Informační memorandum
Informační memorandum
Verze: 1. 6. 2022
Tento dokument upravuje zásady a postupy při zpracování osobních údajů zákazníků nebo potencionálních zákazníků a zájemců v rámci obchodní činnosti správce. Informace zde uvedené mají obecný charakter, nejsou tedy součástí žádné smlouvy a mohou být při vzájemné komunikaci doplněny o podrobnosti vztahující se ke konkrétnímu případu nebo obchodu.
Zpracování osobních údajů specifických subjektů údajů (např. zaměstnanci, uchazeči o zaměstnání) je upraveno ve zvláštních dokumentech.
1. TOTOŽNOST A KONTAKTNÍ ÚDAJE SPRÁVCE
1. Správcem Vašich osobních údajů je obchodní společnost MI Estate s.r.o., se sídlem Roháčova 188/37, Žižkov, 130 00 Praha 3, identifikační číslo: 08294208, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 316484 (dále jen
„správce“ nebo „my“).
2. Kontaktní údaje správce jsou následující: adresa pro doručování MI Estate s.r.o., Xxxxxxxx 000/00, Xxxxxx, 000 00 Xxxxx 0, adresa elektronické pošty xxxx@xxxxxxxx.xx, telefon x000 000 000 000.
3. Pověřencem pro ochranu osobních údajů je jmenován XXXx. Xxxxxxx Xxxxxx, LL.M., Ph.D., e-mail: xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx.
2. ZPRACOVÁVANÉ OSOBNÍ ÚDAJE
1. Správce v návaznosti na níže uvedené právní tituly a účely zpracovává zejména tyto kategorie osobních údajů:
1. identifikační a adresní údaje: jméno, příjmení, titul, datum narození, adresa (zejm. trvalého pobytu, přechodného pobytu, doručovací), sídlo, IČO, státní příslušnost, vlastnoruční nebo elektronický podpis, v ojedinělých případech potom rodné číslo;
2. kontaktní údaje: telefonní číslo, e-mailová adresa, ID datové schránky;
3. elektronické údaje: IP adresa, cookies, autentizační certifikáty a certifikáty elektronického podpisu, identifikátory v sociálních sítích a komunikačních platformách atd.;
4. další osobní údaje spojené se smluvním vztahem: číslo bankovního účtu, informace o nemovitostech, informace o majetkových poměrech;
5. osobní údaje Vámi sdělené v rámci telefonických hovorů;
6. další údaje Vámi sdělené ve webových formulářích.
3. PRÁVNÍ ZÁKLAD ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
1. Právním základem zpracování Vašich osobních údajů je skutečnost, že toto zpracování je nezbytné pro:
1. splnění smlouvy mezi Vámi a správcem nebo pro provedení opatření správcem před uzavřením takové smlouvy ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení Evropského parlamentu a Rady 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „GDPR“); tento právní titul se uplatní především tehdy, když spolu jednáme o uzavření smlouvy nebo už jsme smlouvu uzavřeli a zpracování údajů je nezbytné pro plnění našich smluvních povinností
2. splnění právních povinností, které se na správce vztahují, ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, a to konkrétně zejména splnění povinností uložených správci obecně závaznými právními předpisy, zejména zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, zákonem č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, a zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů;
3. účely oprávněných zájmů správce či třetí strany ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
4. ÚČEL ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ A RETENČNÍ DOBA
1. Vaše osobní údaje budou zpracovávány po dobu trvání účinků práv a povinností ze smlouvy a dále po dobu nutnou pro účely archivování podle příslušných obecně závazných právních předpisů, nejdéle však po dobu stanovenou obecně závaznými právními předpisy, případně po dobu nutnou k ochraně práv správce.
ÚČEL ZPRACOVÁNÍ | PRÁVNÍ ZÁKLAD | RETENČNÍ DOBA |
Záznamy hlasové komunikace – pořizování záznamů hovorů za účelem zaznamenání požadavků a servisu smlouvy a z důvodu bezpečnosti a hodnocení kvality poskytnuté služby | plnění smlouvy | Po dobu trvání smlouvy a tři roky po jejím ukončení |
Záznamy hlasové komunikace – z důvodu bezpečnosti a hodnocení kvality poskytnuté služby | Oprávněný zájem | 6 měsíců od uskutečnění hovoru |
Výkon práv a povinností z uzavřených smluv, včetně činností před uzavřením smlouvy, obsluha zákazníka, reklamace, fakturace, správa a zajištění plnění smluvních závazků | Plnění smlouvy | Po dobu trvání smlouvy a tři roky po jejím ukončení |
Evidence právních sporů | Oprávněný zájem | Po dobu trvání smlouvy a tři roky po jejím ukončení |
Evidence subjektů údajů, kteří uplatnili práva dle GDPR, a způsobu jejich vyřízení | Oprávněný zájem | Tři roky po vyřízení žádosti |
Vedení evidence příchozí a odchozí korespondence včetně zajištění životního cyklu dokumentů ve spisovnách | Plnění právní povinnosti | 10 let |
Nabídka služeb zákazníkům (přímý marketing, cross-sell/up-sell) | Oprávněný zájem | Po dobu trvání smlouvy a tři roky po jejím ukončení |
Vyhledávání a oslovování potenciálních zákazníků z veřejně dostupných zdrojů | Oprávněný zájem | 3 měsíce |
Činnosti nezbytné před uzavřením smlouvy v případě, kdy smlouva uzavřena není | Plnění smlouvy | Tři roky |
5. DALŠÍ PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ
1. Dalšími příjemci Xxxxxx osobních údajů budou zasílatelské společnosti a jiné osoby podílející se na dodání zboží či realizaci plateb na základě kupní smlouvy, a osoby zajišťující pro nás technické služby související s provozem webu, včetně provozu software a ukládání dat. Dodavatele, kteří mohou mít přístup k osobním údajům pečlivě vybíráme a dbáme na to, aby Vaše údaje byly pečlivě chráněny.
Dalšími příjemci Xxxxxx osobních údajů budou:
1. VOATT s.r.o. – realizace webových stránek a poskytovatel hostingu
2. RAYNET s.r.o. – poskytoval online softwaru
2. Příjemci Vašich osobních údajů zpracovávaných za účelem plnění povinností vyplývajících z právních předpisů můžou být dále orgány finanční správy či jiné příslušné úřady v případech, kdy tak správci ukládají obecně závazné právní předpisy.
3. Pokud dojde k uzavření smlouvy, bude příjemcem i příslušný katastrální úřad.
4. Správce nemá v úmyslu předat Vaše osobní údaje do třetí země (do země mimo EU) nebo mezinárodní organizaci.
6. PRÁVA SUBJEKTU ÚDAJŮ
1. Za podmínek stanovených v GDPR máte právo požadovat od správce přístup k Vašim osobním údajům, právo na opravu nebo výmaz Vašich osobních údajů („právo být zapomenut“), popřípadě omezení jejich zpracování, právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů u dozorového úřadu a dále právo na přenositelnost Vašich osobních údajů.
2. Svoje práva můžete uplatnit na kontaktech uvedených v čl. 1 tohoto informačního memoranda.
3. Váš požadavek vyřídíme co nejdříve, nejdéle do 1 měsíce. Pokud z objektivních důvodů nebudeme schopni Váš požadavek v této lhůtě vyřídit, lhůtu prodloužíme nejdéle o další 2 měsíce. O tom Vás budeme rovněž informovat.
4. V případě podezření na porušení GDPR máte mimo jiné právo podat stížnost u dozorového úřadu (Úřad pro ochranu osobních údajů, xxx.xxxx.xx).
5. Nemáte povinnost osobní údaje poskytnout. Poskytnutí Vašich osobních údajů je nutným požadavkem pro uzavření a plnění smlouvy a bez poskytnutí Vašich osobních údajů není možné smlouvu uzavřít či ji ze strany správce splnit.
7. ZDROJE OSOBNÍCH ÚDAJŮ
1. Správce získává osobní údaje především přímo od Vás, zejména v rámci jednání o uzavření smlouvy a dále v průběhu jejího plnění, případně od třetích osob.
2. Správce může osobní údaje získávat také z veřejných (veřejně dostupných) evidencí nebo od orgánů státní správy (například z katastru nemovitostí, insolvenčního rejstříku nebo centrální evidence exekucí atd.), čemuž svědčí jeho oprávněný zájem. Pokud Vás správce osloví dopisem, byly Vaše osobní údaje získány s největší pravděpodobností z katastru nemovitostí, odkud je správce získal za účelem Vašeho individuálního oslovení s nabídku odkupu Vaší nemovitosti.
8. COOKIES
1. Na webových stránkách používá správce cookies. Aby se mohly webové stránky správně zobrazovat, využívá správce tzv. technické cookies. Pro ostatní typy cookies je třeba Vašeho souhlasu.
2. Co jsou soubory cookies: Za účelem zlepšení Vám poskytovaných služeb využívají naše stránky soubory cookie. Soubory cookie jsou malé soubory, které ukládají informace ve Vašem prohlížeči a běžně slouží k rozlišování jednotlivých uživatelů. Osoba uživatele však není na základě těchto informací identifikovatelná. Soubory cookies tak pomáhají např.:
1. ke správné funčnosti našich stránek, aby bylo možné dokončit proces nákupu s co nejmenšími obtížemi;
2. při zapamatování přihlašovacích údajů našich zákazníků, takže je nemusí pokaždé zadávat;
3. při zjišťování, které stránky a funkce používají návštěvníci nejčastěji; na základě toho můžeme co nejlépe přizpůsobit naši nabídku Vašim požadavkům;
4. pomáhají nám zjistit, které reklamy si návštěvníci nejčastěji prohlíží, aby se jim při procházení stránek nezobrazovala stále stejná reklama, případně aby se jim nezobrazovala reklama na zboží, o které nemají zájem.
3. Jaké soubory cookie používáme: Soubory cookie používané na našich stránkách lze z hlediska jejich trvanlivosti rozdělit na dva základní typy. Krátkodobé tzv. „session cookie“ které jsou pouze dočasné a zůstávají uloženy ve Vašem prohlížeči pouze do té doby, než prohlížeč zavřete, a dlouhodobě tzv. „persistentcookie“, které zůstávají uloženy ve Vašem zařízení mnohem déle nebo dokud je ručně neodstraníte (doba ponechání souborů cookie ve vašem zařízení závisí na nastavení samotné cookie a nastavení vašeho prohlížeče).
Z hlediska funkce, kterou jednotlivé cookie plní, lze cookie rozdělit na:
1. preferenční, které umožňují, aby si webová stránka zapamatovala informace, které mění, jak se webová stránka chová nebo jak vypadá (např. preferovaný jazyk),
2. marketingové, které používáme pro sledování uživatelů webových stránek a personalizaci obsahu reklam a jejich správnému zacílení,
3. statistické, které nám pomáhají zvýšit uživatelské pohodlí našeho webu tím, že pochopíme, jak jej uživatelé používají,
4. nezbytné, které jsou důležité pro základní funkčnost webu,
5. neklasifikované, jak název napovídá, může se jednat o různé druhy cookies, které neplní výše uvedené funkce.
Některé soubory cookie mohou shromažďovat informace, které jsou následně využity třetími stranami a které např. přímo podporují naše reklamní aktivity (tzv. „cookie třetích stran“). Například informace o službách na našich stránkách mohou být zobrazeny Google nebo Facebook, abychom mohli lépe uzpůsobit zobrazení internetových reklamních bannerů na Vámi zobrazovaných webových stránkách. Podle těchto údajů Vás však nelze identifikovat.
Na našich stránkách využíváme následující soubory cookie:
Vydavetel/název | Typ | Trvanlivost |
AdWords | Tracking, remarketing | Do 90 dní |
Tracking, konverzní, remarketing | persistent | |
Google Analytics | Analytický, tracking | persistent |
Sklik | Tracking, remarketing | Do 365 dní |
Tracking, konverzní, remarketing | persistent | |
Tracking, konverzní, remarketing | persistent |