ZMLUVA
ZMLUVA
O ZABEZPEČENÍ VÝKONU ČINNOSTI ZODPOVEDNEJ OSOBY
pri ochrane osobných údajov dotknutých osôb spracovávaných u prevádzkovateľa
uzatvorená na základe nariadenia EP a rady EÚ č.679/ 2016 podľa čl. 37 GDPR a §44 zákona č.18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov
Zmluvné strany
Poskytovateľ:
Obchodné meno: LC-Consulting s.r.o.
Sídlo: X.Xxxxxx 13, 984 01 Lučenec
Zástupca spoločnosti: Xxxx Xxxxxx, poverený zastupovaním IČO: 52 374 971
Zápis: OR OS BB, vložka číslo 36470/S DIČ : 2121000178
Bankové spojenie : TATRA BANKA a.s. IBAN: XX00 0000 0000 0000 0000 0000
Emailové spojenie: xxxxxx@xxxxxx.xx Telefonický kontakt: x000 000 000 000 (ďalej len „ poskytovateľ“)
Prevádzkovateľ:
Názov : Obec Horné Strháre
Sídlo: Horné Strháre č. 29, 991 03 Pôtor Štatutárny zástupca: Xxxxxxx Xxxxx , starosta obce IČO: 00648205
DIČ:2021314163
Emailové spojenie : xxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx Telefonický kontakt: 0000 000 000 , 000 00 000 00 (ďalej len „ prevádzkovateľ“)
Článok I. Úvodné ustanovenia
Dotknutá osoba: akákoľvek fyzická osoba, ktorej osobné údaje sa spracúvajú.
Osobný údaj: údaje týkajúce sa identifikovanej fyzickej osoby alebo identifikovateľnej fyzickej osoby, ktorú možno identifikovať priamo alebo nepriamo, najmä na základe všeobecne použiteľného identifikátora, iného identifikátora ako je napríklad meno, priezvisko, identifikačné číslo, lokalizačné údaje, alebo online identifikátor, alebo na základe jednej alebo viacerých charakteristík alebo znakov, ktoré tvoria jej fyzickú identitu, fyziologickú identitu, genetickú identitu, psychickú identitu, mentálnu identitu, ekonomickú identitu, kultúrnu identitu alebo sociálnu identitu. Pre účely tejto zmluvy sa pod osobným údajom rozumejú len také osobné údaje, ktoré spracováva prevádzkovateľ.
Úrad: Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.
Zákon: zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov.
Zodpovedná osoba: je osoba určená a poverená aby u prevádzkovateľa dozerala na dodržiavanie zákonných ustanovení pri spracúvaní osobných údajov v zmysle zákonov, na základe uzatvorenej zmluvy.
Nariadenie GDPR : NARIADENIE EURÓPSKEHO PARLAMENTU A RADY (EÚ) 2016/679 z 27.
apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov), účinné od 25.05.2018.
Prevádzkovateľ :je subjekt, ktorý vymedzí účel a prostriedky spracúvania osobných údajov a ktorý spracováva osobné údaje dotknutých osôb. Prevádzkovateľ má za nižšie uvedených podmienok zmluvnej spolupráce záujem využívať služby poskytovateľa pri zabezpečení úloh pri nezávislom výkone dohľadu nad ochranou osobných údajov prostredníctvom činnosti zodpovednej osoby.
Poskytovateľ :podnikateľský subjekt prehlasuje, že ním určená zodpovedná osoba spĺňa osobnostné vlastnosti (bezúhonnosť, plná spôsobilosť na právne úkony) a kvalitatívne vlastnosti v zmysle požiadavky v zmysle § 44 ods. 6 zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov.
Článok II. Predmet zmluvy
1. Predmetom tejto zmluvy je úprava postupu, práv a povinností zmluvných strán pri určení zodpovednej osoby a pri zabezpečení podmienok nezávislého dohľadu nad ochranou osobných údajov zo strany zodpovednej osoby.
2. Poskytovateľ sa zaväzuje zabezpečiť činnosť výkonu zodpovednej osoby v zmysle účinnosti Nariadenia GDPR a nového zákona o ochrane osobných údajov (Zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov), t. j. odo dňa 01.09.2020 a to v súlade s uvedenými právnymi predpismi.
3. Prevádzkovateľ prehlasuje a berie na vedomie uvedený záväzok poskytovateľa zabezpečiť činnosť výkonu zodpovednej osoby aj v zmysle právnej úpravy, ktorá nadobudne účinnosť 01.09.2020 (Nariadenie GDPR a zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov) a zaväzuje sa v pokračovaní zmluvného vzťahu s poskytovateľom.
Článok III.
Určenie zodpovednej osoby
1. Pre účely plnenia úloh zodpovednej osoby u prevádzkovateľa tak, ako sú tieto povinnosti upravené v § 46 zákona 18/2018 Z. z. v platnom znení o ochrane osobných údajov určuje poskytovateľ nasledovnú osobnostne a odborne spôsobilú fyzickú osobu, ktorá s týmto určením a zverejnením svojich údajov vopred súhlasila, a to:
titul, meno a priezvisko : Xxxx Xxxxxx
Registračné číslo certifikátu: 105/2015
kontaktné údaje : xxxxxx@xxxxxx.xx, 0919 143 458
(ďalej len „zodpovedná osoba“)
2. Počas trvania tejto zmluvy nie je prevádzkovateľ oprávnený bez vedomia a zároveň bez súhlasu poskytovateľa poveriť dohľadom nad ochranou osobných údajov inú zodpovednú osobu.
3. Prevádzkovateľ je povinný bezodkladne informovať poskytovateľa v prípade, že zistí, alebo sa dôvodne domnieva, že určená zodpovedná osoba nespĺňa osobnostné alebo odborné predpoklady na výkon funkcie zodpovednej osoby, alebo z iných dôvodov hodných osobitného zreteľa je pochybnosť o jej riadnom a nezávislom výkone dohľadu nad ochranou osobných údajov spracovávaných prevádzkovateľom.
4. Prevádzkovateľ je povinný zverejniť, napríklad na webovom sídle, kontaktné údaje zodpovednej osoby a oznámiť kontaktné údaje príslušnému dozornému orgánu Úradu na ochranu osobných údajov.
5. Poskytovateľ vyhlasuje, že zodpovedná osoba spĺňa kvalitatívne požiadavky v zmysle § 44 ods. 6 zákona č.18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov.
Článok. IV. Povinnosti zodpovednej osoby
1. V zmysle dohody zmluvných strán je rozsah povinností zodpovednej osoby obsahovo vymedzený zákonom č. 18/2018 Z z. zodpovedná osoba je povinná:
1.1. Pred začatím spracúvania osobných údajov v informačnom systéme prevádzkovateľa posúdiť, či ich spracúvaním nevzniká nebezpečenstvo narušenia práv a slobôd dotknutých osôb.
1.2. Zabezpečovať potrebnú súčinnosť s úradom pri plnení úloh patriacich do jeho pôsobnosti.
1.3. Zabezpečovať dohľad nad plnením základných povinností prevádzkovateľa, zabezpečovať poučenie oprávnených osôb podľa § 46 zákona, a to v sídle poskytovateľa, ak sa zmluvné strany nedohodnú inak.
1.4. Zabezpečovať vybavovanie žiadostí dotknutých osôb podľa zákona v primeraných lehotách podľa povahy a náročnosti vybavenia prijatej žiadosti. Prijímanie a vybavovanie žiadostí je možné realizovať písomne a vrátane toho aj elektronicky formou elektronickej komunikácie. Lehota na vybavenie žiadosti je závislá od jej povahy a spravidla by nemala byť bez ospravedlniteľného dôvodu dlhšia ako 30 kalendárnych dní od jej prijatia /doručenia/.
1.5. Zabezpečovať prijatie bezpečnostných opatrení ako aj povinnosť dohliadať na ich aplikáciu v praxi a zabezpečovať ich aktualizáciu .
1.6. Poskytovať prevádzkovateľovi odborné poradenstvo v oblasti ochrany osobných údajov..
2. V zmysle dohody zmluvných strán je rozsah povinností zodpovednej osoby ďalej obsahovo vymedzený zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov, predovšetkým ustanovením § 46 –Úlohy zodpovednej osoby. Vzhľadom na uvedený právny predpis je zodpovedná osoba povinná najmä:
2.1. poskytovať informácie a poradenstvo prevádzkovateľovi a zamestnancom, ktorí vykonávajú spracúvanie osobných údajov,
2.2. monitorovať súlad s právnymi predpismi, upravujúcimi oblasť ochrany osobných údajov, vrátane zvyšovania povedomia a odbornej prípravy osôb, ktoré sú zapojené do spracovateľských operácií a súvisiacich auditov ochrany osobných údajov,
2.3. poskytovať na požiadanie poradenstvo, ak ide o posúdenie vplyvu na ochranu osobných údajov a monitorovanie jeho vykonávania podľa § 42 uvedeného zákona,
2.4. spolupracovať s Úradom na ochranu osobných údajov,
2.5. plniť úlohy kontaktného miesta pre úrad v súvislosti s otázkami týkajúcimi sa spracúvania osobných údajov vrátane predchádzajúcej podľa § 43 uvedeného zákona a podľa potreby aj konzultácie v iných veciach,
2.6. zodpovedná osoba pri výkone svojich úloh náležite zohľadňuje riziko spojené so spracovateľskými operáciami, pričom berie do úvahy povahu, rozsah, kontext a účel spracúvania osobných údajov.
Článok V.
Povinnosti prevádzkovateľa
1. V zmysle dohody zmluvných strán je poskytovateľom určená zodpovedná osoba, resp. samotný poskytovateľ, oprávnený vyžadovať pre riadne plnenie tejto zmluvy plnú súčinnosť zo strany prevádzkovateľa, a za tým účelom sa prevádzkovateľ zaväzuje:
1.1. poskytnúť na požiadanie, ktoré môže byť vznesené akoukoľvek preukázateľnou formou (osobne, písomne resp. vrátane toho aj formou elektronickej komunikácie na určenú e-mailovú adresu) tie informácie, ktoré sú nevyhnutné pre poskytovateľa (ním poverenú zodpovednú osobu) na riadne a včasné plnenie tejto zmluvy.
1.2. bude bezodkladne preukázateľnou formou informovať zodpovednú osobu a poskytovateľa o prijatí oznámenia o ohlásenej kontrole zo strany kontrolného orgánu (ďalej len „kontrola“) s uvedením najmä predmetu a účelu kontroly a bude ho bezodkladne preukázateľne informovať o prijatí akejkoľvek písomnosti zo strany úradu či kontrolného orgánu, žiadosti dotknutej osoby alebo podnetu zo strany akejkoľvek osoby (vrátane anonymného podnetu) v ktorom sa konštatuje porušovanie zákona pri povinnosti prevádzkovateľa pri nakladaní s osobnými údajmi.
1.3. že bez vedomia a bez preukázateľného súhlasu zodpovednej osoby :
a) nepodá žiadne písomné stanovisko úradu ani kontrolnému orgánu s výnimkou, ak napriek dožiadaniu adresovanému zodpovednej osobe sa táto k dožiadaniu nevyjadrí v určenej lehote nie kratšej ako 10 pracovných dní.
b) pred potvrdením termínu kontroly, t. j. predtým, ako úradu či kontrolnému orgánu zašle potvrdenie o oznámenom termíne kontroly, si tento termín preverí u zodpovednej osoby s ohľadom na možnú kolíziu uvedeného termínu s aktivitami zodpovednej osoby inak nenesie poskytovateľ zodpovednosť za neprítomnosť zodpovednej osoby počas kontroly vo
vopred neodsúhlasenom termíne.
c) neuhradí ani neuzná pokutu či akúkoľvek inú sankciu udelenú zo strany kontrolného orgánu
/ úradu / čím zmarí prípadné podanie námietok alebo odvolania voči rozhodnutiu o udelení pokuty, resp. možnosť vyjadriť sa k protokolu či záznamu o kontrole,
d) nepoverí svojim zastupovaním tretiu osobu, ktorá bude oprávnená konať bez vedomia a bez povinnej súčinnosti s poverenou zodpovednou osobou,
1.4. v pracovný deň na požiadanie poskytnúť zodpovednej osobe vhodné kancelárske priestory v mieste svojho sídla, resp. na inom mieste, kde sa nakladá a kde sa uschovávajú osobné údaje, a kde jej bude umožnené plniť povinnosti podľa tejto zmluvy v nevyhnutnom obvyklom pracovnom čase, ak tieto nebude vykonávať na inom mieste nezávisle od prevádzkovateľa.
1.5. že bude informovať poskytovateľa a ním poverenú zodpovednú osobu o všetkých zmenách skutočnostiach, dôležitých pre plnenie povinností poskytovateľa a/alebo zodpovednej osoby, vplývajúcich im z tejto zmluvy alebo príslušných právnych predpisov.
2.Prevádzkovateľ berie na vedomie povinnosť zverejniť kontaktné údaje zodpovednej osoby, napríklad na ich webovom sídle a to dňom účinnosti zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov, t. j. odo dňa 01.09.2020.
Článok VI. Zodpovednosť poskytovateľa
1. Poskytovateľ nezodpovedá za žiadnu škodu, ktorá vznikla prevádzkovateľovi na úseku dohľadu nad ochranou osobných údajov prostredníctvom ním určenej zodpovednej osoby ak:
a) prevádzkovateľ porušil vo vzťahu k poskytovateľovi / zodpovednej osobe / povinnosť riadnej a včasnej súčinnosti
b) prevádzkovateľ napriek písomnému oznámeniu zodpovednej osoby neprijal ňou určené opatrenia na úseku ochrany osobných údajov, resp. neodstránil ním zistené nedostatky
c) nezaslal kontrolnému orgánu námietky, vyjadrenia či akékoľvek stanovisko, ktoré v jeho mene včas písomne pripravila zodpovedná osoba s cieľom preukázať dodržiavanie zákona u prevádzkovateľa a/alebo s cieľom zrušiť rozhodnutie o pokute, a/alebo s cieľom napadnúť oprávnenosť či výšku udelenej pokuty zo strany kontrolného orgánu.
Článok VII.
Odplata a platobné podmienky
1. Za zabezpečenie výkonu činnosti zodpovednej osoby prináleží poskytovateľovi pravidelná ročná odplata za jeden rok vo výške: 120,- EUR (slovom: stodvadsať EUR ), k 01.09. kalendárneho roku.
1.1 Prevádzkovateľ podľa zákona o dani z pridanej hodnoty č. 222/2004 Z. z. v platnom znení (ďalej len ,,zákon o dani z pridanej hodnoty“) súhlasí s tým, že poskytovateľ môže zasielať aj elektronické faktúry na adresu prevádzkovateľa.
1.2 Elektronická faktúra je plnohodnotnou náhradou faktúry v papierovej forme.
1.3 Elektronická faktúra je faktúra, ktorá obsahuje všetky náležitosti stanovené zákonom.
1.4 Prevádzkovateľ vyhlasuje, že má výlučný prístup k e-mailovej adrese a berie na vedomie, že uvedené údaje sú predmetom obchodného tajomstva a že je povinnosť toto obchodné tajomstvo zachovávať.
1.5 Prevádzkovateľ vyhlasuje, že súhlasí s podmienkami na zasielanie aj elektronickej faktúry, s ktorými sa oboznámil a plne im porozumel. Tieto podmienky tvoria neoddeliteľnú súčasť tejto zmluvy.
2. Splatnosť fakturovanej odplaty je uvedená na vystavenej faktúre.
2.2. Omeškanie sa prevádzkovateľa s úhradou odplaty zakladá právo poskytovateľa na uplatnenie si úrokov z omeškania v zákonnej výške platnej k počiatočnému dňu omeškania prevádzkovateľa.
2.4. Výkon činnosti zodpovednej osoby priamo v sídle prevádzkovateľa je v zmysle tejto zmluvy dojednaný počas prvého roka v rozsahu /intervale/ : 1 krát za rok v sídle spoločnosti s predpokladanou jednorazovou obvyklou dĺžkou 2 - 6 hodiny. Presný termín výkonu činnosti zodpovednej osoby u prevádzkovateľa v určenom intervale určí a oznámi zodpovedná osoba včas, minimálne 3 pracovné dni vopred formou emailovej komunikácie.
2.5. Počas výkonu činnosti zodpovednej osoby u prevádzkovateľa budú zo strany zodpovednej osoby vykonané najmä nasledovné úkony:
a) analýza informačných systémov prevádzkovateľa z pohľadu zákona
b) splnenia si povinnosti o poučení oprávnených osôb, pravidelné školenia v prípade potreby
c) kompletizácia písomností, ktoré v rámci prípadnej ohlásenej kontroly žiadal úrad predložiť
d) súčinnosť pri kontrole z Úradu na ochranu osobných údajov.
2.6. Preukázateľným výstupom o dohľade nad ochranou osobných údajov v sídle prevádzkovateľa bude protokol o aktuálnom stave informačných systémov, ktorý vyhotoví a podpíše zodpovedná osoba v lehote spravidla nie dlhšej ako 10 kalendárnych dní od uskutočnenia stretnutia u prevádzkovateľa.
Článok VIII. Doba trvania zmluvy
1. Táto zmluva sa uzatvára na dobu neurčitú. Z vôle zmluvných strán je možné túto dobu skrátiť alebo zmeniť na dobu určitú a to písomným dodatkom k tejto zmluve podpísaným oboma zmluvnými stranami.
2. Zmluva nadobúda platnosť a účinnosť dňom jej podpísania oboma zmluvnými stranami.
3. V prípade, že prevádzkovateľ má zákonnú povinnosť zverejniť túto zmluvu, musí ju zverejniť do 5 pracovných dní odo dňa jej podpisu oboma zmluvnými stranami. V tomto prípade zmluva nadobúda účinnosť dňom po jej zverejnení.
4.Každá zo zmluvných strán je oprávnená túto zmluvu ukončiť odstúpením, pokiaľ druhá zmluvná strana porušuje opakovane túto zmluvu alebo podstatným spôsobom poruší túto zmluvu a napriek písomnej výzve neprijme v primeranej lehote opatrenia na zabránenie porušovania zmluvy.
5. Každá zo zmluvných strán je oprávnená zmluvu ukončiť výpoveďou aj bez uvedenia dôvodu, avšak nie v kratšej dobe ako 24 mesiacov po podpise tejto zmluvy, v opačnom prípade prináleží poskytovateľovi jednorázová odplata 250 EUR. Výpovedná lehota je 2 kalendárne mesiace počítané od prvého dňa mesiaca nasledujúceho po mesiaci, v ktorom bola výpoveď doručená druhej zmluvnej strane, platí po uplynutí 24 mesiacov od podpisu zmluvy.
6. V prípade, že dôjde k ukončeniu zmluvy, berie prevádzkovateľ na vedomie, že poskytovateľ od dátumu ukončenia zmluvy nenesie žiadnu zodpovednosť za stav spracovania osobných údajov u prevádzkovateľa ani za žiadnu prípadnú pokutu zo strany úradu.
Článok IX.
Dôvernosť informácií a mlčanlivosť
1. Zmluvné strany, nimi poverené osoby, sú povinní zachovávať v tajnosti všetky dôverné informácie, ktoré sú uvedené v tejto zmluve , prípadne v jej dodatkoch a prílohách, ktoré podliehajú ochrane podľa zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov s údajmi o klientoch a obchodných partneroch zmluvných strán, údajmi z informačného systému ktorejkoľvek zmluvnej strany, s výnimkou nasledujúcich prípadov:
a) ak je poskytnutie informácie od dotknutej zmluvnej strany uložené na základe všeobecne záväzných právnych predpisov alebo na základe povinnosti uloženej postupom podľa všeobecne záväzných právnych predpisov (napr. zákon č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov),
b) ak je informácia verejne dostupná z iného dôvodu, ako je porušenie povinnosti mlčanlivosti dotknutou zmluvnou stranou, informácie, ktoré už sú v deň podpisu zmluvy verejne známe alebo
ktoré je možné už v deň podpisu tejto zmluvy získať z bežne dostupných informačných prostriedkov,
c) informácie, ktoré sa stanú po podpise zmluvy verejne známymi alebo ktoré možno po tomto dni získať z bežne dostupných informačných prostriedkov,
d) ak je informácia poskytnutá odborným poradcom dotknutej zmluvnej strany (vrátane právnych, účtovných, daňových a iných poradcov), ktorí sú buď viazaní všeobecnou profesionálnou povinnosťou mlčanlivosti, alebo ak sa voči dotknutej zmluvnej strane zaviazali povinnosťou
mlčanlivosti,
e) pre účely akéhokoľvek súdneho, rozhodcovského, správneho alebo iného konania, ktorého je dotknutá zmluvná strana účastníkom,
f) ak je informácia poskytnutá so súhlasom druhej zmluvnej strany.
2. Zmluvné strany sú povinné zachovať mlčanlivosť o všetkých dôverných informáciách, ibaže by z tejto zmluvy alebo z príslušných všeobecne záväzných právnych predpisov vyplývalo inak. Tento záväzok trvá aj po ukončení platnosti a účinnosti tejto zmluvy.
3. Zmluvné strany sa zaväzujú, že dôverné informácie bez predchádzajúceho písomného súhlasu druhej zmluvnej strany nepoužijú pre seba alebo pre tretie osoby, neposkytnú tretím osobám a ani neumožnia prístup tretích osôb k dôverným informáciám. Za tretie osoby sa nepokladajú členovia orgánov zmluvných strán, audítori alebo právni poradcovia zmluvných strán, ktorí sú ohľadne im sprístupnených informácií viazaní povinnosťou mlčanlivosti na základe všeobecne záväzných právnych predpisov.
4. Zmluvné strany sa zaväzujú, že budú ochraňovať dôverné informácie druhej zmluvnej strany s rovnakou starostlivosťou ako ochraňujú vlastné dôverné informácie rovnakého druhu, vždy však najmenej v rozsahu primeranej odbornej starostlivosti a zachovávania ochrany a dôvernosti údajov v súlade s právnym poriadkom SR.
Článok X. Záverečné ustanovenia
1.Všetky vzájomné nároky zmluvných strán musia byť uplatnené preukázateľne doporučeným listom. Písomnosť sa považuje za doručenú dňom jej prevzatia, potvrdeného doručenia, bezdôvodného odmietnutia jej prevzatia alebo okamihom vrátenia sa písomnosti späť ako nedoručenej bez ohľadu na dôvod nedoručenia, pokiaľ bola písomnosť správne zasielaná na poslednú oznámenú adresu jej adresáta. Rozhodujúcim pre doručenie je okamih, ktorý nastane najskôr.
2..Akékoľvek zmeny alebo dodatky tejto zmluvy musia byť vyhotovené písomnou formou a schválené podpisom obidvoch zmluvných strán . Tieto dodatky sa stávajú neoddeliteľnou súčasťou tejto zmluvy okamihom ich účinnosti.
3. Účastníci tejto zmluvy prehlasujú, že sa oboznámili s jej obsahom, porozumeli mu, súhlasia s ním, čo potvrdzujú svojimi podpismi.
4. Zmluva je vyhotovená v dvoch rovnopisoch, každá zmluvná strana obdrží jeden rovnopis.
V Lučenci dňa: 28.08.2020 V Horných Strhároch, dňa: 28.08.2020
..................................................... ................................................
LC-Consulting s.r.o. Xxxxxxx Xxxxx – starosta obce Poskytovateľ Prevádzkovateľ