Vymezení pojmů a předmět smlouvy

SMLOUVA O ZAJIŠTĚNÍ AKCE

„16. schůzka řídicího výboru INTOSAI WGEA v Praze" v říjnu 2018

Číslo smlouvy Dodavatele: Číslo smlouvy Objednatele:

Dodavatel: Objednatel:

ADRIA - NEPTUN, spol. sr.o. Provozovatel Hotelu ADRIA Praha**** (dále jen „Hotel")			českárepublika - Nejvyšší kontrolní úřad (dále jen „Objednatel")
Obchodní rejstřík - spisová značka	Městský soud Praha oddíl C vložka 2738
Se sídlem	Xxxxx 0, Xxxxxxxxx xxxxxxx 000/00, 110 00, česká republika		Se sídlem	Praha 7, Jankovcova 2, 170 04, Česká republika
IČO:	407 66 519		IČO:	493 70 227
DIČ:	CZ40766519		DIČ:	není plátce DPH
Zástupce	Xxx. Xxxxx Xxxxxx		Zástupce	Xxx. Xxxxxxxx Xxxxxxx
Funkce	ředitel hotelu		Funkce	ředitelka odboru mezinárodních vztahů
Kontaktní osoba	Xxxxx Xxxxxx		Kontaktní osoba	Xxx. Xxxxxxx Xxxxxxx
Tel.:	x000 000 000 000		Tel.:	x000 000 000 000
E-mail:	xxx@xxxxx.xx		E-mail:	xxxxxxx.xxxxxxx@xxx.xx 30027-001/0710
Bankovní spojení	7680778001/5500		Bankovní spojení

I.

Vymezení pojmů a předmět smlouvy

1. Výrazy užitými v této smlouvě se rozumí:

• Akce

• Doplňkové služby

• Host

• Hotel

• Konferenční služby

• Gastronomické služby

•

• Objednatel Účastník

16. schůzka řídicího výboru INTOSAI WGEA konající se v říjnu 2018. Služba či zboží objednané Hostem nad rámec Konferenčních služeb definovaných v této smlouvě.

Fyzická osoba či skupina fyzických osob účastnících se Akce a ubytovaných v Hotelu.

Hotel ADRIA Praha****

Pronájem konferenčních prostor, zajištění technického vybavení. Veškeré občerstvení poskytované Hotelem v průběhu Akce (nápoje, kávové přestávky, obědy).

Nejvyšší kontrolní úřad

Host anebo fyzická osoba účastnící se Akce, které není poskytováno ubytování v Hotelu.

2. Předmětem této smlouvy je závazek Hotelu poskytnout Objednateli Konferenční služby a Gastronomické služby pro Akci a poskytnutí garance maximální ceny ubytování v Hotelu pro Hosty, a to v rozsahu a za cenu stanovenou v čl. li a Ill.

3. Objednatel se zavazuje zaplatit Hotelu písemně domluvenou cenu za poskytnuté Konferenční a Gastronomické služby.

4.

Místem plnění je Hotel ADRIA Praha****, Xxxxxxxxx xxxxxxx 000/00, Xxxxx 0, 000 00.

1

li.

Doba, počet pokojů a cena za ubytovací služby

1. Hotel tímto prohlašuje, že pro všechny Hosty garantuje písemně domluvený počet pokojů v Hotelu, a to za následujících podmínek:

Termín ubytování		20. - 21. 10. 2018 10 pokojů 21. - 26. 10. 2018 40 pokojů
Maximální cena za jednolůžkový pokoj pro jednu osobu Maximální cena za dvoulůžkový pokoj		98EUR
		ll0EUR

Stanovené ceny jsou za pokoj a noc a zahrnují cenu snídaně formou bufetu, 15% DPH, všechny místní poplatky a WiFI připojení.

2. Hotel garantuje kapacitu 40 pokojů {200 pokojonocí) v Hotelu do 14. 9. 2018. Po tomto datu budou rezervace potvrzovány na základě volných kapacit Hotelu. Datum příjezdu Hostů je stanoveno na 20. 10. 2018 a na 21. 10. 2018, datum odjezdu Hostů je stanoveno na 26. 10. 2018 (tj. 5-6 nocí), nebudou-li si Hosté přát jinak. Přihlášení do Hotelu je od 14:00. Odhlášení musí být dokončeno do 12:00.

3. Ceny za ubytování včetně všech Doplňkových služeb budou hrazeny individuálně každým z Hostů. Objednatel neručí za závazky Hosta vůči Hotelu.

4. Hotel a Objednatel se dohodli na podobě rezervačního formuláře. Objednatel zajistí distribuci formuláře jednotlivým Hostům. Hosté vyplněný rezervační formulář zašlou elektronickou poštou na elektronickou adresu xxxxx@xxxxx.xx a v kopii kontaktní osobě Objednatele. Vyplněný rezervační formulář je považován za závazný po jeho potvrzení Hotelem, žádný jiný písemný dodatek za uvedenou službu nebude Hotel po Hostech vyžadovat. Hotel se zavazuje akceptovat rezervační formulář ve formě uvedené v příloze č. 1 této smlouvy.

5. Veškeré otázky týkající se ubytování Hostů bude Hotel řešit přímo s Hosty.

Ill.

Konferenční a Gastronomické služby

Hotel se zavazuje poskytnout Objednateli Konferenční služby podle specifikace a za ceny uvedené v tomto článku s odbornou péčí, v požadované kvalitě a čase a podle pokynů Objednatele v souladu s jeho zájmy. Objednatel se zavazuje Hotelu zaplatit řádně a včas za poskytnuté služby dohodnutou cenu služeb.

Datum	Od	Do	Popis	Jednotek	Cena za jednotku	Cena celkem
23.10.	08:00	18:30	Pronájem konferenčního sálu NEPTUN a PLUTON			23 625,00 Kč
23.10.	08:00	18:30	Pronájem konferenčního sálu FAMA			zdarma

2

23.10. 10:30		11:00	Kávová přestávka	40	220,00 Kč	8 800,00 Kč
23.10. 12:30		14:00	Oběd formou bufetu	40	490,00 Kč	19 600,00 Kč
23.10. 12:30		14:00	Nápoje během oběda			dle skutečné spotřeby
23.10. 16:00		16:30	Kávová přestávka	40	220,00 Kč	8 800,00 Kč
24.10.	08:00	18:30	Pronájem konferenčního sálu NEPTUN a PLUTON Pronájem konferenčního sálu FAMA			23 625,00 Kč
24.10. 08:00		18:30				zdarma
24.10. 10:30		11:00	Kávová přestávka	40	220,00 Kč	8 800,00 Kč
24.10. 12:30		14:00	Oběd formou bufetu	40	490,00 Kč	19 600,00 Kč
24.10. 12:30		14:00	Nápoje během oběda			dle skutečné spotřeby
24.10. 16:00		16:30	Kávová přestávka	40	220,00 Kč	8 800,00 Kč
25.10. 08:00		18:30	Pronájem konferenčního sálu NEPTUN a PLUTON			23 625,00 Kč
25.10. 08:00		18:30	Pronájem konferenčního sálu FAMA			zdarma
25.10. 10:30		11:00	Kávová přestávka	40	220,00 Kč	8 800,00 Kč
25.10. 12:30		14:00	Oběd formou bufetu	40	490,00 Kč	19 600,00 Kč
25.10. 12:30		14:00	Nápoje během oběda			dle skutečné spotřeby
25.10. 16:00		16:30	Kávová přestávka	40	220,00 Kč	8 800,00 Kč
						182 475,00 Kč

Hotel se zavazuje dne 22. 10. 2018 bezúplatně zpřístupnit konferenční místnost k přípravě jednání v odpoledních hodinách dle dostupnosti vzhledem k možnému využití jinou akcí.

Počet Účastníků, který je základem kalkulace uvedené v tabulce v čl. 111, (tj. 40}, je orientační a nezávazný. Změnu počtu Účastníků Objednatel oznámí Hotelu nejpozději do 14. 9. 2018. Takto upravený počet bude považován za základ fakturačních výpočtů.

Předběžná celková cena objednaných Konferenčních a Gastronomických služeb je kalkulována ve výši

182 475,00 Kč {slovy: stoosmdesátdvatisícčtyřistasedmdesátpětkorunčeských). Výše uvedené ceny jsou uvedeny včetně DPH. Konferenční a Gastronomické služby budou účtovány v době realizace, s platnou sazbou DPH podle zákona.

IV.

3

1. Konferenční služby:

Specifikace Konferenčních a Gastronomických služeb

• Konferenční místnost: NEPTUN Conference room

2. Gastronomické služby:

• 2 kávové přestávky- malé občerstvení včetně 2 nápojů na osobu dne 23. 10. 2018.

• Oběd skládající se z výběru předkrmů, hlavních jídel a dezertů formou bufetu dne 23. 10. 2018.

• 2 kávové přestávky- malé občerstvení včetně 2 nápojů na osobu dne 24. 10. 2018.

• Oběd skládající se z výběru předkrmů, hlavních jídel a dezertů formou bufetu dne 24. 10. 2018.

• 2 kávové přestávky- malé občerstvení včetně 2 nápojů na osobu dne 25. 10. 2018.

• Oběd skládající se z výběru předkrmů, hlavních jídel a dezertů formou bufetu dne 25. 10. 2018.

Další nealkoholické nápoje budou podávány po odsouhlasení Objednatelem a budou účtovány dle skutečné spotřeby dle běžného ceníku Hotelu.

3. Konferenční technika a další služby:

• předsednický stůl do konferenční místnosti

• řečnický pult

• stůl pro prezenci, 2 židle u vstupu

• bloky s tužkou pro všechny Účastníky

• 1 x projekční plátno, 1 x flipchart, 1 x LCD projektor, lx TV monitor - náhledová obrazovka, mixážní pult Yamaha

• ozvučení sálu včetně 24 mikrofonů

• notebook s MS XXX, PWP

• laserové ukazovátko vč. PWP prezentéru

• pevné+ WiFi připojení k internetu

• technická asistence v průběhu konference, zvukový záznam

• doprava, montáž a demontáž techniky

4. Pro vyloučení pochybností Objednatel a Hotel souhlasně prohlašují, že:

Všechny detaily týkající se uspořádání sálů, počtu Účastníků, občerstvení a technického vybavení budou upřesněny nejpozději 2 týdny před začátkem Akce (tj. 9. 10. 2018}.

V případě, že se zúčastní méně nebo více Účastníků Akce, než bylo upřesněno do 9. 10. 2018, bude celková cena dle této skutečnosti upravena. V případě zvýšení počtu Účastníků Akce bude finální kalkulace založena na skutečném vyšším počtu Účastníků Akce. Autorizovaný hotelový personál spolu s kontaktní osobou Objednatele zaznamená skutečný počet Hostů, kteří se Akce zúčastní, a tento dokument bude považován za právně závazný dokument v případě pochybností o skutečném počtu Hostů.

Předpokládaná celková cena za Konferenční a Gastronomické služby, které jsou specifikovány v tomto článku, cm1 při účasti čtyřiceti (40} Účastníků 182 475,00 Kč (slovy: stoosmdesátdvatisícčtyřistasedmdesátpětkorunčeských}. Cena je včetně DPH.

v.

Platební podmínky

4

1. 20% zálohová platba za objednané Konferenční a Gastronomické služby bude uhrazena nejdříve 2 týdny před konáním Akce, tj. nejdříve ke dni 9. 10. 2018.

2. Zbylá část z celkové částky bude uhrazena po ukončení Akce.

3. Zálohy budou uhrazeny na základě řádně vystavených zálohových faktur s uvedeným jménem Objednatele a číslem zálohové faktury. Splatnost faktur je 15 dnů od doručení Objednateli.

4. Hotel je povinen po ukončení denního programu předložit Objednateli účetní doklady prokazující skutečné poskytnutí služeb. Správnost těchto účetních dokladů (dále jen „denní potvrzení") stvrdí kontaktní osoba Objednatele svým podpisem. Konečné vyúčtování proběhne po skončení Akce. Konečnou fakturu, jejíž přílohou budou denní potvrzení, zašle Hotel Objednateli do 14 dnů od ukončení Akce. Splatnost faktury je 15 dnů od doručení Objednateli.

VI.

Storno podmínky

1. Zrušení touto smlouvou objednaných Konferenčních a Gastronomických služeb, ať již v částečném či plném rozsahu, je možné pouze písemnou formou, kterou je potřeba doručit do rukou osoby zastupující Hotel.

2. V případě úplného zrušení celé Akce:

• Třicet osm (38} dnů před začátkem akce je storno bez poplatku,

• Třicet sedm (37} až dvacet šest (26} dnů před začátkem akce činí storno poplatky 25 % z celkové předběžné ceny shora uvedených Konferenčních služeb a gastronomických služeb,

• Dvacet pět (25) až patnáct (15) dnů před začátkem akce činí storno poplatky 50 % z celkové předběžné ceny shora uvedených Konferenčních služeb a gastronomických služeb,

• méně než čtrnáct (14} dnů před začátkem Akce činí storno poplatky 100 % z celkové předběžné ceny shora uvedených Konferenčních a Gastronomických služeb.

GARANCE CENY A POKOJŮ

VII.

Ostatní ujednání

Ceny pokojů a jejich počet uvedené v čl. li této smlouvy jsou platné jen pro Hosty během Akce, na kterou se vztahuje tato smlouva. Jakýkoliv požadavek týkající se ubytování Hostů během Akce, který bude přijat po

9. 10. 2018 bude zvažován s ohledem na celkovou obsazenost Hotelu a ceny pokojů, které budou v daném termínu platné.

PŘEDCHÁZENÍ ŠKODÁM

:• , I,,:;,; . .-

Hotel se zavazuje vyvinout maximální úsilí k předcházení škodám a k minimalizaci vzniklých škod.

ZODPOVĚDNOST ZA ŠKODY A POJIŠTĚNÍ

:' � �-

•. ., •: •·. �

Hotel nenese odpovědnost za ztrátu, krádež nebo poškození -majetku · Objednatele nebo jeho Hostů v případě, že nebyl uložen na místě k tomu určeném nebo v hotelovém depozitu na recepci. Jakákoliv ztráta nebo poškození majetku Objednatele musí být hlášena neprodleně Hotelu do 24 hodin od zjištění takovéto události.

Objednatel nese odpovědnost za škodu způsobenou Objednatelem v konferenčních prostorech jmenovaných v článku Ill. Hotel zajistí nápravu škody a bude účtovat náklady s tím spojené Objednateli.

5

X-· X.,

/>o,/.�,S>�¼· "

o9t,. �„c

1: 'o

V místnosti, kde Akce probíhá, není dovoleno cokoli přibíjet ani lepit na stěny, dveře nebo strop. Objednate,0�/4·�9o�<'P

je přímo odpovědný za jakoukoli škodu nebo ztrátu způsobenou1na zařízení nebo inventáři v průběhu Akce nebo při její přípravě v pronajatých prostorách.

Hotel neodpovídá za pojištění materiálů, které mají být vystaveny v Hotelu. Osoba nebo třetí strana, která je do Hotelu přinese, tyto vystavené materiály může pojistit. Hotel neodpovídá za poškození nebo ztrátu zboží. Hotel nese odpovědnost za způsobenou škodu vzniklou porušením povinností upravených v této smlouvě,

zejména článku I. až IV. a podle platných právních předpisů. Na odpovědnost za škodu či jinou újmu prokazatelně způsobenou Objednateli činností či nečinností Hotelu a náhradu škody či jiné újmy se vztahují příslušná ustanovení občanského zákoníku.

ZOAbJjIeŠdTnĚaNteÍ lDsAeLzŠaÍHvaOzuZjBeOuŽhÍrAadSiLt UhŽoEteBlové ceny za případné další zboží a služby, které mu Hotel poskytl a které nebyly předmětem této smlouvy, a to v případě, že takové zboží nebo služby byly poskytnuty Hotelem na žádost kontaktních osob Objednatele uvedených v této smlouvě písemnou formou.

OObKjOeLdNnaOtSeTl IaVYHLoUteČlUnJeÍCjsÍoOuDvPpOrVoĚdDleNnOí aSTani nemají povinnost nahradit škodu způsobenou porušením svých

povinností vyplývajících z této Smlouvy, bránila-li jim v jejich splnění nějaká z překážek, vylučující povinnost k úhradě ve smyslu § 2913 odst. 2 občanského zákoníku.

Nedodržení podmínek sjednaných v této smlouvě Objednatelem nebo Hotelem bude znamenat podstatné porušení jeho smluvních povinností, které opravňuje Hotel nebo Objednatele od této smlouvy odstoupit nebo přiměřeným způsobem podmínky smlouvy přehodnotit a upravit.

VIII.

Závěrečná ujednání

1. Xxxxxxx nabývá platnosti a účinnosti dnem jejího podpisu oběma smluvními stranami.

2. Tato smlouva je sepsána ve třech stejnopisech, z nichž Hotel obdrží jedno a Objednatel dvě vyhotovení.

3. Smlouva může být měněna pouze formou písemných číslovaných dodatků, podepsaných oběma smluvními stranami.

4. Tato smlouva, jakož i právní vztahy z ní vyplývající, se řídí právním řádem české republiky, přičemž o případných sporech vyplývajících z této smlouvy, které by se smluvním stranám nepodařilo vyřešit vzájemným jednáním, bude rozhodovat věcně příslušný soud v Praze.

S. Hotel prohlašuje, že výslovně souhlasí se zveřejněním této smlouvy a případně jejími dodatky na internetových stránkách Objednatele.

:) • 0._�J.

V Praze dne

/�� / � .

----�---------�--v-�---0:----_-(__-----_-_-(----�--------_-_-_�_-_-_-_-_-_-_-__-=___[: -

-V--P--r-a-z-e--d--n-e-----------,--�----U-ó-----1-0\--�-----�---1 ---------

Xxx. Xxxxxxxx Xxxxxxx

----(\__\---.---0-----. -wJ--------\--------�-----V)----�--JJ----------------

Xxx. Xxxxx Xxxxxx ředitel hotelu

V�4davské-IN.XxxXXXxxXxxxxx 00X, Xxxxxx.0.j

-�= 40766519

""-.c_

11JJv: CZ40719619

ředitelka odboru mezinárodních vztahů

Hotel ADRIA Praha**** �-�� česká republika - Nejvyšší kontrolní úřad

6