PŘEDSTAVUJEME…

PŘEDSTAVUJEME…

Způsob, jakým v Roche podepisujeme smlouvy, se může zprvu jevit jako marginální záležitost. Ve skutečnosti se ale jedná o jeden z mála důležitých bodů strategie, která nás vede k inovaci a zjednodušování interních procesů. V roce 2021 se nám podařilo dosáhnout elektronizace více než 95 % podepsaných smluv. Posunout pomyslnou hra- nici ještě dál ke 100 % bude možné až poté, co na tuto změnu budou připraveni zbýva- jící subjekty (naši zákazníci a dodavatelé), s nimiž smlouvy zatím uzavíráme v tištěné formě.

Smlouvy již pouze elektronicky. Digitální evoluce v Roche

XXXXX XXXXXX MÍL

ROCHE s.r.o., Diagnostics Division

Aplikace DocuSign

S některými subjekty jsme již delší čas smlouvy podepisovali za použití kvali- fikovaných elektronických certifikátů. Touto možností však disponovala jen menší část těch, s nimiž smlouvy uza- víráme, a proto jsme se rozhodli hledat doplněk ke stávajícímu řešení, který by nám umožnil pokrýt i zbytek. Zvo- lili jsme aplikaci DocuSign, která je v Roche globálně upřednostňovaným řešením.

Výhody pro naše zákazníky a dodavatele

Při použití DocuSign máme v jakýkoliv čas dokonalý přehled o všech dokumen- tech, které jsou v podpisovém procesu, vidíme, kdo si dokument zobrazil, kdo ne, komu již přišla upomínka apod.

Naši zákazníci a dodavatelé si nemusí nic stahovat, nemusí se nikde registro- vat a za podpis nic neplatí – zkrátka jim přijde e-mail, kliknou na tlačítko a při- dají do dokumentu svůj podpis, přičemž všechno probíhá v jednom okně interne- tového prohlížeče na počítači nebo telefo- nu. Veškeré náklady za službu DocuSign hradí Roche.

Toto řešení je nejenom rychlé a velice jednoduché, nýbrž i flexibilní – pode- pisování dokumentů můžeme v přípa- dě potřeby přizpůsobit i na míru druhé smluvní straně, například pokud chce, aby byl dokument ještě elektronicky pa- rafován nebo aby v kopii poté přišla noti- fikace některým dalším osobám.

DocuSign je bezpečný a kromě šifrova- ného připojení nabízí možnost ověřit to- tožnost uživatele pomocí PIN kódu nebo SMS zprávy (podobně jako například při přihlašování do internetového bankov- nictví).

Díky tomuto přístupu se nám rovněž daří naplňovat jeden z důležitých cílů Roche: snižovat dopad na životní prostředí, ne- boť při každém podpisu smlouvy není třeba používat papíry, tisk ani služby do- pravce. Jsme tak Roche #evergreener.

49

PŘEDSTAVUJEME…

Kdy je možné DocuSign použít a kdy ne

DocuSign v současné době používáme při podepisování smluv s tzv. soukromopráv- ními podepisujícími, tedy s lékaři, sou- kromými společnostmi nebo se zahranič- ními subjekty. S ohledem na současnou právní úpravu nepoužíváme DocuSign při uzavírání pracovněprávních smluv nebo smluv s těmi, koho nazýváme jako veřejnoprávní podepisující, jde zejména o fakultní či krajské nemocnice, v těchto případech používáme kvalifikované elek- tronické certifikáty.

Nabízíme pomocnou ruku

Máme-li uzavřít nějakou smlouvu se zá- kazníkem nebo dodavatelem, který nemá doposud zkušenosti s žádnou formou elektronického podepisování, velice rádi při této příležitosti komukoliv pomůže- me – vysvětlíme detailně principy jed- notlivých řešení a jejich výhody. Chceme pomoci i ostatním být #evergreener jako Roche.

Jak to funguje v praxi

Jakmile máme odsouhlasené znění smlouvy, vytvoříme v DocuSign tzv.

obálku, do které vložíme dokumenty k podpisu, informace o podepisujících osobách atd. Tuto obálku následně po- šleme elektronicky k podpisu nejprve do Roche a poté druhé smluvní straně. Každému podepisujícímu přijde z Docu- Sign e-mail (označený jménem té osoby, která ohledně smlouvy komunikovala, a opatřený logem Roche). Po kliknu- tí na odkaz a zadání PIN kódu, který je součástí e-mailu, se otevře náhled

dokumentu k podpisu. Pak už pouze stačí přesunout se na místo, kde se dokument má podepsat, kliknout na tlačítko „po- depsat“ a přidat svůj elektronický podpis (ten je možné nakreslit buď myší, nebo prstem, anebo přidat z předvybraných stylů). Po podpisu všemi osobami se do- kument opatří elektronickým certifiká- tem DocuSign. Závěrem DocuSign ode- šle všem kontaktním osobám notifikaci s podepsaným dokumentem.

Xxxxx Xxxxxx Xxx

XXXXX s.r.o., Diagnostics Division Kontakt: xxxxx.xxx.xx0@xxxxx.xxx

V právním oddělení Roche Diagnostics pracuje od začátku roku 2018 na pozici Contract & Risk Management Consultant. Studoval na Právnické fakultě Univerzity Karlovy. Ăadu let je veganem a ve volném čase rád sedá na horské kolo a dá si trail – nejraději v okolí Podkrkonoší, odkud pochází.

50 2 | 2021