VŠEOBECNÉ PODMÍNKY KOMERČNÍ PREZENTACE ISSS 2016

VŠEOBECNÉ PODMÍNKY KOMERČNÍ PREZENTACE ISSS 2016

ČLÁNEK I.

Pro účely tohoto dokumentu se rozumí: Konference ISSS „akcí“ nebo „konferencí“. Organizátoři konference TRIADA, spol. s r. o., Xxxxxxx Obec & finance, Český zavináč, o. s., PONCA spol. s r. o., a to v libovolném seskupení „pořadatelem“, pokud jsou zmiňováni jednotlivě, nebo „pořadateli“, pokud jsou zmiňováni v li­ bovolném seskupení.

ČLÁNEK II.

ROZSAH SLUŽEB

1. Stánek

a. Výstavní plocha pro umístění stánku je přidělována na základě závazné objednávky a po zaplacení zálohové faktury.

x. Xxxxxxxxx není povinen vyhovět případnému požadavku objednavatele na umístění jeho expozice.

c. Umístění stánku sdělí pořadatel objednavateli nejpozději do 30 dnů od ter­ mínu uzávěrky přihlášek k firemní prezentaci dne 31. 1. 2016.

d. Přidělenou výstavní plochu nesmí objednavatel, a to ani z části nebo na omezený časový úsek, přenechat třetí osobě bez předchozího písemného souhlasu pořadatele.

e. Objednavatel je oprávněn propagovat své výrobky pouze na vlastní expo­ zici, exponáty, propagační předměty ani vybavení nesmí přesahovat půdo­ rys stánku. Vylepování propagačních nebo informačních letáků je možné pouze uvnitř stánku, vnější stěny stánku nejsou součástí pronajaté expozice. Přenášení nebo převážení firemních poutačů do ostatních částí konferenční­ ho objektu (včetně jeho bezprostředního okolí anebo přednáškových sálů), rozsev letáků, vylepování propagačních a informačních materiálů mimo vlastní expozici a další formy propagace objednavatele mimo objednaný prostor anebo v rozporu s uzavřenou smlouvou nejsou dovoleny.

x. Xxxxxxxxxxxx nesmí svojí prezentací omezovat ostatní vystavovatele a rušit probíhající přednášky a vystoupení v sálech (např. hlukem, světelnými efek­ ty, promítáním na objekty mimo stánek apod.).

g. Ve stáncích je zakázáno nabízet ostatním účastníkům konference ve větší míře alkohol nebo návykové látky, kouřit a používat otevřený oheň. Zároveň je zcela zakázáno nabízet alkohol nebo jiné návykové látky širšímu okruhu předem neurčených návštěvníků.

x. Xxxxxx je tvořen stěnami a základním vybavením specifikovaným v jednotli­ vých variantách v aktuální verzi dokumentu Nabídka firemní prezentace na konferenci ISSS. Tyto varianty tvoří základní objednávku a v nich specifiko­ vané vybavení nelze ani na přání objednavatele snižovat nebo odebírat. Vybavení nad rámec jednotlivých variant je možno objednat za podmínek obsažených v témže dokumentu.

2. Prezentační panel

a. Prezentační panel je určen pro vylepení propagačních nebo informačních letáků objednavatele.

b. Prostor před a za panelem není součástí pronájmu.

3. Pronájem vybavení stánku – mobiliář

a. Objednavatel převezme mobiliář od pořadatele společně se stánkem a pře­ dá jej zpět po skončení akce. O předání a převzetí bude sepsán předávací a přejímací protokol.

b. Objednavatel zodpovídá za případnou ztrátu a poškození předaného mo­ biliáře a vybavení stánku.

4. Vystavovatelské průkazy

a. Vystavovatelský průkaz je vydáván objednavateli, který splní veškeré pod­ mínky účasti na akci.

b. Vystavovatelský průkaz opravňuje jednu osobu ke vstupu na akci a k ode­ brání stravovacích poukázek v obvyklém rozsahu a množství. Vystavovatel­ ský průkaz neopravňuje k odebrání materiálů určených pro účastníky akce.

c. Vystavovatelské průkazy se vydávají v místě akce v době instalace expozic, a to osobě uvedené v objednávce, popřípadě jejímu zástupci.

d. Hlavním partnerům se vydávají vystavovatelské průkazy předem, nejdříve však 7 dní před zahájením akce.

e. Vystavovatelé jsou povinni nosit v průběhu akce vystavovatelský průkaz vy­ plněný a na viditelném místě. Bez vystavovatelského průkazu není dovoleno setrvávat v prostorách konání akce.

f. V případě ztráty vystavovatelského průkazu je objednavatel povinen tuto skutečnost neprodleně ohlásit pořadateli, který za úhradu vystaví duplikát.

g. V případě porušení všeobecných podmínek nebo při závažném porušení dů­ stojnosti akce si pořadatel vyhrazuje právo na odebrání průkazu bez náhrady.

5. Parkovací karty

a. Parkovací karty jsou vydávány den před akcí v počtu dle objednávky nebo smlouvy. Parkovací karty nelze doobjednat.

b. Držitel parkovací karty červené barvy má parkovací místo vyhrazeno po celou dobu konání akce.

c. Držitel parkovací karty zelené barvy má parkovací místo vyhrazeno vždy do 9.00 hod. po oba dny konání akce.

6. Tištěné materiály pro účastníky

a. Objednavatel má nárok na bezplatné zveřejnění základního zápisu a loga v katalogu vystavovatelů.

b. Údaje v katalogu jsou převzaty z formuláře, který je součástí objednávky. Za nepřesnosti v katalogu vzniklé chybným vyplněním formuláře objednava­ telem nenesou pořadatelé odpovědnost. V případě nedodání podkladů ve stanoveném termínu bude zveřejněna pouze adresa objednavatele uvede­ ná v objednávce nebo smlouvě.

c. Logo ke zveřejnění v katalogu předá objednavatel pořadateli společně s ob­ jednávkou nebo smlouvou, a to v tiskové kvalitě, písmo převedené do křivek.

d. Objednavatel odpovídá za vhodnost dodaných podkladů pro daný účel. Použití vícebarevné fotografie není doporučeno a veškerá rizika s tím souvi­ sející nese objednavatel.

7. Tiskoviny

a. Objednavatel má nárok na zařazení informačního letáku do oficiálních do­ kumentů pro účastníky v rozsahu dle objednávky nebo smlouvy.

b. Další distribuce materiálů mezi účastníky (rozdávání, zakládání na stoly) v průběhu akce není dovolena. Distribuce ostatních tiskovin objednavatele je možná pouze na místě k tomu určeném a pouze po předchozí dohodě s pořadatelem.

8. Pronájem konferenčních prostor

a. Objednavatel je povinen striktně dodržovat vymezenou dobu přednášky a dbát pokynů moderátora dozorujícího příslušný sál nebo konferenční prostor.

b. Pokud je součástí pronájmu služba připojení k internetu, je k dispozici přípoj­ ka „Basic“ dle bodu IV. 4. a za podmínek uvedených v Článku IV.

ČLÁNEK III.

VÝSTAVBA A INSTALACE EXPOZIC

1. Instalace expozic bude probíhat v odpoledních hodinách jeden den před zahájením akce. Pokyny pro stavbu a instalaci expozic obdrží objednavatel nejdéle do 7 dnů před konáním akce.

ČLÁNEK IV.

PŘIPOJENÍ K INTERNETU

1. Připojení k internetu je realizováno prostřednictvím připojení k lokální počítačové síti pořadatele (LAN) nebo k bezdrátové síti (WLAN).

2. Technické parametry koncové přípojky LAN

a. Konektor RJ45, rychlost 10/100 Mbit/s, protokol TCP/IP.

x. Xxxxxxxxx neveřejná IP adresa.

c. Přístup do internetu je přes firewall/proxy s podporou standardních proto­ kolů (http, https, ftp, pop3).

3. Konkrétní parametry koncové přípojky budou objednavateli sděleny při předání expozice. Konfiguraci koncového zařízení provádí objednavatel.

4. Varianty připojení k internetu

a. Přípojka „LAN Basic“ – umožňuje připojení jednoho PC a přidělení jedné IP adresy. Není dovoleno připojovat aktivní prvky (hub, switch, router…) nebo jakýmkoliv jiným způsobem připojovat další zařízení nad rámec počtu zakoupených přípojek.

b. Přípojka „LAN Profi“ – umožňuje připojení více zařízení a přidělení po­ třebného počtu IP adres dle dohody s pořadatelem. Veškerá připojovaná zařízení musí být schválena pořadatelem. Ve standardní konfiguraci ob­ sahuje jednu koncovou přípojku bez aktivního prvku.

c. Přípojka „WLAN“ – umožňuje připojení zařízení k bezdrátové síti.

5. Požadavky na nestandardní konfiguraci služby je nutné konzultovat s po­ řadatelem nejpozději 7 dní před konáním akce. Jejich splnění závisí na možnostech pořadatele.

6. Objednavateli je zakázáno jakýmkoliv způsobem narušovat provoz LAN a WLAN.

7. Za zabezpečení připojených zařízení proti škodlivému software je plně zodpovědný objednavatel. Pořadatel nenese žádnou zodpovědnost za případné škody způsobené nedostatečným zabezpečením zařízení objed­ navatele.

8. Objednavatel je povinen umožnit na výzvu pořadatele kontrolu při­ pojených zařízení a upravit konfiguraci dle požadavků pořadatele, případně odstranit jiné zjištěné nedostatky. Pokud objednavatel nepro­ dleně nevyhoví požadavkům pořadatele, má pořadatel právo odpojit objednavatele od LAN nebo WLAN, a to bez náhrady.

9. Požadavky na technickou podporu LAN a WLAN uplatňuje objedna­ vatel v kontaktním místě pořadatele. Technická podpora v době přípra­ vy expozic bude poskytována ve vyhrazených hodinách, které budou uvedeny v pokynech pořadatele pro instalaci expozic.

10. U této služby není garantována kapacita pro koncové přípojky.

11. Dostupnost a kvalita připojení WLAN závisí na místních podmínkách a může se lišit v závislosti na lokalitě koncového zařízení. V případě pře­ kročení technických parametrů bezdrátové sítě může dojít ke snížení kvality služby nebo k omezení dostupnosti.

12. Pořadatel neodpovídá za případné výpadky připojení LAN a WLAN k internetu.

ČLÁNEK V.

PLATEBNÍ PODMÍNKY

1. Objednavatel uhradí cenu dle objednávky nebo smlouvy na základě zá­ lohové faktury se splatností 10 dnů od data vystavení, nejpozději však 21 dnů před konáním akce. Po obdržení platby v plné výši vystaví pořadatel daňový doklad.

2. Dnem splatnosti se rozumí den, ke kterému je příslušná částka připsána na účet pořadatele.

3. Pokud není platba uhrazena ve lhůtě splatnosti, vyhrazuje si pořadatel prá­ vo odmítnout poskytnutí sjednaného plnění.

4. V případě doobjednání mobiliáře stánků, popřípadě dalších služeb pří­ mo v místě konání konference, proběhne platba v hotovosti při převzetí objednávky.

5. V případě zrušení objednávky nejpozději 21 dnů před konáním akce je ob­ jednavateli účtován storno poplatek ve výši 25 % z celkové ceny. V případě zrušení objednávky později než 21 dnů před konáním akce činí storno po­ platek 100 % celkové ceny sjednaného plnění.

6. Je­li objednavatel v prodlení s úhradou svých závazků vzniklých na základě objednávky nebo smlouvy, popřípadě vzniklých následně doobjednáním dalšího plnění v souvislosti s účastí a prezentací na konferenci, je objedna­ vatel povinen zaplatit pořadateli smluvní pokutu ve výši 0,5 % z neuhrazené částky za každý den prodlení.

ČLÁNEK VI.

UZÁVĚRKY

1. Termíny uzávěrek jsou definovány smlouvou, případně objednávkou a na­ bídkou firemní prezentace.

2. Pořadatel negarantuje možnost doobjednání mobiliáře, popřípadě dalších služeb, přímo v místě konání konference.

3. Pořadatel si vyhrazuje právo zastavit při naplnění kapacity konferenčních prostor příjem objednávek i před uplynutím termínu uzávěrek pro jednotlivé služby.

ČLÁNEK VII.

ODPOVĚDNOST ZA ŠKODY

1. Objednavatel odpovídá za dodržování bezpečnostních a požárních před­ pisů a za další škody způsobené jeho jednáním nebo jednáním jím pověře­ ných osob (úmyslným i neúmyslným), včetně škod způsobených nevhodným použitím lokální počítačové sítě nebo jiného zařízení.

2. V případě poškození stánku, poškození nebo ztráty předaného mobiliáře, popřípadě vzniku jiných škod zaviněných objednavatelem, uhradí objed­ navatel pořadateli způsobenou škodu na základě faktury se splatností do 14 dnů po skončení akce. Nedodržení tohoto termínu bude objednavateli sankcionováno smluvní pokutou ve výši 10 % způsobené škody za každý den prodlení.

3. Případné závady na propagačních cedulích a transparentech, které jsou součástí dodávky služeb, pořadatel:

a. v případě zjištění závady při předávce odstraní do zahájení akce,

b. v případě poškození v průběhu akce odstraní do 60 minut od nahlášení.

4. Pořadatel neodpovídá objednavateli ani jeho spoluvystavovatelům, zaměst­ nancům a spolupracujícím osobám za ztrátu, zničení či jakékoliv poškození exponátů, vybavení a zařízení stánku, zboží, obalů a balicího materiálu, odložené věci na stánku, bez ohledu na to, zda se zničení či jiné poškození stalo před zahájením, během či po skončení akce. Pořadatel též neodpo­ vídá za poškození či odcizení vozidel, a to ani těch zaparkovaných na místech rezervovaných parkovací kartou, neboť předmětem plnění je pouze zajištění parkovacího místa, nikoliv následná ostraha. Objednavatel bere na vědomí, že je povinen uhradit případné škody způsobené pořadateli, dalším vystavovatelům nebo třetím osobám.

5. Pojištění exponátů ani jiných předmětů ve vlastnictví objednavatele není součástí dodávky služeb.

6. Pořadatel neručí za neplnění v důsledku zásahu vyšší moci, při výpadku energií mimo objekt konferenčního centra, v případě teroristického útoku nebo jiného trestného činu, vandalismu a v dalších případech, kdy nebylo plnění možné z důvodů neležících na straně pořadatele.

7. Objednavatel se zavazuje zdržet se v průběhu akce v místě jejího konání a okolí jakýchkoliv dalších aktivit, neuvedených v objednávce nebo smlouvě, které vedou nebo mohou vést k prezentaci objednavatele, jeho produktů nebo služeb účastníkům konference mimo prostory definované v objednáv­ ce nebo smlouvě.

8. Objednavatel se zavazuje zdržet se jakéhokoliv jednání, které by mělo za následek poškození důstojnosti a prestiže akce, třetích osob nebo narušení dobrých mravů.

9. V případě porušení pravidel dle bodu VII. 7 zaplatí objednavatel pořadateli cenu plnění dle ceníku pořadatele, která odpovídá nesjednané aktivitě ob­ jednavatele. Objednavatel je povinen na výzvu pořadatele takovou aktivitu okamžitě ukončit a případně odstranit veškeré následky s touto aktivitou spojené. Platba bude uhrazena na základě faktury splatné 14 dnů po skon­ čení akce.

10. V případě porušení ustanovení dle bodu VII. 7 nebo VII. 8 zaplatí objedna­ vatel pořadateli smluvní pokutu ve výši 10 000 Kč za každé jednotlivé po­ rušení pravidel. Smluvní pokuta bude uhrazena na základě faktury splatné do 14 dnů po skončení akce. Tím není dotčeno právo pořadatele na úhradu způsobené škody a případně i na ukončení účasti objednavatele na akci.

ČLÁNEK VIII.

OSTATNÍ UJEDNÁNÍ

1. Zvláštní ujednání uvedená ve smlouvách mají přednost před pravidly uvede­ nými v těchto všeobecných podmínkách.

2. Kontaktní místo pořadatele bude uvedeno v pokynech pro instalaci expozic.

3. Objednavatel souhlasí s uvedením svého jména nebo obchodní firmy a kon­ taktních informací ve sborníku konference, interních materiálech pořadatele, propagačních materiálech týkajících se pořádání konference a dalších ročníků, poskytnutí jména nebo obchodní firmy a případných kontaktů dalším objednavatelům – vystavovatelům, sponzorům, spolupořadatelům a osobám, které mají vztah ke konferenci či k budoucím konferencím, a to dle uvážení pořadatele za předpokladu využití těchto informací způsobem důstojným a odpovídajícím běžnému obchodnímu styku.

4. Pořadatel neposkytuje seznamy účastníků konference s ohledem na znění zákona o ochraně osobních údajů.

Aktuální znění Všeobecných podmínek komerční prezentace naleznete na

XXX.XXXX.XX.