NÁJEMNÍ SMLOUVA SE SERVISNÍMI SLUŽBAMI uzavřená níže uvedeného dne, měsíce a roku dle ustanovení § 1746 odst. 2 a § 2201 a násl. zákona č. 89/2012 Sb., Občanského zákoníku, ve znění pozdějších předpisů
Veřejná zakázka Tiskové služby
Příloha č. 5 Výzvy k podání nabídek – Závazné obchodní a smluvní podmínky
NÁJEMNÍ SMLOUVA SE SERVISNÍMI SLUŽBAMI
uzavřená níže uvedeného dne, měsíce a roku
dle ustanovení § 1746 odst. 2 a § 2201 a násl. zákona č. 89/2012 Sb., Občanského zákoníku, ve znění pozdějších předpisů
Čl. 1Smluvní strany
NÁJEMCE:
Střední průmyslová škola stavební akademika Xxxxxxxxxx Xxxxxxx, Havlíčkův Brod, Xxxxxxxxx 000
Sídlo: Jihlavská 628, 580 01 Havlíčkův Brod
IČO: 60126698
Zastoupen Ing. Xxxxxxx Xxxxxxxxx, ředitelem školy
Bankovní spojení: Československá obchodní banka
Číslo účtu: 259796079/0300
a
PRONAJÍMATEL:
Název dodavatele: = doplní dodavatel =
Sídlo: = doplní dodavatel =
IČO: = doplní dodavatel =
DIČ: = doplní dodavatel =
Jednající: = doplní dodavatel =
Kontaktní osoba: = doplní dodavatel =
Bankovní spojení: = doplní dodavatel =
Číslo účtu: = doplní dodavatel =
Zápis v OR: OR Krajského soudu ………… = doplní dodavatel =
Čl. 2Úvodní ustanovení
2.1.Xxxx smlouva se uzavírá na základě vyhodnocení veřejné zakázky malého rozsahu s názvem „Tiskové služby“, realizované formou Výběrového řízení.
2.2.Nabídka pronajímatele byla vyhodnocena jako ekonomicky nejvýhodnější nabídka (tj. nabídka s nejnižší nabídkovou cenou).
Čl. 3Předmět smlouvy
3.1.Pronajímatel touto smlouvou přenechává nájemci k užívání dále specifikovaný předmět nájmu a současně se zavazuje:
zabezpečit provozuschopnost předmětu nájmu,
dodávat výrobcem stanovený spotřební materiál pro předmět nájmu (mimo papír),
poskytovat k předmětu nájmu níže specifikované servisní služby.
Předmět nájmu = multifunkční zařízení (4 ks) pro tisk, kopírování a skenování
|
|
Typ zařízení
|
Digitální kopírovací stroj s tiskovým a skenovacím modulem
|
Značka zařízení
|
= doplní dodavatel = |
Výrobní/ Sériové číslo zařízení
|
= doplní dodavatel = = doplní dodavatel = = doplní dodavatel = = doplní dodavatel =
|
Příslušenství zařízení
|
= doplní dodavatel = |
Konfigurace zařízení a systému SAFE Q 6 včetně kreditního a dobíjecíjho systému
|
Uvedena v příloze č. 1 smlouvy |
Umístění zařízení
|
Střední průmyslová škola stavební akademika Xxxxxxxxxx Xxxxxxx, Havlíčkův Brod, Jihlavská 628, 580 01 Havlíčkův Brod
|
3.2.Pronajímatel prohlašuje, že pronajaté multifunkční zařízení je zcela nové a dosud nepoužité.
3.3.Nájemce deklaruje, že po skončení nájmu nemá zájem o nabytí vlastnického práva k pronajatému zařízení.
3.4.S pronájmem multifunkčního zařízení jsou spojena následující povinnosti pronajímatele:
Včasná dodávka spotřebního materiálu (zejména tonerů) a náhradních dílů tak, aby nedocházelo k odstavení zařízení z provozu z důvodu nemožnosti vyměnit spotřební materiál.
B) Kompletní zajištění provozu zařízení – tj. včetně dodávky spotřebního materiálu, toneru, náhradních dílů, instalace zařízení, zaškolení obsluhy, servisní zabezpečení.
C) Ovládání zařízení a manuál pro užívání zařízení musí být kompletně v českém jazyce.
D) Služba vzdáleného monitoringu obsahující:
Automatické doplňování spotřebního materiálu
Automatické hlášení poruch
Automatické hlášení stavu počítadla pro potřebu vyúčtování
E) Servisní služby
Poskytování servisu k pronajatému zařízení ve lhůtách stanovených v této smlouvě.
Cestovné servisního technika zdarma.
F) Náhradní zařízení
Nárok nájemce na bezplatné zapůjčení náhradního zařízení, s obdobnými technickými parametry, po dobu nefunkčnosti zařízení, a to nejpozději do 3 pracovních dnů od nahlášení závady (nefunkčnosti zařízení).
G) Skenování
Nárok nájemce na skenování do elektronické podoby bezplatně. Veškeré režijní náklady, které skenováním do elektronické podoby mohou vzniknout, jsou zahrnuty do nákladů na černobílý a barevný tisk kopií.
Zajištění služby skenování na OneDrive.
H) Předpokládaný počet kopií a tisku
Skutečné množství tisku a kopií po dobu trvání smlouvy není nijak limitováno
Nájemce bude platit měsíčně částku za skutečné provedené kopie a tisk, zjištěné z počítadla multifunkčního zařízení.
Skutečný odběr se uskuteční podle aktuálních potřeb nájemce.
Zpoplatnění A3 a oboustranné A4
Černobílý a barevný tisk a kopie 1 ks formátu A3 nebo oboustranné A4 je zpoplatněn jako černobílý nebo barevný tisk a kopie 2 ks formátu A4.
Upgrade současného monitorovacího systému SAFE Q 5, včetně dobíjecího a kreditního modulu, na systém SAFE Q 6, včetně kreditního a dobíjecího modulu.
Podpora SAFE Q za období od 30. 10. 2020 do 30. 10. 2021.
Ugrade systému SAFE Q 5 na SAFE Q 6, včetně kreditního modulu.
Podpora SAFE Q do 30. 10. 2026.
Embeded terminály, upgrade současných externích terminálů na embeded terminály.
USB čtečky na autorizaci uživatelů, včetně USB čtečky pro dobíjení kreditů.
Převod kreditů ze stávajícího SAFE Q 5 do SAFE Q 6.
Kompletní instalace a nastavení systému, včetně kreditního systému, odzkoušení.
Při nulovém kreditu uživatele, zamezení možnosti tisku nebo kopírování, pronajímatel je povinnen tuto funkcionalitu odzkoušet při instalaci.
SAFE Q 6 support po celou dobu trvání pronájmu, SLA Basic.
Čl. 4Doba plnění
Doba trvání nájmu
4.1.Nájem se sjednává na dobu určitou, po dobu 60 měsíců. Po dobu trvání smlouvy se pronajímatel zavazuje k poskytování sjednaných servisních služeb za účelem zajištění provozuschopnosti pronajatého zařízení.
4.2.Podpora SAFE Q do 30. 10. 2026.
4.3.Celkové množství sjednaných tiskových výstupů po dobu trvání nájmu není sjednáno, ani limitováno.
Termín dodání zařízení
4.4.Multifunkční zařízení bude pronajímatelem dodáno a nainstalováno (zprovozněno) do 7 kalendářních dnů od účinnosti smlouvy (od zveřejnění smlouvy v registru smluv).
Čl. 5Servisní podmínky
5.1.Pronajímatel a nájemce se dohodli na poskytování servisních služeb následujícího rozsahu (periodické služby):
-
Náhradní díly
ANO
Tonery
ANO
Spotřební materiál
ANO mimo papír, sada 4 tonerů a 4 odpadních nádobek vždy k dispozici u nájemce
Originální spotřební material a tonery
ANO, VÝHRADNĚ
Papír
NE
Dálková diagnostika a monitoring
ANO
Dálková podpora (help desk)
ANO
Servisní zásahy v místě umístění
(včetně dopravy na místo)
ANO
Práce technika
ANO
Odečet stavu počitadel pro účely fakturace
ANO
automaticky
SLA – doba do zahájení řešení závady na zařízení
do 8 pracovních hodin od nahlášení závady na zařízení
SLA – doba do obnovení provozu zařízení
do 24 pracovních hodin (tj. do 3 pracovních dnů) od nahlášení závady na zařízení
(tj. 8 hod na reakci + 16 hod na odstranění závady)
8 pracovních hodin: 08:00 - 16:00 hod
Pracovní doba služby
8 hodin denně x 5 dnů v týdnu
(kromě víkendů a státních svátků)
od 8:00 hod. do 16:00 hod.
5.2.Pronajímatel a nájemce se dohodli na těchto doplňkových službách (jednorázová služba):
-
Doprava na adresu umístění zařízení
ANO
Bezplatná instalace zařízení včetně základního zaškolení obsluhy
ANO
5.3.Kontaktní údaje na servis:
email: = doplní dodavatel =
telefon: = doplní dodavatel =
servisní portál / helpdesk: = doplní dodavatel =
Čl. 6Nájemné, cena za výstupy a další platby
Nájemce se zavazuje platit pronajímateli za plnění předmětu smlouvy:
6.1.Nájemné za pronájem 4 ks multifunkčního zařízení
Výše nájemného byla stanovena dohodou smluvních stran a činí měsíčně
za 4 ks zařízení ...................................... Kč bez DPH = doplní dodavatel =
6.2.Cenu za uskutečněné výstupy z 1 ks multifunkčního zařízení
Výše ceny (C) bude vypočtena měsíčně dle následujícího vzorce:
cena 1 (C1): cena za výstup 1 str.A4 barevně x počet stran dle stavu počítadla na zařízení
k poslednímu dni kalednářního měsíce
cena 2 (C2): cena za výstup 1 str.A4 černobíle x počet stran dle stavu počítadla na zařízení
k poslednímu dni kalednářního měsíce
C = C1 + C2 ...............celková cena za uskutečněné měsíční výstupy
Jednotková cena za výstup 1 str. A4 barevně činí: ............. Kč bez DPH =doplní dodavatel=
Jednotková cena za výstup 1 str. A4 černobíle činí: ............ Kč bez DPH =doplní dodavatel=
Kalkulace jednotkové ceny za výstup 1 str. A4 barevně/černobíle byla provedena tak, že zahrnuje veškeré servisní služby uvedené v čl. 5 bodě 5.1. smlouvy.
V případě nemožnosti automatického zjištění počtu výstupů A4 dle stavu počítadla z důvodu technických potíží může nájemce nahlásit stav počítadla na servisní dispečink pronajímatele telefonicky nebo emailem.
6.3.Fakturační podmínky
-
Fakturační období
1 kalendářní měsíc
Způsob fakturace
zpětně
Elektronická faktura
ANO na xxxxx@xxxxxxxxx.xx
Splatnost faktury
14 kalendářních dnů od doručení
Zálohovací faktura
NE
Stanovené fakturační podmínky se vztahují k vyúčtování (fakturaci) nájemného i ceny za uskutečněné výstupy.
Čl. 7 Platební podmínky
7.1. Nájemné a cena za uskutečněné výstupy budou nájemci fakturovány nejpozději do 10. pracovního dne v měsíci, vždy za předchozí fakturační období (tj. za předchozí kalendářní měsíc). Faktura bude obsahovat rozpis fakturovaného plnění, aby bylo zřejmé, jaká částka představuje nájemné a jaká cenu za výstupy stran A4. Dnem uskutečnění zdanitelného plnění je poslední den předcházejícího fakturačního období. Pokud bude fakturačním obdobím pouze jeho část, bude nájemci účtována pouze odpovídající poměrná část.
7.2. Cena za doplňkové služby bude fakturována teprve po poskytnutí služby.
7.3. K fakturované částce bude vždy připočtena daň z přidané hodnoty ve výši dle právní úpravy platné ke dni uskutečnění zdanitelného plnění.
7.4. Fakturované platby uhradí nájemce převodem na bankovní účet pronajímatele uvedený na daňovém dokladu (faktuře).
7.5. Pronajímatel není oprávněn požadovat po nájemci zaplacení zálohy na nájemném, ani na ceně za výstupy ze zařízení.
7.6. Faktura je považována za proplacenou okamžikem odepsání příslušné částky z účtu nájemce ve prospěch účtu pronajímatele.
7.7. Splatnost daňového dokladu činí 14 dnů ode dne jeho doručení nájemci do elektronické podatelny na xxxxx@xxxxxxxxx.xx (elektronická faktura) nebo od jeho doručení na adresu sídla nájemce (papírová faktura).
7.8. Daňový doklad bude obsahovat náležitosti daňového a účetního dokladu podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, bude mít náležitosti obchodní listiny dle § 435 zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku. V případě, že daňový doklad takové náležitosti nebude splňovat, bude kupujícím vrácen do dne splatnosti daňového dokladu k opravení bez jeho proplacení. V takovém případě lhůta splatnosti počíná běžet znovu ode dne doručení opraveného či nového vyhotovení daňového dokladu.
7.9. Neuhrazení fakturovaných částek do 30 dnů od její splatnosti je podstatným porušením smlouvy a zakládá právo pronajímatele od smlouvy odstoupit a povinnost nájemce vrátit předmět nájmu a uhradit dlužné nájemné.
Čl. 8 Předání zařízení k užívání
8.1. Předmět nájmu bude předán a převzat uvedením do provozu – instalací v budově Střední průmyslové školy stavební ak. Xxxxxxxxxx Xxxxxxx, Jihlavská 628, Havlíčkův Brod – s potvrzením na montážním listu nebo dodacím listu. Součástí prvotní instalace bude také upgrade současného SafeQ 5 na aktuální verzi. Pro návrh ceny je nutné ověřit stav aktuální licence nájemce. Po celou dobu trvání nájmu bude předmětné zařízení umístěno v této budově. Případnou změnu umístění zařízení je nájemce povinen neprodleně písemně oznámit pronajímateli.
8.2. Nájemce se zavazuje zajistit na vlastní náklady veškeré technické podmínky pro montáž, převzetí a provoz pronajímaného zařízení.
Čl. 9 Zvláštní ujednání
Smluvní strany se dohodly na instalaci a používání systému dálkové diagnostiky a monitoringu (pomocí tohoto systému lze automaticky monitorovat provoz předmětného kopírovacího zařízení, připojeného k počítačové síti nájemce). Účelem instalace a používání takového systému je zefektivnění spolupráce smluvních stran, a to zejména zautomatizováním pravidelných odečtů stavu počítadel zhotovených výstupů a dále vzdáleným přístupem pronajímatele k chybovým hlášením zařízení, což umožňuje přesněji diagnostikovat závadu.
Čl. 10 Práva a povinnosti pronajímatele
10.1. Zabezpečit provozuschopnost zařízení a dodávat výrobcem stanovený ORIGINÁLNÍ spotřební materiál pro zařízení (mimo papír).
10.2. Zahájit řešení nahlášených závad a obnovit provozuschopnost (vyřešit závadu) během pracovní doby servisní služby a v průběhu sjednaných časových limitů, počítaných od okamžiku prokazatelného nahlášení na kontaktní místo servisu. Obnovit provozuschopnost lze i provizorním řešením, jakým může být zapůjčení náhradního zařízení podobných parametrů.
10.3. Diagnostikovat závady na pronajatém zařízení pomocí nástroje dálkové diagnostiky s cílem urychlit vyřešení problému nebo zjistit detailnější informace o stavu zařízení před vysláním odborného pracovníka na místo.
10.4. V případě, že pracovník pronajímatele nebude moci odstranit závadu zařízení na místě u nájemce, je oprávněn zařízení odvést na dílenskou opravu do prostor pronajímatele.
10.5. Pronajímatel je povinen dodat při instalaci ke každému stroji sadu tonerů a odpadní nádobu. Je také povinen tento stav udržovat, což znamená, že u každého stroje bude vždy náhradní sada tonerů a odpadní nádoba.
Čl. 11 Práva a povinnosti nájemce
11.1. Používat zařízení pouze v souladu s pokyny výrobce nebo pronajímatele, se kterými byl seznámen.
11.2. Bez prodlení nahlásit na kontaktní místo servisu závady, varovná hlášení na panelu zařízení a další skutečnosti, které by mohly způsobit nebo již způsobily omezení provozuschopnosti zařízení.
11.3. Nájemce není oprávněn provést sám opravu závady na zařízení.
11.4. Používat pronajímatelem dodávaný spotřební materiál pouze k provozu zařízení, na které se vztahuje tato smlouva.
11.5. Umožnit pronajímateli přístup k předmětu nájmu v rámci dohodnuté pracovní doby.
11.6. Na příslušném dokladu potvrzovat pronajímatelem provedené servisní úkony.
11.7. Předem oznámit pronajímateli případné přemístění zařízení do jiné kanceláře v původním objektu. Náklady spojené s přemístěním nese nájemce.
11.8. Provádět odečet dosaženého počtu výstupů ke konci fakturačního období automatizovaným systémem dálkové diagnostiky a monitoringu.
11.9. Předmět nájmu užívat výlučně pro svou činnost a není oprávněn ho během nájmu půjčit nebo dát do podnájmu třetí osobě.
11.10. Nájemce odpovídá za zničení, poškození a ztrátu pronajatého zařízení.
11.11. Využívat tisk, kopírování a skenování pouze a výhradně ke zhotovení tiskových rozmnožen dokumentů souvisejících s jeho činností, používaných pro jeho vlastní vnitřní potřebu, mimo zhotovování rozmnoženin jakýchkoliv autorských děl.
Čl. 12 Ukončení smlouvy
12.1. Účinnost smlouvy může být ukončena:
a) Dohodou smluvních stran – dohoda musí být učiněna v písemné formě včetně stanovení konkrétního dne ukončení trvání smlouvy a způsobu vypořádání vzájemných závazků.
b) Výpovědí nájmu ze strany nájemce i pronajímatele v 3 měsíční výpovědní lhůtě, i bez udání důvodu. Výpovědní lhůta začíná běžet prvním dnem měsíce následujícího po doručení písemné výpovědi.
c) Odstoupením jedné smluvní strany pro opakované porušení povinnosti druhé smluvní strany a z důvodu uvedeného v bodě 7.9 smlouvy. Odstoupení je účinné dnem jeho písemného doručení druhé smluvní straně.
12.2. Po ukončení nájmu je nájemce povinen pronajaté zařízení protokolárně vrátit pronajímateli ve stavu odpovídajícím sjednanému způsobu užívání s přihlédnutím k opotřebení.
Čl. 13 Smluvní pokuty
13.1. V případě prodlení se zaplacením nájemného nebo ceny za výstupy anebo jiné platby se nájemce zavazuje uhradit pronajímateli smluvní pokutu ve výši 0,03 % z fakturované částky za každý den prodlení.
13.2. V případě prodlení pronajímatele se započetím řešení závady nebo vyřešením závady ve sjednaných časových limitech (Dohoda o SLA v bodě 5.1 smlouvy) se pronajímatel zavazuje uhradit nájemci smluvní pokutu ve výši 3.000 Kč za každý den prodlení se splněním smluvní povinnosti.
13.3. Zaplacením smluvní pokuty nezaniká povinnost druhé strany smluvní závazek splnit a není tím dotčeno právo poškozené strany na náhradu škody, které nesplněním povinnosti vznikla.
13.4. Výši smluvních pokut shodně považují obě smluvní strany za přiměřené. Smluvní pokuta je splatná do 30-ti dnů od doručení jejího vyúčtování.
Čl. 14 Závěrečná ustanovení
14.1. Tato smlouva je vyhotovena v elektronické podobě v 1 vyhotovení s elektronickými podpisy obou smluvních stran v souladu se zákonem č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů.
14.2. Tato smlouva nabývá platnosti dnem jejího podpisu oběma smluvními stranami a účinnosti dnem jejího uveřejnění v Registru smluv.
14.3. Smluvní strany berou na vědomí, že uzavřená smlouva včetně všech případných dodatků bude uveřejněna v informačním systému Registru smluv. Splnění této zákonné povinnosti zajistí strana nájemce a dodavatel bude plnit až po splnění této povinnosti.
14.4. Právní vztahy touto smlouvou výslovně neupravené a s ní související nebo z ní vyplývající se řídí zákonem č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, v platném znění.
14.5. Nedílnou součástí této smlouvy je její příloha č. 1 – Technická specifikace zařízení
14.6. Smluvní strany prohlašují, že si tuto smlouvu před jejím podpisem přečetly a s celým jejím obsahem souhlasí. Dále prohlašují, že tato smlouva vyjadřuje jejich pravou a svobodnou vůli. Na důkaz toho připojují vlastnoruční podpisy na smlouvě.