SVAZEK 3

Technické podmínky

SVAZEK 3

Technické podmínky

Název veřejné zakázky

„Implementace komplexního informačního systému ve společnosti SZÚ, s.p. s důrazem na řízení zakázek“

Zadavatel veřejné zakázky

Strojírenský zkušební ústav, s.p.

Hudcova 424/56b, Medlánky, 621 00 Brno, IČO: 000 01 490

zadavatel dle § 4 odst. 1 písm. e) zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (dále jen „zákon“)

Druh zadávacího řízení

Otevřené nadlimitní řízení podle § 56 zákona

OBSAH:

1. Technická specifikace a popis současného hardware 3

2. Katalog požadavků na informační systém a další součásti 5

3. Popis procesů/podprocesů a činností 18

4. Zjednodušený graficky model organizace a počet uživatelů 26

1. Technická specifikace a popis současného hardware

V současné době zadavatel disponuje virtuálním prostředím VMware vSphere 5.5 v HA módu dvou virtualizačních serverů, společné diskové pole s připravenou volnou kapacitou řádově i několik TB, používá Active Directory + Exchange 2007, zálohování VEEAM

Primární server – Hewlett-Packard ProLiant DL380 Gen9

Konfigurace serveru:

2x Intel® Xeon® E5-2680V3 12-Core Processor 2,5 GHz - Paměť 192 GB (12x 16 GB) PC4-2133R (DDR4) ECC Registered DIMMs Síťová karta 4x Gigabit Ethernet port (RJ45)

Interní RAID řadič HP Smart Array s cache modulem

2x 300 GB SAS 10 tis. ot./min 2,5“ SFF pevný disk (možno až 8 disků) až 6 ks PCI-Express slotů pro rozšiřující karty

Napájecí zdroj 2x 800W Hot Plug Power Supply (redundantní napájení)

Provedení serveru 2U Rack

Vzdálený management serveru (HP iLO) záruka 3 roky, 8h recovery, 24x7

Sekundární server - Hewlett-Packard ProLiant DL380 Gen9

Konfigurace serveru:

konfigurace Sekundárního serveru je identická s Primárním serverem

Primární diskové pole - Hewlett-Packard MSA 2040 SFF FC 16Gb Duál Controller

Konfigurace diskového pole:

Provedení diskového pole 2U Rack

24x pozic pro 2.5“ SFF SAS nebo ŠATA disky

Osazen 24x disk 600GB SAS SFF 10 tis. ot./min 2,5“ (4x pole RAID6 + hot- spare disky = „čistá“ kapacita cca. 10TB)

Lze připojit další přídavné diskové police a rozšířit pole až na 199 disků Možnost použít SSD disky - pole je podporuje

Instalován 2x RAID řadič - nové modely (podpora RAID 0, 1,3, 5, 6, 10, 50) Maximálně 512 svazků (Volumes) na systém

Rozhraní RAID řadiče Fibre Channel - 4x port FC 16Gb na každém řadiči - Cache paměť 4 GB na každém řadiči

Ethernet port pro vzdálenou správu 2x napájecí zdroj (redundantní napájení)

2x FC 16Gb Duál port HBA (pro servery) + 4x optický kable 2m záruka 3 roky, 4h recovery, 24x7

Diskové pole určené pro zálohování - Síťové úložiště NAS

Konfigurace diskového pole:

Provedení diskového pole 2U Rack

Síťové úložiště NAS Synology RS2414RP+ Rack Station (12x HDD bay, RPS) osazení disky 7x 1TB SAS HDD (5x disk v RAID5 + hot-spare) + 5x 4TB HDD, redundantní napájecí zdroj záruka 3r, NBD Recovery, 8x5

Switch - sestava switchů

sestava 2 ks switchů HP 2920-24G Switch

(Stohovatelný L2/L3 switch s 24x Gb RJ45, 4x SFP a 4x SFP+) 2 ks stohovacích modulů + kabel

omezená doživotní záruka

Firewall (Brno)

1x FortiGate-100D – hardware záruka 3roky, 4h recovery, 24x7

Firewall (Jablonec)

1x FortiGate-60D – hardware záruka 3roky, 4h recovery, 24x7

UPS - Sestava záložních zdrojů UPS

Sestava zálohování napájení:

2x UPS Xxxxx PW9130 / 3000VA (2700W), 2U

on-line technologie

2x přídavná baterie (prodloužení doby zálohování na min. 15 minut) 2U (pro každou UPS jedna přídavná baterie)

SNMP karta pro vzdálenou správu a komunikaci UPS se servery

MBP panel - servis UPS bez nutnosti odstávky

záruka 3 roky onsite, výměna do 5 dnů

VMware vSphere 5.5 Essentials Plus Kit - Virtualizační software

Sestava licencí VMware:

Licence VMware vSphere 6 Essentials plus bundle a VMware vSphere 5.5 Essentials plus bundle pro 6 procesorů (pro 3x 2-procesorový server)

Licenci vCenter Essentials (pro správu virtuálních strojů)

Podporuje kromě jiného i funkce VMotion (migrace virtuálních strojů), High Availability (automatický restart v případě poruchy fyzického serveru), Data Protection

Stávající hlavní databáze (systém STEP, Magion, ANeT) běží na SQL Oracle v10 – chce zadavatel ponechat stranou, již neupgradovat

Pro nové aplikace se zadavatel orientuje na MS SQL server Standard, vyhrazuje pro něj zvláštní instalaci OS Windows server 2012, licenci OS již vlastní.

Vzdálená správa a úpravy DB jsou možné pomocí VPN.

Stanice - běžná kancelářská PC mají následující konfiguraci: Windows 7 Ultimate 32bit, MSIE 11, MS Office 2010 Business, 19-24“ monitor, CPU Core2duo 3GHz, HDD 500GB, RAM 2GB

Počítačová síť v areálu tvoří aktivní prvky Cisco staršího data výroby, 100Mbit, z toho zhruba 30% novějších 1Gbit, páteř optika 2Gbit - stav před rekonstrukcí.

2. Katalog požadavků na informační systém a další součásti

Převod dat

V rámci plnění předmětu zakázky musí být do nového systému převedeny data tabulek (ze 2 datově oddělených provozoven v ČR), katalogů z dosud užívaného systému, v následujícím rozsahu:

tabulka zkoušek AZL použitých u jednotlivých zakázek tabulka úkolových řad

tabulka archívu pracovních výkazů

tabulka faktur (u ukončených zakázek stačí bez zaúčtování) katalog adres zákazníků

katalog bank katalog DIČ

katalog firem a jejich variant katalog právních forem firem katalog osob

katalog spojení (telefony, mobily, maily atd.) katalog bankovních účtů

tabulka nařízení vlády použitých u zakázek tabulka skladu vzorků (nesouvisí s ekonomikou) tabulka zakázek včetně těch ukončených tabulka položek zakázky k fakturaci zákazníkovi tabulky kalibrace

tabulky provizních smluv katalog zemí

Všechny výše uvedené tabulky jsou ve formátu. dbf systému VFP 9.2 fy. Microsoft a xls. Při migraci je požadavek převést i obsah poznámkových bloků, pokud tyto převáděná tabulka obsahuje, (poznámkový blok je tvořen polem MEMO), jsou obsaženy v samostatném souboru stejného názvu jako příslušný .dbf soubor, avšak mají koncovku .fpt.

Dále v rámci plnění díla musí být do nového systému převedeny data (z organizační složky Slovensko), katalogů z dosud užívaného systému, v následujícím rozsahu:

katalog adres zákazníků katalog bank

katalog DIČ

katalog firem a jejich variant katalog právních forem firem katalog osob

katalog spojení (telefony, mobily, maily atd.) katalog bankovních účtů

katalog konstantních symbolů katalog měn

katalog zemí

Všechny výše uvedené tabulky budou dodány ve formátu xls.

Dále pak musí být převedena položková data, kumulativní stavy účtů z dosud užívaného systému (ČR i SR), za 1 (jedno) celé účetní období zpátky ode dne:

a) zahájení školení uživatelů

b) požadovaného spuštění zkušebního provozu informačního systému

c) spuštění ostrého provozu informačního systému

a to v oblastech:

Evidence zakázek

Ekonomika, včetně účtové osnovy Evidence majetku

Skladové evidence Odbyt

Mzdové a personální evidence včetně evidence školení

Funkční požadavky na IS

Veškeré uvedené požadavky musí být dodány jako součást plnění předmětu zakázky. Pokud dodavatel nenaplní jakýkoliv z požadavků, bude jeho nabídka z hodnocení vyřazena z důvodu nesplnění zadávacích podmínek a dodavatel bude vyloučen z účasti v zadávacím řízení.

PČ	Hlavní proces	ID subproc esu	Název subprocesu	Popis požadavku
1	Systémové požadavky	n/a	Architektura	Možnost práce prostřednictvím technologie tenkého klienta
2				Na vybrané funkčnosti IS, možnost přístupu z mobilních zařízení- mobilní řešení.
3				Webový klient – podpora přístupu a zadávání dat přes internet.
4				Třívrstvá architektura
5				Provoz informačního systému lokálně na prostředcích zadavatele (on premise) v míste sídla a/či provozoven.
6				Informační systém musí být provozován nad databází Microsoft SQL server či podobné databázi, která musí umožnit, k jedné instanci serveru, souběžně obsluhovat několik databází, od sebe oddělených. Aplikované server-side sripts pak musí být Transact SQL a .NET languages. Musí umožňovat DDL operace uvnitř transakce, BI nástroj Analysis Services. Zadavatel umožňuje nabídnout jiné rovnocenné řešení.
7		n/a	Mezinárodní	Plná podpora českého a slovenského legislativního prostředí, včetně účtování dle Českých účetních standardů a vyhlášky č. 500/2002 Sb., v prostředí ČR a dle Slovenských účetních standardů v prostředí SROV.
8				Elektronické výstupy informačního systému (tiskové, xlsx, docx atd.) musí být k dispozici ve více jazycích, minimálně v anglickém, německém, slovenském a českém jazyce.
9				Podpora cizojazyčného datového prostředí (ruština, turečtina, ..., pro zápis dat), jak na úrovni tisku, tak vložených údajů v databázi
10		n/a	Data	Databázové uložení dat s jednotnou datovou základnou pro všechny moduly, integrující datovou základnu napříč celou společností, poskytující jednu verzi pravdy na všech svých výstupech, přičemž data v systému již existující, se opětovně v jiné agendě znovu nepořizují.
11				Zabezpečení dat – zajištění dat v rámci systému proti nepovolanému zásahu (např. definicí uživatelských přístupů) a proti poškození a narušení konzistence.
12		n/a	Sledování	Sledování odpovědnosti za data, identifikace změn záznamu včetně dohledatelnosti autora změny, možnost logování všech operací uživatele. Možnost mít spuštěno více pracovních oken v aplikaci najednou.
13		n/a	Propojení	Možnost integrace systému s produkty třetích stran, obecná podpora komunikace s využitím formátu EDI, XML, CSV apod. (např. napojení na docházkový systém ANET)
14				Možnost přímo ze systému (jako standardní součást systému) odesílat vytvořené sestavy a elektronické dokumenty elektronickou poštou, popř. datovou schránkou, v případě státních úřadů v požadovaném formátu. Standardní součástí systému, se v rámci tohoto požadavku, rozumí vlastnost systému, která je vytvořena přímo poskytovatelem práv k užívání licence a kde nemusí dojít k jejímu doplnění do systému.
15				Propojení a kontrola zadávaných dat na veřejně dostupné bezplatné rejstříky, příp. automatické doplňování údajů (kurzový lístek, registr plátců DPH, ARES, semafor Credit Check, apod.), možnost připojení i na jiné rejstříky za úplatu (např. CERD, ČSN on-line).

16		n/a	Úpravy systému	Informační systém musí mít možnost přidávání polí a tabulek proškoleným uživatelem bez podpory zhotovitele do jednotlivých evidencí systému, a to až na úroveň standardních pořizovacích formulářů, šablon a tiskových sestav. Včetně možnosti uložení pro uživatele, skupinu uživatelů. Pořizovacím formulářem se rozumí obrazovka ve které uživatel zadává/vyplňuje primární data nutná pro pořízení dokladu dané agendy.
17				Obecný nástroj pro tvorbu vlastních filtrů a uživatelských výběrů nad všemi tabulkami, možnost vytvoření těchto filtrů a výběrů uživatelem, možnost jejich uložení pro uživatele, skupinu uživatelů.
18				Informační systém musí mít možnost parametrické modifikace.
19				Součástí systému musí být vývojové prostředí pro proškolené uživatele, schopné upravovat a modifikovat systém až do úrovně tabulek, sql dotazů, vývoje nových funkčností a modulů.
20		n/a	Dokumenty	DMS pro správu dokumentů (včetně šablon dokumentů) umožňující automatické verzování dokumentů v přesně uživatelem definovaných formátech a podléhající možnosti napojení na v systému integrované work-flow, včetně možnosti volné definice META DAT.
21				Možnost vkládání (ukládání) dokumentů, v jakékoliv elektronické podobě, k záznamům v systému, zobrazení těchto dokumentů v jiných částech systému, možnost uložení dokumentů v databázi (kdy DTB na soubory musí být oddělená od dat IS) a přes hyperlink na soubor.
22		n/a	MS OFFICE	Výstupy a exporty dat (včetně aktuálního výběru nad zobrazeným seznamem) do poslední verze podporovaného prostředí MS Office (Word, Excel, txt, html, xml, aj).
23				Možnost uživatelsky definovaných exportů dle libovolných kritérií ve vazbě na existující data v IS do poslední verze podporovaného prostředí MS Office (Excel, Word, …)
24				Možnost použití šablony dokumentu (smlouva, dodatek, protokol, certifikát atd.) a schopnost systému v oblasti automatického předvyplnění, uživatelem definovaných/vybraných polí (definice a správa těchto polí musí být prováděna uživatelem bez zásahu zhotovitele), již existujícími daty v systému (např. název firmy, kontaktní osoby, ceníky atd.) u aktuálního záznamu.
25		n/a	Work-Flow	Možnost interní komunikace uživatelů v rámci systému - workflow, systém vnitřní pošty, zpracování dokumentů, schvalování a rozdělování úkolů.
26				Sysém musí obsahovat principy dynamického work-flow. Dynamickým work-flow se rozumí možnost modelace procesů, činností a postupů zadavatele, v grafickém prostředí, a následné automatické zapracování takto namodelovaných procesů, činností a postupů do chování a/či funkcionalit systému, bez nutnosti další činnosti uživatele.
27		n/a	Sestavy, výstupy	Možnost výběru více vět (multiselect) ze seznamu a jejich hromadné zpracování, možnost vložit je do schránky bez porušení struktury takto přenášených dat.
28				Možnost filtrování sestav podle libovolných polí, u vyfiltrovaných záznamů uvedení počtu záznamů a možnost provádění základních matematických operací nad těmi poli, u kterých to má význam.
29				Zobrazení a přidávaní sloupečků (i z jiných částí systému), v sloupečkových seznamech v tabulkové formě, schopnost výběru záznamů na základě nastavení filtrů.
30				Uživatelský generátor sestav a reportů - musí umožňovat vytváření sestav dle požadavků uživatele a to bez nutného zásahu dodavatele. Možnost trvalého nastavení (uložení) definice sestavy bez nutnosti opětovného nastavení filtrace.
31				Možnost volné definice, napříč daty v systému, manažerských výstupu jako jsou formy OLAP kostek, BI.
32		n/a	Ostatní	Možnost práce s čárovým kódem - tisk a zpracování a to v různých modulech/částech systému.
33				Kontextová nápověda k jednotlivým funkcionalitám v systému musí být v českém jazyce.

34				Možnost zpětného zásahu do již uzavřených dokladů a období.
35				Intuitívní přidávání a skrývání textových polí, či celých částí, v porizovacich formulářích. Porizovacim formulářem se rozumí obrazovka ve které uživatel zadává/vyplňuje primární data nutná pro pořízení dokladu dané agendy.
36				Automatické a jedinečné číslování (např. zakázek, protokolů, úkolů, certifikátů, atd.) v přesně uživatelem definovaných formátech. Systém musí upozornit na případné duplicity v zadávaných údajích (př. evidence zaměstnance, VS dodavatelské faktury,...)
37				Při vytváření nového záznamu (dokladu příslušné agendy) možnost překopírování obsahu aktuálně vybraného záznamu - duplikace záznamu.
38				Hromadné odesílání e-mailů s předem definovaným obsahem nad vyfiltrovaným seznamem adres.
39				Provázání všch souvisejících dokladů (např. zakázky přes číslo zakázky do doručené/odeslané pošty, skladu vzorků, vydaných faktur zakázky s možností zobrazení odpovídajících informací). Dostupnost informace o všech vazebních dokladech z právě prohlíženého záznamu.
40				Fulltextové vyhledávání napříč celým IS včetně vložených dokumnetů, které jsou uloženy ve strojově čitelném formátu.
41				Evidence plánovaných a skutečně odpracovaných jednicových hodin na úkolech s provázaností/hlídání na fond pracovní doby. Číselník s hodinovými sazbami pro jednotlivé útvary s možností vložení sazeb do kalkulace zakázky či úkonu. Možnost evidence odvodů práce (ideálně i přes web rozhraní) jak při činnosti na úkolech, tak při vnitropodnikovém plnění. Schopnost vyhodnocování sazeb, ekonomiky zakázky, pracovníka atd. a to jako standardní soucast systému. Standardní součástí systému, se v rámci tohoto požadavku, rozumí vlastnost systemu, která je vytvořena přímo poskytovatelem práv k užívání licence a kde nemusí dojít k jejímu doplnění do systému.
42				Podpora projektového řízení včetně zobrazení stromové struktury projektu, plánování etap, milníků, činností, lidí, zdorjů včetně ganttova diagramu a napojení na work-flow.
43				Modul CRM pro řízení vztahů se zákazníky
44				U záznamů zakázek, firem, faktur atd. mít poznámkový blok (na úrovni memo pole).
45				Možnost získání rychlé informace o zakázce - souhrnné údaje zakázky, stav plnění zakázky, v jaké fázi realizace se zakázka nachází, datumy jednotlivých činností, včetně grafického přehledu formou ganttova diagramu, stav zakázky (potvrzení smlouvy, úhrada zálohy, atd.)
46				Možnost podmíněného formátování zobrazovaných záznamů jak v tabulkových přehledech, tak údajů obsažených v dialogových oknech (pop-up okno), porizovacich formulářích. Porizovacim formulářem se rozumí obrazovka, ve které uživatel zadává/vyplňuje primární data nutná pro pořízení dokladu dané agendy. Podmíněným formátováním se rozumím změna stylu, písma, barvy, podbarvení řádku, podtržení atd. zobrazovaných dat při změně statusu zaznamenaných dat v databázi systému.
47	01-Ekonomika	01.01	Dodavatelské faktury	Import a zpracování dat z vytěžovacího software na bázi naskenovaného dokumentu, automatický zápis do účetního systému a zaúčtování.
48				Vytvoření platebního příkazu či hotovostní úhrady výběrem z knihy faktur nebo ze saldokonta.
49				Možnost automatického i ručního vytvoření návrhu zápočtu pohledávek a závazků, jeho zpracování, evidence, automatické zaúčtování.
50				Saldokonto - automatické párování plateb či jiných forem úhrady (př.zápočet) na faktury dle vybraných kritérií, závazky-online, možnost pracovat s historií saldokonta. Odsouhlasení závazků (konfirmace) elektronicky. Identicky platí i pro odběratelské faktury a pohledávky.

51		01.02	Odběratelské faktury	Automatické zaúčtování všech druhů vydaných faktur dle předem zadaných kódů (předkontací), s možností individuální úpravy.
52				Opakované fakturace na bázi předem zadaných kritérií (např. smlouvy o nájmu).
53				Vytváření a odesílání faktur v elektronické formě v souladu s legislativou.
54		01.03	Správa majetku	Inventarizace majetku, vyhotovení a tisk inventurních sestav dle zadaných kritérií, možnost provádět běžné i mimořádné inventury s využitím čteček čárového kódu včetně automatického účetního vypořádání výsledků inventur.
55				OS Slovensko - evidence dlouhodobého majetku pořízeného v organizační složce Slovensko i v modulu majetek základního pracoviště (CZ), bez účtování účetních odpisů, pouze výpočet daňových - cílem je zohlednit rozdílnost legislativy českých a slovenských zákonů.
56				Výpočet daňových odpisů a účetních odpisů, včetně možnosti u zvolených inventárních čísel vzájemně přebírat daňové odpisy do účetních a obráceně, možnost přerušení odpisů. Možnost výpočtu předběžných odpisů na jednotlivé kartě i celkového plánu odpisů v členění dle zadání uživatele (př. dle nákladových středisek,...)
57				Automatické i ruční párování příjemky s fakturou, či jakéhokoli dokladu souvisejícího s pořízením majetku a jeho zařazením - propojení návazných dokladů.
58				Evidence majetku a vystavení potřebných sestav a formulářů - např. majetkové karty, zápisu o vyřazení či převodu majetku, rekapitulace majetku, podpora workflow a automatické účtování pohybů majetku a odpisů.
59				Možnost oprav - do již zpracovaného období, po zpracování odpisů za období možnost zpětného chodu a úprav.
60		01.04	Účtování- hlavní kniha	Automatický zápis všech účetních operací do hlavní knihy podle syntetických a analytických účtů, věcné a chronologické uspořádání, účtování v podrozvahové evidenci, možnost úpravy účetní osnovy uživatelem.
61				Oprava účetního zápisu - bez nutnosti odúčtování dokladu.
62				Možnost provedení otevření a zavření stanoveného období. Automatické provedení roční účetní závěrky - např. převedení zůstatků účtů, saldokont, přepočet KR, apod... Možnost provádět účetní zápisy nového roku bez omezení, i když nebyla provedena roční účetní závěrka minulého roku.
63		01.05	Nedokončená výroba	Automatické zaúčtování nedokončené výroby a vnitrofakturace.
64		01.06	Účetní výkazy,konsoli dace	Dostupnost standardních účetních výkazů (př. výkaz zisků a ztrát, výkaz rozvaha a výkaz CashFlow dle české a slovenské legislativy) a standardních sestav ze systému (např. hlavní kniha, obratová předvaha, účetní deník) k danému datu v členění dle útvarů, závodů, apod. Možnost výkazy editovat uživatelem.
65				Provedení sloučení účetnictví zadavatele OS Slovensko + zadavatele CZ (pracovní název "konsolidace").Sestavení a tisk RUZ za účetní jednotku CZ a SK + souhrn. Systém umožní zpracování roční účetní závěrky OS SR + Celkovou (konsolidovanou) účetní závěrku zadavatele.
66				Automatické generování pomocných konsolidačních přehledů v účetním systému v požadované struktuře a formátu. Editovatelný formát sestavy.
67		01.07	Daně	Tisk a export standardních sestav pro DPH vč. záznamní povinnosti DPH za požadované období, možnost kontrolního mechanismu chybných údajů v zaúčtovaných dokladech v účetním systému na daňového přiznání. . Rozdílová sestava při účtování DPH v rozdílném období než jeho nárok. Možnost uzavření období pro DPH, automatický účetní zápis a tvorba platebního příkazu pro úhradu DPH.

68		01.08	Pokladna banka	Vedení tuzemské i valutové pokladny (v jakékoli měně), automatické i ruční zaúčtování vystaveného dokladu. Možnost automatického výběru a párování hovotostní úhrady na doklady s možností ruční korekce (faktury, ostatní doklady - např. cestovního příkazu). Sestava nepřiřazených plateb pro snadnější dohledání.
69				Tvorba sestavy pro inventarizaci tuzemské i valutové pokladny.
70				Řešení problematiky EET v rámci IS a propojení na systém EET.
71				Elektronický platební styk s bankami - import a export dat, automatické zpracování výpisů a zaúčtování s možností ruční korekce.
72				Tvorba příkazů k úhradě dle splátkových kalendářů (plánované dílčí platby u jednotlivých dodavatelských faktur, smluv).
73		01.09	Interní xxxxxxx- Xxxxxxxx příkazy	Volba pro vyplacení cestovního příkazu zaměstnanci - formou mzdy, platebním příkazem nebo hotovostí.
74			Vygenerování splátek	Vygenerování splátek, za dané období, v účetním systému dle zadaných podmínek (podpora elektronické evidence), automatické zaúčtování.
75			Opravné položky	Automatický výpočet a zaúčtování opravných položek - rozdělení na daňové a nedaňové opravné položky (OP) ve vazbě na platnou legislativu + vnitřní směrnice účetní jednotky. Možnost automatického přepočtu a účtování OP ve vazbě na přepočet pohledávek dle aktuálního kurzu. Automatické odúčtování OP v případě úhrady pohledávky, nebo odpisu pohledávky, zaúčtování pohledávky do podrozvahové evidence.
76			Kurzové rozdíly	Automatický výpočet a zaúčtování kurzových rozdílů ke zvolenému dni denním nebo pevným kurzem stanoveným uživatelem, automatická aktualizace kurzovního lístku dle sazebníku ČNB.
77		01.10	Správa pohledávek	Upozornění na existenci vydané faktury po splatnosti, vygenerování pohledávek dle filtru z vydaných faktur nebo saldokonta - automatické vygenerování a rozeslání upomínek postupně dle nastavených pravidel, vč. upozornění na blížící se termín. Dostupnost sestavy pohledávek s údaji o stavu vymáhání (upomínky, soud, insolvence, apod.)
78				Propojení (jako standardní součást systému) na volně dostupné rejstříky na webu (např. insolvenční rejstřík a credit check) on-line, systémové upozornění na možný negativní záznam u firmy již při prvotním zadávání údajů o odběrateli a zadávání nové zakázky u stávajícího odběratele. Možnost propojení i na jiné rejstříky za úhradu. Standardní součástí systému, se v rámci tohoto požadavku, rozumí vlastnost systemu, která je vytvořena přímo poskytovatelem práv k užívání licence a kde nemusí dojít k jejímu doplnění do systému.
79				Zaznamenání a monitorování údajů o platební morálce odběratele ve vztahu k zadavateli (úhrady "do, ve a po" splatnosti, výše částky apod.). V případě další zakázky musí být informace o platební historii automaticky zobrazena.
80		01.11	Výpočet a účtování mezd	On-line propojení mezi evidencí zaměstnanců, docházkou, personalistikou a mzdovým systémem.
81				Výpočet mezd dle platné legislativy a automatickou aktualizaci v případě legislativní změny
82				Tvorba a odeslání výplatních pásek v diskrétní podobě, elektronicky formou zaheslovaného pdf. na zvolený email zaměstnancům.
83				Generování přehledů a formulářů ve formátu vyžadovaném příslušnou institucí a jejich odeslání elektronicky (nejlépe přes portál dané instituce - zdravotní pojišťovny, OSSZ, FU, atd. mailem nebo datovou schránkou) Možnost editace uživatelem.
84				Výpočet povinného podílu zaměstnanců se ZPS.
85				Evidence fondu vedoucího, benefitů, FKSP, odměn, prémií, stravování zaměstnanců, srážek z mezd (telefony, manažerská vozidla - soukromé km, 1% z PC vozidla, apod.), aj. a provázanost těchto dat přímo do zpracování mezd. Výběr položek z číselníku.

86				Kontrola a zaúčtování mezd a souvisejících položek v mzdovém systému, přenos platebních příkazů na mzdy, odvody, penzijní připojištění, zákonné pojištění, atd. do banky, uzavření mzdového období.
87				Tisk standardních mzdových sestav - např. přehled dávek nemocenského pojištění, rekapitulace mezd za daný měsíc, atd.
88			Všeobecné požadavky pro účetní a mzdový systém	Fázování dokladů - zpracování účetních dokladů ve stavu při založení dokladu, stavu zaúčtování, stavu pro opravy, korekce a storna dokladu, přenos dokladu do hlavní knihy - umožní zpětné vrácení do stavu dle požadavku uživatele.
89	02-Controlling	02.01	Vytváření hierarchií	Nákladový a výnosový controlling - pro každý rok na organizační struktuře nezávislé hierarchie nákladových a ziskových středisek - pracující v dimenzích: - nákladová střediska režijní - výrobní - skutečnost - plán - odchylka - náklady variabilní - fixní - krycí příspěvek - celkové výnosy
90				Možnost překopírovat hierarchii nákladových respektive ziskových středisek z předchozího roku.
91		02.02	Tvorba plánů	Vytváření plánů nákladů a výnosů pro definovaná nákladová a zisková střediska na celý rok, samostatně pro každý účet ve výše uvedených dimenzích a každý měsíc.
92				Možnost upravit plán v průběhu roku pro dosud neuzavřené měsíce.
93		02.03	Rozúčtování režií	Nákladová střediska režijní s možností definovat způsob jejich rozúčtování na nákladová střediska výrobní podle hodnot statistických ukazatelů (např. počet pracovníků, plocha zabraných místností ad.)
94				Rozúčtování jak plánových hodnot (na celý rok dopředu) tak rozúčtování skutečnosti v měsíčních intervalech.
95		02.04	Rozbory	Prezentace dat volitelně v dimenzích - náklady (fixní, variabilní, celkové), výnosy (celkové, krycí příspěvek) a hospodářský výsledek pro zvolená střediska.
96		02.05	Reporty	Data zobrazovat v členění skutečnost-plán-odchylka pro zvolený měsíc a dtto kumulativně od ledna po zvolený měsíc včetně.
97	03 - Nákup	03.01	Požadavek na nákup materiálu	Řízení požadavků na nákup pomocí workflow.
98				Vystavování objednávek na nákup materiálu a jejich evidence dle chronologie a dodavatelů, sledování jejich plnění.
99				Evidence dodavatelů v katalogu dle hodnocení, podpora vyhodnocení dodavatelů - feedback.
100		03.02	Sklad nebo spotřeba	Řízení skladových příjemek, výdejek a nákupu do spotřeby pomocí workflow, včetně automatického zaúčtování vzniklých dokladů.
101				Evidence skladových karet.
102				Systémové upozornění (u vybraných položek) na pokles zásob pod minimální, maximální hodnotu.
103				Inventury skladových zásob.
104	04 - Provoz	04.01	Autodoprava	Řízení požadavků na rezervaci vozidla pomocí workflow, evidence přidělených vozidel v rezervačním systému (RZ vozidla, řidič, datum od-do, místo,...)
105				Zpracování agendy autodopravy - Kniha jízd pro jednotlivá vozidla - nájezd kilometrů, čerpání a spotřeba PHM vozidel. Měšíční uzávěrky agendy autodopravy: automatické zpracování karet CCS v návaznosti na společnost CCS, odsouhlasení a schválení knihy jízd pro každé vozidlo, sledování nájezdů kilometrů za jednotlivá střediska / zaměstnance.
106				Evidence servisních činností na vozidlech s upozorněním na nutnost provedení technických kontrol a servisních prohlídek vozidel.
107		04.02	Sklad vzorků	Evidence a sledování pohybu zkušebních vzorků od přijetí vzorku na sklad po jeho vrácení zákazníkovi (příp. sešrotování), provázání s evidencí zakázek, automatické přidělení (vygenerování) evidenčního čísla vzorku a vystavení evidenční karty.
108				Evidence záznamu z celního řízení u vzorků dovezených před zkouškami mimo EU a vyvezených po zkouškách zpět mimo EU.

109				Inventura skladu vzorků.
110		04.03	Údržba	Řízení požadavků na opravy pomocí workflow.
111				Vystavování objednávek na opravy a údržbu a jejich evidence dle chronologie a dodavatelů, sledování jejich plnění včetně vyhodnocování dodavatelských služeb - termíny, cena, kvalita.
112				Sestavení lhůtníku revizí, sledování termínů a upozorňování.
113		04.04	Stravování	Informační systém musí obsahovat řešení pro objednávání a distribuci až 9 druhů obědů ve 4 cenových pásmech, možnost vytvoření přehledových sestav pro dodavatele obědů, výdej i pro účtárnu (následné zaúčtování + propojení do zpracování mezd), tisk jídelního lístku (ČJ+AJ)
114		04.05	Správa areálu (recepce, ostraha, úklid, ...)	Vystavení objednávky na službu týkající se správy areálu (s možností vytvoření měsíční sestavy konkrétních služeb, včetně rozsahu), sledování jejich plnění.
115				Evidence návštěv u zadavatele, včetně informací pro zobrazení na monitoru.
116				Rezervační systém zasedacích místností, včetně evidence interních objednávek na realizaci hmotných dodávek či služeb (občerstvení a catering)
117		04.06	Spisovna /vč. pošty/	Evidence doručené i odesílané pošty, obsahující požadované údaje včetně údajů vyžadovaných zákonem (např. skartační znak), včetně výše poštovného.
118				Evidence dodavatelských a jiných smluv (mimo zakázek zadavatele).
119		04.07	Investice	Řízení požadavků na investiční dodávku pomocí workflow.
120				Vystavování objednávek na nákup investic a jejich evidence dle chronologie a dodavatelů, sledování jejich plnění.
121				Vystavení zápisu o uvedení do provozu nebo zápisu o technickém zhodnocení - evidence DHM a DNM.
122				Výpočet a účtování odpisů apod. viz proces Majetek.
123	05 - Personální management	5.01	Personalistika	Evidence personálních údajů o zaměstnancích (osobní údaje, rodinní příslušníci, adresa, důchod, dovolená, funkční zařazení, vzdělání, odborná kvalifikace, průběh zaměstnání, praxe, pracovní úvazek, přiznání důchodu, RD, MD...)
124				Evidence údajů o bezpečnosti práce (zdravotní prohlídky zaměstnanců, pracovnělékařské služby, školení BOZP a PO) včetně upozornění na blížící se termíny.
125				Evidence pracovně-právních vztahů (vznik a ukončení pracovního poměru, změny údajů pracovního poměru), vč. dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (kontrola limitu čerpání hodin/rok).
126				Možnost nastavení a řízení adaptačního plánu nového pracovníka zadavatele (Onboardingu).
127				Evidence uchazečů o zaměstnání (údaje o pracovní pozici, termín pohovoru, osobní údaje uchazeče)
128				Evidence smluv (příspěvek na školku, dohoda o zvyšování kvalifikace, kolektivní smlouva, metodické pokyny v oblasti HR)
129				Evidence osob se zdravotním postižením včetně výpočtu povinného podílu.
130		5.02	Podklady pro výpočet mezd	Průběžný import dat docházky zaměstnanců k ultimu každého měsíce z používaného docházkového systému do mzdového systému.
131		5.03	Vzdělávání	Řízení plánu osobního rozvoje a udržení stávajících kompetencí pracovníků a externistů (zákonná, odborná, ostatní školení), číselník školení a vzdělávání, včetně možnosti definice kompetenčních modelů tzn. definice rolí, činností, odpovědností, požadavované a plánované kvalifikace (kompetentnosti) a následné vyhodnocování formou sestav, grafů.

132		5.04	Docházkový systém	Podpora komunikace se stávajícím docházkovým systémem ANET, evidence a plán dovolené, včetně schvalovacích procesů, přehled čerpání dovolené (report), apod.
133	06- Poskytování služeb	06.01	Přezkoumání objednávky	Evidence zakázek a zákazníků se všemi informacemi o těchto, u zákazníků uchování jejich historie
134				Evidence služeb v katalogu služeb (formou evidence konkrétních nařízení vlády, směrnic ap., na každou položku navázané postupy a na každý postup navázané normy, AZL zkoušky, dokumenty atd.)
135				Do záznamu zakázky zaznamenávat postup provedení služby, výběrem položek z katalogu služeb, včetně přiřazení správných šablon dokumentů (smlouva, protokol, certifikát, atd.)
136				Součástí záznamu zakázky musí být také položková kalkulace zakázky buď ve formě jednicových hodin s jejich sazbou nebo s přímo stanovenou cenou za položku, interní objednávka a objednávka subdodávek.
137				Příjem objednávek v elektronické podobě z webových stránek zadavtele (včetně jejich zaevidování do systému).
138				Evidence jednotlivých kroků zakázky (tzn. dokumentování datumů průchodu zakázky jednotlivými útvary)
139				Provázanost informací v CRM a evidencí zakázek.
140		06.02	Realizace zakázky	Evidence interních kooperací (nositel úkolu řídí žádosti o kooperace pomocí work-flow) v záznamu zakázky.
141				Záznam zakázky musí obsahovat memo pole (poznámkový blok bez omezení velikosti textu) pro uložení interních informací. V případě změny poznámky možnost odeslání mailu nositeli úkolu a kooperantům.
142				Možnost funkce, pro libovolné datumové pole, nastavit, jak dlouho předem má dojít k barevnému odlišení záznamu (podmíněnému formátování) a upozornění (mailem nebo přes systém), nositeli úkolu ev. zůčastněným kooperantům. Funkci musí být schopen definovat pracovník s příslušnými přístupovými právy.
143				Seskupovat související zakázky a tyto skupinu samostatně prezentovat (př. certifikace a následné dozory cert. výrobku).
144		06.03	Validace výstupů	Řešení a zpracování výstupních dokumentů pomocí WORK-FLOW, včetně monitorování !kontroly) přístupu k těmto dokumentům (kdo, kdy, co)
145				Upozornění na zakázky, které použily při své realizaci ty normatívní dokumenty (nařízení vlády, směrnice, postupy, normy atd.), u nichž došlo ke změně v katalogu služeb.
146				Možnost definice termínů (ve dnech) upozornění, informujícím o blížícím se konci platnosti výstupních dokumentů, které jsou zaznamenané v záznamu dané zakázky.
147	07- Administrativa	07.01	Objednávka	Evidence zakázek v systému (obsah evidence představuje zároveň průvodku zakázky), automatické číslování vylučující duplicity čísla zakázky v předepsaném formátu a zpracování pomocí work-flow.
148				Číselník firem - možnost zadání více variant (dodací, fakturační atd.) adres, osob atd., při vložení do zakázky preferovat adresy, osoby atd. na základě přidělených atributů, číselník firem přístupný ze všech příslušných dialogových oken (formulářů) napříč systémem, včetně možnosti editace záznamu.
149				Přístup do knihy pošty (spisové služby) přímo v náhledu zakázky, zamezení duplicitního registrování zásilky (přijde-li elektronicky i poštou)

150		07.02	Smlouva	Zpracování smlouvy pomocí work-flow, záznam kontrolního seznamu požadavků vyplývajících ze smlouvy do systému (certifikát ano-ne, překlad ano-ne atd.)
151				Anonymizace smluv - návaznost na registr smluv (v případě, že bude vyžadovat legislativa ČR)
152				Generování faktur ze zadaných údajů v zakázce (včetně data splatnosti), kontrola datumů zadaných ve faktuře (kvůli překlepům v datech), tisk včetně do pdf.
153				Zasílání faktur ev. dokumentů přímo ze systému na e-mail zákazníka, jde-li poštou, pak možnost tisku adresního štítku, registrace v knize odeslané pošty
154				Při úhradě zálohové faktury automatické generování dokladu o přijaté platbě.
155		07.03	Vytvoření a ukončení úkolu	Vydání pracovního příkazu na základě splněných požadavků (úhrada zálohové faktury, podpis smlouvy ...) a oznámení této skutečnosti technickému pracovníkovi pomocí workflow.
156				Řízení oběhu výstupních dokumentů zakázky včetně řízení oběhu požadavků na překlady s pomocí workflow
157				Evidence údajů o vybraných dokumentech v záznamu zakázky (číslo dokumentu, datum vydání, datum platnosti do)
158		07.04	Uložení dokumentace	Možnost dělat statistické přehledy o počtu zakázek dle jednotlivých nařízení vlády, směrnic, apod. vložených do zakázky z katalogu služeb - viz proces 06 (využití pro Zprávu o činnosti zadavatele).
159	08 - Obchod	08.01	Marketing	Tvorba a řízení marketingových projektů.
160				Integrovaný kalendář pro plánování marketingových aktivit v rámci celého roku.
161				Správa reklamních kampaní - plánování, stanovení rozpočtu, sledování nákladů, vyhodnocení.
162				E-mailingové kampaně - tvorba, rozesílání (nastavení času a intervalu rozesílání), vyhodnocování, A/B testování, automatická personalizace dle kontaktní osoby, možnost nastavení z jakého emailu zaměstnance zadavatele bude email odeslán, tvorba jazykových mutací, možnost odhlášení (uživatelem systému vložená informace) z mail listu
163				Možnost tvorby zákaznických dotazníků, jejich personalizace, vyhodnocování, statistiky a automatické naplnění dat do systému přes webové rozhraní.
164				Zveřejňování příspěvků a aktualit v rámci interní/externí sociální sítě zadavatele (na "zdi" - intranet/extranet), kde by je mohli zaměstnanci komentovat, hodnotit...
165				Online reporting - čísla za rok (obrat, počet zakázek, certifikátů, inspekčních zpráv, proškolených lidí...)
166				Veletrhy a marketingové akce - realizovat formou projektového řízení, realizační tým, technické zajištění, náklady, zprávy o akci, získané kontakty…
167				V uživatelem definovaném časovém období po ukončení zakázky dojde k odeslání emailu kontaktní osobě v dané firmě s informací, že zakázka byla ukončena a podklady odeslány. Připojený dotazník o spokojenosti klienta s průběhem konkrétní zakázky.
168				Evidence všech elektronických prezentačních materiálů (prezentace, pdf...)
169		08.02	Obchod	Možnost segmentace zákazníků v katalogu (číselníku) zákazníků, formou tagování a/či volně definovatelnými číselníky s možností zařezení zakázníka do několika číselníků současně (např. oborů, podle kterých jej můžeme oslovit), možnost segmentovat i osoby / kontakty dle jednotlivých oborů.
170				Historie komunikace (včetně možnosti přikládat dokumenty) s možností volné definice číselníku typů komunikace (telefon, osobní návštěva, email atd.) včetně možnosti vyhodnocování prostřednictvám manažerských vyhodnocovacích nástrojů (OLAP kostky, BI apod.)

171				Archivace emailové komunikace - Outlook tzn. zajištění obousměrné komunikace mezi produkty MS OFFICE a systémem.
172				Evidence výsledků dotazníku / průzkumu u konkrétní firmy či kontaktu z dané firmy.
173				Sledování obratu za daný obor, firmu.
174				Automatické zaznamenávání dat do CRM ze zákazníkem vyplněného kontaktního formuláře na webu (extranetu).
175				Přihlášení k odběru newsletteru na webu přes webový formulář, možnost automatického přenesení dat do IS.
176				Upozornění pro stanovenou kontaktní osobu za zadavatele, pokud u zákazníka po určenou dobu nebyla žádná činnost.
177				Sběr dotazů z webového formuláře a předávání konkrétním osobám, které jsou zodpovědné za vyřízení dotazu. Sledování reakční doby na dotaz.
178				Monitorovat, přiřazovat a řešit stížnosti / reklamace zákazníků
179				Přístup pro zákazníka přes web k dané zakázce a možnost zjištění v jaké fázi, stavu se nachází realizace jeho zakázky.
180				Statistiky za dané země a kontinenty.
181				Evidence zahraničních certifikačních značek s uvedením příslušnosti k oborům, jejichž obstarání pro zákazníky zadavatele zajišťuje.
182				Možnost pro cross-selling a up-selling: zobrazení u každé firmy, v jakých oborech daná firma podniká. Automatické zobrazení pouze relevantní nabídky z číselníku zahraničních značek i kompletní nabídka z katalogu služeb pro danou firmu, zobrazení také již poskytnutých služeb.
183				Evidence zástupců / agentů zadavatele v zahraničí + navázaný seznam všech zakázek získaných jednotlivými zástupci / agenty.
184				Statistiky za jednotlivé zástupce / agenty.
185				Přehled nákladů u jednotlivých zástupců / agentů, které se nevztahují ke konkrétní zakázce (prezentační materiály, poštovné, veletrhy, ubytování...)
186				Upozornění na existenci zástupce / agenta při přijetí nové objednávky od firmy z dané země. Možnost zvolit, zda zakázka půjde/nepůjde přes daného zástupce / agenta.
187				Pokud je zakázka zajištěná s pomocí zástupce/agenta, možnost evidence výše provize, schválení její výše atd., připojení dokumentu (smlouvy s agentem)
188				Po ukončení zakázky , zajištěné agentem, avízo ekonomickému oddělení pomocí workflow
189		08.03	Zahraniční spolupráce	Pro jednotlivé země evidence certifikačních značek, kompetencí ze strany zadavatele, kontaktních osob za zadavatele kdy se automaticky tyto informace objeví v CRM jako možnosti kompetencí zadavtele v zemi dané firmy.
190				Statistiky o překladech - náklady, výnosy, počty, jazyky, přehled o interních zadavatelích, možnost zvlášť sledovat statistiky překladů provedených zadavatelem nebo agenturou.
191	09 - Řízení a kvalita	09.01	Strategie a řízení	V rámci DMS udržovat aktuální databázi řízené dokumentace zadavatele a jednotlivých odborných pracovišť (Příručky kvality vč. souvisejících dokumentů).
192		09.02	Zajišťování kompetencí	V katalogu služeb definovaném v procesu "06 - Poskytovaní služeb" navázaná evidence oprávnění, akreditací, autorizací apod. získaných zadavatelem (pouze na rozlišovací úrovni nařízení vlády, směrnic, atd.) a upozorňovat na stav platnost/neplatnost/blížící se konec platnosti jednotlivých položek a na ně navázaných postupů.
193				Evidence externích subdodavatelů, odborných služeb s návazností na katalog služeb.
194		09.03	Metrologie	Evidence zkušebních měřidel a zařízení, upozornění na blížící se konec platnosti kalibrace
195				Zobrazovat na kartě zkušebního zařízení obrázek s tímto zařízením, možnost vkládat kalibrační listy.
196				Generovat na základě obsažených údajů v evidenci kalibrace objednávku externí kalibrace.

197		09.04	Normalizace	Evidence technických norem a normativních dokumentů s napojením na katalog služeb, upozorňovat na stav technických norem (platnost/ neplatnost/ blížící se konec platnosti),
198	10-Správa ICT	10.1a 10.2	Řešení a řízení požadavků na Hardware	Autentifikace uživatelů přihlašovacím jménem a heslem.
199				Podpora nastavování práv uživatelů formou přidělení rolí a přímá práva nastavovat na rolích, ale i možnost k přidělené roli přidat uživateli libovolné přímé právo, možnost přidělená práva omezit jen na vlastní útvar nebo jen vlastní záznamy uživatele.
200				Přidělovat práva uživateli překopírováním práv jiného uživatele.
201				Řízení přístupu k datům na úrovni datového záznamu, datového pole.
202				Statistika připojení do IS dle jednotlivých uživatelů a jejich jmenovitý aktuální stav připojení.
203				Monitoring, auditování jakkéli činnosti uživatele v rámci IS včetně možnosti napojení vybraných stavů na workflow.
204				Timeout pro odpojení neaktívního uživatele.

3. Popis procesů/podprocesů a činností

Legenda k vloženým tabulkám:

ICT – Information and Communication Technologies CTN – centrum technické normalizace

TNK – technické normalizační komise

ÚNMZ – úřad pro technickou normalizaci, metrologii a státní zkušebnictví MoU – Memorandum of Understanding – Memorandum o porozumění NV – nařízení vlády

AZL – akreditovaná zkušební laboratoř MPSV – ministerstvo práce a sociálních věcí MPO – ministerstvo průmyslu a obchodu NSK – národní soustava kvalifikací

ČIA – český institut pro akreditaci MZA – moravský zemský archív RT – revizní technik

EMC – elektromagnetická kompatibilita JEZ – jaderně energetická zařízení

OPO – oprávněná pověřená osoba (na Slovensku) OS – organizační složka

Process (Proces)	01 - Ekonomika
ID procesu	01	Počet současně pracujících uživatelů		Typ procesu	Hlavní	Důležitost procesu	2
Podpora IS stávající	Plná	Podpora IS cílová	Plná	Název stávající aplikace	TEP,MAGION, AUTOPLAN	Název procesu	Ekonomika
Purpose (Účel)	Evidence, zpracování a účtování dokladů dle vnitřních interních směrnic a zákonné legislativy, sledování finančního hospodaření podniku.
Scope (Rozsah)	Provázanost se všemi procesy podniku, výstupní data čerpá controlling.

Responsibility process			Process description (popis procesu):
Vlastník procesu 01 - Ekonomika			Zpracování dodavatelských faktur
			Zpracování odběratelských faktur
			Správa majetku
			Účtování - hlavní kniha
			Nedokončená výroba
			Sestavení účetních výkazů, konsolidace
			Daně
			Účtování -.pokladna, banka
			Účtování interních dokladů - CP, LS, OP, splátkové kal., apod.
			Správa pohledávek
			Výpočet a účtování mezd

Impuls (Vstupy):	ID podprocesu	Název podprocesu + Činnosti v rámci podprocesu:	Outputs (Výstupy):
Přijetí faktury	01.01	Zpracování dodavatelských faktur	Zaúčtování faktury, úhrada a archivace .
Přijetí dodavatelské faktury (CZ), OS Slovensko (SK) (elektronicky, fyzicky, pošta )		Záznam o přijetí faktury (daňový doklad, zálohová faktura, zahraniční faktura) do knihy pošty SZU (v CZ - Evi-Pro). Fyzické předání faktury na účtárnu. Evidence faktury do účetního systému (STEP), kontrola obchodního partnera na webový rejstřík. Fyzické předání faktury k věcnému schválení odpovědnému pracovníkovi, opatření podpisem na likvidačním listu včetně poznámky k obsahu faktury a příslušnosti k útvaru, příp. číslu úkolu. Zpětné vrácení faktury na účtárnu. Zaúčtování faktury a předání odpovědnému pracovníkovi ke schválení úhrady faktury. Úhrada faktury a archivace.Dokladová inventarizace - sledování závazků. Faktury účtované	Účetní záznam do hlavní knihy. Saldokonto.
FV /podklad k fakturaci	01.02	Zpracování odběratelských faktur	Účetní záznam v hlavní knize. Saldokonto.
Vystavená faktura (CZ)		Import odběratelských faktur vytvořených v Evi-pro do účetního systému (STEP) včetně automatického zaúčtování. Saldokonto odběratelských faktur (ruční a automatické) dle bankovního výpisu (transfer bankovních údajů z KB PROFI) v účetním systému STEP. Ruční korekce saldokonta	Účetní zápis do hlavní knihy. Saldokonto.
Smlouva o nájmu (CZ)		Zadání smlouvy o nájmu do účetního systému. Vygenerování splátkového kalendáře a následné vygenerování faktury dle smluvního období určené pro fakturaci, včetně zaúčtování. Odeslání	Účetní zápis do hlavní knihy. Saldokonto.
Obdržení podkladů pro ruční fakturaci (CZ, SK)		Ruční vystavení faktury v účetním systému. Zaúčtování, odeslání a archivace faktury.	Vystavení konečné faktury a účetní zápis do hlavní knihy. Saldokonto.
Dokument týkající se majetku (nákup, převod, likvidace)	01.03	Správa majetku	Vyhotovení inventární karty
Výdejka/přijatá faktura/pokladní doklad s potvrzením převzetí majetku		Zaevidování majetku s identifikací umístění a uživatele + u drobného majetku zaúčtování skladové výdejky, evidence v podrozvaze a vystavení čárového kódu (inventárního čísla)	Zhotovená majetková karta s potvrzením převzetí + účetní zápis
Majetková karta		Spárování karty majetku na účetní doklad (výdejka, faktura), u dlouhodobého majetku přiřazení CZ-CPA a odpisových sazeb, zaúčtování zařazení a odpisu	Účetní zápis do HK
Vystavený likvidační list uživatelem		Schválení likvidace likvidační komisí + ředitelem, po schválení - vyřazení majetku fyzicky i systémově	Vyhotovená karta o vyřazení majetku
Vystavení převodky majetku uživatelem		Schválení vedoucím i přebírajícím, fyzické předání a převod majetku v systému (uživatel, umístění)	Záznam v majetkové kartě
Příkaz ředitele k inventarizaci		Inventarizace majetku - vytištění inventarizačních sestav dle útvarů nebo umístění, příp. uživatele, fyzické provedení inventarizace pomocí čtečky čárového kódu, případné proúčtování zjištěných	Odsouhlasené inventurní sestavy (řádné i mimořádné)
Majetková karta - OS Slovensko (SK)		Zaevidování dlouhodobého majetku pořízeného v organizační složce Slovensko i v modulu majetek základního pracoviště (CZ), odpisy zde nejsou účtovány, pouze vypočteny - vztahuje se k majetku, jehož cena při pořízení organizační složkou Slovensko nezakládá povinnost podle slovenských zákonů tento majetek odepisovat, ale i k ostatnímu dlouhodobému majetku vzhledem k	Konsolidovaná závěrka obsahuje výpočet odpisů dle legislativy ČR
Účetní záznamy ve stavu " zaúčtováno" (STEP)	01.04	Účtování - hlavní kniha	Účetní záznamy ve stavu " započteno" (STEP)
Zaúčtované, schválené a uzavřené účetní záznamy		Automatický zápis všech účetních operací do hlavní knihy podle syntetických a analytických účtů. Zápisy jsou uspořádány věcně a	Záznamy v hlavní knize
Sestava se stavem rozpracovanosti zakázek a aktivace	01.05	Nedokončená výroba	Vytvoření interního účetního zápisu STEP.
Sestava s uvedením počtu odpracovaných hodin na započatých úkolech k danému datu x kalkulovaná sazba v CZK.		Dle pokladu rozpracovanosti zakázek a aktivace, předaného na účtárnu, jsou hodnoty zaúčtovány interním zápisem v rámci měsíční účetní závěrky do účetního systému STEP. Zaúčtování převodu výnosů/nákladů na zakázkách ve spolupráci mezi Brno a pobočkou Jbc (interní kooperace) - objasnit	Zaúčtováno interním účetním dokladem.
Uzavřené účetní zápisy v hlavní knize	01.06	Sestavení účetních výkazů, "konsolidace"	Vytvoření dokumentu - hlavní kniha, Účetní deník, Rozvaha, výsledovka, cash- flow dle platných českých a slovenských zákonů.
Uzavřené účetní zápisy v hlavní knize (CZ, SK)		Uzavření účetních záznamů v hlavní knize (STEP stav "započteno"). Provedení sloučení účetnictví SZU OS Slovensko + SZU CZ. Sloučení ("konsolidace"): 1) uzavření účetních záznamů v hlavní knize; 2) vygenerování účetních dokladů organizační složky Slovensko; 3) přepočet účetních dokladů v měně - transfer na měnu v CZK; 4) automatický přepočet kurzových rozdílů; 5) automatické vytvoření "konsolidace" v úč.systému (závod 100) = souhrn účetních zápisů pro závod 001 (Brno+Jbc) a 002 (organizační složka Slovensko. Výsledné hodnoty, které obsahuje "konsolidovaná" měsíční závěrka jsou nedílnou součástí pro tvorbu	Realizace roční účetní závěrky OS SR + Celkové (konsolidovaná) účetní závěrky SZU
Roční konsolidovaná závěrka závod 100 (CZ, OS Slovensko)		Automatické zpracování pomocných konsolidačních přehledů v účetním systému dle nastavených kritérií (přiřazení analytických účtů do PKP (Pomocný konsolidační přehled) + identifikace transakcí mezi spojenými osobami)	Vytvoření podkladu pro konsolidovanou účetní závěrku CZ - pomocné konsolidační přehledy
Roční účetní závěrka	01.07	Daně	Odeslané daňové přiznání dle legislativních požadavků
Uzavřené účetní zápisy v hlavní knize (CZ) sestavy z Autoplan - podklady pro výpočet silniční daně		DPH - tisk záznamní povinnosti zaúčtovaných dokladů za požadované období . Výtisk tabulky rekapitulace daňového přiznání a následná kontrola na účetnictví. Kontrola dat rozdílné sestavy (DPH zaúčtované v měsíci zpracování daňového přiznání, nárok DPH v dalším období). Uzavření období pro DPH - účetní zápis a úhrada DPH, archivace dokladů. Odeslání fomuláře DPH datovou schránkou na FÚ. Souhrnné hlášení - tisk formuláře v účetním systému - kontrola SHV na sestavy z Evi-Pro - příloha pro FÚ. Kontrolní hlášení - kontrolní mechanismus chybných údajů v zaúčtovaných dokladech v účetním systému, kontrola dle daňového přiznání.Archivace všech evidenčních záznamů. Silniční daň- ruční zpracování dat pro výpočet silniční daně v	Vytvoření interního účetního dokladu pro zaúčtování daně, odeslané daňové přiznání na FU, úhrada daňového závazku.
Uzavřené účetní zápisy v hlavní knize SK (OS Slovensko)		Postup pro výpočet DPH je stejný (viz Brno). Vyhotovení formuláře dle platných slovenských zákonů. Předání slovenskému auditorovi, odevzdání na FÚ Slovensko. Outsourcing ostatních daní.	Vytvoření interního účetního dokladu pro zaúčtování daně, úhrada daně.
Prvotní doklady proplacené v hotovosti, bankovní výpisy	01.08	Účtování - pokladna, banka	Tvorba účetních zápisů hotovostního a bezhotovostního platebního styku.
Doklady proplacené v hotovosti (CZ,SK - scan)		Vedení pokladny v CZK a pokladen v cizí měně. Hotovostní doklady jsou proplaceny po věcném schválení odpovědným pracovníkem. Zaúčtování a archivace dokladů. Fyzická a dokladová inventura. Přepočet kurzových rozdílů. Vyplacení záloh zaměstnancům na služební cestu v hotovosti -	Účetní zápis a archivace dokladů.
Elektronické bankovnictví		Vygenerování platebních příkazů v účetním systému a následný import dat do internetového bankovnictví, realizace úhrady přímo v	Zhotovení platebního příkazu a realizace úhrady.Účetní zápis bankovních výpisů a archivace.
Cestovní příkazy, leasingové smlouvy, opravné položky,kurzové rozdíly.	01.09	Účtování interních dokladů - CP, LS, OP, splátkové kal., apod.	Vytvoření interního účetního zápisu.
Tuzemské a zahraniční služební cesty v systému Autoplan		Cestovní příkazy - export jednotlivých tuzemských a zahraničních cestovních příkazů do účetního systému včetně účetního zápisu (u OS Slovenkso pořízeno a účtováno ručně). Účetní systém (STEP) - ruční založení chybějícího čísla úkolu souvisejícího s cestovními příkazy, přenos účetního zápisu do hlavní knihy. Možnost volby pro vyplacení cestovního příkazu zaměstnanci -	Vytvoření interního účetní zápis a archivace.
Uzavřené dodavatelské a odběratelské smlouvy		Vygenerování splátek za účetní období v účetním systému STEP -	Vytvoření interního účetní zápis a archivace.
Neuhrazené pohledávky nebo pokyn k odpisu ze správy pohledávek		Automatický výpočet opravných položek, dle platné legislativy daňová a nedaňová část neuhrazené pohledávky - metoda dotváření opravných položek (OP) po přepočtu kurzových rozdílů k 31. 12. dle ČNB. Automatické odúčtování OP v případě úhrady pohledávky, nebo odpisu pohledávky, zaúčtování, podrozvahová evidence, archivace.	Účetní zápis, Kniha podrozvahové evidence.
Ostatní přijaté doklady určené pro interní zápis (CCS, pojišťovny apod.), daňové doklady na přijatou platbu, doklad Evi-pro (stravování zaměstnanců, reprefond)		Organizační složka Slovensko-ruční výpočet, zaúčtování interním Ruční účetní zápis v účetním systému + zaúčtování	Interní účetní doklad a archivace.
Pohledávky, závazky a pokladny vedené v cizí měně		Automatický výpočet a zaúčtování kurzových rozdílů při vypořádání položky vedené v cizí měně. Kurzový rozdíl vzniká při ocenění (pohledávek a závazků) v okamžiku uskutečnění účetního případu, dále ke dni sestavení měsíční a roční účetní závěrky v účetním	Vytvoření interního účetní zápis a archivace.
Pohledávky po splatnosti	01.10	Správa pohledávek	Vyřešení pohledávky - úhrada, odpis, apod
Přehled faktur vydaných po splatnosti		Vygenerování pohledávek dle firem, odeslání upomínek dle nastavených pravidel - 1, 2, 3, předsoudní upomínka	Xxxxxxxx upomínka
Pohledávky po splatnosti neuhrazené na bázi předsoudní upomínky		Příprava podkladů pro soudní řízení a předání právníkovi	Předání podkladů pro soudní řízení.
Informace od právníka nebo soudu		Nachystání podkladu pro účtárnu k zaúčtování případu (odpis, OP, ...)	Předání podkladu pro účtárnu.
Podklady pro výpočet mezd	01.11	Výpočet a účtování mezd	Vytvoření interního účetního zápisu a realizace úhrady. Odeslané formuláře státním institucím.
Cestovní příkazy (CZ)		Import závazků k zaměstnancům z cestovních příkazů do mzdového systému (Magion).	Tvorba výplatní pásky vč. údaje o závazku z titulu cestovného.
FKSP, fond vedoucího, měsíční srážky z mezd (obědy, telefony, manažerská vozidla), podklady z personálního oddělení (schválené prémie, odměny, dozorční rada apod.), určení výše odměny z dohod o práci konaných mimo pracovní poměr (CZ)		Ruční zadání vstupních dat nutných pro výpočet mezd do mzdového systému v CZ (Magion). Elektronické přihlášení a odhlášení zaměstnanců zdrav. a soc. pojištění, elektronické zasílání ELDP, ruční vkládání pracovní neschopnosti a odeslání poštou na MSSZ. Kontrola a zaúčtování mezd v mzdovém systému. Elektronické odeslání výplatních pásek formou zaheslovaného pdf. na email zaměstnacům. Výtisk mzdových sestav pro archivaci. Přenos platebních příkazů Magion-Step. Přenos účetního zápisu Magion-Step. Uzavření období v mzdovém systému. Vygenerování platebních příkazů na penzijní připojištění zaměstnanců - Magion-Step. Vygenerování podkladu pro platbu a zaúčtování Zákonného pojištění zaměstnanců (KOOPERATIVA). Vygenerování přehledů, příp jiných formulářů ve formátu vyžadovaném příslušnou institucí a jejich odeslání (datovkou, mailem nebo poštou) Manažerské smlouvy o používání vozidla k	Vytvoření interního účetního zápisu v účetním systému (STEP) a bezhotovostní úhrada mezd a odvodů na příslušné státní institutuce . Odeslané formuláře na příslušné úřady
Docházkový list zaměstnanců + podklady pro výpočet mezd		Outsourcing mezd (SK).	Vytvoření interního účetního zápisu v účetním systému (STEP) a úhrada mezd.

Metrics (Metriky):	Target (Cíle):		Records (Záznamy):	Forms (Formuláře):	Risk (Rizika):
počet zaúčtovaných dodavatelských faktur/hod	n/a		n/a	n/a	udělení sankcí dle platné legislativy v ČR a na Slovensku orgány státní správy, sankce v rámci dodavatelských a odběratelských vztahů
počet zaevidovaných účetních záznamů/den	n/a		n/a	n/a	prodloužení doby při zpracování dokladů
doba zpracování přiznání DPH včetně ostatních požadovaných evidencí	n/a		n/a	n/a	neefektivní tok informací napříč všemi procesy (čas, množství a kvalita)
doba zpracování saldokontní úhrady pohledávek a závazků	n/a		n/a	n/a	kvalita v podpoře informačního systému
doba trvání při oběhu a schválení účetních dokladů	n/a		n/a	n/a	těžkopádnost při získávání výstupních dat, při zhotovení sestav
počet vnitřních neshod/měsíc	n/a		n/a	n/a	import dat z externích programů (např. Autoplan, Anet, elektronické bankovnictví, internet..)
hodnocení spokojenosti s procesem 01 ostatními procesy	n/a		n/a	n/a

Process (Proces)	02 - Controlling
ID procesu	02	Počet současně pracujících uživatelů		Typ procesu	Podpůrný	Důležitost procesu	2
Podpora IS stávající	Plná	Podpora IS cílová	Plná	Název stávající aplikace	EviPro	Název procesu	Controlling
Purpose (Účel)	Pro podporu rozhodování získat detailní přehled o ekonomické situaci jednotlivých útvarů, činností respektive majetku
Scope (Rozsah)	všechny procesy SZÚ

Reporty

Rozbory

Rozúčtování režií

Tvorba plánů

Vytváření hierarchií

Vlastník procesu 02 - Controlling

Process description (popis procesu):

Responsibility process

Impuls (Vstupy):

Pokyn z vedení SZÚ

ID podprocesu

02.01

Název podprocesu + Činnosti v rámci podprocesu:

Vytváření hierarchií

Outputs (Výstupy):

Vytvoření struktur

Vytvoření hierarchií nákladových a ziskových středisek na základě

hierarchií předchozího roku a nových požadavků vedení. Těchto hierarchií může být podle potřeby vytvořeno i více než jeden pár (pár = náklady a výnosy).

Definice nákladových a ziskových středisek, u nákladových středisek se navíc musí definovat algoritmus rozúčtování nákladových středisek režijních útvarů na nákladová střediska

výrobních útvarů

Definice redukované účetní osnovy

Vytvořené hierarchie

Nastavené definice

Redukovaná účetní osnova

Vytvořené hierarchie podle bodu 02.01

02.02

Vytvoření hierarchie organizační struktury pro uložení hodnot

statistických uživatelů

Tvorba plánů

Organizační struktura

Roční plány variabilních a fixních nákladů a krycího příspěvku

Vytvoření plánu, v informačním systému, pro každé nákladové a

každé ziskové středisko samostatně pro každý měsíc v rozsahu redukované účetní osnovy ve struktuře variabilní náklady, fixní náklady a krycí příspěvek

Měsíční "konsolidovaná" účetní závěrka

02.03

Rozúčtování režií

Záznam hodnot statistických ukazatelů (obvykle počet pracovníků v daném útvaru

Rozúčtování nákladů režijních nákladových středisek formou provedení controllingové uzávěrky

Rozbory

Získání hodnot nákladových středisek po rozúčtování

Zaznamenané hodnoty statistických ukazatelů

Provedení controllingové uzávěrky nebo požadavek vedení

02.04

Odeslaný hospodářský rozbor

Pro vybrané útvary vyčíslení odchylek skutečnosti od plánu pro fixní

náklady, krycí příspěvek a hospodářský výsledek, zhodnocení celkových nákladů a výnosů, po měsících i kumulativně od počátku roku, srovnání porovnatelných útvarů navzájem, meziroční srovnání útvarů, vyčíslení nákladů na jednu korunu krycího příspěvku, vyčíslení osobních nákladů na jednu korunu krycího příspěvku, výnos v KP na jednoho pracovníka pro vybrané útvary, jejich vzájemné srovnání

Provedení controllingové uzávěrky nebo simulace

02.05

Reporty

Report - tabulková prezentace (s možností exportu do excelu) tisková

sestava

Pro jednotlivé útvary vyčíslení odchylek skutečnosti od plánu pro

fixní náklady, krycí příspěvek a hospodářský výsledek , po měsících i kumulativně od počátku roku

Metrics (Metriky):	Target (Cíle):		Records (Záznamy):	Forms (Formuláře):	Risk (Rizika):
Čas potřebný pro vytvoření struktur v hodinách	n/a		n/a	n/a	Komplikované a časově náročné vytváření struktur, nepřehledná prezentace struktur
Čas potřebný pro vytvoření plánu v hodinách	n/a		n/a	n/a	Komplikované a časově náročné vytváření plánu
hodnocení spokojenosti s procesem 02 ostatními procesy	n/a		n/a	n/a	Komplikovaný přístup k datům skutečnosti zvolených středisek, příliš velké zpoždění mezi zaúčtováním dat a projevem této skutečnosti v controllingu, nesprávná interpretace výsledků uživateli
Čas potřebný pro přístup k aktuálním datům v sec.	n/a		n/a	n/a

Process (Proces)

ID procesu Podpora IS stávající Purpose (Účel) Scope (Rozsah)

03 - Nákup

03

Žádná

Počet současně pracujících uživatelů

Podpora IS cílová

Plná

Typ procesu

Název stávající aplikace

Hlavní

Důležitost procesu

Název procesu

3

Nákup

Nákupy pro úkony potřebné k zajištění úkolů spojených s předmětem činností SZÚ

Responsibility process

(Odpovědnost)

Vlastník procesu 03 -

Process description (popis procesu):

Nákup, materiálu, zařízení, služeb

Sklad režijního materiálu nebo spotřeba

Impuls (Vstupy):

Požadavek na materiál, na zařízení, na službu

ID podprocesu

03.01

Název podprocesu + Činnosti v rámci podprocesu:

Nákup, materiálu, zařízení, služeb

Outputs (Výstupy):

Realizace dodávky

Vystavení požadavku na materiál, na zařízení, na službu žadatelem, schválení

odpovědným pracovníkem; výběr dodavatele z databáze dodavatelů (popř. dle nejvhodnějších kritérií); vystavení objednávky včetně podpisu, popř. přezkoumání a potvrzení kupní smlouvy (smlouvy o dílo); realizace dodávky materiálu, zařízení, služby; vyhodnocení dodavatelských služeb (feedback), schválení dodavatelské faktury

Požadavek na manipulaci s režijním materiálem

Sklad - Pořízené zařízení na evidenci Spotřeba - Spotřební materiál

03.02

Sklad režijního materiálu nebo spotřeba

Vystavení příjemky na sklad, vystavení a potvrzení výdejky žadatelem nebo Vystavení a potvrzení výdejky žadatelem

Vyřízení požadavku

Příjemky a výdejky, podklady pro účtárnu Výdejka k zaúčtování

Metrics (Metriky):

Rychlost a množství vyřízení požadavků a objednávek Hodnocení spokojenosti s procesem nákupu ostatními

Target (Cíle):

n/a n/a

Records (Záznamy):

Forms (Formuláře):

n/a

n/a

n/a

n/a

Risk (Rizika):

Komplikované a časově náročné vytvoření požadavků a Finanční ztráta z důvodu zpožděného vyřízení

Process (Proces)

04 - Provoz

ID procesu

04

Počet současně pracujících uživatelů

Typ procesu

Hlavní

Důležitost procesu

2/3

Podpora IS stávající

Purpose (Účel) Scope (Rozsah)

Částečná

Podpora IS cílová

Částečná

Název stávající aplikace

EviPro, AutoPlan

Název procesu

Provoz

Provoz určen pro úkony potřebné k zajištění úkolů spojených s předmětem činností SZÚ

Responsibility process (Odpovědnost) Vlastník procesu 04 - Provoz

Process description (popis procesu):

Autodoprava Sklad vzorků Údržba Stravování

Správa areálu (recepce, ostraha, úklid...) Spisovna /vč. pošty/

Řízení nových investic

Impuls (Vstupy):

Vznik požadavku na autodopravu

ID podprocesu

04.01

Název podprocesu + Činnosti v rámci podprocesu:

Autodoprava

Outputs (Výstupy):

Záznam v příslušné evidenci

Požadavek na přepravu firemním autem

Vznik potřeby zpracování příslušné agendy

Vystavení žádanky na přepravu žadatelem a schválení nadřízeným vedoucím, rezervace vozidla referentem dopravy včetně záznamu do rezervačního systému, předání vozidla žadateli v určený den

Zpracování agendy autodopravy: Kniha jízd - nájezd kilometrů, spotřeba vozidel, zpracování CCS, termíny garančních prohlídek, termíny STK)

Předání vozidla vč. dokladů

Záznamy a reporty v systému

Požadavek na vzorek

Příjem vzorku na sklad

Požadavek na dovoz/vývoz vzorku Požadavek na provedení opravy/údržby Požadavek na opravy

04.02

04.03

Sklad vzorků

Příjem vzorků na sklad – evidence do stavu skladu vzorků, automatické přidělení evidenčního čísla, předání vzorku na zkušebnu a jeho vrácení do skladu vzorků po zkoušce, po odsouhlasení odpovědným pracovníkem zkušebny - vrácení vzorků zákazníkovi, popř. zajištění dopravy, příp. sešrotování

U vzorků dovezených mimo EU i vracených zpět mimo EU při dovozu/vývozu zajištění celního řízení

Údržba

Vystavení požadavku na opravu a schválení odpovědným pracovníkem, výběr vhodného dodavatele (interní nebo externí), vystavení a odeslání objednávky, popř. kontrola a potvrzení kupní smlouvy (smlouvy o dílo), provedení opravy, vyhodnocení dodavatelských služeb (feedback), schválení dodavatelské faktury

Vyřešení požadavku na vzorek

Vrácení nebo likvidace vzorku

Podklady pro účtárnu - JSD Realizace opravy/údržby Realizace opravy

Požadavky na finančně náročnější opravy

Sestavení dlouhodobého (ročního) plánu oprav a schválení vedením

Schválený plán

Lhůtník revizí

Zajištění revizí dle lhůtníku

Revizní zpráva RT

Nabídka jídel od dodavatelské kuchyně

Požadavky na správu

04.04

04.05

Stravování

Vytvoření elektronického jídelního lístku v ČJ a AJ verzi pro objednávání obědů, výběr obědů jednotlivými zaměstnanci, vytvoření přehledů pro výdej jídel a jeho předání dodavateli, vytvoření přehledů pro účtárnu

Správa areálu (recepce, ostraha, úklid...)

Denní soupisy, podklady pro účtárnu a mzdy

Realizace služeb

Informace od zaměstnanců (mailem, telefonicky, osobně)

Návštěvy v SZÚ

Podklad pro monitor na recepci

Požadavky od zaměstnanců (mailem, telefonicky, osobně)

Občerstvení (Caterring, mimořádné obědy)

Realizace občerstvení

Potřeba ochrany areálu Požadavek na úklid

Hlídací a vrátnická služba

Úklid + požadavky na mimořádný úklid

Zápisy návštěv, zapůjčených klíčů, služebních automobilů, záznamy o předání a převzetí služby, záznam mimořádných událostí apod.

Realizace úklidů

Příjem spisů /souboru dokumentů/

Poštovní zásilky (pošta, e-mail, osobně)

Předání spisů Smlouvy

Požadavek na investice

Požadavek na investiční dodávku

Vznik potřeby zpracování příslušné agendy

04.06

04.07

Spisovna /vč. pošty/

Příjem/odesílání poštovních zásilek, záznam do knihy pošty, včetně poštovného (denní a měsíční soupisy) - podklad pro účtárnu, předání na příslušné pracoviště a po zpracování vytvoření spisů

Předání podkladů do specializovaných spisoven nebo do spisovny SZU, záznam spisů do IS, po uplynutí skartačních lhůt vyřízení skartace

Dodavatelské a jiné smlouvy (mimo zakázek SZÚ) - evidence, anonymizace, odeslání na registr smluv datovou schránkou

Řízení nových investic

Sestavení plánu investic na následující rok a schválení příslušnými kompetentními autoritami, vystavení požadavku žadatelem, včetně technické specifikace, výběr vhodného dodavatele, vystavení a odeslání objednávky, popř. kontrola a potvrzení kupní smlouvy (smlouvy o dílo), realizace investice, vyhodnocení dodavatelských služeb (feedback), schválení dodavatelské faktury

Vystavení zápisu uvedení do provozu nebo zápisu tech. zhodnocení (inventární karty), provedení přejímacího řízení, zařazení do majetku DHM, schválení komisí, předání do užívání

Záznam v příslušném registru

Vytvořený spis

Provedení skartace, příp. archivace MZA Potvrzení registrem smluv

Předání investice do užívání

Realizace investice

Předání do užívání (inventární karta)

Metrics (Metriky):

Rychlost a množstí vyřízení požadavků a objednávek procesu - Provoz pro hlavní činnost SZÚ (čas, počet)

Hodnocení spokojenosti s procesem nákupu ostatními procesy (hlavním procesem)

Target (Cíle):

n/a

n/a

Records (Záznamy):

n/a

n/a

Forms (Formuláře):

n/a

n/a

Risk (Rizika):

Nepružnost IS při zajišťování podpůrných služeb procesu - Provoz následkem zdržení hlavního procesu, popř. s nespokojeností zaměstnaců (dlouhá doba vyřizování požadavků apod.)

Komplikované a náročné vytváření požadavků podpůrných služeb

Process (Proces)	05 - Personální management
ID procesu	05	Počet současně pracujících uživatelů			Typ procesu	Hlavní	Důležitost procesu	2
Podpora IS stávající	Plná	Podpora IS cílová		Plná	Název stávající aplikace	Magion, ANeT, EviPro	Název procesu	Personální management
Purpose (Účel)	Řízení lidských zdrojů
Scope (Rozsah)	Proces personálního managementu je uplatňován na procesy Ekonomika, Controlling
Responsibility process (Odpovědnost)						Process description (popis procesu):
Vlastník procesu 05						Personalistika
						Podklady pro výpočet mezd
						Vzdělávání
						Docházkový systém
Impuls (Vstupy):			ID podprocesu	Název podprocesu + Činnosti v rámci podprocesu:			Outputs (Výstupy):
Pokyny z vedení podniku, podklady z útvarů, žádosti od zaměstnanců			05.01	Personalistika			Záznamy v personálním systému, pracovně-právní dokumenty
Podklady z útvarů, žádosti od zaměstnanců				evidence personálních a mzdových údajů o zaměstnancích, organizační a personální změny, evidence dohod o pracích konaných mimo pracovní			Pracovně-právní dokumenty
Nástup zaměstnance, ukončení platnosti zdravotní způsobilosti				Zajišťování pracovnělékařských služeb - zdravotní prohlídky zaměstnanců, prohlídka pracoviště. Evidence zdravotních prohlídek v systému, kontrola			Potvrzení o zdravotní způsobilosti
Nástup zaměstnance				Kompletní zpracování onboardingu, zpracování plánů osobního rozvoje			Protokol o ukončení zácviku + plán osobního rozvoje
Personální požadavek ze strany vedoucích pracovníků				Zajištění a organizace výběrových řízení, vypracování pracovně právních dokumentů (pracovní smlouva, mzdový výměr, plán adaptace, výstupní list,			Pracovně-právní dokumenty
Pracovně-právní dokument				Kontrola textu dokumentů, zajištění podpisů, předání zaměstnanci, uložení do osobního spisu zaměstnance			Podepsaný pracovně-právní dokument
Ukončení měsíce, určeného ke zpracování mezd			05.02	Podklady pro výpočet mezd			Podklady s mimotarifními složkami mzdy
				Provedení importu z docházkového systému ANeT do mzdového systému Magion, výpočet prémií, výpočet ročních odměn, zpracování podkladů,
Změny v legislativě, požadavky z útvarů			05.03	Vzdělávání			Osvědčení, certifikáty, prezenční listiny
Změny v legislativě, požadavky z útvarů				Zajišťování povinných školení ze zákona + jejich evidence (BOZP + PO, řidič motorového vozidla, řidič motorového vozíku, svářeč, obsluha tlakových			Informace pro zaměstnance
Doklad o absolvování školení				Provedení záznamu v systému o absolvování školení			Záznam v systému
Požadavek na získání a udržení kompetence				Zpracování kompetencí zaměstnanců v návaznosti na kompetenční modely v rámci řízení systému kvality			Záznamy v systému
Záznam průchodů zaměstnanců			05.04	Docházkový systém			Export dat do mzdového systému Magion
				Evidence příchodů a odchodů, jejich potvrzení vedoucími pracovníky v pracovním listě, po kompletním potvrzení export dat do mzdového systému
				Zajištění docházkového systému z pozice správce systému - nastavení modelů pracovní doby, nastavení zaměstnance, nastavení uživatelských práv,
Metrics (Metriky):		Target (Cíle):		Records (Záznamy):		Forms (Formuláře):		Risk (Rizika):
Čas potřebný na kompletní zaevidování zaměstnance		n/a		n/a		n/a		Komplikované zpracování, chybovost, nemožnost
Čas potřebný pro zpracování podkladů pro mzdovou		n/a		n/a		n/a		Komplikované zpracování, nemožnost dodržet termín
Hodnocení spokojenosti s procesem 05 ostatními		n/a		n/a		n/a

Process (Proces)

ID procesu Podpora IS stávající Purpose (Účel) Scope (Rozsah)

06 - Poskytování služeb

06

Částečná

Realizace zakázek

Počet současně pracujících uživatelů

Podpora IS cílová

Plná

Typ procesu

Název stávající aplikace

Hlavní (Klíčový)

EviPro, disk L

Důležitost procesu

Název procesu

1

Poskytování služeb

Proces Poskytování služeb využívá všechny ostatní procesy dle procesní mapy

Responsibility process

(Odpovědnost)

Vlastník podprocesu 06.01

Vlastník podprocesu 06.02

Vlastník podprocesu 06.03

Process description (popis procesu):

Přezkoumání objednávky Realizace zakázky Validace výstupu

Impuls (Vstupy):

Objednávka

Objednávka s průvodkou Vyplněná průvodka s objednávkou

Smlouva podepsaná zákazníkem (zaplacená záloha)

Pracovní příkaz k úkolu Objednávka kalibrace

Návrh výstupní dokumentace

Návrh výstupní dokumentace zakázky Výstupní dokumenty a uzavřená průvodka Výstupní dokument

Výstupní dokument Výstupní dokument

ID podprocesu

06.01

06.02

06.03

Název podprocesu + Činnosti v rámci podprocesu:

Přezkoumání objednávky

Přezkoumání požadavku klienta, přezkoumání komtepencí k požadavku klienta, Sestavení návrhu smlouvy, kalkulace ceny.

Realizace zakázky

Zakázky v rámci držených kompetencí v oblastech tepelných a ekologických

Realizace zakázky kalibrační laboratoří Validace výstupu

Přezkoumání správnosti a úplnosti dokumentace zakázky. Evidence specifických klasifikací.

Oznámení údajů z výstupních dokumentů dotčeným orgánům státní správy Oznámení povinných informací ÚNMZ

Roční statistiky výkonů

Outputs (Výstupy):

Smlouva / potvrzení objednávky

Vyplněná průvodka s objednávkou

Odsouhlasený návrh smlouvy / potvrzená objednávka

Výstupní dokumentace zakázky Návrh výstupní dokumentace. Kalibrační list

Výstupní dokumentace zakázky Výstupní dokumentace zakázky Záznam specifických klasifikací. Oznámení (dopis)

Oznámení (dopis) Oznámení (dopis)

Metrics (Metriky):

Počet zakázek s překročeným termínem hodnocení spokojenosti s procesem poskytování

Target (Cíle):

n/a n/a n/a

Records (Záznamy):

Forms (Formuláře):

n/a

n/a n/a

n/a

n/a n/a

Risk (Rizika):

možná ztráta zákazníka v důsledku nedostatku ztráta kompetencí v důsledku nefunkčního workflow finanční ztráta způsobená chybnou funkčností IS

Process (Proces)	07 - Administrativa zakázek
ID procesu	07	Počet současně pracujících uživatelů			Typ procesu	Hlavní	Důležitost procesu	2
Podpora IS stávající	Plná	Podpora IS cílová		Plná	Název stávající aplikace	EviPro	Název procesu	Administrativa zakázek
Purpose (Účel)	Administratívní vyřízení zakázek v souladu s požadavky zákazníků, QM (quality managementu) a akrediatčními kritérii tak, aby tento proces proběhl co možná nejrychleji.
Scope (Rozsah)	Proces Administrativa zakázek je navázán na procesy Poskytování služeb
Responsibility process (Odpovědnost)						Process description (popis procesu):
Vlastník procesu 07 - Administrativa zakázek						Objednávka
						Smlouva
						Vytvoření a ukončení úkolu
						Uložení dokumentace
Impuls (Vstupy):			ID podprocesu	Název podprocesu + Činnosti v rámci podprocesu:			Outputs (Výstupy):
Přijatá objednávka			07.01	Objednávka			Objednávka s průvodkou
				Registrace objednávky, pokud není zákazník v katalogu pak i jeho ověření v
Přijetí konceptu smlouvy, úhrada zálohové faktury			07.02	Smlouva			Čistopis smlouvy
				Z doručených podkladů evidence kalkulace zakázky, na jejím základě vystavení			Zálohová faktura, doklad o přijaté platbě
Přijetí konceptu smlouvy, příjem podepsané smlouvy				Kontrola textu smlouvy, zajištění podpisů, naskenování smlouvy, zaslání smlouvy			Čistopis smlouvy, podepsaná smlouva
Podpis smlouvy a zaplacení zálohové faktury			07.03	Vytvoření a ukončení úkolu			Čistopisy výstupních dokumentů
				Vytvoření úkolu - vydání pracovního příkazu, vystavení průvodky úkolu			Pracovní příkaz
				Zkompletování dokumentace a její předání do certifikačního oddělení, jedná-li se			Zkompletovaná dokumentace úkolu
Zkontrolované dokumentace, návrhy výstupních dokumentů z				Ukončení úkolu - vytvoření čistopisů protokolů, certifikátů, osvědčení apod.,
Dokument o ukončení zakázky			07.04	Uložení dokumentace			Archívní složka dokumentace
				Uložení dokumentace - v souladu s požadavky na daný úkol, zkompletování složky
Metrics (Metriky):		Target (Cíle):		Records (Záznamy):		Forms (Formuláře):		Risk (Rizika):
Čas potřebný pro zpracování objednávky		n/a		n/a		n/a		Komplikovaný systém, zpracování probíhá na více
Čas potřebný pro zpracování smlouvy		n/a		n/a		n/a		Komplikovaný systém, zpracování probíhá na více
Čas potřebný pro zpracování zakázky a vystavení		n/a		n/a		n/a		Komplikovaný systém, zpracování probíhá na více

Process (Proces)	08 - Obchod
ID procesu	08	Počet současně pracujících uživatelů			Typ procesu		Důležitost procesu	2
Podpora IS stávající	částečná	Podpora IS cílová		Plná	Název stávající aplikace	EviPro	Název procesu	Obchod
Purpose (Účel)	Podpora obchodní činnosti SZÚ a rozvoj zahraničního působení
Xxxxx (Rozsah) Předchůdce procesu Násedovník procesu	celý podnik
	Responsibility process (Odpovědnost)						Process description (popis procesu):
	Vlastník procesu 08 - Obchod						Marketing
						Obchod
						Zahraniční spolupráce
Impuls (Vstupy):			ID podprocesu	Název podprocesu + Činnosti v rámci podprocesu:			Outputs (Výstupy):
požadavky z odborných pracovišť a od vedení podniku			08.01	Marketing			propagační a prezentační materiály, vyhodnocení marketingové kampaně
				zpracování požadavků odoborných pracovišť a vedení SZÚ - tvorba propagačních
obchodní kontakt			08.02	Obchod			vyřízení obchodního případu
jednání se zákazníkem				vedení katalogu zákazníků a jejich kategorizace odbornými pracovníky SZÚ			záznam z jednání, vyhodnocení potřeb zákazníků
získání agenta a uzavření rámcové smlouvy s agentem				záznam agenta do systému, uzavření a záznam jeho rámcové smlouvy, uzavření a			vyplacení provize
podnikatelská příležitost na zahr.trhu			08.03	Zahraniční spolupráce			záznam nebo příslušný dokument
vznik potenciálního obchodního kontaktu				účast na jednáních se zahraničními subjekty, účast na veletrzích a jiných			záznam o vyřízení obchodního kontaktu
aktivace spolupráce s agentem				Xxxxxx sítě obchodních zastoupení SZU v zahraničí - koordinace společných			záznam o spolupráci s agentem
vznik potřeby existence smluvního ujednání				řízení dokumentů pro jednotlivé druhy obchodní spolupráce (MoU, Agentská			vypracovaný dokument
požadavek na překlad				evidence požadavku na překlad, zajištění překladu vlastními silami nebo			vypracované překlady
Metrics (Metriky):		Target (Cíle):		Records (Záznamy):		Forms (Formuláře):		Risk (Rizika):
doba pro záznam nového agenta včetně rámcové								v důsledku nesprávně pracujícího provizního systému
záznam nového kontaktu v CRM včetně jeho								v důsledku nesprávné distribuce informací v modulu
doba zpracování přehledu návštěvnosti webových								při nesprávném zpracování požadavků na překlad dojde
hodnocení spokojenosti s procesem 08 ostatními
počet nových zákazníků
udržení portfolia stávajících zákazníků

Process (Proces)	09 - Řízení a kvalita
ID procesu	09	Počet současně pracujících uživatelů			Typ procesu	Hlavní	Důležitost procesu	1
Podpora IS stávající	částečná	Podpora IS cílová		plná	Název stávající aplikace	disk L:, CODEXIS, aktualizovaná databáze ČSN online ,	Název procesu	řízení a kvalita
Purpose (Účel)	zajištění systému kvality a získaných kompetencí
Scope (Rozsah)	SZÚ
Responsibility process (Odpovědnost)						Process description (popis procesu):
Vlastník procesu 09 - Řízení a kvalita						Strategie a řízení
						Zajišťování kompetencí
						Metrologie
						Normalizace
Impuls (Vstupy):			ID podprocesu	Název podprocesu + Činnosti v rámci podprocesu:			Outputs (Výstupy):
porada vrcholového managementu			09.01	Strategie a řízení			provedena revize v řízené dokumentaci
				přijímaní rozhodnutí vrcholovým managementem, v případě potřeby zanesení změn
legislativní změna				zanesení změn vyplývajících z legislativních změn do řízené dokumentace
pokyn vedoucího pracovníka				zanesení změn vyplývajících z pokynů do řízené dokumentace
termín pro zajištění kompetencí			09.02	Zajišťování kompetencí			pokyn k provedení činnosti k zajištění kompetencí
				provádění evidence pracovníků s výčtem požadovaných aktivit ( školení, atd.) k zajištění
				udržování aktuálního stavu o získaných akreditacích, autorizacích, notifikacích a dalších
termín pro provedení interních auditů				provádění interních auditů jednotlivých subjektů SZÚ pracovníky stanovené ředitelem			zpráva z auditů, záznamy o neshodě, nápravná a preventivní opatření
požadavek na provedení metrologických aktivit			09.03	Metrologie			provedené požadované metrologické aktivity
změna legislativy, změna rozsahu metrologie SZÚ,				zanesení změn vyplývajících z legislativních změn do směrnice- metrologický řád ,			provedená revize ve směrnici - metrologický řád
termín ukončení kalibrace přístroje				provádění kalibrací měřidel a zkušebních zařízení SZÚ dle směrnice metrologického řádu			provedené kalibrační úkony
požadavky na změny v normách			09.04	Normalizace			realizované požadavky
požadavky ÚNMZ				aktivita CTN, připomínkování norem, činnost v komisích TNK			norma s připomínkami
oznámení o změnách v platnostech norem ve Věstníku ÚNMZ				provedení aktualizace v interních dokumentech , distribuce o provedených změnách			aktualizované interní dokumenty a normy
změny v odborném zařazení pracovníků				v případě papírových norem provedení aktualizace reflektující změny v odborném			aktualizovaný soubor norem pracovníka
Metrics (Metriky):		Target (Cíle):		Records (Záznamy):		Forms (Formuláře):		Risk (Rizika):
počet chybně vyhodnocených kompetencí (jejich		n/a		n/a		n/a		komplikavaný aparát pro provádění evidencí, z toho
hodnocení spokojenosti s procesem řízení a kvalita		n/a		n/a		n/a		ztráta kompetence a z toho vyplývající velké finanční ztr
počet neshod/zjištění/nálezů ze strany interního audit		u n/a		n/a		n/a

Process (Proces)	10 - správa ICT
ID procesu	10	Počet současně pracujících uživatelů		1	Typ procesu	Podpůrný	Důležitost procesu	3
Podpora IS stávající	Plná	Podpora IS cílová		Plná	Název stávající aplikace		Název procesu	Správa ICT
Purpose (Účel)	Správa hardware a software, správa uživatelů ICT
Scope (Rozsah)	Všechny procesy probíhající v ICT
Responsibility process (Odpovědnost)						Process description (popis procesu):
Vlastník procesu 10 - správa ICT						Řešení a řízení požadavků na HW
						Řešení a řízení požadavků na SW
Impuls (Vstupy):			ID podprocesu	Název podprocesu + Činnosti v rámci podprocesu:			Outputs (Výstupy):
Požadavek na servisní činnost (nákup, oprava atd.)			10.01	Řešení a řízení požadavků na HW			Realizace požadavku
				Posouzení požadavku a v případě schválení ,jeho realizace
Požadavek na software			10.02	Řešení a řízení požadavků na SW			Realizace požadavku
Požadavek na servisní činnost SW				Posouzení požadavku a v případě schválení jeho realizace			Realizovaná servisní činnost
Požadavek na nastavení ICT				Nastavení ICT v souladu s vnitřními pravidly			Změna nastavení ICT
Požadavek na přidělení přístupových práv				Posouzení požadavku, zařazení nového uživatele a přidělení přístupových práv nebo modifikace práv stávajícího uživatele v souladu s vnitřními pravidly			Změna v nastavení práv uživatelů
Požadavek na realizaci nové funkčnosti ICT				Schválení požadavku na novou funkčnosti, v kladném případě její zhotovení			Nová funkčnost ICT
Metrics (Metriky):		Target (Cíle):		Records (Záznamy):		Forms (Formuláře):		Risk (Rizika):
Průměrná doba na vyřízení požadavku ve dnech		n/a		n/a		n/a		Komplikované nastavení, uživatel nebude mít přístupné požadované funkčnosti
hodnocení spokojenosti s procesem správa IT ostatními procesy		n/a		n/a		n/a
		n/a		n/a		n/a

4. Zjednodušený graficky model organizace a počet uživatelů

Zjednodušený grafický model organizace

Počet uživatelů