P ř í l o h a k usnesení Zastupitelstva městské části Praha 4 č. 25Z-3/2017, ze dne 8. 11. 2017.

P ř í l o h a

k usnesení Zastupitelstva městské části Praha 4 č. 25Z-3/2017, ze dne 8. 11. 2017.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Pravidla poskytování cestovních náhrad členům Zastupitelstva městské části Praha 4

Členům Zastupitelstva městské části Praha 4 náleží v souvislosti s výkonem funkce cestovní náhrady ve výši a za podmínek stanovených zákonem č. 262/2006 Sb. zákoníkem práce ve znění pozdějších předpisů a v jeho mezích podle těchto pravidel.

Cestovní náhrady jsou členům Zastupitelstva městské části Praha 4 poskytovány za stejných podmínek jako zaměstnancům městské části Praha4. Tyto podmínky a rozsah poskytování cestovních náhrad jsou obsaženy v nařízení tajemníka Úřadu městské části Praha 4, které je přílohou těchto pravidel.

Pro účely cestovních náhrad se považuje za pravidelné pracoviště člena Zastupitelstva městské části Praha 4 místo jeho trvalého pobytu.

Nařízení tajemníka Úřadu městské části Praha 4 č. 13/2016 ze dne 1.8.2016

PREAMBULE

V souladu s příslušnými ustanoveními zákona č. 262/2006 Sb. zákoníku práce ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZP“) vydávám toto Nařízení tajemníka (dále jen nařízení) o poskytování a účtování cestovních náhrad.

Čl. I.

Úvodní ustanovení

1. Při poskytování náhrad výdajů při pracovních cestách, při cestách mimo pravidelné pracoviště, při cestách v souvislosti s mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště, při přeložení, při dočasném přidělení, při přijetí zaměstnance do zaměstnání v pracovním poměru a při výkonu práce v zahraničí se postupuje podle příslušných ustanovení ZP (§ 151 – 190), předpisů vydaných Ministerstvem financí ČR, Ministerstvem práce a sociálních věcí ČR a tohoto nařízení.

2. V pravidelném termínu, s účinností od 1. ledna, Ministerstvo práce a sociálních věcí (dále jen MPSV) mění vyhláškou:

a) sazbu základní náhrady za používání silničních motorových vozidel stanovenou v

§ 157 odst. 4 ZP,

b) stravné stanovené v § 163 odst. 1 a § 176 odst. 1 ZP,

c) stanoví průměrnou cenu pohonných hmot, podle údajů Českého statistického úřadu

o cenách vozidel a o cenách pohonných hmot (dále jen PHM).

Platná vyhláška MPSV pro daný rok je k dispozici na odboru personálně-mzdovém Úřadu Městské části Praha 4 (dále jen OPM), u zaměstnance, který likviduje cestovní příkazy.

3. Vedoucí zaměstnanci oprávnění k vyslání zaměstnance na pracovní cestu určí místo jejího nástupu, místo výkonu práce, dobu trvání, způsob dopravy, termín ukončení pracovní cesty a mohou určit i další podmínky této cesty.

4. Tuzemská pracovní cesta se uskutečňuje na základě příslušným vedoucím zaměstnancem schváleného cestovního příkazu. V případě zahraniční cesty zaměstnanec předloží OPM nejpozději 7 pracovních dní před odjezdem, řádně vyplněný formulář nazvaný „Návrh na cestu do zahraničí“ schválený tajemníkem Úřadu městské části Praha 4 (dále jen MČ P4). Podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, zejména dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování, určí předem písemně schvalující vedoucí zaměstnanec; přihlíží přitom k oprávněným zájmům zaměstnance.

5. U pracovních cest členů Zastupitelstva MČ P4 určuje podmínky dle odst. 4 písemně orgán MČ P4, který je na pracovní cestu vysílá. Podmínky určené orgánem se vyplňují do cestovního příkazu. Cestovní náhrady se zastupitelům poskytují za podmínek stanovených zákoníkem práce, prováděcími předpisy a tímto nařízením. Místem výkonu práce zastupitelů se rozumí hl. m. Praha. Návrh a cestovní příkaz (vyúčtování) podepisuje starosta MČ P4.

6. Při zahraniční pracovní cestě zajišťuje finanční vybavení, způsob dopravy, případně další náležitosti cesty (např. víza) odbor OPM na základě schváleného návrhu na zahraniční služební cestu nejméně 7 dní před nástupem cesty.

7. Na pracovní cestu vysílá:

1. starostu MČ P4 a uvolněné členy Zastupitelstva MČ P4 Rada MČ P4

2. tajemníka úřadu starosta,

3. vedoucí odborů a samostatných útvarů tajemník úřadu,

4. zaměstnance příslušný vedoucí odboru.

Čl. II.

Druhy cestovních náhrad a jejich poskytování

V souladu s ustanovením § 156 ZP jsou poskytovány tyto náhrady:

1. jízdné v prokázané výši,

2. jízdní výdaje

3. k návštěvě člena rodiny (jen výjimečně, pokud by pracovní cesta trvala déle než 7 kalendářních dnů)

4. výdaje za ubytování v prokázané výši,

5. stravné,

6. nutné vedlejší výdaje v prokázané výši.

Čl. III.

Cestovní náhrady při tuzemských pracovních cestách

Náhrada jízdních výdajů

1. Zaměstnanci používají při pracovních cestách mimo území hl. m. Prahy, přednostně prostředky veřejné hromadné dopravy, případně služební vozidla s řidičem, zaměstnancem MČ P4 nebo referentská vozidla MČ P4 na základě předem schválené žádanky o přepravu. V případě použití referentského vozidla MČ P4 je zaměstnanec povinen mít platné potvrzení o školení odborné způsobilosti řidičů.

2. Pokud nebude možné nebo ekonomické poskytnout zaměstnanci pro pracovní cestu mimo území hl. m. Prahy služební vozidlo, zaměstnanec použije k pracovní cestě hromadný dopravní prostředek dálkové přepravy.

3. Ve výjimečných případech a na základě předem uzavřené písemné dohody mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem (formou písemného návrhu zaměstnance s připojeným souhlasem zaměstnavatele), jejíž uzavření musí předcházet souhlas vedoucího příslušného odboru Úřadu MČ P4, mohou zaměstnanci použít vlastní silniční motorové vozidlo určené k nehromadné přepravě osob (dále jen vlastní vozidlo), jehož držiteli jsou podle technického průkazu tito zaměstnanci. Vlastní vozidlo musí být havarijně pojištěno (rizika havárie, vandalismu, živelní událost, odcizení) vedle pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou provozem vozidla.

4. Zaměstnanec připojí fotokopii smlouvy o havarijním pojištění vozidla a smlouvy o pojištění odpovědnosti za škody způsobené provozem vozidla (povinné ručení) k návrhu dohody o použití vlastního vozidla k pracovní cestě a fotokopii příslušných stránek technického průkazu vozidla, ze kterých je patrná normovaná spotřeba PHM.

5. Před nastoupením pracovní cesty určí příslušný vedoucí zaměstnanec dle ustanovení Čl. I. odst. 3 tohoto nařízení způsob dopravy (dopravní prostředek), který potvrzuje na formuláři cestovního příkazu. Použití vlastního vozidla je možné jen ve výjimečných případech a je podmíněno souhlasem tajemníka, přičemž musí být realizováno v souladu s nařízením tajemníka Úřadu MČ P4 č. 16/2016 z 15.11.2016 k řízení autoprovozu.

6. Náhrada jízdních výdajů se poskytuje podle prokázaných výdajů.

7. Při použití vlastního vozidla, se postupuje podle vyhlášky MPSV, kterou jsou stanoveny a upravovány:

• sazby základní náhrady za 1 km jízdy,

• náhrada za spotřebovanou pohonnou hmotu (dále jen PHM).

8. Náhrada se vypočte z ceny PHM prokázané zaměstnancem a z kombinované spotřeby PHM podle údajů v technickém průkazu použitého vozidla. Cenu pohonné hmoty prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Prokazuje-li zaměstnanec cenu pohonné hmoty více doklady o jejím nákupu, ze kterých je patrná souvislost s pracovní cestou, vypočítá se cena pohonné hmoty pro určení výše náhrady aritmetickým průměrem zaměstnancem prokázaných cen. Jestliže zaměstnanec hodnověrným způsobem cenu pohonné hmoty zaměstnavateli neprokáže, použije zaměstnavatel pro určení výše náhrady průměrnou cenu příslušné pohonné hmoty stanovenou prováděcím právním předpisem vydaným podle § 189 zákoník práce (tj. vyhláškou MPSV).

9. Sazby a ceny uvedené v této části podléhají změnám. Při zúčtování cesty se použijí sazby platné v době zahájení cesty.

10.Zaměstnavatel může se zaměstnancem dohodnout při použití vlastního vozidla na poskytnutí náhrady za použití vozidla rovnající se ceně jedné jízdenky hromadným dopravním prostředkem dálkové přepravy (nikoliv za počet jízdenek odpovídající počtu cestujících v autě). V takovémto případě nepřísluší zaměstnanci základní sazba náhrady ani náhrada za pohonné hmoty. Zaměstnanci však přísluší náhrada nutných vedlejších výdajů s cestou vlastním vozidlem spojených, např. dálniční poplatky, parkovné.

11.Náhrada jízdních výdajů za použití hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy přísluší zaměstnanci v prokázané výši.

Náhrada výdajů za ubytování

1. Zaměstnanci přísluší náhrada výdajů za ubytování, které vynaložil v souladu s podmínkami pracovní cesty, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže. Po dobu návštěvy člena rodiny hradí zaměstnavatel zaměstnanci prokázané výdaje za ubytování pouze v případě, že si je musel zaměstnanec vzhledem k podmínkám pracovní cesty nebo ubytovacích služeb zachovat.

2. Po dobu předem dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance není zaměstnavatel povinen zaměstnanci náhradu výdajů za ubytování poskytnout, i když musel po tuto dobu zaměstnanec s ohledem na podmínky pracovní cesty nebo ubytovací služby výdaje za ubytování uhradit.

Stravné při tuzemské pracovní cestě

1. Za každý kalendářní den pracovní cesty je poskytováno stravné ve výši:

• 80 Kč, trvá-li prac. cesta 5 až 12 hodin,

• 120 Kč, trvá-li prac. cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,

• 180 Kč, trvá-li prac. cesta déle než 18 hodin.

2. Při částečném zabezpečení bezplatného stravování, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá, přísluší zaměstnanci stravné snížené za každé bezplatně poskytnuté jídlo o hodnotu:

1. 70 % stravného, trvá-li prac. cesta 5 až 12 hodin,

2. 35 % stravného, trvá-li prac. cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,

3. 25 % stravného, trvá-li prac. cesta déle než 18 hodin.

Doklady o úhradě stravy na pracovní cestě zaměstnavatel proplácí jen tehdy, byla-li strava poskytnuta jako nezbytná součást účelu pracovní cesty, anebo ubytování v místě konání konferencí, seminářů, školení, přípravy na zkoušku odborné způsobilosti, apod., kdy není možné stravování zajistit jinak. Současně je nutné na formuláři cestovního příkazu potvrdit, že výdaje za stravné jsou nezbytnou součástí pracovní cesty.

3. Stravné zaměstnanci nepřísluší, pokud mu během pracovní cesty, která trvá:

• 5 až 12 hodin, byla poskytnuta 2 bezplatná jídla,

• 12 až 18 hodin, byla poskytnuta 3 bezplatná jídla.

Náhrada nutných vedlejších výdajů

Zaměstnanci přísluší náhrada nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže. Nemůže-li zaměstnanec výši výdajů prokázat, přísluší mu náhrada odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty.

Čl. IV.

Cestovní náhrady při zahraničních pracovních cestách

Stravné

1. V souladu s ustanovením § 170 ZP náleží zaměstnanci zahraniční stravné ve výši základní sazby zahraničního stravného stanovené prováděcím právním předpisem vydaným Ministerstvem financí ČR pro příslušný rok.

2. Zaměstnanci přísluší zahraniční stravné ve výši základní sazby, jestliže doba strávená mimo území České republiky trvá v kalendářním dni déle než 18 hodin. Trvá-li tato doba déle než 12 hodin, nejvýše však 18 hodin, poskytne zaměstnavatel zaměstnanci zahraniční stravné ve výši dvou třetin této sazby zahraničního stravného, a ve výši jedné třetiny této sazby zahraničního stravného, trvá-li doba strávená mimo území České republiky 12 hodin a méně, avšak alespoň 1 hodinu, nebo déle než 5 hodin, pokud zaměstnanci vznikne za cestu na území České republiky právo na stravné podle § 163 nebo § 176 ZP. Trvá-li doba strávená mimo území České republiky méně než 1 hodinu, zahraniční stravné se neposkytuje. Tato doba se připočte k době trvání pracovní cesty na území ČR.

3. Okamžikem pro vznik nároku na náhrady v cizí měně je přechod státní hranice. Při letecké dopravě odlet a přílet letadla dle letového řádu.

4. Výše stravného v cizí měně při pobytu ve více státech při jedné pracovní cestě se určí ze základní sazby stravného pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času.

5. Bylo-li zaměstnanci během zahraniční pracovní cesty poskytnuto bezplatné jídlo, přísluší zaměstnanci zahraniční stravné ve výši základní sazby snížené za každé bezplatné jídlo (např. podaná snídaně jako součást ceny hotelového ubytování) až o hodnotu:

1. 70 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné v třetinové výši základní sazby (5 – 12 hodin),

2. 35 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve dvoutřetinové výši základní sazby (12 – 18 hodin),

3. 25 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve výši základní sazby (déle než 18 hodin).

6. Zahraniční stravné zaměstnanci nepřísluší, jestliže při cestě trvající 5 – 12 hodin byla bezplatně poskytnuta 2 jídla, při cestě trvající 12 – 18 hodin byla poskytnuta 3 jídla. Jedná se o jídla charakteru snídaně, oběda nebo večeře.

7. Po dobu návštěvy člena rodiny nebo po dobu dohodnutého přerušení zahraniční pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance zahraniční stravné zaměstnanci nepřísluší. Doba rozhodná pro právo na zahraniční stravné před návštěvou člena rodiny nebo dohodnutým přerušením zahraniční pracovní cesty z důvodu na straně zaměstnance končí ukončením výkonu práce nebo jiným předem dohodnutým způsobem a po návštěvě člena rodiny nebo přerušení zahraniční pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance začíná současně se začátkem výkonu práce nebo jiným předem dohodnutým způsobem.

8. Je-li zaměstnanec vyslán na zahraniční pracovní cestu do svého bydliště, přísluší mu stravné a zahraniční stravné pouze za cestu do bydliště a zpět, za cesty k výkonu práce a zpět a za dobu výkonu práce v tomto místě.

Náhrada nutných vedlejších výdajů

Zaměstnanci přísluší náhrada nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v přímé souvislosti se zahraniční pracovní cestou, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže. Nemůže-li zaměstnanec výši výdajů prokázat, přísluší mu náhrada odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání zahraniční pracovní cesty.

Kapesné při zahraniční pracovní cestě a náhrada výdajů za ubytování

1. Při zahraniční pracovní cestě může být zaměstnanci poskytnuto kapesné maximálně do výše 40% zahraničního stravného. O výši kapesného je oprávněna rozhodnout osoba resp. orgán schvalující zahraniční pracovní cestu individuálně před nástupem na pracovní cestu. Takto stanovenou výši kapesného sdělí zaměstnanec příslušnému pracovníku OPM, který cestovní příkazy likviduje.

2. Náhrady výdajů za ubytování se poskytují podle Čl. III. tohoto nařízení.

Cestovní pojištění během zahraniční pracovní cesty

Zaměstnanec je povinen být po dobu trvání zahraniční pracovní cesty pojištěn cestovním pojištěním pro účely zahraniční pracovní cesty. Neprodleně po schválení zahraniční pracovní cesty je zaměstnanec povinen oznámit OFS termín a místo zahraniční pracovní cesty. OFS následně zajistí cestovní pojištění pro účely zahraničí pracovní cesty.

Čl. V.

Zálohy na výdaje při pracovních cestách a vyúčtování

1. Před vysláním zaměstnance na tuzemskou pracovní cestu je možné poskytnout zálohu. Zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci zúčtovatelnou zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud se se zaměstnancem nedohodne, že záloha nebude poskytnuta.

2. U zahraniční pracovní cesty se zaměstnavatel může se zaměstnancem dohodnout na poskytnutí zálohy na zahraniční stravné v české měně nebo v jiné než v prováděcím právním předpisu vydaném podle § 189 zákoníku práce stanovené cizí měně pro příslušný stát, pokud je k této měně Českou národní bankou vyhlašován kurz. Při určení výše zahraničního stravného v dohodnuté měně se nejprve zjistí korunová hodnota zahraničního stravného, která se přepočítá na dohodnutou měnu. Pro určení korunové hodnoty zahraničního stravného a částky zahraničního stravného v dohodnuté měně se použijí kurzy vyhlášené Českou národní bankou a platné v den vyplacení zálohy. Záloha se poskytuje v předpokládané výši výdajů a podle předpokládané délky pracovní cesty.

3. Po ukončení pracovní cesty provede zaměstnanec její vyúčtování na stanoveném tiskopise „cestovní příkaz“ a ten předloží OPM do deseti pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty spolu s písemnými doklady potřebnými k vyúčtování cestovních náhrad. OPM provede vyúčtování těchto cestovních náhrad do deseti dnů ode dne předložení shora uvedených písemných dokladů zaměstnancem a následně budou prostřednictvím pokladny Úřadu MČ P4 zaměstnanci proplaceny cestovní výdaje nebo zaměstnanec vrátí nespotřebovanou část zálohy. Částka, kterou má zaměstnanec zaměstnavateli vrátit v české měně, se zaokrouhlí na celé koruny směrem nahoru.

4. Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě vyšší, než činí nároky zaměstnance, vrací zaměstnanec zaměstnavateli v měně, kterou mu zaměstnavatel poskytl nebo v české měně. Vždy v české měně se zaměstnanci doplácí částka, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě nižší, než činí nároky zaměstnance.

Při vyúčtování zálohy použije zaměstnavatel zaměstnancem doložený kurz nebo kurzy devizového trhu a přepočítací poměry vyhlášené ČNB v den určení výše zálohy.

5. Při poskytování cestovních náhrad, na které nebyla poskytnuta záloha, se přiměřeně použije § 183 zákoníku práce s tím, že pro přepočet měn se použijí kurzy vyhlášené Českou národní bankou a platné v den nástupu zahraniční pracovní cesty. Požaduje-li se pro poskytnutí cestovních náhrad prokázání příslušných výdajů, a zaměstnanec je neprokáže, může mu zaměstnavatel poskytnout tuto náhradu v jím uznané výši, která odpovídá určeným podmínkám, pokud zákon nestanoví jinak (§ 158 odst. 3 zákoníku práce).

6. Zaměstnanec je povinen bez zbytečného odkladu oznámit zaměstnavateli změnu skutečnosti, která je rozhodná pro poskytnutí cestovní náhrady.

7. Za člena rodiny zaměstnance se pro účely poskytování cestovních náhrad, s výjimkou § 177 odst. 2 zákoníku práce, považuje jeho manžel, partner, vlastní dítě, osvojenec, dítě svěřené zaměstnanci do pěstounské péče nebo do výchovy, vlastní rodiče, osvojitel, opatrovník a pěstoun. Jiná fyzická osoba je postavena na roveň člena rodiny pouze za předpokladu, že žije se zaměstnancem v domácnosti.

8. Cestovní náhrady navrhuje osoba resp. orgán, který vydává cestovní příkaz a návrh na zahraniční pracovní cestu.

Čl. VI.

Náležitosti cestovních příkazů

1. Před započetím pracovní cesty je nezbytně nutné zajistit vyplnění a schválení cestovního příkazu (viz příloha č. 1). Cestovní příkaz obsahuje následující údaje:

• jméno, bydliště osoby absolvující pracovní cestu,

• odbor /např. kancelář starosty, apod./,

• počátek cesty, datum, hodina,

• místo jednání /výkonu práce/,

• účel cesty,

• místo ukončení pracovní cesty,

• způsob dopravy /určený dopravní prostředek/,

• předpokládanou výši výdajů,

• datum a podpis zaměstnance oprávněného k povolení cesty,

• výši poskytnuté zálohy.

2. Po ukončení pracovní cesty doplní zaměstnanec na straně druhé cestovního příkazu

tyto údaje:

• datum pracovní cesty,

• do jednoho řádku odjezd odkud + cena jízdenky + místní přeprava, doba trvání pracovní cesty v hodinách /rozhodná pro výši stravného/,

• do dalšího řádku příjezd – cena zpáteční jízdenky + místní přeprava + stravné + nutné vedlejší údaje.

Zaměstnanec dále vlevo dole označí, zda bylo stravování či ubytování poskytnuto bezplatně, nebo bylo poskytnuto částečně – pro případ krácení.

Částka celkem se uvádí jako dílčí součet řádků i sloupců /křížová kontrola/. Všechny tyto údaje /výpočty/ provede zaměstnanec. Vpravo dole je uvedeno datum a podpis zaměstnance.

K příkazu jsou přiloženy originální daňové doklady se všemi náležitostmi, které dokládají náklady vynaložené při pracovní cestě. Fakturační adresa na dokladech musí být MČ P4. Teprve potom může být uvedeno jméno ubytovaného. Nelze uvádět adresu bydliště zaměstnance.

3. Po ukončení pracovní cesty podepíše zaměstnanci cestovní příkaz v kolonce "Datum a podpis oprávněného zaměstnance" zaměstnanec, který pracovní cestu povolil.

Pokud nebude cestovní příkaz obsahovat všechny shora uvedené náležitosti, nebude proplacen.

Čl. VII.

Poskytování paušální náhrady cestovních výdajů

1. V souladu s ustanoveními § 182 ZP odst. 1 a 2 je poskytována zaměstnancům paušální náhrada cestovních výdajů za městskou hromadnou dopravu při pracovních cestách konaných v obci sjednaného místa pracoviště. Tuto náhradu však lze poskytnout pouze zaměstnancům, kterým není poskytnut příspěvek na nákup časových síťových jízdenek MHD ze sociálního fondu.

2. Paušální náhrady cestovních výdajů lze poskytnout zaměstnancům v pracovním poměru po uplynutí dohodnuté zkušební doby. Tato náhrada se neposkytuje po dobu dovolené, mateřské a rodičovské dovolené a po dobu pracovní neschopnosti zaměstnance.

3 Paušální náhrada cestovních výdajů se vyplácí měsíčně s platem za příslušný kalendářní měsíc.

4. Výše paušální náhrady pro daný kalendářní rok je stanovena formou vnitřního sdělení tajemníka Úřadu MČ P4 OPM.

Přílohy: Cestovní příkaz

Návrh na zahraniční služební cestu

Strana 1 (celkem 10)

usnesení č. 25Z-3/2017