Metodika pro nastavení délky licenční smlouvy pro období 2023 až 2027
Metodika pro nastavení délky licenční smlouvy pro období 2023 až 2027
Princip posouzen a doporučen Odbornou radou CzechELib: | 15. 1. 2022 |
Návrh metodiky vypracován výkonným týmem CzechELib: | 18. 1. 2022 |
Datum schválení Řídicím výborem projektu CzechELib / NCIP VaVaI: | 26. 1. / 30. 3. 2022 |
Úvod
Vhodné nastavení délky licenční smlouvy je klíčové pro maximální dodržení pravidel 3E (economy/efficiency/effectivity – hospodárnost/účelnost/efektivnost).
Příliš krátká smlouva (např. pouze jednoletá) má následující nevýhody:
● nemožnost dosáhnout výhodnějších finančních podmínek (nižší meziroční nárůsty apod.),
● celkově vysoká administrativní náročnost všech zúčastněných stran (dodavatelé, centrální zadavatel – NTK, pověřující zadavatelé – instituce), v naprosté většině případů zbytečná, spojená s každoročními riziky zpoždění (ať už způsobené ze strany dodavatelů nebo institucí),
● nízká stabilita pro instituce (nejistota, zda potřebný EIZ bude v následujícím roce pořizován přes CzechELib).
Kratší smlouva má smysl v situaci, kdy se portfolio institucí může výrazně měnit a/nebo EIZ není ještě dostatečně prověřen – pak by závazek na příliš dlouhou dobu byl kontraproduktivní (omezené možnosti jak přidávat či odebírat instituce v průběhu víceleté smlouvy).
Vzhledem k dynamicky se vyvíjející situaci v oblasti Open Access je uzavírání příliš dlouhých víceletých smluv týkajících se časopisů nebo kolekcí agregátorů, které významně obsahují časopisy, nevhodné.
Níže uvedená nastavení vycházejí z neveřejných analýz provedených EUA (European University Association), z neveřejných analýz prováděných organizací ICOLC (International Coalition of Library Consortia) a analýzy aktuálních transformačních smluv z ESAC Transformative Agreement Registry (Xxxxxx et al., 2021, str. 23).
Definice
EIZ je elektronický informační zdroj, který prošel schválením Odbornou radou jako zdroj pro podporu vědy a výzkumu.
Transformační smlouva – zahrnuje převedení části poplatku za čtení (read fee) na poplatek za
publikování (publish fee).
Opce – možnost prodloužit smlouvu za stávajících podmínek
Principy stanovení limitů pro délku
Maximální možná délka licenční smlouvy bude stanovena na 5 let (období 2023-2027 včetně), podpora v rámci projektu NCIP VaVaI je zajištěna pouze do konce roku 2027. Zároveň smlouva bude končit nejpozději v roce 2027, nedojde-li k zásadní změně (např. zajištění podpory pro navazující období od roku 2028).
1. Typ EIZ – podle toho, zda daný EIZ je ovlivněn režimem publikování Open Access.
a. speciální typ EIZ – jedná se o EIZ používané pro hodnocení VaV, nebo přidružená rozšíření
i. citační databáze, včetně rozšíření typu Web of Science Citation Connection (upozornění: vytvořené skupiny EIZ v této Metodice se nemusí nutně shodovat se skupinami definovanými pro stanovení výše podpory, např. přidružená rozšíření mají jinou výši podpory, než standardní citační databáze využívané pro hodnocení VaV) – 5 let
ii. analytické nástroje (SciVal, InCites) – 1 rok – stejně jako v předchozím období je důvodem maximální flexibilita rozšiřování konsorcia
b. ovlivněn Open Access – ze zkušeností samotného CzechELib i podle informací získaných z mezinárodní spolupráce je smlouva delší než 3 roky u těchto EIZ nevhodná
i. přímo: časopisy a kolekce časopisů primárních vydavatelů. Nastavení bude záviset na typu sjednávané smlouvy (viz níže),
ii. nepřímo: kolekce agregátorů, které významně obsahují časopisy: 3 roky.
c. prakticky neovlivněn Open Access
i. ostatní EIZ – všechny EIZ, které nespadají do žádné výše uvedené kategorie: 3 nebo 5 let, bude záležet na tom, zda je EIZ “ověřený” (viz níže). (Patří sem např. e-knihy, různé abstraktové databáze apod.)
2. Typ smlouvy u časopisů/časopiseckých kolekcí primárních vydavatelů:
a. transformační smlouva – na základě analýzy dat v ESAC Transformative agreement Registry (Xxxxxx et al., 2021, str. 23) je nejběžnější délka transformačních smluv 3 roky. Avšak během předběžných tržních konzultací může dojít k jinému nastavení (např. prodloužení na 4 roky)
b. tradiční předplatné – zde je vzhledem k dynamicky se vyvíjející situaci v oblasti Open Access max. délka 3 roky (s možností nastavení 2 roky + rok opce, event. 1 rok + 2x1 rok opce apod.) Není v administrativních ani fyzických možnostech CzechELib vyjednat transformační smlouvy se všemi vydavateli časopisů a časopiseckých kolekcí od roku 2023. Opce, tedy prodloužení smlouvy, se v těchto případech využije, pokud v mezičase nedojde k dohodě o uzavření transformační smlouvy.
3. “Ověřený EIZ”: pokud byl EIZ pořizován již v projektech, které bezprostředně předcházely projektu CzechELib (kterýkoli projekt v rámci programu LR, OP VaVpI nebo centrální pořizování Web of Science) a měly ho pořízeny min. 2 instituce. Limit dvou institucí neovlivňuje nijak nastavení “Metodiky pro výběr EIZ” (“pravidlo 3+”), slouží k vyloučení jednotlivých nákupů pro jednu instituci (prováděných obvykle z ušetřených prostředků na konci projektů). Ověřené EIZ budou sjednávány na celé období (5 let). Zatřídění do této
kategorie bylo provedeno na základě údajů dodaných v r. 2017 Národní technické knihovně řešiteli projektů v programu LR, OP VaVpI a Knihovnou AV ČR.
Tabulka 1: Souhrn výše uvedených pravidel – maximální délka smlouvy v letech. Licenční smlouva bude končit po době uvedené v tabulce, nebo v prosinci 2027, podle toho, co nastane dříve. Čísla v tabulce udávají plánovanou délku smlouvy
Typ smlouvy (pro časopisy a kolekce časopisů primárních vydavatelů) | EIZ pořizován v projektech před CzechELib a měly jej min. dvě instituce* | |||
Typ EIZ | transformační smlouva | tradiční předplatné | Ano | Ne |
časopisy a kolekce časopisů primárních vydavatelů | 3 (ale po dohodě i delší) | max. 3 | irelevantní | |
kolekce agregátorů, které významně obsahují časopisy | irelevantní | 3 | ||
ostatní EIZ | 5 | 3 | ||
citační DB, včetně rozšíření typu WoS CC** | 5 | |||
analytické nástroje (SciVal, InCites) | 1 | 1 | ||
* limit 2 institucí neovlivňuje nijak nastavení Metodiky a pravidlo 3+, slouží k vyloučení jednotlivých nákupů pro jednu instituci (prováděné obvykle z ušetřených prostředků na konci projektů)
** toto seskupení nemusí nutně korelovat s výší podpory pro různé typy EIZ
Výjimky
V následujících případech může být vypsána veř. zakázka pro kratší dobu, než je uvedena výše:
1. Opožděný vznik “přílepku” – menšího konsorcia pro daný EIZ, které splnilo pravidlo 3+, ale musí mít (z důvodu limitů daných ZZVZ) separátní smlouvu (nelze využít dodatek k existující smlouvě). Zde je délka licenční smlouvy stanovena tak, aby její konec byl shodný s koncem “velkého” konsorcia. Důvod: sloučení dvou dílčích konsorcií, možnost vyšší slevy a úspora adminstrativních nákladů na veř. zak. Příklad: zdroj X je vysoutěžen podle uvedených pravidel na období 2023-2025 (3 roky) pro 10 institucí. O rok později projeví zájem další 3 instituce, které není možné přidat pouhým dodatkem (např. kvůli navýšení ceny zakázky). Pro tyto 3 nové instituce však bude délka smlouvy již pouhé 2 roky (2024-2025), aby od
r. 2025 byla tato dvě dílčí konsorcia sjednocena a od r. 2026 pokračovalo konsorcium
13 institucí v rámci jedné jediné smlouvy.
2. Odborná rada může doporučit na žádost Licenční jednotky výjimečné úpravy délky např. z praktických důvodů sjednocení délky licence u EIZ, které budou soutěženy v rámci jedné veřejné zakázky.
Závěr
Na základě této Metodiky bude CzechELib připravovat zadávací dokumentaci pro veřejné zakázky.
References
Xxxxxx, Q., Xxxxxxxx, D., & Xxxxx, D. (2021). Contracter à l’heure de la publication en accès ouvert. Une analyse systématique des accords transformants. Retrieved Dec 16, 2021, from xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxx-xxxxxxxx.xx/xxxxxx-00000000/xxxxxxxx
Příloha/y: příklad rozdělení aktuálně pořizovaných (známých) EIZ podle této Metodiky.