Č.j.:3/2017

SMĚRNICE 1/2017

Č.j.:3/2017

pro přípravu a zadávání veřejných zakázek v rámci Kolejí a menz Univerzity Karlovy

Čl. 1.

Úvodní ustanovení:

1) Předmětem této Směrnice pro přípravu a zadávání veřejných zakázek v rámci Kolejí a menz Univerzity Karlovy (dále jen „Směrnice“) je stanovení základních pravidel, kompetencí a postupů při přípravě a zadávání veřejných zakázek podle zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (dále jen „Zákon“) veřejným zadavatelem - Univerzita Karlova v Praze - Koleje a menzy (dále jen „zadavatel“).

2) Při zadávání veřejných zakázek je zadavatel povinen postupovat podle Opatření rektora č. 27/2016 ze dne 29.09.2016 s účinností 01.10.2016 (dále jen „Opatření“) s výjimkami uvedenými ve Směrnici.

3) Každý zaměstnanec zadavatele, zabývající se zadáváním veřejných zakázek je zejména povinen:

a) znát Xxxxx a další obecně závazné a interní právní předpisy s ním související,

b) při zadávání veřejných zakázek dodržovat povinnosti stanovené touto směrnicí, zejména základní zásady stanovené v článku 2. Směrnice.

4) Neupravuje-li něco tato Směrnice, je nutné postupovat podle Opatření nebo jiných interních předpisů anebo podle Zákona.

Čl. 2

Základní pojmy:

1) Zadávajícím útvary zadavatele jsou:

a) Technický útvar,

b) Útvar ubytovacích služeb,

c) Útvar stravovacích služeb,

d) Jednotlivé koleje a menzy,

které jako jediná pracoviště zadavatele, mohou jménem zadavatele a ve spolupráci s ostatními útvary zadavatele zadávat veřejné zakázky (dále jen „zadávající útvary“).

2) Odpovědným zaměstnancem za zadávání veřejných zakázek u zadávajících útvarů je vedoucí zaměstnanec zadávajícího útvaru (dále jen „vedoucí zaměstnanec“).

3) Pomocné členění veřejných zakázek podle účetního hlediska:

a) Modernizace – hradí se z výdajů na investice - jedná se o rozšíření vybavenosti nebo použitelnosti majetku. Technickým zhodnocením je podle zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmu, ve znění pozdějších předpisů, označen výdaj na dokončené nástavby, přístavby a stavební úpravy, pokud převýšily u jednotlivého majetku v úhrnu za zdaňovací období 40.000,-Kč s DPH, pokud je hrazeno z vlastních zdrojů a i pokud je hrazeno z kapitálové

dotace. Za technické zhodnocení se považují i uvedené výdaje nepřesahující uvedenou částku, pokud je poplatník na základě svého rozhodnutí neuplatní jako daňově účinný výdaj (náklad), a to podle § 24 shora uvedeného zákona.

b) Rekonstrukce – hradí se z výdajů na investice - jedná se o zásah do majetku, který má za následek změnu jeho účelu nebo technických parametrů (charakteristických veličin).

c) Oprava – hradí se z výdajů ne reinvestice – jedná se o odstranění fyzického opotřebení nebo poškození věci za účelem jejího uvedení do provozuschopného stavu. Uvedením do provozu schopného stavu se rozumí, také provedení opravy s použitím jiných než původních materiálů, dílů, součástí nebo technologií, pokud tímto nedojde k technickému zhodnocení. Opravou se majetek regeneruje beze změny pořizovací ceny, jejím provedením nemůže vzniknout nová věc.

d) Údržba – hradí se z provozních prostředků – jedná se o pravidelnou péči o majetek za účelem zpomalení fyzického opotřebení, předcházení poruchám a odstraňování drobnějších závad. Údržbou se majetek regeneruje beze změny pořizovací ceny, jejím provedením nemůže vzniknout nová věc.

e) Smíšená akce – hradí se z výdajů na neinvestice/investice – část je rekonstrukcí nebo modernizací a část je opravou nebo údržbou. Je nutné stanovit poměr neinvestičních a investičních prostředků, a to včetně přípravných činností.

f) Dodávky DDHM – hradí se z výdajů na neinvestice – jedná se o pořízení věci (netýká se služeb nebo oprav) do hodnoty 40.000,-Kč s DPH.

4) Zadávající útvary mohou zadávat veřejné zakázky podle výše předpokládané hodnoty veřejné zakázky, pokud ředitel zadavatele, na základě písemné žádosti vedoucího zadávajícího útvaru, nestanoví jinak takto:

a) Technický útvar může zadávat veřejné zakázky do výše předpokládané ceny veřejné zakázky stanovené pro veřejnou zakázku malého rozsahu dle § 27 Zákona, tj. zakázky I., II., a

III. kategorie dle čl. 22 Opatření a při zadávání veřejných zakázek III. kategorie postupuje dle Opatření,

b) Útvar ubytovacích služeb může zadávat veřejné zakázky na dodávky a služby do výše předpokládané hodnoty veřejné zakázky, která nepřesáhne 400.000,-Kč bez DPH, tj. zakázky

I. a II. kategorie dle čl. 22 Opatření,

c) Útvar stravovacích služeb může zadávat veřejné zakázky na dodávky a služby do výše předpokládané hodnoty veřejné zakázky, která nepřesáhne 400.000,-Kč bez DPH, tj. zakázky

I. a II. kategorie dle čl. 22 Opatření,

d) jednotlivé koleje a menzy mohou zadávat veřejné zakázky I. kategorie, dle čl. 22 Opatření, pouze do výše předpokládané hodnoty veřejné zakázky, která nepřesáhne 100.000,-Kč bez DPH.

5) Komise pro posouzení a hodnocení nabídek zastává též funkci komise pro otevírání obálek (dále jen „komise“) je:

a) u veřejných zakázek na dodávky a služby do výše předpokládané hodnoty 100.000,-Kč bez DPH a u veřejných zakázek na stavební práce do výše předpokládané hodnoty 200.000,-Kč bez DPH tvořena vedoucím zaměstnancem,

b) u veřejných zakázek na dodávky a služby, do výše předpokládané hodnoty 400.000,-Kč bez DPH a u veřejných zakázek na stavební práce do výše předpokládané hodnoty 2.000.000,-Kč bez DPH minimálně tříčlenná,

c) u veřejných zakázek III. kategorie na dodávky a služby, kdy předpokládaná hodnota přesáhne výši 400.000,-Kč bez DPH a u veřejných zakázek na stavební práce kdy předpokládaná hodnota přesáhne výši 2.000.000,-Kč bez DPH, minimálně tříčlenná, pokud charakter veřejné zakázky nevyžaduje nebo ředitel anebo vedoucí zadávajícího útvaru nestanoví jinak s tím, že komise dle písm. b) a c) jmenuje, vedoucí zadávající jednotky.

6) Komise:

a) na prvním jednání zvolí ze svých členů předsedu a místopředsedu. Činnost komise řídí předseda (místopředseda), nepoužije se u komise dle odst. 5 písm. a).

b) z každého jednání pořizuje protokol o jednání, který podepisují všichni přítomní členové komise.

c) všichni členové podepisují na prvním jednání komise prohlášení o nepodjatosti.

d) otevírá nabídky v tom pořadí, v jakém byly zadavateli doručeny.

e) posuzuje doručené nabídky z hlediska splnění podmínek uvedených ve výzvě k podání nabídky. V případě nejasností může komise požádat uchazeče o vyjasnění nejasností v nabídce přiměřeně podle příslušných ustanovení zákona. Nabídky, které splnily podmínky, jsou následně dále hodnoceny. Nabídky, které nesplnily podmínky, jsou vyřazeny a nejsou hodnoceny,

f) posuzuje nabídkové ceny uchazečů, zda nejsou mimořádně nízké přiměřeně podle § 113 Zákona, v případě zjištění této skutečnosti vyžádá si od příslušného uchazeče zdůvodnění takovéto mimořádně nízké nabídkové ceny. V případě, že nabídková cena uchazeče bude komisí vyhodnocena, i po zdůvodnění nabídkové ceny uchazečem, jako mimořádně nízká, nabídka nesmí být hodnocena,

g) hodnotí nabídky vždy s pomocí kritérií hodnocení stanovených ve výzvě k podání nabídky.

h) navrhne zadavateli zadat veřejnou zakázku uchazeči, jehož nabídka je vyhodnocena jako nabídka s nejnižší nabídkovou cenou nebo jako ekonomicky nejvýhodnější,

i) je-li to odůvodněno předmětem zakázky, musí mít osoba provádějící hodnocení nabídek nebo alespoň jedna třetina členů komise příslušnou odbornost ve vztahu k předmětu zakázky, ustanovení tohoto odstavce se použije přiměřeně v případě, že komise je tvořena vedoucím zaměstnancem dle odst. 5 písm. a) tohoto článku.

7) Dodatečné zakázky na služby či stavební práce, jejichž potřeba vznikla v důsledku okolností, které zadavatel jednající s náležitou péčí nemohl předvídat a které jsou nezbytné pro provedení původní zakázky na služby či stavební práce, může zadavatel zadat tyto dodatečné práce stávajícímu dodavateli za předpokladu, že dodatečné stavební práce nebo dodatečné služby nemohou být technicky nebo ekonomicky odděleny od původní zakázky, pokud by toto oddělení způsobilo závažnou újmu zadavateli, nebo ačkoliv je toto oddělení technicky či ekonomicky možné, jsou dodatečné stavební práce nebo dodatečné služby zcela nezbytné pro dokončení předmětu původní zakázky a zároveň celkový rozsah dodatečných stavebních prací nebo dodatečných služeb nepřekročí 30 % ceny původní zakázky.

8) Zadavatel je oprávněn výběrové řízení zrušit, nejpozději však do uzavření smlouvy. O zrušení výběrového řízení je zadavatel povinen bezodkladně písemně informovat všechny uchazeče, kteří podali nabídku ve lhůtě pro podání nabídek. V případě zrušení výběrového řízení v době běhu lhůty pro podávání nabídek, uveřejní zadavatel informaci o zrušení výběrového řízení stejným způsobem, jakým toto výběrové řízení zahájil.

9) Při zadávání veřejných zakázek u projektů spolufinancovaných nebo s předpokládaným spolufinancováním z rozpočtu Evropské unie nebo z obdobných cizích prostředků postupuje zadávající útvar rovněž podle stanovených pravidel Evropské unie či

podle jiných obdobných pravidel. V případě rozporu Opatření se stanovenými pravidly Evropské unie či jinými obdobnými pravidly (zejména s pravidly operačních programů) je zadavatel povinen se řídit přísnější úpravou.

10) Zadavatel je oprávněn pro zadávání veřejných zakázek ve vhodných případech využívat elektronické tržiště. Přístup k elektronickému tržišti, administraci uživatelů, metodickou podporu a školení uživatelů zajišťuje odbor veřejných zakázek rektorátu. Zakázky prostřednictvím elektronického tržiště zadává zadávající jednotka uvedená v čl. 3, odst. 1 písm. a), b) a c) Směrnice. Prostřednictvím kvestora lze vyžádat pomoc odboru veřejných zakázek při zadávání zakázek prostřednictvím elektronického tržiště. Zadání veřejné zakázky na elektronickém tržišti provádí zadavatel podle pravidel elektronického tržiště, přičemž v takovém případě se ustanovení Opatření upravující zadávání veřejných zakázek nepoužijí.

Čl. 3.

Roční plán

1) Roční plán veřejných zakázek je písemný soupis všech veřejných zakázek, které zadavatel předpokládá zadávat v následujícím kalendářním roce (dále jen „roční plán“).

2) Roční plán vychází z plánu věcných potřeb a je souhrnem schválených, peněžně ohodnocených požadavků na nabytí majetku, služeb nebo stavebních prací.

3) Roční plán obsahuje informace o jednotlivých zadávaných veřejných zakázkách v konkrétním kalendářním roce v tomto členění:

a) místo předpokládaného plnění veřejné zakázky,

b) předmět veřejné zakázky,

c) uvedení, zda se jedná o zakázku na dodávky nebo služby anebo provedení stavebních prací,

d) zdůvodnění navrhované veřejné zakázky,

e) způsob zadání veřejné zakázky,

f) kategorie veřejné zakázky dle čl. 22 Opatření,

g) výši předpokládané ceny veřejné zakázky,

h) předpokládaný termín zahájení/dokončení veřejné zakázky

4) Roční plán na následující kalendářní rok zpracovává, na základě, nejpozději do 15.12. příslušného kalendářního roku, předaných písemných požadavků vedoucích zaměstnanců organizačních jednotek (tj. odborných útvarů a jednotlivých kolejí a menz) Technický útvar. Vedoucí Technického útvaru v součinnosti s vedoucím Ekonomického útvaru vyhodnotí předkládané požadavky s ohledem na jejich oprávněnost, aktuálnost, finanční krytí, potřeby a možnosti zadavatele, Požadavky jsou předkládány v členění dle odstavce 3 tohoto článku.

5) Roční plán schvaluje ředitel vždy nejpozději do konce února. Schválený roční plán je považován za předběžné schválení veřejné zakázky dle čl. 17 Opatření a v případě veřejných zakázek II. kategorie za předchozí písemný souhlas dle čl. 24 odst. 1 písm. d) Opatření.

6) Návrhy na změny schváleného ročního plánu, v členění dle odstavce 3 tohoto článku, mohou být předkládány řediteli ke schválení pouze cestou Technického útvaru, po projednání s Ekonomickým útvarem, a to jednou měsíčně vždy nejpozději do 15 kalendářního dne v měsíci.

7) Návrhy na změny schváleného ročního plánu, v členění dle odstavce 3 tohoto článku, v případě havárií, mohou být předkládány řediteli ke schválení vedoucím Technického útvaru kdykoliv.

8) Xxxxxxx zakázky lze zadávat pouze, pokud je veřejná zakázka uvedena v ročním plánu.

Postupy zadavatele při zadávání veřejných zakázek I. kategorie podle čl. 23 odst. 1 písm. e) Opatření nebo II. kategorie podle čl. 24 odst. 1 písm. d) Opatření

Čl. 4

Postup při zadávání veřejné zakázky

1) Zadávání veřejné zakázky se dělí do tří fází:

a) přípravná fáze – v této fázi zadávání veřejné zakázky vedoucí zaměstnanec připravuje kompletní zadávací dokumentaci, resp. podklady potřebné pro zadávání veřejné zakázky, tato dokumentace je stěžejním podkladem pro vyhlášení veřejné zakázky, předkládá záměry veřejných zakázek připravovaných nad rámec schváleného ročního plánu – viz článek 3 odst. 5 Směrnice,

b) zadávací fáze – v této fázi dochází k vlastnímu zadávání veřejné zakázky, kdy vedoucí zaměstnanec vyhlašuje veřejnou zakázku, rozesílá zadávací dokumentace (podklady), řeší případné dotazy dodavatelů, přijímá nabídky, připravuje dokumentaci k otevírání obálek s nabídkami, ustavení potřebných komisí, posouzení a hodnocení nabídek, řešení všech otázek týkajících se případných námitek, přípravě všech dokumentů pro zadavatele potřebných k ukončení veřejné zakázky,

c) dokončovací fáze – v této fázi vedoucí zaměstnanec realizuje kroky k dokončování veřejné zakázky, kompletaci dokumentace veřejné zakázky a přípravy na její archivaci.

2) Vedoucí zaměstnanec v přípravné fázi veřejné zakázky provádí postupně zejména následující kroky:

a) stanoví výši předpokládané hodnoty veřejné zakázky podle ustanovení § 16 a násl. Zákona,

b) vymezí technickou specifikaci předmětu veřejné zakázky, včetně požadovaného množství, času plnění veřejné zakázky, popř. dalších náležitostí, nezbytných pro zpracování výzvy k podání nabídky, formou zadávací dokumentace nebo přílohy k výzvě k podání nabídky,

c) zpracuje výzvu k podání nabídky po formální a věcné stránce, při dodržení podmínek stanovených Zákonem a touto směrnicí,

d) stanoví příslušný počet a okruh dodavatelů, kteří jsou schopni splnit veřejnou zakázku a kterým bude zaslána výzva k podání nabídky na veřejnou zakázku. Pokud počet dodavatelů nedosáhne počty stanovené v článcích 7 nebo 8 Směrnice, je povinen požádat ředitele cestou vedoucího zadávajícího útvaru o výjimku,

e) zajistí ustavení komise pro posouzení a hodnocení nabídek,

f) zpracuje a předloží ke schválení Předběžné schválení veřejné zakázky dle článku 17 Opatření.

3) Vedoucí zaměstnanec v zadávací fázi veřejné zakázky provádí postupně zejména následující kroky:

a) zahájí zadávání veřejné zakázky odesláním výzvy k podání nabídek stanoveným dodavatelům, a to buď písemně, faxem, e-mailem, nebo je vybraným dodavatelům předá proti podpisu,

b) zajistí všechny kroky k případným dodatečným informacím k výzvě k podání nabídky, včetně prohlídky místa plnění, pokud je tato prohlídka plnění s přihlédnutím k druhu veřejné zakázky organizována,

c) zajišťuje prostřednictvím podatelny či pověřeného pracovníka převzetí nabídek podávaných dodavateli osobně nebo prostřednictvím držitele poštovní licence anebo elektronicky. Nabídky doručené po skončení lhůty pro podání nabídek se neotevírají, neposuzují ani nehodnotí.

d) eviduje a přiděluje pořadové číslo každé došlé nabídce s uvedením data a času jejich doručení, včetně jejího zapsání do seznamu doručených nabídek, v případě nabídek podávaných prostřednictvím elektronické pošty. V případě nabídek podávaných v listinné formě se údaje podle věty prvé tohoto písmene uvádějí na obálku s nabídkou,

e) po skončení lhůty pro podání nabídek vypracovává seznam doručených nabídek a nabídky s tímto seznamem předává komisi,

f) zajišťuje pro komisi, organizační a administrativní činnosti spojené s otevíráním obálek s nabídkami, posouzení nabídek a hodnocení nabídek, zpracovává jednotlivé části dokumentace veřejné zakázky,

g) odesílá písemně či elektronickou cestou oznámení o Rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky vybranému uchazeči a vyzve ho k uzavření smlouvy ve lhůtě stanovené ve výzvě k podání nabídky. Ostatním uchazečům, jejichž nabídky byly hodnoceny, oznámí, že byla vybrána jiná nabídka s odůvodněním tohoto výběru, přichází-li toto oznámení v úvahu s ohledem na použitý způsob obstarání nabídek. Učiní tak způsobem a ve lhůtě, stanoveným ve výzvě k podání nabídky. Oznámení musí minimálně obsahovat identifikační údaje uchazečů, jejichž nabídky byly hodnoceny a výsledek hodnocení nabídek, z něhož je zřejmé pořadí nabídek,

h) vede evidenci dokumentace veřejné zakázky přiměřeně podle ustanovení § 216 odst. 2 Zákona,

i) komunikuje s dodavateli vždy písemně ev. listinnou elektronickou formou, včetně emailové či obdobné komunikace.

4) Vedoucí zaměstnanec v dokončovací fázi veřejné zakázky provádí postupně zejména následující kroky:

a) předá kopii smlouvy Technickému útvaru;

b) kontroluje plnění smlouvy ze strany vybraného uchazeče na základě dokladů a náležitostí, které jsou uvedeny ve smlouvě;

c) kontroluje doklady, které prokazují uplatnění nároku na peněžité plnění vyplývající ze smlouvy a jejich předkládání k uhrazení účtárně;

d) vyhodnotí závazkový vztah po jeho ukončení z hlediska řádnosti, včasnosti a úplnosti plnění smlouvy, včetně možných změn smlouvy v průběhu plnění a jejich důvodů;

e) průběžně posuzuje a nejméně jednou ročně vyhodnocuje kritéria hospodárnosti u déle trvajících smluv po dobu jejich účinnosti a navrhuje zadavateli s odůvodněním ukončení smluvního vztahu, stane-li se smlouva pro zadavatele nevýhodnou, a to podle přílohy č. 23

Směrnice. Přitom posuzuje, zda nedošlo v průběhu plnění ke snížení ceny majetku nebo služby na trhu a tím znevýhodnění ceny sjednané ve smlouvě;

f) vypracuje soupis všech dokladů, které byly v průběhu zadávacího řízení vytvořeny;

g) provede kompletaci všech dokladů, nabídek, popř. vzorků k příslušné veřejné zakázce a zajistí archivaci po dobu stanovenou směrnicí;

h) v případě splnění podmínek stanovených článkem 45 Opatření zajistí uveřejnění smlouvy do hodnoty 500.000,-Kč útvar zajišťující uzavření smlouvy (čl. 2, odst. 1 písm. a),b),c),d). Technický útvar uveřejní smlouvy s hodnotou plnění nad 500.000,-Kč.

Čl. 5.

Obsah výzvy k podání nabídky

1) Vedoucí zaměstnanec zpracuje výzvu k podání nabídky na veřejnou zakázku, a to na základě schváleného ročního plánu.

2) Při zpracování výzvy k podání nabídky vedoucí zaměstnanec vychází ze svých zkušeností, znalosti trhu, aplikace Zákona, Opatření a této Směrnice.

3) Výzva musí obsahovat:

a) název veřejné zakázky, identifikační údaje zadavatele a druh zakázky,

b) podrobný popis předmětu veřejné zakázky. Při vymezování předmětu veřejné zakázky v zadávací dokumentaci nebo příloze k výzvě k podání nabídky, nesmí pověřený zaměstnanec používat odkazy na obchodní firmy, názvy nebo jména a příjmení, specifická označení zboží a služeb, které platí pro určitou osobu, popř. její organizační složku, na patenty, na vynálezy, užitné vzory, průmyslové vzory, ochranné známky nebo označení původu, pokud by to vedlo ke zvýhodnění nebo vyloučení určitých dodavatelů nebo určitých výrobků. V takovém případě zadávací dokumentace výslovně umožní pro plnění veřejných zakázek použití i jiných, kvalitativně a technicky obdobných řešení,

c) dobu plnění předmětu veřejné zakázky, tj termín zahájení plnění a termín ukončení plnění,

d) místo plnění veřejné zakázky,

e) způsob zpracování nabídkové ceny dodavatelem a platební podmínky,

f) stanovení požadavků na prokázání splnění kvalifikace podle druhu rozsahu a složitosti veřejné zakázky a s přihlédnutím k základním zásadám uvedeným v článku 2 Směrnice, včetně stanovení způsobu a formy jejich prokázání,

g) stanovení požadavků na ekonomické a technické kvalifikační předpoklady, pouze je-li to potřeba a po dohodě s odbornými pracovníky zadavatele, a které odpovídají druhu, rozsahu a složitosti veřejné zakázky, včetně stanovení způsobu a formy jejich prokázání,

h) hodnotící kritéria, na jejichž základě vybere nejvhodnější nabídku a způsob hodnocení dle hodnotícího kritéria (základním hodnotícím kritériem je ekonomická výhodnost nabídky nebo nejnižší nabídková cena). Použije-li kritérium ekonomické výhodnosti nabídky, uveřejní dílčí hodnoticí kritéria s uvedením váhy, kterou jednotlivým kritériím přikládá, a způsob přidělování bodů včetně maximálního bodového ohodnocení. Dílčími hodnotícími kritérii nesmějí být smluvní podmínky, jejichž účelem je zajištění povinností dodavatele, nebo platební podmínky, reference, anebo kvalifikace,

i) další podmínky veřejné zakázky, včetně následků nesplnění podmínek zadavatele, například uplatnění požadavku, aby uchazeč ve své nabídce specifikoval části veřejné zakázky, které má v úmyslu zadat jednomu nebo více subdodavatelům, společně

s požadavkem na uvedení identifikačních údajů těchto subdodavatelů, délku záruční doby, požadavky na dobu realizace víkendy svátky, pracovní doba, mimo zkouškové období a pod,

j) lhůtu, místo a formu podání nabídek na veřejnou zakázku. Při stanovení délky lhůty pro podání nabídek přihlíží k tomu, aby vytvořil dodavatelům dostatečný časový prostoru umožňující odpovídající přípravu a předložení nabídky a lhůtu pro poskytování dodatečných informace k zadávacím podmínkám,

k) zadávací lhůtu a při stanovení její délky přihlíží k tomu, aby komise pro posouzení a hodnocení nabídek měla dostatečný prostor jednotlivé nabídky posoudit, hodnotit a učinit všechny kroky k uzavření smlouvy, včetně způsobu a formy oznámení rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky a lhůty na uzavření smlouvy na veřejnou zakázku,

l) lhůtu k uzavření smlouvy po doručení oznámení o výběru nejvhodnější nabídky,

m) pravidla pro zpracování nabídky na veřejnou zakázku, v jaké formě a jakým způsobem mají být podány a co mají obsahovat a požadavky na varianty nabídek, pokud je zadavatel připouští nebo ustanovení, že je nepřipouští,

n) práva zadavatele spočívající v právu:

- změnit zadávací podmínky v rámci lhůty pro podání nabídek uchazečů, včetně odpovídajícího prodloužení této lhůty;

- zrušit veřejnou zakázku až do uzavření smlouvy, včetně uvedení důvodu zrušení;

- nevracet uchazečům podané nabídky obdržené v rámci veřejné zakázky;

- neposkytnout náhrady nákladů, které uchazeči vynaložili na účast ve veřejné zakázce;

- dopracovat smlouvu na plnění veřejné zakázky s vybraným uchazečem.

o) součástí výzvy k podání nabídky je kompletní návrh smlouvy zahrnující obchodní podmínky, včetně platebních podmínek, popřípadě též objektivních podmínek, za nichž je možno překročit výši nabídkové ceny.

Čl. 6.

Obsah dokumentace veřejné zakázky

1) Pověřený zaměstnanec je povinen vést listinnou nebo elektronickou dokumentaci veřejné zakázky, kterou tvoří veškeré dokumenty vyhotovené a obdržené v souvislosti s přípravou a realizací veřejné zakázky.

2) Listinná nebo elektronická dokumentace veřejné zakázky obsahuje zejména:

a) podklady ke stanovení předpokládané hodnoty veřejné zakázky,

b) záznamy o kontrole veřejné zakázky podle čl. 10. Směrnice,

c) zadávací dokumentaci veřejné zakázky,

d) výzvu k podání nabídky,

e) žádosti uchazečů o dodatečné informace a jejich vyřízení,

f) nabídky uchazečů,

g) seznam podaných nabídek,

h) doklad o složení a ustavení komise,

i) protokol z jednání komise, včetně příloh – prohlášení o nepodjatosti, výsledky posouzení jednotlivých nabídek, výzvy uchazečům k doplnění a vysvětlení nabídek apod., návrhy na vyřazení nabídek, podrobný popis hodnocení nabídek, výsledek hodnocení nabídek, návrh komise zadavateli,

j) veškeré doklady o úkonech uchazeče,

k) rozhodnutí vedoucího pověřené jednotky o výběru nejvhodnější nabídky, nebo vyřazení nabídky,

l) záznamy o ústním jednání, pomocné hodnoticí tabulky, katalogy a ostatní dokumenty, které sloužily osobě zadavatele k jeho rozhodnutí o výběru uchazeče,

m) oznámení výběru uchazeče,

n) kopii smlouvy nebo smlouvu, na jejímž základě se uskutečnilo plnění veřejné zakázky, nebo doklad smlouvu nahrazující, tzn. potvrzená objednávka,

o) u déletrvajících smluv minimálně roční posouzení její výhodnosti,

p) další dokumenty, které jsou důležité ve vztahu k veřejné zakázce a kontrole plnění (např. písemné zdůvodnění okolností, které znemožnily provést výběr uchazeče standardním způsobem, pokyny od nadřízeného k realizaci daného případu).

3) Dokumentaci veřejné zakázky eviduje a archivuje vždy útvar zajišťující přípravu a realizaci veřejné zakázky (čl. 2, odst. 1 písm. a),b),c),d) a to po dobu 5 let od zániku smluvního vztahu nebo zrušení veřejné zakázky. Po uplynutí této lhůty se dokumentace vyřazuje v rámci skartačního řízení.

4) V případě kdy je nutné zjistit cenu v místě a čase obvyklou postupuje pověřený zaměstnanec podle přílohy č. 19 Směrnice.

5) Příklady některých částí dokumentace jsou uvedeny v přílohách Směrnice.

6)Rozsah oprávnění k podepisování jednotlivých dokumentů v průběhu zadávání veřejné zakázky je stanoven v příloze č. 20 Směrnice.

Čl. 7

Veřejné zakázky na dodávky a služby

1) Veřejnou zakázku do výše předpokládané hodnoty 30.000,-Kč, bez DPH v případě pověřených jednotek uvedených v článku 2 odst. 4 písm. d) Směrnice nebo do výše do výše 100.000,-Kč bez DPH v případě pověřených jednotek uvedených v čl. 2 odst. 1, písm. a) až c) Směrnice, lze zadat formou přímého zadání, dle článku 9 Směrnice.

2) Zadávání veřejné zakázky do výše předpokládané hodnoty 400.000,-Kč bez DPH bude provedeno na základě výzvy k podání nabídky, při které vedoucí zaměstnanec osloví minimálně 3 dodavatele, při dodržení zásad stanovených v Opatření. Výzva bude obsahovat náležitosti dle čl. 5. Směrnice. Při zadávání veřejné zakázky bude vedoucí zaměstnanec postupovat podle čl. 4. Směrnice. Lhůta pro podání nabídek činí minimálně 3 dny počínaje dnem následujícím po odeslání výzvy k podání nabídky zadavatelem uchazečům.

3) Zadávání veřejné zakázky nad 400.000,-Kč bez DPH do výše předpokládané hodnoty

2.000.000,-Kč bez DPH bude provedeno podle Opatření.

4) Výjimku z minimálního počtu oslovených dodavatelů nebo minimální lhůty pro podání nabídek může, na základě písemného a odůvodněného požadavku vedoucího zadávajícího útvaru, povolit ředitel zadavatele.

Čl. 8.

Veřejné zakázky na stavební práce

1) Veřejnou zakázku do výše předpokládané hodnoty 30.000,-Kč, bez DPH v případě pověřených jednotek uvedených v článku 2 odst. 4 písm. d) Směrnice nebo do výše do výše

200.000,-Kč bez DPH v případě pověřených jednotek uvedených v čl. 2 odst. 1, písm. a) až c) Směrnice, lze zadat formou přímého zadání, dle článku 9 Směrnice.

2) Zadávání veřejné zakázky do výše předpokládané hodnoty 2.000.000,-Kč bez DPH bude provedeno na základě výzvy k podání nabídky, při které vedoucí zaměstnanec osloví minimálně 3 dodavatele, při dodržení zásad stanovených v čl. 2. Směrnice. Výzva bude obsahovat náležitosti dle čl. 5. Směrnice. Při zadávání veřejné zakázky bude vedoucí zaměstnanec postupovat podle čl 5. Směrnice. Lhůta pro podání nabídek činí minimálně 3 dny počínaje dnem následujícím po odeslání výzvy k podání nabídky zadavatelem uchazečům.

3) Zadávání veřejné zakázky nad 2.000.000 Kč bez DPH do výše předpokládané hodnoty 6.000.000,- Kč bez DPH bude provedeno podle Opatření.

4) Výjimku z minimálního počtu oslovených dodavatelů nebo minimální lhůty pro podání nabídek může, na základě písemného a odůvodněného požadavku vedoucího pověřené jednotky, povolit ředitel.

Čl. 9.

Přímé zadání

1) Zadávající útvar může zadat veřejnou zakázku jednomu uchazeči, aniž použije některé ze zadávacích postupů stanovených v článku 8 nebo 9 této Směrnice (dále jen

„přímé zadání“), jestliže:

a) se jedná o veřejnou zakázku, která má obdobný charakter jako veřejná zakázka, u které zákon umožňuje využití obecné výjimky z působnosti zákona podle § 29 nebo 30 Zákona;

b) jedná se o veřejnou zakázku dle článku 7. odst. 1 nebo 8. odst. 1 Směrnice.

2) Na postup při přímém zadání se ustanovení této Směrnice vztahují přiměřeně. Při tomto postupu vedoucí zaměstnanec postupuje nejhospodárnějším a nejobjektivnějším možným způsobem.

3) Listinná nebo elektronická dokumentace veřejné zakázky při přímém zadání obsahuje zejména:

a) odůvodnění volby tohoto způsobu zadání,

b) stanovení výše předpokládané hodnoty,

c) zdůvodnění výběru uchazeče, který získal veřejnou zakázku

d) objednávka nebo smlouva, je-li to obvyklé,

e) doklad o úhradě (např. účtenka, faktura)

4) Ustanovení odstavce 3 se použije v případě důvodu dle odstavce 1 písm. b) přiměřeně.

Čl. 10.

Kontrola veřejných zakázek

1) Zadávání veřejných zakázek je kontrolováno v rámci vnitřního kontrolního systému:

a) ve fázi přípravy veřejné zakázky

b) ve fázi realizace veřejné zakázky

2) Ve fázi přípravy veřejné zakázky provádí vedoucí zaměstnanec zadávající jednotky kontrolu plánovaných a připravovaných operací. Kontrolní činnost před schválením závazku zahrnuje prověření připravované operace včetně úplnosti podkladů a její schválení v odpovědnosti příkazce operace. Kontroluje se zejména:

a) nezbytnost uskutečnění připravované operace pro plnění stanovených úkolů;

b) věcná správnost a úplnost podkladů k připravované operaci;

c) dodržení kritérií hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti;

d) soulad operace s obecně závaznými a interními právními předpisy;

e) existence rizik, která se v průběhu uskutečňování operace mohou vyskytnout, a stanovení případných opatření k jejich odstranění nebo zmírnění.

3) Ve fázi realizace veřejné zakázky se kontrola provádí ve vazbě na předmět plnění daný smluvními vztahy, časový a věcný rozsah plnění a výdaje peněžních prostředků, tzn. je prověřována správnost prováděných operací od předání podkladů k realizaci až do konečného vypořádání operace, zejména soulad poskytnutého plnění s doklady o závazcích a se záznamy obsaženými v příslušné evidenci.

4) Kontrolní činnosti ve fázi přípravy, resp. realizace veřejné zakázky provádí vedoucí zaměstnanec na úseku jím řízeného zadávajícího útvaru průběžně.

5) Kontrolní činnosti ve fázi přípravy, resp. realizace veřejné zakázky ve stanoveném rozsahu mohou vykonávat též zaměstnanci zadavatele, které ředitel písemně kontrolou veřejných zakázek pověřil (dále jen „kontrolující“).

6) Kontrolní činnosti ve fázi přípravy, resp. realizace veřejné zakázky se uskutečňují před vznikem závazku, který zavazuje zadavatele k výdaji. Schvalovacími postupy se prověří:

a) doložení veřejné zakázky věcně správnými a úplnými podklady;

b) správnost veřejné zakázky ve vztahu k dodržení postupů a podmínek stanovených zákonem a dále kritérií stanovených pro hospodárnost, efektivnost a účelnost.

7) O provedení a výsledku kontroly veřejné zakázky se pořizuje záznam do spisu o veřejné zakázce obsahující jméno a příjmení kontrolujícího, podpis, datum kontroly a její výsledek, tj. souhlas se zněním dokumentu, popřípadě uvede své připomínky.

8) Xxxxxxxx zakázku nesmí kontrolovat zaměstnanec, který je pověřen zpracováním zadávací dokumentace veřejné zakázky s výjimkou kontrol prováděných vedoucími zaměstnanci na jimi řízených zadávajících útvarech.

9) Zjistí-li zaměstnanec, který kontroluje veřejnou zakázku, že některý úkon je v rozporu s právními nebo vnitřními předpisy nebo je v rozporu se zájmy zadavatele, učiní neprodleně opatření k nápravě zjištěného stavu. Nedovoluje-li pravomoc kontrolujícího učinit toto opatření, předloží své zjištění písemně a bez zbytečného odkladu vedoucímu zaměstnanci zadávající jednotky, která zakázku zadává.

Čl. 11.

Náležitosti smlouvy a jednotlivé typy smluv

1) Nabývání majetku nebo služby či stavebních prací formou zadávání veřejných zakázek se realizuje na základě písemné smlouvy uzavřené mezi zadavatelem a dodavatelem, pokud použití písemné formy nevylučuje jiný právní předpis anebo povaha právního úkonu, popřípadě okolnosti, za kterých k němu dochází.

2) Xxxxxxx s vybraným uchazečem uzavírá ředitel, k podpisu bude předložena prostřednictvím vedoucího zadávající jednotky. Odmítne-li vybraný uchazeč uzavřít smlouvu nebo neposkytne-li ve stanovené lhůtě řádnou součinnost k jejímu uzavření, může ředitel vyzvat k uzavření smlouvy uchazeče umístěného v druhém pořadí podle hodnocení nabídek. Ustanovení věty první platí obdobně i u uchazeče umístěného v třetím pořadí. Pokud není lhůta pro uzavření smlouvy stanovena ve výzvě k podání nabídky, platí, že smlouva musí být uzavřena ve lhůtě 10 dnů. Lhůta počíná běžet dnem následujícím po doručení oznámení o výběru nejvhodnější nabídky všem uchazečům. Není-li smlouva uzavřena ani s uchazečem umístěným v třetím pořadí je ředitel oprávněn veřejnou zakázku zrušit,

3) Smlouva se musí uzavírat písemně s podpisy všech smluvních stran na jedné straně, pokud použití písemné formy nevylučují právní předpisy anebo povaha právního úkonu, popřípadě okolnosti, za kterých k němu dochází.

4) Smlouvy se uzavírají v českém jazyce a řídí se právním řádem České republiky.

5) O případném uzavření smlouvy podle jiného právního řádu nebo uzavření smlouvy v jiném jazyce rozhoduje ředitel na základě řádně zdůvodněného návrhu vedoucího zaměstnance pověřené jednotky. Je-li smlouva vyhotovena v cizím jazyce, musí být současně vyhotovena i v ověřeném překladu v českém jazyce.

6) Při uzavírání smlouvy se postupuje podle zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (dále jen „OZ“).

7) Ve smlouvě nesmí být sjednána:

a) rozhodčí doložka ve smyslu zákona č. 216/1994 Sb., o rozhodčím řízení a o výkonu rozhodčích nálezů, ve znění pozdějších předpisů,

b) ustanovení, která by způsobila výlučné či zvýhodněné postavení dodavatele, s nímž má být smlouva uzavřena, oproti jiným dodavatelům při zadávání jiné veřejné zakázky zadávané v budoucnu,

c) ustanovení o nemožnosti vypovězení smlouvy nebo takové ustanovení, podle kterého by vypovězení smlouvy bylo obtížně proveditelné.

8) Zálohovou platbu nelze poskytnout.

9) Je-li smlouva na realizaci veřejné zakázky sjednána na dobu neurčitou, musí být ve smlouvě také sjednán zánik smluvního vztahu výpovědí, a to s výpovědní lhůtou odpovídající minimálně době, ve které by bylo možno zadat veřejnou zakázku a následně uzavřít novou smlouvu. Tím není vyloučena možnost použít stejný institut i ve smlouvách na dobu určitou.

10) Smlouva včetně jejích příloh se může měnit nebo doplňovat pouze písemnými dodatky, které budou vzestupně očíslovány nepřerušovanou číselnou řadou, datovány a podepíší je osoby oprávněné ve smluvním vztahu jednat, a to jen za předpokladu, že

uzavření dodatku není v rozporu se zadávacími podmínkami veřejné zakázky, jedná-li se o smlouvu na realizaci veřejné zakázky, a s obecně závaznými a interními právními předpisy.

11) Dodatek ke smlouvě nesmí být uzavřen v případech stanovených § 222 Zákona a v případě, že by dodatek ke smlouvě měnil smluvní sankční povinnost v neprospěch zadavatele.

12) Smlouvy obsahují, za předpokladu, že to daný smluvní typ nevylučuje, zejména ujednání uvedená pod písmeny a) až s), a tím, že rozsah a použití ujednání stanoví zpracovatel s přihlédnutím k hodnotě veřejné zakázky a možným rizikům plynoucím z nedodržení smlouvy na straně vybraného uchazeče:

a) o označení smluvních stran, včetně údajů dle § 435 OZ;

b) o účelu smlouvy (tj. důvod, proč je nutné nabýt majetek či službu anebo provedení stavebních prací);

c) o předmětu smlouvy, druhu a množství dodávaného majetku; specifikace služby nebo stavebních prací;

d) o ceně v členění cena bez DPH, cena včetně DPH, sazba a výše DPH, případně informaci, že dodavatel není plátce DPH;

e) o době a místě plnění;

f) o zajištění práva zadavatele v případě kdy při plnění veřejné zakázky dochází ke vzniku autorského díla, průmyslového užitného vzoru, vynález u apod. tím, že bude obsahovat taková ujednání, která vyloučí omezení počtu možných dodavatelů předmětu plnění jiné veřejné zakázky zadávané v budoucnu (například ujednání o poskytnutí licence ke všem způsobům užití autorského díla v neomezeném rozsahu, včetně oprávnění udělení podlicence apod.;

g) o dodacích podmínkách, způsobu, doby a místa přejímky, podmínkách pro dodávku, provádění stavby nebo služby;

h) o fakturačních a platebních podmínkách;

i) o postupu dle § 109 a 109a zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů tj text: „Pokud budou u dodavatele zdanitelného plnění shledány důvody k naplnění institutu ručení za daň podle paragrafu 109 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, bude zadavatel při zasílání úplaty vždy postupovat zvláštním způsobem zajištění daně podle paragrafu 109a tohoto zákona“

j) o převodu vlastnických práv;

k) o odpovědnosti za škody;

l) o vadách a uplatnění nároku z nich;

m) o záručních podmínkách a způsobu uplatňování reklamací;

n) o smluvních pokutách včetně jejich splatnosti a úrocích z prodlení;

o) o zániku smluvního vztahu (splnění všech závazků řádně a včas, dohoda, odstoupení, popřípadě výpověď);

p) o podstatném porušení smlouvy (konkrétně vymezit, co je podstatným porušením smlouvy);

q) o přílohách smlouvy (specifikovat názvem a počtem listů);

r) o datování (platnost a účinnost);

s) o podpisech a razítku (podle způsobu, jakým má smluvní strana jednat).

13) V případě nabývaného majetku nebo služby anebo u stavebních prací do výše předpokládané hodnoty 50.000,-Kč, kdy s nákupem majetku nebo pořízením služby, anebo

stavebních prací nejsou spojena zjevná obchodní rizika a není potřeba sjednávat speciální ustanovení, může být smlouva uzavřena formou odeslané, přijaté a vybraným uchazečem potvrzené objednávky, která musí obsahovat podstatné náležitosti smlouvy:

a) označení smluvních stran včetně údajů dle § 435 OZ;

b) předmět smlouvy;

c) smluvní cenu,

d) dobu plnění;

e) místo plnění;

f) fakturační podmínky;

g) platební podmínky;

h) sankce;

i) záruční podmínky;

j) potvrzení přijetí objednávky vybraným uchazečem;

k) datum, podpis a otisk razítka.

14) Zadavatel je povinen v oznámení či výzvě k podání nabídky uvést, zda hodlá uzavřít rámcovou dohodu s jedním nebo více uchazeči. Při výběru uchazečů postupuje přiměřeně dle § 133 zákona, s tím, že:

a) obsah rámcové smlouvy tvoří, mimo jiné, základní podmínky týkající se jednotlivých veřejných zakázek zadávaných po dobu platnosti rámcové smlouvy (např. vymezení předmětu plnění, platební podmínky, cenové podmínky, záruční podmínky, množstevní podmínky);

b) rámcová smlouva se uzavírá vždy na dobu určitou a doba jejího trvání nesmí přesáhnout 4 roky.

15) Při tvorbě smlouvy, podle tohoto článku, musí být použity vždy všechny podmínky veřejné zakázky stanovené ve výzvě k podání nabídky.

16 Evidenci smluv vede útvar zajišťující uzavření smlouvy.

17) Uveřejnění smlouvy (včetně Dodatků) do hodnoty 500.000,-Kč provádí útvar zajišťující uzavření smlouvy (čl. 2, odst. 1 písm. a),b),c),d). Technický útvar uveřejní smlouvy (včetně Dodatků) s hodnotou plnění nad 500.000,-Kč.

18) Zadavatel nesmí uzavřít smlouvu s uchazečem:

a) pokud se na zpracování uchazečovy nabídky podílel zaměstnanec zadavatele či člen statutárního orgánu zadavatele, statutární orgán zadavatele, člen řídícího orgánu zadavatele, člen realizačního týmu projektu či osoba, která se na základě smluvního vztahu podílela na zadání předmětného výběrového řízení,

b) resp. s uchazečem ve sdružení, který je zaměstnancem zadavatele či členem realizačního týmu či osobou, která se na základě smluvního vztahu podílela na zadání předmětného výběrového řízení,

c) jehož subdodavatelem je zaměstnanec zadavatele, člen realizačního týmu či osoba, která se na základě smluvního vztahu podílela na zadání předmětného výběrového řízení.

19) Použitý typ smlouvy se odvíjí od charakteru veřejné zakázky, v obecné poloze se užívá Xxxxxxx o dílo v případech stavebních prací, Kupní smlouvy v případech dodávek a

Příkazní smlouvy v případech zakázek na služby. Konkrétní typ smlouvy určí vedoucí útvaru po dohodě s právníkem KaM.

Čl. 12.

Ustanovení přechodná a závěrečná

1) Xxxxxxx zakázky vyhlášené před dnem nabytí účinnosti této Směrnice se dokončí podle stávajících předpisů. Za vyhlášení se považuje den odeslání výzvy k podání nabídky.

2) Dnem nabytí účinnosti této Směrnice se ruší Směrnice č. 1/2014 k zadávání a realizaci veřejných zakázek v rámci Kolejí a menz ve znění pozdějších předpisů.

Čl. 13.

Platnost a účinnost

1) Tato Směrnice nabývá platnosti dne 1. prosince 2016.

2) Tato Směrnice nabývá účinnosti dne 2. ledna 2017.

Xxx. Xxxx Xxxxxx v.r. ředitel

Přílohy Směrnice pro zadávání veřejných zakázek.

Příklady některých dokumentů

1. Stanovení výše předpokládané hodnoty veřejné zakázky.

2. Výzvy k podání nabídky.

3. Jmenování komise pro posouzení a hodnocení nabídek.

4. Seznam nabídek podaných uchazeči.

5. Čestné prohlášení o nepodjatosti.

6. Protokol z jednání komise pro posouzení a hodnocení nabídek.

7. Kontrolní list splnění podmínek veřejné zakázky.

8. Výzva k objasnění předložených informací a předložení dodatečných informací.

9. Výzva k zdůvodnění těch částí nabídky, které jsou pro výši nabídkové ceny podstatné.

10. Zápis o zjištění ceny obvyklé.

11. Oznámení o výběru nejvhodnější nabídky.

12. Oznámení o zrušení veřejné zakázky.

13. Objednávka na dílo.

14. Objednávka na služby.

15. Objednávky na dodávky.

16. Xxxxxxx o dílo.

17. Kupní smlouva.

18. Postup při stanovení ceny obvyklé.

19. Podepisování dokladů při zadávání veřejných zakázek

20. Návrh na změnu ročního plánu

21. Dokumentace při přímém zadání veřejné zakázky

22. Posouzení a vyhodnocení hospodárnosti smlouvy uzavřené na více let

23. Opatření

Přílohy č. 1, 3, 4, 5, 6, 8, 9, 10, 11, 13, 19, 21, 22 a 23 se použijí v případě, že to zadávaná veřejná zakázka vyžaduje.

Přílohy č. 2, 7 a 12 se použijí při každém zadání veřejné zakázky,

Přílohy č. 14, 15, 16, 17 a 18 se použijí podle smluvního typu zadávané veřejné zakázky a výše finančního plnění