Článek I.
Článek I.
Účel a důvody vydání
Tento metodický pokyn stanoví podmínky a postup pro přijímání stížnosti nebo oznámení zaměstnanců METALIMEX a. s. (dále jen Organizace), způsob vyřizování stížnosti nebo oznámení a způsob nakládání se získanými informacemi takovým způsobem, který je v souladu s obecně závaznými právními předpisy platnými na území České republiky, zejména pak Směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie (dále jen „právní předpisy“).
I.1. Tento metodický pokyn zavádí vnitřní oznamovací systém Organizace, tj. povinného subjektu, a to ve smyslu příslušných právních předpisů
I.2. Přijímání stížnosti nebo oznámení, způsob vyřizování stížnosti nebo oznámení a způsob nakládání s informacemi bude realizováno výlučně v souladu s právními předpisy, a to s důrazem na důvěrnost a ochranu stěžovatelů nebo oznamovatelů a společně chráněných osob.
I.3. Vnitřní oznamovací systém dovoluje podávat stížnosti nebo oznámení:
(i) odesláním prostřednictví poskytovatele poštovních služeb na adresu pro doručování k rukám pověřené osoby
Xxx. Xxxx Xxxxxx
s označením WHISTLEBLOWING, na adresu:
Štěpánská 621/34, 110 00 Praha 1
(ii) prostřednictvím elektronické komunikace (e-mail), nebo
Section I.
Purpose and Reasons for Issuance
This Methodological Guideline sets out the conditions and procedure for receiving complaints or notifications from employees of METALIMEX a. s. (hereinafter referred to as the Organization), the manner of handling complaints or notifications and the manner of handling the information obtained in a manner that is in compliance with generally binding legal regulations in force in the Czech Republic, in particular Directive (EU) 2019/1937 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2019 on the protection of persons who report infringements of Union law (hereinafter referred to as the "legislation").
I.1. This Guideline establishes the internal reporting system of the Organisation, i.e. the Obliged Entity, within the meaning of the relevant legislation
I.2. The receipt of a complaint or notification, the manner in which the complaint or notification is handled and the manner in which the information is handled will be carried out exclusively in accordance with the law, with due regard for the confidentiality and protection of complainants or whistleblowers and jointly protected persons.
I.3. The internal reporting system allows complaints or notifications:
(i) by sending it through the postal service provider to the address for service at the hands of the authorised person
Xxx. Xxxx Xxxxxx
marked WHISTLEBLOWING, to:
Štěpánská 621/34, 110 00 Prague 1
(ii) by electronic communication (e-mail), or
(iii) vhozením do schránky „WHISTLEBLOWING“ zřízené Organizací i v odloučených pracovištích sesterských společností:
Budova Organizace – přízemí zadního traktu budovy u zasedací místnosti č.5.
Budova AL INVEST Břidličná a.s. – vestibul u personálního oddělení.
Budova OKK Koksovny a.s. (Ostrava) a Povrly Copper Industries a.s. (Povrly) – chodba v přízemí hlavní administrativní budovy vedoucí ke kancelářím obchodu.
(iv) ústně – osobně pověřené osobě
Xxx. Xxxx Xxxxxx, kancelář HRD, 1. patro přední budovy
– telefonicky pověřené osobě
(iii) by dropping it in the "WHISTLEBLOWING" box set up by the Organization and in the branch offices of its sister companies:
Organization building - ground floor of the rear wing of the building near meeting room 5.
AL INVEST Břidličná a.s. building - lobby at the personnel department.
Building OKK Koksovny a.s. (Ostrava) and Povrly Copper Industries a.s. (Povrly) - corridor on the ground floor of the main administration building leading to the shop offices.
(iv) orally - personally to the person in charge
Xxx. Xxxx Xxxxxx, HRD office, 1st floor of the front building
- by telephone to the person responsible
Date of issue: | Retrieved from: | Released: | Approved by | Validity from: | Page/pages |
17.07. 2023 | Xxx. Xxxxxxx Xxxxxxx | Xxx. Xxxxxxx Xxxxxxx | Xxx. Xxxx Xxxxx | 21. 07.2023 | 1/8 |
Xxx. Xxxx Xxxxxx, tel.: x000 000 000 000
Při ústním podání stížnosti nebo oznámení je vyhotoven záznam. Stěžovatel nebo oznamovatel tento záznam odsouhlasí svým podpisem a obdrží stejnopis.
Informace o procesu přijímání a vyřízení stížnosti nebo oznámení, a také o přijetí následných opatření jsou poskytovány transparentním a snadno přístupným způsobem v IS KARAT jako příloha tohoto dokumentu, tj. MP12-01 Whistleblowing, v zabezpečené režimu.
I.4. Efektivní systém oznamování dokáže chránit pověst Organizace a zabránit finančním, právním i reputačním dopadům. Jeho účelem je umožnit nejen zaměstnancům, ale i dalším osobám důvěrně oznámit případná protiprávní jednání, která poškozují nebo ohrožují veřejný zájem.
Xxx. Xxxx Xxxxxx, tel.: x000 000 000 000
A record is made when a complaint or notification is made orally. The complainant or whistleblower shall sign the record and receive a copy.
Information on the process of receiving and handling the complaint or notification, as well as on the follow-up action taken, is provided in a transparent and easily accessible manner in IS KARAT as an annex to this document, i.e. MP12-01 Whistleblowing, in secure mode.
I.4 An effective whistleblowing system can protect the reputation of the Organisation and avoid financial, legal and reputational consequences. Its purpose is to enable not only staff members but also others to report confidentially possible illegal acts that harm or threaten the public interest.
Článek II.
Základní definice
Pro účely tohoto metodického pokynu mají následující pojmy dále uvedený význam:
„chráněná osoba“ – osoba, jež společně se stěžovatelem nebo oznamovatelem nemůže být vystavena odvetným opatřením a jíž se rozumí:
(i) osoba, která poskytla pomoc při zjišťování informací, které jsou obsahem stížností a oznámení, podání stížností a oznámení nebo posouzení jeho důvodnosti,
(ii) osoba, která je ve vztahu k oznamovateli osobou blízkou,
(iii) osoba, která je zaměstnancem nebo kolegou oznamovatele nebo osoba v obdobném postavení,
(iv) osoba oznamovatelem ovládaná,
(v) právnická osoba, v níž má oznamovatel účast, osoba ovládající, ovládaná nebo osoba ovládaná stejnou ovládající osobou,
(vi) právnická osoba, jejíhož voleného orgánu je oznamovatel členem, osoba ovládající, ovládaná nebo osoba ovládaná stejnou ovládající osobou,
(vii) osoba, pro kterou oznamovatel vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, svěřenský fond, jehož je oznamovatel nebo právnická osoba podle bodu (v) nebo (vi) zakladatelem nebo obmyšleným nebo ve vztahu k němuž jsou oznamovatel nebo právnická osoba podle bodu (v) nebo (vi) osobou, která zvýší majetek svěřenského fondu smlouvou nebo pořízením pro případ smrti
„ministerstvo“ – Ministerstvo spravedlnosti, IČO: 000 25 429, se sídlem Vyšehradská 427/16, 120 00
Praha 2.
Section II.
Basic definitions
For the purposes of this Guideline, the following terms shall have the following meanings:
"Protected person" - a person who, together with the complainant or the whistleblower, cannot be subjected to retaliation, which means:
(i) a person who has provided assistance in discovering the information that is the subject of the complaint or notification, filing the complaint or notification, or assessing its validity,
(ii) a person who is a person close to the whistleblower,
(iii) a person who is an employee or colleague of the whistleblower or a person in a similar position,
(iv) a person controlled by the whistleblower,
(v) a legal person in which the whistleblower has an interest, a controlling person, a controlled person or a person controlled by the same controlling person,
(vi) a legal person of which the whistleblower is a member of an elected body, a controlling person, a controlled person or a person controlled by the same controlling person,
(vii) a person for whom the whistleblower performs work or other similar activity, a trust of which the whistleblower or a legal person referred to in (v) or
(vi) is a settlor or a trustee or in relation to which the whistleblower or a legal person referred to in (v) or
(vi) is a person who will increase the assets of the trust by contract or by acquisition on death.
"Ministry" - the Ministry of Justice, ID No.: 000 25 429, with registered office at Xxxxxxxxxxx 000/00, 000 00 Xxxxxx 0.
Date of issue: 17.07. 2023 | Retrieved from: | Released: | Approved by | Validity from: 21. 07.2023 | Page/pages 2/8 |
Xxx. Xxxxxxx Xxxxxxx | Xxx. Xxxxxxx Xxxxxxx | Xxx. Xxxx Xxxxx |
„odvetné opatření“ – jednání v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností oznamovatele, které bylo vyvoláno stížností nebo oznámením a které oznamovateli nebo společně chráněné osobě může způsobit újmu, a to zejména:
(i) rozvázání pracovního poměru nebo neprodloužení pracovního poměru na dobu určitou,
(ii) zrušení právního vztahu založeného dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti,
(iii) odvolání z místa vedoucího zaměstnance,
(iv) snížení mzdy nebo odměny nebo nepřiznání osobního příplatku,
(v) diskriminace,
(vi) přeložení nebo převedení na jinou práci,
(vii) pracovní posudek,
(viii) ostrakizace,
(ix) neumožnění odborného rozvoje,
(x) změna rozvržení pracovní,
(xi) vyžadování lékařského posudku nebo pracovnělékařské prohlídky,
(xii) výpověď nebo odstoupení od smlouvy, nebo
(xiii) zásah do práva na ochranu osobnosti;
„oznámení“ – oznámení fyzické osoby obsahující informace o možném protiprávním jednání, které má znaky trestného činu nebo přestupku nebo porušuje právní předpis nebo předpis Evropské unie upravující oblasti:
(i) finančních institucí, finančních služeb, finančních produktů a finančních trhů,
(ii) daně z příjmů právnických osob,
(iii) předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
(iv) ochrany spotřebitele a bezpečnosti a souladu s požadavky na výrobky podle právních předpisů,
(v) bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
(vi) ochrany životního prostředí, bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat,
(vii) radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,
(viii) zadávání veřejných zakázek, veřejných dražeb a hospodářské soutěže,
(ix) ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
(x) ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,
(xi) ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo
(xii) fungování vnitřního trhu včetně ochrany unijních pravidel hospodářské soutěže a státní podpory, o jehož spáchání se stěžovatel nebo oznamovatel dozvěděl v souvislosti s prací nebo obdobnou činností; prací nebo jinou obdobnou činností se pro účely tohoto zákona rozumí i ucházení se o práci nebo jinou obdobnou činnost;
'Retaliation' - conduct in connection with the whistleblower's work or other similar activity that is prompted by a complaint or report and that may cause harm to the whistleblower or a jointly protected person, including but not limited to:
(i) termination of employment or non-renewal of employment for a specified period of time,
(ii) the termination of a legal relationship based on an agreement to perform work or an agreement to work,
(iii) dismissal from the post of manager,
(iv) a reduction in pay or remuneration or the non-award of a personal allowance,
(v) discrimination,
(vi) transfer or reassignment,
(vii) a performance review,
(viii) ostracization,
(ix) failure to allow professional development,
(x) change in work schedules,
(xi) requiring a medical report or occupational health examination,
(xii) termination or withdrawal from the contract; or
(xiii) interference with the right to protection of personality;
"notification" - a notification by an individual containing information about possible wrongdoing which has the characteristics of a criminal offence or misdemeanour or breaches a law or regulation of the European Union governing areas:
(i) financial institutions, financial services, financial products and financial markets,
(ii) corporate income tax,
(iii) prevention of money laundering and terrorist financing,
(iv) consumer protection and safety and compliance with product requirements under legislation,
(v) transport, transport and road safety,
(vi) environmental protection, food and feed safety and animal welfare,
(vii) radiation protection and nuclear safety,
(viii) public procurement, public auctions and competition,
(ix) protection of internal order and security, life and health,
(x) protection of personal data, privacy and security of electronic communications networks and information systems,
(xi) the protection of the financial interests of the European Union, or
(xii) the functioning of the internal market, including the protection of Union rules on competition and State aid, the commission of which has come to the attention of the complainant or the whistleblower in connection with work or a similar activity; work or a similar activity shall, for the purposes of this Act, include applying for a job or other similar activity;
Date of issue: 17.07. 2023 | Retrieved from: | Released: | Approved by | Validity from: 21. 07.2023 | Page/pages 3/8 |
Xxx. Xxxxxxx Xxxxxxx | Xxx. Xxxxxxx Xxxxxxx | Xxx. Xxxx Xxxxx |
„oznamovatel“ – fyzická osoba, která oznámení o možném protiprávním jednání podala;
„pověřená osoba“ (nebo příslušná osoba dle zákona č. 171/2023 Sb.) – osoba určená Organizací, která přijímá oznámení a je jejím řešitelem se zachováním mlčenlivosti (posuzuje důvodnost oznámení);
„stěžovatel“ – osoba, které se domáhá nápravy k porušení Evropské Úmluvy o ochraně lidských práv a základních svobod;
„stížnost“ – vyjádření nespokojenosti ze strany stěžovatele ve spojitosti s porušení Evropské Úmluvy o ochraně lidských práv a základních svobod;
"whistleblower" - the natural person who has reported a possible infringement;
"Designated Person" (or the competent person according to Act No. 171/2023 Coll.)- a person designated by the Organisation to receive the notification and to act as a confidentiality officer (assessing the validity of the notification);
"complainant" - the person seeking redress for a violation of the European Convention on Human Rights;
'complaint' - an expression of dissatisfaction by the complainant in relation to a breach of the European Convention on Human Rights;
Článek III.
Postup po podání stížnosti a oznámení
III.1. Způsob podávání a přijímání stížností a oznámení
III.1.1. Stěžovatel nebo oznamovatel je oprávněn podat stížnost nebo oznámení ministerstvu a/nebo prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému zřízeného Organizací pověřené osobě způsobem popsaným v Článku I. Pověřená osoba ho vyrozumí o přijetí stížnosti nebo oznámení do 7 dnů., pokud stížnost nebo oznámení neproběhlo anonymně.
III.1.2. Stěžovatel nebo oznamovatel může informace, které tvoří obsah stížností a oznámení, uveřejnit, pokud:
(i) podal stížnost nebo oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému nebo přímo ministerstvu a v určených lhůtách nebylo přijato vhodné opatření, zejména pověřená osoba neposoudila důvodnost stížnosti nebo oznámení, povinný subjekt nepřijal k předejití nebo nápravě protiprávního stavu vhodné opatření nebo pověřené osoba neposoudila stížnost nebo oznámení,
(ii) má oprávněný důvod se domnívat, že protiprávní jednání uvedené v stížnosti nebo oznámení může vést k bezprostřednímu nebo zjevnému ohrožení vnitřního pořádku a bezpečnosti, života nebo zdraví, životního prostředí nebo jiného veřejného zájmu nebo ke vzniku nenapravitelné újmy, nebo
(iii) má oprávněný důvod se domnívat, že v případě podání stížnosti nebo oznámení ministerstvu existuje vzhledem k okolnostem případu zvýšené riziko, že budou on nebo společně chráněná osoba vystaveni odvetným opatřením nebo že je ohrožena působnost ministerstva.
III.1.3. Náležitosti podání
Stížnost a oznámení musí obsahovat minimálně následující údaje:
Section III.
Complaint and notification procedure
III.1. Procedure for lodging and receiving complaints and notifications
III.1.1 A complainant or whistleblower may submit a complaint or notification to the Ministry and/or through the internal notification system established by the Organization to the designated person in the manner described in Article I. The designated person shall notify him/her of the receipt of the complaint or notification within 7 days, unless the complaint or notification is made anonymously.
III.1.2 The complainant or notifier may disclose the information that constitutes the content of complaints and notifications if:
(i) he or she has submitted a complaint or notification through the internal reporting system or directly to the Ministry and appropriate action has not been taken within the specified time limits, in particular the person in charge has not assessed the validity of the complaint or notification, the obliged entity has not taken appropriate action to prevent or remedy the unlawful condition, or the person in charge has not assessed the complaint or notification,
(ii) has reasonable grounds to believe that the unlawful conduct alleged in the complaint or notification may lead to an imminent or obvious threat to internal order and safety, life or health, the environment or other public interest, or to irreparable harm; or
(iii) has reasonable cause to believe that, if the complaint or notice is filed with the Department, there is an increased risk, given the circumstances of the case, that he or a jointly protected person will be subjected to retaliation or that the Department's authority is at risk.
III.1.3. Submission requirements
The complaint and notification must contain at least the following information:
Date of issue: 17.07. 2023 | Retrieved from: | Released: | Approved by | Validity from: 21. 07.2023 | Page/pages 4/8 |
Xxx. Xxxxxxx Xxxxxxx | Xxx. Xxxxxxx Xxxxxxx | Xxx. Xxxx Xxxxx |
(i) název firmy, IČO a adresu sídla, označení osoby jednající – jméno, příjmení a funkce,
(ii) kontaktní adresu, popř. telefonické nebo e-mailové spojení pro upřesňující dotazy ze strany Organizace k stížnosti nebo oznámení,
(iii) přesný popis obsahu stížnosti nebo oznámení s doložením veškeré dostupné dokumentace a dalších podstatných údajů,
(iv) datum vyhotovení stížnosti nebo oznámení a podpis stěžovatele nebo oznamovatele.
Při ústním podání stížnosti nebo oznámení je vyhotoven záznam. Stěžovatel nebo oznamovatel tento záznam odsouhlasí svým podpisem a obdrží stejnopis, viz Článek I.
III.1.4. O přijetí stížnosti nebo oznámení podle tohoto metodického pokynu pověřená osoba písemně vyrozumí stěžovatele nebo oznamovatele do 7 dnů ode dne jeho přijetí, ledaže:
(i) stěžovatel nebo oznamovatel výslovně požádá pověřenou osobu, aby ho o přijetí stížnosti nebo oznámení nevyrozuměla, nebo
(ii) je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí stížnosti nebo oznámení by došlo k prozrazení totožnosti stěžovatele nebo oznamovatele.
III.1.5. Stěžovatel nebo oznamovatel je oprávněn podat stížnost nebo oznámení anonymně.
Anonymní stížnosti nebo oznámení Organizace pouze eviduje a ověřuje skutečnost tvrzení.
III.2. Posouzení důvodnosti podané stížnosti nebo oznámení
III.2.1. Pověřená osoba posoudí důvodnost stížnosti nebo oznámení a písemně vyrozumí stěžovatele nebo oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí stížnosti nebo oznámení. V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení je pověřená osoba povinna stěžovatele nebo oznamovatele písemně vyrozumět před jejím uplynutím ledaže:
(i) stěžovatele nebo oznamovatel výslovně požádá pověřenou osobu, aby ho o přijetí stížnosti nebo oznámení nevyrozumívala, nebo
(ii) je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí stížnosti nebo oznámení by došlo k prozrazení totožnosti stěžovatele nebo oznamovatele.
III.2.2. Shledá-li pověřená osoba, že stížnosti nebo oznámení:
(i) je důvodné, navrhne Organizace opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu,
(ii) je nedůvodné, bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí stěžovatele nebo oznamovatele o tom, že na základě skutečností uvedených v stížnosti nebo oznámení a všech okolností, které jí jsou známy, neshledala podezření ze spáchání
(i) the name of the company, its registration number and registered office address, the name of the person acting - name, surname, and function,
(ii) a contact address, or telephone or e-mail contact for further inquiries by the Organization regarding the complaint or notification,
(iii) a precise description of the contents of the complaint or notification, together with any available documentation and other relevant information,
(iv) the date of the complaint or notification and the signature of the complainant or notifier.
A record shall be made when the complaint or notification is made orally. The complainant or whistleblower shall sign the record and receive a copy, see Article I.
III.1.4. The person responsible shall notify the complainant or the whistleblower in writing of the receipt of a complaint or notification under this Guideline within 7 days of its receipt, unless:
(i) the complainant or whistleblower specifically requests that the designated person not notify him or her of the receipt of the complaint or notification; or
(ii) notification of receipt of the complaint or notification would reveal the identity of the complainant or whistleblower.
III.1.5. The complainant or whistleblower is entitled to submit the complaint or notification anonymously.
Anonymous complaints or notifications shall only be recorded and verified by the Organisation.
III.2. Assessment of the validity of the complaint or notification
III.2.1. The person responsible shall assess the validity of the complaint or notification and inform the complainant or notifier in writing of the results of the assessment within 30 days of receipt of the complaint or notification. In cases of factual or legal complexity, this time limit may be extended by up to 30 days, but not more than twice. The person in charge shall inform the complainant or the whistleblower in writing of the extension of the time limit and the reasons for it before its expiry, unless:
(i) the complainant or whistleblower specifically requests the designated person not to notify him or her of the receipt of the complaint or notification; or
(ii) notification of receipt of the complaint or notification would disclose the identity of the complainant or whistleblower.
III.2.2. If the authorised person finds that the complaint or notification:
(i) is substantiated, the Organization shall propose measures to prevent or remedy the violation,
(ii) is unfounded, shall without undue delay inform the complainant or whistleblower in writing that, on the basis of the facts set out in the complaint or notification and all the circumstances known to it, it
Date of issue: 17.07. 2023 | Retrieved from: | Released: | Approved by | Validity from: 21. 07.2023 | Page/pages 5/8 |
Xxx. Xxxxxxx Xxxxxxx | Xxx. Xxxxxxx Xxxxxxx | Xxx. Xxxx Xxxxx |
protiprávního jednání, nebo shledala, že stížnosti nebo oznámení se zakládá na nepravdivých informacích, a poučí stěžovatele nebo oznamovatele o právu podat stížnosti nebo oznámení u orgánu veřejné moci, nebo
(iii) není oznámením podle právních předpisů, bez zbytečného odkladu o tom písemně vyrozumí stěžovatele nebo oznamovatele.
III.3. Přijetí vhodných opatření
III.3.1. V případě shledání důvodnosti stížnosti nebo oznámení navrhne pověřená osoba Organizaci vhodná opatření k předejití či nápravě protiprávního stavu, která Organizace příjme, případně přijme jiná vhodná opatření.
III.3.2. O přijatých opatřeních Organizace neprodleně vyrozumí pověřenou osobu, která o nich bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí stěžovatele nebo oznamovatele ledaže:
(i) stěžovatele nebo oznamovatel výslovně požádá pověřenou osobu, aby ho o přijetí stížnosti nebo oznámení nevyrozumívala, nebo
(ii) je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí stížnosti nebo oznámení by došlo k prozrazení totožnosti stěžovatele nebo oznamovatele.
III.4. Pravidla pro poskytnutí údajů
III.4.1. Pověřená osoba není oprávněna poskytnout informace, které by mohly zmařit nebo ohrozit účel podávání stížnosti nebo oznámení.
III.4.2. Informace o totožnosti stěžovatele nebo oznamovatele a společně chráněné osobě je možné poskytnout jen s jejich písemným souhlasem, ledaže je pověřená osoba povinna tyto informace poskytnout příslušným orgánům veřejné moci podle jiných právních předpisů. To platí i pro informace o totožnosti osoby uvedené v stížnosti nebo oznámení.
does not find that an offence has been committed, or finds that the complaint or notification is based on false information, and shall advise the complainant or whistleblower of the right to lodge a complaint or notification with a public authority; or
(iii) is not a notification under the legislation, it shall without undue delay notify the complainant or whistleblower in writing.
III.3. Adoption of appropriate measures
III.3.1 If the complaint or notification is found to be justified, the authorised person shall propose to the Organisation appropriate measures to prevent or remedy the violation, which the Organisation shall adopt or take other appropriate measures.
III.3.2. The Organization shall promptly notify the authorized person of the measures taken, who shall inform the complainant or the whistleblower in writing without undue delay, unless:
(i) the complainant or whistleblower specifically requests the designated person not to notify him or her of the receipt of the complaint or notification; or
(ii) notification of receipt of the complaint or notification would reveal the identity of the complainant or whistleblower.
III.4. Disclosure rules
III.4.1. The authorised person shall not be entitled to provide information which could defeat or undermine the purpose of the complaint or notification.
III.4.2. Information about the identity of the complainant or whistleblower and the jointly protected person may be provided only with their written consent unless the authorised person is obliged to provide such information to the competent public authorities under other legislation. This also applies to information on the identity of the person named in the complaint or notification.
Článek IV.
Zaznamenávání, evidence a uchovávání stížností nebo oznámení
IV.1. Zaznamenávání ústně podaných stížností nebo oznámení
IV.1.1. V případě ústní stížnosti nebo oznámení se pořídí jeho zvuková nahrávka (v případě souhlasu stěžovatele nebo oznamovatele) nebo jeho přepis. Pověřená osoba umožní stěžovateli nebo oznamovateli, aby se k přepisu vyjádřil. Vyjádření stěžovatele nebo oznamovatele se přiloží k jeho přepisu.
IV.1.2. Nevysloví-li stěžovatel nebo oznamovatel s pořízením zvukové nahrávky nebo přepisu souhlas, nesmí je pověřená osoba pořídit. V takovém případě sepíšou záznam, který věrně zachycuje podstatu ústní stížnosti nebo oznámení. Pověřená osoba umožní
Section IV.
Recording, registration and storage of complaints or notifications
IV.1. Recording of oral complaints or notifications
IV.1.1. In the case of an oral complaint or notification, an audio recording (if the complainant or notifier agrees) or a transcript shall be made. The person responsible shall give the complainant or whistleblower the opportunity to comment on the transcript. The complainant's or whistleblower's statement shall be attached to the transcript.
IV.1.2. Unless the complainant or whistleblower consents to the making of the audio recording or transcript, the authorised person shall not make it. In such a case, they shall make a record which faithfully captures the substance of the oral complaint or notification. The authorised person shall allow the
Date of issue: 17.07. 2023 | Retrieved from: | Released: | Approved by | Validity from: 21. 07.2023 | Page/pages 6/8 |
Xxx. Xxxxxxx Xxxxxxx | Xxx. Xxxxxxx Xxxxxxx | Xxx. Xxxx Xxxxx |
stěžovateli nebo oznamovateli, aby se k záznamu vyjádřil. Vyjádření stěžovatele nebo oznamovatele se k záznamu přiloží. Obdobně se postupuje, není-li technicky možné pořídit zvukovou nahrávku ústní stížnosti nebo oznámení.
IV.2. Evidence a uchovávání stížnosti nebo oznámení
IV.2.1. Pověřená osoba vede v elektronické podobě evidenci údajů o přijatých stížností nebo oznámení, a to v rozsahu:
(i) datum přijetí stížností nebo oznámení,
(ii) jméno, popřípadě jména, příjmení, datum narození a kontaktní adresa stěžovatele nebo oznamovatele, jsou-li jemu tyto údaje známy,
(iii) shrnutí obsahu stížností nebo oznámení a identifikace osoby, proti které stížnosti nebo oznámení směřovalo, je-li jemu její totožnost známa, a
(iv) datum ukončení posouzení důvodnosti stížností
(v) nebo oznámení a jejich výsledek.
IV.2.2. Stížnosti nebo oznámení jsou ve výše uvedeném rozsahu evidována po dobu 5 let ode dne jejich přijetí, přičemž přístup do této evidence má pouze pověřená osoba.
complainant or whistleblower to comment on the recording. The statement of the complainant or whistleblower shall be attached to the record. A similar procedure shall be followed where it is not technically possible to make an audio recording of the oral complaint or notification.
IV.2. Recording and retention of the complaint or notification
IV.2.1 The authorised person shall keep an electronic record of the details of complaints or notifications received, to the extent that:
(i) the date of receipt of complaints or notifications,
(ii) the name, where applicable, the name, surname, date of birth and contact address of the complainant or notifier, if known,
(iii) a summary of the content of the complaints or notifications and the identification of the person against whom the complaints or notifications were directed, if known to him; and
(iv) the date on which the assessment of the validity of the complaints was completed
(v) or notification and the outcome thereof.
IV.2.2. Complaints or notifications shall be recorded to the extent specified above for a period of 5 years from the date of receipt, with access to this record only by the authorised person.
Článek V
Monitoring stížností nebo oznámení
V.1. Povinnost informovat v přiměřené lhůtě
Stěžovatel nebo oznamovatel je informován jak o přijetí stížnosti nebo oznámení ve stanovené lhůtě, tj. do 7 dnů od přijetí stížnosti nebo oznámení, tak i o vyřízení stížnosti nebo oznámení do 30 dní od přijetí stížnosti nebo oznámení; vč. možných prodloužení, nejpozději však do 3 měsíců ode dne přijetí oznámení, viz Článek
III. Informovanost stěžovatele nebo oznamovatele platí i v případě, že není o vhodných následných opatřeních dosud rozhodnuto nebo nebude shledáno podezření ze spáchání protiprávního jednání nebo že by se oznámení zakládalo na nepravdivých informacích (postihy v Článku VI).
V.2. Ochranné mechanismy k zamezení odvetných opatření
Organizace zaručuje utajení totožnosti oznamující osoby v průběhu procesu oznamování a šetření podníceného oznámením a je chráněn před odvetnými opatřeními jako je propuštění, nepovýšení, diskriminace či obtěžování na pracovišti, změna pracovní doby, místa výkonu práce, neobnovení pracovní smlouvy na dobu určitou a další.
V případě, že stěžovatel nebo oznamovatel bude chápat některé kroky Organizace jako odvetná opatření, a ta neprokáže, že nemají souvislost s jím podanou
Section V.
Monitoring of complaints or notifications
V.1. Obligation to inform within a reasonable time
The complainant or whistleblower shall be informed both of the receipt of the complaint or notification within a specified period, i.e. within 7 days of receipt of the complaint or notification, and of the handling of the complaint or notification within 30 days of receipt of the complaint or notification; including possible extensions, but no later than 3 months from the date of receipt of the notification, see Article III. Notification of the complainant or whistleblower applies even if no decision on appropriate follow-up has yet been made, or if no violation is suspected or suspected, or if the notification is based on false information (penalties in Article VI).
V.2. Safeguards to prevent retaliation
The Organization guarantees the confidentiality of the identity of the whistleblower during the whistleblowing process and the investigation prompted by the report and is protected from retaliation such as discharge, non- promotion, discrimination or harassment in the workplace, change of hours, place of work, non-renewal of a fixed-term contract, etc..
In the event that the complainant or whistleblower perceives certain actions of the Organization as retaliatory measures and fails to demonstrate that they
Date of issue: 17.07. 2023 | Retrieved from: | Released: | Approved by | Validity from: 21. 07.2023 | Page/pages 7/8 |
Xxx. Xxxxxxx Xxxxxxx | Xxx. Xxxxxxx Xxxxxxx | Xxx. Xxxx Xxxxx |
stížností nebo oznámením, jedná se porušení práva a postup je opět dle Článku I.
Ochrana před odvetnými opatřeními se navíc vztahuje nejen na oznamovatele, ale například i na prostředníky, kolegy nebo příbuzné, které by mohla odvetná opatření v pracovním kontextu postihnout, viz MP13 Ochrana oznamovatele.
are unrelated to the complaint or report filed by him or her, the violation is a violation of law and the procedure is again under Article I.
Moreover, the protection against retaliation applies not only to the whistleblower, but also, for example, to intermediaries, colleagues or relatives who might be affected by retaliation in a work context, see MP13 Whistleblower Protection
Článek VI.
Přestupky v rámci oznámení
Pokud Organizace poruší své povinnosti a neumožní nebo dokonce bude bránit stížnostem nebo oznámením, nepřijme odvetná opatření nebo nezajistí anonymitu oznamovatelů, muže být pokutována podle podoby zavinění až k nejvyšší hranici finanční pokuty 1 000 000 Kč.
Za vědomě nepravdivé oznámení, pak naopak hrozí oznamovateli pokuta až ve výši 50.000 Kč.
Section VI.
Offences under notification
If the Organisation breaches its obligations and fails to allow or even prevent complaints or notifications, fails to take retaliatory measures or fails to ensure the anonymity of whistleblowers, it may be fined up to a maximum financial penalty of CZK 1,000,000 depending on the form of fault.
For a knowingly false report, on the other hand, the whistleblower may be fined up to CZK 50,000.
Článek VII.
Závěrečná ustanovení
VI.1 Tento metodický pokyn se vydává na dobu neurčitou a nabývá účinnosti dne 14. 2. 2022, dále je aktualizován dle jednotlivých revizí.
VI.2. Tento metodický pokyn může být ze strany Organizace kdykoliv změněn formou vydání jeho nové revize, alespoň 1 kalendářní týden před účinnosti změny.
VI.3. Všichni zaměstnanci Organizace budou s tímto pokynem seznámi a o jeho principech a aplikování řádně proškoleni.
VI.4. Tento metodický pokyn je rovněž uveřejněn v IS KARAT systému pro metodické pokyny Organizace.
Section VII.
Final provisions
VI.1 This Guideline is issued for an indefinite period of time and shall enter into force on 14 February 2022, and shall be updated according to individual revisions.
VI.2 This Guideline may be amended by the Organization at any time by issuing a new revision at least 1 calendar week before the amendment becomes effective.
VI.3 All employees of the Organization shall be familiar with this guideline and shall be properly trained on its principles and application.
VI.4 This Guideline is also published in the Organization's IS KARAT system for guidelines.
Prague, 14. 02. 2022
Xxx. Xxxx Xxxxx
Chairman of the Board and
Chief Executive Officer
Date of issue: 17.07. 2023 | Retrieved from: | Released: | Approved by | Validity from: 21. 07.2023 | Page/pages 8/8 |
Xxx. Xxxxxxx Xxxxxxx | Xxx. Xxxxxxx Xxxxxxx | Xxx. Xxxx Xxxxx |