Podmínky pro výběr organizátora
Podmínky pro výběr organizátora
V Praze dne: 24. 01. 2023
1 Úvodní informace
Předmětem zveřejněného výběrového řízení je nalézt organizátora pro akce pořádané Klubem agility ČR v roce 2023. Jmenovitě se jedná o následující akce:
- 1. Kvalifikační závod pro JOAWC (25. - 26.3.2023)
- 2. Kvalifikační závod pro JOAWC (6. - 7.5.2023)
- 1. Kvalifikační závod na Mistrovství republiky lokalita Čechy (20. - 21.5.2023)
- 1. Kvalifikační závod na Mistrovství republiky lokalita Morava (20. - 21.5.2023)
- 1. Kvalifikační závod na IMCA, EO, MS (22. - 23.4.2023)
- 2. Kvalifikační závod na IMCA, EO, MS (3. - 4.6.2023)
- 2. Kvalifikační závod na Mistrovství republiky lokalita Čechy (17. - 18.6.2023)
- 2. Kvalifikační závod na Mistrovství republiky lokalita Morava (17. - 18.6.2023)
- Mistrovství republiky (9. -10.9.2023)
- Mistrovství republiky mládeže (2. - 3. 9. 2023)
- Mistrovství republiky Paraagility (termín zatím nebyl stanoven a je možné jej upravit po dohodě s vybraným organizátorem)
Hlavním úkolem organizátora je zajistit v souladu se schválenými podmínkami a podepsanou smlouvou zejména organizační přípravu a bezproblémový průběh jednotlivých Klubových akcí.
Uchazeči o organizaci klubových akcí musí vzít v potaz, že Klub má podepsanou dohodu s partnery Klubu týkající se zajištění podpory organizace jednotlivých akcí zejména ve smyslu poskytnutí cen pro jednotlivé akce. Uchazeč má právo sehnat si pro organizaci jednotlivých akcí za jejichž organizaci bude v případě výběru zodpovědný další partnery a sponzory, v případě že tak učiní musí jeho zapojení provést po konzultaci s Výborem KAČR.
2 Základní požadavky na organizátora klubových akcí:
Uchazeč o pozici organizátora musí splňovat následující základní požadavky:
a) věk min. 21 let;
b) dostatečné zkušenosti s organizací a pořádáním závodů – za dostatečné organizační schopnosti je považováno uvedení minimálně 3 zkušeností s organizací sportovní akce, které se účastnilo nejméně 100 závodníků. Zkušenosti s organizací sportovních akcí uvede uchazeč v textu své nabídky.
c) disponovat základním organizačním týmem o počtu minimálně 2 členů, kteří budou zajišťovat celkovou koordinaci pořádání akce a budou hlavními kontaktními osobami pro Výbor. Minimálně dva z členů organizačního týmu musí prokázat zkušenosti s organizací alespoň jedné sportovní akce, které se účastnilo nejméně 100 sportovců. Uchazeč splnění uvedeného požadavku uvede v textu své nabídky krátkým textem, popisujícím složení organizačního týmu a jeho zkušeností.
3 Vybavení a materiál poskytnutý ze strany Klubu agility ČR
Klub agility ČR se zavazuje poskytnout pro organizaci jednotlivých akcí následující základní vybavení, a materiál, který má k dispozici:
d) Zajištění účasti zvolených rozhodčí (oslovení rozhodčích a komunikaci s jednotlivými rozhodčími)
e) Dodání kompletní sady ocenění pro jednotlivé akce (medaile, granule, případně další ceny jako jsou poháry v případě MR apod.)
f) Zajištění administrace přihlášek a kontroly plateb startovného;
g) Dodání sady startovních čísel pro označení závodníků;
h) Prezentaci příslušné akce na sociálních sítích Klubu. Pro jednotlivé akce bude Klubem vytvořena Facebooková událost, která bude zpřístupněna vybranému organizátorovi pro zveřejňování informací pro závodníky.
i) Propagační bannery a plachty partnerů Klubu pro umístění v areálu, ve kterém bude akce pořádána.
Nad rámec základního vybavení může Klub v případě potřeby dále poskytnout následující vybavení (dopravu vybavení si musí uchazeč případně zajistit sám):
a) 2x Kompletní sadu překážek odpovídajících reglementu FCI (Galican) – Klub disponuje dvěma kompletními sadami překážek, které je možné poskytnout v případě, že uchazeč nemá vlastní kvalitní překážky. V případě, že bude uchazeč uvažovat s využitím překážek Klubu, bude k nabízené ceně připočtena částka odpovídající pronájmu překážek ve výši 8000 Kč za jeden závodní den. Sada obsahuje:
o 2x kladina
o 2x áčko
o 2x houpačka
o 2x zeď
o 2x kruh
o 2x dálka
o 36 x skoková překážka
o 2x slalom
o 2x tunel 5m
o 2x tunel 4m
o 4x tunel 6m
o 30x zátěže k tunelům
o 2x sada čísel
b) 2x rozkládací stan
c) 2x skládací stůl
d) 1x pivní set (stůl s lavicemi)
j) Zajištění časomíry a zpracování výsledků pro pořádanou akci – v případě, že není uchazeč schopen zajistit časomíru a zpracování výsledků z akce o jejíž organizaci se uchází, je Klub připraven se zajištěním této části organizace akce pomoci. V takovém případě bude k nabídkovému rozpočtu připočtena částka, která bude potřeba na zajištění časomíry a zpracování výsledků.
4 Požadavky na zajištění akce uchazečem
Xxxxxxx je povinen zajistit zejména následující:
k) Zajištění organizačního týmu v počtu minimálně 2 osob, které budou zodpovědné za komunikaci s Výborem, celkovou organizaci akce a zajištění všech dále uvedených požadavků na organizaci akce. Organizátor musí zajistit, že v místě pořádání akce budou přítomni minimálně 2 členové organizačního týmu z nichž jeden bude zodpovědný za komunikaci s rozhodčími akce a „péči o rozhodčí“.
l) Zajištění dopravy zahraničních rozhodčích na místo konání akce a zajištění ubytování rozhodčích.
Doprava zahraničních rozhodčí na místo konání akce je předpokládána z letiště Praha nebo Vídeň v pátek v den před zahájením závodu, doprava zpět na letiště v neděli večer, případně v pondělí dopoledne po skončení závodu. Náklady na dopravu nebudou zahrnuty do rozpočtu na pořádání akce
a budou uhrazeny samostatně na základě předloženého cestovního výkazu dle platných sazeb
cestovních náhrad pro rok 2023.
V případě ubytování musí uchazeč zajistit ubytování pro všechny rozhodčí, kteří jsou u dané akce
uvedeni v databázi xxx.xxxx.xxxx. Náklady na ubytování uhradí přímo Klub agility ČR, uchazeč tedy
náklady na ubytování do rozpočtu započítávat nebude.
m) Zajištění občerstvení a stravy pro všechny rozhodčí v průběhu akce. Náklady na občerstvení budou
hrazeny přímo Klubem agility a uchazeč je tudíž nebude započítávat do rozpočtu na pořádání akce. Úkolem organizátora je zajistit po dohodě s Klubem pro všechny rozhodčí odpovídající občerstvení a
stravu v průběhu celého dne včetně večeře.
n) Zajištění povolení / souhlasu místních samosprávných orgánů s pořádáním akce, pokud je to dle místních vyhlášek potřeba (včetně hygieny apod.)
o) Zajištění prostor pro organizaci a zázemí závodu. Minimální požadavek je prostor pro dva parkury včetně zázemí pro časomíru a rozhodčí (minimum plac 2x 25x45 m pro parkury a prostor 2 x 10 x 2 m pro zázemí časomíry, výsledků a rozhodčí, vhodné ohraničení prostoru minimálně páskou. V případě kvalifikačních závodů JOAWC a Mistrovství ČR mládeže je minimální požadavek prostor pro jeden parkur o rozměru 25 x 45 m a prostor pro zázemí časomíry, výsledků a rozhodčí. Uchazeč jako součást nabídky předloží vyplněnou tabulku, která tvoří přílohu č. 1 zadávacích podmínek. Do tabulky uvede, jaký prostor v rámci své nabídky nabízí, s jakým zázemím a vybaveností. Uchazeč může nabídnout prostor s menšími rozměry, než jsou výše uvedené. Klub si v tomto případě vyhrazuje právo takovou nabídkou nepřijmout, případně upřednostnit jinou nabídku s vyhovující velikostí prostoru.
p) Zajištění týmu pomocníků v minimálním počtu 12 osob pro každý parkur. Pro každý běh musí být k dispozici minimálně následující pomocníci:
o 1x vedoucí organizace parkuru (zodpovědná osoba, která bude zajišťovat že u daného parkuru budou vždy k dispozici pomocníci v potřebném počtu).
o 1x pomocník hlásící informace pro závodníky
o 1x pomocník měřící záložní čas stopkami (může být totožný s organizátorem parkuru nebo osobou hlásící informace pro závodníky)
o 1x zapisovatel výsledků do PC (může být totožný s organizátorem parkuru nebo osobou hlásící informace pro závodníky)
o 1x zapisovatel kontrolních výsledků do papírového formuláře (může být totožný s organizátorem parkuru nebo osobou hlásící informace pro závodníky)
o 1x pomocník zajišťující řádné a včasné řazení závodníků na startu (naháněč)
o 3x pomocníci pro zvedání tyček a úpravu parkuru v průběhu běhů
Ostatní pomocníci do celkového počtu 12 pomocníků jsou určeni k průběžnému vystřídání pomocníků pro jednotlivé běhy. Jako podporu pro získání pomocníků obdrží organizátor paušální částku ve výši 900 Kč na jednoho pomocníka na jeden závodní den (700 Kč odměna pomocníkovi, 200 Kč příspěvek na stravu). Celkem tak organizátorovi bude vyplacena částka 10 800 Kč za jeden závodní den. Tato částka bude vyplacena všem organizátorům bez rozdílu na to, zda pomocníci budou danou činnost vykonávat zdarma (např. v rámci brigády pro místní klub, který se o organizaci uchází) či nikoliv a nezapočítává se do celkového nabídkového rozpočtu.
q) Zajištění časomíry, ozvučení a zpracování výsledků. Pro každý parku je potřeba zajistit:
bezdrátového
o 1x ozvučení v podobě jedné reprobedny a mikrofonu
o 1x časomíru schopnou zaznamenávat čas závodních týmů s přesností minimálně na setiny, displej pro zobrazení výsledného času závodního týmu.
o PC / notebook pro zapisování výsledků do informačního systému pro zpracování výsledků
o Systém pro zpracování a prezentaci startovních listin a výsledků. Systém musí splňovat následující požadavky:
▪ Online prezentace startovních listin a výsledků pro možnost prohlížení s využitím mobilních telefonů, tabletů apod.
▪ Možnost tištění startovních listin a výsledků pro případ výpadku signálu, problémy s online přenosem apod. (organizátor je pro tyto potřeby povinen zajistit tiskárnu s připojením k počítači pro zajištění tisku startovních listin a výsledků), tiskárnu je možné nahradit monitory, pokud je systém pro zpracování výsledků schopen pracovat i v off-line modu
5 Zpracování nabídkové ceny za pořádání akce:
Uchazeč ve své nabídce uvede částku, za kterou je ochoten příslušnou akci, o kterou se uchází, pořádat. Nabídková cena za organizaci akce musí obsahovat:
• náklady na pronájem areálu, včetně veškerých souvisejících nákladů jako je sociální zařízení,
elektrická přípojka dle požadované kapacity, úklid areálu. Areál musí splňovat minimální požadavky specifikované v příloze 1.
• náklady na technické zajištění závodu v podobě zajištění časomíry, zpracování a prezentaci výsledků,
zajištění ozvučení. V případě, že uchazeč není schopen zajistit tyto body vlastními silami, zajistí zpracování výsledků a zapůjčení časomíry Klub agility. V tomto případě bude k nabídkové ceně připočtena částka nákladů na zajištění ze strany Klubu.
• náklady na organizační zajištění závodu včetně odměny organizátorovi a jakýchkoliv dalších nákladů, které souvisí s organizačním zajištěním závodu, včetně spotřebního materiálu apod.
Uchazeč ve své nabídce uvede celkovou částku za zajištění organizace předmětného závodu rozčleněnou na:
- cenu za pronájem areálu
- odměnu organizátorovi
- všechny ostatní náklady související s organizací akce
6 Podmínky pro podání nabídek
Nabídky lze podat písemně prostřednictvím České pošty (doporučeným dopisem) na korespondenční adresu Klubu agility ČR, případně e-mailem na adresu xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx.
Lhůta pro podání nabídek končí dne 17. 02. 2023. O datu doručení rozhoduje poštovní razítko. Na nabídky doručené po tomto termínu nebude brán zřetel a nebudou hodnoceny.
2.4 Každá nabídka musí obsahovat minimálně následující údaje:
A. Kontaktní údaje na předkladatele nabídky
B. Popis zkušeností předkladatele nabídky s organizací závodů / sportovních akcí
C. Popis organizačního týmu a jeho zkušeností
D. Popis naplnění požadavků na zázemí s využitím tabulky v příloze č. 1
X. Xxxxxxxxxx částku, za kterou je uchazeč příslušnou akci ochoten zorganizovat Vzorová osnova nabídky je přílohou č. 2 těchto podmínek.
Pokud bude organizátor podávat nabídku na více akcí uvede část D. a E vždy samostatně pro každou akci a náležitě uvedené údaje označí tak, aby bylo zřejmé, jaké akce se nabídka, případně příslušná část nabídky týká.
Pokud bude uchazeč podávat nabídky poštou, doporučujeme podat nabídku v uzavřené obálce označené jménem a adresou a kontaktním telefonem uchazeče a textem „Nabídka na organizaci Akcí Klubu 2023“.
7 Dotazy a dodatečné informace k podmínkám pro výběr pořadatelů
V případě jakýchkoliv dotazů či nejasností se mohou uchazeči obrátit na Klub agility na adrese xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx. Odpovědi na případné dotazy budou zveřejněny na webových stránkách Klubu agility ve stejné sekci, jako úvodní podmínky. Zpráva o zveřejnění doplňujících informací bude rovněž uvedena mezi aktualitami a na FB profilu Klubu. Doporučujeme poroto všem zájemcům průběžně sledovat výše uvedené zdroje informací.
8 Postup a způsob hodnocení nabídek
Otevírání obálek a vyhodnocení podaných nabídek provede Výbor na svém zasedání do středy 23. 2. 2023.
Komise nejprve zkontroluje splnění základních náležitostí podaných nabídek a vyřadí nevyhovující nabídky. Zbývající nabídky budou posuzovány dle následujícího klíče:
Bod nabídky: | Váha v celkovém hodnocení | Způsob hodnocení daného kritéria |
Nabídková cena za organizaci závodu | 30 % | Bodové hodnocení bude provedeno matematickým přepočtem V rámci dílčího hodnotícího subkritéria „Nabídková cena“ bude zadavatel hodnotit celkovou výši nabídkové ceny v Kč. Za výhodnější bude považována nabídka s nižší nabídkovou cenou. Výsledný počet bodů bude přepočten matematickým přepočtem podle vzorce: nejvýhodnější nabídka s nejnižší cenou ( 𝑥100) 𝑥 0,3 cena v hodnocené nabídce |
Bodové ohodnocení kvality nabízeného zajištění organizace akce získané na základě vyplnění tabulky v příloze č. 1 | 70 % | V rámci dílčího hodnotícího subkritéria „Bodové hodnocení kvality nabízeného zajištění organizace bude zadavatel hodnotit celkovou výši přidělených bodů na základě vyplnění tabulky v příloze č. 1. Za výhodnější bude považována nabídka s vyšším počtem bodů. Výsledný počet bodů bude přepočten matematickým přepočtem podle vzorce: nejvýhodnější nabídka s vejvyšším počtem bodů ( 𝑥100) 𝑥 0,7 počet bodů hodnocené nabídky |
Celkový výsledný počet bodů hodnocené nabídky bude stanoven součtem obou výše uvedených bodových hodnocení.
Po posouzení a vyhodnocení nabídek bude zveřejněno:
r) seznam došlých nabídek;
s) seznam nabídek, které splnily základní náležitosti;
t) bodové ohodnocení jednotlivých nabídek;
u) informace o výsledku hodnocení a výběru nejvhodnější nabídky.
S vybraným uchazečem bude následně sepsána smlouva o zajištění organizace akce.
9 Přílohy
Příloha č. 1 - Tabulka minimálních požadavků na organizaci jednotlivých akcí a bodovací tabulka kvality zázemí.
Příloha č. 2 – vzorová osnova nabídky