Smlouva o užití, implementaci a servisní podpoře ekonomického informačního systému uzavřená podle § 2358 a násl. a § 2586 a násl. a násl. zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů

Příloha č. 3  zadávací dokumentace

Návrh smlouvy

Smlouva o užití, implementaci a servisní podpoře ekonomického informačního systému

uzavřená podle § 2358 a násl. a § 2586 a násl. a násl. zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů

Smluvní strany:

Objednatel:

Městské divadlo Brno, příspěvková organizace

Sídlo: Lidická 1863/16, 60200 Brno

Zastupuje: Xxxxxxxxx Xxxx, ředitel

IČO: 00101397

DIČ: CZ00101397

Zápis v obchodním rejstříku: u Krajského soudu v Brně, oddíl Pr, vložka 35

Bankovní spojení:

Kontaktní osoba objednatele ve věcech technických dle této smlouvy:

Zhotovitel:

………………………

Sídlo: ……………………..

Zastupuje: ……………………………….

IČO: ………………….

DIČ: …………………

Zápis v obchodním rejstříku: ………………………………

Bankovní spojení: …………….

Kontaktní osoba zhotovitele ve věcech technických dle této smlouvy: ………………………….

POKYN PRO ÚČASTNÍKA: Účastník doplní veškeré požadované identifikační údaje na straně zhotovitele.

I. Úvodní ustanovení

1. Tato smlouva se uzavírá na základě výsledků zadávacího řízení veřejné zakázky s názvem „Ekonomický informační systém“ (dále také EIS). Jednotlivá ustanovení této smlouvy tak budou vykládána v souladu se zadávacími podmínkami veřejné zakázky.

2. Zhotovitel prohlašuje, že je výlučným vlastníkem softwarových produktů ekonomického informačního systému, resp. oprávněným poskytovatelem licencí k  produktům, které jsou předmětem dodání dle této smlouvy.

3. Zhotovitel prohlašuje, že je způsobilý k řádnému a včasnému provedení díla dle této smlouvy a že disponuje takovými kapacitami a odbornými znalostmi, které jsou třeba k řádnému provedení a provozování díla v podmínkách objednatele. Pověří-li zhotovitel prováděním díla jinou osobu, má zhotovitel odpovědnost, jako by činnost dle této smlouvy prováděl sám.

II. Předmět smlouvy

1. Předmětem smlouvy je:

1. dodání ekonomického informačního systému (EIS) a poskytnutí oprávnění k jeho užívání pro potřeby objednatele na dobu časově neomezenou. EIS musí pokrývat oblasti:

• workflow, schvalovací operace a rozpočet,

• účetnictví, fakturace, daně,

• dlouhodobý majetek,

• sklad,

• pokladna a správa bankovních účtů

v rozsahu dle podmínek zadávacího řízení.

Podrobný popis a technická specifikace EIS a jednotlivých softwarových (SW) modulů podle systémového členění produktu dodávaného zhotovitelem tvoří Přílohu č. 1 smlouvy. Dodané SW řešení musí být v souladu s platnými technickými normami.

2. instalace a implementace jednotlivých modulů systému EIS v podmínkách objednatele včetně zajištění migrace dat z účetnictví a majetkové evidence ze stávajícího systému IESWIN, odzkoušení provozu a zaškolení uživatelů.

3. zajišťování servisní činnosti, tzn. maintenance a provozní podpory a průběžných aktualizací dodaného EIS zejména v návaznosti na legislativní změny.

2. Součástí dodávky EIS budou následující prvky dokumentace řešení v českém jazyce:

1. Záruční listy, prohlášení o shodě k dodávané technologii;

2. Dokumentace SW řešení obsahující:

   • Základní architektura a konfigurace systému

   • Kompletní popis všech funkcí systému

   • Způsob zpracování informací (ochrana citlivých údajů)

   • Způsoby zálohování a četnost

   • Postupy řešení problémů (HelpDesk)

   • Vazby na jiné systémy (integrace)

   • Postupy pro restart a obnovu systému

   • Doporučení pro monitoring systému

   • Základní uživatelská příručka

   • Základní administrátorská příručka

   • Popis vstupního nastavení systému

   • Nastavení logů

   • Popis oddělených prostředí (vývoj/test-školení/produkce) včetně popisu údržby verzí prostředí a dat

   • Popis rozhraní (API) EIS

3. Protokoly o implementaci SW modulů a jejich začlenění do již implementovaných částí EIS;

4. Prohlášení o souladu dodaného EIS s požadavky GDPR.

3. Rozsah a kvalita díla jsou dány předpisy platnými v době provádění díla, případně dalšími podmínkami objednatele sjednanými v této smlouvě.

4. Xxxxxxxxxx je při provádění díla vázán pokyny objednatele, pokud objednatel zhotoviteli takové pokyny udělí.

5. Změny díla, rozšíření či zúžení díla, je možné činit pouze za podmínek stanovených zákonem č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o zadávání veřejných zakázek“) a musí být vždy sjednány předem ve formě písemného dodatku k této smlouvě.

III. Místo, termíny a způsob plnění

1. Místo plnění: Městské divadlo Brno.

2. Termíny plnění: jednotlivé softwarové moduly budou dodávány a zaváděny postupně až do konce 1. čtvrtletí roku 2024 dle následujícího harmonogramu:

Modul	Termín
Workflow, schvalovací operace a rozpočet	v průběhu měsíce ledna 2023
Účetnictví, fakturace, daně	do konce měsíce následujícího po zaslání požadavku k plnění objednatelem
Dlouhodobý majetek	do konce měsíce následujícího po zaslání požadavku k plnění objednatelem
Sklad	do konce měsíce následujícího po zaslání požadavku k plnění objednatelem
Pokladna a správa bankovních účtů	do konce měsíce následujícího po zaslání požadavku k plnění objednatelem

3. Objednatel poskytne k realizaci jednotlivých částí díla potřebnou součinnost.

4. Provedení jednotlivých částí díla (jednotlivých částí EIS) je splněno řádnou implementací daného SW modulu na zařízení objednatele. Součástí implementace bude lhůta v délce trvání 10 pracovních dní pro odzkoušení implementovaného modulu. Po provedení této fáze proběhne vzájemné odsouhlasení implementovaného modulu podpisem předávacího protokolu a proběhne zaškolení uživatelů daného modulu. K danému SW modulu musí být předány v českém jazyce veškeré doklady nezbytné k jeho užívání dle čl. II odst. 2 smlouvy.

5. Zhotovitel musí zajistit odborné technické vedení provádění díla, dodržovat bezpečnost informačních systémů objednatele a dat v nich obsažených.

6. Při prodlení zhotovitele s předáním předmětu plnění je objednatel oprávněn účtovat zhotoviteli smluvní pokutu ve výši 0,5 % z pořizovací ceny daného SW produktu (bez DPH) za každý den prodlení. Právo na náhradu škody tím není dotčeno.

IV. Cena za dodání EIS

1. Celková cena za dodání díla (softwarových produktů jako celku) a za poskytnutí licence k jejich užití činí:

cena bez DPH ………….…………………

výše DPH činí ……………………………

cena včetně DPH činí: ……………………

Cena podle jednotlivých SW modulů je podrobně rozčleněna v položkovém rozpočtu, který tvoří Přílohu č. 2 smlouvy.

2. Celková cena díla je splatná postupně, a to vždy po předání a převzetí příslušného softwarového modulu (příslušné části EIS). Jednotlivé části EIS budou hrazeny bezhotovostním způsobem na základě zhotovitelem vystavené faktury se všemi náležitostmi daňového dokladu dle zákona 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty. Splatnost faktur bude 30 dní od doručení objednateli. Faktury budou zasílány elektronicky na email xxxxxxxxx@xxx.xx, nebo poštovní datovou zprávou.

3. Okamžikem zaplacení se rozumí datum odepsání příslušné částky z účtu objednatele ve prospěch účtu zhotovitele.

4. V případě prodlení objednatele s úhradou faktury může zhotovitel uplatnit úrok z prodlení ve výši 0,05 % z dlužné částky za každý den prodlení.

V. Záruční podmínky EIS

1. Xxxxxxxxxx odpovídá za to, že dílo (EIS) jako celek i jednotlivé jeho SW produkty jsou provedeny řádně v souladu s touto smlouvou a jejími přílohami a platnými právními předpisy.

2. Zhotovitel poskytuje záruku za jakost dodaného díla (příslušného SW modulu) v délce 24 měsíců od předání a převzetí daného SW modulu.

3. Na upgrade SW modulu se poskytuje záruka v délce 6 měsíců od jeho předání a převzetí.

4. Případné vyskytnuvší se vady SW produktu je zhotovitel povinen bez zbytečného odkladu řešit a odstranit. Vady budou objednatelem hlášeny a zhotovitelem odstraňovány způsobem, který je sjednán pro řešení incidentů v čl. VI. odst. 3 a v čl VIII. smlouvy.

5. Pokud nainstalované SW moduly jako části či jako celek nebudou schopny řádné funkčnosti v podmínkách objednatele, má objednatel právo od smlouvy odstoupit.

VI. Poskytování servisních služeb k software EIS

1. Zhotovitel se zavazuje poskytovat objednateli servisní služby k dodanému EIS a objednatel se zavazuje za poskytované servisní služby hradit zhotoviteli měsíčně sjednanou paušální částku.

2. Zhotovitel garantuje objednateli poskytování servisních služeb za sjednané ceny po dobu minimálně 5 let.

3. Poskytované servisní služby zahrnují:

1. Telefonní linka - HOTLINE pro oznamování incidentů a telefonické konzultace v pracovní dny v době od 8 – 16 hod. na tel. č………….. nebo hlášení závad písemně na HelpDesk nebo na email …………………..;

2. Pravidelná provozní údržba (maintenace) prováděná pomocí vzdáleného přístupu za účelem zajištění funkčnosti a dostupnosti EIS a předcházení vzniku incidentů; řešení vzniklých incidentů (poruchových událostí);

3. Konzultace a poradenství na žádost objednatele v termínech po předběžné dohodě v rozsahu 20 hod. za období 6 kalendářních měsíců;

4. Pravidelné poskytování informací o rozvoji stávajících i nových modulů a funkcí EIS nebo jejich nových verzí;

5. Aktualizace SW modulů - Zhotovitel se zavazuje, že v rámci poskytování servisních služeb bude aktualizovat (updatovat) SW moduly na vždy aktuální oficiální verzi.

4. Objednatel bude informovat zhotovitele o všech skutečnostech, které mají vliv na plnění předmětu smlouvy, zejména o plánovaných změnách hardware, síťového prostředí, operačního systému a databázového prostředí a programového vybavení.

VII. Cena servisních služeb

1. Cena za zajišťování servisních služeb EIS činí měsíčně……….. , k ceně bude připočteno DPH dle platných předpisů.

Rozpis ceny dle jednotlivých SW modulů (vzhledem k jejich postupnému zavádění) je uveden v položkovém ceníku, který tvoří Přílohu č. 3 smlouvy. V případě zavedení SW modulu (předání a převzetí) v průběhu kalendářního měsíce, bude uhrazena alikvotní část.

2. Částka je splatná na základě vystavené faktury se splatností 30 dní ode dne doručení objednateli. Faktury budou zasílány elektronicky na email xxxxxxxxx@xxx.xx, nebo poštovní datovou zprávou.

3. V případě prodlení objednatele s úhradou faktury může zhotovitel uplatnit úrok z prodlení ve výši 0,05 % z dlužné částky za každý den prodlení.

4. Cena servisních služeb může být zhotovitelem upravena v návaznosti na míru inflace vyjádřenou průměrem indexů spotřebitelských cen za předchozí kalendářní rok publikovaný Českým statistickým úřadem. Zvýšení cen o inflaci může zhotovitel uplatnit nejdříve za kalendářní rok 2024. Uplatnění inflace bude účinné od prvního dne měsíce po písemném oznámení objednateli.

VIII. Řešení incidentů a vad na EIS

1. Vznik incidentu, resp. poruchy funkčnosti či vady oznámí objednatel zhotoviteli některým ze způsobů uvedených v čl. VI, odst. 3 písm a) smlouvy. Objednatel dle možností závadu popíše a uvede typ incidentu podle jeho závažnosti. Zhotovitel přijetí požadavku objednateli obratem (nejpozději následující pracovní den) potvrdí.

1. Incident typu A – tj. závažný incident, který vážně ohrožuje provoz objednatele (např. splnění termínovaných povinností vůči orgánům veřejné správy, zastavení či zpomalení průběhu ekonomických či provozních procesů objednatele apod.) musí zhotovitel odstranit bez zbytečného odkladu nejpozději do 48 hodin, nedohodnou-li se smluvní strany jinak a zajistit, aby v důsledku vyskytnuvší se vady či poruchy nebyl ohrožen provoz objednatele. V případě, že tak zhotovitel neučiní je objednatel oprávněn vyúčtovat zhotoviteli smluvní pokutu ve výši 1 000,- Kč za každý den prodlení a požadovat náhradu škody vzniklé v důsledku nefunkčnosti SW produktu.

2. Incident typu B – tj. méně závažný incident, který nebyl objednatelem klasifikován jako incident typu A, tj. jako závažný, zhotovitel odstraní v termínu dle dohody s objednatelem, nejpozději do 10 pracovních dní.

Povahu závažnosti incidentu vždy určuje objednatel.

5. V případě prodlení zhotovitele s odstraňováním incidentů je objednatel oprávněn vyúčtovat zhotoviteli smluvní pokutu ve výši 1 000,- Kč za každý den prodlení.

6. Opakovaně včas neřešené incidenty EIS a jejich častý výskyt jsou důvodem k odstoupení od smlouvy objednatelem.

IX. Doba trvání smlouvy

1. Smlouva se uzavírá na dobu neurčitou.

2. Objednatel je oprávněn smlouvu ukončit výpovědí v 6 měsíční lhůtě, která začíná běžet od prvního dne měsíce následujícího po doručení výpovědi zhotoviteli.

3. S ohledem na objednatelem požadovanou garanci zajišťování servisních služeb po dobu min. 5 let od předání a převzetí posledního SW modulu EIS, je zhotovitel oprávněn smlouvu (provádění servisních činností) vypovědět před uplynutím této 5 leté lhůty pouze v případě, že objednatel je opakovaně v prodlení s placením oprávněně fakturovaných služeb po dobu delší než 30 dnů. Po uplynutí této lhůty je zhotovitel oprávněn smlouvu vypovědět v 6 měsíční výpovědní lhůtě, která začíná běžet od prvního dne měsíce následujícího po doručení výpovědi objednateli.

X. Další ujednání

1. Xxxxxxxxxx se zavazuje, že objednateli předloží při podpisu této smlouvy pojistnou smlouvu, jejímž předmětem bude pojištění odpovědnosti zhotovitele za škodu způsobenou jeho činností ve výši minimálně 10 000 000,- Kč. Zhotovitel se v této souvislosti zavazuje udržovat pojištění alespoň v uvedené výši po celou dobu trvání této smlouvy.

2. Zhotovitel je povinen zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, které souvisí s touto smlouvou a jejím plněním, a získané informace nesmí použít ve prospěch svůj nebo třetích osob a nesmí je použít ani v neprospěch objednatele.

3. Zhotovitel se zavazuje zejména zajistit ochranu dat, které obsahují informace o osobních nebo citlivých údajích třetích osob, s nimiž přijde zhotovitel (jeho zaměstnanci) do kontaktu v rámci plnění této smlouvy, a to v souladu se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, tzn. zejména zabezpečit, aby byla zachována mlčenlivost o těchto údajích, o všech bezpečnostních opatřeních, a aby zaměstnanci vyvíjeli snahu zabránit jakémukoliv zneužití těchto údajů jinou osobou. Povinnosti dle tohoto odstavce je zhotovitel povinen zachovávat i po zániku závazku z této smlouvy.

4. V případě porušení uvedených povinností je objednatel oprávněn účtovat zhotoviteli smluvní pokutu ve výši 100 000 Kč, a to za každé takové jednotlivé porušení povinnosti a zhotovitel je povinen takto účtovanou smluvní pokutu zaplatit.

5. Zhotovitel na sebe bere nebezpečí změny okolností ve smyslu § 1765 odst. 2 NOZ.

XI. Závěrečná ustanovení

1. Tato smlouva je vyhotovena ve čtyřech stejnopisech s platností originálu, z nichž každá ze smluvních stran obdrží po dvou vyhotoveních.

2. Tato smlouva nabývá platnosti dnem podpisu a účinnosti uveřejněním v registru smluv se zákonem č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších předpisů. Objednatel je povinným subjektem dle tohoto zákona. Smlouvu v registru smluv uveřejní objednatel.

Přílohy:

Příloha č. 1 – Technická specifikace

Příloha č. 2 – Položkový rozpočet SW produktů

Příloha č. 3 – Položkový ceník servisních prací

V Brně dne ………………………….
Objednatel:

…………………………… Xxxxxxxxx Xxxx, ředitel Městské divadlo Brno, příspěvková organizace
V …………………… dne………….......
Zhotovitel:

……………………………………

6