SMLOUVA O Zajištění KONFERENCE „JARNÍ ŠKOLA“



Příloha č. 1 Výzvy


SMLOUVA O Zajištění KONFERENCE

„JARNÍ ŠKOLA“




Česká republika – Ministerstvo práce a sociálních věcí

se sídlem: Na Poříčním právu 376/1, 128 01 Praha 2

zastoupena: Ing. Xxxxx Xxxxxxxxxxx, ředitelkou odboru řízení projektů

IČO: 00551023

(dále jen „Objednatel“)



a



_________________ (doplní účastník zadávacího řízení)

se sídlem: ______________ (doplní účastník zadávacího řízení)

IČO: ______________ (doplní účastník zadávacího řízení)

DIČ: ______________ (doplní účastník zadávacího řízení)

společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném ______________ (doplní účastník zadávacího řízení),

oddíl _____ (doplní účastník zadávacího řízení), vložka __________ (doplní účastník zadávacího řízení)

bank. spojení: _______________________ (doplní účastník zadávacího řízení)

č. účtu: _______________________ (doplní účastník zadávacího řízení)

zastoupen/a: _______________________ (doplní účastník zadávacího řízení)

xxxxxx xxxxxxxx: ________________ (doplní účastník zadávacího řízení)


(dále jen „Dodavatel“)



(Objednatel a Dodavatel společně též jako „smluvní strany“ a/nebo jednotlivě jako „smluvní strana“)





uzavírají tuto smlouvu na zajištění konference (dále jen „Smlouva“) v souladu s ustanovením § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (dále jen „Občanský zákoník“).






Článek 1

ÚVODNÍ USTANOVENÍ

    1. Na základě zadávacího řízení na veřejnou zakázku zadávanou v dynamickém nákupním systému pro technické a logistické zajištění standardních akcí pod názvem „DNS 03 (2017/48) - Konference „Jarní škola“ (dále jen „Veřejná zakázka“) Dodavatel předložil, v souladu se zadávacími podmínkami veřejné zakázky, nabídku ze dne dd. mm. 2018 (doplní účastník zadávacího řízení) (dále jen „Nabídka“) a tato byla pro plnění veřejné zakázky vybrána jako nejvhodnější. V návaznosti na tuto skutečnost se smluvní strany dohodly na uzavření této Smlouvy.

    2. Veřejná zakázka je spolufinancována z projektu „Systémová podpora profesionálního výkonu sociální práce II“ v rámci Operačního programu Zaměstnanost; reg. č. projektu CZ 03.2.63/0.0/0.0/15_017/0003751.

    3. Při výkladu obsahu této Smlouvy budou smluvní strany přihlížet k zadávacím podmínkám vztahujícím se k zadávacímu řízení dle předchozího odstavce této Smlouvy, k účelu tohoto zadávacího řízení a dalším úkonům smluvních stran učiněným v průběhu zadávacího řízení, jako k relevantnímu jednání smluvních stran o obsahu této Smlouvy před jejím uzavřením. Ustanovení platných a účinných právních předpisů o výkladu právních úkonů tím nejsou nijak dotčena.



Článek 2

PŘEDMĚT SMLOUVY

    1. Předmětem této Smlouvy je povinnost Dodavatele komplexně technicky zajistit konferenci s řádným plněním všech dalších služeb dle specifikace uvedené v Příloze č. 1 této Smlouvy (dále jen „Konference“) a povinnost Objednatele za řádně poskytnuté plnění zaplatit Dodavateli odměnu sjednanou v souladu s článku 6 této Smlouvy.



Článek 3

KONTAKTNÍ OSOBY PRO ÚČELY SMLOUVY

    1. Kontaktní osobou Objednatele, tj. osobou pověřenou pro účely této Smlouvy, neoznámí-li Objednatel Dodavateli jinak, je Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxx, e-mail: xxxxxx.xxxxxxxx@xxxx.xx. Kontaktní osoba, která se bude pohybovat na místě v den pořádání konference bude Dodavateli sdělena 14 dní před pořádáním konference elektronickou poštou.

    2. Kontaktní osobou Dodavatele, tj. osobou pověřenou pro účely této Smlouvy, neoznámí-li Dodavatel Objednateli jinak, je _______________ (doplní účastník zadávacího řízení), e-mail: _______________ (doplní účastník zadávacího řízení). Tato kontaktní osoba se bude pohybovat na místě v den pořádání konference.



Článek 4

SOUČINNOST

    1. Smluvní strany jsou povinny vzájemně spolupracovat a poskytovat si veškeré informace potřebné pro řádné plnění svých závazků. Smluvní strany jsou povinny vzájemně se informovat o veškerých skutečnostech, které jsou nebo mohou být důležité pro řádné plnění této Smlouvy.

    2. Smluvní strany jsou povinny plnit své závazky vyplývající z této Smlouvy tak, aby nedocházelo k prodlení s plněním jednotlivých termínů a k prodlení se zaplacením jednotlivých peněžních závazků.



Článek 5

MÍSTO A DOBA PLNĚNÍ

    1. Místem plnění konference je _______________ (doplní účastník zadávacího řízení). Požadavky na výběr místa plnění akce jsou stanoveny v příloze č. 1 této Smlouvy.

    2. Akce bude šestidenní a bude se konat v termínu 13. 5. 2018 od 14:00 do 18. 5. 2018 do 15:00 hod.

    3. Bližší specifikace předmětu plnění dle čl. V. odst. 5. 1. a 5. 2. je v Příloze č. 1 této Smlouvy



Článek 6

ODMĚNA ZA POSKYTOVÁNÍ PLNĚNÍ

    1. Celková odměna Dodavatele za realizaci předmětu plnění dle této Smlouvy činí __________,- Kč bez DPH (doplní účastník zadávacího řízení), výše 15% DPH činí __________,- Kč (doplní účastník zadávacího řízení), výše 21% DPH činí __________,- Kč (doplní účastník zadávacího řízení) a celková odměna Dodavatele činí __________,- Kč vč. DPH (doplní účastník zadávacího řízení).1

    2. Celková odměna za předmět plnění dle této Smlouvy je konečná a nepřekročitelná, tj. zahrnující všechny případné dodatečné náklady Dodavatele související s poskytováním smluvených služeb. Ceny je možné změnit pouze v souvislosti se změnou (zvýšení, snížení) sazby DPH.

    3. Celková odměna za plnění veřejné zakázky bude v případě občerstvení, ubytování
      uhrazena podle nabídkové ceny za skutečně poskytnuté služby dle článku II. této Smlouvy, tj. fakturace a úhrada objednaných služeb bude provedena dle počtu osob nahlášených před konáním akce. Objednatel bude hradit jen skutečně odebrané služby. Dodavatel je povinen respektovat finanční limity stanovené v Příloze č. 1 této Smlouvy.

    4. Smluvní strany sjednávají, že platba za realizaci předmětu plnění dle této Smlouvy bude provedena po řádném zajištění a ukončení konference. Dodavatel vystaví a doručí fakturu Objednateli do 5 kalendářních dnů po ukončení plnění.

    5. Faktura musí obsahovat veškeré náležitosti daňového dokladu podle obecně závazných předpisů a dále musí obsahovat název Veřejné zakázky.

    6. Na faktuře musí být uvedeno, že předmět smlouvy je hrazen z projektu „Systémová podpora profesionálního výkonu sociální práce II“ v rámci Operačního programu Zaměstnanost;
      reg. č. projektu       CZ 03.2.63/0.0/0.0/15_017/0003751.

    7. Splatnost faktur činí 30 kalendářních dnů a počíná běžet ode dne prokazatelného doručení faktur Objednateli. V případě, že bude faktura, resp. opravný daňový doklad Objednateli doručena v období od 12. prosince příslušného kalendářního roku do 28. února roku následujícího, činí splatnost takové faktury 90 kalendářních dnů ode dne jejího prokazatelného doručení. Faktura je považována za uhrazenou dnem odepsání příslušné částky z účtu Objednatele a jejím přesměrováním na účet Dodavatele.

    8. Nebude-li faktura obsahovat stanovené náležitosti nebo v ní nebudou správně uvedené údaje, je Objednatel oprávněn vrátit ji ve lhůtě splatnosti Dodavateli s uvedením chybějících náležitostí nebo nesprávných údajů či námitek. V takovém případě se ruší doba splatnosti této faktury a nová lhůta splatnosti počíná opětovně běžet doručením opravené faktury Objednateli.

    9. Smluvní strany sjednávají, že se nepřipouští zálohové platby.

    10. Dodavatel prohlašuje, že odměna za plnění dle této Smlouvy je stanovena správně a dostatečně. Odměna, resp. odměna za plnění zahrnuje splnění veškerých povinností Dodavatele, nákladů Dodavatele a všechny věci a činnosti nezbytné pro řádné poskytování plnění dle této Smlouvy a rovněž náklady spojené s případným odstraněním vad poskytnutého plnění.

    11. Dodavatel prohlašuje, že před uzavřením této Smlouvy přezkoumal a prověřil možnosti a podmínky poskytnutí plnění dle této Smlouvy a potvrzuje, že jej lze za cenu a stanovených podmínek poskytnout tak, aby plnilo Objednatelem požadovaný účel. Dodavatel tímto na sebe přebírá nebezpečí změny okolností ve smyslu § 1765 odst. 2 Občanského zákoníku.


Článek 7

PRÁVA A POVINNOSTI SMLUVNÍCH STRAN

    1. Dodavatel je povinen předložit Objednateli nejdéle 14 dní před začátkem Konference závazné stravovací menu na 6 dnů dle harmonogramu a  rozsahu uvedeném v Příloze č. 1 této Smlouvy.

    2. Dodavatel je povinen zabezpečit, že plnění dle této Smlouvy bude poskytováno v souladu s touto Smlouvou a její Přílohou č. 1, nebude zatíženo jakýmikoli právy třetích osob, zejména takovými, ze kterých by pro Objednatele plynuly jakékoliv další finanční nebo jiné nároky ve prospěch třetích osob. V opačném případě Xxxxxxxxx ponese veškeré důsledky takovéhoto porušení práv třetích osob a zároveň je povinen takové právní vady bez zbytečného odkladu a na svůj náklad odstranit, resp. zajistit jejich odstranění.

    3. Dodavatel je povinen zajistit, že jím poskytované plnění dle této Smlouvy odpovídá všem požadavkům vyplývajícím z platných a účinných právních předpisů či příslušných norem, které se na dané plnění vztahují.

    4. Dodavatel je povinen poskytovat plnění dle této Smlouvy svědomitě, řádně, včas, v náležité kvalitě dle požadavků Objednatele uvedených v Příloze č. 1 této Smlouvy. Dodavatel je povinen bez zbytečného odkladu upozornit Objednatele na skryté překážky nebo na nevhodnost předaných věcí (podkladů) Objednatele či nesprávnost pokynů Objednatele, při vynaložení veškeré odborné péče, jinak odpovídá za škodu tímto Objednateli způsobenou.

    5. Dodavatel není oprávněn bez předchozího písemného souhlasu kontaktní osoby Objednatele uvedené v článku 3 odst. 3.1 této Smlouvy poskytovat plnění dle této Smlouvy prostřednictvím třetí osoby (poddodavatele), s výjimkou poddodavatelů uvedených Dodavatelem v Nabídce na Veřejnou zakázku. Předchozí písemný souhlas je rovněž nezbytný pro změnu poddodavatele.

    6. V případě užití třetí osoby (poddodavatele) pro poskytování plnění dle této Smlouvy, resp. jeho části, není Dodavatel oprávněn zprostit se odpovědnosti za řádné poskytování plnění, tedy odpovídá, jako by plnění poskytoval sám.

    7. Dodavatel je dle ustanovení § 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, osobou povinnou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly prováděné v souvislosti s placením zboží nebo služeb z veřejných výdajů.

    8. Dodavatel je oprávněn postoupit tuto Smlouvu dle § 1895 a násl. Občanského zákoníku třetí osobě nebo jiným osobám pouze a výhradně po předchozím písemném souhlasu Objednatele.

    9. Objednatel je oprávněn kontrolovat poskytování plnění dle této Smlouvy prostřednictvím kontaktní osoby Objednatele uvedené v článku 3 odst. 3.1 této Smlouvy, případně prostřednictvím další osoby, kterou k tomu Objednatel písemně zmocní. Dodavatel je povinen umožnit pověřeným osobám Objednatele provádět kontrolu řádného poskytování plnění dle této Smlouvy, a to i  bez předchozího ohlášení takové kontroly.

Článek 8

OCHRANA INFORMACÍ, MLČENLIVOST

    1. Dodavatel je povinen zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech souvisejících s plněním této Smlouvy.

    2. Dodavatel není oprávněn zpřístupnit třetí osobě důvěrné informace, o kterých se při poskytování plnění dle této Smlouvy dozví. To neplatí, mají-li být za účelem poskytování plnění dle této Smlouvy potřebné informace zpřístupněny zaměstnancům, orgánům smluvních stran nebo jejich členům a poddodavatelůmvatelům Dodavatele podílejících se na poskytování plnění dle této Smlouvy za stejných podmínek, jaké jsou stanoveny smluvním stranám, a to jen v rozsahu nezbytně nutném pro řádné poskytování plnění dle této Smlouvy.

    3. Ochrana informací se nevztahuje na případy, kdy:

      1. Dodavatel prokáže, že je tato informace veřejně dostupná, aniž by tuto dostupnost způsobil on sám;

      2. Dodavatel prokáže, že měl tuto informaci k dispozici ještě před datem zpřístupnění Objednatelem, a že ji nenabyl v rozporu se zákonem;

      3. Dodavatel obdrží písemný souhlas Objednatele zpřístupňovat danou informaci;

      4. je-li zpřístupnění informace vyžadováno zákonem nebo závazným rozhodnutím oprávněného orgánu.

    1. Dodavatel je povinen nakládat s důvěrnými informacemi, které mu byly poskytnuty Objednatelem, nebo je jinak získal v souvislosti s poskytováním plnění dle této Smlouvy, jako s obchodním tajemstvím, zejména uchovávat je v tajnosti a učinit veškerá smluvní a technická opatření zabraňující jejich zneužití či prozrazení.

    1. Dodavatel je povinen poučit své zaměstnance, statutární orgány, jejich členy a poddodavatele, kterým jsou zpřístupněny důvěrné informace, o povinnosti utajovat důvěrné informace ve smyslu tohoto článku Smlouvy.



Článek 9

ODPOVĚDNOST ZA ŠKODU, SANKCE

    1. Smluvní strany jsou povinny k vyvinutí maximálního úsilí k předcházení škodám a k minimalizaci vzniklých škod. Smluvní strany nesou odpovědnost za škodu způsobenou při plnění této Smlouvy v rámci platných a účinných právních předpisů a této Smlouvy a případně vzniklou škodu či jinou újmu jsou povinny si nahradit. Dodavatel plně odpovídá za poskytování plnění dle této Smlouvy rovněž v případě, že příslušnou část plnění poskytuje prostřednictvím třetí osoby, tj. poddodavatele.

    2. Žádná ze smluvních stran není odpovědná za škodu nebo prodlení způsobené okolnostmi vylučujícími odpovědnost ve smyslu § 2913 odst. 2 Občanského zákoníku.

    3. Dodavatel je povinen Objednateli zaplatit smluvní pokutu ve výši 1 500,- Kč v případě, že Dodavatel neposkytne plnění ve stanovené lhůtě plnění dle článku 5 odst. 5.2 této Smlouvy, případně jakékoliv jiné lhůty stanovené touto Smlouvou, a to za každý i započatý den prodlení.

    4. Dodavate je povinen Objednateli zaplatit smluvní pokutu ve výši 1 000,- Kč v případě, že Dodavatel neposkytne plnění v požadované kvalitě, a to za každý případ porušení takovéto povinnosti.

    5. Dodavatel je povinen Objednateli zaplatit smluvní pokutu ve výši 1 000,- Kč v případě nesplnění jakékoliv povinnosti Dodavatele uvedené v článku 7 této Smlouvy, a to za každé jednotlivé porušení.

    6. V případě porušení povinnosti mlčenlivosti Dodavatele vyplývající z ochrany důvěrných informací dle článku 8 této Smlouvy je Dodavatel povinen Objednateli zaplatit smluvní pokutu ve výši 50.000,- Kč, a to za každý jednotlivý případ porušení takové povinnosti.

    7. V případě prodlení Objednatele se zaplacením odměny za poskytnuté plnění dle této Smlouvy, vzniká Dodavateli nárok na zaplacení úroku z prodlení ve výši dle nařízení vlády č. 351/2013 Sb., kterým se určuje výše úroků z prodlení a nákladů spojených s uplatněním pohledávky, určuje odměna likvidátora, likvidačního správce a člena orgánu právnické osoby jmenovaného soudem a upravují některé otázky Obchodního věstníku a veřejných rejstříků právnických a fyzických osob.

    8. Smluvní strany sjednávají, že v případě vzniku nároku Objednatele na více smluvních pokut uložených Dodavateli podle této Smlouvy se takové pokuty sčítají.

    9. Není-li v této Smlouvě stanoveno jinak, zaplacení jakékoliv smluvní pokuty nezbavuje povinnou smluvní stranu povinnosti splnit své závazky a povinnosti vyplývající z této Smlouvy a nedotýká se nároku na náhradu škody či jiné újmy v plné výši.

    10. Smluvní strany sjednávají, že smluvní pokuty a nároky na náhradu škody či jiné újmy jsou splatné do 30 kalendářních dnů ode dne, kdy budou stranou oprávněnou vůči straně povinné uplatněny.

    11. Smluvní strany sjednávají, že jakoukoliv smluvní pokutu či vzniklou škodu vyjádřitelnou v penězích je Objednatel oprávněn jednostranně započíst formou jednostranného zápočtu proti jakékoliv pohledávce (splatné či nesplatné) Dodavatele proti Objednateli z titulu zaplacení části odměny za poskytování plnění dle této Smlouvy.



Článek 10

OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ A DŮVĚRNÝCH INFORMACÍ

    1. V případě, že při poskytování plnění dle této Smlouvy dojde ke zpracování osobních údajů, je tato Smlouva zároveň smlouvou o zpracování osobních údajů ve smyslu § 6 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

    2. Dodavatel je oprávněn zpracovávat osobní údaje pouze za účelem poskytování plnění pro účely této Smlouvy a s osobními údaji je Dodavatel oprávněn nakládat výhradně pro účely poskytování plnění dle této Smlouvy a se zachováním všech platných a účinných předpisů o bezpečnosti ochrany osobních údajů a jejich zpracování.


Článek 11

ÚČINNOST SMLOUVY, UKONČENÍ SMLOUVY

    1. Tato smlouva nabývá platnosti dnem jejího podpisu oběma smluvními stranami. Účinnosti však tato smlouva v souladu s ust. § 6 odst. 1 zákona č. 340/2015 Sb. o registru smluv, nabývá dnem uveřejnění v registru smluv ve smyslu ust. § 4 zákona č. 340/2015 Sb. o registru smluv.

    2. Tato Xxxxxxx se uzavírá na dobu určitou, a to do řádného ukončení poskytování plnění specifikovaného v příloze č. 1 této Smlouvy.

    3. Tato Smlouva zaniká písemnou dohodou smluvních stran, jejíž nedílnou součástí je i vypořádání vzájemných závazků a pohledávek uplynutím doby, na kterou byla uzavřena.

    4. Objednatel je oprávněn od této Smlouvy odstoupit v případě jejího podstatného porušení ze strany Dodavatele. Za takové podstatné porušení se považuje zejména, nikoli však výlučně:

      1. pokud Dodavatel přestane splňovat v průběhu doby poskytování plnění dle této Smlouvy kvalifikaci stanovenou v zadávacích podmínkách dynamického nákupního systému;

      2. pokud Dodavatel poruší povinnosti Dodavatele dle článku 10 této Smlouvy či pokud Dodavatel jedná v rozporu s jakýmkoliv závazným právním předpisem či podstatně poruší pokyny Objednatele.

    5. Dodavatel je oprávněn od této Smlouvy odstoupit v případě jejího podstatného porušení ze strany Objednatele. Za takové podstatné porušení se považuje prodlení Objednatele se zaplacením Dodavatelem řádně vystavené faktury o více než 30 kalendářních dnů po splatnosti, pokud Objednatel nezjedná nápravu ani do 10 kalendářních dnů od doručení písemného oznámení Dodavatele o takovém prodlení s žádostí o jeho nápravu.

    6. Pro zamezení jakýchkoliv pochybností smluvní strany sjednávají, že oznámení se žádostí o nápravu ve smyslu předchozích odstavců tohoto článku Smlouvy může být doručeno kdykoliv po započetí prodlení jedné ze smluvních stran.

    7. Objednatel je rovněž oprávněn od této Smlouvy odstoupit, pokud je na majetek Dodavatele vedeno insolvenční řízení nebo byl insolvenční návrh zamítnut pro nedostatek majetku Xxxxxxxxxx, dle zákona č. 182/2006 Sb., o úpadku a způsobech jeho řešení, ve znění pozdějších předpisů, nebo pokud Xxxxxxxxx vstoupí do likvidace.

    8. Smluvní strany jsou oprávněny od této Smlouvy odstoupit v souladu s § 2001 a násl. Občanského zákoníku.

    9. Odstoupení od této Smlouvy ze strany Objednatele nesmí být spojeno s uložením jakékoliv sankce ze strany Dodavatele k tíži Objednatele.

    10. Odstoupení od této Smlouvy je účinné dnem doručení písemného projevu oznámení o odstoupení druhé smluvní straně, a tato Smlouva zaniká dnem doručení takového oznámení s tím, že ustanovení, která mají podle zákona nebo této Smlouvy trvat i po ukončení této Smlouvy, zejména ustanovení týkající se náhrady škody, smluvních pokut, ochrany informací a řešení sporů, přetrvávají.

    11. Objednatel je oprávněn tuto Smlouvu vypovědět, a to i bez udání důvodu. Výpovědní doba činí 14 dnů a začíná běžet dnem následujícím po dni, ve kterém bylo písemné vyhotovení výpovědi prokazatelně doručeno Dodavateli.

    12. Dodavatel je povinen poskytnout Objednateli v případě předčasného ukončení této Smlouvy nezbytnou součinnost tak, aby Objednateli nevznikala škoda či jiná újma.



Článek 12

ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

    1. Nestanoví-li tato Smlouva jinak, je možné ji měnit pouze písemnou dohodou smluvních stran ve formě vzestupně číslovaných dodatků této Smlouvy.

    2. Veškerá práva a povinnosti vyplývající z této Smlouvy přecházejí, pokud to povaha těchto práv a povinností nevylučuje, na právní nástupce smluvních stran.

    3. Práva a povinnosti vzniklé na základě této Smlouvy nebo v souvislosti s ní se řídí platnými a účinnými právními předpisy České republiky, zejména Občanským zákoníkem.

    4. Smluvní strany se zavazují vyvinout maximální úsilí k odstranění vzájemných sporů vzniklých na základě této Smlouvy nebo v souvislosti s touto Smlouvou a k jejich vyřešení. Nedohodnou-li se smluvní strany na způsobu řešení vzájemného sporu, spor bude rozhodován věcně a místně příslušnými soudy České republiky.

    5. Vztahy mezi smluvními stranami touto Smlouvou výslovně neupravené se řídí platnými a účinnými právními předpisy České republiky, zejména Občanským zákoníkem.

    6. Tato Smlouva se uzavírá ve čtyřech (4) vyhotoveních s platností originálu,
      z nichž tři (3) vyhotovení obdrží Objednatel a jedno (1) vyhotovení obdrží Dodavatel.

    7. Smluvní strany výslovně prohlašují, že si tuto Smlouvu přečetly, že byla sepsána podle jejich pravé a svobodné vůle a nebyla ujednána v tísni, nebo za nápadně nevýhodných podmínek, což stvrzují svými podpisy.

    8. Nedílnou součástí této Smlouvy tvoří tyto přílohy:


Příloha č. 1 – Specifikace předmětu smlouvy (bude předloženo již v nabídce účastníka zadávacího řízení).



Za Objednatele:



V Praze dne ______________


Za Dodavatele:



V _________ dne ___________



___________________________________

Xxx. Xxxx Xxxxxxxxxx, ředitelka odboru řízení projektů

Česká republika – Ministerstvo práce a sociálních věcí



___________________________________

jméno oprávněného zástupce

funkce

Název Dodavatele





Příloha č. 1 – Specifikace předmětu smlouvy


Akce – položky

Specifikace

Název akce

Konference Jarní škola

Termín a čas

13. 5. – 18. 5. 2018

- 13. 5. – příjezd od 14:00, stravování začíná večeří

- 18. 5. – konec odpoledním coffee breakem (15:00)

Bližší informace jsou uvedeny níže v harmonogramu akce.

Umístění akce

Místo ve Středočeském kraji – oblast Rakovníka - s dobrou dopravní dostupností z rychlostní komunikace. Místo do 80 km od Karlových Varů, do 80 km od Plzně a 70 km od Prahy. Pokud na místo určení nepojede (dle portálu IDOS) přímý spoj ze všech tří uvedených měst (z hlavních vlakových či autobusových nádraží), Dodavatel zajistí dopravu pro všechny účastníky i členy realizačního týmu Objednatele – až 6 lidí (celkem max. 135 osob) v domluvenou hodinu z místa vlakového nádraží Rakovník. Objednatel upřesní počet přepravovaných osob nejpozději 7 pracovních dní před konáním konference.

Upřednostňováno přírodní prostředí s outdoorovými aktivitami. Dojezd osobním automobilem max 80 km od pracoviště Objednatele – Na Maninách 876/7, Praha 7.


Hotel s ubytováním a konferenčními prostory v jedné budově/ v jednom komplexu.

Parkování

Ano (min.20 míst pro osobní automobily)

Předpokládaný celkový počet účastníků

Max. 135 osob – účastníci, lektoři, facilitátoři, realizační tým Objednatele (přesný počet osob bude Objednatelem upřesněn 7 pracovních dní před konáním akce).

Pro účely podání nabídky bude dodavatel ve vhodných případech (není-li uvedeno jinak) vždy kalkulovat s max. počtem 135 osob, resp. 135 kusů.

Požadavky na prostory

1 velký sál/jednací místnost pro min. 130 lidí

8 sálů/jednacích místností pro min. 20 lidí

- všechny sály k dispozici od 13.5. – 18.5 – každý den neomezeně (tj. po 24 hodin)

Pronájem a příprava vhodných reprezentativních prostor včetně adekvátního zázemí a technického vybavení (viz níže).

Reprezentativností prostoru se rozumí prostor s okny a přístupem denního světla (není podmínkou u malých sálů), s možností zastínění oken při projekci, kvalitní vybavení sálů mobiliářem, včetně technického vybavení, a přiměřeností prostor vzhledem k charakteru akce i k počtu účastníků.

Další požadavky na prostory:

  • uzamykatelná místnost min. 12 m2, vč. stolu, 5 židlí, tiskárny (černobílá) – vč. papíru (min. 300ks) a přístupu k elektrické síti – min. 3 zásuvky, popř.rozdvojka – místnost bude fungovat jako odborná knihovna Objednatele.

  • prostory pro catering (coffeebreak v místě poblíž velkého sálu, dostatečně velký prostor jídelny, aby pojmul 135 účastníků najednou);

  • prostor pro prezenci účastníků - před vstupem do velkého sálu (v předsálí) budou umístěny min. 2 stoly se 4 židlemi pro registraci účastníků,

Všechny sály budou uzamykatelné, Objednatel dostane k dispozici klíče.

Uspořádání sálů

Velký sál - školní uspořádání, řečnický stůl pro 4 osoby na vyvýšeném pódiu

Malé sály - 1 stůl, možnost hýbat se židlemi

Technické vybavení

Velký sál:

1x dataprojektor, plátno/bílá zeď k promítání, laserové ukazovátko, možnost dálkového ovládání prezentace

1x flipchart, flipchartové papíry + 4 tmavé fixy

1x notebook (nutná kompatibilita s dataprojektorem, USB)

Možnost připojení k bezplatné wifi


Malé sály:

8x flipchart (jeden v každém sále), flipchartové papíry + fixy barvy černé, modré, červené a zelené (celkem min. 32 ks a více)

8x notebook (jeden v každém sále)

Možnost připojení k bezplatné wifi (ve všech sálech).

Ozvučení

Ozvučení všech 9 místností:

- ve velkém sále: 6x přenosný mikrofon

- v menších sálech: 8x přenosný mikrofon (v každém sále jeden)

- v sále, kde bude making connection (může být i velký sál)

Klimatizace

Velký sál – ano

Malé sály – ano, příp. minimálně dobře větratelné místnosti.

Catering: ano/ne a počet osob

Ano – max. 135 osob (počet osob bude upřesněn 7 pracovních dní před konáním akce); celodenní stravování dle harmonogramu stravování uvedeného níže + nepřetržitý přísun nápojů – káva, čaj, voda s plátky citrusu; (v rozsahu pro 135 osob) ve všech prostorách konání akce (ve všech sálech), a to od 8:00 do 21:00 (platí rovněž pro snídaně, coffebreaky, obědy, večeře a další stravovací akce uvedené níže v harmonogramu stravování).

  • Stravování

Ano – pro 135 osob

  • Posluchači (účastníci) – ubytování a strava (105 osob)

  • Moderátor – ubytování a strava (1 osoba)

  • Facilitátoři – ubytování a strava (8 osob)

  • Experti – ubytování a strava (2 osoby)

  • Lektoři – strava (4 osoby) + ubytování (4 osoby - první noc, 3 osoby - druhou noc, 3 osoby - třetí noc, 3 osoby - čtvrtou noc)

  • MPSV - rezervace ubytování a zajištění stravy (5 osob)

  • Realizační tým Objednatele – strava a rezervace ubytování ( 10 osob)


Limit OPZ 300,00 Kč os/den vč. DPH

Cenový limit je součtem snídaně, odpoledního coffeebreaku, obědu, večeře a občerstvení na making connections v pondělí.


  • Snídaně formou bufetu (pondělí-pátek) – pečivo, sýry, salámy, zelenina, jogurty, müsli apod.

  • Oběd (pondělí-pátek) - výběr ze 2 polévek, 3 hlavních jídel – z toho 1 vegetariánské (na vyžádání bezlepková strava příp. jiná dieta – bude upřesněno 3 pracovní dny před konáním akce), 2 dezertů, salátový bar

  • Kusové ovoce (3 druhy) – dostupnost od 9 hod do 15 hod každý den (po – pá), průběžné doplňování

  • Odpolední coffeebreak (pondělí-pátek) – slané pečivo 2ks/os. (např.minibagetky/plněné sendviče/slané štrůdly/kanapky apod.), ovoce 2ks/osoba

  • Večeře formou bufetu (neděle-čtvrtek) – výběr ze 2 předkrmů, 3 hlavních chodů z toho 1 vegetariánské (na vyžádání bezlepková strava příp. jiná dieta), 2 dezertů, 2 salátů

  • Občerstvení formou bufetu při večerním programu Making connections (pondělí) – finger food 100 ks, minidezerty 100 ks, ovoce, salátový bar

  • Další požadavky ke cateringu

V pátek připravit k odpolednímu coffee breaku 135 ks papírových sáčků - obsah sáčků dle požadavků u odpoledního coffeebreaku + balená voda 0,5l pro každý sáček.

Pomocný personál

Ano

  • 1 osoba kontrolující funkčnost techniky po celou dobu konání akce, případně řešení technických problému v místě konání akce

  • min. 1x pomocný personál při přípravě každodenních aktivit –fotograf, označení sálů, přenášení mikrofonu při diskusi v sále atd.

Fotodokumentace

Ano

  • min. 5 fotek objektu, ve kterém se bude akce konat (exteriér)

  • min. 10 fotek sálů (zaplněných účastníky, účastníkům bude vidět do tváře, dále přednes lektorů),

  • min. 20 fotek/den z dopoledního bloku přednášek,

  • min. 20 fotek/den z odpoledního programu ve skupinách (zdokumentovat všech 8 skupin),

  • min. 10 fotek z večerního programu Making connections,

  • min. 10 fotek publicity projektu – loga OPZ a další dle uvážení

Fotodokumentace bude předána Objednateli ve formátu .jpg, a to do 5 pracovních dnů od ukončení akce.

Videozáznam

Ne

Bezbariérové prostory

Ano - hlavní vstup, vstup do všech sálů, prostor pro catering a toalet a cca 5 bezbariérových pokojů (počet bude upřesněn Objednatelem min. 7 pracovních dní před konáním akce).

Zajištění pozvánek

Ne

Zaznamenání docházky (registrace)

Ne

Ubytování

Ano

  • kategorie *** nebo srovnatelná, případně vyšší

  • dvoulůžkové pokoje pro dvě osoby (oddělené postele) – počet 55 (bude upřesněno 7 pracovních dnů před konáním akce). Pro účely podání nabídky bude dodavatel kalkulovat s max. počtem 55 pokojů.

  • 26 jednolůžkových pokojů

  • limit OPZ max. 1000,00 Kč os/noc vč. DPH

  • rezervace ubytovacích míst pro zaměstnance MPSV (viz níže „Další specifické požadavky“)

Moderátor

Ano - po celou dobu konání akce (pondělí – čtvrtek, vždy od 8:30 do 17:00 + 2 hod making connection v pondělí, pátek do 15:00).

Moderátorovi bude zaslán 5 pracovních dní před konáním akce podklad k moderování.


Požadavky na moderátora:

  • Předmětem moderování bude představení akce, představení lektorů, facilitátorů a organizačních záležitostí.

  • Očekává se provázení programem, koordinace a dodržování harmonogramu, a to celý týden od pondělí do pátku.

  • Dále sledování časového fondu jednotlivých řečníků a řízení diskuze.

  • Provázení making connections.

  • Spolupráce s ostatními odborníky a realizačním týmem Objednatele.

  • Moderátor by se měl orientovat v sociální oblasti.

Tlumočník

Ano

Konsekutivní překlad angličtina – čeština, čeština – angličtina.

Tlumočník bude tlumočit přednášky hosta z Velké Británie a dotazy účastníků (pondělí, úterý, středa, čtvrtek, pátek) – Objednatel předá Dodavateli přesný harmonogram přednášek nejpozději týden před konáním akce.

Tlumočník získá od Objednatele materiály k překladu (obsahy přednášek a PPT přednášek) 3 týdny před konáním akce.

Další specifické požadavky

  • převoz až 6 osob z Prahy (Na Maninách 876/7, Praha 7) v neděli na místo konání akce + doprava materiálu pro školení (prezenční listiny, 135 pracovních listů + psací potřeby, propagační materiály OPZ, evaluační dotazníky, 20 ks plakátů v rámu – propagace projektu, knihy) a v pátek zpět do Prahy

  • označení všech sálů názvem akce a logem OPZ, zajištění směrovek (Objednatel dodá logo OPZ)

  • limity OPZ (ubytování – 1000,00 Kč os/noc vč. DPH, celodenní stravování celkem 300,00 Kč os/den vč. DPH)

  • pro účastníky školení bezplatná wifi v ubytovacích prostorách a jednacích místnostech (velký a malé sály)

  • rezervace ubytovacích míst pro zaměstnance MPSV (jedná se o 11 osob – přesný počet bude upřesněn týden před konáním akce) za stejných platových podmínek (včetně limitů OPZ), jako pro účastníky školení – není předmětem plnění této smlouvy, Objednatel si tuto položku hradí sám

Požadavky na odborníky

Lektor (8x)

  • 3 lektoři musí mít zkušenost s oblastí nepříznivých sociálních situací rodin s dětmi (pondělí)

  • 1 lektor musí mít zkušenost s oblastí nepříznivé sociální situace spojené s chudobou a nezaměstnaností (úterý)

  • 1 lektor musí mít zkušenost s oblastí penitenciární a postpenitenciární podpory (úterý)

  • 1 lektor musí mít zkušenost s oblastí nepříznivé sociální situace spojené se stárnutím (středa)

  • 2 lektoři musí mít zkušenost s oblastí nepříznivé sociální situace spojené s mentálním a duševním zdravím (čtvrtek)


Náplň práce a časová dotace jednotlivých lektorů:

    • Příprava:

      • Zpracování odborného příspěvku, vytvoření power-pointové prezentace (PPT) odpovídající délce příspěvku cca 30 minut, Dodání Dodavateli, který zkonzultuje s Objednatelem správnost PPT nejpozději 14 dnů před konáním akce, (11 hod)

    • Přednes:

      • Aktivní přednes + diskuze (2 hod)


Facilitátor (7x)


Facilitátoři musí mít zkušenost s facilitací.


  • Dělení facilitátorů: 4 facilitátoři v rozsahu Po až Čt a 3 facilitátoři v rozsahu Po až Pá


Náplň práce a časová dotace 3 facilitátorů v rozsahu Po až Pá:

    • Příprava:

      • Příprava a nastudování odborných materiálů (studium literatury, příspěvky lektorů, které budou předány Dodavatelem nejpozději 7 dnů před konáním akce)) k facilitaci jedné pracovní skupiny o cca 12 účastnících (15 hod)

    • Facilitace:

      • Moderování a facilitace diskuse v pracovní skupině (12 hod)

    • Výstupy:

      • Zpracování shrnujících výstupů a materiálů, vyhotovení „zprávy od facilitátora“, jejíž vzor poskytne Objednatel 7 dní před konáním akce (12 hod)

      • Zpracování výstupů z diskuze s cílovou skupinou
        s vlastními komentáři či doplněním v rozsahu min.2 normostrany, poté předání Objednateli do 14 dnů od ukončení akce (15 hod)

      • Konzultace průběžných výstupů práce se všemi ostatními facilitátory a konzultace těchto výstupů s Objednatelem přímo na místě konání akce v průběhu týdne vždy po ukončení odpoledního programu (10 hod)

      • Aktivní zhodnocení v závěrečný den Jarní školy (5 hod) v rozsahu 10 minut PPT prezentace, aktivní participace na následné panelové diskuzi ve velkém sále


Náplň práce a časová dotace 4 facilitátorů v rozsahu Po až Čt:

    • Příprava:

      • Příprava a nastudování odborných materiálů (studium literatury, příspěvky lektorů, které budou předány Dodavatelem nejpozději 7 dnů před konáním akce)) k facilitaci jedné pracovní skupiny o cca 12 účastnících (15 hod)

    • Facilitace:

      • Moderování a facilitace diskuse v pracovní skupině (12 hod)

    • Výstupy:

      • Zpracování shrnujících výstupů a materiálů, vyhotovení „zprávy od facilitátora“, jejíž vzor poskytne Objednatel 7 dní před konáním akce (9 hod)

      • Zpracované výstupy z diskuze s cílovou skupinou (s vlastními komentáři či doplněním) předá po ukončení odpol. bloku dne 17. 5. 2018 facilitátorům, kteří v pátek představí výstupy a zároveň předá Objednateli do 14 dnů po ukončení akce (2 hod)

      • Konzultace průběžných výstupů práce s všemi ostatními facilitátory a konzultace těchto výstupů s Objednatelem přímo na místě konání akce v průběhu týdne vždy po ukončení odpoledního programu (10 hod)

      • Konzultace výstupů s ostatními facilitátory přímo na místě konání akce a to vždy po ukončení odpoledního programu(10 hod)


Lektoři i facilitátoři se mohou vykrývat, facilitátor tedy může zajišťovat i roli lektora.


Předpokládaný harmonogram stravování/cateringu (uzpůsoben dle jednacího programu):


NE:

Příjezd a ubytování 14:00 – 18:00

Večeře 18:00 – 19:00


PO

Snídaně 7:00 – 8:30

Oběd 12:00 – 13:30

Odpolední coffee break 15:45– 16:00

Večeře 18:30 – 19:30

Making connection 20:00 – 22:00


ÚT, ST, ČT:

Snídaně 7:00 – 8:30

Oběd 12:00 – 13:30

Odpolední coffee break 15:45– 16:00

Večeře 18:30 – 19:30


PÁ:

Snídaně 7:00 – 9:00

(Vyklizení pokojů)

Oběd 12:00 – 13:00

Odpolední coffee break 15:00 – bude formou sáčků pro každého účastníka

(odjezd)



Předpokládaný harmonogram přednášek/programu


PO - ČT

8:30 – 12:00 zahájení a přednášky ve velkém sále (tlumočení, lektoři, experti)

13:30 – 17:00 práce ve skupinách v 8 malých sálech (8 facilitátorů, experti)


PO

20:00 – 22:00 společenský večer ve velkém sále (dobré ozvučení, všichni zúčastnění)


PÁ

9:00 – 15:00 panelová diskuse ve velkém sále a shrnutí týdne (tlumočení, facilitátoři, experti)



1 Pokud Dodavatel není plátcem DPH, proškrtne kolonky výše DPH a celková odměna, včetně DPH a doplní formulaci: „Dodavatel není plátcem DPH.“

18 / 18

Document Metadata

Filed: March 18th, 2023