Uveřejněno v Registru smluv

MMK/SML/ /2019

Uveřejněno v Registru smluv

Dne: ID smlouvy: Účinnost smlouvy dne:

SMLOUVA O DÍLO

na realizaci a technickou podporu
ekonomického informačního systému pro příspěvkové organizace

uzavřená podle ust. § 2586 a násl. zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (dále jen „občanský zákoník“ nebo „OZ“)

Číslo smlouvy objednatele: MMK/SML/………/2019

Číslo smlouvy dodavatele: …doplní uchazeč

I.
Smluvní strany

statutární město Karviná

se sídlem: Fryštátská 72/1, 733 24 Karviná

IČO: 00297534

DIČ: CZ00297534

zastoupená: Ing. Xxxxx Xxxxxx, primátorem

k podpisu oprávněn: XXXx. Xxxx Xxxxxxxxx, MPA, vedoucí Odboru organizačního na základě pověření ze dne 2. 1. 2018

Osoba oprávněná jednat ve věcech smluvních týkající se této smlouvy (kontaktní osoba):

vedoucí oddělení informačních služeb

Osoba oprávněná jednat ve věcech technických týkající se této smlouvy (kontaktní osoba):

zaměstnanci oddělení informačních služeb

(dále jen „objednatel“)

a

…doplní uchazeč

se sídlem: …doplní uchazeč

IČO: …doplní uchazeč

DIČ: …doplní uchazeč

zastoupená: …doplní uchazeč

bankovní spojení: …doplní uchazeč

číslo účtu: …doplní uchazeč

Zapsaná v obchodním rejstříku vedeném …doplní uchazeč, oddíl …doplní uchazeč, vložka …doplní uchazeč.

Osoba oprávněná jednat ve věcech smluvních týkající se této smlouvy (kontaktní osoba):

…doplní uchazeč

Osoba oprávněná jednat ve věcech technických týkající se této smlouvy (kontaktní osoba):

…doplní uchazeč

(dále jen „dodavatel“)

uzavřeli níže uvedeného dne, měsíce a roku tuto Smlouvu o dílo (dále jen „Smlouva“)

II.
Předmět plnění

1. Dodavatel se touto smlouvou zavazuje zajistit realizaci Ekonomického informačního systému pro příspěvkové organizace a jejich odloučená pracoviště uvedené v příloze č. 1 (dále jen „dílo“) a následně poskytovat k dodanému dílu technickou podporu dále specifikovanou v čl. IX této smlouvy.

2. Předmětem plnění dle této smlouvy je dodávka, instalace, naprogramování, nasazení, oživení, zaškolení obsluhy a další služby související s realizací intranetového systému vč. dodání návodů na obsluhu, licence, licenční protokoly nebo certifikáty prokazující legálnost použitých SW (dále jen „dodávka systému“) a následné poskytování služeb technické podpory k dodanému systému za podmínek dále stanovených v této smlouvě. Podrobný technický a technologický popis jednotlivých součástí předmětu plnění pro dodávku systému je uveden v příloze č. 2 „Technická specifikace“, která tvoří nedílnou součást smlouvy. Dodavatel je při provádění díla podle této smlouvy povinen postupovat v souladu s podmínkami tak, jak byly stanoveny v zadávací dokumentaci. Předmětem plnění dle tohoto bodu je také úprava SW konfigurace systému po zkušebním provozu na základě požadavku objednatele.

3. Objednatel se zavazuje provedené dílo od dodavatele převzít a zaplatit za ně dodavateli cenu podle čl. IV. této smlouvy.

III.
Doba plnění

1. Doba plnění podle této smlouvy je stanovena takto:

1. Předimplementační analýza, implementace (instalace, konfigurace a školení) a předání do zkušebního provozu: do 31.10.2019

2. Zkušební provoz: 01.11.2019 – 10.12.2019

3. Vypořádání připomínek ze zkušebního provozu a předání do ostrého provozu: do 20.12.2019

4. Poskytování rozšířené (post-implementační) podpory: po dobu 180 dní od předání do ostrého provozu v celkovém rozsahu 60 hodin

5. Poskytování technické podpory: od 01.01.2020 na dobu neurčitou

2. Objednatel může zasílat požadavky na úpravu SW konfigurace dodavateli průběžně po celou dobu zkušebního provozu, nejpozději však poslední den zkušebního provozu.

3. Dodavatel splní svou povinnost provést dodávku systému jeho řádným ukončením a předáním objednateli do ostrého provozu. Termínem dokončení díla se rozumí oboustranné odsouhlasení předávacího protokolu po úpravě SW konfigurace po zkušebním provozu.

IV.
Cena

1. Smluvní strany se dohodly celkové ceně za řádně provedené dílo takto:

1. Cena za dodávku systému dle čl. III, odst. 1, písm. a) až d):

Cena bez DPH: … doplní uchazeč Kč

DPH: … doplní uchazeč Kč

Cena včetně DPH: … doplní uchazeč Kč

2. Cena za poskytování služeb technické podpory k dodanému systému dle čl. XI, odst. 1, písm. a) až c):

Cena bez DPH: … doplní uchazeč Kč / měsíčně

DPH: … doplní uchazeč Kč / měsíčně

Cena včetně DPH: …doplní uchazeč Kč / měsíčně

3. Cena za poskytování služeb rozvoje systému dle čl. XI, odst. 1, písm. d):

Cena bez DPH: …doplní uchazeč Kč / hodinu

DPH: …doplní uchazeč Kč / hodinu

Cena včetně DPH: …doplní uchazeč Kč / hodinu

2. Cena za dodávku systému je stanovena dodavatelem na základě položkového rozpočtu, který je součástí jeho nabídky. Zjištěné odchylky, vynechání, opomnění, chyby a nedostatky položkového rozpočtu (neboli Cenová kalkulace) nemají vliv na smluvní cenu díla, na rozsah díla ani na další ujednání smluvních stran v této smlouvě.

3. Jednotkové ceny uvedené v položkovém rozpočtu jsou cenami pevnými po celou dobu realizace díla.

4. Položkový rozpočet tvoří přílohu č. 3 této smlouvy.

5. Příslušná sazba daně z přidané hodnoty (DPH) bude účtována dle platných předpisů ČR v době zdanitelného plnění. Za správnost stanovení příslušné sazby daně z přidané hodnoty nese veškerou odpovědnost dodavatel.

6. Cena díla podle odst. 1 je cenou nejvýše přípustnou a může být změněna jen dodatkem smlouvy z níže uvedených důvodů:

1. před nebo v průběhu realizace díla dojde ke změnám daňových předpisů majících vliv na cenu díla; v takovém případě bude cena upravena dle sazeb daně z přidané hodnoty platných ke dni zdanitelného plnění,

2. v případě víceprací, služeb a dodávek požadovaných objednatelem a neobsažených v zadávací dokumentaci,

3. v případě méněprací,

4. zvýšení ceny služeb technické podpory k dodanému systému o průměrnou roční míru inflace zveřejněné Českým statistickým úřadem, nebo jiným úřadem tento nahrazujícím, za uplynulý kalendářní rok.

2. Dodavateli vzniká právo na zvýšení sjednané ceny teprve v případě, že změna bude schválena smluvními stranami formou uzavření dodatku ke smlouvě. Bez platného
   a účinného dodatku ke smlouvě o dílo nemá dodavatel právo na úhradu ceny za dodatečné dodávky a služby.

3. Důvodem pro změnu ceny díla není plnění dodavatele, které bylo vyvoláno jeho prodlením při provádění díla, vadným plněním, chybami a nedostatky v položkovém rozpočtu, pokud jsou tyto chyby důsledkem nepřesného nebo neúplného ocenění soupisu dodávek a služeb dle položkového rozpočtu.

V.
Platební podmínky

1. Objednatel neposkytuje dodavateli zálohy.

2. Podkladem pro úhradu ceny budou faktury, které budou mít náležitosti daňového dokladu podle zákona o DPH.

3. Dodavatel bude fakturovat cenu za:

1. dodávku díla dle čl. IV, odst. 1, písm. a) po jeho řádném předání.

2. poskytování služeb technické podpory dle čl. IV, odst. 1, písm. b) vždy za uplynulý kalendářní měsíc.

3. poskytování služeb rozvoje systému dle čl. IV., odst. 1, písm. c) po dokončení a řádném předání poskytnuté služby.

4. Splatnost faktury je 21 dnů ode dne jejího doručení objednateli. Dnem uskutečnění zdanitelného plnění v případě dodávky systému je den předání a převzetí díla.

5. Kromě náležitostí stanovených platnými právními předpisy pro daňový doklad je dodavatel povinen ve faktuře uvést i tyto údaje:

1. číslo smlouvy objednatele, IČO objednatele,

2. předmět smlouvy, tj. text „Ekonomický informační systém pro MDK, RKK, SSK, Juventus“, nebo „Technická podpora ekonomického informačního systému pro MDK, RKK, SSK, Juventus“ s uvedením období, za který je technická podpora fakturována,

6. Objednatel je oprávněn vadnou fakturu před uplynutím lhůty splatnosti vrátit druhé smluvní straně bez zaplacení k provedení opravy v těchto případech:

1. nebude-li faktura obsahovat některou povinnou nebo dohodnutou náležitost nebo bude-li chybně vyúčtována cena za dílo,

2. budou-li vyúčtovány práce, které nebyly provedeny či nebyly potvrzeny oprávněným zástupcem objednatele.

7. Ve vrácené faktuře objednatel vyznačí důvod vrácení. Dodavatel provede opravu vystavením nové faktury. Vrátí-li objednatel vadnou fakturu dodavateli, přestává běžet původní lhůta splatnosti. Celá lhůta splatnosti běží opět ode dne doručení nově vyhotovené faktury objednateli.

8. Povinnost zaplatit cenu za dílo je splněna dnem odepsání příslušné částky z účtu objednatele.

VI.
Předání a převzetí díla

1. Dílo je provedeno, je-li ukončeno a protokolárně předáno. Objednatel převezme dílo bez výhrad, nebo s výhradami poté, co se s dílem řádně seznámil. Pokud je to k řádnému provedení díla třeba, je dílo dokončeno až úspěšným provedením dohodnutých zkoušek a předáním zápisu o jejich provedení.

2. Dílo bude dodavatelem předáno a objednatelem převzato na základě shodných prohlášení stran v protokolu o předání a převzetí díla, který bude obsahovat:

1. označení předmětu díla,

2. označení objednatele a dodavatele díla,

3. číslo a datum uzavření smlouvy o dílo včetně čísel a dat uzavření jejích dodatků,

4. datum ukončení záruky na dílo,

5. termín zahájení a dokončení prací na zhotovovaném díle,

6. seznam převzaté dokumentace,

7. prohlášení objednatele, že dílo přejímá bez výhrad, nebo s výhradami zjevných vad,

8. datum a místo sepsání protokolu,

9. seznam případných ojedinělých drobných vad, které samy o sobě ani ve spojení s jinými nebrání užívání díla funkčně nebo esteticky, ani jeho užívání podstatným způsobem neomezují,

10. lhůtu pro odstranění drobných vad podle písm. i) tohoto odstavce,

11. jména a podpisy zástupců objednatele a dodavatele.

3. Pokud objednatel dílo převezme s výhradou zjevných vad, je povinen tyto vady v předávacím protokolu specifikovat. Pro odstranění těchto vad platí ustanovení čl. X. této smlouvy.

VII.
Místo plnění

Místem plnění je Magistrát města Karviné, budova B, Karola Śliwky 618, Karviná-Fryštát a jednotlivé příspěvkové organizace uvedené v příloze č. 1.

VIII.
Součinnost smluvních stran

1. Smluvní strany se zavazují vyvinout veškeré úsilí k vytvoření potřebných podmínek pro realizaci díla dle podmínek stanovených touto Smlouvou, které vyplývají z jejich smluvního postavení. To platí i v případech, kde to není výslovně stanoveno ustanovením této Smlouvy.

2. Pokud jsou kterékoli ze smluvních stran známy skutečnosti, které jí budou bránit, aby dostála svým smluvním povinnostem, sdělí tuto skutečnost neprodleně písemně druhé smluvní straně, resp. objednatel dodavateli a dodavatel objednateli. Smluvní strany se dále zavazují neprodleně odstranit v rámci svých možností všechny okolnosti, bránící z její strany splnění jejich smluvních povinností.

3. Dodavatel se zavazuje, že na základě skutečností zjištěných v průběhu plnění povinností dle této Smlouvy navrhne a provede opatření směřující k dodržení podmínek stanovených touto Smlouvou pro naplnění Smlouvy, k ochraně objednatele před škodami, ztrátami a zbytečnými výdaji a že poskytne objednateli resp. kontaktním osobám objednatele jednajícím ve věcech technických nebo smluvních a jiným osobám zúčastněným na provádění díla veškeré potřebné doklady, konzultace, pomoc a jinou součinnost.

4. Dodavatel je povinen při provádění díla dle této Xxxxxxx postupovat nejen samostatně, s odbornou péčí podle svých nejlepších znalostí a schopností, přičemž při své činnosti je povinen chránit zájmy a dobré jméno objednatele, ale rovněž v souladu s příkazy objednatele.

5. Dodavatel se zavazuje před započetím provádění díla dle této Xxxxxxx uzavřít s objednatelem „Smlouvu o ochraně informací a přístupu do datové sítě SMK“ a po celou dobu provádění díla mít tuto smlouvu platně uzavřenou a účinnou.

IX.
Přechod vlastnictví a nebezpečí škody

1. Vlastnické právo ke zhotovovanému dílu přechází na objednatele okamžikem úplného protokolárního předání díla objednateli dodavatelem.

2. Dodavatel nese plnou odpovědnost za škody na díle včetně prací a dodávek provedených subdodavatelem a za materiál a zařízení, které tvoří nebo budou tvořit součást díla, a to od termínu zahájení díla až do protokolárního předání díla objednateli, kdy odpovědnost přechází na objednatele. Dodavatel nese plnou odpovědnost za škody na díle způsobené nevhodným nebo nesprávným technologickým postupem, i když byl odsouhlasen objednatelem.

3. Způsobí-li dodavatel nebo jeho subdodavatelé objednateli nebo třetím osobám v souvislosti s plněním dle této Smlouvy škodu, je dodavatel za tuto škodu odpovědný a je povinen ji uhradit. Dodavatel se dále zavazuje mít sjednáno nejpozději při podpisu a po celou dobu trvání této Smlouvy pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou dodavatelem nebo jeho subdodavatelem objednateli nebo třetím osobám, a to na částku ve výši alespoň 1 mil. Kč.

4. Dodavatel má dle ustanovení odst. 3 tohoto článku sjednánu pojistnou smlouvu u pojišťovny …doplní uchazeč, číslo smlouvy …doplní uchazeč, ze dne …doplní uchazeč, na částku …doplní uchazeč Kč.

X.
Záruční podmínky a vady díla

1. Dílo má vady, jestliže jeho provedení neodpovídá požadavkům uvedeným ve smlouvě, příslušným právním předpisům, normám nebo jiné dokumentaci vztahující se k provedení díla nebo pokud neumožňuje užívání, k němuž bylo určeno a zhotoveno.

2. Dodavatel odpovídá za vady, jež má dílo v době předání a převzetí a vady, které se projeví v záruční době. Za vady díla, které se projeví po záruční době, odpovídá jen tehdy, pokud jejich příčinou bylo prokazatelně jeho porušení povinností.

3. Dodavatel poskytuje na všechny provedené práce a dodávky záruku za jakost 36 měsíců.

4. Záruční doba běží ode dne předání díla podle čl. VI. odst. 2 této smlouvy.

5. Veškeré vady díla bude objednatel povinen uplatnit u dodavatele bez zbytečného odkladu poté, kdy vadu zjistil, a to formou písemného oznámení (za písemné oznámení se považuje i oznámení faxem, e-mailem nebo do datové schránky dodavatele), obsahujícího co nejpodrobnější specifikaci zjištěné vady. Jakmile objednatel odešle toto oznámení, bude se mít za to, že požaduje bezplatné odstranění vady, neuvede-li v oznámení jinak.

6. Dodavatel provede odstranění vady nejpozději do 24 hodin ode dne doručení oznámení o vadě znemožňující provoz díla, resp. do 72 hod. pro odstranění ostatních závad. Provedenou opravu vady dodavatel objednateli předá písemně. Na provedenou opravu poskytne dodavatel záruku za jakost ve stejné délce dle odst. 3 tohoto článku smlouvy.

XI.
Služby technické podpory

1. Dodavatel se zavazuje v souladu s touto smlouvou poskytovat objednateli služby technické podpory k dodanému systému v následujícím rozsahu:

1. Provádění aktualizace programového vybavení (upgrade, update) vyplývající z obecného vývoje operačních systémů, dalšího software a hardware tak, aby byl dodaný systém vždy provozován na systémech, pro něž výrobce poskytuje softwarovou podporu, technickou podporu a vydávání bezpečnostních aktualizací.

2. Řešení problémů v dodaném systému podle jednotlivých kategorií závad:

Závada kategorie A: dílo není použitelné ve svých základních funkcích nebo se vyskytuje funkční závada znemožňující činnost díla nebo jeho částí. Tento stav může ohrozit běžný provoz objednatele, případně může způsobit finanční nebo jiné škody. Dodavatel je povinen zahájit práce na odstranění závady nejpozději během 4 hodin po nahlášení závady v pracovních dnech v době od 8:00 do 18:00 hodin. Závada bude odstraněna v nejkratší možné lhůtě s ohledem na její povahu a dopad na činnost objednatele, nejpozději však do 8 hodin od nahlášení závady, pokud se smluvní strany v daném případě nedohodnou jinak. Každé nedodržení lhůty pro odstranění závady způsobené důvody, které nebyl dodavatel schopen ovlivnit, je dodavatel povinen objednateli písemně zdůvodnit.

Závada kategorie B: funkčnost díla nebo jeho částí je ve svých funkcích degradována tak, že tento stav omezuje běžný provoz objednatele. Dodavatel je povinen zahájit práce na odstranění závady nejpozději následující pracovní den po nahlášení závady v pracovních dnech v době od 8:00 do 18:00 hod. Závada bude odstraněna v nejkratší možné lhůtě s ohledem na její povahu a dopad na činnost objednatele, nejpozději však do 2 pracovních dnů od nahlášení, pokud se smluvní strany nedohodnou jinak. Každé nedodržení lhůty pro odstranění závady způsobené důvody, které nebyl dodavatel schopen ovlivnit, je dodavatel povinen objednateli písemně zdůvodnit.

Závada kategorie C: ostatní drobné závady, které nespadají do kategorií A a B. Dodavatel je povinen zahájit práce na odstranění závady nejpozději následující pracovní den po nahlášení závady v pracovních dnech v době od 8:00 do 18:00 hod. Závada bude odstraněna v nejkratší možné lhůtě s ohledem na její povahu a dopad na činnost objednatele, nejpozději však do 4 pracovních dnů od nahlášení, pokud se smluvní strany nedohodnou jinak. Každé nedodržení lhůty pro odstranění závady způsobené důvody, které nebyl dodavatel schopen ovlivnit, je dodavatel povinen objednateli písemně zdůvodnit.

3. Bezplatná poradenská telefonická služba HOT-LINE pro zaměstnance objednatele v pracovní dny v době od 8:00 do 18:00 hod.

4. Poskytování dalších služeb v souvislosti s provozem a dalším rozvojem dodaného systému nad rámec výše uvedených služeb, zejména vytváření nových funkcí a vlastností systému na zakázku (dále jen „rozvoj systému“).

1. Služby technické podpory dle odst. 1, písm. a) až c) jsou poskytovány dodavatelem zcela v rámci ceny za poskytování technické podpory dle čl. IV., odst. 1, písm. b) a dodavateli za ně nenáleží žádná další odměna.

2. Služby technické podpory za rozvoj systému dle odst. 1, písm. d) budou poskytovány na základě objednatelem předem odsouhlasené nabídky dodavatele, která bude obsahovat i termín plnění. Výše odměny dodavatele se vypočte podle skutečného objemu takto poskytnutých služeb v sazbě dle čl. IV, odst. 1, písm. c). Smluvní strany se dohodly, že nejmenší účtovatelný interval těchto dalších služeb činí 0,5 hodiny.

XII.
Sankce

1. Dodavatel je povinen na výzvu objednatele zaplatit smluvní pokuty, které jsou sjednány pro případ následujících porušení povinností dodavatele sjednaných touto Smlouvou.

2. V případě, že dodavatel nepředá z důvodů spočívajících na jeho straně dokončené a úplné dílo objednateli ve sjednaném termínu dle jednotlivých etap, je objednatel dále oprávněn uplatnit a dodavatel povinen zaplatit smluvní pokutu ve výši 0,1% z ceny za dodávku příslušné etapy systému včetně DPH za každý i započatý den prodlení.

3. V případě, že dodavatel opakovaně porušuje kteroukoliv svou smluvní povinnost v souvislosti s dodávkou systému, u níž byl již v průběhu plnění této Smlouvy na její porušování písemně upozorněn, a to s výslovným poukazem na možnost uložení smluvní pokuty podle tohoto ustanovení Smlouvy, je při neodstranění porušení smluvní povinnosti objednatel oprávněn uplatnit a dodavatel povinen zaplatit smluvní pokutu ve výši 0,1 % z ceny za dodávku systému včetně DPH za každý i započatý den, ve kterém trvá porušení příslušné smluvní povinnosti.

4. V případě, že dodavatel porušuje smluvní povinnosti stanovené v čl. XI, je objednatel oprávněn uplatnit a dodavatel povinen zaplatit smluvní pokutu ve výši:

   1. 100 Kč bez DPH za každou započatou hodinu prodlení s odstraněním závady kategorie A,

   2. 300 Kč bez DPH za každý započatý den prodlení s odstraněním závady kategorie B,

   3. 100 Kč bez DPH za každý započatý den prodlení s odstraněním závady kategorie C

   4. 100 Kč bez DPH za každý započatý den prodlení s poskytnutím služeb technické podpory za rozvoj systému.

5. V případě, že dodavatel nesplní lhůtu pro poskytnutí technické podpory za rozvoj systému dle čl. XI odst. 3, je objednatel oprávněn uplatnit a dodavatel povinen zaplatit smluvní pokutu ve výši 100 Kč bez DPH za každý započatý den prodlení.

6. V případě, že dodavatel porušuje smluvní povinnosti stanovené v čl. XIII, odst. 4, je objednatel oprávněn uplatnit a dodavatel povinen zaplatit smluvní pokutu ve výši 500 Kč za každý den prodlení s předáním dat.

7. Smluvní pokuty dle tohoto článku jsou splatné do 14 kalendářních dnů od doručení písemné výzvy objednatele dodavateli, přičemž jakákoliv smluvní pokuta dle tohoto článku je splatná vždy na účet objednatele. Zaplacením smluvní pokuty nezaniká příslušný nárok objednatele na splnění povinnosti smluvní pokutou zajištěné. Smluvní pokuty se nezapočítávají na nárok na náhradu škody.

8. Objednatel je povinen zaplatit dodavateli za prodlení s úhradou faktury, oprávněně vystavené po splnění podmínek stanovených touto Smlouvou a doručené objednateli, úrok z prodlení ve výši stanovené nařízením vlády ve smyslu § 1970 OZ, a to z dlužné částky za každý den prodlení.

XIII.
Ukončení smlouvy

1. Smlouva se uzavírá na dobu neurčitou s výpovědní lhůtou v délce 3 měsíců, která začíná běžet prvním dnem následujícího měsíce po doručení výpovědi druhé smluvní straně.

2. Objednatel je oprávněn od této Smlouvy odstoupit, pokud dodavatel naplní některý z následujících důvodů tím, že:

1. je proti němu zahájeno insolvenční řízení;

2. vstoupí do likvidace;

3. přerušil (zastavil) práce na díle v rozporu s touto smlouvou, nebo postupuje při provádění díla způsobem, který zjevně neodpovídá dohodnutému rozsahu díla a termínu předání díla objednateli;

4. je v prodlení s prováděním díla;

5. je opakovaně s prodlením s odstraňováním závad v rámci poskytování služeb technické podpory;

6. přes písemnou výzvu k nápravě opakovaně neplní nebo opakovaně porušuje jinou povinnost danou mu touto smlouvou;

7. nemá s objednatelem platně uzavřenou a účinnou „Smlouvu o ochraně informací a přístupu do datové sítě SMK“ dle čl. VIII. odst. 5.

Shora uvedené důvody jsou považovány za podstatné porušení této Smlouvy.

3. Za podstatné porušení této smlouvy, pro které je dodavatel oprávněn odstoupit od této smlouvy, se považuje zejména to, jestliže je objednatel i přes urgenci dodavatele v prodlení s úhradou faktury trvající déle než patnáct dnů od této urgence.

4. V případě, že bude smlouva ukončena, ať výpovědí nebo odstoupením od smlouvy, je dodavatel povinen poskytnout zcela na svůj náklad součinnost při migraci dat, která vznikla u objednatele v souvislosti s užíváním díla. Dodavatel předá objednateli nejpozději ke dni skončení smlouvy všechna takto vzniklá data v otevřeném a strojově čitelném formátu spolu s dokumentací obsahující řádný a úplný popis datového formátu, datové struktury a vzájemných vazeb předávaných dat.

XIV.
Komunikace smluvních stran

1. Smluvní strany komunikují navzájem písemně (např. i ve formě emailu, případně datovou schránkou) prostřednictvím kontaktních osob této Smlouvy, pokud není uvedenými osobami zvolen pro vzájemnou komunikaci zástupce. Smluvní strany komunikují navzájem prostřednictvím svých kontaktních osob zejména v těch případech, u nichž je to v této Smlouvě výslovně uvedeno, a dále např. v takových záležitostech, u nichž to vyplývá z povahy úkonu (např. v případě oznámení skutečností, které brání smluvní straně ve splnění smluvních povinností, nebo v případech oznamování vad, v případech týkajících se pravidelné údržby, servisní pohotovosti, technické podpory, či v případech technických pokynů k plnění smlouvy).

2. Smluvní strany se dohodly, že pro doručování budou používány adresy a kontaktní údaje vyplývající z této smlouvy. Změna kontaktní osoby, její adresy a údajů týkajících se kontaktní osoby, může být učiněna bez zbytečného prodlení prostřednictvím kontaktní osoby a oznámena ostatním smluvním stranám prostřednictvím jejich kontaktních osob písemně (např. i ve formě emailu), aniž by k takové změně musel být uzavírán dodatek této smlouvy.

3. Pokud kontaktní osoby ve věcech technických nedosáhnou shody ohledně řešení problému při plnění této smlouvy, postoupí se problém k řešení kontaktním osobám ve věcech smluvních. Pokud ani kontaktní osoby ve věcech smluvních nedosáhnou shody ohledně řešení takového problému, postoupí se problém k řešení na úroveň statutárních orgánů smluvních stran.

XV.
Práva k duševnímu vlastnictví

1. Dodavatel tímto uděluje objednateli v souladu s ustanovením § 2358 a násl. OZ, nevýhradní, časově, množstevně a územně neomezenou licenci, tj. oprávnění k výkonu práva užit jakékoliv dílo, které má charakter autorského díla ve smyslu zákona č. 121/2000 Sb., autorský zákon, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „autorský zákon“), které bylo vytvořeno dodavatelem na základě této Smlouvy nebo v souvislosti s ní (zejména k dodavatelem vytvořeným materiálům), a to ke všem způsobům užití autorského díla ve smyslu OZ a autorského zákona. Cena licence dle tohoto odstavce je již zahrnuta v ceně díla.

1. K aplikačnímu software, ke grafickým dílům a ostatním programům třetích stran odlišných od dodavatele, která jsou součástí díla, je dodavatel povinen dodat objednateli také příslušné licence. Tyto licence musí být dodány jako územně a časově neomezené nebo, pokud budou časově omezeny, pak musí být účinné minimálně po dobu po dobu 10 let po dokončení a dodání díla. Pokud se však jedná o dobu platnosti standardizovaných licencí, dodavatel dodá tyto licence tak, jak je na trhu nabízí jejich producent, nicméně pokud nebudou splňovat podmínku dle předchozího souvětí, pak je dodavatel povinen zajistit obnovu těchto licencí nebo návaznou dodávku dalších licencí tak, aby uvedená podmínka byla fakticky splněna; Cena licencí dle tohoto odstavce včetně nákladů na obnovu nebo znovupořízení licencí jsou již zahrnuty v celkové ceně díla. Pokud dodavatel v průběhu plnění této Smlouvy nahradí programové produkty novějšími, zavazuje se poskytnout odběrateli oprávnění k výkonu práva užít tyto nové programové produkty za podmínek obdobných původnímu oprávnění.

2. Objednatel nabývá práva užívat předmět licence okamžikem předání té části díla, jejíž součástí příslušné (programové) produkty jsou.

3. V případě, že třetí strana uplatní nárok z důvodu porušení patentu nebo autorského práva produktem, jenž dodavatel dodal objednateli, bude dodavatel hájit objednatele před takovým nárokem na své náklady. Dodavatel uhradí veškeré náklady, škody a poplatky uložené soudem či náhradu zahrnutou v dohodě o vyrovnání schválené, a to za předpokladu, že objednatel:

1. bezodkladně předá dodavateli písemné oznámení o takovém nároku; a

2. umožní dodavateli řídit obhajobu a jednání o vyrovnání a bude s dodavatelem při obhajobě a jednáních o vyrovnání spolupracovat.

5. Práva k informacím ve formě dat, která vzniknou u objednatele v souvislosti s užíváním díla, zůstávají vlastnictvím objednatele a dodavateli k nim nevznikají žádná práva vlastnictví ani užití.

XVI.
Závěrečná ustanovení

1. Zánikem této smlouvy nezanikají práva na majetkové sankce podle této Smlouvy.

2. Tato smlouva může být měněna, není-li v ní v konkrétních případech uvedeno jinak, pouze formou písemných očíslovaných dodatků, podepsaných oprávněnými zástupci všech smluvních stran.

3. Smluvní strany se zavazuji jakékoliv osobní údaje, se kterými přijdou do styku v souvislosti s plněním této Smlouvy, chránit v souladu se  zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů a o změně některých zákonů, a nařízením EU č. 2016/679, obecné nařízení o ochraně osobních údajů. Smluvní strany se dále zavazují, že obchodní a technické informace, které jim byly svěřeny druhou stranou, nezpřístupní třetím osobám bez písemného souhlasu druhé strany a nepoužijí tyto informace k jiným účelům, než je k plnění podmínek smlouvy. Ustanovení předchozí věty se netýká zpřístupnění obchodních a technických informací subdodavatelům, zaměstnancům, či externím spolupracovníkům, pomocí nichž některá smluvní strana provádí plnění této Smlouvy a kterým je nezbytné takovou informaci zpřístupnit. Ustanovení zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů, nejsou tímto dotčena. V případě porušení povinností vyplývajících z tohoto článku, nese smluvní strana, která povinnost porušila, všechny důsledky s tím spojené, zejména pak musí příslušné smluvní straně nahradit škodu, která jí vznikla porušením povinnosti uvedené v tomto odstavci.

4. Situace (práva a povinnosti smluvních stran) neupravené touto smlouvou se řídí OZ, a dalšími obecně závaznými právními předpisy České republiky. Smluvní strany výslovně vylučují na úpravu práv a povinností touto Smlouvou založených a v ní neupravených užití obchodních zvyklostí.

5. Dodavatel bere na vědomí a souhlasí s tím, že se podpisem této smlouvy stává, v souladu s ustanovením § 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, v platném znění, osobou povinnou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly prováděné v souvislosti s úhradou zboží nebo služeb z veřejných výdajů.

6. Jestliže se některé ustanovení této smlouvy ukáže jako neplatné, neúčinné nebo nevymahatelné, nebude tím dotčena platnost ani účinnost Smlouvy jako celku ani jejích zbývajících ustanovení. V takovém případě smluvní strany změní nebo přizpůsobí takové neplatné, neúčinné nebo nevymahatelné ustanovení písemnou formou tak, aby bylo dosaženo úpravy, které odpovídá účelu a úmyslu stran v době uzavření této smlouvy, která je hospodářsky nejbližší neplatnému, neúčinnému nebo nevymahatelnému ustanovení, popřípadě podniknou jakékoliv další právní kroky vedoucí k realizaci původního účelu takového ustanovení.

7. Smluvní strany prohlašují, že tato smlouva byla uzavřena podle jejich pravé a svobodné vůle, vážně a srozumitelně, nikoli v tísni a za nápadně nevýhodných podmínek, a že souhlasí s jejím obsahem, což stvrzují svými podpisy.

8. Tato smlouva je vyhotovena elektronicky a podepsána uznávanými elektronickými podpisy oprávněných osob. Za datum podpisu se považuje údaj uvedený v časovém razítku, pokud není, pak datum uvedené v elektronickém podpisu podepisující strany.

9. Strany smlouvy se dohodly na tom, že tato smlouva je uzavřena okamžikem podpisu obou smluvních stran, přičemž rozhodující je datum pozdějšího podpisu.

10. Statutární město Karviná je povinným subjektem dle zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv, v platném znění. Smluvní strany se dohodly, že povinnosti dle tohoto zákona v souvislosti s uveřejněním smlouvy zajistí statutární město Karviná.

11. Smluvní strany souhlasí s uveřejněním v registru smluv dle zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv, v platném znění.

12. Smluvní strany souhlasí s tím, že v registru smluv bude zveřejněn celý rozsah smlouvy, a to na dobu neurčitou.

13. Smlouva nabývá účinnosti dnem zveřejnění v registru smluv.

14. Nedílnou součástí smlouvy jsou tyto přílohy:

1. Příloha č. 1: Seznam příspěvkových organizací

2. Příloha č. 2: Technická specifikace

3. Příloha č. 3: Položkový rozpočet – cenová kalkulace

4. Příloha č. 4: Poddodavatelské schéma

Za objednatele: Za dodavatele:

Karviná, ………………….. … doplní uchazeč, …………………….

………………………………………. ……………………………………….

XXXx. Xxxx Xxxxxxxxx, MPA … doplní uchazeč

vedoucí Odboru organizačního … doplní uchazeč

Příloha č. 1: Seznam příspěvkových organizací

Poř.	Název a adresa příspěvkové organizace
1.	Městský dům kultury Karviná, příspěvková organizace
	Karviná-Nové Město, tř. Osvobození 1639/43, IČO: 00320463
2.	Regionální knihovna Karviná, příspěvková organizace
	Karviná-Mizerov, Centrum 2299/16, IČO: 00306355
3.	Sociální služby Karviná, příspěvková organizace
	Karviná-Nové Město, Sokolovská 1761/36, IČO: 70997136
4.	Krajské středisko volného času JUVENTUS, Karviná, příspěvková organizace*
	Karviná-Nové Město, U Bažantnice 1794/1, IČO: 00847925

* Organizace od 1.1.2020 bude příspěvkovou organizací Statutárního města Karviné jako nový právní subjekt.

Příloha č. 2: Technická specifikace

Označení názvu výrobce	… doplní uchazeč
Označení obchodního názvu ekonomického informačního systému	… doplní uchazeč
Prodávající prohlašuje, že ekonomický informační systém splňuje všechny níže uvedené požadavky na minimální technické parametry a funkcionality. ANO ☐ NE ☐

Požadované minimální technické parametry a funkcionality

X.Xxxxxx

Předmětem dodávky je kompletní ekonomický informační systém pro 4 příspěvkové organizace (multilicence pro 4 IČO) bez omezení počtu uživatelů a zařízení.

B.Vlastnosti a funkcionality

1. Účetnictví a jeho součásti

• vedení v souladu s platnou legislativou

• vedení pomocných analytických přehledů (PAP),

• vytvoření kontrolního hlášení pro DPH,

• automatické sestavení daňového přiznání (včetně dodatečných a opravných) k dani z přidané hodnoty a i pro daň z příjmu právnických osob

• elektronická fakturace

• hromadné tisky

• vkládání příloh k daň. dokladům

• generování sestav k inventarizaci

• tisk daňových dokladů, krycích listů s ohledem na Zákon č. 320/2001 sb. o finanční kontrole (příkazce, správce rozpočtu, případně možnost hromadného odsouhlasení dokladů elektronicky)

• vazba úhrady na smlouvu, objednávku (kontrola)

• elektronické posílání daň. dokladů (ikona k odeslání e-mailem)

• automatické vypořádání DPH v posledním zdaňovacím období

• kontroly u DPH, kontrolního hlášení, výkazů závěrek

• u krycích listů přijatých faktur mimo povinné ještě „individuální příslib a limitovaný příslib“

• vazby na Ares - ověřování spolehlivosti, vkládání dodavatelů a odběratelů do číselníků

• nastavení 1. řádku účetního dokladu (261, 321, 311) vč. PAP

• možnost vytvoření šablon pro zaúčtování některých účetních případů

2. Majetek a jeho součásti

• majetkové karty (dlouhodobý i drobný majetek)

• import a export karet drobného majetku ve formě XLS nebo CSV souborů

• import majetkových karet v evidenci drobného majetku bude alespoň v rozsahu: Inventární číslo; Název majetku; odpovědná osoba; umístění; cena celkem; jednotková cena; datum zařazení; počet kusů; poznámka; výrobní číslo

• import majetkových karet uživatelem

• vytváření tiskových a uživatelských sestav

• skladová evidence

• majetkové karty (dlouhodobý i drobný majetek) včetně možnosti vložení příloh

• a prostoru pro poznámky o převodech majetku (změnách)

• možnost zadání odpisů u dlouhodobého majetku včetně zbytkové hodnoty

• výpočet transferových podílů u majetku pořízeného z investiční dotace

• možnost vkládat poznámky u dlouhodobého i drobného majetku

• možnost vytváření šablon pro kompletní zaúčtování majetku

3. Pokladna, včetně valutové, záznam pohybů v pokladně, pokladní deník

• nastavení filtrování dle různých uživatelských oprávnění (umístění, předkontace apod.)

4. Banka a její součástí

• automatizované zpracování bankovních příkazů

• automatizované zpracování bankovní výpisů

5. Vedení pohledávek a závazků

• vystavování upomínek u pohledávek (dopis)

• vystavování zápočtů (smlouva, dohoda o započtení pohledávek a závazků)

• sledování pohledávek v letech

• doklady nejen k tisku, ale i mailem, ve všech bodech

6. Objednávky, smlouvy

• možnost automatického zaslání do registru smluv

• vazba na rozpočet, jeho tvorba a sledování

• možnost vystavovat objednávky v systému, zasílání elektronicky k odsouhlasení (správce, příkazce)

• možnost vložení elektronického podpisu, časových razítek

• možnost sledování vazby objednávky a smlouvy na faktury a výši čerpání

• přístup k objednávkám a smlouvám řízen dle práv uživatele k jednotlivým organizačním jednotkám (střediskům)

• proces schvalování smluv a vydávání průvodek

• šablony smluv a průvodek s možností vlastních definic a úprav

• evidence důležitých údajů k objednávce nebo smlouvě (datové a časové, textové, detailní popis, návazné smlouvy, dodatky)

• členění objednávek a smluv dle typu, umístění, periodicity a dalších kritérií

• možnost přiřazení smluvních partnerů k objednávce nebo smlouvě (dodavatelů k objednávce) včetně členění na organizační jednotky s výběrem odpovědných osob

• připojení neomezeného počtu příloh ke smlouvě ve formátu PDF, možnost připojení dokumentu v libovolném formátu jako přílohy včetně automatického převodu do PDF, opakované zobrazení nebo tisk příloh

• evidence finančních transakcí (příjmové a výdajové)

• možnost evidence smluv a objednávek v libovolné měně

• přehled nadcházejících plateb

• podrobné nastavení přístupových práv ke smlouvě/objednávce na úrovni jednotlivého uživatele

• evidence smluvních partnerů a dodavatelů

• načtení informací o smluvních partnerech z celostátních registrů UIR-ADR, XXXX, ISZR

• definice vlastních sestav a přehledů

• automatické generování položek platebního kalendáře

• automatický přepočet DPH u plateb na základě změny sazby DPH

• automatické doplnění data úhrady a variabilního symbolu k platbám

• funkce pro rychlé filtrování smluv, plateb a příloh v režimech hromadného prohlížení

• tisk dokumentů na základě Word šablony přímo z aplikace

• propojení s Registrem smluv (zápis, zneplatnění, informace o stavu)

• anonymizace objednávek a smluv před zveřejněním

• možnost propojení aplikace se spisovou službou

7. Rozpočet a jeho součásti

• podpora tvorby, zpracování změn a schvalování rozpočtu příspěvkové organizace a střednědobého rozpočtového výhledu s nadefinováním vlastních závazných ukazatelů rozpočtu

• průběžné sledování a vyhodnocování čerpání rozpočtu

8. Automatické vytváření povinných výkazů a možnost jejich zasílání elektronicky do CSÚIS

• automatické provedení kontroly správnosti sestavených výkazů vč. PAP

9. Administrace uživatelských přístupů k jednotlivým modulům EIS včetně nastavení uživatelských oprávnění k jednotlivým střediskům, vytváření skupin uživatelů, definování práv pro jednotlivé skupiny

10. Vedení osobních údajů v jednotlivých modulech v souladu s požadavky právních předpisů, zejména:

• NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů)

11. Logování přístupů a činností uživatelů dle požadavků právních předpisů, zejména:

• NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů)

• VYHLÁŠKA 316/2014 Sb., o bezpečnostních opatřeních, kybernetických bezpečnostních incidentech, reaktivních opatřeních a o stanovení náležitostí podání v oblasti kybernetické bezpečnosti (vyhláška o kybernetické bezpečnosti)

12. Obecné požadavky Odboru ekonomického

• Účastník bude garantovat v celém životním cyklu EIS (implementace i následné provozování) vždy soulad s aktuálně platnou legislativou platnou pro dotčené oblasti rozsahu EIS.

• Zadavateli budou vždy po každé aktualizaci poskytovány informace o změnách a nových funkcích v aktualizovaných verzích systému.

• EIS bude umožňovat jednotlivým uživatelům (dle jejich oprávnění) provádět výstupy v elektronické i tištěné formě a to jak z definovaných sestav, tak i uživatelsky definovaných výběrů (např. účetní deník, hlavní kniha, kniha faktur apod.).

• EIS bude umožňovat exportovat data i předdefinované a vlastní sestavy či jiné výstupy ze systému elektronickou formou. Výstupy v elektronické podobě jsou požadovány minimálně ve standardních formátech MS Office (DOC/DOCX pro výstupy dokumentů a XLS/XLSX/CSV pro výstupy tabulkových dat) a formátu PDF/A. Systém musí umožnit výstupy tabulkových dat v čistém tvaru, tj. bez dokumentových záhlaví, zápatí a bez stránkování.

• EIS bude umožňovat, z hlediska svých vlastností a nastavení, přizpůsobit se potřebám a povinnostem zadavatele v oblasti plnění zákona číslo 320/2001 Sb., o finanční kontrole (případně zákona, který jej nahradí). Toto se týká zejména celého procesu zadávání dat a nastavením výstupů, schopností rozhraní EIS tato data případně sdílet či jiným způsobem předávat.

• EIS bude umožňovat nastavit časovou platnost vybraných číselníků (platnost od-do např. u číselníků definující organizační strukturu, apod.).

• EIS bude umožňovat kompletní přístup do všech částí EIS (modulů) pro vybrané uživatele z jednoho místa. Musí umožňovat vyhledávání souvisejících dat napříč jednotlivými aplikacemi.

• EIS bude zaznamenávat (registrovat) záznamy o operacích nad daty, které uživatel pořídil, změnil, smazal, apod. jeho jednoznačným identifikátorem, kdo operaci provedl, jaká byla původní hodnota, datem a časem operace, apod.

• Dokumentace k EIS bude v českém jazyce.

• Součástí EIS bude kontextová nápověda v českém jazyce.

• Pořízená data budou v EIS vedena pouze jednou a nebude nutné duplicitní vkládání dat.

• EIS bude mít schopnost definice vlastních tiskových sestav bez nutného zásahu dodavatele.

• EIS bude umožňovat dohledávání souvisejících záznamů v celém integrovaném systému vytvořené konkrétním dokladem.

• V rámci práce v EIS bude umožněno filtrování přehledových tabulek dle zvolených kritérií.

• Zálohování a archivaci databáze EIS bude možno provádět za provozu (např. bez nutnosti odpojování databáze, bez nutnosti restartů aplikačního či databázového serveru).

• Ovládání EIS bude kompatibilní se systémem ovládání operačních systémů Microsoft Windows.

• Systém bude plně v souladu se:

  • zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví

  • zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů

  • zákonem č. 300/2008 Sb., doručování dokumentů prostřednictvím datových stránek.

  • zákonem č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů

  • zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole

  • zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví

  • zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty

  • zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů

  • vyhlášky č. 220/2013 Sb. o požadavcích na schvalování účetních závěrek některých vybraných účetních jednotek

  • vyhlášky č. 383 (rok 2014) technická vyhláška o účetních záznamech

  • vyhlášky č. 270 (rok 2010) o inventarizaci majetku a závazků

  • vyhlášky č. 312/2014 Sb. o podmínkách sestavení účetních výkazů za Českou republiku (konsolidační vyhláška státu)

• K jednotlivým položkám bude možné přikládat vytvořené dokumenty anebo elektronické obrazy analogových dokumentů (naskenované) jako přílohy.

• EIS bude podporovat elektronické schvalovací postupy (workflow) a to včetně avizace požadavků na podepsání nebo schválení dokladů finanční kontroly pomocí e-mailové komunikace.

• EIS bude umožňovat sestavení a odeslání všech výkazů požadovaných legislativou ve formátu požadovaném jejich příjemci; on-line odesílání dat v elektronické podobě do centrálního systému účetních informací státu, na Portál veřejné správy a Českou daňovou správu.

• EIS bude umožňovat časově nezávislé zadávání i správu jakýchkoliv dat u příjmů, výdajů, financování i hospodářské činnosti, tj. mohou probíhat paralelně.

• EIS bude umožňovat uživatelské nastavení výstupů dle potřeb jednotlivých uživatelů, přičemž tyto výstupy bude možné jednoduše vytvářet přímo na pracovišti konkrétního uživatele s tím, že rozsah, forma či podrobnost výstupů bude definována každému uživateli či skupině uživatelů na základě jednoznačných oprávnění.

• EIS umožňuje dynamické zobrazení vybraných ekonomických údajů, rozpočtu a jeho čerpání na webovém portálu. Vybrané ekonomické údaje a publikovaný rozpočet bude možné zobrazit z úrovně schválených závazných ukazatelů rozpočtu až na prvotní doklad s možností uživatelského omezení.

13. Požadavky Odboru ekonomického na rozpočet

• Z hlediska rozpočtování je odbor ekonomický (dále jen „OE“) metodikem, který stanovuje vnitřní pravidla sestavování rozpočtu, termíny a ostatní omezující požadavky včetně závazných číselníků, kdy úpravy těchto číselníků jsou umožněny pouze oprávněným pracovníkům OE.

• OE bude koordinovat činnosti při vytváření jakýchkoli návrhů (plánů) rozpočtu příspěvkových organizací, především bude stanovovat termíny pro uzavírání jednotlivých verzí návrhů.

• V termínu stanoveném odpovědným pracovníkem OE bude v požadované struktuře takovýto dílčí návrh rozpočtu zpřístupněn odpovědnému pracovníkovi OE, včetně identifikace a uchování této verze návrhu. Odpovědný pracovník OE dále návrh posoudí a zkontroluje jeho formální správnost. Po posouzení bude buď příslušný dílčí návrh akceptován a použit do finálního návrhu, nebo nebude akceptován a odpovědný zaměstnanec příspěvkové organizace zpracuje novou verzi dle doporučení nebo připomínek odpovědného pracovníka OE. Uvedený postup bude řešen formou elektronického oběhu a schvalování (tzv. workflow)

• EIS bude obsahovat připravené řešení rozpočtové oblasti (plánování, skutečnost) pro komplexní zajištění procesu zpracovávání souvisejících dokladů jejich evidence a výstupů.

• EIS musí umět číslovat rozpočtová opatření v číselné řadě takovým způsobem, aby bylo možné jednoznačně a v jakémkoli okamžiku stanovit vývoj změn u podrobných dat akcí, zakázek nebo jejich agregátů.

• EIS bude umožňovat zadávání dat na základě definovaných číselníků, bude možné jednoznačně stanovit pravidla pro jakékoli úpravy číselníků včetně přístupových práv jednotlivých uživatelů (nebo jejich skupin).

14. Požadavky Odboru ekonomického na účetnictví a ekonomiku

• Funkcionality pro oblast účetnictví EIS budou sloužit ke sledování informací o uskutečněných hospodářských operacích, který se zakládají na systému vedení podvojných účtů. V EIS budou evidovány veškeré pohyby zpracované tímto systémem nebo převzaté z okolních systémů (objednávky, faktury přijaté, vydané, banka, pokladna, ostatní sklady, majetek, mzdy, apod.). Bude zde také možnost zadávat účetní doklady přímo.

• EIS bude řešit kompletní agendu účetnictví: Vedení hlavní knihy, možnost on-line sledování údajů v systému, možnost tisku standardních sestav, možnost exportů ze systému a možnost rychlého vyhledávání dle zvolených kritérií. Bude umožňovat provádět analýzy dle různých kritérií a sledovat vybrané okruhy účtování. Bude umožňovat účtování červených zápisů. Dále bude umožňovat vést DPH, sestavovat podklady pro přiznání DPH, kontrolních hlášení a další výstupní sestavy pro sledování DPH.

• EIS bude umožňovat změny účetní osnovy (v průběhu roku její doplňování).

• EIS umožní paralelní zpracovávání více účetních období.

• EIS bude umožňovat v rámci roční účetní závěrky automatické převedení koncových stavů do počátečních stavů.

• EIS bude mít možnost podrobného přehledu (po položkách) obratů na příslušném účtu hlavní knihy současně se zobrazením jednotlivých protipoložek na straně „MD“ nebo „DAL“.

• EIS bude obsahovat funkcionalitu definice/výběru automatických předkontací u opakujících se účetních operací.

• EIS bude umožňovat při prvotním zadávání údajů do účetního dokladu možnost současně zadat také údaje nutné (dle platné legislativy) pro následné zpracování výkazu PAP.

• Při exportu účetních vět do MS Excel se 1 účetní věta rovná 1 řádku.

• EIS bude používat pro účtování standardní (dle platné legislativy) účetní souvztažnosti.

• EIS bude garantovat ucelený okruh účtování na rozvahové a výsledkové účty hlavní knihy.

• Účtování v EIS na podrozvahové účty bude vždy probíhat v samostatném uzavřeném účetním okruhu.

• EIS bude obsahovat připravené řešení pro komplexní zajištění procesu zpracovávání, evidence a výstupů souvisejících dokladů (evidence objednávek, dobropis, faktura přijatá, faktura vydaná, zálohová faktura, …).

• EIS bude umožňovat funkcionality standardních operací s objednávkou i s následným vystavením faktury včetně všech tiskových výstupů.

• EIS bude obsahovat funkcionalitu pro výpočet penále.

• EIS bude obsahovat rozhraní pro „Internetbanking“ (v současné době ČSOB, KB, ČNB a ČS), které bude zajišťovat veškeré potřebné funkcionality pro zpracovávání platebních příkazů a bankovních výpisů.

• Systém bude umožňovat automatické párování dokladů na základě výpisu z banky.

• EIS bude umožňovat k objednávce či faktuře přiřadit odpovídající obraz (sken) příslušného dokladu.

• Fakturace bude integrována se systémem evidence smluv, který je součástí EIS.

• U objednávek a přijatých faktur bude EIS umožňovat provádění kontroly na disponibilitu rozpočtu, bude zajištěna informovanost správce rozpočtu o plánovaném výdaji a to včetně připravovaných změn rozpočtu.

• EIS bude umožňovat nastavení definice průvodního formuláře dokladu (tzv. Košilky - formulář s uživatelsky definovaným obsahem informací ve vztahu k vybranému dokladu).

• Systém bude umožňovat automatizovanou publikaci objednávek ve veřejném rejstříku smluv a objednávek.

• EIS bude obsahovat připravené řešení pro komplexní zajištění procesu zpracovávání, evidence a výstupů souvisejících dokladů (výdajový a příjmový doklad, výčetka, apod.).

• V EIS budou dva typy pokladen, hlavní a vedlejší.

• Všechna inkasní místa budou obsluhována EIS. Jakákoliv hotovostní operace na inkasním místě je okamžitě zachycena v EIS. EIS musí umožňovat pozdější úpravy počtu inkasních míst.

• Veškeré peněžní transakce budou prováděny v prostředí EIS a to přímým pořízením do systému nebo integrační vazbou.

• EIS bude obsahovat funkcionalitu valutové pokladny.

• EIS bude schopno zajistit možnost plateb prostřednictvím platebních terminálů (platební karta).

• EIS bude obsahovat připravené řešení pro komplexní zajištění procesu zpracovávání, evidence pohledávek a závazků včetně souvisejících výstupů.

• EIS bude zajišťovat automatické párování jednotlivých položek plateb a předpisů dle zákonem stanovených parametrů nebo předem uživatelem definovaných parametrů.

• EIS bude umožňovat výstupy jakýchkoliv pohledávek a závazků v jejich věkové struktuře do/po splatnosti (30, 60, 90, 360, apod.) a to jak pro potřeby daňové, tak pro potřeby sledování dle parametrů stanovených uživatelem.

• EIS bude umožňovat vyhledání, zobrazení a tisk přehledu všech evidovaných pohledávek za určitým subjektem.

• EIS bude obsahovat připravené řešení pro komplexní zajištění procesu zpracovávání, evidence a výstupů souvisejících dokladů (DPH, DPPO, apod.). Zadavatel požaduje daňovou doloženost včetně výstupů pro Finanční úřad u DPH včetně kontrolního hlášení a výstup pro Finanční úřad u DPPO.

• EIS bude obsahovat připravené řešení pro komplexní zajištění procesu zpracovávání, evidence a výstupů souvisejících dokladů (inventurní sestavy, příjemky, výdejky, inventární karty, převodky, apod.).

• EIS bude umožňovat sledování evidence majetku na konkrétní objekt definovaný uživatelem z číselníků (osoba, místnost, vedoucí, apod.).

• EIS bude obsahovat funkcionalitu automatického výpočtu odpisů po jednotlivých položkách majetku a jejich automatické zaúčtování.

• Účtování případů souvisejících s pohybem veškerého majetku bude probíhat v EIS.

• EIS bude komplexně zajišťovat proces zpracovávání, evidence a výstupů veškerého ostatního movitého i nemovitého majetku.

• EIS bude obsahovat funkcionalitu výpočtu alikvótního podílu odpisů z pořizovací ceny hrazené z dotace, která musí být rozpuštěna do výnosů.

• EIS bude umožňovat vytvářet podklady uživatelem definovaných výstupů k provedení řádných inventarizací veškerých typů majetku přímo z EIS.

• EIS bude obsahovat řešení pro sklad.

• EIS bude podporovat proces evidence a vyhodnocení pohybů spotřebního majetku bez inventárního čísla nepodléhajícího inventarizaci.

• EIS bude podporovat evidenci a inventarizaci majetku pomocí čárového kódu.

• EIS bude obsahovat komplexní zajištění procesu životního cyklu smlouvy včetně tvorby dokumentů a tiskových sestav.

• Členění smluv dle typu, umístění, periodicity, odpovědné osoby atd., včetně možnosti vyhledávání dle těchto kritérií.

• Vazba na fakturaci a objednávky, včetně vazby na čerpání rozpočtu.

• Pokud EIS nemá jednotný registr partnerů, možnost ověření partnera a načtení údajů z celostátních registrů UIR-ADR, ARES a ISZR.

• Generování předpisů plateb vyplývajících ze smluv, včetně platebních příkazů přenášených do ekonomického modulu EIS – oboustranná integrace.

• Možnost doplnění dodatků ke stávajícím smlouvám a tím i změn parametrů smlouvy.

• Automatické generování čísla smlouvy – možno v několika číselných řadách.

• EIS podporuje vkládání naskenovaných příloh (smluv).

• V systému bude možné vytvářet průvodky smluv.

• Systém bude umožňovat automatizovanou publikaci ve veřejném rejstříku smluv a objednávek.

• Zadavatel požaduje provozovat testovací a produktivní systém se všemi jeho požadovanými vlastnostmi a funkcionalitami. Testovací i produktivní prostředí je nedílnou součástí nabídkové ceny.

• Ekonomický informační systém by měl zřizovateli umožnit on-line přístup k nahlížení do ekonomického informačního systému každé příspěvkové organizaci a umožňovat tvořit vlastní sestavy (reporty) za každou příspěvkovou organizaci i za všechny (nebo vybrané) současně (tzv. manažerské přehledy).

C.Implementace

1. Instalace systému bude provedena na virtuální server v datovém centru zadavatele. Přístup klientů v jednotlivých organizacích bude zajištěn jedním z těchto způsobů:

1. Klientská část systému bude instalována do virtuálního desktopu v prostředí VMware Horizon 6.

2. Klientská část systému bude virtualizována do ThinApp VMware.

3. Klientská část programu bude instalována do sdíleného úložiště bez potřeby instalovat její součásti do koncové přistupující stanice.

O způsobu implementace rozhodne zadavatel před instalací systému na základě svých provozních a bezpečnostních potřeb. Systém musí umožnit všechny tři způsoby instalace.

2. Instalace a implementace bude zahrnovat minimálně:

1. Instalaci a konfiguraci systému na zařízení a programovém vybavení zadavatele (servery, pracovní stanice a operační systémy dle uvedené specifikace v bodě IV.). Dodavatel ručí za to, že jeho systém je s uvedenými prostředky zadavatele plně kompatibilní.

2. Import majetkových karet z jednotlivých příspěvkových organizací (v rozsahu 500 až 15000 položek dle konkrétní organizace). Původní evidence majetku je vedena na příspěvkových organizacích v aplikacích různých dodavatelů (např. DUNA SW, Majetek Helios Fenix Asseco Solutions, a.s.;).

3. Školení administrátorů (2-5 zaměstnanců) v rozsahu min. 8 hodin, a to na počátku testovacího provozu.

4. Školení uživatelů (cca 50 zaměstnanců) v rozsahu min. 8 hodin ve skupinách do 15 osob dle časového harmonogramu implementací, a to na počátku testovacího provozu.

5. Testovací provoz a poskytování uživatelské podpory po dobu testovacího provozu.

6. Vyhodnocení testovacího provozu a provedení úprav v konfiguraci a implementaci systému dle požadavků zadavatele.

7. Předání do ostrého provozu a poskytování služeb následné uživatelské podpory v rámci servisních služeb (SLA).

8. Průběžně dodání aktuální dokumentace ve shodě s aktuálním nastavením. Dokumentace bude předána v elektronické podobě a bude respektovat požadavky specifikované zákonem č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy a o změně některých dalších zákonů, a vyhláškou č. 529/2006 Sb., o požadavcích na strukturu a obsah informační koncepce a provozní dokumentace a o požadavcích na řízení bezpečnosti a kvality informačních systémů veřejné správy (vyhláška o dlouhodobém řízení informačních systémů veřejné správy).

9. Import otevřených položek (pohledávky nebo dluhy, které dosud nebyly zaplaceny).

10. Poskytování rozšířené uživatelské podpory po zavedení ostrého provozu po dobu 6 měsíců v celkovém rozsahu 60 hodin (post-implementační podpora).

3. Specifické informace a požadavky na implementaci systému v jednotlivých organizacích:

1. Městský dům kultury

• Vazba na aplikaci CINEMAWARE (prodejní vstupenkový systém, dodavatel: Ticketware s.r.o.) – import dat do EIS dle představení na jednotlivá nákladová střediska s vazbou na druh úhrady – hotovost, platební karty, poukázky (šeky), dárkové poukazy, platby on-line.

• Vazba na aplikaci DUNA Mzdy (mzdový program, dodavatel: TILL CONSULT a.s.) – import dat do EIS podle nákladových středisek.

• Vazba na web MDK (hromadné vystavování zálohových faktur za kurzovné, účastnické poplatky na soutěžích apod., dodavatel: XXxxxxxxx.xx s.r.o.) – import/export dat do/z EIS o fakturách, pohledávkách a úhradách včetně párování.

• K bodu II. 5) druhá odrážka: po označení pohledávek a závazků lze započítat a vytisknout Dohodu o započtení pohledávek, Oznámení o započtení pohledávek, Návrh na započtení pohledávek

• Počet uživatelů pro implementaci: 28

• Banky pro implementaci: Komerční banka, a.s.

• Pokladny pro implementaci: 5

2. Sociální služby Karviná

• Překlopení číselníku klientů a dodavatelů (cca 2000 položek)

• Vazba na aplikaci FLUXPAM 5 (mzdový program, dodavatel: FLUX, spol. s r.o.) – import dat do EIS podle nákladových středisek.

• Vazba na aplikaci Friendly System (program pro pečovatelskou službu, slouží k evidenci úkonů pečovatelské služby a osobní asistence u klientů, dodavatel: Friendly Systems s.r.o.) – požaduje se automatizovaně načítat data do EIS (pohledávky vč. generování nových plátců/klientů, pokud v EIS dosud nejsou zavedeni)

• Počet uživatelů pro implementaci: 7

• Banky pro implementaci: Komerční banka a.s., ČSOB a.s.

• Pokladny pro implementaci: 5

3. Regionální knihovna Karviná

• Vazba na aplikaci FLUXPAM 5 (mzdový program, dodavatel: FLUX, spol. s r.o.) – import dat do EIS podle nákladových středisek.

• Počet uživatelů pro implementaci: 23

• Banky pro implementaci: Komerční banka a.s., ČSOB a.s.

• Pokladny pro implementaci: 15

4. Juventus

• Vazba na aplikaci Domeček (program pro evidenci klientů, vystavování předpisů plateb, fakturaci a evidenci příjmů, dodavatel: Xxxxxx Xxxx - IT specialist) - import/export dat do/z EIS o fakturách, pohledávkách a úhradách včetně párování.

• Počet uživatelů pro implementaci: 4

• Banky pro implementaci: Komerční banka a.s.

• Pokladny pro implementaci: 2

D.Popis prostředí zadavatele

4. Servery:

1. Datové centrum zadavatele disponuje virtualizačním řešením VMWare v režimu vysoké dostupnosti, verze 6.0,

2. Podporované verze OS serverů jsou Microsoft Windows 2012R2 a vyšší,

3. V případě distribucí Linux, musí být součástí dodávky licence pro OS pokud je vyžadována a OS musí být uveden na compatibility listu VMware,

4. Přidělené systémové prostředky (procesor, RAM, diskový prostor) je možné upravovat ve virtuálním prostředí a jsou k dispozici v přiměřené kapacitě (procesor 6x 2,8 GHz, 8 GB RAM, 100 GB diskového prostoru),

5. Zálohovacím SW je Veem – denní zálohování,

5. Pracovní stanice:

1. Virtuální PC (VMware Horizon View), fyzická PC a notebooky

2. Operační systémy Windows 7 a 10 (32/64 bit)

3. Kancelářské aplikace MS Office 2016 Standard, poštovní klient Thunderbird (Juventus)

4. Prohlížeč MS Explorer (poslední dostupná verze), MS Xxxx (poslední dostupná verze), Firefox (poslední dostupná verze), Chrome (poslední dostupná verze)

6. Databáze:

1. Zadavatel disponuje databází Oracle 12.1.0.1., s dostatečným výkonem a nastaveným systémem zálohování.

2. Pokud je součástí dodávky provoz na jiné databázi, musí dodavatel zajistit:

• dodávku databáze, včetně instalace a všech licencí potřebných pro provoz dodaného systému bez omezení počtu uživatelů,

• neomezenou velikost dodané databáze,

• servisní podpora databáze,

• integraci databáze do systému zálohování zadavatele a úpravy zálohovacích plánů a příslušné dokumentace.

X.Xxxxxx importu majetkových karet

Pracoviště příspěvkových organizací, ze kterých budou importovány majetkové karty:

Poř.	Organizace	Počet majetkových karet DDHM	Evidenční program majetkových karet DDHM
1.	Městský dům kultury Karviná, příspěvková organizace	1200	DUNA
2.	Regionální knihovna Karviná, příspěvková organizace	2000	Helios Fenix
3.	Sociální služby Karviná, příspěvková organizace	5000	Pohoda
4.	Krajské středisko volného času JUVENTUS, Karviná, příspěvková organizace	5000	Helios Fenix

Příloha č. 3: Položkový rozpočet – cenová kalkulace

a) Cena za dodávku systému

Položka (cena za jednotku)	Xxxxxxx cena v Kč bez DPH
Trvalá a neomezená licence systému pro 1 příspěvkovou organizaci (1 IČO)	…doplní uchazeč
Implementace systému pro 1 příspěvkovou organizaci	…doplní uchazeč
CELKEM	…doplní uchazeč

Položka (cena za 4 organizace)	Celková cena v Kč bez DPH
Trvalá a neomezená licence systému pro 4 příspěvkové organizace (4 IČO)	…doplní uchazeč
Implementace systému pro 4 příspěvkové organizace	…doplní uchazeč
CELKEM	…doplní uchazeč

b) Cena za poskytování služeb technické podpory k dodanému systému dle čl. XI, odst. 1, písm. a) až c):

Xxxxxxx	Xxxxxxx cena v Kč bez DPH
1. Technická podpora na 1 měsíc	…doplní uchazeč

c) Cena za poskytování služeb rozvoje systému dle čl. XI, odst. 1, písm. d):

Xxxxxxx	Xxxxxxx cena v Kč bez DPH
1. Cena za rozvoj systému za 1 hodinu	…doplní uchazeč

Příloha č. 4: Poddodavatelské schéma

…doplní uchazeč

Stránka 1 z 23