předpoklady podle § 53, odst. 1 zákona,
B. splní profesní kvalifikační předpoklady podle § 54 písm. a) a b) zákona,
C. předloží čestné prohlášení o své ekonomické a finanční způsobilosti splnit veřejnou zakázku,
D. splní technické kvalifikační předpoklady podle požadavků zadavatele uvedené níže (§ 56 zákona).
Doklady prokazující splnění základních kvalifikačních předpokladů a výpis z obchodního rejstříku nesmějí být starší 90 dnů ke dni podání nabídky, stejně tak výpis ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů, který případně nahrazuje prokázání splnění základních a profesních kvalifikačních předpokladů.
Dodavatel předkládá kopie dokladů prokazujících splnění kvalifikace. Zadavatel požaduje před uzavřením smlouvy předložit originály nebo ověřené kopie dokladů prokazujících splnění kvalifikace pouze dodavatelem, se kterým má být uzavřena smlouva podle § 82 zákona.
Pokud není dodavatel schopen prokázat splnění určité části kvalifikace požadované zadavatelem podle § 50 odst. 1 písm. b) a
d) zákona v plném rozsahu, je oprávněn splnění kvalifikace v chybějícím rozsahu prokázat prostřednictvím subdodavatele. Dodavatel je v takovém případě povinen zadavateli předložit:
a) doklady prokazující splnění základního kvalifikačního předpokladu podle § 53 odst. 1 písm. j) zákona a profesního kvalifikačního předpokladu podle § 54 písm. a) zákona subdodavatelem a
b) smlouvu uzavřenou se subdodavatelem, z níž vyplývá závazek subdodavatele k poskytnutí plnění určeného k plnění veřejné zakázky dodavatelem či k poskytnutí věcí či práv, s nimiž bude dodavatel oprávněn disponovat v rámci plnění veřejné zakázky, a to alespoň v rozsahu, v jakém subdodavatel prokázal splnění kvalifikace podle § 50 odst. 1 písm. b) až d) zákona.
Dodavatel není oprávněn prostřednictvím subdodavatele prokázat splnění kvalifikace podle § 54 písm. a) zákona.
Má-li být předmět veřejné zakázky plněn několika dodavateli společně a za tímto účelem podávají či hodlají podat společnou nabídku, postupují dodavatelé podle § 51 odst. 5 a odst. 6 zákona.
Nevyplývá-li ze zvláštního právního předpisu jinak, prokazuje zahraniční dodavatel splnění kvalifikace způsobem podle právního řádu platného v zemi jeho sídla, místa podnikání, a to v rozsahu požadovaném tímto zákonem a zadavatelem (dodavatel postupuje podle § 51 odst. 7 zákona).
Prokázání splnění kvalifikace ve zjednodušeném podlimitním
řízení:
Splnění kvalifikačních předpokladů se dle § 62 odst. 3 zákona prokazuje ve zjednodušeném podlimitním řízení předložením čestného prohlášení, z jehož obsahu je zřejmé, že dodavatel splňuje příslušné kvalifikační předpoklady požadované zadavatelem. Dodavatel, se kterým má být uzavřena smlouva podle § 82 zákona, je povinen před jejím uzavřením předložit zadavateli originály nebo úředně ověřené kopie dokladů prokazujících splnění kvalifikace. Nesplnění této povinnosti se považuje za neposkytnutí součinnosti k uzavření smlouvy ve smyslu ustanovení § 82 odst. 4 zákona.
A. Základní kvalifikační předpoklady:
Dodavatel v nabídce prokazuje splnění základních kvalifikačních předpokladů předložením čestného prohlášení, z jehož obsahu bude zřejmé splnění základních kvalifikačních předpokladů dle § 53 odst. 1 písm. a) až k) zákona. Dodavatel, s nímž má být uzavřena smlouva předloží před podpisem smlouvy:
a) výpisu z evidence Rejstříku trestů [§ 53 odstavec 1 písm. a) a
b) zákona],
b) potvrzení příslušného finančního úřadu a ve vztahu ke spotřební dani čestného prohlášení [§ 53 odstavec 1 písm. f) zákona],
c) potvrzení příslušného orgánu či instituce [§ 53 odstavec 1 písm.
h) zákona],
d) čestného prohlášení [§ 53 odstavec 1 písm. c) až e) a g), i) až k) zákona].
B. Profesní
kvalifikační předpoklady:
Splnění profesních kvalifikačních předpokladů prokáže dodavatel, který předloží:
a) výpis z obchodního rejstříku, pokud je v něm zapsán, či výpis z jiné obdobné evidence, pokud je v ní zapsán,
b) doklad o oprávnění k podnikání podle zvláštních právních předpisů v rozsahu odpovídajícím předmětu veřejné zakázky, zejména doklad prokazující příslušné živnostenské oprávnění či licenci.
Splnění profesních kvalifikačních předpokladů prokáže dodavatel ve své nabídce v souladu s ustanovením § 62 odst. 3 zákona.
C. Ekonomické a Splnění ekonomických a finančních kvalifikačních předpokladů
finanční kvalifikační předpoklady:
prokáže dodavatel, který předloží čestné prohlášení o své ekonomické a finanční způsobilosti splnit veřejnou zakázku.
D. Technické kvalifikační předpoklady:
Technické kvalifikační předpoklady splní dodavatel, který prokáže:
a) minimálně tři služby za poslední 3 roky týkajících se realizace obdobných zakázek každou v hodnotě minimálně 1.000.000,00 Kč bez DPH, a to formou seznamu obdobných zakázek, tj. organizovaných konferencí / seminářů / eventů / veřejných akcí (zakázek) s uvedením:
- komu byly služby poskytnuty, vč. kontaktu
- předmětu služeb
- rozsahu (hodnoty) a doby poskytnutí
Přílohou tohoto seznamu musí být osvědčení vydané osobou, pro kterou byla služba poskytnuta, nebo, není-li možné osvědčení získat z důvodů spočívajících na straně této osoby, smlouva s touto osobou společně s dokladem o uskutečnění plnění dodavatelem.
b) osvědčení o vzdělání a odborné kvalifikaci hlavního organizátora konference, a to předložením profesního životopisu hlavního organizátora, kopiemi diplomů / dokladů o vzdělání, certifikátu o jazykové znalosti nebo čestného prohlášení k jazykové znalosti a seznamu pořádaných akcí, na kterých se hlavní organizátor konference podílel. Hlavní organizátor konference musí splňovat následující minimální požadavky:
- ukončené minimálně středoškolské vzdělání
- znalost anglického jazyka na úrovni B2, aby mohl spolehlivě zajistit organizační podporu mezinárodní konference v požadovaném rozsahu
- min. 3 roky zkušeností v organizaci konferencí / seminářů / eventů / veřejných akcí
Navržený hlavní organizátor konference bude skutečně realizovat plnění této veřejné zakázky jako hlavní kontaktní osoba dodavatele. Osoba hlavního organizátora konference bude doplněna před podpisem smlouvy do článku 8.5 smlouvy jako odpovědná osoba dodavatele a bude souhlasit s osobou, jíž dodavatel prokázal tento profesní kvalifikační předpoklad.
Splnění technických kvalifikačních předpokladů prokáže dodavatel ve své nabídce v souladu s ustanovením § 62 odst. 3 zákona.
15. Hodnotící kritéria: Základním hodnotícím kritériem pro zadání veřejné zakázky je:
nejnižší nabídková cena dle § 78 odst. 2. písm. b) zákona.
16. Platební a obchodní podmínky:
S vybraným dodavatelem bude uzavřena „Smlouva o dílo“ na dobu určitou v souladu s § 82 zákona, jejíž součástí jsou také platební a obchodní podmínky.
Platební a obchodní podmínky uvedené v návrhu smlouvy o dílo (část X. Xxxxxxxx dokumentace) jsou pro dodavatele závazné a nemohou být bez dalšího měněny ani doplňovány.
17. Otevírání obálek: Otevírání obálek s nabídkami se uskuteční dne 18. května 2015 ve
12.00 hodin v budově Ministerstva financí, Xxxxxxxx 00, 000 00 Xxxxx 0.
Otevírání obálek se může zúčastnit jeden zástupce dodavatele, který ve lhůtě pro podání nabídek podal nabídku. Pokud se účastní osoba oprávněná jednat jménem či za dodavatele, prokáže se občanským průkazem a výpisem z obchodního rejstříku. V ostatních případech se zástupce dodavatele prokáže plnou mocí pro zastupování dodavatele při otevírání obálek s nabídkami podepsanou osobou oprávněnou jednat jménem či za dodavatele.
Sraz zástupců dodavatelů, kteří se zúčastní otevírání obálek, bude dne 18. května 2015 v 11.50 hodin u recepce Ministerstva financí, Xxxxxxxx 00, Xxxxx 0.
18. Xxxxxxx: Zadavatel nepožaduje pro tuto veřejnou zakázku složení jistoty.
19. Komunikace: Veškerá komunikace mezi zadavatelem a dodavatelem bude probíhat v českém jazyce.
20. Zrušení zadávacího
řízení:
Zadavatel je oprávněn zrušit zadávací řízení v souladu s § 84 zákona.
Vavrečková
Mgr. Tereza
Digitálně podepsal Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxxxx
DN: c=CZ, cn=Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxxxx, o=Česká republika - Ministerstvo financí, ou=13699, ou=Letenská 15, Praha, 118 10, ou=Ministerstvo financí,
title=vedoucí oddělení, serialNumber=ICA - 819996
Datum: 2015.04.29 16:07:45 +02'00'
Část B.
ZADÁNÍ VEŘEJNÉ ZAKÁZKY
ÚVOD A ZÁKLADNÍ INFORMACE
EHP a Norské fondy 2009-2014 jsou finanční prostředky poskytnuté České republice Norskem, Islandem a Lichtenštejnskem za účelem snížení ekonomických a sociálních rozdílů v Evropském hospodářském prostoru (EHP) a za účelem posílení bilaterální vztahů mezi donorskými státy a Českou republikou. Celková alokace poskytnutá ČR činí 121,915 mil. EUR.
Přímo za účelem posílení bilaterálních vztahů mezi Českou republikou a donorskými státy je vytvořen Fond pro bilaterální spolupráci na národní úrovni, který poskytuje prostředky jak na menší iniciativy oprávněných subjektů, tak na aktivity organizované Národním kontaktním místem zaměřené na bilaterální spolupráci a posilování bilaterálních vztahů.
Pořádaná mezinárodní protikorupční konference je svým rozsahem jednou z největších akcí v rámci Fondu pro bilaterální spolupráci na národní úrovni, kterou Ministerstvo financí – Národní kontaktní místo (NKM) pro EHP a Norské fondy pořádá. Odborným partnerem NKM pro uspořádání této konference je Rada Evropy, a konference je tak zacílena na všech 47 členských států Rady Evropy.
TERMÍN, PROGRAM A RÁMEC AKCE
Mezinárodní protikorupční konference se uskuteční v Praze ve dnech 20. – 21. října 2015. Hlavním pořadatelem konference je Ministerstvo financí – Národní kontaktní místo, které na organizaci konference, zejména na jejím obsahovém zaměření úzce spolupracuje s Radou Evropy.
Předpokládaný (předběžný) program konference je následující:
19. října 2015 | |
19:00 – 22:00 | Večerní občerstvení |
20. října 2015 | |
8:30 – 18:00 | Příjezd a registrace účastníků |
Zahájení konference, Tisková konference | |
Odborný program konference | |
Přestávka | |
Odborný program konference | |
Oběd | |
Odborný program konference | |
Přestávka | |
Odborný program konference | |
18:00 – 21:00 | Slavnostní večeře – raut |
21. října 2015 | |
9:30 – 17:30 | Odborný program konference |
Přestávka | |
Odborný program konference | |
Oběd | |
Odborný program konference | |
Přestávka |
Zakončení konference |
Uvedené časy jsou pouze orientační a mohou se měnit.
Předpokládaný počet účastníků konference, včetně vystupujících, je 250 osob.
ORGANIZAČNÍ POŽADAVKY
Dodavatel zajistí komplexní organizační zajištění a služby během přípravy a v průběhu konference, zahrnující zejména:
PRONÁJEM PROSTOR, VČ. VYBAVENÍ, TECHNIKY A SLUŽEB
Dodavatel zajistí po celou dobu konání konference (2 dny) konferenční místnost v centru Prahy o kapacitě odpovídající předpokládanému počtu účastníků konference (cca 250 osob), včetně dvou menších salonků pro cca 40-50 osob (oba salonky pouze na 1. den) a potřebného zázemí pro konání konference (šatny, technická místnost, apod.), dále pak prostor pro konání tiskové konference:
• hlavní konferenční místnost (na 2 dny) bude řešena jako přednášková (divadelní uspořádání), tj. s předsednickým stolem pro cca 10 osob,
• dva menší salonky (oba jen na 1. den) budou určeny pro workshopy (uspořádání do čtverce nebo podkovy) a
• prostor pro tiskovou konferenci (předsednický stůl pro cca 10 osob a prostor pro novináře).
Součástí pronájmu prostor pro konferenci bude audio a video prezentační technika (projektor s promítacím plátnem, mikrofony pro přednášející, ozvučení sálu, laptop vč. software pro prezentace, vysokorychlostní bezdrátové připojení k internetu, apod.) jak v hlavní konferenční místnosti, tak v obou saloncích a prostoru pro tiskovou konferenci a technické zázemí pro simultánní tlumočení (bezdrátová sluchátka pro účastníky, tlumočnické kabiny) v hlavní konferenční místnosti a obou saloncích.
Dodavatel dále zajistí v místě konání konference, případně v docházkové vzdálenosti prostory pro konání slavnostní společenské večeře formou rautu (banketové stoly a případně menší část k sezení) pro všechny účastníky konference a prostory pro konání večerního občerstvení 19. října 2015 večer pro účastníky konference, kteří přiletí v den před zahájením konference.
Nabídková cena za pronájem prostor včetně vybavení a techniky ve výše uvedené specifikaci musí zahrnovat veškeré související náklady.
TLUMOČENÍ
Dodavatel zajistí tlumočení z anglického do českého jazyka a z českého do anglického jazyka, včetně tlumočnické techniky, v následující struktuře:
• simultánní tlumočení pro oba dny konání konference v hlavní konferenční místnosti (předpoklad 4 tlumočníci na každý den)
• simultánní tlumočení pro oba menší salonky v době konání workshopu (oba pouze 1. den konání konference) – předpoklad celkem 4 tlumočníci (2 do každého salonku)
• konsekutivní tlumočení pro tiskovou konferenci (cca 0,5 hodiny tlumočení)
Dodavatel je povinen zajistit, aby počty tlumočníků a tlumočnické techniky odpovídali programu konference, její struktuře a počtu jejích účastníků a aby tlumočníci měli předchozí znalosti s tlumočením problematiky, která je na konferenci řešena (boj proti korupci, více pak bude zřejmé z detailního programu konference).
Nabídková cena za tlumočení a tlumočnickou techniku (sluchátka, tlumočnické kabiny) ve výše uvedené specifikaci musí zahrnovat veškeré související náklady.
LETENKY PRO ZAHRANIČNÍ ÚČASTNÍKY
Dodavatel organizačně zajistí pro vybrané zahraniční účastníky konference (cca 75 účastníků) letenky ze zahraničí do Prahy a zpět. Tato povinnost zahrnuje komunikaci o preferovaných dnech a časech příletu a odletu s každým z těchto zahraničních účastníků a následné zaslání letenky účastníkovi emailem.
Rezervaci letenky dle pokynů dodavatele zajistí společnost SIT Travel, se kterou má zadavatel na tyto služby uzavřenou smlouvu. Společnost SIT Travel zašle elektronickou letenku dodavateli a ten ji předá (zašle emailem) příslušnému účastníkovi.
Společnost SIT Travel bude ceny letenek fakturovat přímo zadavateli. Cena za letenky, vč. souvisejících poplatků tak nebude součástí nabídkové ceny.
Nabídková cena za zprostředkování letenek účastníkům musí obsahovat veškeré související náklady dodavatele a bude zahrnuta v položce „organizační zajištění konference“.
UBYTOVÁNÍ ÚČASTNÍKŮ
Dodavatel zajistí ubytování zahraničních účastníků konference (cca 75 účastníků) a cca 15 českých účastníků (expertů-prezentujících) ve čtyřhvězdičkovém hotelu v Praze v docházkové vzdálenosti od vybraného místa konání konference nebo v místě konání konference. Ubytování těchto zahraničních a českých účastníků bude zajištěno v jednolůžkových pokojích s vlastním sociální zařízením, včetně snídaně.
Preferovanou variantou je ubytování účastníků přímo v místě konání konference.
Dodavatel zajistí ubytování účastníků a cenu za ubytování se snídaní, včetně všech souvisejících poplatků zahrne do nabídkové ceny.
Dodavatel dále zajistí možnost zvýhodněné nabídky ubytování v místě konání konference nebo v docházkové vzdálenosti od vybraného místa konání konference pro případný zájem ostatních účastníků konference (max. pro 60 osob), kteří si hradí ubytování sami, a náklady za jejich ubytování nebudou tedy součástí nabídkové ceny.
VNITROSTÁTNÍ DOPRAVA ÚČASTNÍKŮ
Dodavatel do své nabídky zahrne náklady na dopravu pro české účastníky – prezentující (max. 15 expertů) v celkové částce 30.000 Kč (max. 2.000 Kč / osobu). Tato částka nebude předmětem hodnocení nabídkové ceny.
Dodavatel následně zajistí úhradu skutečně vynaložených nákladů na dopravu pro české účastníky-prezentující (max. 15 expertů), kteří nejsou z Prahy. Při tom bude postupovat v souladu s platnou vyhláškou o cestovních náhradách a tuto skutečnou částku bude následně fakturovat zadavateli.
Dopravu z letiště Praha do místa ubytování / místa konference a zpět na letiště po skončení konference si každý zahraniční účastník konference hradí sám, a toto nebude tedy součástí nabídkové ceny. Dodavatel však předjedná s cca 2-3 taxislužbami cenu taxi dopravy z letiště do místa ubytování / místa konference a naopak, a uvede kontakty na tyto taxislužby vč. předpokládané ceny do průvodních (praktických) informací pro účastníky konference (zejména zahraniční).
Nabídková cena za administraci úhrady skutečných nákladů na dopravu a za zprostředkování taxislužby musí obsahovat veškeré související náklady dodavatele a bude zahrnuta v položce
„organizační zajištění konference“.
RIGISTRACE ÚČASTNÍKŮ
Pro zajištění účasti zahraničních i českých účastníků konference navrhne dodavatel elektronický registrační systém, který bude sdílený pro dodavatele a zadavatele a bude obsahovat jména a kontaktní údaje nahlášených účastníků (e-mail, telefon), jejich pracovní zařazení a organizaci, kterou zastupují. Registrační systém bude obsahovat také položky pro uvedení požadavků na ubytování a zajištění dopravy pro jednotlivé účastníky (data příjezdu / odjezdu, výchozí místo dopravy, druh přepravy).
V průběhu konání konference zajistí dodavatel registraci účastníků na místě a podpisy prezenčních listin každý den konference.
Nabídková cena za registraci účastníků musí obsahovat veškeré související náklady a bude zahrnuta v položce „organizační zajištění konference“.
ODMĚNY PŘEDNÁŠEJÍCÍM
Dodavatel zajistí uzavření smlouvy na moderování konference po celé dva dny konání konference se dvěma moderátory, kterým následně uhradí odměny za moderování akce (ve výši 50.000 Kč /
2 dny (celou dobu konání konference) /1 moderátora). Seznam moderátorů předá zadavatel dodavateli nejpozději do 31.8.2015.
Dodavatel zajistí uzavření smluv a vyplacení odměn pěti moderátorům/předsedajícím jednotlivých přednáškových bloků (z řad zahraničních expertů), a to ve výši 21.000 Kč každému.
Dodavatel dále zajistí uzavření smluv a vyplacení odměn pěti zpravodajům každého přednáškového bloku, a to ve výši 7.000 Kč každému.
Dále dodavatel zajistí uzavření smluv a vyplacení odměn dalším přednášejícím expertům (cca
24 expertů a to ve výši 14.000 Kč každému).
Seznam moderátorů přednáškových bloků, zpravodajů a dalších přednášejících expertů předá zadavatel dodavateli nejpozději do 31. 8. 2015. Forma a obsah příslušných smluv s moderátory, moderátory přednáškových bloků, zpravodaji a dalšími přednášejícími experty bude předem konzultována a schválena zadavatelem. U zahraničních osob se předpokládá uzavření smluv v angličtině.
Náklady na odměny moderátorům, moderátorům bloků, zpravodajům a přednášejícím expertům, včetně případných zákonných odvodů a dalších souvisejících nákladů budou součástí nabídkové ceny dodavatele v celkové částce 576.000 Kč (v členění dle typu odměny). Tato částka nebude předmětem hodnocení nabídkové ceny.
Nabídková cena za zprostředkování proplacení odměn moderátorům, expertům, zpravodajům musí obsahovat veškeré související náklady dodavatele a bude zahrnuta v položce „organizační zajištění konference“.
PUBLICITA A PROPAGACE AKCE
Cena za publicitu a propagaci akce v níže uvedené specifikaci musí zahrnovat veškeré související náklady, a to včetně práv souvisejících s užíváním práv k duševnímu vlastnictví / náklady licence.
Publicita a propagace akce musí být v souladu s pravidly publicity pro EHP a Norské fondy, která jsou uvedena na stránkách xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxx-xxxxxxxxx/xxxxxxxx-
dokumenty/pravidla-a-postupy, soubor Annex 4 – Information and Publicity Requirements a xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxx/xxxx. Dodavatel musí používat loga EHP a Norských fondů a dále pak logo konference, které mu předá zadavatel po podpisu smlouvy.
Jednotlivé níže uvedené položky budou rozčleněny do příslušných položek rozpočtu dle vzoru v příloze č. 3 Závazné osnovy pro zpracování nabídky.
• Pozvánka – dodavatel připraví grafický návrh pozvánky na konferenci (v českém a anglickém jazyce), který předá zadavateli k dalšímu využití. Dále zajistí dodavatel tisk 100 ks pozvánek a po dohodě se zadavatelem předá všechny nebo určitý počet pozvánek zadavateli k dalšímu využití. Po dohodě se zadavatelem zajistí dodavatel rozeslání pozvánek a programu konference elektronickou cestou všem účastníkům konference.
• Program – dodavatel připraví grafický návrh programu konference (v českém a anglickém jazyce) na základě podkladů o obsahu programu od zadavatele. Po odsouhlasení grafického návrhu programu zajistí dodavatel jeho výrobu a distribuci účastníkům konference jako součást propagačních materiálů.
• Propagační materiály – dodavatel zajistí návrh a výrobu propagačních materiálů pro konferenci (desky, propiska, blok A5, taška,) v počtu 260 ks dle specifikace, kterou mu zadavatel dodá nejpozději do 31.7.2015. Dodavatel zajistí dodávku propagačních materiálů do místa konání konference a jejich distribuci účastníkům konference.
Dále dodavatel navrhne a zajistí výrobu a dodání informačních panelů / roll up bannerů (min. 4 ks) pro konferenci a jejich umístění do konferenční místnosti i salonků spolu s vlajkami ČR, Norska, Islandu, Lichtenštejnska a EU a další výzdobou zejména předsednického stolu v hlavní konferenční místnosti.
Návrh informačních panelů i propagačních materiálů před jejich výrobou odsouhlasí zadavatel.
• Jmenovky (badge) - dodavatel zajistí návrh a výrobu jmenovek (badgů) v celkovém počtu 270 ks. Na jmenovce bude uvedeno jméno a příjmení účastníka, instituce a stát, kterýž reprezentuje. Jmenovky budou distribuovány účastníkům při registraci.
• Jmenovky pro přednášející na předsednické stoly – dodavatel zajistí návrh a výrobu jmenovek na stůl pro všechny přednášející konference (max. 50 ks). Podoba jmenovek bude projednána se zadavatelem.
• Sborník – dodavatel zajistí grafický návrh a redakční zpracování sborníku pro jeho distribuci elektronickou cestou, a dále tisk sborníku v počtu cca 30 ks, a to nejpozději do 31.12.2015. Obsah sborníku (dvojjazyčně v českém a anglickém jazyce) připraví dodavatel na základě výstupů jednotlivých přednáškových bloků ve spolupráci se zadavatelem.
• Články v médiích – dodavatel zajistí po konání konference publikaci 2 článků (v rozsahu minim. ½ A4) souvisejících s konferencí v celostátních médiích. Obsah článků připraví dodavatel ve spolupráci se zadavatelem.
• Fotografie z akce – dodavatel zajistí služby fotografa během celé doby konání konference. Po ukončení konference předá dodavatel zadavateli min. 50 ks fotografií, a to elektronicky ve formátu přístupném případným pozdějším úpravám.
• Tisková konference – dodavatel zajistí přípravu a průběh tiskové konference k pořádané konferenci, včetně pozvánek novinářům. Při přípravě a v průběhu tiskové konference bude dodavatel úzce spolupracovat s oddělením Vnější vztahy a komunikace Ministerstva financí,
případně i s Velvyslanectvím Norského království v Praze. Tisková konference se uskuteční v jednom z menších salonků před zahájením konference.
Zbylé propagační materiály a informační panely z konference po ukončení akce předá dodavatel zadavateli k dalšímu volnému použití (materiály a panely se stanou majetkem zadavatele).
CATERING
Cena za catering v níže uvedené specifikaci musí zahrnovat veškeré související náklady, jako např. inventář a vybavení, dopravu, obsluhu apod.
• Večerní občerstvení pro 100 osob – sendvič / bageta, čerstvé ovoce a zelenina (i formou salátů), káva vč. smetany a cukru, čaj ovocný, zelený i černý, minerální voda, ovocný džus.
• 2x ranní občerstvení (při registraci) pro 250 osob: káva vč. smetany a cukru, čaj ovocný, zelený i černý, minerální voda, ovocný džus, 1 ks slaného a 1 ks sladkého občerstvení na osobu (např. chlebíček a koláček – každý den jiný výběr).
• 4x přestávka na kávu pro 250 osob – 2x dopolední přestávka a 2x odpolední přestávka: káva vč. smetany a cukru, čaj ovocný, zelený i černý, minerální voda, ovocný džus a drobné slané i sladké občerstvení (pro každou ze 4 přestávek jiné).
• 2x oběd formou bufetu pro 250 osob (každý den jiné menu): pokrm z vepřového nebo hovězího masa, grilovaná, pečená či dušená drůbež, bezmasé teplé jídlo, vše včetně vhodných příloh, studený bufet, dezert, čerstvé ovoce a zelenina (i formou salátů), káva vč. smetany a cukru, čaj ovocný, zelený i černý, minerální voda, ovocný džus.
• Společenská večeře pro 250 osob v místě konání konference, příp. v docházkové vzdálenosti od místa konání konference, formou rautu (banketové stoly a část míst k sezení): slavnostní přípitek (sekt), slavnostní pokrm z vepřového nebo hovězího masa, příp. z divoké zvěře, grilovaná, pečená či dušená drůbež, bezmasé teplé jídlo, vše včetně vhodných příloh, studený bufet, dezert, čerstvé ovoce a zelenina (i formou salátů), minerální voda, ovocný džus (různé druhy), případně další slazené nealkoholické nápoje, bílé a červené víno, káva vč. smetany a cukru, čaj ovocný, zelený i černý.
• Stolní voda neomezeně volně přístupná během celé doby konání konference (minimálně 3 lahve vody 0,5 l na osobu a den).
Dodavatel je povinen zajistit, aby druh občerstvení (především v době přestávek na kávu) a jeho množství odpovídalo časovému rozsahu konference a počtu jejích účastníků.
Dodavatel je povinen zajistit, aby veškerý catering zajišťovaly a poskytovaly osoby k tomu způsobilé a proškolené, které mají plnou zdravotní způsobilost nakládat s potravinami a nápoji.
Konečná detailní specifikace cateringového menu bude odsouhlasena zadavatelem nejpozději do 30.9.2015.
ORGANIZAČNÍ ZAJIŠTĚNÍ
Dodavatel zajistí kompletní organizační servis konference během její přípravy i v průběhu konání samotné konference. Dodavatel ve své nabídce rozepíše jednotlivé části tohoto organizačního servisu a technické podpory, které nejsou pokryty ostatními body výše.
V průběhu přípravy konference předpokládá zadavatel konání pravidelných i ad-hoc organizačních schůzek a porad zástupců zadavatele a dodavatele (zejména hlavního organizátora konference). Zápisy a formulaci závěrů a úkolů z těchto schůzek a porad zajistí dodavatel.
Dodavatel připraví průvodní (praktické) informace pro účastníky konference (v českém a anglickém jazyce), zejména informace o dopravě z letiště na hotel, možnosti využití předjednaných taxislužeb atd.
Dodavatel zajistí po oba dny konání konference 2 hodiny před zahájením, v průběhu a 2 hodiny po ukončení konference na místě přítomnost hlavního organizátora konference (kontaktní osoby), který bude k dispozici pro řešení případných problémů, vad a požadavků zadavatele.
Dodavatel se zavazuje poskytovat všechny výše uvedené služby s odbornou péčí, v obvyklé kvalitě, dle svých nejlepších znalostí a schopností, přičemž je při své činnosti povinen sledovat a chránit zájmy a dobré jméno zadavatele a postupovat v souladu s jeho pokyny.
ÚKOLY ZADAVATELE
Zadavatel bude úzce spolupracovat s dodavatelem během přípravy konference, v průběhu jejího konání i po ukončení konference. Mezi jeho hlavní úkoly v souvislosti s přípravou a realizací konference patří:
▪ ve spolupráci s Radou Evropy zpracování konečné verze programu konference,
▪ odsouhlasení grafického návrhu programu připraveného dodavatelem,
▪ odsouhlasení grafického návrhu pozvánek připravených dodavatelem,
▪ rozeslání části pozvánek účastníkům konference (bude včas upřesněno mezi zadavatelem a dodavatelem),
▪ dokončení jmenného seznamu pozvaných účastníků dle podkladů z registračního systému a jeho předání dodavateli,
▪ příprava detailní specifikace požadovaných propagačních materiálů a informačních panelů / roll up bannerů a její předání dodavateli nejpozději do 31. 7. 2015,
▪ odsouhlasení grafického návrhu všech propagačních materiálů a informačních panelů před jejich výrobou dodavatelem,
▪ odsouhlasení grafického návrhu jmenovek (badge) a jmenovek pro přednášející na předsednické stoly před jejich výrobou dodavatelem,
▪ spolupráce s dodavatelem na zpracování textů pro sborník, vydávaného u příležitosti konference,
▪ odsouhlasení grafického návrhu sborníku před jeho tiskem dodavatelem,
▪ spolupráce s dodavatelem na zpracování textů pro články v médiích a jejich schválení před zajištění publikace článků dodavatelem,
▪ informování dodavatele o kontaktních osobách a kontaktních údajích na pracovníky společnosti SIT Travel (zajištění letenek), na zaměstnance oddělení Vnější vztahy a komunikace Ministerstva financí a případně na kontaktní osoby Norského velvyslanectví v Praze (spolupráce na tiskové konferenci),
▪ koordinace spolupráce mezi dodavatelem, společností SIT Travel a zahraničními účastníky konference při zajišťování jejich letenek,
▪ zpracování seznamu moderátorů, moderátorů bloků, zpravodajů a přednášejících expertů a jejich předání dodavateli nejpozději do 31. 8. 2015, koordinace předání prezentací připravených přednášejícími experty dodavateli k zajištění jejich nahrání do PC / prezentačního systému v místě konání přednášky (v daný den), příp. k dalšímu využití pro účely konference,
▪ spolupráce s dodavatelem na textu smluv s jednotlivými moderátory, moderátory bloků, zpravodaji a přednášejícími experty a odsouhlasení konečného znění jednotlivých typů smluv,
▪ odsouhlasení obsahu průvodních (praktických) informací (zejména doprava z letiště na hotel atd.) pro účastníky konference před jejich distribucí dodavatelem elektronickou cestou všem, zejména zahraničním, účastníkům konference,
▪ odsouhlasení všech cateringových menu připravených dodavatelem, a to nejpozději do 30.9.2015.
Část C.
OSNOVA PRO ZPRACOVÁNÍ NABÍDKY
Pro jednotné zpracování nabídky zadavatel doporučuje, aby nabídka dodavatele byla řazena v souladu s následujícím členěním:
1. Krycí list nabídky (příloha č. 1)
2. Čestné prohlášení dodavatele (příloha č. 2)
3. Doklady prokazující splnění kvalifikačních předpokladů
4. [Pokud prokazujete splnění kvalifikace prostřednictvím subdodavatele: Smlouvu uzavřenou se subdodavatelem, z níž vyplývá závazek subdodavatele k poskytnutí plnění určeného k plnění veřejné zakázky a další doklady dle § 51 odst. 4 zákona.]
5. Věcná část nabídky
6. Xxxxxxxxx cena (příloha č. 3)
7. Podepsaný návrh smlouvy (část X. Xxxxxxxx dokumentace)
Příloha č. 1
KRYCÍ LIST NABÍDKY
Název veřejné zakázky: ORGANIZAČNÍ ZAJIŠTĚNÍ PROTIKORUPČNÍ KONFERENCE
financované z Fondu pro bilaterální spolupráci na národní úrovni EHP a Norských fondů 2009-2014
Zadavatel: Česká republika – Ministerstvo financí, 118 10 Praha 1, Letenská 15, IČ 00006947
Dodavatel je: právnickou osoboux) fyzickou osobou x)
Identifikační údaje (pokud se jedná o právnickou osobu):
Obchodní firma nebo název: | |
Adresa a sídlo dodavatele: | |
Xxxxx/a a příjmení člena/ů | 1. |
statutárního orgánu: | 2. |
atd.. | |
Právní forma: | |
IČ (bylo-li přiděleno): |
Identifikační údaje (pokud se jedná o fyzickou osobu):
Obchodní firma nebo jméno a příjmení: | |
Místo podnikání popř. místo trvalého pobytu: | |
IČ (bylo-li přiděleno): |
Ostatní údaje:
Bankovní spojení: | |
Kontaktní osoba: | |
Telefon: | |
E-mail: |
Doplňující údaje:
Jedná se o společnou nabídku | ANO x) | NE x) |
Je určitá část kvalifikace prokázána prostřednictvím subdodavatele | ANO x) | NE x) |
Bude zakázka plněna subdodavatelsky (v případě že ano, uveďte % plnění) | ANO x) %...... | NE x) |
x) Nehodící se škrtněte
Seznam subdodavatelů, kterým má dodavatel v úmyslu zadat části zakázky
% podíl na plnění VZ | |||
1. | Název: | ||
Sídlo/místo podnikání: | |||
Tel./fax: | |||
E-mail: | |||
IČ, DIČ |
Specifikace části VZ, kterou hodlá dodavatel zadat subdodavateli | |||
2. | Název: …atd. |
Celkový počet listů nabídky:................
Podávám/e nabídku na výše uvedenou veřejnou zakázku a prohlašuji/jeme, že akceptuji/jeme podmínky zadání této veřejné zakázky.
Prohlašujeme, že obchodním tajemstvím nejsou údaje vztahující se k hodnocení naší nabídky podle hodnotících kritérií, včetně ceny.
V …………….dne ……………………..
Jméno/a osob oprávněné/ných jednat jménem či za dodavatele
...................………………………………………………..
Podpis/y osob oprávněné/ných jednat jménem či za dodavatele
Příloha č. 2
ČESTNÉ PROHLÁŠENÍ DODAVATELE
ČESTNÉ PROHLÁŠENÍ
dle § 68 odst. 3 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů
Název veřejné zakázky: „ORGANIZAČNÍ ZAJIŠTĚNÍ PROTIKORUPČNÍ KONFERENCE
financované z Fondu pro bilaterální spolupráci na národní úrovni EHP a Norských fondů 2009- 2014“
Dodavatel (uveďte název společnosti/jméno, sídlo, IČO) prohlašuje, že:
a) v případě, že statutární orgány nebo členové statutárních orgánů v posledních 3 letech od konce lhůty pro podání nabídek byli v pracovněprávním, funkčním či obdobném poměru u zadavatele, pak přikládám jejich seznam, který odpovídá skutečnosti,
(doplní dodavatel dle skutečnosti, případně proškrtne) |
b) má-li formu akciové společnosti, pak přikládá seznam vlastníků akcií, jejichž souhrnná jmenovitá hodnota přesahuje 10% základního kapitálu, vyhotovený ve lhůtě pro podání nabídek, a že tento seznam odpovídá skutečnosti,
(doplní dodavatel dle skutečnosti, případně uvede, že nemá formu akciové společnosti) |
c) neuzavřel a neuzavře zakázanou dohodu podle zvláštního právního předpisu v souvislosti se zadávanou veřejnou zakázkou.
V ……………………….. dne……………………..
Xxxxx a podpis osoby oprávněné jednat jménem uchazeče: ………………………………
Příloha č. 3 NABÍDKOVÁ CENA
Při zpracování nabídkové ceny využije dodavatel formulář ve formátu MS Excel.
Jednotk a | Počet jedn. | Jedn. cena bez DPH | Jedn. Cena vč. DPH | Kč bez DPH | Kč vč. DPH | |
PRONÁJEM PROSTOR, VČETNĚ VYBAVENÍ, TECHNIKY A SLUŽEB | ||||||
Pronájem hlavní konferenční místnosti (pro 250 osob), vč. vybavení, techniky a služeb | den | 2 | ||||
Pronájem 1. menšího salonku (do 50 osob), včetně vybavení, techniky a služeb | den | 1 | ||||
Pronájem 2. menšího salonku (do 50 osob), včetně vybavení, techniky a služeb | den | 1 | ||||
Prostor pro tiskovou konferenci (2 hodiny) | hodina | 2 | ||||
Prostor pro večerní občerstvení | hodina | 5 | ||||
Prostor pro slavnostní společenskou večeři | hodina | 6 | ||||
TLUMOČENÍ, VČETNĚ TECHNIKY | ||||||
Tlumočníci – simultánní tlumočení | osobod en | 12 | ||||
Tlumočnická technika (set) | dny | 4 | ||||
UBYTOVÁNÍ ÚČASTNÍKŮ | ||||||
Pokoj se snídaní 2-3 noci (90 účastníků) | noc | 225 | ||||
VNITROSTÁTNÍ DOPRAVA ÚČASTNÍKŮ | 30 000,00 | |||||
Doprava 15 mimopražských účastníků | osoba | 15 | 2 000,0 0 | 30 000,00 | ||
ODMĚNY PŘEDNÁŠEJÍCÍM | 576 000,0 0 | |||||
Moderátoři konference 2x | osoba | 2 | 50 000, 00 | 100 000,0 0 | ||
Moderátoři bloků 5x | osoba | 5 | 21 000, 00 | 105 000,0 0 | ||
Zpravodajové bloků 5x | osoba | 5 | 7 000,0 0 | 35 000,00 | ||
Přednášející experti | osoba | 24 | 14 000, 00 | 336 000,0 0 | ||
PUBLICITA A PROPAGACE AKCE | ||||||
Pozvánka – grafický návrh | služba | 1 |
Pozvánka - tisk | ks | 100 | ||||
Program – grafický návrh | služba | 1 | ||||
Program - tisk | ks | 260 | ||||
Propagační předměty – desky | ks | 260 | ||||
Propagační předměty – blok A5 | ks | 260 | ||||
Propagační předměty – taška | ks | 260 | ||||
Propagační předměty - propiska | ks | 260 | ||||
Informační panely | ks | 4 | ||||
Jmenovky (badge) | ks | 270 | ||||
Jmenovky na stůl | ks | 50 | ||||
Sborník – grafické zpracování | služba | 1 | ||||
Sborník – tisk | ks | 30 | ||||
Články v médiích – inzerce | ks | 2 | ||||
Fotograf (2 dny, 50 ks fotografií) | služba | 1 | ||||
CATERING | ||||||
Večerní občerstvení | osoba | 100 | ||||
Ranní občerstvení 2x | osoba | 500 | ||||
Přestávky na kávu 4x | osoba | 1 000 | ||||
Oběd 2x | osoba | 500 | ||||
Slavnostní večeře, vč. pití | osoba | 250 | ||||
Voda (3 ks na osobu / den) | ks | 1500 | ||||
ORGANIZAČNÍ ZAJIŠTĚNÍ KONFERENCE | ||||||
Organizační zajištění, vč. registračního systému a tiskové konference | služba | 1 | ||||
NABÍDKOVÁ CENA CELKEM |
V …………….dne ……………………..
...................………………………………………………..
Podpis/y osob oprávněné/ných jednat jménem či za dodavatele Jméno/a osob oprávněné/ných jednat jménem či za dodavatele
Část D.
NÁVRH SMLOUVY O DÍLO
ORGANIZAČNÍ ZAJIŠTĚNÍ PROTIKORUPČNÍ KONFERENCE
financované z Fondu pro bilaterální spolupráci na národní úrovni EHP a Norských fondů 2009-2014
uzavřena v souladu s ustanovením § 2586 a následujícími zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (dále jen „Občanský zákoník“)
Objednatel:
Česká republika - Ministerstvo financí
oddělení 5805 - Centrální finanční a kontraktační jednotka (CFCU) IČO: 000 06 947
DIČ: CZ00006947
se sídlem: Letenská 15, 118 10 Praha 1
zastoupená: Mgr. Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx, zástupkyní ředitele odboru 58 a vedoucí oddělení 5805 - CFCU
(dále jen „Objednatel“)
na straně jedné
a Dodavatel:
[DOPLNÍ DODAVATEL]
zapsaný v obchodním rejstříku vedeném u [DOPLNÍ DODAVATEL], oddíl [DOPLNÍ DODAVATEL], vložka [DOPLNÍ DODAVATEL]
se sídlem: [DOPLNÍ DODAVATEL] zastoupený: [DOPLNÍ DODAVATEL] IČO: [DOPLNÍ DODAVATEL]
DIČ: [DOPLNÍ DODAVATEL]
bankovní
spojení: [DOPLNÍ DODAVATEL]
č. účtu: [DOPLNÍ DODAVATEL]
(dále jen „Dodavatel“)
na straně druhé,
(„Objednatel“ a „Dodavatel“ dále společně jen „Smluvní strany“) uzavírají na základě vzájemné shody tuto smlouvu o dílo (dále rovněž jen „Smlouva“):
I. ÚVODNÍ USTANOVENÍ
1.1 Smlouva byla uzavřena na základě výsledku zadávacího řízení na veřejnou zakázku s názvem „ORGANIZAČNÍ ZAJIŠTĚNÍ PROTIKORUPČNÍ KONFERENCE financované z Fondu pro bilaterální spolupráci na národní úrovni EHP a Norských fondů 2009-2014“ (dále jen „Veřejná zakázka“), zadávanou Objednatelem jako zadavatelem ve smyslu zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZVZ“) ve zjednodušeném podlimitním zadávacím řízení.
1.2 Smluvní strany prohlašují, že identifikační údaje specifikující Smluvní strany jsou v souladu s právní skutečností v době uzavření Smlouvy. Smluvní strany se zavazují, že změny dotčených údajů písemně oznámí bez prodlení druhé Smluvní straně. V případě změny účtu Dodavatele je Dodavatel povinen rovněž doložit vlastnictví k novému účtu, a to kopií příslušné smlouvy nebo potvrzením peněžního ústavu. Při změně identifikačních údajů Smluvních stran včetně změny účtu není nutné uzavírat ke Smlouvě dodatek.
1.3 Dodavatel prohlašuje, že se náležitě seznámil se všemi podklady, které byly součástí zadávací dokumentace Veřejné zakázky včetně všech jejích příloh (dále jen „Zadávací dokumentace“), a které stanovují požadavky na předmět plnění Smlouvy, a že je způsobilý ke splnění všech jeho závazků podle Xxxxxxx.
1.4 Dodavatel prohlašuje, že se detailně seznámil s rozsahem a povahou předmětu plnění, že jsou mu známy veškeré relevantní technické, kvalitativní a jiné podmínky nezbytné k realizaci předmětu plnění, a že disponuje takovými kapacitami a znalostmi, které jsou nezbytné pro realizaci předmětu plnění za dohodnutou maximální smluvní cenu uvedenou ve Smlouvě.
1.5 Pojmy s velkými počátečními písmeny definované ve Xxxxxxx budou mít význam, jenž je jim ve Xxxxxxx, včetně jejích příloh a dodatků, připisován. Pro vyloučení jakýchkoliv pochybností o vztahu Smlouvy a Zadávací dokumentace jsou rovněž stanovena tato výkladová pravidla:
1.5.1 v případě jakékoliv nejistoty ohledně výkladu ustanovení Smlouvy budou tato ustanovení vykládána tak, aby v co nejširší míře zohledňovala účel Veřejné zakázky vyjádřený Zadávací dokumentací;
1.5.2 v případě chybějících ustanovení Smlouvy budou použita dostatečně konkrétní ustanovení Zadávací dokumentace;
1.5.3 v případě rozporu mezi ustanoveními Smlouvy a Zadávací dokumentace budou mít přednost ustanovení Smlouvy.
1.6 Dodavatel prohlašuje, že jím poskytované plnění odpovídá všem požadavkům vyplývajícím z platných právních předpisů, které se na plnění vztahují.
II. ÚČEL SMLOUVY
2.1 Základním účelem, pro který se Smlouva uzavírá, je organizační zajištění protikorupční konference. Tohoto cíle chce Objednatel dosáhnout prostřednictvím Dodavatelem poskytovaných služeb, resp. provedením díla, dle Xxxxxxx. Veškeré ve Smlouvě a jejích
přílohách uvedené požadavky na poskytované služby, resp. na provedení díla, musí být primárně vykládány tak, aby Objednatel realizací předmětu Xxxxxxx Dodavatelem dosáhl zde uvedeného cíle.
III. PŘEDMĚT SMLOUVY
3.1 Předmětem plnění dle Smlouvy je organizační zajištění protikorupční konference.
3.2 Dodavatel se Smlouvou zavazuje na vlastní náklady a nebezpečí pro Objednatele realizovat řádně a včas a za cenu a podmínek stanovených dále v této Smlouvě a jejích částech, které jsou nedílnou součástí Smlouvy. Nedílnou součástí této Smlouvy jsou Smluvní podmínky a následující přílohy, jenž jsou podle priorit důležitosti seřazeny sestupně, tj. od nejvyšší k nejnižší:
Příloha I: Zadání veřejné zakázky Příloha II: Věcná část nabídky Příloha III: Nabídková cena
V případě odlišného znění či obsahu textu v jednotlivých výše uvedených částech Smlouvy či příloh bude za platné neboli správné znění textu považováno to, které je uvedeno v části Smlouvy mající vyšší prioritu důležitosti.
3.3 Dodavatel prohlašuje, že předmět plnění podle Xxxxxxx není plněním nemožným, a že Xxxxxxx uzavírá po pečlivém zvážení všech možných důsledků. Dodavatel dále prohlašuje, že se seznámil s předmětem Smlouvy, a že předmět plnění Smlouvy může být realizován způsobem a v termínech stanovených ve Smlouvě.
3.4 Objednatel se zavazuje zaplatit Dodavateli za řádně poskytnuté plnění dle Smlouvy v souladu se všemi podmínkami Smlouvy sjednanou cenu dle Smlouvy.
IV. DOBA A MÍSTO PLNĚNÍ
4.1 Dodavatel zahájí plnění předmětu veřejné zakázky v den podpisu Xxxxxxx.
4.2 Dodavatel se zavazuje realizovat služeby a úkoly uvedené v přílohách I a II od data podpisu Smlouvy do splnění všech povinností po ukončení konference v souladu s přílohou I a II Smlouvy, nejpozději však do 29. února 2016.
4.3 Místem plnění je území České republiky.
V. HODNOTA SMLOUVY
5.1 Celková hodnota (dále jen „Cena“) Smlouvy činí ……… Kč bez DPH (slovy: …………….
Kč bez DPH). Detailní struktura rozpočtu Smlouvy je uvedena v příloze III. Smlouvy. Výše uvedená celková hodnota Smlouvy je sjednána jako nejvýše přípustná.
5.2 Cena Smlouvy neobsahuje daň z přidané hodnoty (DPH), platby z ní však podléhají zákonu
č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů.
5.3 Cena uvedená v čl. 5.1 této Smlouvy je uvedena jako maximální, nejvýše přípustná, nepřekročitelná a zahrnující veškeré náklady Dodavatele nutné k řádnému splnění předmětu Smlouvy.
5.4 Dodavatel nese veškeré náklady nutně nebo účelně vynaložené při plnění závazku ze Smlouvy včetně správních poplatků. Cenu plnění dle Smlouvy je možné upravit pouze za níže specifikovaných podmínek.
5.5 Smluvní strany se dohodly, že pokud dojde v průběhu plnění Smlouvy ke změně zákonné sazby DPH stanovené pro plnění předmětu Smlouvy, bude tato sazba promítnuta do všech cen uvedených ve Smlouvě s DPH a Dodavatel je od okamžiku nabytí účinnosti změny zákonné sazby DPH povinen účtovat platnou sazbu DPH. O této skutečnosti není nutné uzavírat dodatek ke Smlouvě.
5.6 Dodavatel odpovídá za to, že sazba daně z přidané hodnoty je stanovena v souladu s platnými právními předpisy.
5.7 Objednatel si ve smyslu ustanovení § 99 zákona ZVZ vyhrazuje opční právo na poskytování dalších služeb, spočívajících ve službách definovaných touto Smlouvou (dále jen „další služby“).
5.8 Další služby uvedené v čl. 5.7 Smlouvy budou tvořit základní předmět plnění veřejné zakázky týkající se opčního práva. Veřejná zakázka týkající se opčního práva bude zadána v jednacím řízení bez uveřejnění ve smyslu ustanovení § 23 odst. 7 písm. b) ZVZ.
5.9 Objednatel si vyhrazuje právo uplatnit opční právo po celou dobu účinnosti této Smlouvy. Objednatel má rovněž právo opční právo neuplatnit nebo jej uplatnit jen ve sníženém rozsahu.
VI. PLATEBNÍ PODMÍNKY
6.1 Platby budou prováděny v Kč na bankovní účet Dodavatele uvedený v záhlaví Smlouvy.
6.2 Platby proběhnou níže uvedeným způsobem, který je považován za harmonogram realizace předmětu Smlouvy, po předložení daňových dokladů vystavených Dodavatelem (dále jen
„Faktura“) v členění dle přílohy III. Smlouvy na základě skutečně realizovaných výdajů a stručné zprávy Dodavatele o průběhu plnění smlouvy, která bude přílohou a nedílnou součástí každé Faktury:
6.2.1 1. platba: fáze přípravy konference – výdaje Dodavatele realizované do 30.9.2015
6.2.2 2. platba: ukončení fáze realizace konference – výdaje Dodavatele realizované od 1. 10.2015 do 15.11.2015
6.2.3 3. platba: fáze vytištění sborníku a splnění všech ostatních povinností po ukončení konference – výdaje Dodavatele realizované od 16.11.2015 do 29.2.2016.
6.3 Každá Faktura vystavená na základě Smlouvy bude mít náležitosti daňového dokladu dle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, v platném znění, a dle § 435 Občanského zákoníku. Dodavatel je po vzniku práva fakturovat povinen vystavit a Objednateli předat Fakturu ve dvojím vyhotovení. Faktura musí dále obsahovat:
a) datum uzavření Smlouvy;
b) uvedení období dle bodů v čl. 6.2, ke kterému se Faktura vztahuje;
c) označení banky a čísla účtu, na který má být zaplaceno (pokud je číslo účtu odlišné od čísla uvedeného v záhlaví Smlouvy, je Dodavatel povinen o této skutečnosti Objednatele v souladu se Smlouvou informovat);
d) lhůtu splatnosti Faktury;
e) název, sídlo, IČO a DIČ Objednatele a Dodavatele;
f) datum, jméno a podpis osoby, která Fakturu vystavila, včetně kontaktního telefonu;
g) informaci „Financováno z EHP a Norských fondů 2009-2014 – Fond pro bilaterální spolupráci na národní úrovni“.
6.4 Lhůta splatnosti Faktury činí 30 (slovy: třicet) kalendářních dnů ode dne jejího doručení Objednateli.
6.5 Nebude-li Faktura obsahovat některou povinnou nebo dohodnutou náležitost nebo bude-li chybně vyúčtována cena nebo DPH, je Objednatel oprávněn Fakturu před uplynutím lhůty splatnosti bez zaplacení vrátit Dodavateli k provedení opravy s vyznačením důvodu vrácení. Dodavatel provede opravu vystavením nové Faktury. Vrácením vadné Faktury Dodavateli přestává běžet původní lhůta splatnosti. Nová lhůta splatnosti běží ode dne vystavení a doručení nové Faktury.
6.6 Povinnost zaplatit cenu plnění je splněna dnem odepsání příslušné částky z účtu Objednatele ve prospěch účtu Dodavatele.
6.7 Objednatel neposkytuje Dodavateli na předmět plnění Smlouvy jakékoliv zálohy.
VII. DALŠÍ PRÁVA A POVINNOSTI SMLUVNÍCH STRAN
7.1 Dodavatel je dále povinen:
a. poskytovat řádně a včas plnění podle Xxxxxxx bez faktických a právních vad;
b. postupovat při plnění předmětu Xxxxxxx s odbornou péčí, podle nejlepších znalostí a schopností, sledovat a chránit oprávněné zájmy Objednatele a postupovat v souladu s jeho pokyny a interními předpisy souvisejícími s předmětem plnění Smlouvy (či její dílčí části), které Objednatel Dodavateli poskytne, nebo s pokyny jím pověřených osob.
c. na vyžádání Objednatele jej bez zbytečného odkladu seznámit se stavem realizace plnění Smlouvy.
d. poskytnout Objednateli veškerou nezbytnou součinnost k naplnění účelu Smlouvy.
e. na žádost Objednatele spolupracovat či poskytnout maximální součinnost případným dalším Dodavatelům Objednatele.
f. informovat Objednatele na jeho žádost o průběhu plnění předmětu Xxxxxxx a akceptovat jeho doplňující pokyny a připomínky k plnění předmětu Smlouvy.
x. xxxxxxxxx Objednateli provádět monitoring a kontrolu realizace plnění dle Smlouvy. V rámci monitoringu a kontrol je Xxxxxxxxx povinen na své náklady umožnit Objednateli přístup ke všem dokladům souvisejícím s realizací plnění dle Smlouvy.
7.2 Dodavatel se zavazuje, že doklady prokazující náklady související s plněním Smlouvy budou splňovat předepsané náležitosti účetního dokladu dle § 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, a že tyto doklady budou správné, úplné, průkazné a srozumitelné.
7.3 Objednatel má právo pozastavit provádění díla nebo jeho části dle této Xxxxxxx Dodavatelem na takovou dobu a takovým způsobem, který považuje z vážných důvodů za nezbytný.
7.4 Dodavatel je povinen označit veškeré zpracované výstupy a stručné zprávy Dodavatele o průběhu plnění Smlouvy textem „Financováno z EHP a Norských fondů 2009-2014“ a dodržovat povinnou publicitu pro programy financované z EHP a Norských fondů 2009 – 2014 dle platných pravidel. S těmito pravidly bude Dodavatel obeznámen Objednatelem.
VIII. ODPOVĚDNÉ OSOBY
8.1 Dodavatel je povinen realizovat plnění dle této Smlouvy prostřednictvím konkrétně určených členů, především hlavního organizátora konference, kterými ve své nabídce na Veřejnou zakázku prokázal splnění technických kvalifikačních předpokladů. Dodavatel je povinen zajistit, aby určení členové, především hlavní organizátor konference, splňoval po celou dobu plnění Smlouvy požadavky Objednatele na kvalifikaci tak, jak byly tyto vyjádřeny Zadávací dokumentací. Dodavatel je dále povinen zajistit, aby se po dobu plnění Smlouvy žádný z určených členů, především hlavní organizátor konference, nedostal do střetu zájmů.
8.2 Každá ze Smluvních stran dále jmenuje odpovědné osoby, které budou vystupovat jako zástupci Smluvních stran. Odpovědné osoby zastupují Smluvní stranu v záležitostech souvisejících s plněním předmětu této Smlouvy, zejména podávají a přijímají informace o průběhu plnění této Smlouvy.
8.3 Odpovědné osoby budou oprávněny činit rozhodnutí závazná pro Smluvní strany ve vztahu ke Smlouvě v rámci své pravomoci. Odpovědné osoby, nejsou-li statutárními orgány, však nejsou oprávněny provádět změny ani zrušení Smlouvy s výjimkou oprávnění výslovně ve Smlouvě definovaných, nebude-li jim udělena speciální plná moc.
8.4 . Odpovědnou a kontaktní osobou za Objednatele je:
Xxxxx: | Xxx. Xxxxxx Xxxxxxx | "Odpovědný zástupce" |
Adresa: | Ministerstvo financí, odd. 5804 Letenská 15, 118 10 Praha 1, ČR | |
Tel: | (x000) 000 000 000 | |
e-mail: |
8.5 . Odpovědnou a kontaktní osobou za Dodavatele je:
Jméno: | (bude doplněno před podpisem smlouvy dle údajů hlavního organizátora konference, jímž prokázal dodavatel technický kvalifikační předpoklad.) | „odpovědná osoba“ |
Adresa: | ||
Tel: | ||
e-mail: | @ |
8.6 Každá ze Smluvních stran má právo změnit jí jmenované odpovědné nebo kontaktní osoby, musí však o každé změně vyrozumět písemně druhou Smluvní stranu. Změna odpovědných nebo kontaktních osob je vůči druhé Smluvní straně účinná okamžikem, kdy o ní byla písemně vyrozuměna.
IX. VLASTNICKÉ PRÁVO A PRÁVO UŽITÍ
9.1 Dodavatel prohlašuje, že vlastnické právo a nebezpečí škody na věci ke všem hmotným součástem plnění předmětu Smlouvy předaným Dodavatelem Objednateli v souvislosti s plněním předmětu Smlouvy (zejména k veškerým výstupům požadovaným dle Smlouvy) přechází na Objednatele dnem jejich faktického předání Objednateli.
9.2 V případě, že je výsledkem plnění nebo jiné činnosti Dodavatele dle Xxxxxxx o dílo, které naplňuje znaky díla ve smyslu zákona č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů (autorský zákon), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Autorský zákon“) (dále jen „Dílo“), získává Objednatel od Dodavatele veškerá oprávnění k výkonu práva duševního vlastnictví vztahující se k Dílu, a to v rozsahu nezbytném pro řádné užívání Díla Objednatelem po celou dobu trvání příslušných autorských práv. Objednatel zejména nabývá od Dodavatele dnem předání či zpřístupnění Díla Objednateli oprávnění k výkonu práva takové Dílo užít, a to v touto Smlouvou dále uvedeném rozsahu (dále jen „Licence“).
9.3 Poskytnutá Licence opravňuje Objednatele k užití Díla nebo jeho částí všemi způsoby uvedenými v § 12 a násl. Autorského zákona, zejména, nikoliv však výlučně, k účelu, ke kterému bylo Dílo Dodavatelem vytvořeno v souladu se Smlouvou, a to v rozsahu minimálně nezbytném pro řádné užívání Díla Objednatelem. Licence je udělována jako
neomezená územním či množstevním rozsahem a rovněž tak neomezená způsobem nebo rozsahem užití, zejména je Objednatel oprávněn (a to i prostřednictvím třetí osoby) Xxxx xxxxxxxxxxx, rozšiřovat, sdělovat veřejnosti, upravovat, zpracovávat, překládat, či měnit jeho název a též je oprávněn jej spojovat s jiným dílem, zařazovat do souborného díla a uvádět Dílo pod svým jménem. Dále je Licence udělena na dobu určitou, a to po celou dobu trvání majetkových práv autorských k Dílu a vztahuje se i na všechny nové verze, aktualizované verze, i na úpravy a překlady Xxxx, dodané Xxxxxxxxxxx. Pokud je Dílem počítačový program (např. Programové vybavení) je Dodavatel rovněž povinen předat Objednateli veškeré zdrojové kódy k takovému Dílu, včetně související dokumentace a to tak, že budou uloženy na k tomu vyhrazených datových prostředcích Objednatele nebo mu budou nejpozději k datu předání takového Díla nebo jeho části předány na datovém nosiči (CD/DVD). Provede-li Dodavatel změnu zdrojového kódu Díla, které je počítačovým programem, je povinen Objednateli neprodleně po provedení takové změny poskytnout aktualizované znění zdrojového kódu tohoto Díla.
9.4 Dodavatel poskytuje Licenci Objednateli jako výhradní a neodvolatelnou. Licence poskytnutá dle Xxxxxxx je převoditelná a postupitelná, tj. je udělena s právem udělení sublicence či postoupení jakékoliv třetí osobě Objednatelem; k čemuž tímto Dodavatel uděluje Objednateli souhlas. Objednatel současně není povinen Licenci využít a to ani zčásti.
9.5 Dodavatel prohlašuje, že plnění dle Smlouvy ani jeho části, která jsou Dílem Dodavatele, nemají žádné právní vady, že nejsou zatíženy právy třetích osob a že Dodavatel je zcela oprávněn vykonávat veškerá majetková práva v celém rozsahu, s Dílem disponovat a uzavřít s Objednatelem Licenci k Dílu ve shora uvedeném rozsahu.
9.6 Dodavatel je povinen zajistit, aby výsledkem jeho plnění nebo jakékoliv jeho části nebyla porušena práva třetích osob. Pro případ, že užíváním plnění dle Smlouvy nebo jeho dílčí části nebo prostou existencí plnění nebo jeho dílčí části budou v důsledku porušení povinností Dodavatele dotčena práva třetích osob, nese Dodavatel vedle odpovědnosti za takovéto vady plnění dle Smlouvy i odpovědnost za veškeré škody, které tím Objednateli vzniknou. Dodavatel se zavazuje odškodnit Objednatele za případné škody, které mu vzniknou v důsledku porušení práv třetích osob ze strany Dodavatele. S nositeli chráněných práv duševního vlastnictví vzniklých v souvislosti s realizací plnění dle Xxxxxxx je Dodavatel povinen vždy smluvně zajistit možnost nakládání s těmito právy Objednatelem v rozsahu definovaném Smlouvou.
9.7 Smluvní strany se výslovně dohodly, že odměna za veškerá oprávnění poskytnutá Objednateli dle tohoto článku Smlouvy, tj. zejména odměna za udělení Licence k užití Díla, je již zahrnuta v ceně za poskytnuté plnění dle čl. V Smlouvy. Při sjednání odměny se přihlédlo k účelu Licence a způsobu a okolnostem užití Díla a k územnímu, časovému a množstevnímu rozsahu Licence.
9.8 Dodavatel výslovně prohlašuje, že udělení veškerých práv uvedených v tomto článku Smlouvy nelze ze strany Dodavatele vypovědět a že na udělení těchto práv nemá vliv ani ukončení platnosti Smlouvy.
X. ODPOVĚDNOST ZA ŠKODU A ODPOVĚDNOST ZA VADY
10.1 Smluvní strany se zavazují k vyvinutí maximálního úsilí k předcházení škodám a k minimalizaci vzniklých škod. Smluvní strany nesou odpovědnost za škodu dle platných právních předpisů a Smlouvy. Dodavatel odpovídá za škodu rovněž v případě, že část plnění poskytuje prostřednictvím subdodavatele.
10.2 Žádná ze smluvních stran není odpovědná za škodu vzniklou porušením povinnosti ze Smlouvy, prokáže-li, že jí ve splnění povinnosti ze Smlouvy dočasně nebo trvale zabránila mimořádná nepředvídatelná a nepřekonatelná překážka vzniklá nezávisle na její vůli. Překážka vzniklá ze škůdcových osobních poměrů nebo vzniklá až v době, kdy byl škůdce s plněním povinnosti ze Smlouvy v prodlení, ani překážka, kterou byl škůdce podle Xxxxxxx povinen překonat, ho však povinnosti k náhradě nezprostí. Smluvní strany se zavazují upozornit druhou Smluvní stranu bez zbytečného odkladu na vzniklé překážky bránící řádnému plnění Smlouvy a dále se zavazují k vyvinutí maximálního úsilí k jejich odvrácení a překonání.
10.3 Škoda se hradí v penězích, nebo, je-li to možné nebo účelné, uvedením do předešlého stavu podle volby Objednatele v konkrétním případě.
10.4 V případě, že činností Dodavatele dojde ke způsobení škody Objednateli nebo třetím osobám, bude Dodavatel povinen škodu uhradit z vlastních prostředků.
10.5 Dodavatel je odpovědný za to, že plnění dle Xxxxxxx bude poskytováno v nejvyšší dostupné kvalitě, zejména za to, že případné vady poskytovaného plnění dle Smlouvy řádně odstraní, případně nahradí plněním bezvadným, v souladu se Smlouvou. Dodavatel je rovněž odpovědný za to, že veškeré výstupy dle Xxxxxxx odpovídají účelu a cílům plnění předmětu Smlouvy a že jsou zpracovány v souladu s požadavky, které jsou na ně kladeny Smlouvou.
10.6 Plnění dle Xxxxxxx bude Dodavatelem poskytováno s náležitou péčí a prostřednictvím osob, které mají potřebnou kvalifikaci i zkušenosti k plnění svých úkolů, zejména hlavním organizátorem konference.
10.7 Dodavatel odpovídá za vady plnění, jež bude plnění (či jeho dílčí část) mít v době jeho předání Objednateli.
10.8 Případné vady poskytovaného plnění Dodavatel řádně odstraní, případně nahradí plněním bezvadným a to tak, že pokud se Smluvní strany nedohodnou v konkrétním případě na jiném termínu odstranění vad, je Dodavatel povinen případné vady odstranit nejpozději do 5 (slovy: pěti) pracovních dnů od jejich oznámení ze strany Objednatele.
XI. SANKČNÍ UJEDNÁNÍ
11.1 Smluvní pokuty:
a) v případě prodlení Xxxxxxxxxx s realizací dle harmonogramu stanoveném v čl. 6.2 této Smlouvy, se Dodavatel zavazuje uhradit Objednateli smluvní pokutu ve výši 15.000,- Kč (slovy: patnáct tisíc korun českých), a to za každý i započatý den prodlení;
b) v případě prodlení Dodavatele s odstraněním vad v termínu dle čl. 10.8 této Smlouvy se Dodavatel zavazuje uhradit Objednateli smluvní pokutu ve výši 15.000,- Kč (slovy patnáct tisíce korun českých), a to za každý i započatý den prodlení;
c) v případě nerealizace předmětu Smlouvy dle harmonogramu uvedeným v čl. 6.2, se Dodavatel zavazuje uhradit Objednateli smluvní pokutu ve výši 250.000,- Kč (slovy: dvěstě padesát tisíc korun českých), a to za každé období uvedené v harmonogramu;
d) v případě porušení povinnosti stanovené v čl. 8.1 této Smlouvy, se Dodavatel zavazuje uhradit Objednateli smluvní pokutu ve výši 20.000,- Kč (slovy: dvacet tisíc korun českých) a to i opakovaně;
e) v případě porušení jakékoliv povinnosti Dodavatele dle čl. XII Smlouvy (Důvěrné informace) je Xxxxxxxxx povinen zaplatit Objednateli smluvní pokutu ve výši 500.000,- Kč (slovy: pět set tisíc korun českých) za každý jednotlivý případ porušení a to i opakovaně.
11.2 V případě prodlení kterékoliv Smluvní strany se zaplacením peněžitého závazku, je tato Smluvní strana povinna zaplatit druhé Smluvní straně úrok z prodlení v zákonné výši počítaný z dlužné částky za každý i započatý den prodlení.
11.3 Zaplacením smluvní pokuty není jakkoliv dotčen nárok Objednatele na náhradu škody; nárok na náhradu škody je Objednatel oprávněn uplatnit vedle smluvní pokuty v plné výši. Zaplacením smluvní pokuty není dotčena povinnost poskytnout plnění, které je prostřednictvím smluvní pokuty zajištěno.
11.4 Smluvní pokutu je Objednatel oprávněn jednostranně započíst jako slevu z ceny formou jednostranného zápočtu proti jakékoliv splatné i nesplatné pohledávce Dodavatele proti Objednateli.
11.5 Pro placení jiných plateb dle Smlouvy než jsou Faktury (smluvní pokuty, úroky z prodlení, náhrady škody apod.) je stanovena lhůta splatnosti v délce 30 (slovy: třiceti) dnů.
12.1 Dodavatel se zavazuje zachovávat mlčenlivost ohledně skutečností, které se v souvislosti s plněním Smlouvy dozvěděl nebo které Objednatel označil za důvěrné (dále jen „důvěrné informace“). Dodavatel je povinen přijmout opatření k ochraně důvěrných informací. Důvěrné informace mohou být Dodavatelem použity výhradně k plnění Smlouvy. Dodavatel nesdělí či nezpřístupní žádnou z důvěrných informací třetím osobám, nevyužije ji k vlastnímu prospěchu nebo jinak nezneužije. Povinnost mlčenlivosti a zachování důvěrnosti informací se nevztahuje na informace, které se staly obecně známými za předpokladu, že se tak nestalo porušením některé z povinností vyplývajících ze Smlouvy, nebo o kterých tak stanoví zákon, zpřístupnění je však možné vždy jen v nezbytném rozsahu. Dodavatel se
rovněž zavazuje pro případ, že se v průběhu plnění předmětu Xxxxxxx zakázky dostane do kontaktu s údaji Objednatele vyplývajícími z jeho provozní činnosti, tyto údaje v žádném případě nezneužít, nezměnit, ani jinak nepoškodit, ztratit či znehodnotit.
12.2 Dodavatel se zavazuje chránit osobní údaje. Dodavatel se rovněž zavazuje pro případ, že v rámci plnění předmětu Xxxxxxx se dostane do kontaktu s osobními údaji, že je bude ochraňovat a nakládat s nimi plně v souladu s příslušnými právními předpisy, a to i po ukončení plnění Smlouvy. Smluvní strany se v případě kontaktu s osobními údaji, ve smyslu příslušných ustanovení zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, zavazují uzavřít dodatek ke Smlouvě spočívající v dohodě o zpracování osobních údajů a to nejpozději do 10 (slovy: deseti) kalendářních dnů od okamžiku, kdy se některá Smluvní strana dostane do kontaktu s osobními údaji.
12.3 Vzhledem k veřejnoprávnímu charakteru Objednatele Dodavatel výslovně prohlašuje, že je s touto skutečností obeznámen, že žádné ustanovení Smlouvy nepodléhá z jeho strany obchodnímu tajemství a souhlasí se zveřejněním smluvních podmínek obsažených ve Smlouvě, včetně jejích příloh a případných dodatků Smlouvy za podmínek vyplývajících z příslušných právních předpisů, zejména zák. č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů a ustanovení § 147a ZVZ.
XIII. DOBA TRVÁNÍ SMLOUVY A MOŽNOSTI JEJÍHO UKONČENÍ
13.1 Smlouva nabývá platnosti a účinnosti dnem jejího podpisu oběma Smluvními stranami. Smlouva je uzavřena na dobu určitou a skončí dne 29. 2. 2016.
13.2 Smlouva může být ukončena písemnou dohodou Smluvních stran.
13.3 Objednatel je oprávněn od Xxxxxxx písemně odstoupit z důvodu jejího podstatného porušení Dodavatelem, přičemž za podstatné porušení Smlouvy se bude považovat zejména:
a) prodlení Dodavatele s poskytováním plnění Smlouvy dle harmonogramu stanoveném Smlouvou v čl. 6.2 delším než 10 (slovy: deset) kalendářních dnů; nebo
b) opakované (na základě písemného upozornění Objednatele) porušení kvality, rozsahu nebo struktury výstupů požadovaných dle Smlouvy; nebo
c) další případy, o kterých tak stanoví Xxxxxxx.
13.4 Objednatel je rovněž oprávněn odstoupit od Xxxxxxx, pokud je na majetek Dodavatele vedeno insolvenční řízení dle zákona č. 182/2006 Sb., o úpadku a způsobech jeho řešení, ve znění pozdějších předpisů, nebo pokud Xxxxxxxxx vstoupí do likvidace.
13.5 Dodavatel je oprávněn od Smlouvy písemně odstoupit z důvodu jejího podstatného porušení Objednatelem, za což se považuje prodlení Objednatele s úhradou ceny za plnění předmětu dle Smlouvy o více než 60 (slovy: šedesát) kalendářních dní, pokud Objednatel nezjedná nápravu ani do 30 (slovy: třiceti) kalendářních dnů od doručení písemného oznámení Dodavatele o takovém prodlení se žádostí o jeho nápravu.
13.6 Odstoupení od Smlouvy ze strany Objednatele nesmí být spojeno s uložením jakékoliv sankce k tíži Objednatele.
13.7 Smluvní strany se dále dohodly, že odstoupení od Smlouvy musí být písemné, jinak je neplatné. Odstoupení je účinné ode dne, kdy bylo doručeno druhé Smluvní straně.
13.8 Objednatel je rovněž oprávněn Smlouvu písemně vypovědět i bez udání důvodu. Výpovědní doba činí 2 (slovy: dva) měsíce a začíná běžet prvním dnem měsíce následujícího po měsíci, v němž byla výpověď doručena Xxxxxxxxxx.
13.9 Předčasným ukončením Smlouvy nejsou dotčena ustanovení o odpovědnosti za škodu (škoda může spočívat i v nákladech vynaložených Objednatelem na realizaci nového zadávacího řízení), udělená licenční oprávnění, nároky na uplatnění smluvních pokut, nároky z vad díla, ustanovení o ochraně důvěrných informací a ostatních práv a povinností založených Smlouvou, která mají podle zákona nebo Smlouvy trvat i po jejím zrušení.
XIV. SOUČINNOST A VZÁJEMNÁ KOMUNIKACE
14.1 Smluvní strany se zavazují vzájemně spolupracovat a poskytovat si veškeré informace potřebné pro řádné plnění svých závazků. Smluvní strany jsou povinny informovat druhou Smluvní stranu o veškerých skutečnostech, které jsou nebo mohou být důležité pro řádné plnění Smlouvy.
14.2 Smluvní strany jsou povinny plnit své závazky vyplývající ze Smlouvy tak, aby nedocházelo k prodlení s plněním jednotlivých termínů a s prodlením splatnosti jednotlivých peněžních závazků.
14.3 Veškerá komunikace mezi Smluvními stranami bude probíhat prostřednictvím odpovědných a kontaktních osob uvedených v čl. 8.4 a 8.5 Smlouvy, pověřených pracovníků nebo statutárních zástupců Smluvních stran.
14.4 Veškerá oznámení, tj. jakákoliv komunikace na základě Smlouvy, bude probíhat v souladu s tímto článkem Smlouvy, není-li v této Smlouvě v konkrétních případech uvedeno jinak. Jakékoli oznámení, žádost či jiné sdělení, jež má být učiněno či dáno Smluvní straně dle této Smlouvy, bude učiněno či dáno písemně. Kromě jiných způsobů komunikace dohodnutých mezi stranami se za účinné považují osobní doručování, doručování doporučenou poštou, kurýrní službou, datovou schránkou či elektronickou poštou, a to na adresy smluvních stran uvedené v záhlaví Smlouvy a v čl. 8.4 a 8.5 této Smlouvy, nebo na takové adresy, které si strany vzájemně písemně oznámí.
14.5 Oznámení správně adresovaná se považují za doručená
14.5.1 dnem, o němž tak stanoví zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZDS“), je-li oznámení zasíláno prostřednictvím datové zprávy do datové schránky ve smyslu ZDS; nebo
14.5.2 dnem fyzického předání oznámení, je-li oznámení zasíláno prostřednictvím kurýra nebo doručováno osobně; nebo
14.5.3 dnem doručení potvrzeným na doručence, je-li oznámení zasíláno doporučenou poštou; nebo
14.5.4 dnem, kterým bude, v případě, že doručení výše uvedeným způsobem nebude z jakéhokoli důvodu možné, okamžik uložení listiny na příslušné pobočce pošty, avšak k jeho převzetí z jakéhokoli důvodu nedojde, a to ani ve lhůtě tří (3) pracovních dnů od jeho uložení na příslušné pobočce pošty.
XV. ETICKÝ KÓD
15.1 Dodavatel podáním nabídky prohlašuje, že nabídka byla připravena v souladu se zásadami volné soutěže, poctivého obchodního styku a nestranností Dodavatele. Pokud by deklarovaná nestrannost Dodavatele zanikla během plnění této Smlouvy, je Dodavatel povinen o této skutečnosti Objednatele neprodleně informovat.
15.2 Dodavatel musí vždy jednat nestranně v souladu s etickým kodexem své profese. Musí se zdržet veřejných prohlášení o projektu či službách, nemá-li k tomu předchozí písemný souhlas Objednatele. Dodavatel nesmí Objednatele žádným způsobem zavazovat, nemá-li k tomu jeho předchozí písemný souhlas.
15.3 Po dobu trvání Smlouvy budou Dodavatel, jeho zaměstnanci a další experti v jiném než v zaměstnaneckém poměru k Dodavateli respektovat lidská práva a zavazují se, že budou respektovat politické, kulturní a náboženské zvyklosti ČR.
15.4 Dodavatel nesmí přijmout žádnou jinou platbu v souvislosti se Smlouvou kromě plateb v ní stanovených. Dodavatel, jeho zaměstnanci a další experti a experti v jiném než v zaměstnaneckém poměru k Dodavateli nesmějí vykonávat žádnou činnost ani přijmout jakoukoli výhodu, která není v souladu s jejich závazky vůči Objednateli nebo závazky Dodavatele vůči Objednateli.
15.5 Dodavatel, jeho zaměstnanci a další experti v jiném než v zaměstnaneckém poměru k Dodavateli jsou povinni zachovávat obchodní tajemství po celou dobu trvání Smlouvy a rovněž i po jejím skončení. Veškeré zprávy a dokumenty vypracované či obdržené kteroukoliv ze Smluvních stran v souvislosti s touto Smlouvou jsou důvěrné.
15.6 Dodavatel se zdrží jakýchkoli vztahů, které by mohly zpochybnit jeho nezávislost či nezávislost jeho zaměstnanců a dalších expertů v jiném než zaměstnaneckém poměru k Dodavateli. Pokud Dodavatel přestane být nezávislý, je Objednatel oprávněn bez ohledu na škody odstoupit od smlouvy, aniž by Dodavatel měl jakýkoli nárok na odškodnění.
15.7 V případě, že vyjde najevo, že se Dodavatel v procesu přidělování Veřejné zakázky či plnění Smlouvy dopustil protiprávního jednání, jako jsou např. korupční, podvodné či donucovací praktiky, má Objednatel právo od této Smlouvy odstoupit s účinky odstoupení ke dni nabytí účinnosti Smlouvy. Pro účely tohoto ustanovení se korupčními, podvodnými či donucovacími praktikami rozumí např. nabídka úplatku, daru, odměny či provize jakékoli osobě za účelem ji motivovat, nebo naopak ohrožování či vyhrožování jakoukoli újmou jakékoli osobě, aby vykonala, či naopak nevykonala takový čin, který může ovlivnit přidělování Veřejné zakázky nebo plnění již uzavřené smlouvy.
XVI. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
16.1 Dodavatel a Objednatel se zavazují vynaložit veškeré úsilí ke smírnému vyřešení všech sporů, které vzniknou v průběhu plnění této Smlouvy nebo v souvislosti s touto Smlouvou. Pokud vznikne spor, jsou Smluvní strany povinny informovat se navzájem písemně o svém stanovisku ke sporu a o řešení, které považují za možné. Pokud to kterákoli ze Smluvních stran považuje za užitečné, strany se setkají a pokusí se spor vyřešit. Každá ze Smluvních stran je povinna reagovat na žádost o smírné urovnání do 30 dnů od obdržení žádosti.
16.2 Všechny spory vznikající na základě této Smlouvy nebo v souvislosti s ní, které nebude možno vyřešit smírem, budou předány výhradně do pravomoci soudních orgánů České republiky při uplatnění právních předpisů platných v ČR.
16.3 Smluvní strany si podpisem Smlouvy sjednávají (pokud Xxxxxxx nestanoví jinak), že závazky Smlouvou založené budou vykládány výhradně podle obsahu Xxxxxxx v souladu s interpretačními pravidly uvedenými v čl. 1.5 Xxxxxxx, bez přihlédnutí k jakékoli skutečnosti, která nastala a/nebo byla sdělena, jednou stranou druhé straně před uzavřením Smlouvy.
16.4 Tato Smlouva představuje úplnou dohodu Smluvních stran o předmětu Smlouvy a všech náležitostech, které Smluvní strany měly a chtěly ve Smlouvě ujednat, a které považují za důležité pro závaznost Smlouvy. Žádný projev stran učiněný při jednání o Smlouvě ani projev učiněný po uzavření Xxxxxxx nesmí být vykládán v rozporu s výslovnými ustanoveními Smlouvy a nezakládá žádný závazek žádné ze Smluvních stran. Smlouvu je možné měnit pouze písemnou dohodou Smluvních stran ve formě číslovaných dodatků Smlouvy, podepsaných oprávněnými zástupci obou Smluvních stran.
16.5 Smluvní strany se podpisem Smlouvy dohodly, že vylučují aplikaci ustanovení § 557 a § 1805 odst. 2 Občanského zákoníku.
16.6 Smluvní strany si nepřejí, aby nad rámec výslovných ustanovení Smlouvy byly jakákoliv práva a povinnosti dovozovány z dosavadní či budoucí praxe zavedené mezi Smluvními stranami či zvyklostí zachovávaných obecně či v odvětví týkajícím se předmětu plnění Smlouvy, ledaže je ve Smlouvě výslovně sjednáno jinak. Vedle shora uvedeného si Smluvní strany potvrzují, že si nejsou vědomy žádných dosud mezi nimi zavedených obchodních zvyklostí či praxe.
16.7 Smluvní strany si sdělily všechny skutkové a právní okolnosti, o nichž k datu podpisu Xxxxxxx věděly nebo vědět musely, a které jsou relevantní ve vztahu k uzavření Smlouvy. Kromě ujištění, které si Smluvní strany poskytly ve Smlouvě, nebude mít žádná ze Smluvních stran žádná další práva a povinnosti v souvislosti s jakýmikoliv skutečnostmi, které vyjdou najevo, a o kterých neposkytla druhá Smluvní strana informace při jednání o Smlouvě. Výjimkou budou případy, kdy daná Smluvní strana úmyslně uvedla druhou Smluvní stranu v omyl ohledně předmětu Smlouvy a případy taxativně stanovené Smlouvou.
16.8 Smluvní strany výslovně stanoví, že vzájemně poskytnutá plnění považují za adekvátní k plnění, které bude poskytnuto druhou Smluvní stranou. Z uvedeného důvodu Smluvní strany vylučují aplikaci ustanovení § 1793 Občanského zákoníku.
16.9 Dodavatel na sebe v souladu s ustanovením § 1765 odst. 2 Občanského zákoníku přebírá nebezpečí změny okolností. Tímto však nejsou nikterak dotčena práva Smluvních stran upravená ve Smlouvě.
16.10 Práva vyplývající ze Smlouvy či jejího porušení se promlčují ve lhůtě 4 let ode dne, kdy právo mohlo být uplatněno poprvé.
16.11 Dodavatel se zavazuje bez předchozího výslovného písemného souhlasu Objednatele nepostoupit ani nepřevést jakákoliv práva či povinnosti vyplývající ze Smlouvy, ani Smlouvu jako celek, na třetí osobu či osoby.
16.12 Jednacím jazykem mezi Objednatelem a Dodavatelem bude pro veškerá plnění vyplývající ze Smlouvy výhradně jazyk český, a to včetně veškeré dokumentace vztahující se k předmětu Smlouvy.
16.13 Je-li nebo stane-li se jakékoli ustanovení Smlouvy neplatným, nezákonným nebo nevynutitelným, netýká se tato neplatnost a nevynutitelnost zbývajících ustanovení Smlouvy. Smluvní strany se tímto zavazují nahradit do 5 (pěti) pracovních dnů po doručení výzvy druhé Smluvní strany jakékoli takové neplatné, nezákonné nebo nevynutitelné ustanovení ustanovením, které je platné, zákonné a vynutitelné a má stejný nebo alespoň podobný obchodní a právní význam.
16.14 Vztahy Smluvních stran Smlouvou výslovně neupravené se řídí českým právním řádem, zejména pak Občanským zákoníkem.
16.15 Žádné ustanovení Smlouvy nesmí být vykládáno tak, aby omezovalo oprávnění Objednatele uvedená v Zadávací dokumentaci Xxxxxxx zakázky.
16.16 Dodavatel souhlasí s uveřejněním Smlouvy na webových stránkách Objednatele. Dodavatel zároveň uděluje Objednateli souhlas s užívání údajů o něm v informačních systémech a účetnictví Objednatele a v informačních systémech EHP a Norských fondů 2009-2014.
16.17 Xxxxxxx je vyhotovena v 2 (slovy: dvou) vyhotoveních, z nichž Objednatel obdrží 1 (slovy: jedno) vyhotovení a Dodavatel 1 (slovy: jedno) vyhotovení.
Smluvní strany shodně prohlašují, že si Xxxxxxx před jejím podpisem přečetly a že byla uzavřena po vzájemném projednání podle jejich pravé a svobodné vůle, určitě, vážně a srozumitelně, a že se dohodly o celém jejím obsahu, což stvrzují svými podpisy.
Za Objednatele: Za Dodavatele:
V Praze dne V dne
Česká republika – Ministerstvo financí
Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxxxx zástupkyně ředitele odboru 58 a
[DOPLNÍ DODAVATEL] [DOPLNÍ DODAVATEL]
vedoucí oddělení 5805 - CFCU