MĚSTSKÁ ČÁST PRAHA 3
MĚSTSKÁ ČÁST PRAHA 3
Rada městské části
U S N E S E N Í
č. 531
ze dne 30.08.2017
Zpráva z hloubkové kontroly účetnictví VHČ - inventárních rozdílů v rámci účetní závěrky za účetní období roku 2016 v rámci účtovaní VHČ na základě mandátní smlouvy společností Správa majetkového portfolia Praha 3, a.s.
Rada městské části
I. b e r e n a v ě d o m í
1. Zprávu z hloubkové kontroly účetnictví VHČ - inventárních rozdílů v rámci účetní závěrky za účetní období roku 2016 v rámci účtovaní VHČ na základě mandátní smlouvy společností Správa majetkového portfolia Praha 3, a.s., která je přílohou č. 1 tohoto usnesení
II. u k l á d á
1. Xxx. Xxxxxxxxxx Xxxxxx, starostce městské části
1.1. seznámit s výsledky hloubkové kontroly představenstvo společnosti Správa majetkového portfolia Praha 3, a.s., a společnosti Správa zbytkového majetku Praha 3 a.s.
1.2. svolat jednání Rady městské části v působnosti jediného akcionáře, kde bude požadováno řešení zjištěných nedostatků a vyvození důsledků ze zjištěných pochybení
2. RNDr. Xxxx Xxxxxxxxx, Ph.D., zástupci starostky
2.1. vyzvat představenstvo Správy majetkového portfolia Praha 3, a.s., k zajištění předání kompletní finální inventarizace účtů zpracované ve spolupráci s VGD AUDIT s.r.o. za účelem opravného zúčtování inventurních rozdílů odboru ekonomickému ÚMČ Praha 3 a Správě zbytkového majetku Praha 3 a.s.
Xxx. Xxxxxxxxxx Xxxxxx starostka městské části
Xxx. Xxxxx Xxxxxxxxx zástupkyně starostky
ZPRÁVA Z HLOUBKOVÉ
KONTROLY ÚČETNICTVÍ VHČ
Zpráva z hloubkové kontroly inventárních rozdílů v rámci
účetní závěrky za účetní období roku 2016 v rámci účtovaní „VHČ“ na základě mandátní smlouvy společností SMP a.s.
Městská část Praha 3
06 2017
ZPRACOVATEL
VGD - AUDIT, s.r.o. - Xxxxxxxxxxx 00, 000 00, Xxxxx 0 - XX: 63145871
Spisová značka C 84866 vedená Městským soudem v Praze. Auditorské oprávnění 271 vedené Komorou auditorů v České republice
Obsah
1 PŘEDMĚT KONTROLY 4
2 REKAPITULACE INVENTURNÍCH ROZDÍLŮ 5
3 SYSTÉM ZPRACOVÁNÍ ÚČETNICTVÍ „VHČ“ 6
4 OVĚŘENÍ DŮVĚRIHODNOSTI DAT V SYSTÉMU DIOGENES 9
5 IDENTIFIKACE INVENTURNÍCH ROZDÍLŮ A JEJICH ÚČTOVÁNÍ ROCE 2017 11
6 DŮVODY VZNIKU INVENTÁRNÍCH ROZDÍLŮ 14
6.1 Implementace systému HELIOS 14
6.2 Personální politika SMP 15
6.3 Dodržování účetních předpisů, metodiky a vnitřních směrnic 16
7 ZÁVĚRY Z HLOUBKOVÉ KONTROLY A DOPORUČENÍ PRO ODSTRANĚNÍ SOUČASNÉHO STAVU 18
7.1 Závěr hloubkové analýzy 18
7.2 Doporučení pro odstranění současného stavu 18
1 PŘEDMĚT KONTROLY
Na základě uzavřené smlouvy mezi společností VGD-AUDIT s.r.o. (dále jen „auditor“) a Městskou částí pro Prahu 3 (dále jen „MČ P3“), byl domluven předmět prověrky v následujícím rozsahu:
a) identifikace a analýza nálezu inventarizační komise MČ P3 ze dne 13.2.2017,
b) doporučení nápravných opatření a návrhů dodatečných účetních zápisů, které napravují zjištění inventarizační komise
c) ověření, zda účetnictví po provedených opravách bude věrně a poctivě zobrazovat skutečný stav majetku, závazků, nákladů a výnosů vztahujících se k VHČ
d) kontrola dodržování směrnic a nařízení MČ P3 ze strany SMP pro vedení účetnictví v rámci vedení účetnictví VHČ
e) analýza důvodů vzniku inventarizačních rozdílů a doporučení pro budoucí vedení xxxxxx XXX
2 REKAPITULACE INVENTURNÍCH ROZDÍLŮ
Inventární rozdíly v účetnictví VHČ, které na základě mandátní smlouvy pro MČ P3 vedla pověřená společnost Správa majetkového portfolia Praha 3 a.s. (dále jen „SMP“) identifikoval při své prověrce účetní závěrky MČ P3 její auditor společnost HZ Consult s.r.o.
Vzhledem k tomu, že inventurní rozdíly nebyly do data sestavení účetní závěrky za účetní období roku 2016 MČ P3 vyřešeny a nebylo zřejmé, zda účetnictví věrně a poctivě zobrazuje skutečný stav majetku, závazků, výnosů a nákladů v rámci VHČ, která tvoří 6,5 % z celkových aktiv MČ P3, přistoupil auditor ve svém výroku k výhradě závěrů.
Jeho výhrada spočívala v tom, že účetní jednotka nebyla schopna předložit důvěryhodnou inventarizaci účtů a vhledem k tomu nebylo možné za účetní období kalendářního roku 2016 ověřit tuto část účetnictví MČ P3. Auditor v rámci své práce a auditorského výroku pak již dále neanalyzuje inventurní rozdíly a důvody jejich vzniku.
Na základě výše uvedeného výroku auditora MČ P3 přistoupila k nápravnému opatření, které má za cíl prověřit skutečný stav rozvahových a výsledovkových účtů za rok 2016 s tím, že bude provedena hloubková kontrola účetnictví VHČ se zaměřením, zda nebude vzhledem k případným nálezům nutná úplná rekonstrukce účetnictví za rok 2016 VHČ. Jako nástroj pro nápravná opatření v tomto bodě slouží naše provedená, hloubková kontrola účetnictví VHČ.
U méně závažných připomínek auditora dle § 10 odst. 3 písmene b) zákona č. 420/2004 Sb., o přezkoumávání hospodaření územních samosprávných celků
- chyby a nedostatky nemající závažnost písmene c) MČ P3 přistoupila k přímému odstranění většiny chyb pomocí nápravných opatření mimo tuto zprávu z hloubkové kontroly.
3 SYSTÉM ZPRACOVÁNÍ ÚČETNICTVÍ „VHČ“
Vzhledem k nutnosti pochopení účtování SMP o VHČ bylo nutné nejdříve identifikovat kompletní proces pořizování dat v roce 2016, jejich zpracování a přenosy sloužící pro evidenční účely VHČ a účetnictví.
Na základě procesní analýzy a ověření skutečností probíhalo kompletní zpracování účetní evidence v roce 2016 dle následujícího schématu.
Již z výše uvedeného schématu je patrné, že se pro zpracování správcovské agendy a účetnictví se v SMP používá hned několik softwarů a celý proces vzniku účetní agendy je velice komplikovaný a zatížený celou řadou komplikovaných manuálních úkonů. Tento stav dle našeho názoru s nezvládnutou politikou lidských zdrojů a nedokončenou implementací kompletního systému Helios byl příčinou vzniku veškerých inventurních rozdílů
V roce 2016 přistoupilo SMP ke kompletní implementaci systému Helios, který se měl stát srdcem kompletní agendy správy nemovitostí a účetní agendy VHČ. (o jeho implementaci pojednáváme v samostatné kapitole naší zprávy). Bohužel tato implementace nebyla dokončena a celý systém agendy zůstal velice roztříštěný. Pro správu nemovitostního portfolia dál v roce 2016 sloužil software Diogenes, kde jsou vedeny veškeré evidenční listy a vystavují se daňové doklady. Vzhledem k nedokončené implementaci SW Helios však nebyla vyvinuta žádná datová pumpa mezi bankou a systémem Helios, proto byly i nadále platby za nájmy a služby dle evidenčních listů uskutečněné v bance dál exportovány do systému SOAS, který datovou pumpu měl vyvinutou již z minulých období a ze systému SOAS byly veškeré platby importovány do systému Diogenes, tak jako v předešlých letech. Zde je třeba upozornit na fakt, že tento import není také zcela automatický, ale pouze importuje dávku plateb, které pak manuálně dle VS přiřazují jednotlivý správci v Sytému Diogenes jednotlivým uživatelům nemovitostí.
V případě úhrady předpisů nájemného a záloh na pokladně domovní správy je však systém úplně odlišný a o platbách v hotovosti je účtováno přímo v systému Helios, odkud jsou posléze generovány podklady pro domovní správu o provedených platbách. Z výše uvedeného vyplývá, že proces dle způsobu platby je zcela odlišný a vždy zatížený možnou chybou v manuálních procesech.
Každý měsíc byla v systému Xxxxxxxx provedena uzávěrka jejíž výsledkem je generování tzv. skonter, které slouží jako podklad pro účtování o předpisech nájemného, přijatých a poskytnutých záloh a ostatních platbách uvedených v evidenčních listů. Tato závěrka bohužel opět nebyla automaticky generována do systému Helios, kde by automaticky docházelo k přiřazení jednotlivých složek evidenčních listů k analytickým účtům. Pro import skonter do systému Helios byl interně společností, bývalou interní účetní paní Jarošovou vyvinut systém Excelových tabulek, do kterých se manuálně přepisují údaje ze skonter generovaných systémem Diogenes. Je třeba upozornit na fakt, že systém Excelových tabulek nebyl nikdy detailně popsán v žádné účetní směrnici a po odchodu paní Xxxxxxxx nebyl tento systém předán s kompletní dokumentací žádnému pracovníkovi interní účtárny SMP.
Jen pro účely přípravy předpisů z evidenčních listů je používáno několik Excelových tabulek, jako je příprava interního dokladu skonter, příprava předpisů na platby garáží, rozpuštění fondů oprav, evidence technických zhodnocení atd. Vzory těchto Excelových tabulek jsou uvedeny v přílohách naší zprávy. Je třeba znovu zdůraznit, že veškeré vyplňování všech těchto tabulek probíhá manuálně, tento proces probíhal i před implementací systému Helios pro systém SOAS.
Do účetnictví vedeném v systému Helios jsou na základě rekapitulací z Excelových tabulek účtovány pouze agregované obraty MD/DAL na jednotlivých účtech. Vzhledem k tomuto postupu není přímo v účetním systému evidentní vazba na jednotlivá saldokonta a jednotlivé položky v deníku. Vzhledem k tomuto procesu není možná přímá kontrola konečných stavů bez kontroly v systému Diogenes.,
Celý přenos do Excelových tabulek a účtování v agregované podobě je pak nedokumentovaný proces bez vnitřních kontrol. Tento postup by byl sám o sobě přijatelný z hlediska zákona o účetnictví v případě, kdyby byl jasně popsán interní směrnicí pro účetní jednotku, a kde by byl jasně definován také import a export z Excelových tabulek mezi systémem Diogenes a Helios, včetně jasného propojení operativní evidence v Xxxxxxxx s účetnictvím, bohužel v případě SMP se spíše jedná o nedokumentovaný „black box“, kde jednotlivý uživatelé používají tyto nástroje metodou pokusu a omylu.
Jedinou zcela standardizovanou agendou je pořizování faktur přijatých do systému Helios. Toto pořizování je prováděno správně přímo do systému, dle zdokumentovaných procesů a také platby přijatých faktur jsou prováděny přímo ze systému. Vzhledem k této skutečnosti také nebyly zjištěny žádné významné odchylky při inventarizaci účtů v této oblasti.
4 OVĚŘENÍ DŮVĚRYHODNOSTI DAT V SYSTÉMU DIOGENES
Z uvedeného oběhu účetních dokladů a podkladů a vzhledem k analýze největších inventurních rozdílů jsme došli k závěru, že nejdůležitějším prvkem našeho zkoumání je ověření, zda účetní data vedená jednotlivými správci nemovitostního portfolia ve vlastnictví MČ P3 jsou správná, protože v případě, že ano je jasné, že MČ P3 má v systému Diogenes oporu pro stanovení správných konečných stavů účtů, kde byly auditorem zjištěny inventurní rozdíly. Jednalo se především o účty pohledávek za nájemné, stav přijatých a poskytnutých záloh na poskytované a nakupované služby.
V případě ověření správnosti dat ze systému Diogenes, které při uzávěrce účetního roku nebyla v souladu s daty zobrazenými v účetním systému Helios, by bylo možné jejich použití pro inventarizaci účetních zůstatků roku 2016, tak aby bylo se tyto rozdíly vzhledem k již uzavřeným účetním knihám řádně zúčtovaly v běžném účetním období roku 2017. Jako podklad by pro zúčtování inventurních rozdílů posloužila primární data získaná ze systému Diogenes.
Vzhledem ke skutečnosti, že správcovský tým ke konci roku 2016 přešel z SMP do společnosti Správa zbytkového majetku MČ Praha 3 a.s., (dále jen „SZM“), která má agendu VHČ na starosti v roce 2017, přistoupili jsme k pohovoru s pracovníky SZM, kteří provedli roční zúčtování plateb nájemného, energií atd.
Z níže uvedené tabulky je zcela zřejmé, že vyúčtování všech položek evidenčních listů za rok 2016 proběhlo bez jakýchkoliv problémů a ve vysoké kvalitě, kdy ze 4 000 vyúčtovacích předpisů bylo reklamovaných pouze 12 z nich a z těchto reklamací byly uznány pouze tři, což činí 0,75 promile z celkového počtu zúčtování.
Dále jsme zkoumali stížnosti na ostatní agendu týkající se spravovaných nemovitostí, týkající se předpisů, záloh, služeb fondů oprav atd. a také zde statistika nepřesáhla průměr předešlých let, tak jak je také ukázáno v níže uvedené rekapitulaci.
Pro finální ověření důvěryhodnosti dat systému Diogenes jsme přistoupili k proceduře auditorských konfirmací, kdy byl vybrán vzorek 100 nájemců, kterým byl zaslán konfirmační dopis ze strany MČ P3, se žádostí o ověření zůstatků plateb nájemného, služeb a energií k 30.4.2017, pro eliminaci jakýchkoliv chyb, záměn a manipulace s výsledky, byly konfirmace zaslány jednotlivými nájemníky přímo k našim rukám. Ke dni, kdy byla vyhotovena tato zpráva bylo zpět zasláno více jak 18 % konfirmací rozeslaných nájemníkům a na žádné zpětně vrácené konfirmaci nebyl evidován žádný rozdíl skutečných zůstatků od evidovaných v systému Diogenes.
Statistika reklamací v rámci | činnosti VHČ | za roky 2013-2016 | |
2014 (za rok 2013) | 2015 (za rok 2014) | 2016 (za rok 2015) | 2017 (za rok 2016) |
Počet vyúčtování | 5 792 | 5 242 | 5 123 | 4 000 |
Počet reklamací ročního vyúčtování | 41 | 32 | 26 | 12 |
Počet uznaných reklamací ročního vyúčtování | 3 | 9 | 4 | 3 |
Počet uznaných reklamací v % ročního vyúčtování | 0,05 % | 0,17 % | 0,08 % | 0,08 % |
Ideální finální kontrolou by bylo finální zúčtování ročního vyúčtování včetně námi navrhnutých oprav inventurních rozdílů v účetnictví SZM, tak aby bylo jasné, že na veškerých předmětných analytických účtech 311, 314, 324, 37x budou nulové zůstatky, ale to bohužel k datu sestavení této zprávy nebylo možné, protože podklady pro roční vyúčtování nebyly SZM ještě kompletně zpracovány. Finální zpracování se očekává ke konci měsíce července, naše doporučení je toto finální zúčtování dodatečně ověřit.
Pro 100 % ověření konformity dat systému DIOGENES byly v měsíci červnu roku 2017 vygenerovány systémem zpětně veškeré podklady pro měsíční zúčtování evidenčních listů, aby se ověřilo, že data mají stejný obsah, tak jak byly pořízeny v roce 2016. Touto procedurou bylo ověřeno, že takzvaná skontra (podklady pro měsíční účtování) jsou zcela totožná s daty, jak byly originálně generovány v roce 2016.
Z výše uvedených procedur je zcela zřejmé, že v systému DIOGENES jsou data v pořádku a odpovídají reálnému stavu, proto není nutné přistoupit ke kompletní rekonstrukci účetnictví, ale pouze k opravě účetních zápisů, které napraví účetní stav, tak jak jej zobrazuje operativní evidence v systému DIOGENES. K opravám v účetnictví VHČ napravující inventurní rozdíly účetní závěrky pro rok 2016, dojde v běžném účetnictví roku 2017 tedy zúčtováním veškerých podkladů na základě nové inventarizace a naší zprávy novým správcem majetkového portfolia společností SZM.
5 IDENTIFIKACE INVENTURNÍCH ROZDÍLŮ A JEJICH ÚČTOVÁNÍ ROCE 2017
Na základě ověření důvěryhodnosti dat v systému Diogenes jsme byli schopni vygenerovat veškeré podklady pro správnou inventarizaci zúčtovacích vztahů (skupina účtů 3xxx). Skupina účtů třídy tři byla skupina, kde bylo dle zjištění auditora nejvíce inventurních rozdílů.
Na základě našeho šetření jsme připravili ve spolupráci s účetním oddělením SMP následující rekapitulaci zúčtování jednotlivých inventárních rozdílů. Kompletní finální inventarizace účtů bude předána SMP do rukou MČ P3 a SZM pro opravné zúčtování inventurních rozdílů. Tyto postupy byly také diskutovány s ekonomickým odborem MČ P3.
Vzhledem k již uzavřeným účetním knihám za rok 2016 budou tyto opravy inventarizace účtů za rok 2016 proúčtovány v rámci běžného účetního období roku 2017, s tím že tato nová inventarizace a naše zpráva budou použity jako podklad pro budoucí jednání s auditorem pro ověření účetní závěrky za rok 2017.
Z jednotlivých účtování inventurních rozdílů je zřejmé, že docházelo k účtování na nesprávné účty a k záměnám účtů, které mají spolu věcnou souvislost, například vyúčtování záloh a pohledávky, kompenzace pohledávek vůči evidovaným přeplatkům atd. V některých případech bylo odhaleno duplicitní účtování například o vyúčtování tepla. Většina úprav neměla vliv na hospodářský výsledek VHČ a opravy pouze napravují stav zúčtovacích vztahů.
Nicméně některé položky budou mít vliv na opravu hospodářského výsledku za rok 2016, tyto opravy budou v souladu se zákonem o účetnictví a dohodě s auditorem MČ P3 zúčtovány jako opravy hospodářského výsledku za minulé období na účtu 408xxxx v roce 2017.
Po opravě účtování dojde ke změně hospodářského výsledku hlavně na úrovni špatně zúčtované DPH a to především vyplývající z odměny za mandátní smlouvy, kdy neuplatněné DPH nebylo zúčtované do provozních nákladů a to společně s celou řadou menších částek, celkový vliv na snížení hospodářského výsledku je cca 300 TCZK. Dalšími položkami oprav nákladů je dvojité vyúčtování zálohy na teplo dojde ke snížení nákladů o 3 000 TCZK. Na základě inventarizace také bylo zjištěno, že nedošlo ke správnému vyúčtování penále za nezaplacené nájemné ve splatnosti a to jak za bytové, tak nebytové prostory a to v celkové výši 1 329 TCZK, tato částka bude mít za následek zvýšení hospodářského výsledku.
Na základě nové inventarizace účtů dojde ke zvýšení hospodářského výsledku na základě úpravy opravných položek, kdy dochází k jejich snížení o 1 423 TCZK., Podkladem pro jejich novou výši je rekapitulace ze systému Diogenes, kde bylo zjištěno, že jejich tvorba odpovídá vyhlášce, která stanovuje jejich tvorbu ve výši 10% z nominální hodnoty pohledávky za každých 90 dní po její původní splatnosti, toto zjištění odporujerozhodnutí ředitele SMP ze dne 7.3.2017, které konstatovalo, že budou opravné položky vytvořeny ve vyšší hodnotě, než je uvedeno výše.
V rámci auditu auditor upozorňoval také na ne aktualizaci opravných položek zúčtovaných na účtu 1990010 a to ve výši 15 559, vzhledem k tomu, že nominální výše pohledávek evidovaných na účtu 377 0316, ke kterým byly tyto opravné položky tvořeny je 30 TCZK, tak maximální odchylka může činit 15 CZK. Tato výše
je zcela pod úrovní hladiny významnosti, proto doporučujeme provést jejich inventuru a případný odpis těchto pohledávek a souvisejících opravných položek v roce 2017.
Samostatnou položkou jsou opravy účtů 343 DPH, kdy byla jako největší chyba identifikováno chybné zúčtování DPH z mandátní smlouvy, ale také celá řada dalších drobných chyb, které byly průběžně opraveny i za pomoci MČ P3. Vzhledem k tomuto faktu byla sestavena za pomoci kooperace s účtárnou MČ P3 nová inventarizace účtu 343 a na základě ní byl shledán nový inventarizační rozdíl ve výši cca 27 000 Kč, který již nebyl z ekonomických důvodů a časové náročnosti dohledaný. Inventarizační rozdíl ve výši 27 220,91Kč je v účetnictví VHČ zobrazen jako závazek, který však nemá oporu v žádné navazující evidenci jako je souhrnné, či kontrolní hlášení. Vzhledem k výši inventarizačního rozdílu doporučujeme jeho zúčtování oproti účtu 408 jako ostatní položky ovlivňující hospodářský výsledek minulých období. Dle našeho názoru v případě doměrku ze strany finančního úřadu hrozí maximální sankce ve výši 16 781 Kč a to za celé tříleté promlčecí období a to pouze v případě, kdy by se samotnému finančnímu úřadu podařilo identifikovat tento inventární rozdíl. V takovém případě MČ P3 může vymáhat tuto škodu na základě článku IV mandátní smlouvy, kdy SMP je odpovědné za správné účetnictví VHČ a její správnou inventarizaci, protože promlčecí doba zde plně kryje stejné období pro promlčení daňových závazků.
Dle našeho názoru po provedených opravách inventurních rozdílů bude účetnictví v roce 2017 odpovídat skutečnému stavu zachycenému v operativní evidenci systému Diogenes.
Rekapitulace účtování inventarizačních rozdílů v Kč | |||||
Číslo analytického účtu | Zůstatek dle účetnictví | Zůstatek dle inventury účtů | Rozdíl | Rozdíl zúčtován oproti účtům | Rozpis Inventury |
1940010 Opravné položky | 80 733 792,00 | 79 310 168,00 | -1 423 624,00 | 408xxxx | DS2 72 453 997, DS 7 6 416 805, DS 4 181 652, DS5 257 714 |
3110010 Nájemné z nebytových prostor | 8 649 737,86 | 11 039 909,49 | 2 390 171,63 | 3780323, 324xxxx: | DS7: 3 494 474 DS5: 513 474,69 DS2 HST: 739 901,80 DS2: 6 292 059,00 |
3110015 Pohledávky náklady řízení | 8 699 853,19 | 8 691 963,03 | -7 890,16 | 3110013 | DS: 2 8 371 311,14 DS4: 875,00 DS7: 319 776,00 |
3110013 Pohledávky - příslušenství | 146 904 288,93 | 148 955 820,03 | 2 051 531,10 | 3110015, 324 0062 | DS2 27 629 956,10 DS2 HST 1 272 100,43 DS2 114 280 073 DS4 540114,50, DS7 4681 266, DS7 437 241 |
3110014 Pohledávky náklady řízení | 647 489,49 | 644 662,06 | -2 827,43 | 3110011 | DS7 94 056,60, DS2 530 061,44 DS5 20 544 |
3110011Příslušenství a pohledávky NP | 3 753 990,78 | 4 165 531,70 | 411 540,92 | 3110014, 324 xxxx | DS7 508 640, DS7 18 372, DS2 2 927 390, DS5 7 003, DS5 71 600 |
3110012 Nájemné od obyvatel | 41 962 906,27 | 43 949 655,53 | 1 986 749,26 | 3780325, 324 0062, 3770317 | DS7 6 620 086,64 DS4 65 707,75 DS2 HST 1 272 100,43, DS2 35 991 760,71 |
3140048 Provozní zálohy kotelny | 27 548 299,50 | 32 067 784,00 | 4 519 484,50 | 3210000, 3770351 | záloha na teplo ze smlouvy 100/100/001 14 574 608 a záloha ze smlouvy 100/100/002 17 493 176 |
3210000 Dodavatelé | 3 926 851,97 | 5 445 706,88 | 1 518 854,91 | 3140048 | dokladem je saldokonto, kde byla 2x zúčtována záloha na teplo |
3240061 Zálohy vodné stočné | 17 657 581,32 | 18 251 995,48 | 594 414,16 | 311xxxx | DS2 13 324 423,48 DS 7 4 927 572 |
3240062 Přijaté zálohy na teplo | 53 702 850,27 | 59 378 379,43 | 5 675 529,16 | 311xxxx | DS2 45 968 860, 16, DS7 13 409 519,27 |
3240063 Přijaté zálohy na úklid | 4 830 450,02 | 5 084 137,61 | 253 687,59 | 311xxxx | DS2 3 577 873,80 DS7 1 050 044, 72 DS5 455 823,09 |
3240064 Přijaté zálohy na výtahy | 2 684 985,15 | 2 953 972,51 | 268 987,36 | 311xxxx | DS2 2 358 754 DS7 548 036,82 DS5 47 181,69 |
3240066 Přijaté zálohy na odpad | 3 389 286,88 | 3 483 963,18 | 94 676,30 | 311xxxx | DS2 2 770 427,08 DS7 715 576,10 DS5 -2040 |
3240069 Přijaté zálohy na ostrahu | 980 194,82 | 1 127 712,84 | 147 518,02 | 311xxxx | DS2 1 127 689,51 DS5 23,33 |
3430000 Daň z přidané hodnoty | 278 814,74 | 0,00 | -278 814,74 | 408xxxx | Výpis z osobního účtu, kde není žádný nedoplatek ani přeplatek, největší chyba bylo zúčtování mandátní sml. |
3770317 Spoje | 3 162 517,00 | 3 467 749,00 | 305 232,00 | 311012 | SIPO DS 7 765 878 SIPO DS 2 2 701 871 |
3770351 Náklady na teplo | 3 697 086,46 | 696 456,87 | -3 000 629,59 | 3140048 | snížení nákladů o špatně zúčtovanou zálohu na teplo viz předchozí zápisy |
3770373 Jiné pohledávky FO | 14 827 694,62 | 13 929 145,62 | -898 549,00 | 3780350 | podkladem je saldokonto dlužníků za jednotlivé SVJ |
3770374 Xxxx pohledávky služby SVJ 2014 | 108 870,68 | 121 230,68 | 12 360,00 | 3770375 | provedeno zúčtování na špatný účet náležící roku 2014 ( správně rok 2015) |
3770375 Xxxx pohledávky služby SVJ 2015 | 2 585 657,42 | 2 573 297,42 | -12 360,00 | 3770374 | provedeno zúčtování na špatný účet náležící roku 2014 ( správně rok 2015) |
3780323 Nájemné byty přeplatky | 2 125 530,51 | 2 387 046,70 | 261 516,19 | 3110010 | DS7 583 956,88, DS2 1 803 089,82 |
3780325 Nájemné nebyty přeplatky | 2 138 908,43 | 1 977 083,43 | -161 825,00 | 3110012 | DS7 979 807,70, DS5 225 374,03,DS2 771 901,70 |
311xxxx - Příslušenství z pohledávek | 000 000 000,98 | 193 950 248,28 | 1 329 062,30 | 408xxxx | přepočet penále pro účty , 3110013,3110012, 3110011 oproti výnosům |
3780350 Nájemné od nájemců | 899 549,00 | 7 950,00 | -891 599,00 | 3770373 a 3780351 | oprava viz výše souvztažné účty |
3780351 Jiné závazky nájemné garáže | 6 959,00 | 0,00 | -6 959,00 | 3780350 | oprava viz výše souvztažné účty |
6 DŮVODY VZNIKU INVENTÁRNÍCH ROZDÍLŮ
6.1 Implementace systému HELIOS
Ve společnosti Správa majetkového portfolia Praha 3 a.s. (SMP) byl používán do konce roku 2015 účetní program SOAS, který byl způsobem popsaným v kapitole 3 propojený s informačním systémem GORDIC, který používá pro svoji agendu MČ P3. Protože SOAS je pouze aplikace pro vedení účetnictví a jeho dodavatel nenabízí model, který by se věnoval správě nemovitostí, SMP používala pro agendu správy nemovitostí program Diogenes, který byl provozován dokonce ve třech oddělených instalacích a doplněn několika dalšími nástroji na výpočet úroků a penalizace.
V roce 2015 byla zahájena ve společnosti SMP ve spolupráci se společností LXC a jejího subdodavatele společnosti PC HELP implementace softwaru Helios Orange (HeO). Spolu s tímto účetním software bylo nasazováno do něj zcela integrované oborové řešení ENERGO/ SPRÁVA NEMOVITOSTÍ, jehož tvůrcem je společnost PC HELP. Hlavním cílem bylo nahradit mnoho roztříštěných systémů a různorodých procesů do jednotného ERP systému s plně propojenými agendami a nastavení nových zjednodušených procesů pro evidenci nemovitostí, řešení správy klientů, fakturace, vytváření záloh, vyúčtování a další oblasti vedení účetnictví.
V oblasti účetnictví bylo cílem též sladit účetní osnovu s programem GORDIC, která v rámci komunikace SOAS-GORDIC musela být transformována, neboť účetní osnovy a ani řady dokladů nebyly synchronní.
Na začátku roku 2016 došlo k migraci ze SOAS na Helios. V prvním čtvrtletí roku 2016 se SMP potýkalo s kvalitou migrovaných dat a se samotným korektním nastavením v modulu ENERGO-SPRÁVA NEMOVITOSTÍ, což zapříčinilo kompletní kolaps účetní agendy. Důvodem tohoto kolapsu byl fakt, že pro přenášení podkladů z více instalací Diogenes byla předána data v podobě Excelů vypracovanými dodavatelem Diogenes, které ovšem nebyly správně importovány do programu Helios. LXC se pak následně snažilo zajistit deduplikaci a transformaci dat pro účely importu do Helios. Dle našeho názoru bylo dosti problematické, že implementaci zajišťovala společnost LXC namísto společnosti PC Help, která celý klíčový model ENERGO – SPRÁVA NEMOVITOSTÍ vyvinula.
Od dubna 2016 se podle implementační společnosti LXC podařilo importní větu, včetně PAZ (pomocného analytického znaku) korektně promítnout do účetního deníku, nicméně i po této doplněné implementaci dál docházelo, že v datové větě mezi Helios a GORDIC vznikaly další chyby při přenášení účetních a daňových dokladů do programu GORDIC a to i vlivem uživatelského účtování a přenosu nových druhů účetních záznamů, od počátku roku doposud nepoužitých, proto zatím nenastavených v PAZ.
Od května po vyvrcholení personální krize v SMP přestaly být datové věty, které byly nově implementovány, využívány a veškeré zápisy mezi účetním systémem Diogenes/ENERGO a Helios byly pořizovány manuálně, a to v agregované podobě pouze ve formě několika zápisů měsíčně do účetního deníku týkajícího se VHČ
Dle sdělení managementu SMP po oznámení, že dojde k oddělení Vedlejší hospodářské činnosti (VHČ) do společnosti Správa zbytkového majetku MČ Praha 3 a.s. (dále jen „SZM“)) v létě 2016 došlo k přerušení používání naimplementovaného modulu ENERGO – SPRÁVA NEMOVITOSTÍ. Tím došlo k situaci, kdy data v Helios a v modulu ENERGO– SPRÁVA NEMOVITOSTÍ byla nekompletní či nesprávná. Na základě tohoto kroku byly zrušeny veškeré zápisy mezi systémem ENERGO– SPRÁVA NEMOVITOSTÍ a Xxxxxx v hlavní knize.
Na základě rozhodnutí managementu SMP a na základě informace, že implementace modulu ENERGO-SPRÁVA NEMOVITOST, tak jak byl implementován v SMP, nebude migrován do SZM, se společnost plně vrátila k používání nástroje Xxxxxxxx a přenosu dat z tohoto programu za pomocí manuálních Excelových tabulek.
Jako dočasná pomůcka byl opět používán i bývalý účetní SW SOAS, kterým se pravidelně realizovala transformace bankovních výpisů do formátu GPC, protože Xxxxxxxx neumí naimportovat jiný formát bankovního výpisu.
Doklady do Helios, pro účely účetnictví, byly následně pořizovány ručně z vytištěných dokumentů, které vznikají exportem z Diogenes do Excelové šablony. Bohužel při používání této Excelové šablony, která je přílohou naší zprávy docházelo při manuálním přepisování k chybám a dále bylo zjištěno, že k vyplnění těchto Excelových šablon nebyla pořízená žádná dokumentace, která by upravovala jejich používání.
Na základě výše uvedených faktů je zcela zřejmé, že nedokončená a nefunkční implementace modulu ENERGO a programu Helios, a to bez ohledu na to z jakých důvodů k tomuto faktu došlo, a následný zpětný přechod k původnímu systému bez řádně dokumentovaných procesů, byl jednou z příčin kolapsu účetní agendy VHČ vedeném SMP.
6.2 Personální politika SMP
Na základě pohovorů s pracovníky ekonomického odboru SMP a také s pracovníky SZM, kteří byli částečně v roce 2016 zaměstnáni jak v SMP, tak od 1.1.2017 v SZM bylo zřejmé, že během roku 2016 kompletně selhala personální politika SMP v rámci ekonomického úseku, a to v době, kdy probíhala klíčová implementace nového systému pro zpracování účetních dat. Na postě ekonomického ředitele SMP došlo jen během prvních pěti měsíců, třikrát ke změně, kdy na konci února skončil na základě rezignace xxx Xxxxxxx, který sám byl na pozici ekonomického ředitele jen několik měsíců, v dubnu skončila i pracovnice pověřená vedením ekonomického úseku xxxx Xxxxxx, která byla ve funkci pouze dva měsíce a od května nastoupila na tuto pozici paní Karlová, která do této doby měla na starosti v rámci SMP agendu personální a mzdovou. Bohužel v rámci jejího nástupu nedošlo vzhledem k turbulentní fluktuaci k žádnému řádnému předání agendy ekonomického ředitele, postupů a směrnic.
Podobná situace jako na pozici ekonomického ředitele bohužel panovala i v samotném oddělení finanční účtárny, kdy z původního obsazení 4 lidí skončila ke konci roku xxxx Xxxxxxxx a posléze ke konci ledna i xxxx Xxxxxxxx. Tyto dvě zkušené účetní bohužel zajišťovali kompletní účetní agendu a xxxx Xxxxxxxx byla autorkou veškerých Excelových tabulek zajišťující importy z programu Diogenes do programu Helios. V této době zbyly na tomto oddělení pouze pracovníci xxx Xxxxx a xxxx Xxxxxxxxx, kteří ale byli vždy odpovědni pouze za dílčí agendu, tito pracovníci do dnes vykonávají tuto agendu i v SZM. Bohužel po odchodu paní Xxxxxxxx, která vytvořila Excelové tabulky na import dat z programu Diogenes do programu Helios, nebyla zanechána žádná písemná instrukce pro jejich používání a v tomto případě bylo potvrzeno, že excelové tabulky jsou velice dobrý a efektivní nástroj, ale v případě nepopsání jejich funkcí pouze pro jejich tvůrce, protože ostatní uživatelé nemají šanci zkontrolovat logické vazby jednotlivých buněk.
Na základě výše popsané situace je zcela zřejmé, že nezvládnutá personální politika na ekonomickém úseku SMP v roce 2016 měla klíčový vliv na kolaps účetní agendy.
6.3 Dodržování účetních předpisů, metodiky a vnitřních směrnic
Metodika zpracování účetnictví VHČ vychází z obecných předpisů jako je zákon o účetnictví, vyhlášky a účetních standardů pro vedení účetnictví municipalit, její podrobnosti jsou uvedeny také v mandátní smlouvě uzavřené mezi MČ P3 a SMP, dále pak ve směrnici k provedení inventur MČ P3 a nařízení tajemníka MČ P3 pro jejich provedení. Mandátní smlouva uzavřená dne 1.8.2013 v článku IV, definuje základní předpoklady a termíny pro jednotlivé účetní závěrky, metodiku účetní osnovy a přenosu dat do systému GORDIC. Z výše uvedené smlouvy je patrné, že SMP je povinné předávat měsíční účetní závěrku do 10 dne následujícího měsíce. Termín pro roční závěrku je vždy stanovený dle informace mandanta s tím, že v souladu s bodem 10 článku IV je mandatář povinen mandantovi předat kompletní inventarizaci účtů. Tento termín byl pro závěrku roku 2016 stanoven na 18.ledna 2017. Na základě údajů z provedené prověrky je zřejmé, že SMP po celý rok 2016 a při roční uzávěrce nepostupovalo v souladu s mandátní smlouvou a porušila výše uvedená smluvní ustanovení mandátní smlouvy.
Každá účetní jednotka je povinna také vytvořit systém účetních směrnic pro oběh účetních dokladů a pro veškeré postupy, které vedou k vytvoření účetní evidence. Na základě naší kontroly jsme zjistili, že SMP postupovala pro účtování VHČ na základě mandátní smlouvy pro MČ P3 a dále dle vnitřní směrnice zpracované původně paní Vokatou a posléze doplněnou paní Karlovou. Tato směrnice dle našeho názoru je ve značné části formální a zcela nepopisuje veškeré postupy, tak jak vzniká účetní agenda VHČ, některé procesy týkající se přenosu dat mezi programem Diogenes a Helios pomocí Excelových tabulek, celková kontrola dat v systému Diogenes a jejich zrcadlení vůči jednotlivým účtům účetní osnovy zcela chybí. Na základě skutečnosti, že v programu Helios je účtováno pouze kumulativně o pohybech na jednotlivých účtech, je nezbytné pro dodržení zásady transparentnosti a věrného obrazu účetnictví mít jasně popsanou operativní evidenci jednotlivých účtů v systému Diogenes, což dle našeho názoru nebylo provedeno. Při inventarizaci účtů bylo postupováno pouze dle obecných
zvyklostí z minulých let bez jasné vazby jednotlivých účtů na konkrétní záznamy operativní evidence s tím, že jsou používány pouze opět agregovaná data generována ze systému Diogenes.
Při našem zkoumání jsme také narazili na fakt, že není vypracována přesná směrnice na uplatňování DPH v rámci VHČ, a to vzhledem k situaci, že celá řada uskutečněných plnění je používána jen pro uskutečněná plnění s plným nárokem na odpočet, pro osvobozená plnění a pro kombinaci obou plnění.
Při naší hloubkové kontrole jsme podrobili analýze také účtování v průběhu celého roku v rámci hlavní knihy a deníku týkající se VHČ a je zcela zřejmé, že i s přihlédnutím k personálním otázkám nebylo po celou dobu účtováno konstantní metodikou. V hlavní knize je významný výskyt oprav a storen jednotlivých zápisů, dále je zřejmé, že v průběhu roku se jednotlivé zápisy nepořizovali ve stejné kvalitě, kdy jednotlivé zápisy nejsou opatřeny textem, který by popisoval jejich materiální význam, toto je zvláště významné u provedených oprav a storen.
Na základě výše popsané situace je zcela zřejmé, že SMP při účtování VHČ nepostupovala v souladu s mandátní smlouvou, nařízením tajemníka MČ P3, směrnicemi RMČ a v souladu se zákonem o účetnictví. Na základě našeho názoru však po zúčtování nově vypracované inventarizace účtů budou konečné zůstatky účtů odpovídat skutečnému stavu, tak jak jej zachycuje program Diogenes, kde byla ověřena kvalita dat.
7 ZÁVĚRY Z HLOUBKOVÉ KONTROLY A DOPORUČENÍ PRO ODSTRANĚNÍ SOUČASNÉHO STAVU
7.1 Závěr hloubkové analýzy
Na základě závěrů, které jsou uvedeny v naší zprávě z hloubkové kontroly došlo k chybám v účetnictví VHČ vedeném SMP, které měli za následek chybné zůstatky účtů z následujících důvodů:
a) absolutní krize a nezvládnutí personální politiky, kdy v nekritičtější fázi projektu implementace nového softwaru došlo k několika výměnám vedoucího pracovníka ekonomického úseku, včetně obrovské fluktuace řadových pracovníků.
b) absolutní podcenění popisu procesů oběhu dokladů a interakcí jednotlivých systémů mezi sebou. Po odchodu pracovnice, která byla zodpovědná, a která měla na starosti vývoj Excelových tabulek sloužících jako interface mezi systémem Diogenes a SOAS/HELIOS. nebyla ve společnosti vytvořena a dodnes není ucelená metodika jejich používání
c) absence metodiky a interních směrnic, které jsou dle našeho názoru neúplné a spíše formálního obsahu, než aby popisovali reálný stav, SMP nedodrželo smluvní ujednání a metodické instrukce MČ P3 vyplývající z mandátní smlouvy
d) nezvládnutí a nedokončení implementace systému Helios, který by zastřešoval veškeré agendy,
7.2 Doporučení pro odstranění současného stavu
Vzhledem k tomu, že v systému zpracování účetnictví a oběhu účetních dokladů, tak jak bylo uvedeno v naší zprávě z hloubkové kontroly, pokračuje v zásadě v nezměněné podobě i stávající správce nemovitého majetku MČ P3 SZM. Doporučujeme, aby byla veškerá agenda správy portfolia, účetnictví a ostatní agendy sloučeny do jednoho softwarového řešení, tak aby byly odstraněny manuální úkony a účetnictví obsahovalo detailní údaje o veškerých změnách v detailní struktuře, a ne v agregovaných údajích.
Tak jak jsme byli informováni na osobních pohovorech s managementem SZM, společnost již započala s tímto projektem s tím, že plná implementace systému Helios pro veškeré agendy bude ukončena nejpozději do 31.12.2017 a od 1.1. 2018 bude zahájen plný provoz nového řešení. Implementaci systému v SZM bude mít na starosti společnost PC Help. Po naplnění tohoto projektu bude účetní agenda plně v souladu s evidencí majetkového portfolia a inventarizace účtů bude odpovídat přímo stavu jednotlivých účtů v systému Helios bez zbytečných datových transferů.
Je třeba však upozornit na fakt, že vyúčtování za rok 2017 proběhne v systému původním, proto bude nutné věnovat zvýšenou pozornost inventarizaci účtů, tak aby nedošlo k opětovným manuálním chybám při přenosu údajů ze systému Diogenes do účetního softwaru prostřednictvím Excelovských tabulek. Vzhledem k tomu navrhujeme provést také průběžnou inventarizaci účtů již během roku 2017, aby se případné odchylky zdůvodnili, v roce 2017 dle sdělení pracovníků SZM ještě nebyla provedena. Dále doporučujeme SZM zpracovat případnou podrobnou metodiku pro uplatnění DPH v rámci VHČ.
V Praze dne 19.7.2017
Ing. Xxx Xxxx Xxxxxxx partner
Zpracoval: Xxxxx Xxxxxxxxx, vedoucí odboru ekonomického
Zastupitelstvo městské části Praha 3 svým usnesením č. 294 ze dne 20.6.2017 v rámci projednání závěrečného účtu městské části Praha 3 za rok 2016 přijala opatření potřebná k nápravě chyb a nedostatků, které vyplynuly ze zprávy o výsledku přezkoumání hospodaření městské části Praha 3 za rok 2016 ze strany externího auditora HZConsult s.r.o. Ten zkonstatoval závěr s výhradou z důvodu nesouhlasu. Na základě provedeného přezkoumání hospodaření městské části Praha 3 bylo zjištěno, že inventarizace, zpracované k účtům vedlejší hospodářské činnosti, které byly zpracovány dodavatelským způsobem společností Správa majetkového portfolia Praha 3, a.s., nejsou u některých účtů zpracovány v souladu s § 29 a 30 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví v platném znění. U těchto inventarizací byly vykázány významné inventarizační rozdíly, které nebyly proúčtovány do účetního období 2016 dle § 30 odst. 11) výše uvedeného zákona. Dále bylo společností HZConsult s.r.o. konstatováno, že nebyla přijata nápravná opatření vyplývající z dílčího přezkoumání hospodaření městské části Praha 3, kde byla doporučována revize účtování této části účetnictví účetní jednotky. Při přezkoumání hospodaření byly zjištěny chyby a nedostatky mající závažnost podle §10, odst. 3, písm. c) zákona 420/2004 Sb., o přezkoumávání hospodaření územních samosprávných celků a chyby a nedostatky, které nemají závažnost nedostatků podle § 10, odst. 3, písm. c) zákona 420/2004 Sb., o přezkoumávání hospodaření územních samosprávných celků.
Jedno z opatření bylo zajistit hloubkovou kontrolu správnosti vedení účetnictví VHČ poskytovaného společností Správa majetkového portfolia Praha 3, a.s. Rada městské části svým usnesením č. 294 ze dne 17.5.2017 schválila zadání zakázky malého rozsahu na služby pod názvem "Hloubková kontrola správnosti vedení účetnictví VHČ poskytovaného společností Správa majetkového portfolia Praha 3, a.s." a uzavření smlouvy o poskytování auditorských služeb s vybraným dodavatelem VGD AUDIT s.r.o. Výstupem této smlouvy je předkládaná zpráva z hloubkové kontroly účetnictví VHČ.
Vzhledem k závěrům této kontroly se nenavrhuje rekonstrukce účetnictví, kterou spravovala Správa majetkového portfolia Praha 3, a.s., ale provedla se revize, na základě které vznikly za spolupráce společnosti VGD AUDIT s.r.o. nové kompletní finální inventarizace účtů, které budou předány ze strany Správy majetkového portfolia Praha 3, a.s. odboru ekonomickému Úřadu městské části a Správě zbytkového majetku Praha 3 a.s. pro opravné zúčtování inventurních rozdílů. Tím dojde k odstranění závažných zjištěných chyb a nedostatků a části méně závažných zjištěných chyb a nedostatků, které identifikoval externí auditor HZConsult s.r.o.