Všeobecné obchodní podmínky pro použití Systému Datarios
Všeobecné obchodní podmínky pro použití Systému Datarios
Verze 10-2023
dle z. č. 121/2000 Sb., autorského zákona, v platném znění (dále jen „autorský zákon“) a dle z. č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, v platném znění (dále jen „OZ“)
Před vytvořením uživatelského účtu, použitím nebo instalací Systému Datarios si pečlivě přečtěte tyto všeobecné obchodní podmínky (dále jen „VOP“).
VYTVOŘENÍM UŽIVATELSKÉHO ÚČTU, POUŽITÍM WEBOVÉ, DESKTOPOVÉ NEBO MOBILNÍ APLIKACE VYJADŘUJETE SOUHLAS S TÍM, ŽE BUDETE VÁZÁNI PODMÍNKAMI TOHOTO SMLUVNÍHO UJEDNÁNÍ. POKUD S PODMÍNKAMI SMLUVNÍHO UJEDNÁNÍ NESOUHLASÍTE, UŽIVATELSKÝ ÚČET NEVYTVÁŘEJTE ANI SLUŽBU NEPOUŽÍVEJTE.
I. Definice
Provozovatelem Systému Datarios je společnost K – system. CZ s.r.o., se sídlem Třebíč – Podklášteří, U Kuchyňky 180/2, PSČ 674 01, zapsána v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Brně pod sp. zn. C 56909.
Systém Datarios se skládá z těchto částí:
- webová část Systému Datarios, provozovaná ve formě webových stránek, dostupných v internetovém prohlížeči na adrese xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xx (dále jen „Webová aplikace Datarios“).
- desktopová část Systému Datarios, kterou je možné si stáhnout prostřednictvím webové stránky xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xx a provozovat ji na desktopovém zařízení s podporovaným operačním systémem společně s ERP systémem třetí strany (dále jen „Desktopová aplikace Datarios“).
- mobilní část Systému Datarios, kterou je možné instalovat pomocí služeb AppStore nebo GooglePlay, a provozovat ji na mobilním zařízení (dále jen „Mobilní aplikace Datarios“).
Mobilní aplikaci Datarios může Uživatel používat teprve po registraci Uživatele ve Webové
aplikaci Datarios a po získání přihlašovacích údajů.
Systém Datarios slouží k zautomatizování některých účetních procesů, práci s účetními doklady a jako univerzální komunikační kanál mezi informačními (ERP) systémy třetích stran, zejména pro přenos účetních dokladů mezi jednotlivými ERP systémy stejných nebo odlišných poskytovatelů.
ERP systém je ERP systém nebo účetní systém ve formě webové, desktopové nebo mobilní aplikace provozovaný třetí stranou, který je Odběratel oprávněn užívat na základě ujednání mezi Odběratelem a třetí stranou (dále jen „ERP systém“).
Odběratelem je každá fyzická nebo právnická osoba, která odpovídá definici podnikatele dle
§ 420 a násl. OZ, jejíž oprávněný zástupce vytvoří uživatelský účet s využitím identifikačních údajů takové osoby (dále jen „Odběratel“).
Uživatelem Systému Datarios je každá fyzická osoba, která je Odběratelem nebo které je Odběratelem nebo jiným Uživatelem zřízen uživatelský účet. (dále jen „Uživatel“).
II. Úvodní ustanovení
1. Tyto VOP upravují podmínky užívání Systému Datarios provozovaného Provozovatelem.
2. Vytvoření prvního uživatelského účtu Odběratele spočívá v zadání přihlašovacího jména (e-mailové adresy) a hesla a vyplnění údajů o Odběrateli a osobě oprávněné jednat za Odběratele, a jejich následné ověření skrze jedinečný kód zaslaný do datové schránky Odběratele. Pro vytvoření prvního uživatelského účtu Odběratele je nezbytné mít zřízenu datovou schránku a povolen příjem poštovních datových zpráv.
3. Osoba oprávněná jednat za Odběratele, která zřídila první uživatelský účet se stává Uživatelem s oprávněním administrátora.
III. Licenční ujednání
1. Systém Datarios je ve smyslu autorského zákona autorským dílem, kdy majetková práva k dílu je v souladu s autorským zákonem oprávněn vykonávat Provozovatel.
2. Provozovatel uděluje Odběrateli omezenou, osobní, nepřenosnou, nevýhradní licenci k používání Systému Datarios.
3. Toto licenční ujednání upravuje užívání jakýchkoli aktualizací Systému Datarios, kterými Provozovatel nahradí nebo doplní původní Systém Datarios, pokud taková aktualizace nebude spojena se samostatnou licencí, kdy by měly přednost podmínky samostatné licence.
4. Uživatelé nejsou oprávněni užívat Systém Datarios jakýmkoli způsobem, který by jakkoli narušoval práva Provozovatele. Provozovatel si vyhrazuje veškerá práva, která Uživatelům nebyla výslovně udělena.
5. Tato smlouva neuděluje Odběrateli ani Uživatelům žádná oprávnění ve spojení
s ochrannými známkami Provozovatele.
IV. Práva a povinnosti Odběratele
1. Odběratel je oprávněn prostřednictvím Systém Datarios přijímat a odesílat elektronické účetní doklady, ukládat je, evidovat a importovat či exportovat data do nebo ze Systému Datarios, případně do nebo z dalších aplikací a služeb poskytovaných Provozovatelem nebo ERP systémů, a to v rozsahu, v jakém to Systém Datarios rozsahem svých funkcí umožňuje.
2. Odběratel je dále oprávněn pracovat s účetními doklady (schválení Uživateli v několika úrovních, vytěžení dokladu, import dat, archivace aj.) v rozsahu v jakém to Systém Datarios umožňuje. Funkcionality Systém Datarios jsou neustále vyvíjeny. Některé funkce Systém Datarios pro práci s účetním dokladem mohou být omezeny v případě přijetí nebo vystavení účetního dokladu v nekompatibilním formátu nebo v důsledku jeho odeslání či přijetí mimo uživatelské rozhraní Systém Datarios.
3. Automatizované odesílání a přijetí dokladu mezi Odběrateli prostřednictvím uživatelského rozhraní Systém Datarios je podmíněno vzájemným souhlasem odesílajícího a přijímajícího Odběratele (v systémech označováno jako „navázání partnerství“). Navázáním partnerství Odběratel souhlasí s použitím dokladu v elektronické podobě dle § 26 odst. 3 zákona o dani z přidané hodnoty.
4. Akci navázání partnerství lze kdykoliv odvolat. Vytvořením účtu je pro účely fakturace úplaty za užívání Systém Datarios navázáno partnerství mezi Odběratelem a Provozovatelem.
5. Vygenerování dokladů, příjem dokladů (uložení dokladů do Uživateli přidělené kapacity cloudového uložiště) a jakoukoli práci s dokladem provádí ERP systém podle dat vložených vyhotovitelem nebo příjemcem dokladu. Provozovatel neručí za pravost a správnost dokladu ani jeho jednotlivých částí.
6. Odběratel nesmí Systém Datarios pronajímat, půjčovat, distribuovat ani pro ni udělovat dílčí licence či jakýmkoli jiným způsobem ji poskytovat k užívání třetím osobám. Odběratel je oprávněn vytvořit uživatelský účet pro dalšího Uživatele. Provozovatel tímto uděluje Uživateli licenci za podmínek dle čl. III. tohoto smluvního ujednání.
7. Provozovatel je oprávněn bez předchozího oznámení zrušit účet Uživatele nebo jinak zamezit užívání Systém Datarios Uživatelem (nebo všemi Uživateli Odběratele), o kterém se lze důvodně domnívat, že porušuje tyto VOP, nebo používá Systém Datarios v rozporu s obecně závaznými právními předpisy, dobrými mravy a obecně uznávanými etickými a morálními principy a obecně uznávanými pravidly používání služeb poskytovaných prostřednictvím sítě internet nebo dokonce k páchání či napomáhání trestné činnosti, přestupků či jiných deliktů.
8. Provozovatel je oprávněn zrušit účet Uživatele, pokud je takový účet neaktivní déle než 3 měsíců.
9. Uživatelský účet lze zrušit ke sjednanému dni na základě písemné žádosti Odběratele doručené Provozovateli.
10. Zrušením všech uživatelských účtů Odběratele dochází k ukončení veškerých služeb
v Systému Datarios a současně k vymazání veškerých dat ze Systému Datarios.
V. Odpovědnost za vady
1. Provozovatel nenese odpovědnost za soulad náležitostí vygenerovaných dokladů s obecně závaznými právními předpisy a za správnost a úplnost dalších výstupů ERP systémů třetích stran.
2. Provozovatel neodpovídá za vady ani škody, či ztráty dat, způsobené při využívání Systému Datarios, nebo jejími výstupy, pokud byly způsobeny nepřesným vytěžením dokladů, Uživatelem, třetími osobami nebo překážkami vzniklými nezávisle na vůli Provozovatele, zejm. za vady či škody způsobené nesprávným užíváním Systém Datarios, neodborným zásahem do Systém Datarios, do systémového programového
vybavení a prostředí, způsobené zavirováním lokální sítě Uživatele nebo jeho počítačů počítačovými viry, popř. útokem hackerů nebo jiným obdobným vnějším zásahem, nebo vzniklé v důsledku poškození způsobeného nesprávnou funkcí programů jiných výrobců instalovaných v zařízení Uživatele. Chybová hlášení a jiné obdobné projevy, které nemají vliv na funkčnost a užívání a nezpůsobují podstatné odchylky od sjednaných vlastností Systém Datarios se nepovažují za vadu software.
3. Provozovatel nenese odpovědnost za zobrazení informací na uživatelském zařízení a za dostupnost Systém Datarios v jakémkoliv čase a místě. Webový Systém Datarios může Uživatele odkázat na jiné webové stránky, přičemž Provozovatel není v žádném ohledu odpovědný za dostupnost nebo jiné aspekty.
VI. Ochrana osobních údajů
1. Provozovatel shromažďuje a chrání veškeré poskytnuté osobní údaje v souladu se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, v platném znění (dále jen
„ZZOU“) a nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“).
2. Pro účely aktivace služby a komunikace s Uživatelem v rámci poskytování Systém Datarios Provozovatel zpracovává identifikační údaje Odběratele a Uživatele, registrovanou e-mailovou adresu a kontaktní telefonní číslo sdělené mu Uživatelem nebo Odběratelem. Uživatel zřízením uživatelského účtu uděluje souhlas Provozovateli, jakožto správci, se zpracováním jeho osobních údajů. Způsoby zpracování jsou zejména shromažďování, vyhledávání, používání, uchovávání, doplňování, úprava, zpřístupňování, blokování a likvidace. Doba zpracování osobních údajů je doba, po kterou má Uživatel za účelem využívání Aplikace aktivní uživatelský účet.
3. Zpracování osobních údajů Uživatele se děje také za účelem zasílání informací souvisejících se Systémem Datarios (případně i dalších systémech, které jsou užívány pod stejným uživatelským účtem), souvisejících s vývojem legislativy dotýkající se Systému Datarios a pro marketingové účely Provozovatele, tj. nabízení výrobků a služeb, včetně zasílání informací o pořádaných akcích, výrobcích a jiných aktivitách, jakož i zasílání obchodních sdělení prostřednictvím elektronických prostředků, a to po dobu, po kterou má uživatel aktivní uživatelský účet s tím, že k těmto údajům mohou být přiřazeny i další údaje.
4. Uživatel zřízením uživatelského účtu dává Provozovateli souhlas s přijímáním obchodních sdělení dle zákona č. 480/2004 Sb., v platném znění. Uživatel tento souhlas může kdykoli odvolat zasláním písemné žádosti o ukončení zasílání obchodních sdělení provozovateli na adresu Provozovatele
5. Uživatel souhlasí s tím, že Provozovatel může shromažďovat a využívat technické údaje a související informace, mimo jiné včetně technických informací o zařízení uživatele, systému a aplikačním softwaru a periferních zařízeních, které jsou pravidelně sbírány s cílem usnadnit poskytování aktualizací softwaru, podpory produktů a dalších služeb souvisejících s aplikacemi. Provozovatel může tyto informace využívat, dokud jsou ve formě, která Uživatele osobně neidentifikuje, k vylepšení svých produktů nebo k poskytování služeb či technologií, a to pouze po nezbytně dlouhou dobu.
6. Uživatel zřízením uživatelského účtu souhlasí s tím, že veškeré zde poskytnuté údaje mohou být Provozovatelem (správcem) poskytnuty jeho mateřské společnosti, dceřiným společnostem, nebo jiným subjektům v rámci koncernu.
7. Uživatel zřízením uživatelského účtu souhlasí s využitím statistických informací v databázi, tj. souhrnem veškerých dat nacházejících se v Systému Datarios (netýká se osobních údajů Uživatele), a to pro obchodní, marketingové a jiné účely Provozovatele nebo pro obchodní a jiné účely partnerů Provozovatele.
8. Souhlasy platí rovněž pro správcem pověřené zpracovatele.
9. Uživatel bere na vědomí, že poskytnutí údajů je dobrovolné, že svůj souhlas může bezplatně kdykoliv na adrese správce odvolat, že má právo přístupu k osobním údajům a právo na opravu těchto osobních údajů, blokování a opravu nesprávných nebo nepřesných osobních údajů, jejich likvidaci atd. Uživatel si je vědom, že v případě odvolání souhlasu se zpracováním jeho osobních údajů nemůže Provozovatel zajistit správnou funkčnost Systému Datarios.
10. Uživatel má právo svůj souhlas (v případech, kde zpracování osobních údajů probíhá na základě souhlasu) se zpracováním poskytnutých osobních údajů kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů však není možné v rozsahu a pro účely plnění zákonné povinnosti Provozovatelem. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním. Odvolání souhlasu též nemá vliv na zpracování osobních údajů, které správce zpracovává na základě jiného právního základu, než je souhlas (tj. zejména je‐li zpracování nezbytné pro splnění smlouvy, právní povinnosti či z jiných důvodů uvedených v platných právních předpisech). Odvolat souhlas lze zasláním písemné žádosti na adresu Provozovatele.
11. Uživatel má dále právo:
a. Být informován o zpracování svých osobních údajů
b. Požadovat od Provozovatele přístup k jeho osobním údajům
c. Na opravu poskytnutých osobních údajů
d. Na výmaz poskytnutých osobních údajů
e. Na omezení zpracování osobních údajů
f. Podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky xxxxx://xxx.xxxx.xx/
12. V případě, že by se Uživatel domníval, že Provozovatel provádí zpracování jeho osobních údajů, které je v rozporu s ochranou jeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s příslušnými právními předpisy, zejména jsou-li Osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může:
• požádat Provozovatele o vysvětlení, a to formou písemné žádosti
• vznést námitku proti zpracování, a to formou písemné žádosti, aby Provozovatel zajistil odstranění takto vzniklého stavu. Provozovatel o námitce neprodleně rozhodne a informuje Uživatele. Nevyhoví-li Provozovatel námitce, má Uživatel právo obrátit se přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů.
13. Provozovatel je oprávněn v případě opakované a nedůvodné žádosti o poskytnutí fyzické kopie zpracovávaných osobních údajů účtovat přiměřený poplatek za administrativní náklady s tím spojené.
14. Odběratel bere na vědomí, že ostatním Uživatelům Systému Datarios mohou být prostřednictvím Systému Datarios zobrazeny skutečnosti týkající se kredibility
Odběratele dostupné z veřejných seznamů a rejstříků, jako je vstup Odběratele do likvidace, zahájení insolvenčního řízení, označení Odběratele jako nespolehlivého plátce, jakož i informace získané o Odběrateli od ostatních Uživatelů nebo používáním Systému Datarios Uživateli (reference apod.).
15. Problematiku ochrany osobních údajů dále podpůrně upravují obecné Zásady ochrany osobních údajů, které jsou uvedeny na webových stránkách Provozovatele, a to na xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxx-xxxxxxxx-xxxxx/
VII. Údržba Systému Datarios
1. Z důvodu snahy o maximální kvalitu služeb poskytovaných prostřednictvím Systému Datarios je nutné provádět nepravidelnou údržbu. Odběratel bere na vědomí, že v době provádění údržby není Systém Datarios dostupný, Provozovatel může provádět úpravy, přidávat nové funkce a vlastnosti.
VIII. Závěrečná ustanovení
1. Vytvořením prvního uživatelského účtu Odběratele dochází ke vzniku smlouvy mezi Provozovatelem a Odběratelem. Obsah smlouvy tvoří tyto VOP. Vytvořením prvního uživatelského účtu souhlasí Odběratel s tímto Smluvním ujednáním ve znění platném ke dni vytvoření uživatelského účtu.
2. Tyto VOP se uzavírají na dobu neurčitou a zanikají zrušením všech účtů, zánikem Odběratele nebo Provozovatele bez právního nástupce.
3. Je-li některá část tohoto Smluvního ujednání neplatná, nemá to vliv na platnost ostatních ujednání tohoto Smluvního ujednání, smluvní vztahy tímto Smluvním ujednáním neupravené, se budou řídit příslušnými ustanoveními OZ. Smluvní strany výslovně vylučují ustanovení § 557 OZ.
4. Tyto VOP mohou být Provozovatelem jednostranně měněny, a to vždy s účinností k uplynutí 14denní lhůty ode dne zveřejnění oznámení o změně smluvního ujednání na xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xx a zasláním zprávy s oznámením na uživatelský účet Uživatele s oprávněním administrátora prostřednictvím Systému Datarios nebo prostřednictvím emailu na registrovanou emailovou adresu. Odběratel má právo takovou změnu Smluvního ujednání písemně odmítnout a všechny své uživatelské účty zrušit.
5. VOP jsou zveřejněny na webových stránkách Provozovatele a v tištěné podobě je
k dispozici na adrese sídla Provozovatele.
6. VOP jsou platné od 1. 10. 2023