Contract

1.2 Poskytovatel potvrzuje, že se v plném rozsahu seznámil s rozsahem a povahou služeb a dalších plnění, které bude plnit na základě této Smlouvy, že jsou mu známy jejich veškeré technické, kvalitativní a jiné podmínky a že disponuje takovými kapacitami a odbornými znalostmi, které jsou k plnění nezbytné. Výslovně potvrzuje, že prověřil veškeré podklady a pokyny Objednatele, které obdržel do dne uzavření této Smlouvy i pokyny, které jsou obsaženy v zadávacích podmínkách, které Objednatel stanovil pro zadání této Smlouvy, že je shledal vhodnými, že sjednaná cena a způsob plnění obsahuje a zohledňuje všechny výše uvedené podmínky a okolnosti.

1.3 Poskytovatel prohlašuje, že osobou oprávněnou ke všem právním úkonům spojeným s předmětem této smlouvy je pan Xxx. Xxxx Xxxxx, odpovědný zástupce uvedený v živnostenském oprávnění, na základě kterého je oprávněn vykonávat činnost, jež je předmětem této smlouvy.

1.4 Poskytovatel se zavazuje vykonávat činnost, jež je předmětem smlouvy, s náležitou péči a odborností a v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a dále vyhlášky č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanoveni zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, a vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, kterými se stanoví kritéria pro posuzováni písemnosti jako archiválii a podrobnosti skartačního řízení.

1.5. Poskytovatel prohlašuje, že prostory užité ke skladování, uložení, opatrování a odbornému zpracování písemností vyhovují svému účelu specifikovanému touto smlouvou.

2. PŘEDMĚT SMLOUVY

2.1. Předmětem Smlouvy je závazek Poskytovatele poskytovat Objednateli služby, jejichž výstupem je produkční digitalizace dokumentů v archivu živnostenského odboru a vedení agendy komerční spisovny dle platných právních předpisů včetně dlouhodobého uložení a archivace fyzických dokumentů (dále jen „Digitalizace fondu živnostenského odboru“).

Digitalizace fondu živnostenského odboru obsahuje zejména:

- technické, organizační a kapacitní zajištění digitalizační linky včetně hw a sw vybavení dle požadavků specifikovaných v čl. 3 Smlouvy

- technické, organizační a kapacitní zajištění služeb komerční spisovny v prostorách Poskytovatele (splňující podmínky platné legislativy, zejména pak ustanovení § 61, odstavce 2 a 4 zákona č. 499/2004 Sb. a to zejména náležité uložení a opatrování převzatých písemností a odbornou komplexní správu písemností

- v organizaci logistiky a zajištění převozu dokumentů dle dohodnutého harmonogramu ze sídla a do sídla Objednatele (poskytnutí úložných jednotek a přepravních prostředků, manipulace s přepravními jednotkami, příprava předávacích protokolů)

- poskytnutí webové evidenční aplikace zaměstnancům Objednatele pro vyhledávání a evidenci přírůstku dokumentace uložené v systému komerční spisovny Poskytovatele, zadávání požadavků na vyhledání a doručení konkrétního dokumentů, poskytování statistik poskytnutých služeb včetně údaje o objemu uložených dokumentů

- vyhledávání písemností dle požadavku Objednatele a dodání písemností do místa určeného Objednatelem

- umožnění vstupu oprávněných osob Objednatele do spisovny a možnost

manipulace s písemnostmi a vedení evidence jejich vstupů do spisovny

2

3.3 Převzetí, evidence a uložení dokumentace

3.3.1 Objednatel připraví podle schváleného časového harmonogramu dokumenty určené

k digitalizaci a následné archivaci. Dokumenty budou řazeny ve struktuře:

• spis

o složka - „živnosti”

o složka - „dokladů“

o složka - „retro“

Každá složka pak obsahuje příslušné dokumenty.

3.3.2 Dokumenty budou ukládány do ukládacích jednotek (speciální obal), které dodá Poskytovatel. Každá ukládací jednotka bude označena unikátním čárovým kódem, který bude možno používat při její identifikaci.

3.3.3 O předání a převzetí dokumentů mezi Objednatelem a Poskytovatelem bude vždy vyhotoven předávací protokol, který musí obsahovat minimálně tyto údaje:

- seznam subjektů jejichž spisy a dokumenty jsou předávány (použije se označení Objednatele, IČ, rejstříkové číslo apod.)

- označení ukládací jednotky

- datum předání

- předávající a přebírající osoba

3.4 Digitalizace dokumentace

3.4.1 výstupní formát PDF, OCR vrstva, BW, 300 dpi

3.4.2 minimální rozsah metadat pro dokumenty ŽO:

Popis	Vlastnost definice objektu	Typ
Číslo skenovací dávky	davkasken	číslo
Složka spisu	slozkaspis	číslo
Pořadí dokumentu v dávce/skenování	poradisken	číslo
Počet stránek dokumentu	pocetstr	číslo
Typ dokumentu	typdokumentu	číslo
Popis	Vlastnost definice objektu	Typ
Podnikatelský subjekt	identpod	vazba na PO/FO
Datum podání dokumentu	datumpod	datum

3.4.3 základní typy dokumentů ŽO

Popis	Definiční jméno dokumentu
Bezúhonnost, bezdlužnost	bezdlu
Firemní listiny	firlist

Formuláře	for
Popis	Definiční jméno dokumentu
Vztahy k nemovitostem	nemov
Oprávnění	opra
Ostatní	ostat
Odborná způsobilost	odbzp
Zástupce	zas

3.4.4 minimální rozsah metadat pro FO:

Popis	Definiční jméno dokumentu
Fyzická osoba	FO

Popis	Vlastnost definice objektu	Typ	Násobnost
Identifikátor podnikatele pro Prahu 2	ident	číslo	ano
Identifikátor podnikatele (pro celou Prahu)	identp	číslo	ne
IČ podnikatele	Ic	Text-max. délka 10	ne
Jméno	jmeno	Text-max. délka 50	ne
Příjmení	prijmeni	Text-max. délka 255	ano
Firma	firma	Text-max. délka 255	ne

3.4.5 minimální rozsah metadat pro PO:

Popis	Definiční jméno dokumentu
Právnická osoba	PO

Popis	Vlastnost definice objektu	Typ	Násobnost
Identifikátor podnikatele pro Prahu 2	ident	číslo	ano
Identifikátor podnikatele (pro celou Prahu)	identp	číslo	ne
IČ podnikatele	ic	Text-max. délka 10	ne

Firma
firma Text-max. délka 255
ano

3.5 Poskytovatel zajistí bezpečné logování celého procesu digitalizace, tj. jednotlivých operací s dokumenty, čas, operátora, výsledek operace, provedené změny v metadatech apod.

3.6 Evidence poskytovaných služeb

Služby poskytované Poskytovatelem jsou průběžně evidovány skrze předávací protokoly (předávání dávek dokumentů pro digitalizaci a archivaci) a jsou dostupné ve webové aplikaci viz bod 3.2

4. TERMÍN A MÍSTO PLNĚNÍ

4.1 Poskytovatel se zavazuje zahájit plnění dle této Smlouvy v plném rozsahu nejpozději do 30

dnů ode dne účinnosti této smlouvy.

Přesná metodika digitalizace, harmonogramy a rozsah a zpracování dávek dokumentů, způsoby předávání dat a popisná metadata, odsouhlasení výstupů skenování atd. (dále jen Specifikace služeb) budou před samotným zahájením poskytování služeb Digitalizace fondu živnostenského odboru detailně popsány Poskytovatelem a předány ke schválení Objednateli nejpozději do 10 pracovních dní ode dne účinnosti této smlouvy, viz čl. 3.

4.2 Místem plnění je sídlo Objednatele a pracoviště komerční spisovny Poskytovatele.

5. CENA A PLATEBNÍ PODMÍNKY

5.1 Cena za poskytování jednotlivých služeb Digitalizace fondu živnostenského odboru

je uvedena v příloze č. 1 Cenová kalkulace této smlouvy

5.2 Cena za Digitalizaci fondu živnostenského odboru dle této Smlouvy bude Objednatelem hrazena na základě faktury – daňového dokladu, a to vždy čtvrtletně. Podkladem bude Výkaz poskytovaných služeb, tj. reálně uskutečněný objem prací dle této smlouvy dle cenové kalkulace a uvedených jednotkových cen, která tvoří přílohu č. 1 této smlouvy.

5.3 K cenám bude účtována DPH dle příslušných právních předpisů.

5.4 Každá faktura – daňový doklad bude vystavena v souladu se zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, a zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Faktura bude Poskytovatelem odeslána na adresu Objednatele a bude mít, kromě zákonem stanovených údajů, zejména tyto náležitosti:

a) datum splatnosti;

b) číslo Smlouvy;

c) Výkaz poskytovaných Služeb;

d) IČ a DIČ Poskytovatele a Objednatele;

5.5 V případě, že zaslaná faktura nebude mít náležitosti daňového dokladu nebo na ní nebudou uvedeny údaje specifikované v čl. 5.4 této Smlouvy nebo nebude přiložen Výkaz poskytovaných služeb, nebo bude neúplná a nesprávná, je Objednatel oprávněn tuto fakturu ve lhůtě splatnosti Poskytovateli vrátit k opravě či doplnění. V takovém případě lhůta splatnosti faktury běží až od okamžiku doručení opravené faktury Objednateli.

5.6 Splatnost veškerých faktur – daňových dokladů, vystavených na základě této Smlouvy činí 30 dnů ode dne doručení řádně vystavené faktury Objednateli.

5.7 Platby peněžitých částek se provádí bankovním převodem na účet druhé smluvní strany uvedený ve faktuře. Peněžitá částka se považuje za zaplacenou okamžikem jejího odepsání z účtu odesílatele ve prospěch účtu příjemce.

6. PRÁVA A POVINNOSTI SMLUVNÍCH STRAN

6.1 Smluvní strany se zavazují informovat bez zbytečného odkladu druhou smluvní stranu o veškerých skutečnostech, které jsou významné pro plnění závazků smluvních stran.

6.2 Poskytovatel je povinen realizovat předmět této Smlouvy řádně, pečlivě a v souladu s obecně závaznými právními předpisy. Dostane-li se Poskytovatel do prodlení s poskytováním některé ze služeb Digitalizace fondu živnostenského odboru bez zavinění Objednatele či v důsledku okolností vylučujících odpovědnost za škodu po dobu delší než 10 dnů, je Objednatel oprávněn zajistit plnění dle této Smlouvy po dobu prodlení Poskytovatele jinou osobou; v takovém případě nese náklady spojené s náhradním plněním Poskytovatel.

6.3 Poskytovatel je povinen dodržovat veškeré interní předpisy Objednatele, se kterými byl seznámen, a to zejména se Skartačním a archivačním řádem MČ Praha 2. Poskytovatel je povinen zajistit, aby všechny osoby podílející se na poskytování služeb Digitalizace fondu živnostenského odboru dle této Smlouvy tyto předpisy dodržovaly. Související interní předpisy zpřístupní Objednatel Poskytovateli ihned po datu účinnosti smlouvy na základě jeho žádosti. Poskytovatel zašle svoji žádost na email pověřených osob Objednatele, viz čl. 3 bod 3.1 této smlouvy.

Všechny úkony vyplývající z interních předpisů Objednatele a související s plněním ustanovení Skartačního a archivačního řádu MČ Praha 2 budou Poskytovatelem prováděny na vyžádání na základě Objednávky. Objednávka bude zaslána emailem na adresu pověřené osoby Poskytovatele, viz čl. 3 bod 3.1této smlouvy.

6.4 Poskytovatel je povinen neprodleně oznámit písemnou formou Objednateli překážky, které mu brání v poskytování služeb Digitalizace fondu živnostenského odboru a výkonu dalších činností souvisejících s plněním předmětu Smlouvy. Poskytovatel je také povinen upozorňovat Objednatele včas na všechny hrozící vady či hrozící výpadky poskytovaných služeb Digitalizace fondu živnostenského odboru.

6.5 Poskytovatel je povinen upozorňovat Objednatele na případnou nevhodnost pokynů

Objednatele.

6.6 V případě, že dojde k výběru nového subjektu odlišného od Poskytovatele, který bude poskytovat Objednateli služby obdobné službám Digitalizace fondu živnostenského odboru dle této Smlouvy, nebo Objednatel zahájí nebo bude zvažovat výběr takovéhoto Poskytovatele, zavazuje se Poskytovatel dle pokynů Objednatele poskytnout veškerou potřebnou součinnost, dokumentaci a informace a účastnit se jednání s Objednatelem a novým Poskytovatelem za účelem plynulého a řádného převedení kompletních datových záznamů (výstupy digitalizační linky) a dokumentů uložených v komerční spisovně. Cena za tyto služby Poskytovatele je uvedena jako závazná v příloze č. 1 Cenová kalkulace.

6.7 Poskytovatel se zavazuje, že poskytování služeb Digitalizace fondu živnostenského odboru neomezí současný běžný provoz Objednatele a neohrozí bezpečnost v prostorách Objednatele.

6.8 Poskytovatel je povinen uzavřít pojistnou smlouvu pro případ odpovědnosti za škodu způsobenou třetí osobě v souvislosti s plněním předmětu této Smlouvy v rozsahu 2.000.000,- Kč (slovy dva miliony korun českých), a to s platností po celou dobu trvání této Smlouvy. Existenci pojistné smlouvy je Poskytovatel povinen prokázat Objednateli ke dni účinnosti této

Smlouvy a neprodleně Objednateli písemně oznámit případné změny v těchto skutečnostech, jinak Poskytovatel odpovídá za případnou škodu, která nesplněním této povinnosti vznikne. Na požádání je Poskytovatel povinen Objednateli takovou pojistnou smlouvu bezodkladně předložit.

6.9 Objednatel se touto Smlouvou zavazuje poskytnout Poskytovateli veškerou součinnost nezbytnou pro poskytování služeb Digitalizace fondu živnostenského odboru dle této smlouvy.

Objednatel zpracuje a předá elektronicky Poskytovateli aktuální seznam spravovaných subjektů v agendě živnostenského odboru Objednatele. Zpracování probíhá na žádost Poskytovatele a žádost musí být zaslána na email Objednatele uvedený v čl. 3 bod 3.1 této smlouvy a to minimálně 5 pracovních dní před požadovaným termínem předání. Seznam spravovaných subjektů se zpracovává výhradně pro kontrolní činnost Poskytovatele v souvislosti se zpracováním nové dávky dokumentů, které probíhá periodicky dle harmonogramu.

Seznam spravovaných subjektů obsahuje tyto položky:

o pořadové číslo

o název subjektu

o IČ

o rejstříkové číslo

Seznam spravovaných subjektů bude po zpracování předán v elektronické podobě pověřené osobě Poskytovatele vždy při předávání nové dávky dokumentů k digitalizaci a archivaci.

6.10 Objednatel je oprávněn kontrolovat průběžně kvalitu poskytovaných služeb Digitalizace fondu živnostenského odboru a písemně Poskytovatele upozorňovat na zjištěné nedostatky.

6.11 Poskytovatel se zavazuje pečovat o předané písemnosti v souladu s platnými právními předpisy a vyhláškami vztahujícími se k předarchivní a archivní péči, a to od okamžiku převzetí písemnosti od Objednatele po celou dobu jejich skladování, až do okamžiku ukončení smluvního vztahu založeného touto smlouvou, resp. do okamžiku řádného vrácení písemností převzatých Poskytovatelem dle této smlouvy zpět Objednateli.

6.12 Poskytovatel se zavazuje zachovat data Objednatele v uložišti po dobu 60 dní od ukončení této smlouvy; po tuto dobu má Objednatel zajištěn k takovým datům přístup a je oprávněn požádat Poskytovatele o provedení zálohy databáze obsahující veškerá taková data a o její nahrání na jím určené datové úložiště nebo jím poskytnutý hmotný nosič; náklady na zajištění určeného datového úložiště nebo na pořízení hmotného nosiče pro zálohu databáze nese Objednatel.

6.13. Poskytoval se zavazuje při ukončení této smlouvy k poskytnutí součinnosti a předání veškerých dokumentů předaných na základě této smlouvy a to tak, že veškerá dokumentace bude přepravována a předána zpět Objednateli v úložných jednotkách, každá úložná jednotka bude opatřena samostatným předávacím protokolem dle čl. 3 bodu 3.3.3 této smlouvy. Poskytovatel se zavazuje zahájit proces vrácení dokumentů nejpozději do 5 pracovních dnů od doručení výzvy Objednatele, kterou Objednatel zašle Poskytovateli na email. adresu kontaktních osob dle čl. 11 bodu 11. 4 této smlouvy. Cena za tyto služby Poskytovatele je uvedena jako závazná v příloze č. 1 Cenová kalkulace.

7. LICENČNÍ UJEDNÁNÍ

7.1 Bude-li součástí Služeb nebo výsledkem činnosti Poskytovatele prováděné dle této Smlouvy autorské dílo podle zákona ě. 121/2001 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s

právem autorským a o změně některých zákonů (autorský zákon), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „autorské dílo“), nabývá Objednatel dnem poskytnutí autorského díla Objednateli k užívání nevýhradní právo užít takovéto autorské dílo všemi způsoby nezbytnými k naplnění účelu vyplývajícímu z této Xxxxxxx, a to po celou dobu trvání autorského práva k autorskému dílu bez omezení rozsahu množstevního, technologického, teritoriálního (dále jen ,,Licence“). Součástí Licence je rovněž neomezené právo Objednatele poskytnout třetím osobám podlicenci k užití autorského díla v rozsahu shodném s rozsahem Licence, souhlas Poskytovatele k postoupení Licence na třetí osoby a souhlas Poskytovatele udělený Objednateli k provedení jakýchkoliv změn nebo modifikací autorského díla, a to i prostřednictvím třetích osob. Licence se automaticky vztahuje i na všechny nové verze, aktualizované verze, i na úpravy a překlady autorského díla, dodané Poskytovatelem. Poskytovatel prohlašuje, že je oprávněn vykonávat svým jménem a na svůj účet majetková práva autorů k autorskému dílu a že má souhlas autorů k uzavření těchto licenčních ujednání a že toto prohlášení zahrnuje i taková práva autorů, která by vytvořením autorského díla teprve vznikla.

7.2 Poskytovatel je povinen postupovat tak, aby údělem Licence k autorskému dílu dle této Smlouvy včetně oprávnění udělit podlicenci zabezpečil, a to bez újmy na právech třetích osob. Nebude-li výjimečně možné po Poskytovateli spravedlivě požadovat udělení Licence v rozsahu dle čl. 7.1 této Smlouvy, zejména proto, že se jedná o tzv. standardní počítačové programy, je Poskytovatel povinen na to písemně Objednatele upozornit spolu s náležitým odůvodněním a poskytnout Objednateli nebo zajistit pro Objednatele poskytnutí licence či podlicence v nejširším možném rozsahu. Postup dle předchozí věty je možný jen s výslovným písemným souhlasem Objednatele, přičemž se Objednatel zavazuje, že tento souhlas neodmítne poskytnout bez vážného důvodu.

7.3 Bude-li autorské dílo vytvořeno činností Poskytovatele, smluvní strany činí nesporným, že jakékoliv takovéto autorské dílo vzniklo z podnětu a pod vedením Objednatele.

7.4 Práva získaná v rámci plnění této Smlouvy přechází i na případného právního nástupce Objednatele. Případná změna v osobě Poskytovatele (např. právní nástupnictví) nebude mít vliv na oprávnění udělená v rámci této Smlouvy Poskytovatelem Objednateli.

7.5 Odměna za poskytnutí, zprostředkování nebo postoupení Licence k autorskému dílu je zahrnuta v ceně služeb Digitalizace fondu živnostenského odboru, při jejichž poskytnutí došlo k vytvoření autorského díla.

8. ODPOVĚDNOST ZA ŠKODU A SMLUVNÍ POKUTY, ÚROK Z PRODLENÍ

8.1 Smluvní strany nesou odpovědnost za způsobenou škodu dle příslušných právních předpisů a dle této Smlouvy.

8.2 Smluvní strana, která poruší svou povinnost plynoucí z této smlouvy nebo z obecně závazných právních předpisů, je povinna nahradit škodu tím způsobenou druhé straně, ledaže prokáže, že porušení povinnosti bylo způsobeno okolnostmi vylučujícími odpovědnost. Nárok na náhradu škody není dotčen zaplacením jakékoliv smluvní pokuty dle této smlouvy.

8.3 Poskytovatel se zavazuje uhradit Objednateli či orgánu veřejné moci veškeré finanční částky, které budou poskytovateli ve správním, soudním či jiném obdobném řízení uloženy jako pokuty či jiné majetkoprávní sankce za Poskytovatelem způsobené porušení právních povinností.

8.4. Žádná ze smluvních stran není odpovědná za škodu nebo prodlení způsobené okolnostmi vylučujícími odpovědnost ve smyslu zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku. Smluvní

strany se zavazují upozornit druhou smluvní stranu bez zbytečného odkladu na vzniklé okolnosti vylučující odpovědnost a bránící řádnému plnění smlouvy. Smluvní strany se zavazují k vyvinutí maximálního úsilí k odvrácení a překonání okolností vylučujících odpovědnost.

8.5 Smluvní strany se zavazují k vyvinutí maximálního úsilí k předcházení škodám a k minimalizaci vzniklých škod. Poskytovatel je povinen upozornit Objednatele na rizika vzniku škod a včas a řádně dle svých možností provést taková opatření, která riziko vzniku škod zcela vyloučí nebo sníží.

8.6 V případě prodlení Poskytovatele s dodržením sjednaného termínu zahájení služeb Digitalizaci fondu živnostenského odboru je Poskytovatel povinen uhradit Objednateli smluvní pokutu ve výši 3 000,- Kč, a to za každý započatý den.

8.7 V případě, že Poskytovatel poruší některou ze svých povinností stanovenou mu čl. 6.6 této Smlouvy, a toto porušení nenapraví ani v dodatečné lhůtě stanovené mu Objednatelem, je Poskytovatel povinen zaplatit Objednateli smluvní pokutu ve výši 5.000,- Kč za každé jednotlivé porušení.

8.8 V případě, že Poskytovatel poruší některou ze svých povinností stanovenou mu čl.7.1, nebo čl.7.2, této Smlouvy, a toto porušení nenapraví ani v dodatečné lhůtě stanovené mu Objednatelem, je Poskytovatel povinen zaplatit Objednateli smluvní pokutu ve výši 30.000,- Kč za každé jednotlivé porušení.

8.9 V případě, že Poskytovatel poruší některou ze svých povinností stanovenou mu čl. 9. této Smlouvy, je Poskytovatel povinen zaplatit Objednateli smluvní pokutu ve výši 10.000,- Kč za každé jednotlivé porušení.

8.10 V případě prodlení Objednatele s placením daňového dokladu ve sjednané lhůtě splatnosti je Poskytovatel oprávněn účtovat Objednateli úrok z prodlení ve výši pěti setin procenta (0,05 %) z dlužné částky za každý i započatý den prodlení.

8.11 V případě prodlení Poskytovatele s úhradou platby, na níž vznikl Objednateli nárok, a to zejména pokud jde o smluvní pokuty, je Poskytovatel povinen Objednateli uhradit úrok z prodlení ve výši pěti setin procenta (0,05 %) z dlužné částky za každý i započatý den prodlení.

8.12 Za porušení povinnosti Poskytovatele udržovat v platnosti pojištění odpovědnosti dle článku 6 odst. 6.8 této smlouvy bude Objednatel oprávněn účtovat Poskytovateli smluvní pokutu ve výši 50.000,- Kč za každý zjištěný případ.

8.13 Dojde-li ke ztrátě, smazání či poškození dat Objednatele nebo jejich části uložených v cloudu v důsledku porušení povinností Poskytovatele dle této Smlouvy, je Poskytovatel povinen zaplatit Objednateli smluvní pokutu ve výši 10.000,- Kč za každý jednotlivý případ takové ztráty, smazání či poškození dat. Pro účely uplatnění této smluvní pokuty se za jeden případ ztráty, smazání či poškození dat považuje situace, kdy v důsledku týchž okolností vyskytnuvších se v témže časovém úseku dojde ke ztrátě, smazání či poškození dat, přičemž skutečný objem dat, k jejichž smazání, ztrátě či poškození došlo, není rozhodný.

8.14 Bude-li Poskytovatel v prodlení s odstraněním vady služeb oproti lhůtě stanovené pro odstranění vady dle čl. 10 odst. 10.5. této smlouvy, je Poskytovatel povinen zaplatit Objednateli smluvní pokutu ve výši 2.000,- Kč za každý započatý den prodlení.

8.15 Za porušení jakékoli povinnosti vymezené předmětem plnění této smlouvy, na které není sjednána konkrétní smluvní pokuta dle tohoto článku smlouvy, a kterou Objednatel nesplní ani v dodatečně mu stanovené přiměřené lhůtě, se zavazuje Poskytovatel uhradit Objednateli smluvní pokutu ve výši 1.000,- Kč za každý den prodlení a každé jednotlivé porušení.

8.16 Smluvní pokuty dle této Smlouvy jsou splatné do 15 dnů od doručení výzvy Objednatele k její úhradě Poskytovateli. Objednatel si vyhrazuje právo na určení způsobu úhrady smluvní pokuty, a to včetně formy zápočtu proti kterékoliv splatné pohledávce Poskytovatele vůči Objednateli, Objednatel je tedy oprávněn započítat smluvní pokuty proti Poskytovatelem fakturovaným částkám za plnění a Poskytovateli bude tedy uhrazena fakturovaná částka snížená o příslušnou smluvní pokutu.

8.17 Zaplacením smluvní pokuty dle této Smlouvy není dotčena povinnost k náhradě škody způsobené porušením příslušné povinnosti v plné výši.

9. OCHRANA DŮVĚRNÝCH INFORMACÍ

9.1 Smluvní strany jsou si vědomy toho, že v rámci plnění Smlouvy:

- si mohou vzájemně úmyslně nebo i opominutím poskytnout informace, které budou považovány za důvěrné (dále jen „důvěrné informace"),

- mohou jejich zaměstnanci nebo třetí osoby získat vědomou činností druhé Smluvní strany nebo i jejím opominutím či jinak přístup k důvěrným informacím druhé Smluvní strany.

9.2 Objednatel zůstává výlučným nositelem práv k veškerým důvěrným informacím a přijímající strana vyvine pro zachování jejich důvěrnosti a pro jejich ochranu stejné úsilí, jako by se jednalo o její vlastní důvěrné informace, zejména bude o nich zachovávat mlčenlivost a zajistí, aby je ve stejném rozsahu zachovávaly i jiné osoby, kterým je poskytne v souladu s touto Smlouvou. S výjimkou plnění této Smlouvy se obě strany zavazují neduplikovat žádným způsobem důvěrné informace druhé strany, nepředat je třetí straně ani svým vlastním zaměstnancům a zástupcům s výjimkou těch, kteří s nimi potřebují být seznámeni, aby mohla být tato Smlouva splněna. V případě plnění této Smlouvy se smluvní strany zavazují činit tak vždy jen v nezbytně nutném rozsahu.

9.3 Smluvní strany se zavazují v plném rozsahu zachovávat povinnost mlčenlivost a povinnost chránit důvěrné informace vyplývající z této smlouvy a též z příslušných právních předpisů, zejména povinnosti vyplývající z nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „Nařízení GDPR“). Smluvní strany se v této souvislosti zavazují poučit veškeré osoby, které se na jejich straně budou podílet na plnění této smlouvy, o výše uvedených povinnostech mlčenlivosti a ochrany důvěrných informací a dále se zavazují vhodným způsobem zajistit dodržování těchto povinností všemi osobami podílejícími se na plnění této smlouvy. Poskytovatel je povinen po celou dobu plnění této smlouvy splňovat veškeré podmínky dle Nařízení GDPR.

9.4 Pokud jsou důvěrné informace poskytovány v písemné podobě anebo ve formě textových souborů na počítačových médiích, je předávající strana povinna upozornit přijímající stranu na důvěrnost takového materiálu jejím vyznačením alespoň na titulní stránce.

9.5 Bez ohledu na výše uvedená ustanovení se za důvěrné nepovažují informace, které:

• se staly veřejně známými, aniž by to zavinila záměrně či opominutím přijímající strana,

• měla přijímající strana legálně k dispozici před uzavřením Smlouvy, pokud takové informace nebyly předmětem jiné, dříve mezi smluvními stranami uzavřené smlouvy o ochraně informací, nebo pokud nejsou chráněny ze zákona,

• jsou výsledkem postupu, při kterém k nim přijímající strana dospěje nezávisle a je to schopna doložit svými záznamy nebo důvěrnými informacemi třetí strany,

• po podpisu Xxxxxxx poskytne přijímající straně třetí osoba, jež takové informace přitom nezíská přímo ani nepřímo od strany, jež je nositelem práv k těmto informacím.

9.6 V případě vzniku mimořádné události, havárie, škody na majetku, zdraví osob apod., bude ve vztahu k informování veřejnosti a k médiím vystupovat vždy Objednatel. Poskytovatel není oprávněn sdělovat zástupcům médií a veřejnosti jakékoli informace, týkající se událostí uvedených v předchozí větě.

9.7 Povinnost mlčenlivosti trvá bez ohledu na ukončení účinnosti této smlouvy.

9.8 Ujednání o ochraně a zpracování osobních údajů tvoří Přílohu č. 2 této smlouvy. Je-li příloha č. 3 této smlouvy v rozporu s Nařízením GDPR, je při výkladu práv a povinností rozhodné aktuálně platné a účinné znění Nařízení GDPR.

10. PRÁVA Z VADNÉHO PLNĚNÍ A ZÁRUKA

10.1. Práva objednatele z vadného plnění se řídí příslušnými ustanoveními občanského zákoníku.

10.2 Poskytovatel poskytuje na předmět plněni dle této smlouvy záruku v délce trvání třiceti šesti

(36) měsíců.

10.3 Záruční doba začíná běžet dnem převzetí jednotlivých plněni Poskytovatelem, která jsou potvrzena dílčími předávacími protokoly.

10.4 Předmět smlouvy má vady, jestliže jeho provedení neodpovídá požadavkům uvedeným ve Smlouvě, příslušným právním předpisům, normám nebo jiné dokumentaci vztahující se k provedení předmětu Smlouvy.

10.5 Poskytovatel započne s bezplatným odstraněním vady do 2 pracovních dnů ode dne doručení písemného oznámení o vadě, pokud se smluvní strany nedohodnou jinak. Vada bude odstraněna nejpozději do 10 pracovních dnů od započetí prací.

10.6 Neodstraní-li Poskytovatel vady ve stanovené lhůtě, je Objednatel oprávněn pověřit odstraněním vady jiný subjekt nebo odstranit vady sám a Poskytovatel je povinen náklady takto vynaložené Objednateli v plné výši uhradit.

10.7 Oznámení o odstranění vady Poskytovatel Objednateli předá písemně. Na provedenou opravu v rámci záruky za jakost poskytne Poskytovatel Objednateli záruku ve stejné délce dle odst. 10. 2 tohoto článku smlouvy.

11. VZÁJEMNÁ KOMUNIKACE SMLUVNÍCH STRAN

11.1 Veškerá komunikace mezi smluvními stranami bude probíhat prostřednictvím oprávněných osob, pověřených zaměstnanců nebo statutárních orgánů, popřípadě členů statutárních orgánů smluvních stran.

11.2 Každá ze smluvních stran jmenuje oprávněnou osobu. Oprávněné osoby budou zastupovat smluvní stranu ve smluvních a obchodních záležitostech souvisejících s plněním této Smlouvy. Není-li stanoveno jinak, nejsou oprávněné osoby oprávněny ke změnám Smlouvy ani jejímu ukončení, ledaže získají speciální plnou moc.

11.3 Každá smluvní strana je oprávněna změnit jí jmenovanou oprávněnou osobu, resp. jejího zástupce, je však povinna na takovou změnu druhou smluvní stranu písemně upozornit. Vůči druhé smluvní straně je změna účinná okamžikem doručení písemného oznámení této smluvní straně.

11.4 Kontaktní osoby:

Oprávněnou osobou na straně Objednatele jsou:

a) ve věcech smluvních:

- Poskytovatel nebo jeho poddodavatel pozbude oprávnění k činnostem, k jejichž provádění je Poskytovatel povinen dle této smlouvy,

- vůči majetku Poskytovatele nebo poddodavatele bude probíhat insolvenční řízení,

- Poskytovatel nebo poddodavatel vstoupí do likvidace,

- Poskytovatel neudržuje pojištění dle čl. 6 odst. 6.8. této smlouvy či existenci tohoto pojištění nedoloží ani v dodatečné lhůtě v délce 5 pracovních dnů,

- Objednateli vznikne opakovaně nárok na zaplacení smluvní pokuty dle čl. 8 této smlouvy

- poskytne-li Objednateli totožné služby Hlavní město Praha v rámci zamýšlených projektů v rámci tzv. CMK /celoměstské koncepce/ za výhodnějších podmínek cenových podmínek

12.4 Za den odstoupení od smlouvy se považuje den, kdy bylo písemné oznámení o odstoupení oprávněné smluvní strany doručeno druhé smluvní straně. Odstoupením od smlouvy nejsou dotčena práva smluvních stran na úhradu smluvní pokuty a na náhradu škody.

12.5. Smluvní strany jsou oprávněny tuto smlouvu vypovědět bez udání důvodu. Výpovědní doba činí 6 měsíců a běží od prvního dne kalendářního měsíce následujícího po měsíci, v němž byla výpověď druhé smluvní straně doručena. Výpověď musí být písemná.

12.6. Odstoupení od smlouvy musí být učiněno písemným oznámením o odstoupení od této smlouvy druhé straně, účinky odstoupení nastávají dnem doručení oznámení druhé straně. V pochybnostech se má za to, že odstoupení bylo doručeno do 10 dnů od jeho odeslání v poštovní zásilce s dodejkou, resp. do 10 dnů od jeho odeslání prostřednictvím informačního systému datových schránek.

12.7. Strany se dohodly, že po ukončení smlouvy trvají a zůstávají v platnosti ujednání stran týkající se smluvních pokut a náhrady škody.

12.8 Shora uvedené dokumenty se vždy doručují druhé smluvní straně, a to některým ze způsobů dále uvedených:

- Osobně oproti potvrzení o převzetí.

- Doporučeným dopisem či jinou formou na adresu Objednatele nebo Poskytovatele uvedenou v záhlaví této smlouvy. Pokud v průběhu plnění této smlouvy dojde ke změně adresy některé ze smluvních stran, je tato smluvní strana povinna neprodleně písemně informovat druhou smluvní stranu o této změně. Odeslaná zásilka se má za doručenou desátý den po jejím odeslání. Nevyzvedne-li si adresát zásilku či jinak vědomě zmaří její doručení, platí, že zásilka řádně došla.

- Prostřednictvím datové schránky. V tomto případě se dokumenty považují za doručené okamžikem, kdy odesílatel obdrží od příslušného technického zařízení potvrzení o úspěšném odeslání nebo potvrzení o doručení.

13. ŘEŠENÍ SPORŮ

13.1 Veškerá vzájemná práva a povinnosti Poskytovatele a Objednatele vyplývající z této Smlouvy se budou řídit právem České republiky. Veškeré spory, které vzniknou z uzavřených smluv nebo v souvislosti s nimi a které se nepodaří vyřešit přednostně smírnou cestou, budou rozhodovány obecnými soudy.

14. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

14.1 Tato Smlouva a právní vztahy vzniklé z této Smlouvy se řídí zejména občanským zákoníkem a dalšími právními předpisy ČR.

14.2 Poskytovatel bere na vědomí, že městská část Praha 2 je na základě ustanovení § 2 odst. 1 a ustanovení § 4 zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, subjektem povinným poskytovat na žádost třetí osoby informace, vztahující se k působnosti městské části Praha 2.

14.3 Smluvní strany podpisem této smlouvy potvrzují, že jsou seznámeny s tím, že tato smlouva podléhá povinnosti uveřejnění v registru smluv podle zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv).

14.4. Tuto Smlouvu lze měnit, doplňovat nebo rušit pouze písemně, není-li v této Smlouvě uvedeno jinak. V případě změny či doplnění dohodou se vyžaduje písemný dodatek k této Smlouvě.

14.5 V případě, že se některé ustanovení této Smlouvy stane neplatným či ne vymahatelným, zůstávají ostatní ustanovení i nadále v platnosti, ledaže právní předpis stanoví jinak. Smluvní strany se zavazují takové neplatné či nevymahatelné ustanovení nahradit jiným, odpovídajícím účelu ustanovení neplatného či nevymahatelného.

14.6 Smluvní strany se dohodly na tom, že smlouva se podepisuje elektronicky.

15. PŘÍLOHY

Nedílnou součástí této Smlouvy jsou přílohy:

Příloha č. 1 – Cenová kalkulace (shoduje se s přílohou č. 2 Výzvy - Krycí list nabídky) Příloha č. 2 – Ujednání o ochraně osobních údajů

V Praze dne 19.8.2024 V Praze dne 26.8.2024

za Objednatele za Poskytovatele

Xx. Xxx Xxxxx Xxx. Xxxx Xxxxx

místostarosta člen správní rady

Městská část Praha 2 Systematic a.s.

Položka A: Do ceny jsou započítány všechny související náklady na straně Dodavatele spojené s přebíráním, přepravou a zaevidováním dokumentů, dále pak cena obsahuje náklady na archivační a převozní boxy.

Položka B: Do ceny jsou započítány náklady na označením a tříděním dokumentů, skenování a bezpečné uložení digitálních obrazů dokumentů dle zákona. Zadavatel požaduje převedení fyzického fondu Odboru živnostenského ´do jednotného digitálního formátu (struktura datové věty, metadata…). Přesná specifikace výstupního formátu bude specifikována v dokumentu Specifikace služeb viz čl. 3 přílohy č. 1 Výzvy.

Položka C: Do ceny jsou započítány náklady na provoz, údržbu a zpřístupnění webové evidenční aplikace na straně účastníka.

Cenová kalkulace – závazná cenová nabídka pro průběžnou fakturaci realizovaných služeb: Zadavatel předpokládá rovnoměrné čerpání služeb v čase, ale může se v průběhu trvání Smlouvy změnit. Předpokládaný objem dokumentů pro uložení je 250 bm/rok, frekvence předávání dokumentů a fakturace provedených služeb je 1 x za čtvrtletí

Služba	Parametr služby	Doba poskytová ní	Xxxx v Kč bez DPH	Cena v Kč včetně DPH
Služby uložení dokumentů, služby komerční spisovny	1 bm	1 měsíc	25,30 Kč	30,61 Kč
Digitalizační služby	1 strana A4		4,95 Kč	5,99 Kč
Provoz webové evidenční aplikace pro správu el. archivu)	min. 20 uživatelů, plný přístup	1 měsíc	2 000 Kč	2 420 Kč

Cenová kalkulace – indikativní nacenění součinnosti účastníka při ukončení smlouvy (není předmětem hodnocení):

Služba	Parametr služby	Doba poskytování	Cena v Kč bez DPH	Cena v Kč včetně DPH
Doprava a předání	1 bm	Dle podmínek	230 Kč	278 Kč
dokumentace		pro ukončení
z archivu zpět		smlouvy
zadavateli

Příloha č. 2 Smlouvy – Ujednání o ochraně osobních údajů

UJEDNÁNÍ O OCHRANĚ A ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

S ohledem na předmět této Smlouvy (Xxxxxxx o poskytování služeb provozní digitalizace archivu živnostenského odboru) smluvní strany předpokládají, že Poskytovatel bude v rámci plnění této Smlouvy zpracovávat osobní údaje, zejména o osobní údaje občanů a/nebo smluvních partnerů správce Toto ujednání obsahuje rovněž ujednání o zpracování osobních údajů dle čl. 28 podle NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o

ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES, v platném znění (dále jen „Nařízení GDPR“)

Nařízení GDPR, mezi objednatelem jako správcem osobních údajů a poskytovatelem ve smyslu smlouvy jako zpracovatelem osobních údajů, uvedená níže.

OBECNÉ ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Objednatel jako správce osobních údajů pověřuje poskytovatele jako zpracovatele osobních údajů zpracováváním osobních údajů v rozsahu nezbytném pro plnění Smlouvy a výhradně za účelem vyplývajícím z účelu smlouvy.

Povinnosti poskytovatele týkající se ochrany osobních údajů se poskytovatel zavazuje plnit i po

zániku účinnosti Smlouvy.

Poskytovatel je povinen postupovat při zpracování osobních údajů v souladu s touto smlouvou a Nařízením GDPR, a zpracovávat osobní údaje výlučně pro účel a v rozsahu, ve kterém mu byly předány a při zpracování postupovat jako odborník s řádnou péčí tak, aby neporušil žádné ustanovení Nařízením GDPR, či jiného právního předpisu nebo nezpůsobil skutečnost, která by znamenala porušení Nařízení GDPR, či jiného právního předpisu objednatelem.

V případě ukončení této smlouvy je Poskytovatel povinen předat objednateli protokolárně veškeré hmotné nosiče obsahující osobní údaje a smazat veškeré osobní údaje v elektronické podobě v jeho dispozici, neobdrží-li poskytovatel od objednatele písemně jiné pokyny.

Poskytovatel je povinen dbát, aby žádná osoba neutrpěla újmu na svých právech, zejména na právu na zachování lidské důstojnosti, a také dbát na ochranu osobních údajů osob před neoprávněným zasahováním do soukromého a osobního života.

Poskytovatel se zavazuje dodržovat všechny povinnosti, které mu jako zpracovateli osobních údajů vyplývají z nařízení GDPR, jakož i z interních předpisů objednatele a rozhodnutí či doporučení nebo stanovisek vydaných pro Objednatele příslušným orgánem státní správy, s nimiž byl seznámen, a to včetně rozhodnutí či stanovisek nebo doporučení vydaných v budoucnu.

Za účelem plnění povinností v souvislosti s ochranou a zpracováním osobních údajů dle smlouvy se objednatel zavazuje bezodkladně po jejich obdržení poskytovat poskytovateli jakákoliv rozhodnutí či doporučení nebo stanoviska vydaná příslušným orgánem státní správy.

Poskytovatel je povinen zajistit, že zpracovávání osobních údajů probíhá v souladu s Nařízením GDPR i v tom smyslu, že v případě, že je podle Nařízení GDPR či jiného příslušného právního předpisu vyžadováno jakékoli oznámení nebo jiný úkon vůči Úřadu pro ochranu osobních údajů či jinému správnímu orgánu, upozorní na tuto skutečnost objednatele v dostatečném předstihu a v případě, že tím objednatel poskytovatele pověří a zmocní, zajistí provedení těchto úkonů.

Pokud poskytovatel zjistí, že objednatel porušuje povinnosti stanovené Nařízením GDPR, je povinen jej na to neprodleně upozornit.

V případě, kdy je ze strany Úřadu pro ochranu osobních údajů či jiného správního orgánu provedena kontrola zpracování osobních údajů poskytovatelem či v případě zahájení správního řízení ze strany Úřadu pro ochranu osobních údajů či jiného správního orgánu ve vztahu k zpracování osobních údajů poskytovatelem, je poskytovatel tuto skutečnost povinen okamžitě oznámit objednateli a poskytnout mu veškeré informace o průběhu a výsledcích této kontroly, resp. průběhu a výsledcích takového procesu, včetně kopií veškeré dokumentace (kontrolní protokol, zpráva o přijatých opatřeních k nápravě, atp.).

Poskytovatel není oprávněn osobní údaje jím zpracovávané či k nimž mu byl umožněn přístup žádným způsobem ukládat, kopírovat, tisknout, opisovat, činit z nich výpisky či opisy či je pozměňovat, pokud toto není nezbytné pro plnění jeho povinností dle této Smlouvy.

Poskytovatel je dále povinen řádně vypořádávat požadavky a nároky vznesené subjekty údajů.

Poskytovatel je povinen umožnit objednateli na vyžádání kontrolu dodržování povinností dle této přílohy smlouvy, zejména přístupy do prostor, v nichž jsou osobní údaje uchovávány, předložení seznamu osob s přístupem k osobním údajům či doložení, že veškeré osoby přistupující k osobním údajům splňují požadavky pověřené osoby. Poskytovatel je rovněž povinen umožnit objednateli přístup do databáze s osobními údaji předáním přístupových údajů, a to vždy jednorázově na základě konkrétní žádosti objednatele.

ROZSAH ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Poskytovatel bude zpracovávat osobní údaje pouze v rozsahu nezbytném pro plnění této Smlouvy

a pro výkon práv a povinností poskytovatele dle smlouvy.

Zpracování osobních údajů je poskytovatel povinen provádět pouze v následujícím rozsahu nezbytně nutném pro plnění práv a povinností poskytovatele dle Smlouvy:

− identifikační údaje (zejména jméno a příjmení, datum narození a akademický titul);

− kontaktní údaje (zejména e-mailová adresa, telefonní číslo);

− údaje související s pracovním poměrem (zejména údaje o plnění pracovních povinností a pracovním zařazení);

− údaje o využívání služeb.

ZÁRUKY O TECHNICKÉM A ORGANIZAČNÍM ZABEZPEČENÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ EVIDOVANÝCH OSOB

Poskytovatel je povinen zabezpečit v rozsahu služeb poskytovaných dle této smlouvy řádnou technickou a organizační ochranu zpracovávaných osobních údajů způsobem stanoveným v Nařízení GDPR či v jiných právních předpisech.

Poskytovatel je povinen při zpracování osobních údajů zajistit ochranu osobních údajů minimálně na takové úrovni, aby byly dodrženy veškeré záruky o technickém a organizačním zabezpečení osobních údajů uvedené níže v této příloze smlouvy.

Poskytovatel se zavazuje přijmout taková opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému ani nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich úplné ani částečné změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům či sdružení s jinými osobními údaji, či k jinému neoprávněnému zpracování v rozporu se Smlouvou. Poskytovatel zároveň užije taková opatření, která umožní určit

a ověřit, komu byly osobní údaje předány. Tato povinnost platí i po ukončení zpracování osobních údajů.

Poskytovatel se za účelem ochrany osobních údajů zavazuje zajistit zejména, že:

− přístup k osobním údajům bude umožněn výlučně pověřeným osobám, které budou v pracovněprávním, příkazním či jiném obdobném poměru k Poskytovateli, budou předem prokazatelně seznámeny s povahou osobních údajů a rozsahem a účelem jejich zpracování a budou povinny zachovávat mlčenlivost o všech okolnostech, o nichž se dozví v souvislosti se zpřístupněním osobních údajů a jejich zpracováním a dále budou prokazatelně poučeny o dalších povinnostech, které jsou povinny dodržovat tak, aby nedošlo k porušení Nařízení GDPR či jiných právních předpisů (dále jen „pověřené osoby“). Splnění těchto povinností zajistí Poskytovatel vhodným způsobem, zejména vydáním svých vnitřních předpisů, příp. prostřednictvím zvláštních smluvních ujednání;

− poskytovatel nesvěří zpracování osobních údajů jakékoliv třetí osobě bez předchozího písemného souhlasu poskytovatele a vždy vhodným způsobem zajistí, že jeho zaměstnanci a jiné osoby, které budou zpracovávat osobní údaje na základě smlouvy s poskytovatelem, budou zpracovávat osobní údaje pouze za podmínek a v rozsahu poskytovatelem stanoveném a odpovídajícím této příloze smlouvy a za podmínek Nařízení GDPR, zejména zajistí zachování mlčenlivosti o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů, a to i pro dobu po skončení zaměstnání nebo příslušných prací pověřených osob;

− při zpracování osobních údajů budou osobní údaje uchovávány výlučně na zabezpečených serverech nebo na zabezpečených nosičích dat a s využitím programového vybavení tak, aby byl vyloučen neoprávněný či nahodilý přístup k osobním údajům ze strany jiných osob než pověřených zaměstnanců Poskytovatele, jedná-li se o osobní údaje v elektronické podobě;

− při zpracování osobních údajů v jiné, než elektronické podobě budou osobní údaje uchovány v objednatelem poskytnutých objektech a místnostech s náležitou úrovní zabezpečení, do kterých budou mít přístup výlučně pověřené osoby, a bude vedena řádná evidence o pohybu dokumentů obsahujících osobní údaje;

− přístup k osobním údajům bude pověřeným osobám umožněn výlučně pro účely zpracování osobních údajů v rozsahu a za účelem stanoveným touto smlouvou. Přístup bude umožněn na základě přístupových kódů či hesel, tak aby byl každý přístup zaznamenán; osobní údaje budou pravidelně zálohovány;

Poskytovatel se zavazuje na písemnou a odůvodněnou žádost objednatele přijmout v přiměřené lhůtě další záruky za účelem technického a organizačního zabezpečení osobních údajů, zejména přijmout taková opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům.

Poskytovatel se zavazuje zpracovat a dokumentovat přijatá a provedená technicko-organizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů v souladu s Nařízením GDPR a jinými právními předpisy, přičemž zajišťuje, kontroluje a odpovídá zejména za:

− plnění pokynů pro zpracování osobních údajů specialisty poskytovatele, které mají bezprostřední přístup k osobním údajům,

− zabránění neoprávněným osobám přistupovat k osobním údajům a k prostředkům pro jejich zpracování,

− zabránění neoprávněnému čtení, vytváření, kopírování, přenosu, úpravě či vymazání záznamů obsahujících osobní údaje a opatření, která umožní určit a ověřit, komu byly osobní údaje zpřístupněny nebo předány.

V případě zjištění porušení záruk dle této přílohy smlouvy je poskytovatel povinen zajistit stav odpovídající zárukám neprodleně poté, co zjistí, že záruky porušuje, nejpozději však do tří (3) pracovních dnů poté, co je k tomu objednatelem vyzván.

V oblasti automatizovaného zpracování osobních údajů je poskytovatel v rámci opatření podle předchozích odstavců povinen také:

− zajistit, aby systémy pro automatizovaná zpracování osobních údajů používaly pouze pověřené osoby,

− zajistit, aby fyzické osoby oprávněné k používání systémů pro automatizovaná zpracování osobních údajů měly přístup pouze k osobním údajům odpovídajícím oprávnění těchto osob, a to na základě zvláštních uživatelských oprávnění zřízených výlučně pro tyto osoby,

− pořizovat elektronické záznamy, které umožní určit a ověřit, kdy, kým a z jakého důvodu byly osobní údaje zaznamenány nebo jinak zpracovány, a zabránit neoprávněnému přístupu k datovým nosičům.

DOBA ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ A ODPOVĚDNOST POSKYTOVATELE

Poskytovatel bude osobní údaje zpracovávat po dobu účinnosti Smlouvy.

Po uplynutí doby zpracování osobních údajů podle této přílohy smlouvy mohou být osobní údaje poskytovatelem zpracovávány pouze v nezbytném rozsahu a výhradně za účelem ochrany práv a právem chráněných zájmů objednatele a poskytovatele, nebo jiné dotčené osoby.

Poskytovatel jednotlivé osobní údaje zlikviduje, jakmile pomine účel, pro který byly osobni údaje zpracovávány.

Poskytovatel odpovídá subjektům údajů za škodu a nemajetkovou újmu způsobenou porušením povinnosti poskytovatele v souvislosti se zpracováním osobních údajů. Poskytovatel dále odpovídá objednateli za škodu a nemajetkovou újmu způsobenou vznikem povinnosti objednatele hradit v souvislosti se zpracováním osobních údajů na základě smlouvy nebo v souvislosti s ní jakoukoli náhradu škody a nemajetkové újmy subjektu osobních údajů nebo pokutu Úřadu pro ochranu osobních údajů či jinému správnímu orgánu v důsledku porušení povinností uložených poskytovateli zákonem nebo smlouvou.

Poskytovatel se zavazuje trvale vyhodnocovat plnění zákonných povinností souvisejících se zpracováním osobních údajů při provozu infrastruktury a průběžně navrhovat veškerá nezbytná opatření a změny ujednání o zpracování osobních údajů, které zajistí řádné plnění veškerých povinností poskytovatele souvisejících s ochranou osobních údajů.

Doložka

potvrzující, že byly splněny podmínky platnosti právního úkonu, ve smyslu ust. § 43 zákona č. 131/2000 Sb., o hlavním městě Praze, ve znění pozdějších předpisů

Zveřejněno: od / do /

Schváleno odsouhlaseno usnesením ZMČ RMČ č. 477 ze dne 12.8. 2024

vedoucí odboru: Xxx. Xxxx Xxxxxx

……………………………………….

podpis

Nehodící se škrtněte