Vymezení pojmů a předmět smlouvy
„Jednání podskupiny na tvorbu manuálu Kontrola prevence korupce v oblasti veřejných zakázek pracovní skupiny INTOSAI WGFACML" ve dnech 9. - 12. května 2017
Číslo smlouvy Dodavatele: Číslo smlouvy Objednatele:
Dodavatel: | Objednatel: | |||
ADRIA- NEPTUN, spol. sr.o. Provozovatel Hotelu ADRIA Praha**** {dále jen „Hotel") | Česká republika - Nejvyšší kontrolní úřad {dále jen „Objednatel") | |||
Obchodní rejstřík - spisová značka | Městský soud Praha oddíl C vložka 2738 | |||
Se sídlem | Xxxxx 0, Xxxxxxxxx xxxxxxx 000/00, 000 00, česká republika | Se sídlem | Praha 7, Jankovcova 2, 170 04, česká republika | |
IČO: | 407 66 519 | IČO: | 493 70 227 | |
DIČ: | CZ40766519 | DIČ: | není plátce DPH | |
Zástupce | Xxx. Xxxxx Xxxxxx | Zástupce | RNDr. Xxxxx Xxxxxxxxx | |
Funkce | ředitel hotelu | Funkce | ředitelka odboru mezinárodních vztahů | |
Kontaktní osoba | Xxxxx Xxxxxx | Kontaktní osoba | Xxxxxxx Xxxxxxxxx, LL.M. | |
Tel.: | x000 000 000 000 | Tel.: | x000 000 000 000 | |
E-mail: | E-mail: | |||
Bankovní spojení | 7680778001/5500 | Bankovní spojení | 30027-001/0710 | |
I.
Vymezení pojmů a předmět smlouvy
1. Výrazy užitými v této smlouvě se rozumí:
• Akce
• Doplňkové služby
• Host
• Hotel
Jednání podskupiny na tvorbu manuálu Kontrola prevence korupce v oblasti veřejných zakázek pracovní skupiny INTOSAI WGFACML konající se ve dnech 9. -12. května 2017.
Služba či zboží objednané Hostem nad rámec Konferenčních služeb definovaných v této smlouvě.
Fyzická osoba či skupina fyzických osob účastnících se Akce a ubytovaných v Hotelu.
Hotel ADRIA Praha****
• Konferenční služby Pronájem konferenčních prostor, zajištění technického vybavení.
• Gastronomické služby Veškeré občerstvení poskytované Hotelem v průběhu Akce (nápoje, kávové přestávky, obědy).
• Objednatel Nejvyšší kontrolní úřad
• Účastník Host anebo fyzická osoba účastnící se Akce, které není poskytováno ubytování v Hotelu.
2. Předmětem této smlouvy je závazek Hotelu poskytnout Objednateli Konferenční služby a Gastronomické služby pro Akci a poskytnutí garance maximální ceny ubytování v Hotelu pro Hosty, a to v rozsahu a za cenu stanovenou v čl. li a Ill.
1
3. Objednatel se zavazuje zaplatit Hotelu písemně domluvenou cenu za poskytnuté Konferenční a Gastronomické služby.
4. Místem plnění je Hotel ADRIA Praha****, Xxxxxxxxx xxxxxxx 000/00, Xxxxx 1, 110 00.
li.
Doba, počet pokojů a cena za ubytovací služby
1. Hotel tímto prohlašuje, že pro všechny Hosty garantuje písemně domluvený počet pokojů v Hotelu, a to za následujících podmínek:
Termín ubytování | 9. -12. 5. 2017 |
Počet pokojů | 25 |
Maximální cena za jednolůžkový pokoj pro jednu osobu | 115 EUR |
Maximální cena za dvoulůžkový pokoj | 125 EUR |
Stanovené ceny jsou za pokoj a noc a zahrnují cenu snídaně formou bufetu, 15% DPH, všechny místní poplatky a WiFI připojení.
2. Hotel garantuje kapacitu 25 pokojů (50 pokojonocí) v Hotelu do 7. 4. 2017. Po tomto datu budou rezervace potvrzovány na základě volných kapacit Hotelu. Datum příjezdu Hostů je stanoveno na 9. 5. 2017, datum odjezdu Hostů je stanoveno na 12. 5. 2017 (tj. 3 noci), nebudou-li si Hosté přát jinak. Přihlášení do Hotelu je od 14:00. Odhlášení musí být dokončeno do 12:00.
3. Ceny za ubytování včetně všech Doplňkových služeb budou hrazeny individuálně každým z Hostů. Objednatel neručí za závazky Hosta vůči Hotelu.
4. Hotel a Objednatel se dohodli na podobě rezervačního formuláře. Objednatel zajistí distribuci formuláře jednotlivým Hostům. Hosté vyplněný rezervační formulář zašlou elektronickou poštou na elektronickou adresu xxxxx@xxxxx.xx a v kopii kontaktní osobě Objednatele. Vyplněný rezervační formulář je považován za závazný po jeho potvrzení Hotelem, žádný jiný písemný dodatek za uvedenou službu nebude Hotel po Hostech vyžadovat. Hotel se zavazuje akceptovat rezervační formulář ve formě uvedené v příloze č. 1 této smlouvy.
5. Veškeré otázky týkající se ubytování Hostů bude Hotel řešit přímo s Hosty.
Ill.
Konferenční a Gastronomické služby
Hotel se zavazuje poskytnout Objednateli Konferenční služby podle specifikace a za ceny uvedené v tomto článku s odbornou péčí, v požadované kvalitě a čase a podle pokynů Objednatele v souladu s jeho zájmy. Objednatel se zavazuje Hotelu zaplatit řádně a včas za poskytnuté služby dohodnutou cenu služeb.
Datum | Od | Do | Popis | Jednotek | Cena za jednotku | Cena celkem |
9.5. | 18:00 | 22:00 | Welcome drink a večeře formou bufetu v restauraci TRITON | 25 | 790, 00 Kč | 19 751, 00 Kč |
9.5. | 18:00 | 22:00 | Pronájem restaurace | zdarma |
2
TRITON | ||||||
10.5. | 08:00 | 18:30 | Pronájem konferenčního 17 391,00 Kč sálu NEPTUN a PLUTON | |||
10.5. | Pronájem konferenčního | zdarma | ||||
08:00 18:30 sálu FAMA pro organizátory | ||||||
10.5. | 10:30 | 11:00 Kávová přestávka 220,00 Kč | 5 500,00 Kč | |||
10.5. | 12:30 | 14:00 Oběd formou bufetu 25 | 490,00 Kč | 12 250,00 Kč | ||
10.5. | 12:30 14:00 | Nápoje během oběda | dle skutečné spotřeby | |||
10.5. 16:00 16:30 | Kávová přestávka | 25 | 220,00 Kč | 5 500,00 Kč | ||
11.5. | 09:00 18:30 | Pronájem konferenčního sálu NEPTUN a PLUTON | 17 391,00 Kč zdarma | |||
11.5. 09:00 18:30 | Pronájem konferenčního sálu FAMA pro organizátory | |||||
11.5 10:30 | 11:00 | Xxxxxx přestávka | 220,00 Kč | 5 500,00 Kč | ||
11.S 12:30 11.5 12:30 | 14:00 | Oběd formou bufetu | 25 | 490,00 Kč | 12 250,00 Kč | |
14:00 | Nápoje během oběda | dle skutečné spotřeby | ||||
Kávová přestávka | 25 | 220,00 Kč | 5 500,00 Kč | |||
11.5 16:00 16:30 | ||||||
101 033,00 Kč | ||||||
25
25
Hotel se zavazuje dne 9. 5. 2017 bezúplatně zpřístupnit konferenční místnost k přípravě jednání v odpoledních hodinách dle dostupnosti vzhledem k možnému využití jinou akcí.
Počet Účastníků, který je základem kalkulace uvedené v tabulce v čl. Ill, (tj. 25), je orientační a nezávazný. Změnu počtu účastníků Objednatel oznámí Hotelu nejpozději do 18. 4. 2017. Takto upravený počet bude považován za základ fakturačních výpočtů.
Předběžná celková cena objednaných Konferenčních a Gastronomických služeb je kalkulována ve vys1 101 033,00 Kč (slovy: stojednatisíctřicettři korun českých). Výše uvedené ceny jsou uvedeny včetně DPH. Konferenční a Gastronomické služby budou účtovány v době realizace, s platnou sazbou DPH podle zákona.
3
1. Konferenční služby:
IV.
Specifikace Konferenčních a Gastronomických služeb
• Konferenční místnost: NEPTUN Conference room o průběh jednání
2. Gastronomické služby:
• Welcome drink, 2 nápoje na osobu (výběr z alkoholických a nealkoholických nápojů), výběry z předkrmů, hlavních jídel a dezertů formou bufetu dne 9.5.2017
• 2 kávové přestávky - malé občerstvení včetně 2 nápojů na osobu dne 10.5.2017.
• Oběd skládající se z výběrů předkrmů, hlavních jídel a dezertů formou bufetu dne 10.5.2017.
• 2 kávové přestávky- malé občerstvení včetně 2 nápojů na osobu dne 11.5.2017.
• Oběd skládající se z výběru předkrmů, hlavních jídel a dezertů formou bufetu dne 11.5.2017.
Další nealkoholické nápoje budou podávány po odsouhlasení Objednatelem a budou účtovány dle skutečné spotřeby dle běžného ceníku Hotelu.
3. Konferenční technika a další služby:
• řečnický pult do konferenční místnosti,
• bezdrátové připojení k internetu (wifi),
• bloky s tužkou pro všechny Účastníky
• 1 x projekční plátno, 1 x flipchart, 1 x LCD projektor
• ozvučení sálu včetně 14 mikrofonů
• technická asistence
4. Pro vyloučení pochybností Objednatel a Hotel souhlasně prohlašují, že:
Všechny detaily týkající se uspořádání sálů, počtu Účastníků, občerstvení a technického vybavení budou upřesněny nejpozději 2 týdny před začátkem Akce (tj.26.4.2017).
V případě, že se zúčastní méně nebo více Účastníků Akce, než bylo upřesněno do 26.4.2017, bude celková cena dle této skutečnosti upravena.V případě zvýšení počtu Účastníků Akce, bude finální kalkulace založena na skutečném vyšším počtu Účastníků Akce. Autorizovaný hotelový personál spolu s kontaktní osobou Objednatele zaznamená skutečný počet Hostů, kteří se Akce zúčastní, a tento dokument bude považován za právně závazný dokument v případě pochybností o skutečném počtu Hostů.
Předpokládaná celková cena za Konferenční a Gastronomické služby, které jsou specifikovány v tomto článku, činí při účasti dvaceti pěti (25) účastníků 101 033,00 Kč (slovy: stojednatisíctřicettři korun českých).
Cena je včetně DPH.
v.
Platební podmínky
1. 20% zálohová platba za objednané Konferenční a Gastronomické služby bude uhrazena nejdříve 2 týdny před konáním Akce, tj.nejdříve ke dni 25.4.2017.
2. Zbylá část z celkové částky bude uhrazena po ukončení Akce.
4
3. Zálohy budou uhrazeny na základě řádně vystavených zálohových faktur s uvedeným jménem Objednatele
a číslem zálohové faktury. Splatnost faktur je 15 dnů od doručení Objednateli.
4. Hotel je povinen po ukončení denního programu předložit Objednateli účetní doklady prokazující skutečné poskytnutí služeb. Správnost těchto účetních dokladů (dále jen „denní potvrzení") stvrdí kontaktní osoba Objednatele svým podpisem. Konečné vyúčtování proběhne po skončení Akce. Konečnou fakturu, jejíž přílohou budou denní potvrzení, zašle Hotel Objednateli do 14 dnů od ukončení Akce. Splatnost faktury je 15 dnů od doručení Objednateli.
VI.
Storno podmínky
1. Zrušení touto smlouvou objednaných Konferenčních a Gastronomických služeb, ať již v částečném či plném rozsahu, je možné pouze písemnou formou, kterou je potřeba doručit do rukou osoby zastupující Hotel.
2. V případě úplného zrušení celé Akce:
• Dvacet osm (28) dní před začátkem akce je storno bez poplatku,
• Dvacet sedm (27) až čtrnáct (14) dní před začátkem akce činí storno poplatky 50 % z celkové předběžné ceny shora uvedených Konferenčních služeb a gastronomických služeb,
• méně než čtrnáct (14) dní před začátkem Akce činí storno poplatky 100 % z celkové předběžné ceny shora uvedených Konferenčních a Gastronomických služeb.
VII.
Ostatní ujednání
GARANCE CENY A POKOJŮ
Ceny pokojů a jejich počet uvedené v čl. li této smlouvy jsou platné jen pro Hosty během Akce, na kterou se vztahuje tato smlouva. Jakýkoliv požadavek týkající se ubytování Hostů během Akce, který bude přijat po 7.
4. 2017 bude zvažován s ohledem na celkovou obsazenost Hotelu a ceny pokojů, které budou v daném termínu platné.
PŘEDCHÁZENÍ ŠKODÁM
Hotel se zavazuje vyvinout maximální úsilí k předcházení škodám a k minimalizaci vzniklých škod.
ZODPOVĚDNOST ZA ŠKODY A POJIŠTĚNÍ
Hotel nenese odpovědnost za ztrátu, krádež nebo poškození majetku Objednatele nebo jeho Hostů v případě, že nebyl uložen na místě k tomu určeném nebo v hotelovém depozitu na recepci. Jakákoliv ztráta nebo poškození majetku Objednatele musí být hlášena neprodleně Hotelu do 24 hodin od zjištění takovéto události.
Objednatel nese odpovědnost za škodu způsobenou Objednatelem v konferenčních prostorech jmenovaných v článku Ill. Hotel zajistí nápravu škody a bude účtovat náklady s tím spojené Objednateli.
V místnosti, kde Akce probíhá, není dovoleno cokoli přibíjet ani lepit na stěny, dveře nebo strop. Objednatel je přímo odpovědný za jakoukoli škodu nebo ztrátu způsobenou na zařízení nebo inventáři v průběhu Akce nebo při její přípravě v pronajatých prostorách.
Hotel neodpovídá za pojištění materiálů, které mají být vystaveny v Hotelu. Osoba nebo třetí strana, která je do Hotelu přinese, tyto vystavené materiály může pojistit. Hotel neodpovídá za poškození nebo ztrátu zboží. Hotel nese odpovědnost za způsobenou škodu vzniklou porušením povinností upravených v této smlouvě, zejména článku I. až IV. a podle platných právních předpisů. Na odpovědnost za škodu či jinou újmu prokazatelně způsobenou Objednateli činností či nečinností Hotelu a náhradu škody či jiné újmy se vztahují příslušná ustanovení občanského zákoníku.
5
ZAJIŠTĚNÍ DALŠÍHO ZBOŽÍ A SLUŽEB
Objednatel se zavazuje uhradit hotelové ceny za případné další zboží a služby, které mu Hotel poskytl a které nebyly předmětem této smlouvy, a to v případě, že takové zboží nebo služby byly poskytnuty Hotelem na žádost kontaktních osob Objednatele uvedených v této smlouvě písemnou formou.
OKOLNOSTI VYLUČUJÍCÍ ODPOVĚDNOST
Objednatel a Hotel nejsou v prodlení a ani nemají povinnost nahradit škodu způsobenou porušením svých povinností vyplývajících z této Smlouvy, bránila-li jim v jejich splnění nějaká z překážek, vylučující povinnost k úhradě ve smyslu § 2913 odst. 2 občanského zákoníku.
Nedodržení podmínek sjednaných v této smlouvě Objednatelem nebo Hotelem bude znamenat podstatné porušení jeho smluvních povinností, které opravňuje Hotel nebo Objednatele od této smlouvy odstoupit nebo přiměřeným způsobem podmínky smlouvy přehodnotit a upravit.
VIII.
Závěrečná ujednání
1. Smlouva nabývá platnosti a účinnosti dnem jejího podpisu oběma smluvními stranami.
2.
Tato smlouva je sepsána ve třech stejnopisech, z nichž Hotel obdrží jedno a Objednatel dvě vyhotovení.
3. Smlouva může být měněna pouze formou písemných číslovaných dodatků, podepsaných oběma smluvními stranami.
4. Tato smlouva, jakož i právní vztahy z ní vyplývající, se řídí právním řádem České republiky, přičemž o případných sporech vyplývajících z této smlouvy, které by se smluvním stranám nepodařilo vyřešit vzájemným jednáním, bude rozhodovat věcně příslušný soud v Praze.
S. Hotel prohlašuje, že výslovně souhlasí se internetových stránkách Objednatele.
�c:;u-d•
VPraze dne ,,?�. �- .Lo��
.,...-;:11ilA-INll!IFtf!UJINI
e.ú."'-
..
-------------------------------------------------------'
václaVSl<é xxxxxxx 00, Xxxxx 0
Xxx. Xxxxx Xxxxxx
zveřejněním této smlouvy a případně jejími dodatky na VPraze dne 1'7 ·02- 2017
š}í kontrolní úřad
N
��
/J
f � U-,;;
(I Jánkovcova 2
70 04 Praha 7
_R_N__D__r_._S__y_l_v_a__M__u__ll_e__r_o_v_á_________ {1_7__)____________________
ředitel hotelu
IČO: 40766519
OIO&
"°...,_",, U.40788519
ředitelka odboru mezinárodních vztahů
Hotel ADRIA Praha**** ......_ �-
česká republika - Nejvyšší kontrolní úřad
Czech Republic Supreme Audit Office
M�
PRAHA
ACCOMMODATION RESERVATION ORDER
Hotel Adria Prague****Superior / Reservation No.: 80847 Meeting of the subgroup 2 "Audit ofCorruption Prevention in Public Procurement" of the INTOSAI Working Group on Fight Against Corruption and Money Laundering (9th - 12th MAY 2017)
NAME.......................................................................................................................................
Personal contacts: Fax:.................................. E-mail: ...................................
ARRIVAL DAY:
SPECIAL OFFER:
D SINGLE room (1 person) D DOUBLE room (2 people)
DEPARTURE DAY:
115,- EUR/ per room / per night
125,- EUR / per room / per night
(Rates include buffet breakfast VAT and local tax.)
Wi-Fi Internet access on the room and hotel public areas is free of charge for your reservation. Transfer from the airport to the hotel : 27,- EUR/car/1 way □ YES □ NO FLIGHT: .............................. ARRIVAL TIME : ................................
FLIGHT: .............................. DEPARTURE TIME : .............................
Credit card type: D American Express D Master Card D Diners □Visa
Credit card numer: ............................................................................................................
Card Exp. date: Signature:
Please be so kind and send to the Adria Hotel Prague your reservation order
until 7. 4. 2017 !
with your credit card number and exp. date as the guaranty for your reservation.
mail to: xxxxx@xxxxx.xx and in copy to xxxxxxx.xxxxxxx@xxx.xx as information about your participation.
CANCELLATION POLICY- accommodation:
The cancellation charge applies to reservations which are not canceled in the time periods specified below. The consumer is responsible for remitting to supplier compensation equal to the rate for one night, in case that a reservation is canceled 3 - 2 days before arrival. The consumer is responsible for remitting to supplier compensation equal to the rate for whole stay, in case that a reservation is canceled 48 - O hours before arrival or it is a NO SHOW.
Adria Hotel Prague****Superior, Xxxxxxxxx xxxxxxx 00, 000 00 Xxxxx 0, Xxxxx Xxxxxxxx
Tel. +420/ 000 000 000, Fax. +420/ 000 000 000, E: xxxxx@xxxxx.xx Web: xxx.xxxxx.xx