Podmínky, pokyny a informace pro vystavovatele a realizátory expozic
Podmínky, pokyny a informace pro vystavovatele a realizátory expozic
19. ročníku mezinárodního veletrhu Czech Raildays
1. Místo a doba konání veletrhu
Veletrh se koná v areálu nákladového nádraží železniční stanice Ostrava hl. n. (Mariánskohorská 38, GPS 49˚ 50´ 52´´ S / 18˚ 16´ 10´´ V), ve dnech 19. - 21. 06. 2018:
úterý | 19. 6. 2018 | 9.30 – 18.00 (9.15 – 9.45 slavnostní zahájení pro VIP) |
středa | 20. 6. 2018 | 9.00 – 18.00 |
čtvrtek | 21. 6. 2018 | 9.00 – 15.30 |
2. 2a) | Základní podmínky účasti Přihláška, která obsahuje | všechny požadované náležitosti (včetně podpisu oprávněného |
pracovníka) a byla doručena na adresu pořadatele do termínu uzávěrky, je závazná pro obě strany. Pořadatel si vyhrazuje právo zrušit objednávku v případě, že nebyla uhrazena příslušná částka za pronájem výstavní plochy nebo objednané služby do termínu splatnosti stanoveného pořadatelem v zálohové faktuře.
2b) Podáním přihlášky (osobně, poštou, elektronickou cestou) vystavovatel akceptuje podmínky účasti v plném rozsahu a zodpovídá za jejich dodržování. Podání přihlášky je stvrzeno její oficiální registrací zaslanou výhradně elektronickou cestou kontaktní osobě uvedené přihlášce.
2c) Pořadatel bude evidovat přihlášky s objednanými službami v pořadí doručení až do vyčerpání kapacity výstaviště. Objednaná plocha může být dodatečně upravena (půdorysná změna, přesun) výhradně na základě oboustranné dohody. O konečném rozmístění expozic rozhoduje pořadatel dle aktuálních možností. Případné změny v již dohodnutém umístění samostatných exponátů je pořadatel povinen konzultovat s vystavovatelem.
2d) Přihláška firmy, resp. společnosti, která neuzavřela veškeré pohledávky z předchozího ročníku, nebude akceptována do vyrovnání pohledávek.
2e) Od smlouvy lze odstoupit výhradně písemnou formou (osobním předáním oproti podpisu, doporučeným dopisem), přičemž přihlášku je možno stornovat bez finančních nákladů nejpozději do termínu uzávěrky (30. března 2018). Obdrží-li pořadatel písemné oznámení o odstoupení po tomto datu (rozhoduje datum doručení), je oprávněn účtovat stornovací poplatek ve výši 25% z částky za pronájem výstavní plochy a objednané služby. Obdrží-li pořadatel informaci o neúčasti vystavovatele do 30 dní před zahájením akce, činí stornovací poplatek 50% z výše uvedené částky. Při stornování objednávky v kratším termínu před zahájením akce jsou registrační poplatek a poplatek za plochu v plné výši považovány za poplatek stornovací.
2f) Minimální objednaná výstavní plocha činí 6 m2 s výjimkou případných zbytkových či jiných specifických ploch. Ceny za pronájem výstavní plochy jsou kromě tohoto dokumentu (viz odst. 5) také součástí přihlášky, v níž jsou uvedeny i ceny za nabízené doplňkové služby.
2g) Realizátor expozice a vystavovatel odpovídají v plném rozsahu za pronajatou plochu, stejně jako za veškerá zařízení pronajatá či zapůjčená pořadatelem, která musí být po skončení akce vrácena v původním stavu. V případě poškození výstavní plochy nebo zařízení je vystavovatel povinen uvést vše do původního stavu, případně uhradit pořadateli náklady na uhrazení vzniklé škody.
2h) Pro vystavovatele a realizátory expozic jsou závazná obecná zákonná ustanovení - jakékoliv samovolné zásahy do objektu a zařízení instalovaných v areálu výstaviště jsou zakázány.
2i) Platební podmínky:
− nebude-li dohodnuto jinak, bude vystavovateli na základě obdržené přihlášky zaslána zálohová faktura zahrnující registrační poplatek, poplatek za objednanou výstavní plochu a případné další požadované služby;
− vystavovatel je povinen provést úhradu zálohové faktury v předepsaném termínu;
− v případech, kdy vystavovatel neuhradí vyfakturovanou částku do uvedeného termínu splatnosti, bude účtován úrok z prodlení ve výši 0,5% za každý den prodlení ze včas nezaplacené částky.
2j) Ručení:
− pořadatel neodpovídá za žádné škody na majetku realizátorů expozic, vystavovatelů, resp. jimi pověřených osob (na vystavených exponátech, zařizovacích předmětech, technice pro zajištění chodu expozice apod.), které případně vzniknou v areálu výstaviště;
− pořadatel neodpovídá za žádné újmy na zdraví osob, vzniklé v areálu výstaviště po dobu konání akce včetně dnů určených pro přípravu a montáž, resp. pro demontáž a úklid po akci.
2k) Pokud pořadatel v důsledku nepředvídaných okolností nemůže zahájit výstavu, případně dodržet termín nebo místo konání akce, uvědomí o tom neprodleně vystavovatele. Veškeré závazky pořadatele vůči vystavovateli tímto zanikají. Vystavovatel v tomto případě nemá nárok na vrácení již uhrazených poplatků specifikovaných v kapitole 2, odst. I, těchto podmínek, vzhledem k průběžnému využívání těchto prostředků na přípravu samotné akce včetně doprovodného programu.
Při případném vzniku škody v samotném průběhu konání akce zahrnující možnost jejího ukončení před stanoveným termínem v důsledku okolností vylučujících odpovědnost pořadatele (např. vichřice, požár, povodeň, dlouhodobý komplexní výpadek elektrické energie apod.), neodpovídá tento za škodu takto vzniklou a vystavovatel nemá nárok na vrácení již zaplacených částek specifikovaných v kapitole 2, odst. i, těchto podmínek.
3. Další podmínky
Přihlášky jsou rozesílány poštou všem dosavadním vystavovatelům na základě zařazení do databáze přímo prostřednictvím České pošty, dalším zájemcům na základě vyžádání; k dispozici jsou rovněž na internetových stránkách: www:xxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxxxx u odkazu pro konkrétní ročník.
Stručný výtah základních podmínek účasti je nedílnou součástí pozvánky s přihláškou. Veškeré další podmínky pro zajištění přípravy, průběhu a ukončení veletrhu, jsou uvedeny níže.
4. Objednávka plochy
Vystavovatel objednává plochu s rozměry dle nabídky v objednávkovém formuláři. Přihlášky s objednávkou výstavní plochy a dalšími službami se zasílají poštou na adresu
kancelář Czech Raildays
Xxxxxxxxxxxxxxx 00
702 00 OSTRAVA
nebo elektronicky na adresu
xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx nebo xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx. Další kontakty viz odst. 14.
Po přijetí písemné objednávky jsou jednotlivé plochy zakreslovány postupně do plánku, přičemž v případě možných prostorových kolizí jsou jednotlivé situace konzultovány přímo s vystavovatelem. Pořadatel si vyhrazuje právo provedení úpravy a konečného rozhodnutí na základě konzultace s příslušnými vystavovateli. Konečný plánek je po kompletaci oběžníkem zaslán všem přihlášeným firmám.
5. Ceník za pronájem plochy
Jednotlivé sektory jsou v plánu výstaviště rozlišeny pomocí označení (detailní nákres viz xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxxxx/xxxxxx/xxxx_xxx.xxx). Každá rezervovaná plocha bude následně zanesena do rastru s přidělením číselné pozice.
Všechny níže uvedené částky jsou bez DPH.
Sektory “A1“, “A2“ (dále jen “A“) – vnitřní prostory:
V sektoru “A“ jsou použity 4 cenové relace:
− stánky o standardní hloubce 4 metry - stanovená cena je 3.400 Kč/m2,
− stánky o nestandardní hloubce do 4 metrů - stanovená cena je 3.900 Kč/m2,
− rohové stánky o standardní hloubce 4 metry – stanovená cena je 3.950 Kč/m2
− rohové stánky o nestandardní hloubce do 4 metrů - stanovená cena je 4.900 Kč/m2.
Venkovní sektory “B“, “C“, “D“, “E“, “K“
Cenová mapa venkovní výstavní plochy je rozdělena na volnou plochu (modrá barva) a kolejiště
(zelená barva).
Sektory "B" a “E“ jsou určeny přednostně pro venkovní stánky, jejichž exponáty se nacházejí na kolejích číslo 13 a 14 dle staničního číslování (na prvních dvou kolejích od veletržní haly A1).
Sektor "B" slouží i pro vystavovatele, kteří umísťují expozice před svým stánkem, resp. vedle něj. V tomto případě je nutno na tuto skutečnost upozornit v přihlášce (případně zaslat ke schválení grafické náhledy) tak, aby byla zřejmá plocha stánku a prostor pro samotnou expozici u stánku, přičemž exponáty umístěné před stánkem nesmí přesahovat linii určenou pro čelo expozice.
Pro nakládku a vykládku těžších exponátů může být zajištěna odpovídající manipulační technika, kterou je však nutné rovněž objednat - viz odst. 10 a příslušný objednávkový formulář.
Maximální hloubka objednávané plochy (včetně plochy pro exponáty – viz výše) v sektorech “B“ a “E“ je 10 m.
Stanovená cena je 1.950 Kč/m2.
Sektor "C" je určen přednostně pro stánky vystavovatelů, jejichž expozice jsou umístěny na koleji číslo 15 dle staničního číslování, tedy na třetí koleji od veletržní haly A1.
Maximální hloubka plochy pro stánek je 3 m, v případě potřebné plochy pro exponáty 3,5 m. Stanovená cena je 1.950 Kč/m2.
Sektor "D" je určen přednostně pro stánky vystavovatelů, jejichž expozice jsou umístěny na koleji číslo 16 dle staničního číslování, tedy na čtvrté koleji od veletržní haly A1.
Maximální hloubka plochy pro stánek je 3 m, v případě potřebné plochy pro exponáty 3,5 m. Stanovená cena je 1.950 Kč/m2.
Sektor "K“ (13. – 16. kolej dle staničního číslování, zde výstavní koleje v pořadí 1. – 4. kolej od výstavní haly A1) je určen pro drážní vozidla a techniku. Mezi exponáty musí být dodržena minimální bezpečná vzdálenost 5 m pro možnost volného průchodu. Při požadavku na větší rozestup mezi exponáty je nutno doobjednat a uhradit i tuto délku nad uvedených 5 m. Při požadavku na menší rozestup musí být tento adekvátně zdůvodněn a konzultován s pořadateli). Stanovená cena na 1 m pronajaté koleje je 1.500 Kč.
Ostatní údaje cenové mapy
Mezi plochou sektoru "B" a kolejí číslo 13 je nutno zachovat volnou plochu pro bezpečný pohyb návštěvníků, pro případ nutné jízdy zásahových vozidel hasičského záchranného sboru nebo zdravotní záchranné služby, ale také pro občasný průjezd silničních vozidel zásobování na stánky, což platí i pro dobu montáže a demontáže stánků.
Prostor, kde je zakázáno po celou dobu konání veletrhu odstavovat silniční motorová vozidla je pořadateli vyhrazen vedle „Informačního střediska“ (pro potřeby pořadatelů) a podél výstavních kolejí číslo 13, 15 a 16 v celé jejich délce z důvodu bezpečnosti, průchodnosti, nežádoucího zastínění exponátů na této koleji a ztížení jejich prohlídky.
6. Vjezdy a výjezdy vozidel
Vjezd do areálu veletrhu je z křižovatky ulic Mariánskohorské a Cihelní v Ostravě Přívoze u železničního podjezdu.
Pro vystavovatele je vyhrazeno parkoviště pod rampou a na rampě v zadní části areálu výstaviště (omezená kapacita, výhradně pro vystavovatele s expozicemi ve druhé polovině areálu) a dále dle pokynů organizačních pracovníků.
V průběhu přípravy veletrhu, výstavby stánků a během veletrhu není povoleno ani dlouhodobé odstavování silničních vozidel v prostoru sektorů "B" a “E“ (u rampy), kde dochází k omezování možnosti výstavby dalších venkovních stánků. Po vykládce v nejkratším možném čase musí proto každé vozidlo neprodleně opustit uvedený prostor.
Vjezd je umožněn:
- ve dnech 15 – 18. 6. 2018. a 22. 6. 2018 od 7.00 do 18.00 bez omezení; podmínkou pro povolení vjezdu je viditelné a čitelné umístění telefonického kontaktu na řidiče za čelním sklem vozidla
- ve dnech 19. - 21. 6. 2018 do 8.30 hlavní branou číslo 1 u vstupu na veletrh na základě předložení povolení pro vjezd firemních aut vystavovatelů
- ve dnech 19. - 21. 6. 2018 od 8.00 do 18.00 branou číslo 2 na základě předložení povolení pro vjezd firemních aut vystavovatelů
Vozidla je možno odstavovat v souladu s pokyny pořadatelské služby i na parkoviště pro návštěvníky (výhodnější pro vystavovatele s expozicemi blíže ke vchodu na výstaviště), které je po pravé straně vjezdu do areálu.
Výše uvedené platí do vyčerpání parkovacích kapacit. Jinak je nutné využít pro parkování okolí výstaviště.
Povolení pro vjezd silničních vozidel:
Vystavovatel, resp. realizátor stánků, je povinen objednat si potřebný počet povolenek pro vjezd firemních silničních vozidel do areálu výstaviště po dobu příprav a konání veletrhu v souladu s výše uvedenými informacemi.
Při objednávce vystavovatel sdělí údaje o registračních značkách příslušných silničních vozidel; v případě jednodenních povolenek i konkrétní datum. Podklady pro jejich přípravu musí být dodány alespoň s týdenním předstihem s výjimkou mimořádností (neschopnost dříve nahlášeného vozidla apod.). Požadavky musí být úplné, aby se zabránilo nepřesnostem při vystavování povolenek a následně při vjezdech do areálu veletrhu.
Budou respektovány jen objednávky vystavovatelů registrovaných na veletrh. V případě pověření jiné firmy je nezbytné přiložit zplnomocnění.
Povolenky budou vystavovatelům vydány na recepci při úvodní prezenci vystavovatelů před zahájením veletrhu, v případě realizátorů expozic po jejich nahlášení u pořadatelů a po protokolárním předání plochy.
Při vjezdu a parkování v areálu je nutno ponechat povolenku včetně zřetelného telefonického kontaktu na řidiče za čelním sklem osobního vozidla.
7. Otevření areálu výstaviště
Pro výstavbu stánků a přípravu jednotlivých expozic bude areál ve dnech 15. - 18. 6. 2018 otevřen od 6.00 do 18.00 hod.
Po dobu konání veletrhu bude areál otevřen pro pořadatele a vystavovatele denně od 08.00 do 18.30 hod. Mimo tuto dobu je areál výstaviště hlídán, zastřešené prostory jsou z důvodu předání objektů strážní službě uzamčeny.
Dne 21. 6. 2018 při demontáži vnitřních stánků (od 15.30) bude areál uzavřen v 19.00 hod. Další demontáž vnitřních stánků bude umožněna 22. 06. 2018 od 06.30 do 18.00 hod. Z důvodu ochrany majetku nebudou povolovány výjimky – viz také bod 8d).
Po celou dobu konání výstavy bude vnitřní i venkovní expozice plně zpřístupněna k volné prohlídce. Je plně v zájmu vystavovatelů, aby především u venkovních exponátů zajistili jejich obsluhu, která v případě zájmu umožní vstup nebo vysvětlení technických i provozních parametrů.
8. Realizace výstavních stánků
8a) Partnery pro výstavbu stánků jsou pro zájemce společnosti AIVR Ostrava a EXPOmedia, s.r.o., Vystavovatelé, pro něž zajišťují výstavbu stánků jiné společnosti, musí v příslušném dokumentu uvést její obchodní jméno, zodpovědnou osobu včetně telefonického kontaktu (mobil) a e-mailové spojení. Realizátoři expozic se musí před zahájením prací nahlásit pořadatelům, dále musí nahlásit registrační čísla automobilů pro vjezd do areálu (viz také kap. 6) a převzít oproti podpisu plochu určenou pro stavbu expozice; současně jsou povinni respektovat všechny pokyny pořadatelské služby
8b) Vnitřní stánky realizované firmou AIVR budou postaveny postupně ve dnech 11. – 18. 06. 2018.
Předávka stánků vystavovatelům musí proběhnout nejpozději do 18. 06. 2018 do 18.00.
8c) Stavba stánků ostatními firmami bude umožněna ve dnech 14. 06. – 18. 06. 2018 podle doby otevření výstaviště – viz výše. Uvedené časy je nutno bez výjimky dodržet z důvodu předávky areálu bezpečnostní agentuře.
8d) Rušení jednotlivých expozic (odvoz exponátů, demontáž stánků) bude umožněno nejdříve
21. 6. od 15.30 do 19.00 (s ohledem na právo návštěvníků shlédnout veškeré exponáty v plném rozsahu a v této souvislosti i z bezpečnostních důvodů), případně potom 22. 6. od 7.00. Porušení tohoto ustanovení bude penalizováno částkou 5.000 Kč.
8e) Podmínky pro výstavbu, provoz a demontáž stánků Základní výška vnitřní expozice včetně límce a poutačů je 3m.
Maximální výška expozice ve veletržní hale A1 je dána její střešní konstrukci, tj. 3,90 m.
Výškové parametry v montované hale A2 jsou s ohledem na zkosení střechy následující: 1m od zadní stěny 2.628mm
2m od zadní stěny 2.924mm
3m od zadní stěny 3.220mm (čelo stánku o hloubce 3m) 4m od zadní stěny 3.516mm (čelo stánku o hloubce 4m)
Architektonické ztvárnění a provoz expozice nesmí omezovat okolní stánky a exponáty. Obrys pronajaté plochy nesmí být překročen ani v úrovni stropní části.
Realizátor stánku je povinen odstranit zbytky konstrukcí včetně obalů apod. a uklidit na vyhrazená místa. V areálu platí zákaz skladování nebezpečného odpadu, který je realizátor povinen odvézt.
V prostorách veletržní haly je zákaz kouření a manipulace s otevřeným ohněm. Kouření je dovoleno pouze v prostorách expozic, kde k tomu jsou přizpůsobeny podmínky včetně vybavení nehořlavými popelníky. Odpad z popelníků musí být na konci každého dne odstraněn do nehořlavých nádob.
Při přípravě expozic, v průběhu výstavní akce a při demontáži a úklidu musí být dodrženy všechny zásady bezpečnosti práce.
8f) Vystavovatel je oprávněn propagovat své výrobky v prostorách výstaviště ve své expozici a v prostorách k tomu určených v místě konání doprovodných akcí (konference, nahlášené prezentace apod.). V případě propagace mimo své expozice je vystavovatel povinen uhradit i pronájem plochy za tímto účelem využívané.
Není povoleno vylepovat své propagační a informační materiály na konstrukce budov a jiných pevných zařízení areálu výstaviště, včetně přístupových ploch k výstavišti.
9. Podmínky připojení a dodávky elektrické energie
1. V případě výstavby stánku firmou AIVR Ostrava je projekt elektroinstalace součástí její dodávky. V případě výstavby stánku jinou firmou je nutno doložit k objednávce projekt elektrických rozvodů, který musí obsahovat:
a. umístění rozvaděče a spotřebičů
b. jištění jednotlivých obvodů (odboček) z rozvaděče
c. krytí jednotlivých el. zařízení a jejich provedení s ohledem na hořlavost podkladů
x. xxxxxx revizní zpráva připojovaného rozvaděče vystavovatele
2. Přípojka 400 / 230 V se ukončuje 3f pohyblivou zásuvkou 3P + N + PE. (V objednávce je nutno přesně specifikovat typ koncovky - vývod 16A, 32A, resp. 63A) podle specifikací pro vnitřní nebo venkovní expozice. Rozvaděč expozice připojuje firma realizující elektroinstalaci stánku.
Prostřednictvím této objednávky lze objednat samostatné připojení exponátů na individuální přípojku.
3. Pro chladničky je určen samostatný nevypínaný přívod 230 V, ukončený jednofázovou zásuvkou 230 V / 16 A.
4. Přípojky vyšších příkonů, jakož i speciální požadavky na přívod je nutné s dostatečným předstihem předem specifikovat a projednat s odbornou firmou pořadatele.
5. Přípojky realizuje výhradně odborná firma pořadatele.
6. Montáž vnitřní elektroinstalace expozice může provést:
a. firma AIVR Ostrava na základě pověření pořadatele
b. vlastní odborný personál vystavující firmy za těchto podmínek:
− vystavovatel je plně odpovědný za provedení a stav vnitřní elektroinstalace. Elektroinstalační práce musí být provedeny v souladu elektrotechnickými normami a předpisy aktuálně platnými na území ČR
− o způsobilosti el. zařízení a předmětů konstruovaných dle jiných předpisů rozhoduje revizní technik SŽDC v rámci provádění výchozí revize
− montáž vnitřní elektroinstalace expozice smí provést pouze odborná firma s platnou koncesí a Živnostenským oprávněním pro montáž elektrické instalace dodavatelským způsobem. Vystavovatel přebírá plnou odpovědnost za škody, které mohou vzniknout na objektech ČD a SŽDC, expozicích a exponátech vadnou nebo jím neodborně provedenou elektrickou instalací
7. Vystavené exponáty a ostatní elektrická zařízení připojovaná k el. síti musí mít platné revizní zprávy, popř. osvědčení o jakosti apod. Vystavovatel odpovídá za jejich provoz i za případné škody způsobené provozem těchto zařízení.
8. Způsobilost elektrické instalace v souladu s výše uvedenými podmínkami bude před uvedením do provozu zkontrolována revizním technikem SŽDC. Zjištěné závady musí být ihned odstraněny. Při závažných porušeních platných předpisů nebude elektrické zařízení připojeno, resp. do již provozovaného zařízení bude dodávka elektrického proudu přerušena. V těchto případech nebudou vráceny částky uhrazené za již zřízené přívody a instalace.
9. Elektrický proud může být zapnut jen do dohotoveného a zkontrolovaného zařízení již v průběhu dvou dnů před zahájením veletrhu. Odstranění poruch elektroinstalace provedené vlastním odborným personálem nebo třetí firmou bude účtováno vystavovateli dle skutečně vynaložených nákladů.
10. Návoz exponátů po kolejích a vyplňování nákladního listu, manipulační práce
Příjem exponátů po kolejích SŽDC bude probíhat ve dnech do 15. - 17. 06. 2018, přičemž dne 17. 6. nejpozději do 12.00. Dne 17. 06. 2018 bude rovněž provedeno konečné rozmístění exponátů na kolejišti výstaviště.
Na Nákladním listu musí být uveden jako příjemce vždy – Railway Builder, s.r.o., Na Petřinách 1945/55, Praha 6, PSČ 162 00, železniční stanice Ostrava hl.n. - Komerční obvod, účel – veletrh Czech Raildays, poznámka - podle zákaznického tarifu číslo .......... - to bude sděleno dodatečně po podpisu příslušné smlouvy mezi pořadatelem a dopravcem.
Způsob přepravy je nutno před započetím přepravy s dostatečným předstihem (min. 30 dnů před plánovaným termínem přepravy) projednat s kanceláří veletrhu.
Odeslání exponátů zpět po kolejích SŽDC se uskuteční 22. 06. 2018 (případně podle možností již 21. 6. ve večerních hodinách) Místo určení dle požadavku vystavovatele.
Příjem ostatních exponátů bude ve dnech 15. – 17. 06. 2018, dřívější termín dle individuální domluvy.
Požadavky na ložní manipulace (skladování, ruční práce, ruční paletovací vozík, vysokozdvižný vozík, autojeřáb, portálový jeřáb nad manipulační kolejí 20t) – viz příslušný objednávkový formulář.
Při ložných manipulacích mechanizačním prostředkem je v sazbě zahrnuta jednočlenná obsluha. V případě nutnosti dalšího zaměstnance u ložných manipulací je účtován doplňující poplatek ve výši 100 Kč za každou započatou čtvrthodinu.
Úhrada za provedené práce bude součástí konečné fakturace vystavovatele.
Přejímku výrobků a zboží (exponátů) provádí zásadně vystavovatel. V případě, že vystavovatel ani jeho zástupce nebudou na místě a nebude-li prokazatelně dohodnuto jinak, bude exponát složen na přidělené místo na výstavní ploše na riziko vystavovatele.
Odvoz exponátů během konání veletrhu je nepřípustný – viz rovněž bod 8d).
Realizátoři expozic a zástupci vystavovatelů jsou povinni řídit se veškerými provozními podmínkami uvedenými v předchozích kapitolách a v přejímacím protokolu plochy, stejně jako operativními pokyny pořadatelů, týkajícími se zajištění maximální bezpečnosti, předcházení možným komplikacím, řešení mimořádností apod.
11. Služby pro vystavovatele
11a) Recepce veletrhu a informační středisko
Během veletrhu bude zřízena recepce veletrhu, která začne pracovat 18. 6. 2018 v 9.00 hod. a ukončí svou činnost dne 21. 6. 2018 ve 12.00 hod. Recepce bude mít po dobu konání veletrhu sídlo v přízemí administrativní budovy proti hlavnímu vchodu na výstaviště. Pracovní doba ve dnech 19. 6. a 20. 6. 2018 bude vždy od 7.30 hod. do 18.00 hod. O telefonickém kontaktu na recepci budou vystavovatelé vyrozuměni při úvodní prezenci.
Obsluha bude rovněž zajišťovat informovanost návštěvníků ohledně situování stánků jednotlivých vystavovatelů a bude přebírat jejich případné požadavky,
11b) Prezence vystavovatelů
Prezence vystavovatelů bude probíhat na recepci veletrhu. Každý vystavovatel obdrží průkazy vystavovatele, povolení pro vjezd firemních vozidel, 3 ks katalogu prezentovaných firem, vstupenky na raut vystavovatelů a VIP hostů pořádaný dne 19. 6. 2018, vstupenky na neformální party vystavovatelů a hostů veletrhu pořádanou dne 20. 6. 2018 (lze objednat na formuláři pro objednávku plochy, případně individuálně, nejpozději však 14 dní před zahájením veletrhu) a další náležitosti.
11c) Přístup k internetu
Na základě objednávky obdrží vystavovatel při prezenci individuální přístupové heslo. Službu zajišťuje společnost ČD Telematika, a.s.
11d) Stravování, občerstvení do stánků
Po dobu veletrhu je zajištěna možnost stravování v hlavní budově za recepcí veletrhu i občerstvení na venkovní ploše vedle montované haly A2. Pro případ pořádání firemních akcí na stáncích apod. je možné využít na základě objednávky služeb firmy (bližší informace poskytne pořadatel) zajišťující cateringové služby na výstavišti.
11e) Ostraha expozice
V případě potřeby si může vystavovatel individuálně objednat vlastní ostrahu expozice na noční dobu.
11f) Ostatní služby pro vystavovatele
V prostoru vchodu na výstaviště, dále na začátku sektoru “C“ a v prostoru sektoru “E“ budou pro vystavovatele a návštěvníky celkem tři mobilní sanitární kontejnery, odděleně pro ženy a pro muže.
K dispozici budou rovněž mobilní venkovní umyvadla s přívodem pitné vody.
V prostoru vnitřních stánků v hale A1 budou pro vystavovatele 4 kuchyňky s dřezy a umyvadly s pitnou vodou.
V prostoru vnitřních stánků v hale A2 je kromě kuchyňky v omezené míře možnost zavedení vodovodních přípojek do větších stánků – cena za realizaci přípojky je jednotná 2.000 Kč. Vodovodní přípojky je možné za výše uvedenou cenu objednat také pro stánky v sektorech B a E, omezeně v sektorech C a D.
V celém areálu je zajištěno ozvučení - vystavovatelé mohou zdarma využít služeb místního rozhlasu pro vlastní potřebu k pozvání návštěvníků do svého stánku nebo k prezentaci jednotlivých exponátů, vyvolávání osob apod. Obsluha rozhlasu bude v Informačním středisku.
Pro prezentaci firem je možné po včasné dohodě využít suterénní místnost ve správní budově. Harmonogram obsazení zabezpečuje pořadatel veletrhu na základě požadavku, který musí být předložen a projednán nejpozději do 31. 5. 2018.
12. Ostraha a uzamčení areálu veletrhu
Areál výstaviště bude v době od 11. 6. 2018 od 18.00 hodin do 22. 6. 2018 do 06.00 hodin hlídán bezpečnostní agenturou za současné namátkové kontroly městskou policií i mimo dobu otevření veletrhu. Prostor stánků vystavovatelů v hale bude vždy uzamčen od 19.00 hod - do 7.00 hodin. Uzamčení kontroluje zástupce pořadatele veletrhu.
13. Ubytování
Ubytování si účastníci zajišťují a hradí sami.
Nabídka některých hotelů (více na xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx.xxx): Clarion Congress Hotel Ostrava, Xxxxxxxx 0000, 000 00 Xxxxxxx-Zábřeh, tel. x000 000 000 000
MaMaison Imperial Hotel Ostrava, Tyršova 6, 701 38 Ostrava 1, x000 000 000 000
Hotel Park Inn Ostrava, Hornopolní 3313/42, 702 00 Ostrava. tel. x000 000 000 000
Harmony Club Hotel, tř.28.října 170, 702 00 Ostrava, tel. x000 000 000 000
Hotel SAVOY, Macharova 16, 702 00 Ostrava-Přívoz, tel. x000 000 000 000
14. Pracovní kontakty veletrhu:
Kancelář Czech Raildays | ||
Xxx. Xxxxxxxxx Xxxxxxxx (manažer veletrhu) | tel.: e-mail: | x000 000 000 000 |
mobil: | x000 000 000 000 | |
Xxx. Xxxxxxxx Xxxxx | tel.: | x000 000 000 000 |
x000 000 000 000 | ||
mobil | x000 000 000 000 | |
Xxxxxxx Xxxxxxx | mobil: | x000 000 000 000 |
Xxx. Xxxxx Xxxxxxx (přebírání a zpětné předávání plochy) | mobil | x000 000 000 000 |
Všechny výše uvedené zásady jsou bez výjimky závazné pro všechny zahraniční i tuzemské účastníky veletrhu a rovněž pro pořadatele veletrhu Czech Raildays.