zadávanou mimo režim zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZZVZ“), v souladu s § 31 tohoto zákona za současného respektování § 6 odst. 1 až 3 ZZVZ
Zadávací dokumentace č. j. MMB/0510579/2023 na veřejnou zakázku malého rozsahu na službu:
„Rámcová smlouva na zajištění cestovních služeb a služeb s nimi souvisejících na rok 2024“
zadávanou mimo režim zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZZVZ“), v souladu s § 31 tohoto zákona za současného respektování § 6 odst. 1 až 3 ZZVZ
(dále jen „veřejná zakázka“)
1. Identifikační údaje zadavatele
Název: statutární město Brno
Sídlo: Dominikánské nám. 196/1, 602 00 Brno
Zastoupené: XXXx. Xxxxxxx Xxxxxxx, primátorka
IČO: 44992785
DIČ: CZ44992785, je plátcem DPH
Bankovní spojení: Česká spořitelna, a.s., Xxxxxxxxxxx 0000/00, 000 00 Xxxxx 4 č. ú.: 111211222/0800
Kontaktní osoba: Xxx. Xxxxx Xxxxx
Telefon: x000 000 000 000
E-mail: xxxxx.xxxxx@xxxx.xx (dále jen jako „zadavatel“)
2. Druh a režim veřejné zakázky
Režim veřejné zakázky: veřejná zakázka malého rozsahu dle § 27 ZZVZ Druh veřejné zakázky: veřejná zakázka na služby
Zadavatel výslovně upozorňuje, že předmětná veřejná zakázka malého rozsahu na služby je zadávaná mimo režim ZZVZ. To platí i v případě, že zadavatel při zadání této zakázky použije terminologii ZZVZ, příp. jeho část v přímé citaci. Pro postup při výběru dodavatele pro tuto veřejnou zakázku jsou rozhodné pouze zadávací podmínky stanovené v této zadávací dokumentaci.
3. Klasifikace CPV
Klasifikace předmětu plnění veřejné zakázky odpovídá položce:
● CPV 79997000-9 Zajišťování obchodních cest
● CPV 63500000-4 Služby cestovních agentur, tour operátorů a pomoc turistům
V případě, že zadávací podmínky obsahují odkazy na specifická označení výrobků a služeb, která platí pro určitého podnikatele (osobu) za příznačná, umožňuje zadavatel použití i jiných, kvalitativně a technicky podobných řešení, které však bezvýhradně a prokazatelně naplní zadavatelem zamýšlený účel realizace této veřejné zakázky.
4. Vymezení předmětu veřejné zakázky
Předmětem veřejné zakázky je zajištění cestovních služeb a služeb s nimi souvisejících. Cestovními službami se rozumí:
a) zajišťování jízdenek a letenek všech leteckých společností poskytovatelem s ohledem na co nejnižší cenu aplikovanou na požadované spojení pro zahraniční pracovní cesty zaměstnanců
zadavatele, zastupitelů města Brna a dalších osob, které zadavatel vysílá na zahraniční pracovní cestu (dále jen „účastníci ZPC“);
b) poskytování služeb souvisejících se zahraničními pracovními cestami účastníků ZPC dle požadavku zadavatele.
V případě služeb souvisejících zadavatel odkazuje dodavatele na čl. I odst. 3 obchodních podmínek – vzoru smlouvy, který tvoří přílohu č. 2 této zadávací dokumentace.
5. Požadavky na kvalifikační předpoklady
Kvalifikovaným pro plnění této veřejné zakázky bude ten dodavatel, který prokáže splnění následujících požadavků:
a) základní způsobilost ve smyslu § 74 a § 75 ZZVZ (odstavec 5. 1)
b) profesní způsobilost ve smyslu § 78 ZZVZ (odstavec 5. 2)
c) ekonomická kvalifikace ve smyslu § 78 ZZVZ (odstavec 5. 3)
d) technická kvalifikace ve smyslu § 79 ZZVZ (odstavec 5. 4)
Dodavatel je povinen prokázat splnění kvalifikace ve lhůtě pro podání nabídky.
5. 1. Základní způsobilost
Zadavatel požaduje k prokázání splnění podmínek základní způsobilosti předložení čestného prohlášení o splnění podmínek dle § 74 ZZVZ, tj. o tom, že:
a) dodavatel nebyl v zemi svého sídla v posledních 5 letech před zahájením zadávacího řízení pravomocně odsouzen pro trestný čin uvedený v příloze č. 3 ZZVZ nebo obdobný trestný čin podle právního řádu země sídla dodavatele; k zahlazeným odsouzením se nepřihlíží,
b) dodavatel nemá v České republice nebo v zemi svého sídla v evidenci daní zachycen splatný daňový nedoplatek,
c) dodavatel nemá v České republice nebo v zemi svého sídla splatný nedoplatek na pojistném nebo na penále na veřejné zdravotní pojištění,
d) dodavatel nemá v České republice nebo v zemi svého sídla splatný nedoplatek na pojistném nebo na penále na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti,
e) dodavatel není v likvidaci nebo proti němu nebylo vydáno rozhodnutí o úpadku, nebo vůči dodavateli nebyla nařízena nucená správa podle jiného právního předpisu nebo že uchazeč není v obdobné situaci podle právního řádu země sídla dodavatele.
Je-li dodavatelem právnická osoba, musí výše uvedené podmínky splňovat tato právnická osoba a zároveň každý člen statutárního orgánu této právnické osoby. Je-li členem statutárního orgánu dodavatele právnická osoba, musí výše uvedené podmínky splňovat tato právnická osoba a zároveň každý člen statutárního orgánu této právnické osoby a osoba zastupující tuto právnickou osobu v statutárním orgánu dodavatele.
5. 2. Profesní způsobilost
Zadavatel požaduje k prokázání splnění profesní způsobilosti předložení výpisu z obchodního rejstříku nebo jiné obdobné evidence, pokud jiný právní předpis zápis do takové evidence vyžaduje. Tuto povinnost dodavatel splní uvedením hypertextového odkazu na veřejnou část dané evidence v předmětné části krycího listu, který tvoří přílohu č. 1 této zadávací dokumentace. Dále zadavatel požaduje předložení dokladu, že je uchazeč oprávněn podnikat v rozsahu odpovídajícím předmětu veřejné zakázky (např. výpis ze živnostenského rejstříku). Tuto povinnost splní uchazeč uvedením hypertextového odkazu na veřejnou část dané evidence v předmětné části krycího listu.
5. 3. Ekonomická kvalifikace
Pro tuto veřejnou zakázku není stanovena.
5. 4. Technická kvalifikace
K prokázání zadavatel požaduje, aby dodavatel doložil seznam významných služeb poskytnutých dodavatelem v posledních 5 letech s uvedením jejich rozsahu, popisu a doby poskytnutí. Seznam bude obsahovat údaje o zadavateli (název, adresa, kontaktní osoba, u které je možno referenci ověřit), místu, termínu a rozsahu plnění a finančním objemu poskytnuté služby. Z těchto referencí bude jednoznačně vyplývat, že dodavatel v posledních 5 letech realizoval následující významné služby, a to min. 2 (dvě) zakázky na zajištění cestovních služeb a služeb s nimi souvisejících v celkovém finančním objemu minimálně 250 000 Kč (slovy: dvě stě padesát tisíc korun českých) bez DPH za jeden kalendářní rok, případně za období 12 po sobě jdoucích kalendářních měsíců. Službou dle tohoto bodu se rozumí zajištění cestovních služeb a služeb s nimi souvisejících pro jednoho objednatele (klienta) jedním dodavatelem bez ohledu na to, zda byly dodavatelem poskytovány na základě jedné či více smluv.
6. Doba a místo plnění veřejné zakázky
6. 1. Doba plnění veřejné zakázky
Smlouva s vybraným dodavatelem bude uzavřena bezprostředně po rozhodnutí orgánů zadavatele o výběru dodavatele k uzavření smlouvy. Doba plnění veřejné zakázky je stanovena od 1. 1. 2024 do
31. 12. 2024 nebo do vyčerpání maximální částky uvedené v druhém odstavci článku 7 zadávací dokumentace.
6. 2. Místo plnění veřejné zakázky
Místem plnění je sídlo zadavatele, tj. Xxxxxxxxxxxx xxxxxxx 000/0, 000 00 Xxxx, a dále budovy, v nichž je umístěn Magistrát města Brna (xxxxxxxxx Xxxxxx 00, 000 00 Xxxx) a dále jakékoliv místo výslovně určené zadavatelem, a to v rámci České republiky, nebo jakékoliv jiné místo určené v souladu s rámcovou smlouvou uzavřenou za účelem plnění předmětu veřejné zakázky.
6. 3. Prohlídka místa plnění
S ohledem na charakter veřejné zakázky nebude zadavatel organizovat prohlídku místa plnění.
7. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky
Zadavatel stanovil hodnotu této veřejné zakázky maximální částkou ve výši 200 000 Kč bez DPH jako součet výše servisních poplatků za zajištění cestovních služeb a služeb s nimi souvisejících.
Zadavatel stanovil maximální částku, kterou lze na základě uzavřeného smluvního vztahu čerpat, na 2 000 000 Kč bez DPH, přičemž tato částka zahrnuje hodnotu všech plnění na služby požadované zadavatelem [tj. servisní poplatky a platby, které za zadavatele hradí dodavatel třetím osobám (přepravním společnostem atd.)].
8. Náležitosti nabídky, způsob jejího podání a lhůta pro její podání
8. 1. Náležitosti nabídek
Nabídka musí být vypracována v českém jazyce a musí obsahovat:
a) vyplněný Krycí list nabídky, který tvoří přílohu č. 1 této zadávací dokumentace, a to zejména základní identifikační údaje dodavatele, tj. obchodní firma/název/jméno, sídlo/místo podnikání/bydliště, právní forma, obchodní rejstřík/živnostenský rejstřík/jiná evidence (zde zadavatel upozorňuje, že uchazeč na tomto místě musí vyplnit
i hypertextový odkaz na veřejnou část dané evidence v souladu s bodem 4. 2. této zadávací dokumentace), identifikační číslo, daňové identifikační číslo, jméno, příjmení a funkce osoby oprávněné jednat jménem dodavatele, telefon, e-mail a v neposlední řadě i nabídkovou cenu. V případě společného týmu nebo konsorcia několika dodavatelů jsou tyto považovány za jednoho dodavatele,
b) čestné prohlášení dle bodu 5. 1. této zadávací dokumentace,
c) seznam referenčních zakázek dle bodu 5. 4. této zadávací dokumentace,
d) prostá kopie (scan) dokladu o oprávnění osoby jednat za uchazeče – např. plná moc, pověření apod. (scan prosté kopie). Předkládá se jen, pokud se nejedná o statutární orgán uchazeče, jehož oprávnění k jednání vyplývá z obchodního rejstříku či jiné evidence.
Zadavatel v případě nabídkové ceny [která je součástí náležitosti pod písm. a)] upozorňuje, že dodavatel je povinen nabídkovou cenu stanovit tak, aby se nejednalo o cenu mimořádně nízkou. V případě, že tak učiní, nebude jeho nabídka hodnocena.
8. 2. Způsob a lhůta pro podání nabídek
Úplná nabídka uchazeče může být podána pouze elektronicky prostřednictvím elektronického nástroje E-ZAK (profil zadavatele je dostupný na webové adrese xxxxx://xxxx.xxxx.xx/).
Veškeré podmínky a informace týkající se elektronického nástroje jsou dostupné na webové adrese xxxxx://xxxx.xxxx.xx/xxxxxx.xxxx. Pro odpovědi na případné otázky týkající se uživatelského ovládání elektronického nástroje E-ZAK je možné využít uživatelskou podporu (tel: x000 000 000 000, email: xxxxxxx@xxxx.xx).
Lhůta pro podání nabídek začíná běžet zveřejněním této zadávací dokumentace a končí dne
19. 11. 2023 ve 23.59 hod.
8. 3. Lhůta, po kterou jsou uchazeči vázáni nabídkami
a) Uchazeči jsou svými nabídkami vázáni po dobu 60 dnů; tato lhůta začne běžet dnem následujícím po skončení lhůty pro podání nabídek.
b) Xxxxxxxx, jehož nabídka bude vybrána jako nejvhodnější, se lhůta, po kterou je svou nabídkou vázán, prodlužuje do uzavření smlouvy, nejvíce však o 30 dnů.
9. Obchodní podmínky
Zadavatel stanovil obchodní podmínky pro realizaci veřejné zakázky formou vzoru smlouvy, který tvoří přílohu č. 2 této zadávací dokumentace. Dodavatel, jehož nabídka bude posouzena jako ekonomicky nejvýhodnější dle bodu 10 této zadávací dokumentace, bude neprodleně po svém výběru vyzván k předložení tří vyhotovení doplněných o příslušné k tomu určené části a následně podepsaných k tomu oprávněnou osobou. Obchodní podmínky nemůže vybraný dodavatel měnit; doplnit je může pouze, pokud to z obchodních podmínek nebo jiné části zadávací dokumentace vyplývá.
10. Způsob hodnocení nabídek
Nabídky budou hodnoceny na základě jediného kritéria ekonomické výhodnosti nabídky, a to nabídkové ceny s váhou 100 %. Nabídkovou cenou je cena za servisní poplatek bez daně z přidané hodnoty. Nabídky budou bodově ohodnoceny v souladu s níže uvedeným výpočtem:
nejnižší nabídková cena
Počet bodů =
hodnocená nabídková cena
x 100
Celkové pořadí nabídek je dáno absolutní hodnotou bodové hodnoty nabídky tak, že ekonomicky nejvýhodnější je nabídka, která získá nejvyšší celkový počet bodů.
V případě rovnosti bodových hodnot dvou či více nabídek rozhoduje o celkovém pořadí nabídek los za účasti těch dodavatelů, jejichž nabídky získaly shodné bodové hodnoty.
11. Informace k ochraně osobních údajů
Zadavatel v postavení správce osobních údajů tímto informuje ve smyslu čl. 13 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „GDPR“) a zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, účastníka o zpracování osobních údajů za účelem zadání veřejné zakázky malého rozsahu.
Zadavatel může v rámci realizace této veřejné zakázky zpracovávat osobní údaje uchazeče a jeho případných subdodavatelů (z řad fyzických osob podnikajících), členů statutárních orgánů a kontaktních osob dodavatele a další nezbytné osobní údaje. Zadavatel bude zpracovávat osobní údaje pouze v rozsahu nezbytném pro realizaci této veřejné zakázky a pouze po dobu stanovenou právními předpisy. Subjekty údajů jsou oprávněny uplatňovat svá práva dle čl. 13 až 22 GDPR v písemné formě na adrese sídla zadavatele.
12. Další podmínky a závěrečné informace
Zadavatel si vyhrazuje právo:
- v průběhu lhůty pro podání nabídek měnit, doplnit či upřesnit zadávací podmínky,
- nevybrat žádnou nabídku, a to i bez uvedení důvodu,
- neuzavřít smluvní vztah s žádným dodavatelem,
- odmítnout všechny nabídky,
- tuto veřejnou zakázku kdykoliv zrušit,
- realizovat předmět plnění veřejné zakázky jen v části.
Každý dodavatel může podat pouze jednu nabídku. Žádná osoba se nesmí zúčastnit postupu podle této zadávací dokumentace jako dodavatel více než jednou, přičemž zadavatel nepřipouští variantní nabídky.
Náklady dodavatelů spojené s účastí při postupu podle této zadávací dokumentace zadavatel nehradí. Nabídka, která:
a) nebude úplná nebo nebude obsahovat veškeré doklady, informace a přílohy stanovené těmito
zadávacími podmínkami;
b) bude označena nebo doručena v rozporu s těmito zadávacími podmínkami;
c) bude doručena po uplynutí lhůty pro podání nabídek;
d) bude obsahovat nabídkovou cenu, která byla stanovena tak, že se jedná o nabídkovou cenu mimořádně nízkou;
nebude zadavatelem hodnocena.
Zadavatel z důvodu dodržení rovného zacházení neumožňuje osobní či telefonické konzultace.
V Brně dne 3. 11. 2023
Digitálně podepsal Xxx. Xxxxxx Xxxxxxx 03.11.2023
…………………0…8:1…0……….
Xxx. Xxxxxx Xxxxxxx vedoucí Odboru zahraničních vztahů
Magistrátu města Brna
Přílohy:
Příloha č. 1: Krycí list nabídky
Příloha č. 2: Obchodní podmínky – vzor rámcové smlouvy
KRYCÍ LIST NABÍDKY
Název veřejné zakázky: | „Rámcová smlouva na zajištění cestovních služeb a služeb s nimi souvisejících na rok 2024“ | |||
Dodavatel/-é: | ||||
Obchodní firma/ název/jméno a příjmení | ||||
Sídlo/místo podnikání/bydliště | ||||
Právní forma | ||||
Obchodní rejstřík/ živnostenský rejstřík/ jiná evidence | zde uvést i hypertextový odkaz na veřejnou část dané evidence či evidencí | |||
IČO | ||||
DIČ | ||||
Je/není plátce DPH | ||||
Bankovní ústav | ||||
Číslo účtu | ||||
Osoba oprávněná jednat za nebo jménem dodavatele, funkce | ||||
Telefon | ||||
POKYNY PRO DODAVATELE: | Při zpracování nabídky budou v případě sdružení uchazečů uvedeny v krycím listu údaje o všech sdružených uchazečích, a to přidáním dalších řádků tabulky ve stejné struktuře jako výše. | |||
Osoba oprávněná jednat za ostatní účastníky sdružení | ||||
Veřejná zakázka: | ||||
Cenové údaje | nabídková cena, tj. cena bez DPH v Kč | sazba DPH v % | výše DPH v Kč | cena včetně DPH v Kč |
Cena za servisní poplatek | ||||
Xxxxx razítka a podpis oprávněné osoby/osob: | ||||
Obchodní podmínky k veřejné zakázce:*
„Rámcová smlouva na zajištění cestovních služeb a služeb s nimi souvisejících na rok 2024“*
---------------------------
* tento text není součástí této smlouvy – vybraný dodavatel jej vymaže!
RÁMCOVÁ SMLOUVA č. …
na zajištění cestovních služeb a služeb s nimi souvisejících na rok 2024
uzavřená dle § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „občanský zákoník“), níže uvedeného dne, měsíce a roku mezi těmito smluvními stranami:
statutární město Brno
se sídlem: Xxxxxxxxxxxx xxxxxxx 000/0, 000 00 Xxxx
IČO: 44992785
DIČ: CZ44992785 (plátce DPH)
zastoupené: JUDr. Xxxxxxxx Xxxxxxxx, primátorkou města Brna pověřený podpisem smlouvy:
kontaktní osoba: jméno a příjmení, telefon, email bankovní spojení: Česká spořitelna, a.s.
č. účtu: 111211222/0800
(dále jen „objednatel“) a
Obchodní firma/název
zapsaná: …
se sídlem: …
IČO: …
DIČ: … (plátce DPH/není plátce DPH)
zastoupená: …
kontaktní osoba: jméno a příjmení, telefon, email bankovní spojení: …
č. účtu: …
(dále jen „poskytovatel“)
I. PŘEDMĚT SMLOUVY
1. Předmětem této smlouvy je sjednání závazných podmínek, kterými se budou po dobu její účinnosti smluvní strany řídit při zajištění a dodání cestovních služeb a služeb s nimi souvisejících poskytovatelem dle požadavků objednatele za podmínek touto smlouvou upravených.
2. Cestovními službami se rozumí:
a) zajišťování letenek všech leteckých společností poskytovatelem s ohledem na co nejnižší cenu aplikovanou na požadované spojení pro zahraniční pracovní cesty zaměstnanců objednatele, zastupitelů města Brna a dalších osob, které objednatel vysílá na zahraniční pracovní cestu (dále jen „účastníci ZPC“);
b) poskytování služeb souvisejících se zahraničními pracovními cestami účastníků ZPC dle požadavku objednatele.
3. Souvisejícími službami se rozumí především:
a) vyhledávání dopravního spojení, zpracování nabídky, potvrzení platnosti rezervace, změny rezervace a storno (zrušení) rezervace;
b) zajišťování, tzn. rezervace, nákup a vystavení letenek, vč. zajištění systému pro správu rezervací letenek online;
c) dohled a kontrola termínů rezervace a vystavení letenek a jízdenek;
d) provedení online odbavení;
e) zajištění dopravy – jízdenky na autobus nebo vlak v návaznosti na odlet/přílet letadla;
f) odkaz na agenturní vyhledávač k dispozici pro naše zaměstnance na webu objednatele – Intranetu;
g) zajištění asistenčních služeb dle čl. III odst. 4 této smlouvy;
h) zařazení objednatele do korporátních věrnostních programů, kompletní správa těchto účtů/programů a čerpání bonusových letenek či dalších benefitů (Zajištění bonusové letenky z věrnostního programu);
i) zajištění víza, je-li to vzhledem k místu pracovní cesty nutné.
4. Poskytovatel prohlašuje, že je právnickou osobou, zapsanou v obchodním rejstříku, přičemž disponuje nezbytným živnostenským oprávněním, a dále veškerými odbornými, materiálními a technickými předpoklady potřebnými pro plnění této smlouvy.
5. Služby uvedené v odst. 2 a 3 tohoto článku jsou součástí ceny za servisní poplatek dle čl. IV odst. 1 této smlouvy. Tímto ustanovením nejsou dotčeny platby třetím osobám, jež hradí poskytovatel. Rovněž tak tímto ustanovením není dotčena možnost objednatele úplatně objednat další služby od poskytovatele.
II.
ZPŮSOB SPOLUPRÁCE
1. Objednatel zadá poskytovateli předběžnou poptávku cestovních nebo souvisejících služeb.
2. Na základě předběžné poptávky poskytovatel poskytne objednateli informace o požadované službě, např. příslušném dopravním spojení, ceně nebo jiné požadované informace.
3. Projeví-li objednatel zájem o některou variantu poptávané služby, zašle poskytovateli požadavek na její rezervaci. Na základě požadavku objednatele provede poskytovatel rezervaci cestovní služby nebo související služby, případně provede jiné požadované úkony dle této smlouvy. Poskytovatel zašle objednateli informaci o rezervaci služby, ve které uvede mimo jiné cíl cesty (destinace), datum a čas spojení, počet osob, cestovní třídu, podmínky tarifu a datum, do kdy musí být letenka/jízdenka vystavena.
4. Na základě potvrzení rezervace objednatelem poskytovatel vystaví letenku/jízdenku nebo zakoupí službu podle požadavku objednatele a letenku či potvrzení o jiné zajištěné službě doručí do sídla objednatele. Objednatel potvrzuje rezervaci písemnou objednávkou, kterou zašle kontaktní osobě poskytovatele uvedené v odst. 7 tohoto článku.
5. Výše popsaná komunikace mezi objednatelem a poskytovatelem a další navazující komunikace ohledně případných změn či upřesnění objednané cestovní služby nebo související služby bude probíhat elektronicky prostřednictvím kontaktních osob uvedených v odst. 6 a 7 tohoto článku.
6. Kontaktní osoby za objednatele:
• Xxxxx Xxxxxxx, xxxxxxx.xxxxx@xxxx.xx, 542 172 109
• Xxx. Xxxxxx Xxxxxxx, xxx@xxxx.xx, 542 172 227
Ze strany poskytovatele budou elektronicky kontaktovány vždy obě výše uvedené kontaktní osoby současně, případně další osoba pověřená vedoucí Odboru zahraničních vztahů MMB.
7. Kontaktní osoby za poskytovatele:
…………………………………. (doplní dodavatel)
III.
PRÁVA A POVINNOSTI SMLUVNÍCH STRAN
1. Poskytovatel je povinen při provádění činností na základě této smlouvy jednat s odbornou péčí a v zájmu objednatele a je povinen dodávat předmět plnění smlouvy řádně a včas, tj. je povinen respektovat reakční dobu stanovenou v této smlouvě. Reakční dobou se rozumí doba určená pro vyjádření poskytovatele o schopnosti dodat poptávanou službu v poptávaném množství, kvalitě a čase. Smluvní strany se dohodly, že délka reakční doby činí 1 hodinu, ve složitějších případech 2 hodiny.
2. Poskytovatel je povinen respektovat požadavky a pokyny objednatele, jeho volbu konkrétního požadavku a hospodárnost a efektivnost poskytované služby z pohledu objednatele.
3. Poskytovatel je povinen bez zbytečného odkladu oznámit objednateli všechny okolnosti, které zjistí při své činnosti a které mohou mít vliv na změnu pokynů objednatele.
4. Poskytovatel je povinen poskytovat asistenční služby objednateli. V pracovní dobu, tj. pondělí – pátek od 8.00 hod do 18.00 hod, se mohou kontaktní osoby objednatele obracet se svými požadavky na kontaktní osoby poskytovatele uvedené v čl. II této smlouvy. Mimo pracovní dobu (vč. víkendů a svátků) jsou asistenční služby poskytovány formou pohotovostní linky ……………..
(telefonní číslo doplní dodavatel) s operátorem, který má okamžitý přístup ke všem potřebným rezervačním systémům.
5. Objednatel je povinen předat včas poskytovateli úplné, pravdivé a přehledné informace, jež jsou nezbytně nutné k věcnému plnění předmětu smlouvy, pokud z jejich povahy nevyplývá, že je má zajistit poskytovatel v rámci plnění předmětu smlouvy.
6. Objednatel je povinen vytvořit řádné podmínky pro činnost poskytovatele a poskytovat mu během plnění předmětu smlouvy nezbytnou další součinnost, zejména předat poskytovateli všechny informace či údaje, případně dokumenty nezbytně nutné k plnění předmětu smlouvy.
7. Objednatel je povinen poskytovateli zaplatit za provedené služby včas a ve stanovené výši dle daňového dokladu – faktury (viz čl. IV této smlouvy).
8. Uzavřením této smlouvy poskytovateli nevzniká právo na poskytování jakéhokoliv plnění ani nárok na úhrady ceny jakýchkoliv plnění. Objednatel je oprávněn, nikoliv však povinen, poptávat plnění podle této smlouvy s tím, že nevyužití tohoto práva nevede k zániku této smlouvy. Veškerý předmět plnění bude poskytován za podmínek stanovených v této smlouvě. Touto smlouvou není dotčeno právo objednatele poptávat předmět plnění specifikovaný v této smlouvě u jiných zhotovitelů.
IV.
CENA A PLATEBNÍ PODMÍNKY
1. Smluvní strany sjednaly servisní poplatky ve výši … (bude doplněno v souladu s nabídkou) Kč bez DPH. K poplatkům bude připočtena daň z přidané hodnoty dle platných právních předpisů.
2. Předpokládaný objem plnění (tj. servisní poplatky) pro dobu trvání smlouvy je stanoven maximální částkou 200 000 Kč bez DPH.
3. Tato částka je v rozsahu sjednaného předmětu smlouvy a sjednané doby trvání smlouvy částkou nejvýše přípustnou a nepřekročitelnou, ve které jsou zahrnuty veškeré náklady nutné pro řádné splnění sjednaného předmětu smlouvy včetně všech souvisejících nákladů poskytovatele.
4. Objednatel se zavazuje zaplatit poskytovateli za zajištění a dodávky předmětu smlouvy cenu, která bude zahrnovat náklady poskytovatelů konkrétních cestovních nebo souvisejících služeb (tj. zejména náklady přepravců, jako je např. letecký tarif stanovený leteckou společností, další letištní poplatky, které poskytovatel není schopen ovlivnit, včetně palivového příplatku apod.), servisní poplatek stanovený touto smlouvou, popřípadě další nutné poplatky nezbytně a prokazatelně vynaložené poskytovatelem pro řádné splnění sjednaného předmětu smlouvy.
5. Poskytovatel se zavazuje, že nebude účtovat objednateli žádné storno poplatky nad rámec poplatků účtovaných poskytovateli konkrétních cestovních nebo souvisejících služeb (tj. zejména přepravci).
6. Objednatel neposkytuje zálohy a ani jedna smluvní strana neposkytne druhé smluvní straně závdavek.
7. Objednatel uhradí cenu na základě daňového dokladu – faktury (dále jen „faktura“), který musí obsahovat náležitosti daňového dokladu uvedené v § 29 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, a účetního dokladu dle § 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, ve spojení s § 435 občanského zákoníku. Pokud faktura nebude obsahovat všechny sjednané nebo předepsané náležitosti nebo bude-li chybně vyúčtována cena předmětu smlouvy, je objednatel oprávněn fakturu do data splatnosti vrátit zpět poskytovateli k doplnění či opravě, aniž se tak dostane do prodlení. Nová lhůta splatnosti počíná běžet až okamžikem doručení nové, náležitě doplněné či opravené faktury objednateli. Faktury budou zasílány datovou zprávou na adresu datové schránky objednatele s označením „Pro Odbor zahraničních vztahů“.
8. Faktury za zajištění služby dle této smlouvy budou vystavovány jednotlivě ke každé objednávce. Faktura musí obsahovat soupis všech poskytnutých služeb, tedy zejména specifikaci jednotlivých zajištěných cestovních nebo souvisejících služeb, zejména letenek a servisních poplatků s uvedením jmen účastníků ZPC, pro něž byly jednotlivé služby poskytovatelem zajišťovány, bude-li tato informace poskytovateli známa.
9. Splatnost faktury je stanovena v délce 14 kalendářních dnů od doručení objednateli. Dnem úhrady faktury se rozumí den odepsání ceny z účtu objednatele ve prospěch účtu poskytovatele.
10. Platby budou probíhat výhradně v korunách českých (Kč) a rovněž veškeré cenové údaje budou v této měně.
V.
PLATNOST SMLOUVY, UKONČENÍ SMLOUVY
1. Tato smlouva se uzavírá na dobu určitou, a to od účinnosti této smlouvy do konce roku 2024 nebo do vyčerpání částky 2 000 000 Kč bez DPH, která zahrnuje hodnotu všech plnění na služby požadovaných zadavatelem (tj. servisní poplatky a platby, které za zadavatele hradí dodavatel třetím osobám (přepravním společnostem atd.).
2. Smluvní vztah dle této smlouvy zanikne:
a) uplynutím doby, na kterou byla smlouva sjednána dle předchozího odstavce;
b) vyčerpáním předpokládaného objemu plnění dle čl. IV. odst. 2;
c) odstoupením od smlouvy dle tohoto článku;
d) zánikem poskytovatele, pokud se strany písemně nedohodnou jinak;
e) ztrátou oprávnění poskytovatele k výkonu činnosti, které je zapotřebí pro poskytování služeb pro objednatele;
f) písemnou dohodou smluvních stran;
g) výpovědí objednatele bez udání důvodu s dvouměsíční výpovědní lhůtou, která počíná běžet prvním dnem měsíce následujícího po měsíci, v němž bude výpověď doručena poskytovateli.
3. Odstoupení od této smlouvy se nedotýká nároku na zaplacení smluvní pokuty, nároku na náhradu újmy vzniklé porušením této smlouvy ani práv a povinností smluvních stran, z jejichž povahy plyne, že mají trvat i po ukončení smlouvy.
4. Objednatel má právo odstoupit od této smlouvy bez uplatnění jakýchkoliv finančních nároků ze strany poskytovatele, zejména nároků uvedených v odst. 3 tohoto článku, v případě prodlení poskytovatele s poskytnutím předmětu smlouvy, jestliže služba nebyla dodána poskytovatelem ani v dodatečné lhůtě určené objednatelem. Takové jednání poskytovatele se považuje za podstatné porušení smlouvy ze strany poskytovatele.
5. Objednatel je dále oprávněn od této smlouvy odstoupit bez udání důvodu. Tímto smluvní strany vylučují aplikaci ustanovení § 2004 odst. 3 občanského zákoníku a odstoupením od této smlouvy
se závazky ruší vždy od počátku, nedohodnou-li se strany jinak v písemném dodatku k této smlouvě.
6. Odstoupení od této smlouvy je účinné okamžikem doručení písemného oznámení o odstoupení druhé smluvní straně.
7. Poskytovatel má právo odstoupit bez zbytečného odkladu od této smlouvy tehdy, jestliže je objednatel v prodlení s úhradou faktury dle čl. IV této smlouvy a ani po předchozím písemném upozornění na možnost odstoupení od smlouvy fakturu neuhradil. Takové jednání objednatele se považuje za podstatné porušení smlouvy ze strany objednatele.
8. Poskytovatel výslovně prohlašuje, že na sebe přebírá nebezpečí změny okolností ve smyslu ustanovení § 1765 odst. 2 občanského zákoníku. Ustanovení § 1765 odst. 1 a § 1766 občanského zákoníku se na tuto smlouvu nepoužijí.
VI.
SMLUVNÍ POKUTY A ÚROKY Z PRODLENÍ
1. Poskytovatel odpovídá za bezchybné plnění předmětu smlouvy, zejména správnost prováděných rezervací a dalších dodávaných služeb dle pokynů objednatele.
2. V případě, že poskytovatel nedodá řádně a včas předmět plnění podle pokynů objednatele, je poskytovatel povinen uhradit smluvní pokutu ve výši 0,3 % denně z ceny cestovní nebo související služby obsahující náležitosti uvedené v čl. IV odst. 4 této smlouvy platné ke dni potvrzení rezervace (viz čl. II a III této smlouvy) včetně DPH.
3. Pokud poskytovatel poruší povinnost mlčenlivosti specifikovanou v čl. VII odst. 2 této smlouvy, uhradí poskytovatel objednateli smluvní pokutu ve výši 5 000 Kč za každý jednotlivý případ porušení této povinnosti.
4. Poskytovatel je oprávněn požadovat na objednateli úrok z prodlení, jestliže objednatel nedodrží termín splatnosti faktury uvedený v čl. IV této smlouvy, a to ve výši stanovené zvláštním právním předpisem.
5. Ujednáním o smluvní pokutě v odst. 2 a 3 tohoto článku není dotčeno právo na náhradu újmy způsobené porušením povinnosti, pro kterou jsou smluvní pokuty sjednány.
6. Pro vyúčtování, náležitosti faktury a splatnosti úroků z prodlení a smluvních pokut platí obdobně ustanovení čl. IV této smlouvy.
VII. OSTATNÍ UJEDNÁNÍ
1. Vyskytnou-li se události, které jedné nebo oběma smluvním stranám částečně nebo úplně znemožní plnění jejich povinností podle této smlouvy, jsou povinny se o tomto bez zbytečného odkladu informovat a společně podniknout kroky k jejich překonání. Nesplnění této povinnosti zakládá právo na náhradu újmy pro stranu, která se porušení této smlouvy podle tohoto odstavce nedopustila.
2. Poskytovatel se zavazuje během plnění této smlouvy i po jejím splnění či jiném zániku závazku vyplývajícím z této smlouvy zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o kterých se dozví od objednatele v souvislosti s plněním smlouvy.
3. Objednatel je povinen podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů, poskytovat informace k uzavíraným smlouvám a jejich plnění všem žadatelům o informaci. Má-li poskytovatel za to, že některé informace vztahující se k této smlouvě spadají pod omezení práva na informace dle výše uvedeného zákona a neměly by být poskytovány žadatelům o informaci (např. obchodní tajemství), může je vymezit v písemném dodatku k této smlouvě.
4. Dojde-li u poskytovatele ke změně podstatných skutečností zapisovaných do obchodního rejstříku [přeměna právnické osoby (změna právní formy, fúze, rozštěpení), změna sídla, vstup do likvidace, a jiné], je tento povinen oznámit nové skutečnosti objednateli ve lhůtě 14 dnů od zápisu této změny ve veřejném rejstříku. Objednatel je v tomto případě oprávněn písemně vypovědět tuto smlouvu
z důvodu změny podstatných skutečností na straně poskytovatele. Výpovědní lhůta činí 14 dnů a počíná běžet následujícím dnem po doručení výpovědi poskytovateli.
5. Poskytovatel bere na vědomí, že je podle § 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů, osobou povinnou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly prováděné v souvislosti s úhradou zboží nebo služeb z veřejných výdajů.
6. Poskytovatel prohlašuje ve smyslu § 1920 a násl. občanského zákoníku, že předmět plnění nemá právní vady. Uplatní-li třetí osoba vůči objednateli nároky plynoucí z právních vad, poskytovatel se zavazuje újmu tímto vzniklou objednateli bezodkladně nahradit.
7. Nestanoví-li některý právní předpis jinak, budou veškeré spory mezi smluvními stranami vzniklé ze smlouvy nebo v souvislosti s nimi řešeny před věcně a místně příslušným soudem České republiky.
VIII.
OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ
1. Tento článek smlouvy se uplatní tehdy, bude-li vykonání služby spojeno se zpracováním osobních údajů ve smyslu Nařízení Evropského Parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen „GDPR“).
2. Tato smlouva je zároveň smlouvou o zpracování osobních údajů ve smyslu GDPR.
3. Poskytovatel má pro účely ochrany osobních údajů postavení zpracovatele ve smyslu GDPR.
4. Poskytovatel je oprávněn zpracovávat osobní údaje za účelem plnění této smlouvy.
5. Poskytovatel je oprávněn zpracovávat osobní údaje v rozsahu nezbytně nutném pro plnění této smlouvy. Za tímto účelem je oprávněn osobní údaje ukládat na nosiče informací, upravovat, uchovávat po dobu nezbytnou k uplatnění práv zhotovitele vyplývajících z této smlouvy, předávat zpracované osobní údaje objednateli a osobní údaje likvidovat.
6. Objednatel je povinen předem zhotovitele informovat o tom, že jím zadaná část plnění služeb obsahuje osobní údaje ve smyslu GDPR.
7. Poskytovatel (zpracovatel osobních údajů) se zavazuje zajistit následující technická a organizační zabezpečení ochrany osobních údajů:
a) Poskytovatel zajistí, aby jeho zaměstnanci byli v souladu s platnými právními předpisy vázáni povinností mlčenlivosti a poučeni o možných následcích v případě porušení této povinnosti.
b) Poskytovatel učiní v souladu s platnými právními předpisy dostatečná organizační a technická opatření zabraňující přístupu neoprávněných osob k osobním údajům.
c) Poskytovatel zajistí, aby písemnosti a jiné hmotné nosiče informací, které obsahují osobní a citlivé údaje, byly uchovávány v uzamykatelných skříních umístěných v uzamykatelných místnostech.
d) Poskytovatel zajistí, aby elektronické datové soubory obsahující osobní údaje byly uchovávány v paměti počítače pouze tehdy, je-li přístup k užívání počítače, v jehož paměti jsou tyto soubory umístěny, chráněn heslem.
8. Objednatel a poskytovatel se zavazují uzavřít smlouvu ve smyslu čl. 28 GDPR, vyplyne-li to z technicko-organizačního řešení zajištění plnění dle smlouvy.
IX. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
1. Tato smlouva, jakož i práva a povinnosti vzniklé na základě této smlouvy nebo v souvislosti s ní a smlouvou výslovně neupravené, se řídí občanským zákoníkem.
2. Přijetí návrhu na uzavření této smlouvy s jakýmkoli dodatkem či odchylkou se vylučuje.
3. Smluvní strany jsou povinny se vzájemně a neodkladně informovat o změně údajů týkajících se jejich identifikace, jakož i ostatních údajů nutných pro plnění dle této smlouvy.
4. Smluvní strany v souladu s ustanovením § 558 odst. 2 občanského zákoníku vylučují použití obchodních zvyklostí na právní vztahy vzniklé z této smlouvy.
5. Smluvní strany souhlasně prohlašují, že tato smlouva není smlouvou uzavřenou adhezním způsobem ve smyslu ustanovení § 1798 a násl. občanského zákoníku. Ustanovení § 1799 a § 1800 občanského zákoníku se nepoužijí.
6. Stane-li se některé ustanovení této smlouvy neplatným či neúčinným, nedotýká se to ostatních ustanovení této smlouvy, která zůstávají platná a účinná. Smluvní strany se v tomto případě zavazují neprodleně dohodou nahradit ustanovení neplatné či neúčinné novým ustanovením platným a účinným, které nejlépe odpovídá původně zamýšlenému hospodářskému účelu ustanovení neplatného či neúčinného. Do té doby platí odpovídající úprava obecně závazných právních předpisů České republiky.
7. Smlouvu je možné měnit pouze na základě dohody formou písemných číslovaných dodatků podepsaných oprávněnými zástupci obou smluvních stran.
8. Za poskytovatele je oprávněn jednat ve věcech uzavírání této smlouvy a jejích změn prostřednictvím dodatků: (doplní dodavatel)
9. Za objednatele je oprávněn jednat ve věcech uzavírání této smlouvy a jejích změn prostřednictvím dodatků: vedoucí Odboru zahraničních vztahů MMB.
10. Tato smlouva obsahuje úplné ujednání o předmětu smlouvy a všech náležitostech, které strany měly a chtěly ve smlouvě ujednat a které považují za důležité pro závaznost této smlouvy, a tím tato smlouva nahrazuje veškerá případná předchozí ujednání smluvních stran ohledně předmětu smlouvy. Žádný projev stran učiněný při jednání o této smlouvě ani ústní projev učiněný po uzavření této smlouvy nezakládá žádný závazek žádné ze stran a nesmí být vykládán v rozporu s výslovnými ustanoveními této smlouvy, jejími případnými písemnými dodatky nebo přílohami a jinými součástmi smlouvy, které jsou výslovně začleněny do této smlouvy nebo na které tato smlouva výslovně odkazuje.
11. Smlouva je vyhotovena ve třech stejnopisech, z nichž po jednom obdrží poskytovatel a po dvou objednatel.
12. Tato smlouva nabývá platnosti dnem podpisu oběma smluvními stranami.
13. Tato smlouva nabývá účinnosti dnem jejího uveřejnění prostřednictvím registru smluv postupem dle zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv), ve znění pozdějších předpisů. Smluvní strany se dohodly, že uveřejnění v registru smluv zajistí objednatel.
14. Smluvní strany prohlašují, že tato smlouva byla sjednána na základě jejich pravé a svobodné vůle, že si její obsah přečetli a bezvýhradně s ním souhlasí. Na důkaz výše uvedeného prohlášení připojují zástupci obou smluvních stran své podpisy.
Doložka podle § 41 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů.
Tato smlouva uzavřená mezi statutárním městem Brnem a … byla schválena na R9/… schůzi Rady města Brna konané dne XX. XX. 2023.
V Brně dne ……………….. | V ……………….. dne ……………….. |
za objednatele: | za poskytovatele: |
…………………………………………. … | …………………………………………. … |