S M Ě R N I C E

S M Ě R N I C E

pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu v podmínkách města Rychvaldu

schválená Radou města Rychvald na 56. schůzi dne 09. 03. 2020, usn. č. 56/13.

Článek I.

Předmět úpravy

1) Tato směrnice určuje v návaznosti na zákon č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, (dále jen „ZZVZ“), postup při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu v podmínkách města Rychvaldu.

2) Zadáním veřejné zakázky se rozumí uzavření úplatné smlouvy mezi zadavatelem a dodavatelem, z níž vyplývá povinnost dodavatele poskytnout dodávky, služby nebo stavební práce.

3) Xxxxxxxx zakázkou je veřejná zakázka na dodávky podle § 14 odst. 1 ZZVZ, veřejná zakázka na služby podle § 14 odst. 2 ZZVZ, veřejná zakázka na stavební práce podle § 14 odst. 3 ZZVZ, koncese na služby podle § 174 odst. 3 nebo koncese na stavební práce podle § 174 odst. 2 ZZVZ.

Článek II.

Zakázka malého rozsahu

1) Zakázkou malého rozsahu je dle ustanovení § 27 ZZVZ veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota bez daně z přidané hodnoty je rovna nebo nižší v případě veřejné zakázky

a) na dodávky nebo služby částce 2,000.000 Kč, nebo

b) na stavební práce částce 6,000.000 Kč.

2) Dle ust. § 31 ZZVZ platí, že zadavatel není povinen zadat v zadávacím řízení veřejnou zakázku malého rozsahu. Při jejím zadávání je však zadavatel povinen dodržet zásady dle ustanovení § 6 ZZVZ.

3) Zakázky malého rozsahu se v podmínkách města Rychvaldu zadávají výlučně způsobem stanoveným touto směrnicí.

Článek III.

Kompetence

Kompetence k zadávání veřejných zakázek malého rozsahu je stanovena dle předpokládané hodnoty veřejné zakázky bez daně z přidané hodnoty takto:

1) do 200 tis. Kč

Tyto zakázky se nezadávají postupem dle ZZVZ. Ke vzniku závazkového vztahu mezi zadavatelem a dodavatelem dochází na základě písemné objednávky zadavatele nebo smlouvy. Sjednáním zakázky jsou pověřeni věcně příslušní úředníci odboru, objednávku podepisuje vedoucí odboru, smlouvu podepisuje starosta města.

2) nad 200 tis. Kč do 500 tis. Kč u dodávek a služeb a do 1,5 mil. Kč u stavebních prací

Tyto zakázky se nezadávají postupem dle ZZVZ. O zakázce musí být uzavřena písemná smlouva. Zakázky v tomto limitu úředně zajišíují věcně příslušní úředníci odboru. Procesní listiny podepisují vedoucí odboru. Xxxxxxx podepisuje starosta města.

3) nad 500 tis. Kč a nedosáhne 2 mil. Kč u dodávek a služeb a nad 1,5 mil. Kč a nedosáhne 6 mil. Kč u stavebních prací

O zadání zakázky a uzavření smlouvy rozhoduje rada města. Zakázku úředně zajišíují

věcně příslušní úředníci odboru. Xxxxxxx podepisuje starosta města.

Článek IV.

Čerpání rozpočtu

1) Příkazce operace, tj. vedoucí úředník (vedoucí odboru), zodpovídá za soulad rozpočtu veřejné zakázky s rozpočtem výdajů zadavatele. Není-li financování veřejné zakázky zajištěno rozpočtem výdajů zadavatele, je povinen pověřený věcně příslušný úředník odboru požádat o provedení rozpočtového opatření, a to před vznikem závazku (vystavení objednávky nebo uzavření smlouvy), tj. před provedením rozpočtově nezajištěného výdaje.

2) Po provedení rozpočtově nezajištěného výdaje lze rozpočtové opatření provést pouze v případě veřejné zakázky, jejímž účelem je odstranění nebo zmírnění následků živelné pohromy nebo havárie ohrožující životy nebo majetek.

3) Porušení povinností příkazce operace dle předchozích odstavců 1) a 2) této směrnice se považuje za závažné porušení povinnosti vyplývající z právních předpisů vztahujících se k zaměstnancem vykonávané práci.

Článek V.

Zadavatel

Zadavatelem veřejné zakázky malého rozsahu je vždy město Rychvald, jako právnická osoba, IČ : 002 97 615, se sídlem Orlovská 678, 735 32 Rychvald.

Článek VI.

Postupy pro zadávání zakázek dle vymezených kompetencí

1) Xxxxxxx do 200 tis. Kč.

Ke sjednávání zakázek do výše 200.000,- Kč jsou pověřeni věcně příslušní úředníci

jednotlivých odborů MěÚ Rychvald, kteří jsou odpovědni na svěřených úsecích za

příslušnou část rozpočtu zadavatele, přičemž jsou povinni sledovat čerpání rozpočtu a upozorňovat vedoucího odboru na možnost vyčerpání alokovaných prostředků. Úředníci, referenti jsou povinni předem prověřit ekonomickou výhodnost nabídky průzkumem trhu nebo jinak zjistit cenu v místě a čase obvyklou. Splnění této povinnosti musí být průkazné (písemný doklad nebo záznam ve spisu).

Smluvní vztah vzniká na základě vystavené objednávky, ve které jsou uvedeny alespoň následující údaje:

- datum a pořadové číslo objednávky

- předmět zakázky (dodávky, služby nebo stavební práce vč. uvedení množství)

- termíny plnění zakázky

- sjednaná cena

- lhůta splatnosti faktury

- další obchodní podmínky

- zúčtovací data objednatele nebo uzavřením písemné smlouvy.

Evidenci objednávek zabezpečuje samostatně každý odbor úřadu. Objednávky podepisuje vedoucí odboru, smlouvy podepisuje starosta města.

Objednávky nad 20 tis. Kč obsahují následující doložku, kterou podepisuje vedoucí příslušného odboru a odpovědný pracovník odboru finančního městského úřadu (viz. podpisový řád).

„Předběžná kontrola při řízení výdajů před vznikem závazku:

Příkazce operace: (jméno, příjmení, funkce) ………………………..

(podpis)

Správce rozpočtu: (jméno, příjmení, funkce) “

(podpis)

2) Zakázky nad 200 tis. Kč do 500 tis. Kč u dodávek a služeb a do 1,5 mil. Kč u stavebních prací.

Zakázky úředně zajišíují věcně příslušní úředníci jednotlivých odborů městského úřadu. Procesní korespondenci podepisují vedoucí úředníci odboru. Na zakázku se uzavírá písemná smlouva, kterou podepisuje starosta města.

K podání nabídky musí být písemně vyzváni min. 3 uchazeči. Minimální obsahové náležitosti výzvy:

a) Identifikační údaje zadavatele, kontakty

b) Druh (dodávky, služby nebo stavební práce) a předmět zakázky, podmínky plnění zakázky a požadavky zadavatele na plnění zakázky

c) Obchodní podmínky (způsob platby, splatnost faktur, pozastávky platby a další)

d) Lhůta a místo pro podání nabídek.

Lhůta pro podání nabídek je minimálně 10 kalendářních dnů (lhůta začíná běžet dnem následujícím po dni odeslání výzvy).

e) Předpokládaná hodnota zakázky bez DPH.

f) Prokázání kvalifikace

Požadavky na prokázání splnění způsobilosti stanoví zadavatel v oznámení či výzvě o zahájení zadávacího řízení. Podrobná specifikace těchto požadavků může být uvedena v kvalifikační či zadávací dokumentaci.

K prokázání splnění základní způsobilosti dle § 74 dodavatel předloží čestné prohlášení obdobně jako k § 75 zákona ZZVZ, ke splnění profesních kvalifikačních předpokladů obdobně jako k § 77 ZZVZ, prosté kopie výpisu z obchodního rejstříku (ne starší 90 dnů), pokud je uchazeč do něho zapsán a prosté kopie živnostenského listu.

Požaduje-li veřejný zadavatel rovněž prokázání splnění technických kvalifikačních předpokladů, použije se § 79 zákona ZZVZ obdobně.

Požaduje-li veřejný zadavatel rovněž prokázání splnění ekonomických kvalifikačních předpokladů, použije se § 78 zákona ZZVZ obdobně.

g) Způsob podání nabídky.

Nabídky jsou přijímány pouze v listinné podobě a doručené poštou nebo osobně na adrese zadavatele v zalepených obálkách označených názvem zakázky.

h) Požadavky na formální zpracování nabídky

V českém jazyce formou návrhu smlouvy o dílo podepsané osobou oprávněnou jednat jménem xxxxxxxx.

i) Hodnotící kritéria.

Základním hodnotícím kritériem je ekonomická výhodnost nabídky dána nejnižší nabídkovou cenou, nebo kritérium nejnižších nákladů životního cyklu . V případech, kdy je kladen důraz na kvalitu, lhůtu dodání apod., je možné využít ekonomickou výhodnost nabídky, obdobně jako v zákoně ZZVZ. Ve výzvě bude uveden způsob hodnocení a váha jednotlivých dílčích hodnotících kritérií.

j) Způsob (veřejně, neveřejně) otevírání obálek, u veřejného otevírání datum, místo a čas.

k) Lhůta a kontaktní údaje pro poskytnutí dodatečných informací obdobně jako dle zákona ZZVZ.

l) Vymezení práva zadavatele zrušit zakázku.

Nabídky otevírá tříčlenná komise pro otevírání obálek ve složení starosta nebo místostarosta, úředník zodpovědný za veřejnou zakázku a vedoucí úředník příslušného odboru nebo oddělení. O otevírání obálek a obsahu nabídek se sepisuje protokol.

Minimální obsahové náležitosti protokolu o otevírání obálek a hodnocení nabídek:

a) Název veřejné zakázky

b) Složení komise

c) Údaje z jednotlivých nabídek:

- poř.č. nabídky, obchodní název dodavatele, sídlo, IČ

- splnění požadavků zadavatele na plnění zakázky

- nabídková cena, nebo i jiné údaje k hodnocení

Nedílnou součástí protokolu je seznam nabídek s uvedením pořadového čísla nabídky, data a hodiny doručení a jednacího čísla, pod kterým je nabídka zaevidována ve spisové službě.

O výběru nejvhodnější nabídky rozhoduje starosta. Uchazeči obdrží písemné oznámení zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky, které bude obsahovat popis způsobu hodnocení jednotlivých nabídek a uvedení vybraného dodavatele. Uchazeč, který byl ze zadávacího řízení vyřazen, obdrží oznámení o vyřazení s uvedením důvodu.

Pokud zadavatel zruší zadávací řízení, oznámí své rozhodnutí neprodleně všem uchazečům.

S vybraným uchazečem bude uzavřena písemná smlouva.

3) Zakázky nad 500 tis. Kč a nedosáhne 2 mil. Kč u dodávek a služeb a nad 1,5 mil. Kč a nedosáhne 6 mil. Kč u stavebních prací.

O zadání zakázky rozhoduje rada města.

Zakázky v hodnotě nad 500 tis. Kč a nedosahujících 2 mil. Kč u dodávek a služeb a nad 1,5 mil. Kč a nedosahujících 6 mil. Kč u stavebních prací budou zadávány následujícím postupem.

Vedoucí úředník, do jehož kompetence přísluší předmět zakázky, je povinen předložit ke schválení radě města návrh na zahájení zadávacího řízení, doplněný výzvou k podání nabídky, seznamem min. 5 doporučených zájemců a seznamem členů komise pro otevírání obálek a seznamem členů komise pro hodnocení nabídek. Po rozhodnutí RM o zahájení zadávacího řízení budou doporučení dodavatelé vyzváni k podání nabídky. Výzva bude zveřejněna na elektronické úřední desce města po celou dobu lhůty pro podání nabídek.

Závazná pravidla pro zadávání veřejných zakázek nad 500 tis. Kč a nedosahujících 2 mil. Kč u dodávek a služeb a nad 1,5 mil. Kč a nedosahujících 6 mil. Kč u stavebních prací.

Obsahové náležitosti výzvy:

a) Identifikační údaje zadavatele, kontakty

b) Druh (dodávky, služby nebo stavební práce) a předmět zakázky, podmínky plnění zakázky a požadavky zadavatele na plnění zakázky

c) Obchodní podmínky (způsob platby, splatnost faktur, pozastávky platby a další)

d) Lhůta a místo pro podání nabídek.

Lhůta pro podání nabídek je minimálně 10 kalendářních dnů (lhůta začíná běžet dnem následujícím po dni odeslání výzvy).

e) Předpokládaná hodnota zakázky bez DPH.

f) Způsob podání nabídky.

Nabídky jsou přijímány pouze v listinné podobě a doručené poštou nebo osobně na adrese zadavatele v zalepených obálkách označených názvem zakázky.

g) Požadavky na formální zpracování nabídky.

Nabídka musí být zpracována v českém jazyce, formou návrhu smlouvy o dílo podepsaného osobou oprávněnou jednat jménem uchazeče.

h) Požadavky na prokázání kvalifikace.

Požadavky na prokázání splnění způsobilosti stanoví zadavatel v oznámení či výzvě o zahájení zadávacího řízení. Podrobná specifikace těchto požadavků může být uvedena v kvalifikační či zadávací dokumentaci.

K prokázání splnění základní způsobilosti dle § 74 dodavatel předloží čestné prohlášení obdobně jako k § 75 zákona ZZVZ, ke splnění profesních kvalifikačních předpokladů

obdobně jako k § 77 ZZVZ, prosté kopie výpisu z obchodního rejstříku (ne starší 90 dnů), pokud je uchazeč do něho zapsán a prosté kopie živnostenského listu.

Požaduje-li veřejný zadavatel rovněž prokázání splnění technických kvalifikačních předpokladů, použije se § 79 zákona ZZVZ obdobně.

Požaduje-li veřejný zadavatel rovněž prokázání splnění ekonomických kvalifikačních předpokladů, použije se § 78 zákona ZZVZ obdobně.

i) Hodnotící kritéria.

Základním hodnotícím kritériem je ekonomická výhodnost nabídky dána nejnižší nabídkovou cenou, nebo kritérium nejnižších nákladů životního cyklu. V případech, kdy je kladen důraz na kvalitu, lhůtu dodání apod., je možné využít ekonomickou výhodnost nabídky, obdobně jako v zákoně ZZVZ. Ve výzvě bude uveden způsob hodnocení a váha jednotlivých dílčích hodnotících kritérií.

j) Způsob (veřejně, neveřejně) otevírání obálek, u veřejného otevírání datum, místo a čas.

k) Lhůta a kontaktní údaje pro poskytnutí dodatečných informací obdobně jako dle zákona ZZVZ.

l) Vymezení práva zadavatele zrušit zakázku.

Veškerou administrativu spojenou se zadávacím řízením vede úředník zodpovědný za zakázku.

Otevírání obálek provádí komise pro otevírání obálek, kterou jmenuje rada města, ve složení úředník zodpovědný za veřejnou zakázku, vedoucí úředník příslušného odboru a zástupce zadavatele. Otevírání obálek se uskuteční vždy nejpozději následující pracovní den po ukončení lhůty pro podání nabídek. Členové komise jsou povinni zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, o nichž se dozvěděli v komisi. Obálky jsou otevírány v pořadí, v jakém byly zadavateli doručeny. Komise kontroluje identifikační údaje uchazeče, zpracování nabídky v požadovaném jazyce, návrh smlouvy o dílo podepsán osobou oprávněnou jednat za zhotovitele. Komise sdělí případným přítomným uchazečům nabídkovou cenu a údaje z nabídek odpovídající číselně vyjádřitelným dílčím hodnotícím kritériím.

Posouzení a hodnocení nabídek provádí hodnotící komise, kterou jmenuje rada města. Komise sestává z osob vybraných ze členů finančního a kontrolního výboru zastupitelstva města, členů příslušné komise rady města, členů rady města, úředníka odpovědného za splnění zakázky a příp. osoby nezávislé odborně vzdělané pro předmět zakázky. Každý člen komise má svého náhradníka.

Jednání hodnotící komise je svoláno v den, hodinu a na místě uvedeném ve výzvě. Členové hodnotící komise musí před zahájením hodnocení jednotlivých nabídek po seznámení se seznamem uchazečů potvrdit svoji nepodjatost a mlčenlivost formou čestného prohlášení. Poté ze svého středu členové zvolí předsedu a místopředsedu. Další jednání komise řídí předseda.

Hodnotící komise posuzuje nabídky nejdříve z hlediska splnění požadované kvalifikace, následně z hlediska splnění dalších požadavků na zadavatele, uvedených ve výzvě k podání nabídky, resp. v zadávací dokumentaci. V případě zakázky na stavební práce posuzuje hodnotící komise nabídky v podrobnostech soupisu stavebních prací, dodávek a služeb a výkazu výměr.

Nabídky, které požadavkům zadavatele nevyhoví, jsou z dalšího posuzování vyřazeny. Komise má právo požádat uchazeče o doplnění či vysvětlení nabídky ve lhůtě do 5

pracovních dnů ode dne jednání komise co do prokázání kvalifikace či vysvětlení nabídkové ceny. Nabídky, které požadavkům zadavatele vyhoví, jsou zařazeny do hodnocení. K výběru nejvhodnější nabídky komise doporučí zadavateli nabídku s nejlepším hodnocením.

O otevírání obálek, posouzení a hodnocení nabídek sepisuje daná komise protokol. Minimální obsahové náležitosti protokolu o otevírání obálek a hodnocení nabídek:

a) Název veřejné zakázky

b) Složení komise

c) Posouzení splnění kvalifikace

d) Xxxxxxxxx cena

e) Údaje z jednotlivých nabídek:

- poř.č. nabídky, obchodní název dodavatele, sídlo, IČ

- splnění požadavků zadavatele na plnění zakázky

- nabídková cena, nebo i jiné údaje k hodnocení

- způsob hodnocení nabídek

f) Zdůvodněné doporučení k uzavření smlouvy s vybraným uchazečem

Nedílnou součástí protokolu je seznam nabídek s uvedením pořadového čísla nabídky, data a hodiny doručení a jednacího čísla, pod kterým je nabídka zaevidována ve spisové službě a posouzení splnění kvalifikace.

Protokol hodnotící komise je předložen Radě města Rychvald k rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky.

Odmítne-li vybraný uchazeč uzavřít se zadavatelem smlouvu nebo neposkytne-li požadovanou součinnost, aby mohla být smlouva ve lhůtě 15 dnů uzavřena, může zadavatel uzavřít smlouvu s uchazečem, který se umístil jako druhý v pořadí. Odmítne-li uchazeč druhý v pořadí uzavřít se zadavatelem smlouvu nebo neposkytne-li řádnou součinnost k jejímu uzavření, může uzavřít zadavatel smlouvu s uchazečem, který se umístil jako třetí v pořadí. Uchazeč druhý či třetí v pořadí, se kterým má být uzavřena smlouva, je povinen poskytnout zadavateli součinnost potřebnou k uzavření smlouvy ve lhůtě 15 dnů ode dne doručení výzvy k uzavření smlouvy.

Zadavatel písemně oznámí bez zbytečného odkladu informaci o uzavření smlouvy uchazečům, s nimiž bylo možné uzavřít smlouvu (druhý a třetí v pořadí).

Zadavatel je povinen dle § 219 zákona ZZVZ do 15 dnů po uzavření smlouvy odeslat smlouvu uzavřenou na veřejnou zakázku vč. všech jejich změn a dodatků k uveřejnění na profilu zadavatele.

Článek VII.

Objednávka, smlouva

Přílohou každé faktury na částku od 20.000,-Kč bez DPH do 100.000,- Kč bez DPH bude objednávka, pokud není vystavena a podepsána k zakázce smlouva.

Objednávka se uzavírá jménem Xxxxx (nikoli za městský úřad). Objednávku podepisuje vedoucí úředník odboru.

Celoroční objednávka je přílohou první faktury, u následujících faktur bude celoroční objednávka uvedena formou písemné poznámky na košilce.

Faktura vystavená na částku od 100.000,- Kč bez DPH je doložená smlouvou.

Xxxxxxx se rovněž uzavírá jménem města a podepisuje ji starosta, v době jeho nepřítomnosti, podepisuje místostarosta. Jedno vyhotovení smlouvy se předává finančnímu odboru k založení.

Přílohou faktury je zpravidla objednávka, smlouva, rozpis prací, dodací listy, příjemky, výdejky apod.

Faktura včetně příloh a potvrzené košilky, která současně dává pokyn k provedení úhrady, je v co nejkratší době předána zpět na finanční odbor k provedení úhrady.

Penále za pozdní úhradu faktury bude řešeno s příslušnou osobou, která pozdní úhradu způsobila.

Finanční odbor zodpovídá za správnost provedené úhrady a za správnost zaúčtování. Zaměstnanec příslušného odboru, který prostřednictvím potvrzené košilky dává pokyn k úhradě, zodpovídá současně za pravdivost údajů na vystavené faktuře a rozpočet.

Článek VIII.

Společná ustanovení

1) Zadavatel může vyloučit účastníka zadávacího řízení mimo jiné pro nezpůsobilost, pokud prokáže, že se účastník zadávacího řízení dopustil před zahájením nebo v průběhu zadávacího (výběrového) řízení závažných nebo dlouhodobých pochybení při plnění dřívějšího smluvního vztahu se zadavatelem zadávané veřejné zakázky, nebo s jiným veřejným zadavatelem, která vedla k vzniku škody, předčasnému ukončení smluvního vztahu nebo jiným srovnatelným sankcím, a, nebo se účastník dopustil závažného profesního pochybení, které zpochybňuje jeho důvěryhodnost, včetně pochybení, za která byl disciplinárně potrestán, nebo mu bylo uloženo kárné opatření podle jiných právních předpisů.

2) V případě, kdy je zakázka zadávána v podmínkách poskytované dotace, které jsou stanoveny samostatnou metodikou nebo jiným závazným postupem, se ustanovení této směrnice použijí přiměřeně.

Článek IX.

Závěrečná ustanovení

1) V případě, kdy je nezbytné zakázku zadat v krajně naléhavém případě, který zadavatel svým jednáním nezpůsobil a ani jej nemohl předvídat, a z časových důvodů není možné zadat veřejnou zakázku v jiném druhu zadávacího řízení, se ustanovení této směrnice nepoužijí. O tom rozhodne rada města Rychvaldu.

2) Zadavatel není povinen zadávat zakázky malého rozsahu podle této směrnice, jestliže jejich předmětem je poskytnutí dodávek, služeb nebo stavebních prací

veřejnému zadavateli osobou, která vykonává podstatnou část své činnosti ve prospěch tohoto veřejného zadavatele a ve které má veřejný zadavatel výlučná majetková práva; veřejný zadavatel má výlučná majetková práva v určité osobě, zejména pokud disponuje sám veškerými hlasovacími právy plynoucími z účasti v takové osobě nebo pokud taková osoba má právo hospodařit s majetkem veřejného zadavatele, nemá vlastní majetek a výlučně veřejný zadavatel vykonává kontrolu nad hospodařením takové osoby.

3) Rada města Rychvald může rozhodnout o individuální výjimce ze zadání veřejné zakázky malého rozsahu.

4) Směrnice pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu v podmínkách města Rychvaldu, schválená Radou města Rychvald na 14. schůzi dne 15. 03. 2019, usn. č. 14/4, se zrušuje.

5) Tato směrnice nabývá platnosti okamžikem schválení radou města Rychvaldu.

6) Tato směrnice nabývá účinnosti dnem 10. 03. 2020.