Smlouva o dílo

Smlouva o dílo

v souladu s ustanovením § 536 a násl. zákona č. 513/1991 Sb. (obchodní zákoník) v platném znění uzavřená níže uvedeného dne, měsíce a roku mezi smluvními stranami:

Mendelova univerzita v Brně

se sídlem: Zemědělská 1665/1, Brno, PSČ 613 00

identifikační číslo: 62156489

daňové identifikační číslo: CZ62156489

bankovní spojení: Komerční banka, a.s.

číslo účtu: 7200300237/0100

jejímž jménem je oprávněn činit právní úkony: xxxx. Xxx. Xxxxxxxx Xxxxxx, XXx., rektor

(dále jen „Objednatel“)

a

<doplní uchazeč>

se sídlem: <doplní uchazeč>

zapsaná: v obchodním rejstříku vedeném u <doplní uchazeč>, spisová značka <doplní uchazeč>

identifikační číslo: <doplní uchazeč>

daňové identifikační číslo: <doplní uchazeč>

bankovní spojení: <doplní uchazeč>

číslo účtu: <doplní uchazeč>

jejímž jménem je oprávněn činit právní úkony: <doplní uchazeč>

(dále jen „Zhotovitel“)

1. Preambule

1. Podkladem pro uzavření této smlouvy je nabídka Xxxxxxxxxxx ze dne <doplní uchazeč> uvedená v příloze č. 1 této smlouvy označené Nabídka zhotovitele (dále jen „Nabídka“) podaná v zadávacím řízení na zadání veřejné zakázky nazvané Elektronická spisová služba a spisovna (dále jen „Veřejná zakázka“), zadávaná v souladu se zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů.

2. Ustanovení této smlouvy je třeba vykládat v kontextu zadávacích podmínek Xxxxxxx zakázky, na základě které došlo k uzavření této smlouvy.

2. Předmět smlouvy

1. Zhotovitel se na základě této smlouvy zavazuje provést pro Objednatele dílo specifikované v Nabídce a v příloze č. 2 této smlouvy označené Specifikace díla (dále jen „Specifikace díla“).

2. Zhotovitel se zavazuje dodat Objednateli předmětné dílo za podmínek v této smlouvě stanovených.

3. Objednatel se zavazuje zaplatit Xxxxxxxxxxx za předmětné dílo dohodnutou cenu a dále se zavazuje poskytnout Zhotoviteli touto smlouvou stanovenou součinnost.

3. Místo a termín plnění

1. Místem plnění je sídlo Objednatele, nedohodnou-li v konkrétních případech se smluvní strany jinak.

2. Plnění Zhotovitele bude poskytováno po částech v dílčích termínech podle harmonogramu uvedeného v příloze č. 3 této smlouvy označené Harmonogram plnění (dále jen „Harmonogram“).

4. Cena a platební podmínky

1. Cena za celý předmět plnění je dohodou smluvních stran stanovena ve výši <doplní uchazeč>,- Kč (slovy: <doplní uchazeč>) bez DPH. DPH bude připočtena ve výši podle platných právních předpisů v době fakturace. Cena zahrnuje veškeré náklady a výdaje spojené s plněním předmětu smlouvy.

2. Xxxx za provedení díla bude hrazena po řádném předání a převzetí dílčích plnění, resp. dílčích částí díla, které jsou dohodou smluvních stran stanoveny následovně:

Fáze	Dílčí plnění	Cena bez DPH	DPH	Cena vč. DPH
	Dodávka základního software eSpS	<doplní uchazeč>	<doplní uchazeč>	<doplní uchazeč>
	Analýza a návrh detailního řešení	<doplní uchazeč>	<doplní uchazeč>	<doplní uchazeč>
	Instalace, konfigurace, úprava a rozšíření software	<doplní uchazeč>	<doplní uchazeč>	<doplní uchazeč>
	Dokumentace a školení obsluhy	<doplní uchazeč>	<doplní uchazeč>	<doplní uchazeč>
	Testování a akceptace	<doplní uchazeč>	<doplní uchazeč>	<doplní uchazeč>

3. Objednatel se zavazuje cenu plnění, resp. dílčího plnění zaplatit na základě daňového dokladu (faktury) vystavené Zhotovitelem. Zhotovitel je oprávněn vystavit fakturu na úhradu ceny plnění resp. dílčího plnění teprve po řádném předání a převzetí dílčích částí díla uvedených v odst. 2) tohoto čl. IV. podle čl. VI. této smlouvy. Nárok na zaplacení ceny ze strany Zhotovitele vzniká teprve řádným předáním a převzetím díla, resp. dílčí části díla.

4. Přílohou faktury musí být kopie předávacího protokolu o předání a převzetí dílčí části díla podle čl. VI. této smlouvy podepsaného oprávněnou osobou Objednatele podle čl. XII. této smlouvy, jinak nevzniká povinnost Objednatele cenu plnění, resp. dílčího plnění zaplatit.

5. Jestliže nebude faktura Zhotovitele obsahovat veškeré údaje vyžadované platnými právními předpisy, nebo pokud v ní nebudou uvedené správné údaje, je Objednatel povinen vrátit ji Zhotoviteli ve lhůtě splatnosti s uvedením chybějících náležitostí nebo nesprávných údajů. V takovém případě se lhůta splatnosti dané faktury prodlužuje o dobu, která uplyne mezi vrácením faktury Zhotoviteli a doručením opravené faktury Objednateli.

6. Lhůta splatnosti jednotlivých faktur je dvacet jedna (21) kalendářních dní od data doručení faktury. Objednatel uhradí faktury bankovním převodem na účet Zhotovitele uvedený na faktuře.

5. způsob provedení díla

1. Zhotovitel se zavazuje provést dílo v souladu s výstupy analýzy detailních funkčních a technických požadavků Objednatele na výsledné, resp. cílové řešení díla (dále též „Analýza požadavků“) jako celku, která bude akceptovaná postupem dle čl. VI. této smlouvy.

6. Předání a převzetí díla

1. Za řádné předání a převzetí díla, resp. dílčích částí díla se považuje takové, které splňuje podmínky a náležitosti uvedené v tomto článku.

2. Za vadu díla, resp. dílčích částí díla se považuje výskyt takových vlastností, chování nebo charakteristik díla nebo jeho části, který je v rozporu se Specifikací díla, funkčními a technickými požadavky uvedenými v příloze č. 4 této smlouvy označené Funkční a technické požadavky, Nabídkou, návrhem detailního řešení díla nebo dokumentací díla dodanou Xxxxxxxxxxxx, jsou-li předmětné dokumenty pro příslušnou dílčí část díla aplikovatelné. V případě rozporu mají pro vymezení vlastností díla prioritu dokumenty v tomto pořadí:

   1. dokumentace díla dodaná Xxxxxxxxxxxx,

   2. návrh detailního řešení díla v rámci Analýzy požadavků,

   3. Specifikace díla,

   4. funkční a technické požadavky uvedené v příloze č. 4 této smlouvy označené Funkční a technické požadavky,

   5. Nabídka.

3. Zhotovitel je povinen provést dílo po částech a podle Harmonogramu. Současně je Xxxxxxxxxx povinen při předložení každé části díla předložit také písemně postup, jakým Objednatel ověří soulad předložené části díla s příslušnou částí Nabídky a Specifikace díla (dále jen „Akceptační postup“). Smluvní strany se dohodly, že Analýza požadavků bude akceptována následujícím postupem:

   1. Zhotovitel předá první verzi Analýzy požadavků Objednateli k akceptaci;

   2. Objednatel se zavazuje vznést veškeré své výhrady nebo připomínky k první verzi Analýzy požadavků do pěti (5) pracovních dnů od jejího předložení Zhotovitelem. Nevznese-li Objednatel ve sjednané lhůtě své připomínky, vyzve Xxxxxxxxxx Objednatele k podpisu předávacího protokolu ohledně předání Analýzy požadavků;

   3. vznese-li Objednatel své výhrady nebo připomínky, zavazuje se Zhotovitel ve lhůtě určené Objednatelem, která musí být přiměřená a ne kratší než čtyři (4) pracovní dny od doručení připomínek Objednatele, provést veškeré potřebné úpravy Analýzy požadavků a takto upravenou Analýzu požadavků Zhotovitele předat Objednateli k opětovné akceptaci;

   4. Objednatel se zavazuje vznést veškeré své výhrady nebo připomínky k druhé verzi Analýzy požadavků do pěti (5) pracovních dnů od jejího předložení Zhotovitelem. Nevznese-li Objednatel ve sjednané lhůtě své připomínky, vyzve Xxxxxxxxxx Objednatele k podpisu předávacího protokolu ohledně předání Analýzy požadavků;

   5. vznese-li Objednatel připomínky k druhé verzi Analýzy požadavků, zavazují se smluvní strany zahájit jednání a v dobré víře jednat o odstranění sporných bodů v rámci Analýzy požadavků s cílem dosažení její akceptace;

   6. akceptace a řádné předání a převzetí Analýzy požadavků nastává podpisem předávacího protokolu oprávněnými zástupci smluvních stran,

   7. pro předání a převzetí Analýzy požadavků se nepoužijí ujednání uvedená v odst. 4) až 8) tohoto čl. VI..

4. Objednatel je povinen bez zbytečného prodlení zahájit testování a ověřování shody vlastností, chování nebo charakteristik předkládané části díla na základě Akceptačního postupu (dále jen „Akceptační testování“). Zhotovitel je povinen Objednateli v průběhu Akceptačního testování poskytnout přiměřenou podporu, aby Objednatel mohl realizovat celý Akceptační postup a bez zbytečného prodlení.

5. Objednatel je povinen bez zbytečného prodlení uvědomit Zhotovitele o ukončení Akceptačního testování s uvedením výsledku Akceptačního testování definovaného jednou z následujících možností:

1. neúspěšně ukončené v případě, že Objednatel nebyl na základě předloženého Akceptačního postupu při vynaložení maximální přiměřené snahy Akceptační testování provést v celém rozsahu Akceptačního postupu;

2. úspěšně ukončené s neakceptovatelnými vadami v případě, že Objednatel provedl Akceptační testování v celém rozsahu Akceptačního postupu a nalezl vady, které brání realizaci následného dílčího plnění nebo užití díla za účelem naplnění účelu Veřejné zakázky stanoveného v zadávací dokumentaci k Veřejné zakázce;

3. úspěšně ukončené s akceptovatelnými vadami v případě, že Objednatel provedl Akceptační testování v celém rozsahu Akceptačního postupu a nalezl vady díla, které nebrání realizaci následného dílčího plnění nebo užití díla za účelem naplnění účelu Veřejné zakázky stanoveného v zadávací dokumentaci k Veřejné zakázce;

4. úspěšně ukončené bez zjevných vad v případě, že Objednatel provedl Akceptační testování v celém rozsahu Akceptačního postupu a nenalezl žádné zjevné vady díla.

O výsledku Akceptačního testování je Objednatel povinen sepsat protokol podepsaný oprávněnou osobou Objednatele s uvedením výsledku a jeho zdůvodnění a předat jej Zhotoviteli bez zbytečného prodlení. Zhotovitel je povinen převzetí protokolu potvrdit podpisem oprávněné osoby.

6. V případě výsledku Akceptačního testování podle odst. 5) písm. a) je Zhotovitel povinen bez zbytečného prodlení odstranit nedostatky Akceptačního postupu a předložit Objednateli dotčenou část díla k novému Akceptačnímu testování za splnění podmínky podle odst. 3).

7. V případě výsledku Akceptačního testování podle odst. 5) písm. b) je Zhotovitel povinen bez zbytečného prodlení odstranit zjištěné vady díla a předložit Objednateli dotčenou část díla k novému Akceptačnímu testování za splnění podmínky podle odst. 3).

8. V případě výsledku Akceptačního testování podle odst. 5) písm. c) je Xxxxxxxxxx povinen odstranit zjištěné vady díla do doby, než bude předkládat Objednateli k převzetí dílo jako celek.

9. Zhotovitel je oprávněn předložit Objednateli k převzetí dílo jako celek za splnění následujících podmínek:

1. všechna Akceptační testování dílčích částí plnění byla ukončena s výsledkem podle odst. 5) písm. c) nebo d),

2. všechny vady zjištěné ve všech Akceptačních testováních dílčích částí plnění s výsledkem podle odst. 5) písm. c) byly Xxxxxxxxxxxx odstraněny. Objednatel je povinen příslušné části plnění s odstraněnými vadami znovu otestovat. V případě výsledku podle odst. 5) písm. c) budou takové vady předmětem záručního plnění.

10. Dílo nebo jeho část se považují za řádně předané okamžikem podpisu předávacího protokolu oprávněným zástupcem Objednatele. Objednatel není povinen převzít dílo, resp. jeho část, pokud nebylo Objednateli předáno bez zjevných vad. Za zjevnou vadu se považuje taková vada, kterou bylo možné odhalit v průběhu Akceptačního testování. Ostatní vady, které ani při vynaložení přiměřeného úsilí Objednatele nebylo možné v průběhu Akceptačního testování odhalit, nejsou považovány za zjevné.

11. O předání a převzetí díla jako celku je Objednatel povinen sepsat protokol podepsaný oprávněnou osobou Objednatele s uvedením případných vad, které se podle odst. 9) písm. b) staly předmětem záručního plnění, a předat jej Zhotoviteli bez zbytečného prodlení. Zhotovitel je povinen převzetí protokolu potvrdit podpisem oprávněné osoby.

7. Práva duševního vlastnictví

1. Pokud je součástí díla, které je výsledkem činnosti Zhotovitele podle této smlouvy, je dílo autorské povahy (dále jen „Autorské dílo“) ve smyslu § 2 zákona č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů (autorský zákon), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Autorský zákon“), získává Objednatel dnem předání a převzetí dílčí části díla, v rámci níž bylo Autorské dílo vytvořeno, k Autorskému dílu jako celku i k jeho jednotlivým částem oprávnění jej užít (dále jen „Licenci“) za podmínek dále stanovených v této smlouvě. Pro vyloučení pochybností strany prohlašují, že odměna za poskytnutí Licence je zahrnuta v ceně dílčí části díla, v rámci níž bylo Autorské dílo vytvořeno.

2. Licence je poskytována jako nevýhradní, umožňující pouze užití Autorského díla v množstevním rozsahu přiměřenému pro pokrytí potřeb užívání zaměstnanci Objednatele s územním rozsahem vymezeným územím České republiky a časovým rozsahem neomezeným.

3. Objednatel nemá oprávnění jakkoli měnit nebo jinak zasahovat do Autorských děl s výjimkou zásahů, které v souladu s donucujícími ustanoveními právního řádu nelze vyloučit. Je-li Autorské dílo počítačovým programem, nabývá Objednatel Licenci k jeho strojovému kódu a veškerým parametrům a nastavením potřebným pro jeho užití Objednatelem.

4. Výše uvedené se vztahuje i na veškerá technická řešení, koncepce, know-how, postupy či metody zpracování dat, analytické nástroje, software, pracovní dokumentaci, diagramy, schémata a koncepty, pokud jsou vyvinuty Xxxxxxxxxxxx při poskytování plnění podle této smlouvy a nemají charakter Autorského díla.

5. Bude-li v rámci poskytování plnění podle této smlouvy Objednateli poskytnuto Autorské dílo třetí osoby nebo standardní softwarový produkt Zhotovitele, zavazuje se Zhotovitel zajistit pro Objednatele oprávnění užít takovéto Autorské dílo v rozsahu a způsobem nezbytným pro naplnění účelu této smlouvy a Veřejné zakázky. Bez ohledu na jiná ustanovení této smlouvy nesmí rozsah užití takového Autorského díla omezovat Objednatele v užití díla dle této smlouvy v rozsahu vymezeném v příloze č. 4 této smlouvy označené Funkční a technické požadavky. Pro vyloučení pochybností strany prohlašují, že odměna za zajištění práva užití pro Objednatele je zahrnuta v ceně dílčí části díla, v rámci níž bylo Autorské dílo třetí osoby Objednateli poskytnuto.

8. Záruka

1. Zhotovitel poskytuje záruku za jakost díla, v rámci níž odpovídá za to, že dílo nebude mít vady ve smyslu čl. VI. odst. 2), a to po celou dobu záruční doby.

2. Záruční doba začíná dnem předání a převzetí díla jako celku a trvá dva (2) roky.

3. Objednatel uplatňuje reklamace z titulu záručních vad způsobem, postupem a za podmínek pro oznamování požadavků na podporu a jejich řešení stanovených v příslušné smlouvě o údržbě a podpoře vztahující se k části plnění podle této smlouvy označené ve Specifikaci díla jako Software eSpS.

9. Odpovědnost za škodu

1. Smluvní strany nesou odpovědnost za způsobenou škodu v rámci platných právních předpisů a této smlouvy. Smluvní strany se zavazují k vyvinutí maximálního úsilí k předcházení škodám a k minimalizaci vzniklých škod.

2. Každá smluvní strana odpovídá za škodu, která vznikla druhé smluvní straně v důsledku věcně nesprávného nebo jinak chybného zadání, které jí písemně předala. Žádná ze smluvních stran není odpovědná za prodlení způsobené prodlením s plněním závazků druhé smluvní strany.

3. Smluvní strany se zavazují upozornit druhou smluvní stranu bez zbytečného odkladu na vzniklé okolnosti vylučující odpovědnost a bránící řádnému plnění této smlouvy. Smluvní strany se zavazují k vyvinutí maximálního úsilí k odvrácení a překonání okolností vylučujících odpovědnost.

4. V případě vzniku škody je strana, která škodu způsobila, povinna uhradit veškerou prokázanou škodu včetně skutečných a prokázaných nákladů na její odstranění.

10. Ochrana informací

1. Smluvní strany jsou povinny zajistit utajení získaných důvěrných informací způsobem obvyklým pro utajování takových informací, není-li výslovně sjednáno jinak. Tato povinnost platí bez ohledu na ukončení účinnosti této smlouvy. Strany mají právo požadovat navzájem doložení dostatečnosti utajení důvěrných informací. Strany jsou povinny zajistit utajení důvěrných informací i u svých zaměstnanců, zástupců, jakož i jiných spolupracujících třetích stran, pokud jim takové informace byly poskytnuty.

2. Právo užívat, poskytovat a zpřístupnit důvěrné informace mají obě strany pouze v rozsahu a za podmínek nezbytných pro řádné plnění práva a povinností vyplývajících z této smlouvy. Tím není dotčeno právo smluvních stran poskytnout důvěrné informace svým subdodavatelům nebo právním či ekonomickým poradcům.

3. Za důvěrné informace se bez ohledu na formu jejich zachycení považují veškeré informace, které nebyly některou ze stran označeny jako veřejné a které se týkají této smlouvy a jejího plnění (zejména informace o právech a povinnostech stran jakož i informace o cenách), které se týkají některé ze stran (zejména obchodní tajemství, informace o jejich činnosti, struktuře, hospodářských výsledcích, know-how) anebo informace, pro nakládání s nimiž je stanoven právními předpisy zvláštní režim utajení (zejména obchodní tajemství, státní tajemství, bankovní tajemství, služební tajemství). Dále se považují za důvěrné informace takové informace, které jsou jako důvěrné výslovně některou ze stran označeny.

4. Za důvěrné informace se v žádném případě nepovažují informace, které se staly veřejně přístupnými, pokud se tak nestalo porušením povinnosti jejich ochrany, dále informace získané na základě postupu nezávislého na této smlouvě nebo druhé straně, pokud je strana, která informace získala, schopna tuto skutečnost doložit, a konečně informace poskytnuté třetí osobou, která takové informace nezískala porušením povinnosti jejich ochrany. Bez ohledu na jiná ustanovení této smlouvy je každá ze smluvních stran oprávněna zpřístupnit důvěrné informace třetím osobám v případě, že takové zpřístupnění je vyžadováno právními předpisy nebo rozhodnutími orgánů veřejné správy.

11. Smluvní pokuty

1. V případě, že Xxxxxxxxxx poruší svou povinnost zajistit utajení získaných důvěrných informací v souladu s ustanovením čl. X., zavazuje se uhradit smluvní pokutu ve výši 100.000,- Kč (slovy: jedno-sto-tisíc-korun-českých) za každý takovýto jednotlivý případ.

2. Za prodlení Xxxxxxxxxxx s provedením díla, které zapříčinil Xxxxxxxxxx, se Zhotovitel zavazuje uhradit smluvní pokutu ve výši 0,05 % z ceny díla za každý den prodlení.

3. Smluvní pokutu je Zhotovitel povinen uhradit Objednateli do patnácti pracovních (15) dnů ode dne doručení výzvy k úhradě spolu s fakturou. Smluvní pokutou není dotčeno právo na náhradu vzniklé škody.

12. Oprávněné osoby

1. Kromě statutárních orgánů smluvních stran jsou osoby oprávněné jednat jménem smluvních stran v dílčích záležitostech souvisejících s plněním této smlouvy následující:

1. Oprávněnou osobou Objednatele je: <bude doplněno při podpisu smlouvy s vítězným uchazečem – vedoucí projektu>

2. Oprávněnou osobou Zhotovitele je: <doplní uchazeč – vedoucí projektu – jméno, mobil, email>.

2. Každá ze smluvních stran je oprávněna oprávněnou osobu změnit písemným oznámením doručeným zástupci druhé smluvní strany.

13. Součinnost a vzájemná komunikace

1. Smluvní strany se zavazují vzájemně spolupracovat a poskytovat si veškeré informace potřebné pro řádné plnění svých závazků vyplývajících z této smlouvy tak, aby nedocházelo k prodlení s plněním jednotlivých termínů a s prodlením splatnosti jednotlivých peněžních závazků.

2. Objednatel se zavazuje zejména:

1. zajistit potřebnou organizační a personální součinnost v rozsahu nezbytném pro řádné plnění podle této smlouvy, zejména jmenovat osoby odpovědné za stranu Objednatele a klíčové členy týmu Objednatele, tzn. odborné pracovníky kompetentní v oblasti plnění Veřejné zakázky,

2. zajistit potřebnou technickou součinnost v rozsahu nezbytném pro řádné plnění podle této smlouvy,

3. poskytnout potřebné informace, doklady, podklady a jiná data nutná pro poskytování plnění dle této smlouvy.

3. Smluvní strany jsou povinny informovat druhou smluvní stranu o veškerých skutečnostech, které jsou nebo mohou být důležité pro řádné plnění této smlouvy.

4. Veškerá komunikace mezi smluvními stranami bude probíhat prostřednictvím pověřených pracovníků nebo statutárních zástupců smluvních stran.

5. Oznámení zasílaná doporučenou poštou se považují za doručená 3. (třetí) den po jejich prokazatelném odeslání na adresu druhé ze smluvních stran uvedenou v záhlaví smlouvy.

6. Ukládá-li smlouva doručit některý dokument v písemné podobě, musí být předán osobně nebo doručen doporučenou poštou. Ostatní dokumenty lze předávat nebo posílat elektronickou poštou i v elektronické formě v předem dohodnutém formátu souborů.

14. Platnost a účinnost smlouvy

1. Tato smlouva nabývá platnosti a účinnosti dnem podpisu obou smluvních stran.

2. Smluvní vztah založený touto smlouvou může být ukončen:

1. Dohodou smluvních stran.

2. Odstoupením od smlouvy z následujících důvodů:

   1. Objednatel je oprávněn odstoupit od smlouvy v případě podstatného porušení povinností Zhotovitelem; za podstatné porušení povinností Zhotovitele se považuje:

      1. prodlení s plněním, a to i dílčím, delší než patnáct (15) dní nebo pokud se prodlení vyskytne více než dvakrát v průběhu plnění,

      2. opakovaně neúspěšné ukončení Akceptačního testování podle čl. VI. odst. 5) písm. a) nebo b) kterékoliv dílčí části díla,

      3. uvedení informací nebo dokladů v Nabídce takových, které neodpovídají skutečnosti a měly nebo mohly mít vliv na výsledek výběrového řízení Veřejné zakázky.

   2. Objednatel je oprávněn odstoupit od smlouvy v případě podstatného porušení povinností Objednatelem; za podstatné porušení povinností Objednatele se považuje prodlení s placením po dobu delší než patnáct (15) dní, které není odstraněno ani do patnácti (15) dnů ode dne doručení písemné výzvy Objednatele k odstranění prodlení Zhotovitele;

   3. Objednatel je oprávněn odstoupit od smlouvy v případě, že nedojde k akceptaci Analýzy požadavků do 30 dnů ode dne předložení první verze Analýzy požadavků.

3. V případě odstoupení Objednatele od smlouvy je Objednatel oprávněn do třiceti (30) dnů písemně určit, které části díla přijaté od Xxxxxxxxxxx do okamžiku odstoupení si Objednatel ponechá, a které z nich budou vráceny Zhotoviteli. Zhotovitel si ponechá část ceny odpovídající částem díla, které zůstanou Objednateli. Ve zbývajícím rozsahu si strany vrátí již poskytnutá plnění a protiplnění. Neurčí-li Objednatel části díla, které se mají vrátit Zhotoviteli dle první věty, vypořádají se strany podle příslušných ustanovení právních předpisů.

15. Řešení sporů

1. Smluvní strany se zavazují vyvinout maximální úsilí k odstranění vzájemných sporů vzniklých v souvislosti s touto smlouvou a k jejich vyřešení zejména prostřednictvím jednání oprávněných osob nebo statutárních zástupců.

2. V případě, že se smluvní strany nedohodnou na odstranění vzájemných sporů jednáním, má každá ze smluvních stran právo obrátit se na příslušný soud.

16. Závěrečná ustanovení

1. Tato smlouva, jakož i práva a povinnosti vzniklé na základě této smlouvy nebo v souvislosti s ní, se řídí obchodním zákoníkem a dalšími právními předpisy českého právního řádu.

2. Tato smlouva představuje úplnou dohodu smluvních stran o předmětu této smlouvy. Tuto smlouvu je možné měnit pouze písemnou dohodou smluvních stran ve formě číslovaných dodatků této smlouvy, podepsaných oprávněnými zástupci obou smluvních stran.

3. Zhotovitel bere na vědomí, že v souladu s § 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, se stane v rámci plnění této smlouvy osobou povinnou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly a zavazuje se plnit veškeré povinnosti, které mu jsou z tohoto důvodu tímto zákonem uloženy.

4. Nedílnou součástí této smlouvy jsou následující přílohy:

   1. Příloha č. 1 – Nabídka zhotovitele

   2. Příloha č. 2 – Specifikace díla

   3. Příloha č. 3 – Harmonogram plnění

   4. Příloha č. 4 – Funkční a technické požadavky

5. Tato smlouva je uzavřena ve 2 (dvou) vyhotoveních, z nichž každá strana obdrží po 1 (jednom) vyhotovení.

17. Podpisy smluvních stran

6. Smluvní strany prohlašují, že si tuto smlouvu před jejím podpisem přečetly a že byla uzavřena po vzájemném projednání jako projev jejich svobodné vůle. Na důkaz dohody o všech článcích této smlouvy připojují pověření zástupci obou smluvních stran své vlastnoruční podpisy.

V Brně dne ……………… V <doplní uchazeč> dne ………………

Mendelova univerzita v Brně: <doplní uchazeč>:

………………………………………… …………………………………………

xxxx. Xxx. Xxxxxxxx Xxxxxx, XXx. <doplní uchazeč>

statutární zástupce <doplní uchazeč>

Příloha č. 1 – Nabídka zhotovitele

<bude doplněno při podpisu smlouvy s vítězným uchazečem>

Příloha č. 2 – Specifikace díla

Dílo je specifikováno jako soubor dodávek (dle předmětu plnění definovaného v kapitole 4 zadávací dokumentace Xxxxxxx xxxxxxx) zahrnující položky v následujícím základním členění:

1. dodávka základního software elektronické spisové služby a spisovny (dále jen „eSpS“ nebo „systém“) a poskytnutí nebo zajištění příslušných licencí,

2. dodávka služeb implementace a nasazení eSpS.

Bližší specifikace jednotlivých dílčích částí díla

Dílo je rozděleno do několika dílčích částí, která budou dodávána postupně ve fázích, jejichž výčet, posloupnost a obsah, resp. náplň a výstupy v nich očekávaných dodávek je následující:

Fáze	Dílčí část díla	Xxxxxxx projektu
	Dodávka základního software eSpS	Licence základního software eSpS
	Analýza a návrh detailního řešení	Dokument s detailním funkčním a technickým návrhem řešení vč. provozu, zálohy a obnovy dat
	Instalace, konfigurace, úprava a rozšíření software	Základní software eSpS a cílový stav software eSpS po konfiguraci, úpravách a rozšíření dle detailního funkčního návrhu zprovozněný v testovacím prostředí
	Dokumentace a školení obsluhy	Dokumentace k užívání a správě eSpS zprovozněného v testovacím prostředí, vyškolení klíčový uživatelé a správce
	Testování a akceptace	Cílový stav eSpS s úpravami a rozšířeními dle detailního funkčního návrhu akceptovaný a zprovozněný v produkčním prostředí

Bližší specifikace jednotlivých dílčích částí díla je následující:

Software eSpS

Specifikace software eSpS

Část díla, které mají charakter software, (dále jen „Software eSpS“), jsou specifikovány souborem následujících informací:

1. výčtem funkčních a technických vlastností, které se vztahují na celek tvořený základním software eSpS a cílovou podobu software eSpS po implementaci; funkční a technické vlastnosti Software eSpS jsou specifikovány v příloze č. 4 této smlouvy označené Funkční a technické požadavky;

2. zpřesněným popř. doplněným výčtem funkčních a technických vlastností uvedeným v Nabídce a provedeným ve větší míře detailu, než je v předchozím odstavci,

3. zněním Objednatelem schválených a akceptovaných dokumentů, které dále rozvíjí, upravují a doplňují specifikaci Software eSpS ve větším detailu, než v obou předchozích odstavcích, a které jsou součástí dodávek plnění podle této smlouvy.

Dílčí plnění produkující cílový Software eSpS

Dodávka software specifikovaných vlastností je výsledkem činností v následujících dílčích plněních v podobě dodávek či výstupů činností v projektu:

• dodávka základního software eSpS označovaný někdy jako „balíkový“,

• instalace a konfigurace základního software eSpS,

• analýza detailních funkčních požadavků na výslednou, resp. cílovou podobu eSpS po implementaci,

• úpravy a rozšíření software eSpS na základě detailních funkčních požadavků.

Základní software eSpS

Toto dílčí plněn zahrnuje koupi a dodávku licence základního software eSpS dle licenčního modelu Zhotovitele.

Analýza a návrh detailního řešení eSpS

Toto dílčí plnění zahrnuje provedení analýzy detailních funkčních a technických požadavků Objednatele na výsledné, resp. cílové řešení eSpS jako celku. Analýza vychází z funkčních a technických požadavků uvedených v příloze č. 4 této smlouvy označené Funkční a technické požadavky a jejím účelem je zvýšit míru detailu požadovaných funkčních a technických vlastností cílového řešení eSpS zkoumáním do větší hloubky a šíře v míře obvyklé u projektů tohoto typu.

Instalace, konfigurace, úprava a rozšíření základního software eSpS

Toto dílčí plnění zahrnuje instalaci základního software eSpS a všech komponent potřebných pro jeho provoz do testovacího a produkčního prostředí.

Dále toto dílčí plnění zahrnuje konfiguraci základního software eSpS a jeho případné programové úpravy a rozšíření za účelem splnění požadavků Objednatele obsažených ve výstupu analýzy detailních funkčních a technických požadavků.

Součástí instalace Software eSpS je instalace do následujících prostředí:

• testovací prostředí – za účelem seznámení s funkčností platformy eSpS, školení obsluhy a správy systému a Akceptačního testování,

• produkční prostředí – za účelem ostrého provozu systému v reálném prostředí Objednatele.

Obě uvedená prostředí budou realizována pomocí nástrojů pro virtualizaci, jejichž detailní popis je uveden v příloze č. 4 této smlouvy označené Funkční a technické požadavky.

Dokumentace a školení

Toto dílčí plnění zahrnuje dodávku dokumentace sestávající se z:

• dokumentace pro obsluhu eSpS uživateli ve všech rolích,

• dokumentace pro správu eSpS správcem, resp. administrátorem,

• dokumentace o parametrech instalace, implementace a nasazení eSpS,

• dokumentace k záloze a obnově dat a celého systému,

• dokumentace a školící materiály ze školení klíčových uživatelů.

A dále je součástí tohoto dílčího plnění vyškolení obsluhy eSpS v následujícím rozsahu:

• úvodní školení, resp. seznámení s platformou dodávaného eSpS pro širší masu nejlépe všech uživatelů v odpovídajících prostorách zajištěných Objednatelem, 1 běh,

• školení klíčových uživatelů ve všech rolích, 2 běhy, jeden před a jeden po akceptaci, vždy po 10ti účastnících,

• školení správce, resp. administrátora systému, 2 běhy, jeden před a jeden po akceptaci, vždy po 2 účastnících.

Výčet klíčových uživatelů může zahrnovat i osoby, které Objednatel vybere jako vhodné zástupce pro školení ostatních běžných uživatelů.

Testování a akceptace

Toto dílčí plnění zahrnuje přípravu a dodávku postupu Akceptačního testování, podpory Akceptačního testování a následná akceptace Software eSpS v produkčním prostředí v souladu s čl. V. této smlouvy.

Příloha č. 3 – Harmonogram plnění

Dodávka předmětu plnění je v rámci realizačního projektu rozdělena do několika dílčích plnění, která budou dodávána postupně ve fázích projektu, jejichž výčet, posloupnost, obsah, resp. náplň, dodávky a termíny dodání je následující, přičemž termínem T₀ se rozumí den uzavření smlouvy:

Fáze	Dílčí plnění	Dodávka projektu	Termín dokončení
	Dodávka základního software eSpS	Licence základního software eSpS	T0 + <doplní uchazeč> dnů
	Analýza a návrh detailního řešení	Dokument s detailním funkčním a technickým návrhem řešení vč. provozu, zálohy a obnovy dat	T0 + <doplní uchazeč> dnů
	Instalace, konfigurace, úprava a rozšíření software	Instalace základního software eSpS a cílový stav eSpS po konfiguraci, úpravách a rozšíření dle detailního funkčního návrhu zprovozněný v testovacím prostředí	T0 + <doplní uchazeč> dnů
	Dokumentace a školení obsluhy	Dokumentace k užívání a správě eSpS zprovozněného v testovacím prostředí, vyškolení klíčový uživatelé a správce	T0 + <doplní uchazeč> dnů
	Testování a akceptace	Cílový stav eSpS s úpravami a rozšířeními dle detailního funkčního návrhu akceptovaný a zprovozněný v produkčním prostředí	T0 + <doplní uchazeč> dnů

Příloha č. 4 – Funkční a technické požadavky

1Funkční požadavky

Požadavky na funkčnost eSpS se sestávají z požadavků následujících kategorií:

1. požadavky dané legislativou,

2. klíčové požadavky Objednatele s ohledem na obor činnosti Objednatele.

Pro účely zakázky jsou všechny uvedené požadavky chápány jako celek.

1.1Požadavky dané legislativou

Požadavky na eSpS dané legislativou jsou dány výčtem norem, které je Objednatel povinen dodržovat a v těchto normách pak vybranými ustanoveními aplikovatelnými na Objednatele podle specifik Objednatele v těchto normách vymezených.

Dotčená legislativa podle předchozího odstavec je následující:

1. zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů,

2. zákon č 190/2009 Sb., kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony,

3. vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů,

4. vyhláška č. 192/2009 Sb., kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů,

5. vyhláška č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby,

6. zákon 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů ve znění pozdějších předpisů a další související zákony, předpisy, vyhlášky a nařízení vlády,

7. vyhláška č. 193/2009 Sb. o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů,

8. vyhláška č. 194/2009 Sb., o užívání a provozování informačního systému datových schránek.

Objednatel požaduje také údržbu popř. rozvoj systému v souladu s vývojem a požadavky legislativy po celou dobu trvání smluvního vztahu na dodávku díla a poskytování služeb údržby a podpory.

1.2Klíčové požadavky Objednatele

Požadujeme splnění následujících funkčních parametrů, funkčních charakteristik a elementárních funkčností systému:

1.2.1Rozsah užití software

Systém bude užíván v následujícím rozsahu a počtu příslušných uživatelů:

1. 95 spisových uzlů,

2. 95 správců spisových uzlů,

3. 130 uživatelů spisových uzlů.

Navržený licenční model musí umožnit časově neomezené užití systému v uvedeném rozsahu.

1.2.2Rozsah zpracovávaných informací

Systém bude užíván v následujícím předpokládaném rozsahu zpracovávaných informací:

1. 30.000 přijatých dokumentů ročně,

2. 30.000 čísel jednacích ročně.

3. průměrně cca 3 strany na dokument,

1.2.3Spisový plán a organizace spisů

1. Systém podporuje spisový plán.

2. Systém umožňuje správcům označit každý spisový plán identifikátorem, názvem a jeho popisem.

3. Systém podporuje spisový plán, ve kterém jsou věcné skupiny členěny hierarchicky. Použití hierarchického spisového plánu umožňuje dědičnost skartačních režimů a dalších metadat a usnadňuje přehlednost.

4. Systém umožňuje správu spisového plánu výlučně správcovské roli.

5. Systém neomezuje počet úrovní v hierarchii spisového plánu.

6. Systém podporuje přípravu spisového plánu v době své konfigurace tak, aby byl systém připraven na příjem nebo import dokumentů v digitální podobě.

7. Systém umožňuje v době své konfigurace správcovské roli definovat mechanismus (mechanismy) přidělování názvů (například věcných skupin).

8. Systém umožňuje zavedení textových vysvětlivek do všech věcných skupin, a do všech spisů a do typových spisů. Textové vysvětlivky objasňují zamýšlený obsah dokumentů nebo určitých věcných skupin, a spisů a typových spisů.

9. Systém podporuje import a export dokumentů ve formě odpovídající schématu XML, které je přílohou národního standardu.

10. Systém podporuje import celého spisového plánu nebo jeho části.

11. Systém podporuje export celého spisového plánu nebo jeho části.

12. Jestliže systém kopíruje celý spisový plán nebo jeho část, kopie zahrnuje všechna příslušná metadata.

13. Jestliže systém kopíruje celý spisový plán nebo jeho část, kopie zahrnuje všechny příslušné skartační režimy.

14. Systém umožňuje správcovské roli přidat v kterékoli části spisového plánu věcné skupiny. Věcné skupiny se neumisťují do věcných skupin, ve kterých jsou zatříděny spisy, a naopak.

15. Systém podporuje vytvoření a současné využívání více spisových plánů.

16. Systém podporuje příjem, udržování a znázornění metadat pro spisy, typové spisy a věcné skupiny.

17. Systém neomezuje možnost přidávat do spisu, typového spisu a věcné skupiny metadata nad rámec metadat stanovených ve schématech XML, která jsou přílohou národního standardu.

18. Systém poskytuje v rámci spisového plánu funkci pro automatické přidělování plně určeného spisového znaku každé věcné skupině, spisu, typovému spisu, součásti, dílu.

19. Systém umožňuje uživatelským rolím přidělit název každé věcné skupině, spisu, typovému spisu nebo součásti.

20. Systém umožňuje exportovat seznam všech spisů nebo typových spisů včetně zatřídění do věcné skupiny ve formátu XML a ve formátu uživatelsky srozumitelném.

21. Systém umožňuje správcovské roli konfigurovat věcnou skupinu tak, aby do ní bylo, nebo naopak nebylo možné vkládat.

1.2.4Skartační režimy

22. Systém umožňuje výlučně správcovským rolím vytvářet a udržovat skartační režim.

23. Systém neomezuje počet skartačních režimů.

24. Systém přiděluje každému skartačnímu režimu při jeho vytvoření jednoznačný identifikátor.

25. Systém umožňuje zadat pro každý skartační režim při jeho vytvoření jednoznačný název.

26. Systém udržuje nezměnitelný přehled úprav nebo smazání, provedených ve skartačním režimu (transakční protokol), obsahující zejména záznam o datu úpravy nebo smazání a o uživateli, který úpravu nebo smazání provedl.

27. Systém zajišťuje, aby byla každá úprava skartačního režimu bezprostředně uplatněna na všechny entity, ke kterým je skartační režim přiřazen.

28. Systém umožňuje import a export skartačních režimů.

29. Systém zajišťuje, aby každá věcná skupina, spis, součást nebo díl byly zařazeny nejméně do jednoho skartačního režimu.

30. Ve výchozí konfiguraci je skartační režim uplatňovaný na nově vytvořenou věcnou skupinu, spis, součást nebo díl děděn z mateřské entity.

31. Každý dokument, který je přímo uložen do věcné skupiny, má vždy přiřazen jeden skartační režim.

32. Ve výchozí konfiguraci je vždy skartační režim, použitý na každý nový dokument uložený přímo do věcné skupiny, děděn z mateřské věcné skupiny.

33. Systém umožňuje správcovské roli vždy použít skartační režim na každou věcnou skupinu, spis, součást, díl nebo typ dokumentu.

34. Předchozí požadavek se uplatňuje v případě nahrazení skartačního režimu uplatněného ve výchozí konfiguraci jakýmkoli jiným.

35. Systém umožňuje použít skartační režim uplatněný ve výchozí konfiguraci na různé typy dokumentů. Každý jednotlivý dokument má alespoň jeden skartační režim, neboť každý dokument je uložen ve spisu nebo věcné skupině.

36. Systém umožňuje, aby pro každou věcnou skupinu, spis, součást nebo díl platil více než jeden skartační režim.

37. Ukládání a vyřazování každého dokumentu se řídí skartačním režimem (režimy), přiřazeným (přiřazenými) k věcné skupině, spisu, součásti, dílu nebo typu dokumentu, do kterých dokument patří, popřípadě platným pozastavením skartační operace.

38. Každý skartační režim obsahuje:

1. skartační lhůtu a spouštěcí událost, nebo

2. rok vyřazení seskupení nebo dokumentu.

39. Každý skartační režim obsahuje:

1. typ skartační operace (například skartační znak „A“),

2. odůvodnění, proč byl skartačnímu režimu přidělen příslušný typ skartační

3. operace.

40. Pokud uplyne skartační lhůta stanovená určitému dokumentu (dokumentům) skartačním režimem, systém automaticky vyvolá návrh na vyřazení dokumentu (dokumentů).

41. Po uplynutí doby stanovené skartační lhůtou od spouštěcí události je vyvolán návrh na vyřazení dokumentů.

42. Systém umožňuje řízení výběru dokumentů výlučně posuzovateli skartační operace.

43. Systém zaznamenává do transakčního protokolu a oznamuje správcovské roli provedení všech skartačních operací uskutečněných na základě vydaného trvalého skartačního souhlasu.

44. Systém automaticky oznamuje správci, že má být proveden návrh na vyřazení dokumentu.

45. Systém umožňuje správcovské roli upravit skartační režim s výjimkou jeho jednoznačného identifikátoru.

46. Systém automaticky oznamuje správcovské roli veškeré skartační režimy, které jsou účinné ve stanoveném časovém období.

47. Systém podporuje znázornění věcných skupin, spisů, součástí a dílů, které jsou určeny k provedení skartační operace, a to včetně jejich metadat a informací o skartačním režimu.

48. Systém umožňuje udržovat odkazy mezi různými ztvárněními stejných dokumentů a umožňuje provádět u nich skartační operace současně.

49. Systém umožňuje posuzovateli skartační operace, aby při výběru archiválií provedl alespoň jednu z následujících operací u každé věcné skupiny, spisu, součásti nebo dílu:

1. označil je jako určené ke zničení,

2. označil je jako určené pro export do digitálního archivu k trvalému uložení,

3. označil je jako určené pro další posouzení.

50. Systém automaticky zaznamenává datum provedení výběru archiválií.

51. Systém umožňuje posuzovateli skartační operace zapisovat důvody rozhodnutí přijatých v procesu výběru archiválií do metadat věcné skupiny, součásti, dílu nebo spisu.

52. Rozhodnutí se ukládají jako metadata a také do transakčního protokolu.

53. Systém exportuje spolu s dokumenty metadata stanovená národním standardem.

54. Vždy, když systém přenáší nebo exportuje dokumenty, přenáší nebo exportuje současně všechny jejich komponenty a zachovává vazby mezi těmito entitami.

55. Systém zajišťuje přesně definovaný proces přenosu dokumentů a jejich metadat a informací transakčního protokolu do jiného systému nebo do jiné organizace.

56. Systém exportuje dokumenty a jejich metadata stanovená metadatovým modelem, který je přílohou národního standardu.

57. Systém umožňuje export veškerých metadat nebo transakčního protokolu, i když cílovým systémem, do kterého jsou data importována, nejsou požadována.

58. Systém umožňuje exportovat a přenášet dokumenty ve formátu, ve kterém byly přijaty.

59. Systém umožňuje exportovat a přenášet dokumenty v jakémkoli formátu (formátech), do kterého byly dokumenty konvertovány.

60. Systém umožňuje migrovat dokumenty označené k exportu nebo k přenosu do výstupních datových formátů stanovených v § 20 vyhlášky č. 191/2009 Sb.

61. Systém uchovává všechna seskupení, dokumenty, metadata a transakční protokoly, které jsou přenášeny, a to nejméně do doby potvrzení úspěšnosti ukončeného přenosu.

1.2.5Příjem dokumentů

62. Proces příjmu v systému zahrnuje jeho kontrolu a umožňuje uživatelům:

1. přijímat beze změny obsahu dokumenty v digitální podobě bez ohledu na jejich datový formát, metodu kódování nebo jiné technické charakteristiky,

2. zajistit spojení dokumentů se spisovým plánem,

3. zajistit vložení dokumentů do jednoho nebo více spisů, nebo jedné nebo více věcných skupin.

63. Systém nezavádí jakákoli omezení počtu dokumentů, které lze přijmout do věcné skupiny, spisu, součásti nebo dílu, ani počtu dokumentů, které je možné uložit v systému.

64. Pokud je přijat dokument složený z několika komponent, systém přijme všechny jeho komponenty.

65. Pokud je přijat dokument složený z několika komponent, systém umožňuje, aby dokument byl spravován jako jednotka, aby byly zachovány vztahy mezi komponentami a aby byla uchována struktura dokumentu.

66. Když je přijat dokument v digitální podobě složený z několika komponent, mezi nimiž existují vztahy podle struktury dokumentu, a je v datovém formátu zpracovatelném systémem, může tento systém vytvořit takové ztvárnění, které zajistí nové znázornění celého dokumentu, a to v uživatelsky srozumitelné podobě.

67. Systém při příjmu komponenty automaticky identifikuje její datový formát a příslušnou verzi formátu; tyto informace ukládá do metadat komponenty.

68. Systém podporuje validaci metadatových prvků prostřednictvím kontrolních algoritmů.

69. Systém umožňuje uživatelům přijmout dokument v digitální podobě i v případě, že aplikace použitá k jeho vytvoření se v prostředí systému nevyužívá.

70. Systém umožňuje přijmout metadata popisující dokumenty, pokud tato odpovídají metadatům stanoveným národním standardem.

71. Systém umožňuje příjem všech metadatových prvků specifikovaných v nastavení tohoto systému a jejich trvalé uchovávání ve spojení s dokumentem v digitální podobě.

72. Systém umožňuje dočasně uložit dokument v tomto systému, i když nejsou zajištěna všechna metadata, která národní standard stanoví jako povinná. Příjem dokumentu v tomto případě není ukončen.

73. Systém zajišťuje, aby všechny dokumenty byly při příjmu přiřazeny alespoň k jedné věcné skupině, spisu, popřípadě jeho součásti.

74. Systém zaznamenává datum a čas příjmu dokumentu jak ve formě metadat, tak zápisem do transakčního protokolu

75. Systém zajišťuje, aby u každého přijatého dokumentu byla přítomna veškerá metadata, která národní standard stanoví jako povinná.

76. Systém při příjmu každého dokumentu automaticky vyzve uživatele, aby doplnil veškerá požadovaná metadata, která nebyla přijata automaticky.

77. Systém umožňuje zápis dalších popisných a jiných metadat v době příjmu, nebo také kdykoliv později (v pozdějším stadiu zpracování).

78. Předvyplněná metadata bude moci pracovník podatelny zkontrolovat a popřípadě upravit nebo doplnit.

79. Systém umožňuje provádět hromadný import dokumentů a metadat podle schématu XML, které je přílohou národního standardu.

80. Pokud je e-mailová zpráva přijata, systém uchová ve standardní konfiguraci její hlavičku.

81. Systém podporuje příjem e-mailových zpráv integrovaným způsobem tak, aby příjem mohl provést uživatel v rámci poštovního klienta, tedy bez toho, že by uživatel musel přepnout do systému.

82. Příjem e-mailové zprávy vychází z poštovního klienta.

83. Systém podporuje definování a udržování typů dokumentů.

84. Všechny dokumenty v systému mají právě jeden typ dokumentu.

85. Systém omezuje definování a udržování typů dokumentů výlučně na správcovskou roli.

86. Systém umožňuje správcovské roli omezit vytváření dokumentů stanoveného typu dokumentů výlučně specifikovaným skupinám uživatelů podle jejich pracovních potřeb

87. Systém umožňuje správcovské roli definovat jeden typ dokumentu jako výchozí, používaný všemi uživateli, kteří jsou oprávněni přijímat dokumenty.

88. Systém umožňuje zahrnutí alespoň jednoho způsobu skenování integrací s dokumentovými skenery produkční třídy.

89. Systém umožňuje přijímat a odesílat datové zprávy (dokumenty) prostřednictvím informačního systému datových zpráv (dále jen „ISDS“).

90. Systém umožňuje správcovské roli konfigurovat systém tak, aby využíval webových služeb ISDS podle požadavků uvedených v této kapitole.

91. Systém zajišťuje přihlášení k ISDS při každé iniciaci webové služby ISDS včetně zachování přístupových oprávnění k datovým schránkám ve smyslu § 8 zákona č. 300/2008 Sb.

92. Systém umožňuje uživatelské roli zprostředkování nalezení jiné datové schránky, než je datová schránka provozovatele systému, popřípadě získání informace, že příslušná datová schránka dosud není přístupná.

93. Systém umožňuje u všech uživatelů, na podatelně a výpravně zjištění existence datové schránky konkrétního subjektu.

94. Systém zajistí při odesílání datové zprávy:

1. vytvoření datové správy podle schématu XML, které je přílohou národního standardu, a pravidel stanovených pro tyto účely správcem ISDS; datová zpráva obsahuje dokumenty, ke kterým systém doplní stanovená metadata,

2. zadání identifikátoru datové schránky adresáta; pokud není identifikátor datové schránky adresáta znám, pak jeho vyhledání v systému ISDS.

95. Systém uloží identifikátor odeslané datové zprávy vytvořený v ISDS do metadat dokumentu v systému.

96. Systém zajišťuje stahování údajů z obálek datových zpráv, a to zejména pro určení konkrétního pracoviště provozovatele systému, kterému je datová zpráva adresována.

97. Systém zajišťuje:

1. stahování doručených datových zpráv,

2. uložení stažených datových zpráv,

3. označení stažených datových zpráv v ISDS příznakem, že byly staženy,

4. ověření, zda obálka datové zprávy obsahuje údaj, že obsah datové zprávy je určen do vlastních rukou adresáta.

98. Pokud obálka datové zprávy (dokumentu) neobsahuje údaj, že obsah datové zprávy (dokumentu) je určen do vlastních rukou adresáta, systém zajišťuje zahájení příjmu na základě metadat obsažených v datové zprávě.

99. Systém předá datovou zprávu (dokument) příslušné fyzické osobě, pro kterou je v obálce datové zprávy vyznačeno určení do vlastních rukou.

100. Systém umožňuje uživatelské roli zadat ISDS požadavek na vyhledání přehledu doručených a odeslaných datových zpráv (dokumentů) za určené časové období, v rámci organizační jednotky nebo v zadaném rozmezí pořadových čísel záznamů v ISDS.

101. Systém automaticky zajistí stažení a uložení informace o dodání datové zprávy (dokumentu) do datové schránky a o doručení datové zprávy (dokumentu).

102. Systém zajišťuje uchování datových zpráv také v podobě, jak jsou zpracovávány v ISDS.

1.2.6Evidence dokumentů

103. Každý dokument je evidován pod jedinečným pořadovým číslem v rámci určeného časového období. Každý dokument vytvoří spis, nebo je vložen do spisu, anebo do dílu v rámci součásti typového spisu. Výjimečná je situace, kdy jsou dokumenty vložené do věcné skupiny obsahující pouze dokumenty. Tento požadavek je nutný k zajištění integrity vztahů mezi entitami.

104. Dokumenty vložené do věcné skupiny obsahující pouze dokumenty jsou evidovány pod číslem jednacím, které obsahuje jedinečné pořadové číslo. Pokud je nutné, aby se daný dokument stal součástí spisu, dokument je přetříděn.

105. Pokud jsou priorovány spisy, v evidence dokumentů jsou vytvořeny vzájemné křížové odkazy na identifikaci spisu.

106. Pokud je vkládán spis do typového spisu, děje se tak prostřednictvím vložení křížového odkazu.

107. V místě a čase doručení dokumentu se v centrální nebo jiné podatelně do evidence dokumentů zaznamenají základní údaje zaručující jeho označení, tedy jednoznačný identifikátor, datum a adresa odesílatele. Dále je:

1. dokument ihned zaevidován, a to tak, že je obsluhou podatelny vložen do spisu tvořeného sběrným archem, nebo je s unikátním pořadovým číslem začleněn ve spisovém plánu do věcné skupiny vztahující se ke konkrétnímu útvaru organizace, nebo

2. dokument po označení předán přímo zpracovateli, který v rámci zpracování dokumentu zajistí i jeho evidenci.

1.2.7Práce s dokumenty

108. Systém podporuje možnost pracovat s dokumenty v elektronické i analogové podobě.

109. Systém pracuje alespoň s těmito elektronickými (digitálními) dokumenty:

1. dokumenty vytvořené kancelářskými aplikacemi,

2. dokumenty vytvořené jinými aplikačními programy,

3. skenované dokumenty,

4. e-mailové zprávy,

5. dokumenty došlé prostřednictvím ISDS,

6. elektronické objekty – obrázky, fotografie, video.

110. Systém umožňuje ukládat libovolné druhy elektronických dokumentů (např. XML, PDF, RTF, DOC, ODF, XLS, HTML, JPG, GIF).

111. Systém podporuje práci s analogovými dokumenty – jedná se o všechny dokumenty vznikající mimo informační systém, příchozí strukturované i nestrukturované dokumenty (pošta, faktury, atd.)

1.2.8Správa dokumentů

112. Jednoznačná identifikace dokumentu pomocí čárového kódu.

113. Generování čísel jednacích ve více řadách, řady se mohou lišit svojí strukturou.

114. Při vyplňování polí ve formuláři musí být respektováno pořadí polí pro vyplňování údajů, které určí odborný pracovník hlavní spisovny či pracovišť, pro které je formulář určen.

115. Tvorba spisu, zařazování dokumentu do spisu, ukládání údajů o procesu oběhu, schvalování, přijímání úkolů.

116. Využívání šablon dokumentů pro jeho tvorbu a přenos dat z vytvářeného dokumentu do systému a naopak vybraná data uložit do předdefinovaných polí šablony (vkládání čísla jednacího, adresy, pořizovací doložky).

117. Pořizování výtahu spisu – kopie spisu a skrytí některých údajů pro účely nahlížení oprávněných stran.

118. Třídění dokumentů a hierarchické uspořádání dokumentů (fyzické a virtuální pořadače, zařazování dokumentů dle různých hledisek třídění – organizační, věcné, stupně zpracování aj.)

119. Křížové odkazy na další dokumenty.

120. Sledování lhůt a odpovědnosti za včasné vyřízení.

121. Komentáře k dokumentu.

122. Práce s dokumenty – tvorba a editace dokumentů, integrace s MS Office.

123. Práce s dokumenty – příjem dokumentů a podpora pro jejich zpracování ve formátech povolených pro přenos v informačním systému datových schránek.

124. Vyhledávání – na základě všech metadat, dle klíčových slov (fulltext), pomocí řetězce v definovaných polích (např. věc, anotace).

125. Zobrazení výsledku vyhledání – možnost konfigurace – třídění, nastavení filtrů, počtu zobrazení na obrazovce, tisk výstupů.

126. Zaznamenávání historie zpracování dokumentu a přístupu k němu, možnost nastavení úrovně záznamů podle kategorie dokumentů.

127. Podací deník – vedení několika jednacích protokolů.

128. Zobrazení a tisk jednacího protokolu kompletně, za vybrané období, vybraný interval čísel jednacích či za vybrané organizační celky.

129. Pomocný podací deník – pomocná evidence a manipulační kniha.

130. Tisk jednacího protokolu – možnost tisku pro konkrétní organizační celky či možnost „odfiltrování“ dokumentů, které byly přiděleny vybraným organizačním celkům.

131. Náhled na podací deník na obrazovce a přizpůsobení požadovanému rozlišení.

132. Provádění skartace – systém celého procesu skartace. Podpora skartačního řízení dokumentů v listinné podobě.

133. Umožnění převodu dokumentů se skartačním znakem „A“ v okamžiku vyřízení do listinné podoby, jak požaduje legislativa ještě po tři roky.

134. Podpora výběru dokumentů pro předání do archivu, vytvoření datového souboru v požadovaném formátu.

135. Verze dokumentů.

1.2.9Pracovní postupy

136. Systém umožňuje provádět pracovní postupy, které jsou tvořeny procesními kroky, představujícími například pohyb záznamu, dokumentu nebo spisu od jednoho účastníka k druhému ke zpracování nebo rozhodnutí.

137. Systém rozpoznává uživatele i pracovní skupiny jako účastníky pracovních postupů.

138. Systém umožňuje správcovským rolím předem definovat vybrané modely pracovních postupů.

139. Systém umožňuje správcovským rolím uložit již definované modely pracovních postupů pro budoucí použití, a to s využitím jednoznačného identifikátoru přiděleného každému pracovnímu postupu

140. Systém umožňuje správcovské roli uložit a nazvat model pracovního postupu.

141. Systém omezuje pozměňování předem definovaných modelů pracovních postupů na správcovské role nebo na oprávněné uživatele.

142. Pokud správcovská role změní a ukládá model pracovního postupu, systém umožní ještě před provedením změny modelového pracovního postupu uložit jeho kopii jako dokument.

143. Systém změněnému modelu pracovního postupu automaticky přidělí nové číslo verze s metadaty specifikujícími data a časy platnosti pracovního postupu.

144. Systém neomezuje počet modelů pracovních postupů, které mohou být definovány a uloženy.

145. Systém zapíše vznik nebo změnu předem uloženého modelu pracovního postupu do transakčního protokolu.

146. Systém umožňuje uživatelským rolím definovat, využít a okamžitě uložit nové, uživatelsky definované modely pracovních postupů.

147. Systém zahrnuje grafické rozhraní, které umožní správcovským a uživatelským rolím definovat, udržovat a upravovat modely pracovních postupů.

148. Systém zajišťuje, že všechny dokumenty a spisy si v průběhu realizace pracovního postupu uchovají odkazy.

149. Systém spravuje spisy a dokumenty ve frontách, které mohou být posuzovány, vyhodnocovány a kontrolovány správcovskými rolemi.

150. Systém umožňuje uživatelským rolím vyvolat a využívat modelové pracovní postupy definované správcovskou rolí.

151. Systém umožňuje uživatelům monitorovat průběh pracovních postupů, které zahájili a kterých se účastní.

152. Systém umožňuje provést jako krok v pracovním postupu automatické deklarování záznamu jako dokumentu.

153. Systém neomezuje počet kroků v rámci každého pracovního postupu.

154. Systém umožňuje určit prioritu kroků pracovního postupu zařazených ve frontě.

155. Systém zahrnuje funkci prodlevy.

156. Systém podporuje definování různých funkcí uživatelů v rámci pracovního postupu.

157. Systém umožňuje správcovské roli, která definuje model pracovního postupu, aby jednotlivým krokům pracovního postupu přidělila lhůty pro zpracování a aby systém oznamoval překročení těchto lhůt určenému uživateli nebo správcovské roli.

158. Systém umožňuje správcovské roli, která definuje model pracovního postupu, aby si vybrala z předem definovaného seznamu, které operace účastníci pracovního postupu provedou.

159. Systém zajišťuje podmíněné pracovní postupy, které závisí na vstupu uživatele nebo systémových datech, která definují směr pracovního postupu. Pracovní postupy, prostřednictvím kterých je přidělen dokument nebo spis jednomu z několika uživatelů, závisí na rozhodnutí jednoho z účastníků.

160. Systém upozorní uživatele, že mu byl elektronicky postoupen spis nebo dokument (dokumenty) v digitální podobě.

161. Systém podporuje sledování lhůt vyřízení spisů a dokumentů, které umožní uživateli nastavit připomenutí lhůty vyřízení spisu nebo dokumentu ke zvolenému budoucímu datu.

162. Systém umožňuje spustit automaticky předepsaný modelový pracovní postup, pokud je přijat stanovený typ dokumentu. Například pracovní postup stanovený pro zpracování účetních záznamů může být spuštěn automaticky příjmem dokumentu, který odpovídá typu „faktura“.

163. Systém umožňuje příjem elektronických záznamů nebo dokumentů do speciálních složek, které určují příslušné modelové pracovní postupy. Příjmem záznamů nebo dokumentů do speciální složky je pracovní postup spuštěn (pracovní postup je určen typem záznamu nebo jinou hodnotou metadat).

164. Systém zajišťuje hlášení, které umožní oprávněným uživatelů a správcovským rolím sledování činností a výkonu v procesu provádění pracovních postupů.

165. Systém zajišťuje, aby byla vždy dodržena všechna přístupová práva. Systém neumožňuje konfigurovat pracovní postup tak, aby udělil přístup uživateli, který pro určité operace přístupová práva nemá.

166. Systém podporuje export standardního pracovního postupu.

167. Údaje z transakčního protokolu pracovního postupu jsou zaznamenávány do transakčního protokolu systému.

168. Systém bude umožňovat uživateli nastavení upozornění na vznik povinnosti v pracovním postupu, či upozornění na blížící se konec stanovené lhůty pro zpracování, či upozornění na překročení stanovené lhůty, např. optickým upozorněním v systému nebo doručením automatické emailové zprávy.

169. Model pracovního postupu umožňuje nastavení předdefinovaného typu úkolu „Zpracování“, který vyzývá uživatele ke zpracování dané věci.

170. Model pracovního postupu umožňuje nastavení předdefinovaného typu úkolu „Připomínkování“, který vyzývá uživatele k posouzení přiloženého záznamu/dokumentu/spisu.

171. Model pracovního postupu umožňuje nastavení předdefinovaného typu úkolu „Schvalování“, který vyzývá uživatele ke schválení přiloženého dokumentu či spisu.

172. Model pracovního postupu umožňuje nastavení předdefinovaného typu úkolu „Na vědomí“, který vyzývá uživatele k seznámení se s přiloženým dokumentem/spisem.

173. Model pracovního postupu umožňuje nastavení předdefinovaného typu úkolu „Zařazení“, který vyzývá uživatele k posouzení přiloženého dokumentu.

174. Model pracovního postupu umožňuje nastavení předdefinovaného typu úkolu „Odeslání“, který vyzývá uživatele k posouzení přiloženého dokumentu.

175. Model pracovního postupu umožňuje nastavení předdefinovaného typu úkolu „Vypravení“, který vyzývá uživatele k posouzení přiloženého dokumentu.

176. Model pracovního postupu umožňuje nastavení předdefinovaného typu úkolu „Stornování“, který vyzývá uživatele k posouzení přiloženého záznamu/dokumentu/spisu.

177. Model pracovního postupu umožňuje nastavení předdefinovaného typu úkolu „Aktivace stornovaného“, který vyzývá uživatele k posouzení přiloženého záznamu/dokumentu/spisu.

178. Systém umožňuje správcovské roli v rámci pracovních postupů povolit jednotlivým uživatelským rolím přidávat nové účastníky pracovního postupu.

179. Systém umožňuje správcovské roli v rámci pracovních postupů povolit jednotlivým uživatelům přidání poznámky/komentáře.

180. Model pracovního postupu umožňuje nastavení provádění úkolů jak v souslednosti, tak paralelně.

181. Model pracovního postupu umožňuje při jeho definici označit účastníky jako:

1. Povinné (neopomenutelní účastníci pracovního postupu),

2. volitelné (uživatel vyznačuje při zahajování předdefinovaného pracovního postupu, jestli účastník bude do pracovního postupu zařazen či nikoliv) a

3. povinně volitelné (uživatel musí při zahajování předdefinovaného pracovního postupu vyznačit alespoň jednoho účastníka z dané množiny účastníků).

182. Konfigurace systému umožňuje automatické zasílání emailových zpráv při překročení lhůty pro splnění přiděleného úkolu na několika úrovních (např. při překročení lhůty o 1 den bude informován uživatel A, při překročení lhůty o 5 dní bude informován uživatel B).

183. Součástí pracovního postupu budou odkazy na dokumenty či spisy uložené v systému, nikoliv však dokument či spis samotný.

184. Systém umožní uživatelům zobrazení metadat pracovního postupu (např. historii provedených úkolů spolu s časy, zpracovatele jednotlivých úkolů, indikaci zda byl úkol delegován či zpracován v zastoupení).

185. Zařazovat do již probíhajícího pracovního postupu nové záznamy či dokumenty (včetně nových verzí) je umožněno pouze uživatelské roli, která je v aktuálním kroku k tomu oprávněna.

186. Systém umožňuje nad jednotlivými dokumenty a spisy spouštět ad-hoc workflow proces s manuálním přidělováním kroků uživatelům na pozicích.

187. Systém umožňuje na základě proběhlých ad-hoc procesů vytvořit z jednoho nebo více opakovaných průběhů definici pracovního procesu a uložit ji jako automatizovaný pracovní postup.

188. Systém umožňuje v nástroji pro návrh procesů spustit debug režim procesu na klientské stanici a ověřit konzistenci a chování procesu.

1.2.10Kontrola a bezpečnost

189. Systém neumožňuje žádné osobě provést v něm jakoukoli operaci, není-li tato osoba oprávněným uživatelem, kterého systém úspěšně identifikoval a ověřil.

190. Systém umožňuje správcovským rolím přidělovat na stanovenou dobu přístup k dokumentům, součástem, spisům, typovým spisům, věcným skupinám a metadatům konkrétním uživatelům, uživatelským rolím nebo skupinám uživatelů.

191. Systém neomezuje počet uživatelských rolí nebo skupin uživatelů, které mohou být konfigurovány

192. Systém umožňuje správcovským rolím správu oprávnění pro všechny uživatelské role a skupiny uživatelů. Tato oprávnění určují funkce systému, prvky metadat, dokumenty, typové spisy nebo spisy, ke kterým mají uživatelské role a skupiny uživatelů přístup, a kategorie povoleného přístupu.

193. Systém umožňuje správcovským rolím využít konfiguraci oprávnění tak, aby byl:

1. omezen přístup ke konkrétním typovým spisům, součástem, spisům nebo dokumentům,

2. omezen přístup ke konkrétním věcným skupinám,

3. omezen přístup v souvislosti s bezpečnostním oprávněním uživatele,

4. omezen přístup k určitým vlastnostem a funkcím systému (například ke čtení, k aktualizaci nebo k mazání určitých prvků metadat),

5. odmítnut přístup po stanoveném datu,

6. umožněn přístup po stanoveném datu.

194. Systém umožňuje konfiguraci přihlašování prostřednictvím integrovaných služeb počítačové sítě.

195. Systém umožňuje správcovským rolím kdykoli přidělovat nebo odebírat uživatelům role a u skupin uživatelů přidávat nebo odebírat uživatele.

196. Systém umožňuje přidělovat různým správcovským rolím správcovská práva k různým částem spisového plánu.

197. Systém umožňuje správcovským rolím označit konkrétního uživatele jako neaktivního, aniž by tohoto uživatele vyřadil ze systému.

198. Systém umožňuje správcovským rolím zřizovat a udržovat skupiny uživatelů.

199. Systém umožňuje uživateli, aby byl členem jedné skupiny uživatelů, více skupin uživatelů, nebo aby nebyl členem žádné skupiny uživatelů.

200. Systém umožňuje rolím schvalovatelů stanovit, kteří další uživatelé nebo skupiny uživatelů mají k příslušným dokumentům přístup.

201. Systém umožní pro jednoho uživatele práci ve více uživatelských rolích, zároveň zpřístupní práci se všemi dokumenty, ke kterým má uživatel v přiřazených rolích přístup.

202. Systém udržuje transakční protokol, ve kterém nemůže správce nebo uživatel provádět změny a který je schopný automaticky uložit údaje o:

1. operacích provedených s dokumenty, seskupeními nebo spisovými plány,

2. uživateli, který operaci provádí,

3. datu a času operace.

203. Operace zaznamenané do transakčního protokolu zahrnují zejména:

1. příjem dokumentů v digitální podobě,

2. přetřídění spisu nebo typového spisu v rámci spisového plánu,

3. změny skartačních režimů,

4. úkony spojené s přenosem nebo zničením entit,

5. úkony spojené s pozastavením skartační operace,

6. změny provedené v metadatech věcných skupin, spisů, typových spisů, součástí nebo dokumentů v digitální podobě,

7. pozměnění nebo smazání metadat uživatelem,

8. změny provedené v přístupových oprávněních,

9. vytvoření, změny nebo odebrání uživatelů nebo skupiny uživatelů,

10. export nebo přenos,

11. vytvoření znázornění,

12. zničení dokumentů.

1.2.11Správa záznamů

204. Systém umožňuje spravovat elektronické záznamy a dokumenty v rámci stejného spisového plánu a s použitím stejných mechanismů kontroly přístupu. Účelem tohoto požadavku je umožnit uživatelům ukládat záznamy, které mají charakter konceptu, do seskupení, do kterého bude zatříděn výsledný dokument.

205. Pokud systém spravuje v rámci stejného spisového plánu jak záznamy, tak dokumenty, jasně označí, které položky jsou záznamy a které dokumenty.

206. Systém umožňuje uživatelům:

1. přijmout elektronický záznam a deklarovat jej jako dokument v rámci jedné operace, nebo

2. přijmout elektronický záznam, uložit jej a dokončit jeho příjem jako dokumentu později.

207. Systém umožňuje kopírovat obsah elektronického dokumentu za účelem vytvoření nového, samostatného elektronického záznamu, bez potřeby automaticky vytvořit nový dokument a se zárukou zachování nezměněného původního dokumentu.

208. Systém umožňuje uživatelským rolím předat jakýkoli záznam, ke kterému mají přidělena přístupová práva.

209. Systém umožňuje uživatelským rolím převzít jakýkoli záznam, který jim byl předán, a umožnit uživateli volbu převzít nebo nepřevzít záznam jako jeho novou verzi.

210. Systém umožňuje uživateli, který přijímá záznam, volitelně zapsat textové vysvětlení změn provedených při předání.

211. Systém umožňuje správcovské roli, aby zrušil předání záznamu.

212. Pokud existuje více verzí záznamu, systém umožňuje přijmout záznam jako dokument všemi v tomto požadavku stanovenými způsoby, z nichž jeden je vždy určen v době konfigurace systému jako standardní, další si uživatel může vybrat v době příjmu, a to z následujících možností:

1. přijmout aktuální verzi,

2. přijmout jednu verzi stanovenou uživatelem,

3. přijmout všechny verze uložené a vedené jako jeden dokument,

4. přijmout všechny verze uložené a vedené jako samostatné navzájem spojené dokumenty.

213. Systém ke každému záznamu uchovává číslo verze, které zobrazí, když je záznam vybírán nebo vyhledáván.

214. Systém automaticky čísluje verze. Pokud je záznam přihlášen jako nová verze, číslo verze se zvýší o jednu oproti verzi předchozí.

215. Systém umožňuje, aby byl systém číslování verzí definován v době konfigurace a poskytoval zejména tyto možnosti:

1. jednoduché číslování pořadí verzí (tedy s využitím nepřetržité číselné řady celých kladných čísel),

2. číslování hlavní a vedlejší verze [tedy přidělování čísel ve formě „x.y“, kde „x“ označuje hlavní verzi označenou podle písmene a) a „y“ označuje vedlejší verzi; uživatel rozhodne, zda zvýší číslo hlavní nebo vedlejší verze, přitom vedlejší verze se automaticky znovu nastaví na „0“, pokud je číslo hlavní verze zvýšeno].

216. Systém umožňuje uživateli zapsat hodnoty metadat pro dokument v době jeho příjmu.

217. Systém zajišťuje, aby každý přijatý prvek metadat byl spravován v souladu s požadavky národního standardu a prováděcího právního předpisu upravujícího podrobnosti výkonu spisové služby.

218. Systém umožňuje spravovat různé verze elektronického záznamu jako jedinou entitu.

219. Záznamy nebude možné mazat ani měnit, pozměněný záznam uloží systém jako další verzi záznamu.

220. Záznamy bude možné exportovat společně s dokumenty.

221. V systému jsou uloženy všechny verze, všech záznamů.

1.2.12Elektronická spisovna

222. Systém zajišťuje správu centrální i dílčích spisoven a evidenci elektronických a analogových dokumentů v předarchivní péči.

223. Systém zajišťuje příjem dokumentů do spisovny, sledování a kontrolu kapacity úložných míst, sledování a evidování zápůjček.

224. Systém zajišťuje vytváření skartačních návrhů a skartačních protokolů.

225. Systém splňuje Národní standard pro elektronické systémy spisové služby.

226. Systém je být certifikován v souladu se standardy ISVS (zákon č. 365/2000 Sb.).

227. Systém podporuje a zajišťuje následující procesy:

1. Uživatel vyřizuje dokument/spis.

2. Uživatel zakládá balík (sběrná ukládací jednotka pro uložení do spisovny) a postupně balík plní.

3. Balík do spisovny už může mít fyzickou podobu (archivní krabice, potisk-štítek atp.)

228. Systém zajišťuje navazující specializované procesy ve spisovně:

1. Spisovna přebírá balíky a spisy popř. samostatně vyřízené dokumenty prostřednictvím spisu vytvořeného pomocí sběrného archu.

2. Spisovna třídí a ukládá včetně správy úložných míst.

3. Spisovna připravuje skartační návrh.

4. Spisovna provádí skartační řízení.

229. Spisovna realizuje výpůjčky uložených dokumentů a spisů s následující funkčností.

1. Převzetí spisu a balíku do spisovny.

2. Převzetí dle umístění.

3. Převzetí dle spisových a skartačních znaků.

4. Předání spisu a balíku jiné spisovně.

5. Uložení spisu a balíku ve spisovně.

6. Uložení jednotlivých dokumentů a spisů.

7. Uložení balíku.

8. Příprava skartačních návrhu se znakem A, S, V.

9. Delimitace.

10. Mimořádná skartace.

11. Dočasně vyřazené.

12. Skartační návrhy a skartační řízení.

13. Skartační protokoly.

230. Systém pro spisovnu poskytuje následující přehledy:

1. Přehled převzatých dokumentu, spisu či balíku.

2. Přehled uložených dokumentu, spisu či balíku.

3. Přehled ztracených dokumentu, spisu či balíku.

4. Přehled výpůjček.

5. Kniha výpůjček.

6. Archivní kniha.

7. Přehled zaplnění úložných míst.

8. Administrace úložných míst.

9. Vytvoření nového úložného místa.

10. Změna umístění.

11. Změna aktivity úložného místa.

12. Tisk štítku úložného místa.

13. Vytváření SIP balíčků.

1.2.13Správa systému

231. Systém umožňuje správcovským rolím vyhledávání, zobrazení a změnu parametrů a nastavení provedených v době konfigurace.

232. Systém umožňuje správcovským rolím, aby přidělovaly oprávnění uživatelům a rolím a přiřadily jednoho nebo více uživatelů k jakékoli roli.

233. Systém sleduje dostupný ukládací prostor, který je k dispozici, a uvědomí správcovské role o zaplnění ukládacího prostoru na úroveň nastavenou v době konfigurace jako limitní, nebo o tom, že došlo k chybě. Je přijatelné, aby byly správcovské role uvědomovány prostřednictvím samostatného softwaru pro správu systému.

234. Systém umožňuje správcovským rolím snadným způsobem měnit postavení uživatele v rámci skupin uživatelů a rolí. Systém umožňuje přesunout roli nebo změnit stav uživatele bez nutnosti smazání role nebo stavu ze systému a opakovaného zavedení údajů o uživateli.

235. Systém umožňuje správcovským rolím sestavování periodických zpráv (denních, týdenních, měsíčních, čtvrtletních) a specifikaci jednorázových zpráv o jeho činnosti.

236. Systém zahrnuje funkce pro vytištění zpráv, jejich prohlížení na obrazovce a uložení v digitální podobě.

237. Uživateli, který si prohlíží zprávu sestavenou systémem, je umožněno ji přijmout jako dokument.

238. Systém obsahuje funkce třídění a výběru informací obsažených ve zprávách. Například uživatelům je umožněno stanovit, který sloupec ve zprávě uspořádané do sloupců má být využit pro třídění obsahu zprávy.

239. Systém obsahuje funkce sumarizace informací ve zprávách.

240. Systém obsahuje funkce hlášení o stavu systému v grafické podobě.

241. Systém umožňuje ukládat žádosti o zpracování zpráv pro opětovné použití v budoucnu.

242. Systém umožňuje, aby byly zprávy exportovány pro využití v jiných aplikacích (například prostřednictvím tabulkového procesoru).

243. Systém umožňuje o operacích se spisy a dokumenty poskytovat zprávy podle uživatele nebo pracovní stanice a tam, kde je to technicky možné, podle síťové adresy.

244. Systém umožňuje sestavovat zprávy s přehledem spisů, součástí a dílů strukturované podle celého nebo části spisového plánu.

245. Systém umožňuje poskytnout zprávu o velikosti ukládacího prostoru, který je aktuálně využíván a dostupný pro využití.

246. Systém umožňuje správcovským rolím sestavovat zprávy z údajů transakčního protokolu. Tyto zprávy obsahují zejména informace o nejméně jedné entitě.

247. Systém umožňuje podat zprávu o výsledku procesu výběru archiválií s uvedením věcných skupin, spisů, součástí, dílů a dokumentů, které byly úspěšně zničeny nebo exportovány, s uvedením případných chyb, které v průběhu procesu nastaly.

248. Systém umožňuje poskytovat zprávy o výsledcích procesu exportu s uvedením věcných skupin, spisů, součástí, dílů a dokumentů, které byly úspěšně exportovány, s uvedením případných chyb, které v průběhu procesu nastaly.

249. Systém umožňuje správcovským rolím omezit přístup uživatelů jen k některým zprávám.

250. Systém umožňuje poskytnout správcovským rolím zprávu o pokusu narušit kontrolu přístupu a další bezpečnostní zásady systému.

251. Správcovská role stanovuje frekvenci podávání zpráv o nutnosti uplatnění skartačního režimu, včetně informací o výjimkách (například pozastavení skartační operace). Správcovská role stanoví rozsah informací ve zprávě.

252. Systém poskytuje zprávy o množství dokumentů za stanovené období, které mají být předmětem posouzení před provedením výběru archiválií.

253. Systém poskytuje zprávu popisující každou chybu v průběhu procesu přenosu, exportu, zničení nebo smazání. Zpráva identifikuje dokumenty, seskupení a s nimi spojená metadata, při jejichž přenosu se vyskytly chyby, a entity, které nebyly úspěšně přeneseny, exportovány, zničeny nebo smazány.

254. Systém vytvoří zprávu popisující všechny chyby, které nastaly v průběhu importu. Zpráva identifikuje dokumenty, seskupení a s nimi spojená metadata, při jejichž importu se vyskytly chyby, a entity, které nebyly úspěšně importovány.

255. Systém podporuje proces importu podáváním zpráv o jeho průběhu a stavu. Zprávy obsahují zejména informaci o počtu importovaných dokumentů a procentuálním zobrazení stavu procesu importu.

256. Systém zajišťuje schopnost řadit elektronické spisy vybrané pro přenos do seznamů podle uživatelem vybraných metadatových prvků.

257. Systém zajišťuje schopnost generovat uživatelem definované zprávy pro popis elektronických spisů a dokumentů v digitální podobě, které jsou exportovány nebo přenášeny

258. Systém umožní správcovské roli sestavení, tisk a uložení zprávy se seznamem uživatelských rolí v systému a jim přiřazených přístupových práv.

259. Systém umožní správcovské roli sestavení, tisk a uložení zprávy se seznamem uživatelů a jejich příslušnost k uživatelským rolím.

260. Systém nabízí konfigurační možnost, která zabraňuje fyzickému vymazání jednou přijatého dokumentu.

261. Xxxxxxxxxxxx rolím je umožněno změnit jakýkoli uživatelem zapsaný prvek metadat.

1. Tato funkce umožňuje správcovským rolím provádět případné opravy chyb uživatelů (například chyby při vkládání dat).

2. Informace o všech změnách prvků metadat se ukládá do transakčního protokolu.

3. Systém umožňuje pozměnit vybrané hodnoty metadat na základě přístupových práv uživatele provádějícího změnu.

262. Když je dokument vyhledán, systém informuje uživatele na základě kontroly jeho přístupu a bezpečnostní kategorie o existenci původního dokumentu a zpřístupní jej uživateli k výběru.

263. Systém uloží do transakčního protokolu každou změnu provedenou v souladu s požadavky uvedenými v této kapitole.

2Technické požadavky

Technické podmínky plnění zakázky ve smyslu zadávací dokumentace jsou podmínky, které jsou splněny naplněním dále uvedených technických požadavků na předmětný systém.

2.1Architektura systému

Požadujeme splnění následujících charakteristik, vlastností a parametrů architektury systému:

1. Řešení pomocí třívrstvé architektury (klient – aplikační server – databázový server).

2. Nastavení transakčního protokolu v různé míře protokolování událostí podle druhu dokumentů (kdo a kdy provedl nový záznam, kdo jej změnil, kdo k záznamům přistoupil – možnost nastavení dle kategorie dokumentu, zejména s ohledem na stupeň utajení).

3. Otevřené aplikační rozhraní (API) tak, aby byl zajištěn přístup k dokumentům pomocí jiné aplikace.

4. Centrální správa systému spisové služby.

5. Všechna chybová hlášení produkovaná systémem musí být srozumitelná tak, aby uživatelé mohli rozhodnout, jak chybu opraví, nebo zda proces zruší.

6. Pravidla a chování uživatelského rozhraní systému jsou konzistentní v celém systému (např. rozmístění panelů nástrojů v oknech či příkazů v menu).

7. Často prováděné operace (např. otevření dokumentu) musí být navrženy tak, aby mohly být provedeny malým počtem interakcí.

2.2Bezpečnost

Požadujeme splnění následujících charakteristik, vlastností a parametrů bezpečnosti systému:

1. Spolupráce s Active Directory – převzetí identifikace oprávněných uživatelů z Active Directory (včetně Single Sign-On).

2. Systém přístupových práv s možností delegování na osoby, role či organizační jednotky.

3. Využívání uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické značky a kvalifikovaného časového razítka.

4. Podpora ověření PDF souborů, které mají zaručený elektronický podpis uvnitř.

5. Možnost kryptování uložených dokumentů (128-bitový klíč).

2.3Uvedení požadavků na výpočetní výkon

Součástí specifikace musí být minimální a doporučené konfigurace hardware, resp. výpočetního výkonu potřebného pro bezešvý provoz systému s uvedením nejméně:

1. počtu a parametrů virtuálních serverů s určením jejich působnosti,

2. počtu a výkonu procesorů na každý server,

3. velikosti operační paměti na každý server,

4. počtu a parametrů diskových polí a jejich kapacity,

5. parametrů uživatelských stanic,

6. potřebné stability spojení a přenosové kapacita sítě.

2.4Výpočetní prostředí Objednatele

Objednatel požaduje kompatibilitu, nasazení a integraci systému do prostředí stávající infrastruktury Objednatele. Jejím základem je virtualizace, takže veškeré systémy musí být kompatibilní s virtuálním výpočetním prostředím dále uvedeného typu.

Stávající prostředí Objednatele je charakterizováno následujícím technologickým zázemím:

• platforma virtualizace: VMWare ESX server,

• platforma OS: Microsoft Windows Server nebo Linux,

• databáze: Microsoft SQL Server popř. MySQL či Postgre SQL,

• autentizace prostřednictvím Active Directory,

• OS pracovních stanic: Microsoft Windows 7 nebo 8,

• kancelářský balík Microsoft Office verze 2010

• prohlížeče internetu: IE, Mozzila FireFox, Google Chrom v aktuálních verzích.

Součástí infrastruktury Objednatele je také frankovací stroj typu NEOPOST IJ 45.

2.5Požadavky na integraci

Požadujeme integraci s následujícími komponentami a systémy prostředí Objednatele:

• Active Directory za účelem autentizaci,

• frankovací stroj za účelem automatizace vypravení písemnosti a vytvoření obálky s příslušnými údaji, vč. propojení s frankotypem,

• aplikace Microsoft Office za účelem vytváření dokumentů (typicky odpovědí na přijatá podání) za pomocí přednastavených formulářů přímo z prostředí eSpS.

Přestože součástí této zakázky není přímo napojení eSpS na skenovací subsystém či produkční dokumentový skener, požadujeme technickou a procesní připravenost pro takovou integraci, resp. zapojení skenerů a jejich využití za účelem digitalizace dokumentů zpracovávaných systémem.

zdroj: 3QMHAPOO3G2.doc strana 34, celkem 34