Smlouva mezi společnými správci

2022/02554/OSV/DSB

Smlouva mezi společnými správci

o zpracování a ochraně osobních údajů

Olomoucký kraj

se sídlem: Xxxxxxxxxxx 0000/00x, Xxxxxxx - Xxxxxxxx, XXX 779 00

IČ: 60609460

DIČ: CZ60609460

Zastoupený: Ing. Xxxxxxx Xxxxxxxxx, hejtmanem Olomouckého kraje

dále jen („Správce 1“) na straně jedné

a

Poskytovatel sociální služby: Domov seniorů Hranice, příspěvková organizace

se sídlem: Jungmannova 1805, Hranice I-Město, 753 01 Hranice

IČ: 70876541

DIČ: CZ70876541

Obchodní rejstřík: Krajský soud v Ostravě, oddíl Pr, vložka 45, zápis proveden dne

6. prosince 2001

Zastoupen: Xxxxxxx Xxxxxxx, ředitelkou

dále jen („Správce 2“) na straně druhé

se níže uvedeného dne, měsíce a roku dle ustanovení § 26 Nařízení EU č. 2016/679 (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů – GDPR) a dle příslušných ustanovení zákona č. 110/2019 Sb., zákon o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon“), na základě úplného a vzájemného konsensu o všech níže uvedených ujednáních dohodli na této smlouvě o společném zpracování osobních údajů (dále jen „Smlouva“):

Preambule

Správce 1 je právnickou osobou, která provozuje Krajský informační systém sociálních služeb Olomouckého kraje (dále jen „aplikace KISSoS“).

Součástí aplikace KISSoS provozovaného Správcem 1 je modul Evidence žadatelů a uživatelů (dále jen „evidence“), kterou zajišťuje a naplňuje daty s osobními údaji Subjektu údajů Správce 2.

Správce 1 a Správce 2 se dohodli, že společně budou vyřizovat následující zpracování osobních údajů související s výše uvedenými službami:

Osobní údaje Subjektu údajů (dále jen „Osobní údaje“) budou zpracovány v rozsahu:

a. Osobní údaje žadatele o sociální službu (identifikační údaje osoby):

- Xxxxx xxxxxxxx

- Příjmení žadatele

- Rodné příjmení žadatele

- Adresa trvalého pobytu žadatele

- Datum narození

- Pohlaví

- Obec, ve které se žadatel nachází

b. Osobní údaje určeného kontaktního zaměstnance (zástupce poskytovatele sociální služby):

- Titul, jméno a příjmení,

- Telefon a e-mail.

Vzájemná práva a povinnosti obou smluvních stran související s výše uvedeným zpracováním osobních údajů jsou uvedeny níže v této Smlouvě.

I.

Účel zpracování

1. Účelem zpracování osobních údajů (dále jen „účel zpracování“) Správcem 1 je zajištění fungování a postupné rozšiřování agendy aplikace KISSoS prostřednictvím evidence.

2. Účelem zpracování Správcem 1 je získat podstatné informace o počtech uchazečů o sociální služby (resp. o počtech aktuálních žádostí), což umožní efektivněji plánovat a spravovat kapacity vybraných druhů a forem sociálních služeb zařazených v síti sociálních služeb Olomouckého kraje.

3. Účelem zpracování Správcem 2 je zapojení Správce 2 jako poskytovatele sociálních služeb (dále jen „poskytovatel služeb“), jako společného správce evidence, a tím poskytovateli služeb umožnit získání informací o evidovaných žádostech osob v případě, kdy tyto osoby budou mít podány dvě a více žádostí

o sociální službu u více poskytovatelů sociálních služeb. V případě přijetí žadatele do sociální služby softwarové řešení umožní prostřednictvím zaslání notifikačního e-mailu s informací všem sociálním službám, u kterých je evidována žádost konkrétní osoby, že žadatel se stal mj. uživatelem dané sociální služby. Uvedené řešení bude sloužit k rychlejšímu přenosu informací mezi zainteresovanými poskytovateli sociálních služeb, bude mít pozitivní dopad na aktualizaci evidencí a pořadníků žadatelů o sociální služby u zapojených poskytovatelů sociálních služeb.

4. Účelem zpracování je zástupcům územních samospráv Olomouckého kraje, jakožto partnerům struktury pro plánování sociálních služeb v Olomouckém kraji, na vyžádání poskytnout anonymizované údaje statistického charakteru (zejm. informace o počtech žadatelů zdržujících se na území správního obvodu obce s rozšířenou působností), ze strany Správce 1. Tato informace o potřebách poskytování sociálních služeb osobám nebo skupinám osob na území obcí, může

sloužit pro činnosti vyplývající z § 35 odst. 2 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů, dle kterého obce pečují v souladu s místními předpoklady a s místními zvyklostmi o vytváření podmínek pro rozvoj sociální péče a pro uspokojování potřeb svých občanů, rovněž mohou být tyto informace podstatné z pohledu činností vykonávaných v přenesené působnosti,

a to při koordinaci poskytování sociálních služeb na území správního obvodu obce s rozšířenou působností.

II.

Prostředky a rozsah zpracování osobních údajů

1. Rozsah zpracování osobních údajů prováděný Správcem 1 je omezen účely uvedenými v článku I. této Smlouvy.

2. Rozsah zpracování osobních údajů prováděný Správcem 2 je omezen účely uvedenými v článku I. této Smlouvy.

3. Prostředkem pro zpracování údajů prováděných Správcem 1 a Správcem 2 je společná aplikace KISSoS, resp. evidence. Zpracování osobních údajů bude prováděné v elektronické podobě ve formě formuláře.

III.

Stanovení samostatných odpovědností každé strany

1. Správce 1 je odpovědný za zpracování osobních údajů uvedených v čl. 2 odst. 1 výše, zejména za plnění informačních povinností vůči dotčeným subjektům údajů a za zajištění výkonu jejich práv dle Zákona.

2. Správce 1 je dále odpovědný za zajištění společného kontaktního místa pro subjekty údajů a za neprodlené předávání informací o podnětech a žádostech subjektů údajů Správci 2.

3. Správce 2 je odpovědný za zpracování osobních údajů uvedených v čl. 2 odst. 2 výše, zejména za plnění informačních povinností vůči dotčeným subjektům údajů a za zajištění výkonu jejich práv dle Zákona.

4. Správce 1 je dále zodpovědný za zajištění provozu a údržby aplikace KISSoS, jehož součástí je evidence, Zpracovatelem – dodavatelem softwarového řešení a servisních služeb – a dále za zajištění vzájemných povinností Správce a Zpracovatele při zpracování osobních údajů v aplikaci KISSoS a v evidenci.

IV.

Společné povinnosti a prohlášení Správce 1 a Správce 2

1. Správce 1 a Správce 2 se každý zavazují, že budou zpracovávat osobní údaje

v souladu s příslušnými právními předpisy a touto Smlouvou. Nebude-li některá ze stran moci z jakýchkoli důvodů zajistit dodržování povinností stanovených příslušnými právními předpisy, touto Smlouvou či pokyny druhé strany v dohodnutých případech, zavazuje se o tom neprodleně informovat druhou stranu, která je v takovém případě oprávněna pozastavit dotčené zpracování

osobních údajů a/nebo odstoupit od této Smlouvy.

2. Správce 1 a Správce 2 každý dále prohlašují, že před zpracováním osobních údajů přijali organizační a technická bezpečnostní opatření uvedená v článku V. této Smlouvy. Zpracovávání osobních údajů bude prováděno oprávněnými zástupci každé strany v prostorách každé strany automatizovaně prostřednictvím aplikace KISSoS, resp. evidence, případně mechanickými prostředky v listinné podobě.

3. Správce 1 a Správce 2 dále každý prohlašuje, že uvědomil veškeré své zaměstnance a další případné zástupce, kteří zpracovávají osobní údaje nebo přicházejí do styku s osobními údaji zpracovávanými podle této Smlouvy, o jejich povinnosti (trvající i po skončení zaměstnání nebo příslušných prací) zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů.

4. Žádná ze stran nesmí v rámci zpracovávání osobních údajů druhé strany podle této Smlouvy údaje jakýmkoliv způsobem zpřístupňovat dalším osobám k jakémukoliv zpracování (s výjimkou osob uvedených v předcházejícím odstavci), zejména není oprávněna osobní údaje předávat dalším osobám kromě druhé strany, a to pouze ve vztahu ke zpracováním, za něž je tato strana odpovědná podle této Smlouvy. Tato povinnost neplatí vůči příslušným státním úřadům či jiným subjektům podle zvláštních právních předpisů, pokud tak stanoví zvláštní právní předpisy.

5. Každá ze stran je povinna umožnit, na základě písemné odůvodněné žádosti druhé strany, přezkoumání činností spojených se zpracováním údajů podle této Smlouvy. Kontrola bude provedena přiměřeným způsobem za přítomnosti zástupce strany, která žádost o kontrolu obdržela. Kontrolu je možné provádět jednou za tři měsíce, po předchozím oznámení Zpracovateli s uvedením, kterých kategorií údajů a kterých oblastí zpracování se kontrola bude týkat.

6. Každá ze stran se rovněž zavazuje oznámit druhé straně neprodleně veškeré případy získání náhodného nebo neoprávněného přístupu k osobním údajům zpracovávaným podle této Smlouvy.

V.

Záruky Správce 1 a Správce 2 o technickém a organizačním zabezpečení ochrany osobních údajů

1. Na základě Zákona je každá ze stran povinna přijmout taková opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům,

k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Tato povinnost platí i po ukončení zpracování osobních údajů na základě této Smlouvy. Každá ze stran prohlašuje, že přijala následující technická a organizační opatření.

2. Prostory, ve kterých budou osobní údaje zpracovávány, budou mechanicky

a elektronicky zabezpečeny.

3. Přístupová práva do automatizovaného systému zpracování osobních údajů budou mít k dispozici pouze pracovníci stran, kteří budou proškoleni na zacházení s

osobními údaji a budou s osobními údaji přímo nakládat. Tito pracovníci budou mít přístup pouze k osobním údajům odpovídajícím oprávnění těchto osob, a to na základě zvláštních uživatelských oprávnění zřízených výlučně pro tyto osoby. Správce 2 zajistí systém antivirové ochrany zařízení na zpracování údajů a dále systém bezpečnostního zálohování údajů.

4. Veškerá výše uvedená opatření bude každá strana zachovávat po celou dobu trvání této Smlouvy.

VI.

Odpovědnost

1. Smluvní strany berou na vědomí, že dojde-li při zpracování osobních údajů upraveném touto Smlouvou k porušení povinností uložených Zákonem, odpovídají za ně dotčeným subjektům údajů společně a nerozdílně. Případná odpovědnost kterékoliv ze stran vůči Úřadu pro ochranu osobních údajů ČR za správní delikty při zpracování osobních údajů se řídí příslušnými ustanoveními Zákona.

2. Jestliže kterákoliv strana zjistí, že druhá strana porušuje povinnosti stanovené Zákonem, je povinna jej na to neprodleně upozornit a ukončit zpracování osobních údajů.

VI.

Doba trvání této Smlouvy (doba zpracování osobních údajů)

1. Tato Xxxxxxx se uzavírá na dobu neurčitou. Kterákoliv ze stran může Smlouvu ukončit výpovědí bez uvedení důvodu, výpovědní doba činí dva (2) měsíce a začíná prvním dnem kalendářního měsíce následujícího po doručení výpovědi. Od doručení výpovědi je každá ze stran povinna upozornit druhou stranu na opatření potřebná k tomu, aby se zabránilo vzniku škody bezprostředně hrozící této straně nedokončením činnosti touto stranou.

2. Pro případ podstatného porušení smluvních povinností jednou ze stran této Smlouvy, zejména pokud by kterákoliv ze stran zpracovávala osobní údaje v rozporu s právními předpisy, touto Smlouvou nebo pokyny druhé strany v dohodnutých případech, je druhá smluvní oprávněna od této Smlouvy odstoupit, a to s účinností ke dni doručení odstoupení.

3. Smluvní strany se dohodly, že v pochybnostech se má za to, že výpověď, odstoupení nebo i jiné oznámení je doručeno třetího dne od jejich odeslání.

4. Ke dni ukončení této Smlouvy jsou si strany povinny vzájemně vrátit veškeré zpracovávané osobní údaje.

VII.

Závěrečná ujednání

1. Tato Smlouva se řídí českým právním řádem, zejména Zákonem č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů.

2. Smluvní strany považují veškeré informace v této Smlouvě a informace související s ní ohledně stávajících i budoucích Zaměstnanců Správce a podnikatelskými činnostmi druhé strany za důvěrné a zavazují se nesdělovat je třetím osobám, pokud nejsou tohoto závazku mlčenlivosti zbaveni druhou smluvní stranou. Dále se zavazují omezit okruh osob, které mají k těmto informacím přístup, na nezbytnou míru a nepoužít je v rozporu s jejich účelem.

3. Přílohu této smlouvy tvoří Informace o zpracování osobních údajů platná ke dni uzavření této smlouvy.

4. Tuto Smlouvu lze měnit jen dodatky v písemné formě dle dohody smluvních stran.

5. Bude-li shledáno nebo stane-li se některé ustanovení této Smlouvy neplatným, nevymahatelným nebo neúčinným, nedotýká se tato neplatnost, nevymahatelnost či neúčinnost ostatních ustanovení této Smlouvy.

6. Tato smlouva je sepsána ve dvou vyhotoveních s platností originálu, z nichž každá smluvní strana obdrží po jednom vyhotovení.

7. Smluvní strany po jejím pečlivém přečtení prohlašují, že souhlasí s jejím obsahem, že tato byla sepsána na základě pravdivých údajů, jejich pravé a svobodné vůle a nebyla ujednána v tísni za nápadně nevýhodných podmínek. Na základě toho připojují své podpisy.

Xxx. Xxxxxx Xxxxxx

Digitálně podepsal Xxx. Xxxxxx Xxxxxx

DN: cn=Xxx. Xxxxxx Xxxxxx, givenName=Xxxxxx, sn=Hašová, c=CZ, o=Domov seniorů Hranice, příspěvková organizace, 2.5.4.97=NTRCZ-70876541,

serialNumber=ICA - 10535068

....................................……… ...........................D.a.tu.m.:.2.02.2..0.6….27 16…:36:4…4 +02…'00'

Správce 1 Správce 2

Xxx. Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx

hejtman Olomouckého kraje ředitelka Domova seniorů Hranice, příspěvková organizace

Elektronický podpis - 21.6.2022 Certifikát autora podpisu :

Jméno : Xxx. Xxxxx Xxxxxxxx

Vydal : X.XX Qualified 2 CA/RSA 02/2016 Platnost do : 25.10.2022 08:09:23-000 +02:00

Stránka 6 z 6