smlouva o poskytování služeb pověřence pro ochranu osobních údajů a některých souvisejících činností Smluvní strany

smlouva

o poskytování služeb pověřence

pro ochranu osobních údajů a některých souvisejících činností

Smluvní strany

1.

Město Nový Jičín/ konkrétní příspěvková organizace

se sídlem:

IČO: 12, DIČ:

bankovní spojení:

zastoupené:

dále jen „Město “ / konkrétní příspěvková organizace nebo „správce“

a

2.:

Název

se sídlem

zapsán v 

IČO: , DIČ:

bankovní spojení:

za niž jedná:

dále jen „pověřenec pro ochranu osobních údajů“ nebo jen „pověřenec“ na straně druhé

uzavřely dle ust. Čl. 37 a násl. nařízení Evropského parlamentu a Rady č.2016/679 ze dne 27.4.2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice č. 95/46/ES (dále jen „obecné nařízení o ochraně osobních údajů“ nebo též „GDPR smlouvu o poskytování služeb pověřence pro ochranu osobních údajů v tomto znění:

Preambule

1. Pověřenec prohlašuje, že splňuje veškeré požadavky v této smlouvě sjednané a je oprávněn tuto smlouvu uzavřít a řádně plnit závazky v ní obsažené.

2. Správce prohlašuje, že splňuje veškeré požadavky v této smlouvě sjednané a je oprávněn tuto smlouvu uzavřít a řádně plnit závazky v ní obsažené.

3. Smluvní strany shodně prohlašují, že identifikační údaje uvedené ve smlouvě jsou plně v souladu s právní skutečností v době uzavření smlouvy, zejména, že adresa sídla každé smluvní strany uvedená v záhlaví této smlouvy je adresou doručovací. Smluvní strany se zavazují, že změny dotčených údajů oznámí bez prodlení druhé smluvní straně, zejména pak změnu doručovací adresy, bankovního spojení apod. Smluvní strany dále prohlašují, že osoby podepisující tuto smlouvu jsou k tomuto úkonu oprávněny.

4. Smluvní strany prohlašují, že si při jednání o uzavření smlouvy sdělily navzájem všechny skutkové a právní okolnosti, o nichž vědí nebo vědět musí tak, aby se každá ze stran mohla přesvědčit o možnosti uzavřít platnou smlouvu a aby byl každé ze stran zřejmý její zájem smlouvu uzavřít.

5. Pověřenec prohlašuje, že on sám, resp. jím pověřená osoba má ve smyslu čl. 37 odst.5 GDPR odborné znalosti práva a praxi v oblasti ochrany osobních údajů a je schopen plnit úkoly stanovené pro pověřence dle čl. 39 GDPR.

1.Předmět a účel smlouvy

1.1.Předmětem plnění této smlouvy je poskytování odborných služeb pověřence pro ochranu osobních údajů k naplnění požadavků GDPR v prostředí Města, které vystupuje v pozici správce osobních údajů / Městem Nový Jičín zřízené příspěvkové organizace, které/á má povinnost zřídit funkci pověřence. Pověřenec se v rámci výkonu funkce pověřence pro ochranu osobních údajů pro správce zavazuje v rámci paušální sazby k poskytování veškerých služeb pověřence pro ochranu osobních údajů dle příslušných ustanovení GDPR a dalších činností stanovených touto smlouvou. Má se za to, že pověřenec, resp. jím pověřená osoba je na základě této smlouvy jmenován pověřencem pro veškeré operace zpracování prováděné správcem. Pověřenec se zavazuje prostřednictvím pověřené osoby uvedené v příloze č.1 této smlouvy vykonávat pro správce tyto činnosti:

1.1.1.Úkoly pověřence podle čl. 39 odst. 1 a čl. 38 odst. 4 GDPR

• poskytování informací a poradenství správci a jeho zaměstnancům, zejména o jejich povinnostech podle GDPR a dalších předpisů v oblasti ochrany osobních údajů;

• monitorování souladu procesů správce s GDPR, dalšími právními předpisy, vnitřními předpisy a další dokumentací správce v oblasti ochrany osobních údajů, včetně rozdělení odpovědnosti, zvyšování povědomí a odborné přípravy zaměstnanců správce;

• poskytování poradenství na požádání, pokud jde o posouzení vlivu na ochranu osobních údajů a monitorování jeho uplatnění podle článku 35 GDPR (posouzení vlivu na ochranu osobních údajů);

• spolupráce a komunikace s dozorovým úřadem;

• působení jako kontaktní místo pro dozorový úřad v záležitostech týkajících se zpracování, včetně předchozí konzultace podle článku 36 GDPR, a případně vedení konzultací v jakékoli jiné věci; komunikace a spolupráce se subjekty údajů, kteří se mohou na pověřence obracet ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním jejich osobních údajů a výkonem jejich práv podle platných právních předpisů.

1.1.2.Další činnosti pověřence při plnění úkolů podle předchozího bodu:

• vytvoření každoroční výroční zprávy o činnosti pověřence pro ochranu osobních údajů

• spravování agendy a vedení dokumentace ochrany osobních údajů

• zasílání informací a doporučení pokud dojde:

  • ke změně právních předpisů v oblasti ochrany osobních údajů,

  • k vydání závazných rozhodnutí národního dozorového úřadu v oblasti ochrany osobních údajů, a to takových, z nichž budou vyplývat nové povinnosti,

  • k vydání doporučení nebo stanovisek pracovní skupiny WP 29 nebo národního dozorového úřadu v oblasti ochrany osobních údajů;

• posuzování návrhů významných dokumentů správce týkajících se ochrany osobních údajů, zejména politik ochrany osobních údajů, vzorů souhlasů se zpracováním osobních údajů, formulářů používaných správcem, návrhů smluv o zpracování osobních údajů, vzorů podání a vyřízení, pokud jde o uplatňování práv subjektů údajů;

• přijímání a vyhodnocování podání subjektů údajů v záležitostech souvisejících se zpracováním jejich osobních údajů a výkonem jejich práv podle GDPR, které byly adresovány pověřenci či správci;

• navrhování opatření správci k dosahování plného souladu s GDPR a dalšími předpisy v oblasti ochrany osobních údajů;

• vyhodnocování závažnosti porušení zabezpečení osobních údajů, plnění povinnosti hlásit porušení zabezpečení osobních údajů Úřadu pro ochranu osobních údajů (čl. 33 GDPR) a oznamování porušení zabezpečení osobních údajů subjektům osobních údajů (čl. 34 GDPR)

• provádění nezbytných aktualizací:

  • směrnic pro ochranu osobních údajů, zabezpečení a ochrany majetku, pro provoz kamerového systému se záznamem, případně dalších směrnic týkajících se ochrany a zpracování osobních údajů

  • vzoru souhlasu se zpracováním osobních údajů,

  • vzoru smlouvy o zpracování osobních údajů,

  • vzoru dokumentů k hlášení a oznamování případů porušení zabezpečení osobních údajů subjektu,

  • vzoru pro informování subjektu údajů,

  • vzoru dokumentů pro záznamy o činnostech zpracování,

  • materiálů pro školení zaměstnanců správce a osob odpovědných za ochranu osobních údajů;

• provádění školení zaměstnanců správce s přístupem k osobním údajům v rozsahu max. 4 konzultačních hodin/ jedno školení/rok,

• provádění konzultací v rozsahu max. 12 konzultačních dnů/rok s oprávněnou osobou správce.

1.2.Plnění smlouvy bude zajištěno prostřednictvím oprávněných osob správce a pověřené osoby pověřence, jejichž seznam je přílohou č. 1 a nedílnou součástí této smlouvy.

1.3. Smluvní strany se dohodly, že jakékoli rozšíření služeb poskytovaných pověřencem z oblasti ochrany osobních údajů dle této Smlouvy nad rámec stanovený předchozím odstavcem tohoto článku bude sjednáno písemným dodatkem k této smlouvě, v němž bude stanovena další poradenská činnost a odměna, kterou bude správce hradit. V případě, že si správce u pověřence objedná jednorázovou činnost nad rámec paušálních služeb, správce může vystavit objednávku, ve které určí rozsah a cenu prací.

4. Za rozšíření služeb podle této smlouvy se nepovažuje posouzení shody činností správce s doposud právními platnými předpisy nebo v budoucnu přijatými vnitrostátními právními předpisy nebo předpisy EU upravujícími ochranu osobních údajů a případně schválenými a závaznými kodexy chování dle článku 40 obecného nařízení o ochraně osobních údajů.

1.5.Pověřenec v rámci paušálních služeb po celou dobu trvání této smlouvy je povinný poskytovat telefonickou i elektronickou podporu během běžné pracovní doby správce, tj. cca od 8.00 hod do 16.00 hod.

2. Cena předmětu plnění a platební podmínky

2.1.Správce je povinen pověřenci platit za předmět plnění sjednaný v článku 1. této smlouvy odměnu v měsíční paušální výši ……………… CZK, slovy: …………………….korun českých. Tato cena neobsahuje daň z přidané hodnoty.

2.2.Paušální cena za činnosti vymezené v článku 1. bude hrazena na základě měsíčních faktur, přičemž první fakturace bude za měsíc ………………..2019. Faktury budou pověřencem vystavovány po ukončení kalendářního měsíce a zaslány správci vždy nejpozději do 14. dne následujícího kalendářního měsíce. Jako den uskutečnění zdanitelného plnění bude uveden poslední den kalendářního měsíce, v němž vznikl nárok na fakturovanou cenu.

2.3.Splatnost faktur je 14 kalendářních dní.

2.4.Adresa pro zasílání faktur je shodná s adresou sídla správce. Nebude-li faktura obsahovat shora v tomto článku nebo v zákoně uvedené náležitosti nebo bude vystavena jinak v rozporu s touto smlouvou, je správce oprávněn fakturu vrátit pověřenci ve lhůtě pěti (5) dnů ode dne jejího obdržení spolu se sdělením vad faktury. V takovém případě se dnem odeslání faktury s oznámením jejích vad přerušuje původní doba splatnosti faktury a nová doba splatnosti počne běžet prokazatelným doručením bezchybné faktury správci. V případě, že se datum splatnosti uvedené na faktuře liší od data splatnosti stanoveného touto smlouvou, je rozhodující datum splatnosti uvedené v této smlouvě.

3.Ostatní práva a povinnosti smluvních stran

3.1.Pověřenec je oprávněn požadovat od správce součinnost potřebnou k řádnému provedení předmětu plnění.

0.0.Xx věcech plnění úkolů pověřence mohou pokyny k plnění jeho úkolů ukládat pouze vrcholoví řídící pracovníci a oprávněné osoby správce, jejichž seznam je uveden v příloze č. 1 této smlouvy

3.3.Pověřenec není vázán pokyny správce, pokud jde o výlučné plnění úkolů pověřence vyplývajících z příslušných ustanovení GDPR a navazujících právních předpisů.

4.Doba trvání smlouvy

4.1.Tato smlouva se sjednává na dobu neurčitou.

4.2.Obě smluvní strany mohou ukončit smluvní vztah založený touto smlouvou písemnou dohodou.

4.3.Obě smluvní strany mohou tuto smlouvu vypovědět, a to bez udání důvodu. Výpovědní doba je stanovena na 2 měsíce, přičemž výpovědní doba počíná běžet prvním dnem měsíce následujícího po doručení výpovědi druhé smluvní straně.

5.Doložka platnosti právního jednání dle § 41 zákona o obcích

5.1 Osoba oprávněná k podpisu smlouvy: Xxx. Xxxxxx Xxxxxx, vedoucí odboru organizačního
MěÚ Nový Jičín je zmocněn k podpisu (uzavření) smlouvy dle směrnice č. 13/2019 Zadávání
a realizace veřejných zakázek, schválené usnesením Rady města Nový Jičín č.279/12R/2019
ze dne 22.05.2019. (ustanovení platné pro smlouvu uzavíranou s městem Nový Jičín)

6.Závěrečná ustanovení

6.1.Smluvní strany výslovně vylučují dispozitivní úpravu občanského zákoníku tam, kde je v této smlouvě sjednáno oproti úpravě občanského zákoníku jinak. Tam, kde v této smlouvě není sjednáno jinak nebo není vyloučeno, řídí se právní vztahy z ní vyplývající příslušnými ustanoveními občanského zákoníku.

6.2.Tato smlouva může být měněna a doplňována pouze písemně, formou písemných dodatků podepsaných oběma smluvními stranami. Tím je vyloučena možnost měnit obsah této smlouvy v jiné formě (§ 564 NOZ). K písemným návrhům na změnu této smlouvy se strany zavazují vyjádřit písemně ve lhůtě 10 (deseti) dnů od doručení návrhu na změnu (dodatku) smlouvy druhé straně. Po tuto dobu je tímto návrhem vázána strana, která návrh dodatku doručila.

6.3.S ohledem na charakter činnosti správce, který je oprávněným správcem osobních údajů ve smyslu zákona, se pověřenec zavazuje prokazatelně poučit své zaměstnance o jejich povinnosti neseznamovat se při své činnosti s osobními údaji z IS správce a pokud by tento závazek nemohl být dodržen z důvodu splnění povinností pověřence, zaváže je k naprosté mlčenlivosti o osobních údajích v IS správce , s nimiž se seznámil, a to i po skončení jeho pracovněprávního či obchodního vztahu k pověřenci.

6.4.Xxxxxxx nabývá platnosti dnem jejího podpisu oběma smluvními stranami. Účinnosti nabývá smlouva okamžikem jejího uveřejnění v registru smluv.

6.5.Smluvní strany berou na vědomí, že nebude-li smlouva uveřejněna ani devadesátý den od jejího uzavření, je následujícím dnem zrušena od počátku s účinky případného bezdůvodného obohacení.

6.6.Smluvní strany se dohodly, že správce bezodkladně po uzavření této smlouvy odešle smlouvu k řádnému uveřejnění do registru smluv vedeného Ministerstvem vnitra ČR. O uveřejnění smlouvy správce bezodkladně informuje druhou smluvní stranu, nebyl-li kontaktní údaj této smluvní strany uveden přímo do registru smluv jako kontakt pro notifikaci o uveřejnění.

6.7.Smluvní strany prohlašují, že žádná část smlouvy nenaplňuje znaky obchodního tajemství (§ 504 z. č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů ).

6.8.Smluvní strany výslovně souhlasí s tím, že tato smlouva bude v souladu se zák. č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv), uveřejněna v registru smluv. Elektronický obraz smlouvy a metadata dle uvedeného zákona zašle k uveřejnění v registru smluv správce, a to nejpozději do 10dnů od jejího uzavření. Smluvní strany prohlašují, že tato smlouva neobsahuje, s výjimkou osobních údajů pověřence/zástupce pověřence, osobních a kontaktních údajů kontaktních osob pověřence a podpisů osob jednajících za smluvní strany informace ve smyslu ust. §3 odst. 1 zákona č. 340/2015 Sb., a proto souhlasí se zveřejněním celého textu smlouvy za podmínky, že údaje v rozsahu osobních údajů pověřence/zástupce pověřence, osobních a kontaktních údajů kontaktních osob pověřence a podpisů osob jednajících za smluvní strany budou znečitelněny.

6.9. Tato smlouva je sepsána a podepsána ve 2 (dvou) vyhotoveních rovné právní síly v jazyce českém, přičemž znění v jazyce českém je rozhodující i pro případ jejího výkladu a výkladu jejích případných překladů do jiných jazyků. Každá strana obdrží jedno vyhotovení této smlouvy.

6.10.Smluvní strany po přečtení této smlouvy prohlašují, že souhlasí s jejím obsahem, že tato smlouva byla sepsána vážně, určitě, srozumitelně a na základě jejich pravé a svobodné vůle, na důkaz čehož připojují své podpisy.

Za správce: Za pověřence:

V Novém Jičíně dne: V  dne:

……………………………………………………… …………………………………………………..……

Příloha č. 1 - Seznam oprávněných osob správce a pověřených osob pověřence

Seznam vrcholových řídících pracovníků správce

Jméno a příjmení, funkce Mobil Tel. E-mail

Seznam oprávněných osob správce

Jméno a příjmení Mobil Tel. E-mail

Seznam pověřených osob pověřence

Jméno a příjmení Mobil Tel. E-mail