Příloha č. 1 smlouvy
Příloha č. 1 smlouvy
1. Legislativní požadavky:
Současné legislativní požadavky na elektronickou spisovou službu jsou:
• Zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů
• Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, v platném znění
• Zákonem č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech, v platném znění.
• Zákon č. 297/2016 Sb. o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů
• Zákon č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů
• Věstník MV částka 57/2017 část II, Národní standard pro elektronické systémy spisové služby
• Zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy a o změně některých dalších zákonů
• Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů
• Ostatní související předpisy, zákony a vyhlášky
2. Věcné požadavky:
• sledování celého životního cyklu dokumentů: příjem, evidenci, oběh, vypravování, archivaci a skartaci dokumentů a spisů dle vnitřních předpisů Zadavatele
• shoda se stávající legislativou a její současná a budoucí údržba pro dosažení záruky shody
s Národním standardem pro elektronické systémy spisové služby a jejími požadavky na ukládání a zabezpečení dokumentů;
• jednotný systém evidence při ukládání dokumentů do spisovny, tak aby bylo umožněno při skartačním řízení generovat protokoly, které jsou v souladu s požadavky Národního archivu (zejména pro dokumenty předávané Národnímu archivu);
• definovaný způsob přidělování unikátních čísel jednacích, označení a evidenci jednotlivých dokumentů;
• systém musí podporovat označení papírových písemností čárovým kódem, jejich digitalizaci a zařazování k odpovídajícím záznamům ve spisové službě;
• označování dokumentů spisovými a skartačními znaky a skartační lhůtou před předáním k uložení do centrální příruční registratury a centrální spisovny;
• binární dokumenty budou ukládány v CUL (DMS Alfresco) na vstupu do něj budou el. dokumenty opatřeny el. podpisem –značkou a časovým razítkem). Jedná se o el. dokumenty, které byly pořízeny v originálu v el. podobě, nikoli skenované dokumenty, jejichž originál je listinný dokument. V tomto úložišti budou el. dokumenty uchovávány, dokud nad nimi nebude provedeno skartační řízení. Neporušenost el. podpisu a časového razítka u dokumentu bude zaručovat, že po celou dobu úschovy nebylo manipulováno s jeho obsahem. Při skartačním řízení pak budou el. dokumenty z elektronického archivu odebrány – a to buď za účelem jejich skartace (zničení), či za účelem vytvoření tzv. SIP balíčku a jeho předání do Národního archivu;
• přístup do systému musí být zabezpečen tak, aby umožňoval přístup pouze zaregistrovaným uživatelům, ověřování probíhá pomocí SSO Shibboleth;
• schopnost přiřadit jednotlivým činnostem role tak, aby definice workflow nemusela být měněna se změnou pracovníka;
• evidence záznamů o nahlížení a vypůjčování dokumentů;
• rozšiřitelnost, systém musí podporovat integraci s jinými systémy pomocí rozhraní založených na standardních a na platformě nezávislých technologiích, např. webových službách;
• propojení spisové služby s datovými schránkami;
• plná lokalizace do českého jazyka (uživatelské rozhraní, nápověda, dokumentace);
3. Propojení s dalšími systémy:
• Integrace se STAG (dle doporučení ZČU xxxxx://xx- xxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxx_xxxxxxx_xxxxxx/#XXX_XX_XXXXX_XXXX_XXXXXXXXXX ) zahrnující následující zpracovávané dokumenty:
o Přihláška ke studiu:
▪ Zadání elektronické přihlášky ke studiu
▪ Zadání písemné přihlášky ke studiu
o Tisky u přijímacího řízení:
▪ Zvací dopis na přijímací řízení
▪ Rozhodnutí o přijímacím řízení
▪ Rozhodnutí o odvolání proti nepřijetí
▪ Žádosti o ubytovací a sociální stipendium:
▪ Zadání žádosti o ubytovací stipendium
▪ Zadání žádosti o sociální stipendium
▪ Rozhodnutí žádostí o ubytovací stipendium:
▪ Rozhodnutí žádosti o sociální stipendium
▪ Rozhodnutí žádosti o ubytovací stipendium
o Tisky u studenta:
▪ Rozhodnutí o disciplinárním přestupku
▪ Rozhodnutí o platbě za studium dle §58 odst. 3
▪ Rozhodnutí o platbě za studium dle §58 odst. 4
▪ Rozhodnutí o povolení mimořádného oprav. term. zk.
▪ Rozhodnutí o povolení opakovat část studia
▪ Rozhodnutí o povolení přerušit studium
▪ Rozhodnutí o přiznání doktorského stipendia
▪ Rozhodnutí o přiznání mimořádného stipendia
▪ Rozhodnutí o přiznání prospěchového stipendia
▪ Rozhodnutí o uznání zk. a předepsání rozdíl. zk.
▪ Rozhodnutí o vyloučení ze studia podle §56
▪ Rozhodnutí o vyloučení ze studia podle §67
o Tisky u absolventa:
▪ Tisk certifikátu
▪ Tisk Diploma Supplement
▪ Tisk diplomu
▪ Tisk osvědčení
▪ Tisk vysvědčení
▪ Tisk zadání VŠKP
▪ Tisk zápisu o státní závěrečné zkoušce
o Tisky u mobilit:
▪ Tisk Changes of Learning Agreement
▪ Tisk Learning Agreement
▪ Tisk Proof of Recognition
▪ Tisk Proposal of Recognition
▪ Tisk Student Application Form
▪ Tisk Summary of Student Data
▪ Tisk Transcript of Record
o Obecné žádosti:
▪ Odvolání proti rozhodnutí o nepřiznání stipendia
▪ Odvolání proti rozhodnutí o platbě za studium
▪ Žádost o opožděný zápis předmětů
▪ Žádost o prodloužení přerušení studia
▪ Žádost o přerušení studia
▪ Žádost o uznání předmětů ze studia mimo školu
▪ Žádost o uznání předmětů ze studia na stejné škole
▪ Žádost o změnu data zápisu do studia
▪ Žádost o zrušení zápisu předmětů
▪ Žádost mimo číselník typů žádosti
o Rozhodnutí obecných žádostí:
▪ Rozhodnutí o odvolání u nepřiznání stipendia
▪ Rozhodnutí o odvolání u platby za studium
▪ Rozhodnutí o žádosti na opožděný zápis předmětů
▪ Rozhodnutí o žádosti na prodloužení přerušení
▪ Rozhodnutí o žádosti na přerušení studia
▪ Rozhodnutí o žádosti na změnu data zápisu
▪ Rozhodnutí o žádosti na zrušení zápisu předmětů
▪ Rozhodnutí o žádosti uznání předmětů z jiné VŠ
▪ Rozhodnutí o žádosti uznání předmětů ze stejné VŠ
▪ Rozhodnutí o žádosti mimo číselník typů
• Integrace s CUL
• Integrace s Registrem smluv státní správy
4. Uživatelské požadavky:
• kompletní evidence elektronických dokumentů;
• tvorba čísla jednacího ve formátu stanoveného Zadavatelem;
• vkládání archivačních a skartačních příznaků;
• možnost podání na podatelně a dalších podacích místech (ostatních spisových uzlech);
• možnost předávání dokumentů na jinou podatelnu/útvar, včetně hromadného předání a to nejen elektronické podoby, ale i zajištění evidence a podkladů pro fyzické dokumenty;
• sledování historie dokumentu včetně možnosti zjistit stav zpětně k danému datu;
• možnost dohledat dokumenty po celou dobu jejich životního cyklu;
• tisk podacích archů pro poštu na každé z podatelen;
• tisk podacího deníku;
• možnost doplnění údajů v podacím deníku na pozici sekretariát/referent;
• možnost tvorby spisu;
• import souboru a jeho připojení k podání, zařazení do spisu;
• připojení došlého dokumentu k předchozímu či následnému dokumentu;
• připojení vyřizujícího dokumentu k doručenému se stejným číslem jednacím;
• distribuce dokumentů dle organizační struktury, včetně předávání dokumentů k připojení elektronického podpisu;
• třídění a uspořádání dokumentů;
• tvorba sběrného archu;
• uložení dokumentů do elektronické spisovny;
• tvorba a tisky vybraných sestav – sestavy nevyřízených dokumentů, sestavy dokumentů jednotlivých oddělení, útvarů, zpracovatele apod.;
• filtrování/vyhledávání dle jednotlivých atributů;
• přístup k dokumentům dle kompetencí, příslušné oprávnění jednotlivých uživatelů či skupin uživatelů musí být navrženo tak, aby nedocházelo k neoprávněnému přístupu k dokumentům;
• sledování termínů vyřízení dokumentu včetně upozornění na blížící se nesplněný termín vyřízení
• archivace a skartace dokumentů jak v elektronické tak v papírové podobě, tisk sestav nutných pro skartační řízení;
• umožnění zastupování nepřítomného zaměstnance - nastavení zástupu bude provádět proškolený uživatel Zadavatele (tzv. administrátor aplikace);
• fulltextové vyhledávání v metadatech s možností editace;
• evidence verze připojeného dokumentu;
• zavádění papírových dokumentů;
• vytváření nových dokumentů v el. podobě, předdefinování šablon dokumentů, převody textových dokumentů do formátu PDF/A (bez použití dalších nástrojů);
• zapsání povinných položek podatelnou;
• tvorba rejstříků (věcný, jmenný);
• možnost vygenerování statistických údajů; export do formátu xls, xlsx;
• možnost nahlížení vybrané skupiny do dokumentů v rámci organizace bez práva editace;
• možnost připojení elektronického podpisu a časového razítka (výběr z více certifikátů);
• možnost ověřování podpisů, protokoly z ověření;
• evidence vybrané e-mailové korespondence;
• samostatná administrace systému;
• možnost vzdáleného přístupu;
• možnost upozornění uživatele notifikačními zprávami o procesu došlé pošty;
• možnost nastavení individuálních šablon dokumentů prostřednictvím administrátora nebo uživatele
– možnost sjednocení prezentace dokumentace navenek.;
• možnost přidávání a doplňování číselníků proškolenou osobou Zadavatele (administrátor aplikace);
• přidělený spis je možné odmítnout, odmítnutý spis je možné vrátit k novému rozřazení;
• schválení spisu pověřenou osobou;
• odebrání přidaného dokumentu a zařazení do nového spisu nebo do jiného již existujícího spisu;
• evidence doručenek;
• přehled o přidělených dokumentech;
5. Technické požadavky:
• webový klient pro klientskou část kompatibilní min. s Firefox a Chrome
• serverová část systému bude instalována na servery připravené objednatelem dle požadavků dodavatele, na které bude dodavateli umožněn dálkový přístup z vyjmenovaných IP adres
6. Požadavky na dokumentaci:
• dokumentace v českém jazyce v běžně používaném formátu (např. PDF, HTML), může mít i formu on-line nápovědy
• zahrnuje minimálně následující:
o příručka uživatele
o příručka správce ESSS
o dokumentace API ESSS