Metodika veřejného nakupování

Metodika veřejného nakupování

Naplňování principů 3E v praxi veřejného zadávání

MINISTERSTVO FINANCÍ | 8.4.2019

Obsah

1

Úvodní představení metodiky

Představení jednotlivých fází veřejné zakázky

2

3

4

5

‒ Identifikace a zdůvodnění potřeby

‒ Příprava veřejné zakázky

‒ Zadávací řízení a uzavření smlouvy

‒ Plnění smlouvy a řízení vztahu s dodavateli

CHJ a činnosti

Zákon o finanční kontrole

Technická novela

⮚ zahrnutí nových organizací

⮚ aktuálně v PS

Úpravy v příslušné vyhlášce

⮚ Zjednodušení předávání zpráv o finančních kontrolách do IS FKVS

⮚ Bude se týkat zpráv o FK za rok 2019

Metodické materiály

⮚ Metodika veřejného nakupování – naplňování principů 3E v praxi

veřejného nakupování

⮚ Metodika řízení rizik

⮚ Metodika předávání podnětů na orgány Finanční správy ČR

⮚ Metodický pokyn pro výkon kontrol (kontrola EU dotací)

⮚ zrušené metodické pokyny (lze použít)

! Metodické materiály (metodiky, manuály, apod.) mají doporučující

charakter, nejsou povinné!

v roce 2018

⮚ Statut a manuál interního auditu

⮚ Příručka pro starostu – řízení rizik spojených s hospodařením obce

⮚ Metodika hodnocení kvality IA – zaměřená nejen na útvary o více IA,

ale také na organizace s jedním IA

⮚ Metodika vzorkování

⮚ Metodika – audit vnitřního kontrolního systému

⮚ Pilotní projekt – konzultace k nastavení VKS

⮚ Internetové stránky CHJ – podweb Ministerstva financí

⮚ stanoviska, otázky a odpovědi, projekty, a další

⮚ Stanovisko - pověřenec GDPR

Vize kontroly

⮚ smyslem kontroly není jen hledání a nalézání chyb a nedostatků v hospodaření s veřejnými prostředky, případně ukládání sankcí

⮚ hlavním cílem kontroly je dosažení nápravy ve smyslu opravení nefunkčních či nedostatečně funkčních částí systému a zajištění lepšího nakládání s veřejnými prostředky v budoucnu

ÚVODNÍ PŘEDSTAVENÍ METODIKY

Pro koho je metodika určena?

1

2

3

4

5

• Veřejní / sektoroví zadavatelé

✓ Útvar veřejných zakázek

✓ Odborné útvary

✓ Právní útvar

✓ Interní audit

✓ Vedení organizace

1

2

3

4

5

• Veřejné nakupování vs. veřejné zakázky

• Zásady vyplývající ze ZZVZ vs. principy 3E

Veřejné nakupování vs. veřejné zakázky

Cíle a úkoly

Stanovení cílů a požadovaných výsledků činnosti v dalším období

Rozpočet

Stanovení rozpočtu dle stanovených cílů

Podpis smlouvy

Uzavření smlouvy na realizaci

předmětu plnění

Ex-post zhodnocení

Zhodnocení průběhu

a výsledku zakázky

Zhodnocení účelnosti

1

2

3

4

5

Zhodnocení potřeby a variant jejího zajištění

Veřejná zakázka

Realizace zadávacího řízení

Převzetí a uhrazení

Předání předmětu plnění, úhrada faktur

Zpětná vazba

Promítnutí do dalších realizovaných veřejných zakázek

Hospodárnost

Účelnost

Efektivita

Principy 3E

Zásady

vyplývající ze ZZVZ

Prevence

+

Přiměřenost

Transparent- nost

Zákaz diskriminace

Rovné zacházení

5

Zásady vyplývající ze ZZVZ vs. principy 3E

1

2

3

4

Principy vyplývající ze zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě

Principy vyplývající ze zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek

ÚČELNOST(effectiveness)

”dělání správných věcí”

Dosažené výsledky odpovídají

stanovené a prokázané potřebě.

V praxi se tedy primárně jedná o to, zda je poptávána správné zboží či

správná služba.

Musí být jasně identifikována potřeba (účel vynakládání veřejných prostředků, který musí být v souladu s úkoly organizace).

HOSPODÁRNOST

HOSPODÁRNOST(economy)

”dělání věcí za rozumnou cenu”

Zdroje jsou dány k dispozici ve správnou dobu, v dostatečném množství, v přiměřené

kvalitě a za co nejvýhodnější cenu.

Hospodárností se rozumí tlak na minimalizaci nákladů nutných k dosažení požadovaných výsledků.

Poptávání zboží a služeb pouze na základě nejnižší ceny bez jednoznačného

vymezení kvalitativních požadavků není hospodárné.

EFEKTIVITA

EFEKTIVITA (efficiency)

”dělání věcí správnou cestou”

Je dosažen co nejlepší vztah

mezi vynaloženými prostředky

a dosaženými výsledky.

Jedná se o maximalizaci přínosů, kterých lze vynaložením veřejných prostředků dosáhnout.

Základní předpoklady pro naplnění principu efektivity:

‒ Přiměřené plánování

‒ Racionální příprava zadávacích podmínek

Principy 3E

Co nejvyšší hodnota za peníze

ÚČELNOST(effectiveness)

”dělání správných věcí”

HOSPODÁRNOST(economy)

”dělání věcí za rozumnou cenu”

Dosažené výsledky

odpovídají stanovené a prokázané potřebě

OPTIMUM

Zdroje jsou dány k dispozici ve správnou dobu, v

dostatečném množství, v přiměřené kvalitě a za co nejvýhodnější cenu

Co nejlepší výsledek

EFEKTIVITA (efficiency) ”dělání věcí správnou cestou”

Je dosažen co nejlepší vztah mezi vynaloženými prostředky a dosaženými výsledky

Co nejnižší náklady

Co je smyslem metodiky?

5

4

3

2

1

Přiblížení principů 3E

Princip	Definice	Naplnění v praxi
Účelnost Effectiveness	Účelným nakládáním s veřejnými prostředky se rozumí, že dosažené výsledky odpovídají stanovené a prokázané potřebě.	Veřejná zakázka slouží k naplnění jasně stanoveného účelu a tento účel je v souladu s cíli organizace.
Hospodárnost Economy	Hospodárným nakládáním s veřejnými prostředky se rozumí, že zdroje jsou k dispozici ve správnou dobu, v dostatečném množství, v přiměřené kvalitě a za co nejvýhodnější cenu.	Podstatný je výsledek VZ, tedy zda je zboží či služba k dispozici ve správnou dobu, v potřebné kvalitě a za odpovídající cenu.
Efektivita Efficiency	Efektivním nakládáním s veřejnými prostředky se rozumí, že je dosahováno co nejlepšího vztahu mezi použitými prostředky a dosaženými výsledky.	Podstatné je, zda dodané zboží či služba skutečně přispěly či přispívají k naplnění stanovených cílů, a to v míře, která odpovídá vynaloženým prostředkům.

Co je smyslem metodiky?

Účelnost Jak daný proces/projekt dokáže naplnit

stanovené cíle?

Hospodárnost Kolik stojí realizace projektu/procesu?

Efektivita Jakým způsobem dokážeme využít dané vstupy?

Zdroje

Vstupy

Výstupy

Výsledek

3

5

4

2

Principy 3E v praxi

1

Příklady	Účelnost	Hospodárnost	Efektivita
1. Využití dotace na rekonstrukci kulturního centra a následný pronájem provozovateli. Jednalo se o dotaci z programu určeného na podporu zaměstnanosti.
2. Veřejná zakázka na PC pro referenty, tj. ke standardní kancelářské práci. Na základě definované technické specifikace byl jako vítěz vybrán uchazeč, který nabídnul PC za cenu 50 tis. Kč bez DPH (nejnižší nabídková cena), specifikace PC odpovídala „hernímu“ PC.
3. Veřejná zakázka na vypracování odborné studie v rámci projektu EU. Uchazeč vybrán na základě nejnižší ceny, kvalita nabídky nebyla hodnocena, technická kvalifikace nebyla požadována, sankce nebyly specifikovány. Ukázalo se, že dodavatel není schopen studii v požadovaném rozsahu zpracovat, hrozí riziko ztráty dotace, nebo její části.

5

4

3

2

1

Příklady	Účelnost	Hospodárnost	Efektivita
1. Využití dotace na rekonstrukci kulturního centra a následný pronájem provozovateli. Jednalo se o dotaci z programu určeného na podporu zaměstnanosti.	🗶
2. Veřejná zakázka na PC pro referenty, tj. ke standardní kancelářské práci. Na základě definované technické specifikace byl jako vítěz vybrán uchazeč, který nabídnul PC za cenu 50 tis. Kč bez DPH (nejnižší nabídková cena), specifikace PC odpovídala „hernímu“ PC.	🗶	🗶	🗶
3. Veřejná zakázka na vypracování odborné studie v rámci projektu EU. Uchazeč vybrán na základě nejnižší ceny, kvalita nabídky nebyla hodnocena, technická kvalifikace nebyla požadována, sankce nebyly specifikovány. Ukázalo se, že dodavatel není schopen studii v požadovaném rozsahu zpracovat, hrozí riziko ztráty dotace, nebo její části.		🗶

5

4

3

2

1

1

2

3

4

5

• Základní postupy v klíčových oblastech, které přispívají

k naplnění principů 3E

• Příklady dobré i špatné praxe

• Xxxxxx, které by si měl veřejný zadavatel postupující v souladu s péčí řádného hospodáře, klást

1

2

3

4

5

• Podrobný návod zaručující zaručeně účelné, efektivní,

hospodárné počínání zadavatele

• Výklad nového zákona o zadávání veřejných zakázek

• Popis postupů zadavatele ve všech fázích upravených novým zákonem o zadávání veřejných zakázek

1

• eKLEP (metodika byla schválena jako doporučující materiál

3

2

usnesením vlády č. 620/2016): xxxxx://xxxx.xxxx.xx/xxxxxx-xxxxxx?xxxxXXXXX0XXX0XX

4

• Webové stránky Ministerstva financí ČR:

5

xxxx://xxx.xxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxx/0000/xxxxxxxxx-xxxxx- chj-c-3--metodika-verejn-25582

• Částka 4/2016 Věstníku vlády pro orgány krajů a orgány obcí:

xxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxx-xxxxx-xxx-xxxxxx-xxxxx-x- organy-obci-717579.aspx

IDENTIFIKACE A ZDŮVODNĚNÍ

POTŘEBY

1

• Záměry veřejných zakázek

2

3

4

5

• Plánování veřejných zakázek

• Sdružování nákupů v rámci organizace

• Využívání rámcových dohod s jedním či více dodavateli

• Využívání institutu centrálního zadavatele

1

Podklad pro rozhodnutí o (ne)realizaci dané veřejné zakázky

2

3

4

5

• Pravidla pro zpracování záměru v interních předpisech

• Doporučený obsah:

− Popis potřeby včetně zdůvodnění vazby na cíle organizace

− Popis variantních řešení

− Charakteristika předmětu plnění

− Definice rizik

• Možné formy:

− Formulář dle interních předpisů organizace

− Projektová dokumentace / Studie proveditelnosti

1

• Proč plánovat:

2

3

4

5

− Předpoklad pro řízení a organizaci práce

− Minimalizace potřeby realizovat VZ pro nenadálé potřeby

− Minimalizace pozdě zahájených VZ s možným dopadem na chod organizace

− Omezení potřeby realizovat VZ co nejrychleji (i s dopadem na zvolenou formu soutěže)

• Pravidla pro zpracování plánu v interních předpisech

− Periodicita

− Proces zpracování a schvalování plánu

1

• Formy sdružování:

2

3

4

5

− Dle předmětu poptávaného zboží či služeb napříč danou institucí

− Časové hledisko – dlouhodobější smluvní vztahy s dodavateli

• Přínosy:

✓ Nižší transakční náklady (úspory z titulu menšího počtu realizovaných VZ)

✓ Nižší cena

• Rizika:

! Administrativní náročnost (zejména při absenci IT podpory)

! Nižší atraktivita pro dodavatele (v případě zvýšených nároků kladených na

dodavatele)

1

• Formy rámcových dohod:

2

3

4

5

− Do vyčerpání stanoveného finančního objemu

− Po určitou časově ohraničenou dobu

− Kombinace obou hledisek

• Výhody:

✓ Vyšší koncentrace ⇨ předpoklad výhodnějších podmínek

✓ Nižší počet realizovaných VZ ⇨ nižší administrativní zátěž

✓ Právo, nikoli povinnost vyčerpat stanovený rámec

• Nevýhody:

? Náročnější plánování a tlak na předvídání

1

• Účel:

2

3

4

5

− Vytvoření předpokladů pro dosažení úspor

− Snížení administrativní zátěže na straně veřejných zadavatelů

− Zvýšení odbornosti na straně zadavatele

• Rizika:

! Potřeba uzavření smluv o centralizovaném zadávání

! Organizační náročnost přípravy zadávací dokumentace

! Administrativní náročnost (zejména při absenci IT podpory)

! Komplikace z velkého objemu nákupu

! Riziko monopolizace dodávek

PŘÍPRAVA VEŘEJNÉ

XXXXXXX

1

2

3

4

5

• Stanovení předmětu veřejné zakázky

• Rozdělení veřejných zakázek na jednotlivé části

• Úvaha nad základními parametry zadávacího řízení

• Znalost tržních podmínek a spolupráce s potenciálními dodavateli

• Využívání zadávacích řízení, která umožňují jednání s dodavateli

• Příprava podrobné technické specifikace

• Stanovení podmínek kvalifikace uchazečů

1

2

3

4

5

• Stanovení kritérií hodnocení

• Stanovení obchodních nebo jiných smluvních podmínek

• Prevence vzniku dlouhodobé závislosti na jednom dodavateli

1

Jasná vazba na záměr VZ, zejména pak na popis potřeb a jejich zdůvodnění ve vazbě na cíle organizace.

2

3

• Obecné požadavky na specifikaci předmětu VZ:

4

− Předmět specifikovat dostatečně přesně

− Vyvarovat se nadbytečné konkretizace (např. odkazy na konkrétní technologii)

5

− Používat hraniční hodnoty (min/max)

• Vymezení odpovědnosti v rámci organizace

− Útvar zadavatele (věcně příslušný útvar) vs. útvar veřejných zakázek

🗶 Záměrné dělení vzájemně souvisejících plnění do více VZ

✓Rozdělení stejného či obdobného plnění do více částí v rámci jedné VZ

4

3

2

1

• Z pohledu 3E je třeba vyvážit tyto protikladné tendence:

5

− Zahrnout všechna věcně, místně a časově související plnění

− Eliminovat omezení hospodářské soutěže spojením souvisejících plnění do jednoho celku

• Cíl:

Snaha o otevření zadávacího řízení více potenciálním dodavatelům.

Příklady	Vhodné spíše spojení do jednoho ZŘ	Spojení do jednoho ZŘ zpravidla méně výhodné
Elektrická energie + zemní plyn
Mobilní hlasové služby + pevné linky
Složitější stroje + spotřební materiál + náhradní díly
Různé druhy pojištění (např. havarijní pojištění + povinné ručení)
Osobní vozidla + poskytování servisních a opravárenských služeb
Kancelářské potřeby + tonery
Mobilní hlasové služby + datové služby

2

3

4

5

Příklady	Vhodné spíše spojení do jednoho ZŘ	Spojení do jednoho ZŘ zpravidla méně výhodné
Elektrická energie + zemní plyn	✓
Mobilní hlasové služby + pevné linky		✓
Složitější stroje + spotřební materiál + náhradní díly	✓
Různé druhy pojištění (např. havarijní pojištění + povinné ručení)	✓
Osobní vozidla + poskytování servisních a opravárenských služeb		✓
Kancelářské potřeby + tonery		✓
Mobilní hlasové služby + datové služby	✓

2

3

4

5

1

Předpokladem pro stanovení základních parametrů ZŘ je znalost situace na trhu dané komodity.

2

3

• Zadavatel by měl zvážit a zdůvodnit tyto aspekty:

4

− Vhodný druh ZŘ

− Dělení na části

5

− Způsob hodnocení nabídek

− Hodnocení na základě elektronické aukce

− Požadavek na jistotu

− Typ smlouvy a délka trvání (jednorázová smlouva / rámcová dohoda)

− Počet dodavatelů, se kterými bude uzavřena smlouva

dodavateli

1

Umožní včas napravit chyby či opomenutí, které by v případě pozdní identifikace mohly vést ke zbytečným nákladům.

2

3

• Různé formy pro ověření podmínek zadávací dokumentace:

4

− Konzultace nezávislého odborníka

− Předběžná tržní konzultace

5

− Průzkum trhu

! Neopominout řádnou dokumentaci komunikace

! Pozor na povinnosti vyplývající ze zákona o zadávání VZ

! Zveřejňovat informace o plánovaných / vyhlášených VZ

! Stanovovat přiměřené soutěžní lhůty (např. lhůtu pro podání nabídek)

s dodavateli

1

Hlavním přínosem těchto režimů je, že zadavateli umožňují v čase přesněji formulovat jeho požadavky.

2

3

• Situace, kdy je vhodné zvolit jiný režim než otevřené řízení:

4

− Zadavatel není schopen definovat způsob naplnění svých potřeb

− Zadavatel není schopen posoudit, jaké řešení lze získat na trhu

5

Vhodné případy využití: ✓ Inovativní řešení ✓ Intelektuální služby ✓ Složitější ICT projekty Nehodné případy využití: 🗶 Hotové výrobky dodávané řadou dodavatelů

! Neopominout řádné odůvodnění s ohledem na předmět VZ

1

Z pohledu 3E je podstatné, aby specifikace byla stanovena přiměřeně potřebám zadavatele a deklarovanému účelu.

2

3

• Možnosti pro stanovení technických podmínek:

4

− Parametry vyjadřující požadavky na výkon nebo funkci

− Popis účelu nebo potřeb

5

− Odkaz na normy, technické dokumenty, štítky

• Na co si dát pozor:

! Specifikaci formulovat jako minimální požadavky, vyšší kvalitu případně zohlednit v rámci kritérií hodnocení

! Vyvarovat se použití přímých / nepřímých odkazů

! Uvádět odkazy na konkrétní technické normy

Technické standardy jako ukázka příkladu dobré praxe

1

2

3

4

5

• Vhodné pro opakovaně poptávané komodity běžné potřeby

• Přínosy:

✓ Sjednocení, sledování a řízení poptávky v rámci organizace

✓ Sjednocení poptávky v čase ⇨ nižší náklady na opravy a údržbu

✓ Uzavírání dlouhodobějších a rámcových dohod ⇨ tlak na výhodné podmínky, nižší administrativní zátěž

✓ Případné sdílení poptávky mezi více zadavateli

✓ Odbourání nadbytečné administrativní zátěže spojené s opakovanou přípravou technické specifikace pro různá ZŘ

1

Podmínky kvalifikace by měly být odůvodnitelné a přiměřené rozsahu a složitosti předmětu plnění a souvisejícím rizikům.

2

3

• Možnosti pro stanovení podmínek kvalifikace:

4

− Základní způsobilost

− Profesní způsobilost

− Ekonomická kvalifikace

− Technická kvalifikace

Povinnost u nadlimitního režimu

5

! Podmínky formulovat jako minimální mez požadované kvalifikace

! Kvalifikace nemůže být předmětem hodnotících kritérií

! Prokázání ekonomické kvalifikace pouze minimálním obratem

! Nenahrazovat smluvní podmínky požadavky na kvalifikaci

Obecná pravidla a omezení

1

2

3

4

5

! Kritéria hodnocení musí mít vztah k předmětu plnění

! Zadavatel musí být schopen zdůvodnit použití kritérií hodnocení

! Smluvní a platební podmínky nesmí být hodnotícími kritérii

! Kritéria musí být jasně definovaná a přesně popsaná

! Musí být stanoven vzájemný poměr mezi kritérii s ohledem na jejich dopad na ekonomickou výhodnost

! Kritéria jsou formulována tak, že poskytují prostor pro různou míru jejich splnění

! Kritéria jsou definována tak, že míra jejich naplnění je průkazná a ověřitelná

! Kritéria jsou významná a mají vztah k užitné hodnotě pro daný předmět plnění

! Kritéria směřují na takové skutečnosti, které vyplývají z předložené nabídky

! Kritérií by měl být omezený počet (4-5)

Hodnocení na základě ekonomické výhodnosti nabídky

1

Cíl: motivovat dodavatele k podání nabídky s co nejkvalitnějším plněním při zachování konkurenceschopné nabídkové ceny.

2

3

• Povinnost hodnotit dle ekonomické výhodnosti na základě:

4

− Nejnižší nabídkové ceny

− Nejnižších nákladů životního cyklu

5

− Nejvýhodnějšího poměru nabídkové ceny a kvality

− Nejvýhodnějšího poměru nákladů životního cyklu a kvality

! Každý ze způsobů je vhodný za určitých podmínek

! POZOR na automatické hodnocení na základě nejnižší nabídkové ceny

Nejnižší nabídková cena

1

2

3

4

5

• Předpoklady pro využití

✓ Kvalita požadovaného plnění je naprosto přesně definovatelná formou technické specifikace

✓ Vyšší než minimální požadovaná kvalita nepřináší žádný dodatečný užitek

✓ Nabízené předměty plnění se z hlediska budoucích provozních nákladů nemohou výrazně lišit

✓ Nabízené předměty plnění jsou z hlediska zadavatele zcela zaměnitelné

Vhodné případy využití: ✓ Dobře standardizované zboží ✓ Zboží sloužící k běžnému provozu Nehodné případy využití: 🗶 Služby spojené s duševní, tvůrčí činností 🗶 Poskytování odborné podpory 🗶 Zboží, jehož užíváním vznikají významné dodatečné náklady

Nejnižší náklady životního cyklu

1

2

3

4

5

• Předpoklady pro využití

✓ S vlastnictvím a užíváním poptávaného plnění jsou spojeny dodatečné

náklady na straně zadavatele (např. spotřeba energie, náhradní díly, údržba, servis)

✓ S užíváním předmětu plnění jsou spojeny dopady na životní prostředí (např. emise znečišťujících látek), ačkoli je nenese sám zadavatel

✓ Nabízená řešení se mohou podstatně lišit

• Vhodné případy využití

✓ Nákup dlouhodobě využívaného majetku (např. stroje a zařízení, osobní automobily…)

Nejvýhodnější poměr nabídkové ceny a kvality nabízeného plnění

1

• Předpoklady pro využití

2

✓ Technickou specifikací jsou definovány minimální požadavky plnění

3

✓ Kvalita dodávaného plnění má podstatný vliv na to, zda a nakolik budou

splněny cíle, kvůli kterým je veřejná zakázka zadávána

4

• Příklady aspektů k hodnocení kvality:

5

✓ Podstatné okolnosti s vlivem na ekonomickou výhodnost nabídky (délka záruky, pozáruční servis)

✓ Nefinanční aspekty, které se prokazatelně vztahují k předmětu plnění (uživatelská přívětivost, rychlost, hlučnost, servisní lhůty, dodací lhůty)

✓ Vliv na životní prostředí (využití recyklovaných materiálů při výrobě)

✓ Sociální aspekty (zapojení znevýhodněných osob na straně dodavatele)

Nejvýhodnější poměr nákladů životního cyklu a kvality nabízeného plnění

1

• Předpoklady pro využití

2

✓ Kvalita dodávaného plnění má podstatný vliv na to, zda a nakolik budou splněny cíle, kvůli kterým je veřejná zakázka zadávána

5

4

3

✓ S vlastnictvím a užíváním poptávaného plnění spojené dodatečné náklady

Příklady kritérií kvality:
✓ Technická úroveň řešení ✓ Estetické nebo funkční vlastnosti ✓ Uživatelská přístupnost ✓ Sociální, environmentální nebo inovační aspekty	✓ Organizace, kvalifikace nebo zkušenost osob, které se mají přímo podílet na plnění veřejné zakázky ✓ Úroveň servisních služeb včetně technické pomoci ✓ Podmínky a lhůta dodání nebo dokončení plnění

Stanovení kritérií hodnocení – praktický příklad

1

2

3

4

5

• Stanovení kritérií hodnocení pro veřejnou zakázku na dodávky kancelářského nábytku

− Určete, jakou metodu k hodnocení ekonomické výhodnosti by bylo pro tento

typ veřejné zakázky zvolit, připravte si zdůvodnění takového postupu

− Definujte jednotlivá kritéria hodnocení (alespoň 2 kritéria hodnocení)

− Navrhněte váhy a postup, jakým byste k návrhu vah přistoupili

− Zvažte rizika, která by mohla být s využitím navržených kritérií spojena

Stanovení kritérií hodnocení – ukázka použití v praxi

1

2

3

4

5

• Stanovení kritérií hodnocení pro veřejnou zakázku Dodávka kancelářského nábytku a židlí pro resort MPO

− Celková výše nabídkové ceny – váha 40%

− Celková doba záruky za zboží (v měsících) – váha 15% (min – 36 měsíců,

max – 72 měsíců)

− Výše poskytnutého náhradního plnění za 1 rok – váha 15% (max. 5 mil. Kč / rok)

− Ergonomické a pevnostní vlastnosti židlí a křesel – váha 30%

1

Základem je dobře připravená smlouva, která přiměřeně

předvídá a ošetřuje rizika, která mohou v průběhu VZ nastat.

2

3

5

4

• Základní předpoklad: návrh smlouvy zpracovaný zadavatelem součástí zadávací dokumentace

Minimální doporučený obsah návrhu smlouvy:
✓ Jednoznačná definice předmětu plnění včetně technické specifikace ✓ Termíny plnění ✓ Postup při předání předmětu plnění ✓ Odpovědnost za vady	✓ Platební podmínky ✓ Stanovení sankcí za neplnění definovaných podmínek ✓ Doba trvání smlouvy ✓ Podmínky pro ukončení smlouvy ✓ Definice podstatného porušení smlouvy

Důvody vzniku

1

Cílem zadavatele by měla být minimalizace výhody, kterou získá stávající dodavatel při potenciální návazné zakázce.

2

3

• Důvody vzniku dlouhodobé závislosti na dodavateli:

4

! Nedostatečné ošetření převodu práv k předmětu plnění

! Využití technologie dodávané jediným dodavatelem

5

! Ponechání podstatné části know-how na straně dodavatele

! Absence plánování dalšího rozvoje za horizont konkrétní zakázky

• Nejvíce rizikový sektor z hlediska možného vzniku „vendor lock-in“:

! IT sektor

! Zdravotnictví a zdravotnické přístroje

Co udělat pro prevenci vzniku vendor-lockinu

1

2

3

4

5

✓ Jasné vymezení časového horizontu dané potřeby (včetně zohlednění údržby

a dodatečných úprav)

✓ Ponechání nevýlučných, časově neomezených práv k užívání a dalším úpravám na straně zadavatele

✓ Preferování technologií s dostatečnou zastupitelností dodavatelů, využívání běžně rozšířených standardů

✓ Požadavek na poskytnutí úplné technické dokumentace, opce na školení zaměstnanců interních i třetích stran v architektuře a administraci softwaru

✓ Modulární koncepce systémů

✓ Funkčně nezávislé moduly jsou realizovány různými subjekty s jasně vymezenými odpovědnostmi.

✓ Systém má jasně definovanou životnost s následným přesoutěžením

ZADÁVACÍ ŘÍZENÍ A UZAVŘENÍ SMLOUVY

1

2

3

4

5

• Využívání elektronických aukcí

• Hodnocení kvalitativních parametrů nabídek

1

E-aukce umožňuje další vylepšení nabídek uchazečů a může přispět k vyšší hospodárnosti dané veřejné zakázky.

2

3

4

5

• Komodity vhodné k využití e-aukce:

✓ Komodity, jejichž předmět lze dobře vyspecifikovat, jejichž kvalita je neměnná a které jsou snadno standardizovatelné

• Pozor na povinnosti vyplývající ze zákona o zadávání VZ

1

2

3

4

5

• Navrhněte příklady vhodných komodit pro využití elektronické aukce

• Diskutujte konkrétní veřejné zakázky, u kterých se v rámci Vaší organizace využití e-aukcí osvědčilo / neosvědčilo

• Formulujte rizika, která by mohla omezit možné výhody z využití e-

aukce

Komodity vhodné pro elektronickou aukci:
✓ Elektrická energie a plyn ✓ Telekomunikační služby ✓ Kancelářská technika a zařízení ✓ Spotřební materiál pro kancelářskou techniku ✓ Počítače ✓ Mobilní telefony a příslušenství ✓ Telekomunikační zařízení	✓ Audiovizuální a fotografická technika ✓ Kancelářské potřeby ✓ Čisticí prostředky a jiné drogistické zboží ✓ Zařízení a vybavení interiéru ✓ Elektroinstalační materiál ✓ Zdravotnický materiál

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

• Základní předpoklady:

✓ Kritéria musí být vymezena natolik přesně, aby nabídky byly porovnatelné a naplnění kritérií ověřitelné

✓ Kritéria musí být stanovena tak, aby souvisela s předmětem veřejné zakázky

✓ Postup při hodnocení podle pravidel pro hodnocení uvedených v zadávací dokumentaci

✓ Postup při hodnocení zachycený ve zprávě o hodnocení nabídek s minimálními náležitostmi dle zákona o zadávání veřejných zakázek

• Rozdíly oproti dosavadní praxi:

− Možnost sestavit hodnotící komisi (povinnost se nově vztahuje pouze na VZ s předpokládanou hodnotou nad 300 mil. Kč)

PLNĚNÍ SMLOUVY A ŘÍZENÍ VZTAHU S DODAVATELI

1

• Sledování kvality plnění

2

• Uplatňování reklamací a smluvních sankcí

4

3

• Uplatňování získaných zkušeností u nových veřejných zakázek

• Sdílení zkušeností a dobré praxe s jinými zadavateli

5

1

• Shrnutí dobré praxe:

2

✓ Podrobná specifikace požadavků na kvalitu v zadávacích podmínkách

3

✓ Zakomponování požadavků na kvalitu do smluvních podmínek

4

✓ Kontrola dodržování kvality plnění

5

✓ Úprava postupů při kontrole kvality plnění ve vnitřních předpisech (kdy, co a jak má být kontrolováno)

✓ Realizace průběžných setkání zadavatel – dodavatel

− Pokrok v plnění

− Řízení rizik

1

2

3

4

• Základní povinnosti:

✓ Postupovat v souladu s péčí řádného hospodáře

✓ Domáhat se v souladu se smluvními ustanoveními nápravy v případě

reklamace

✓ Uplatňovat smluvní sankce

5

Postup pro uplatňování reklamaci a smluvních sankcí musí být jasně definován ve smluvních podmínkách

• Dobrá praxe:

✓ Stanovení útvaru odpovědného za sledování naplňování smluvních podmínek

a iniciování uplatňování sankcí

✓ Nastavení pravidel spolupráce s právním oddělením

✓ Vedení evidence o zaznamenaných případech

1

4

3

2

Vyhodnocování realizovaných VZ jako jeden ze základních principů sebezdokonalování organizace.

Schéma postupu při vyhodnocování VZ:

5

1. Zpětné vyhodnocení VZ 2. Vyhledání příčin 3. Přijetí opatření

Přispěla VZ k naplnění dané potřeby? Byly v průběhu přípravy / realizace VZ zaznamenány problémy?

Jaké příčiny vedly k identifikovaným problémům či nedostatkům?

Jaká opatření byla přijata, aby nedocházelo k opakování problémů?

1

• Příklady možných nedostatků k nápravě:

3

2

− Útvary v rámci organizace nezašlou požadavky na VZ v souladu se stanovenými termíny ⇨ riziko přetížení útvaru veřejných zakázek

4

− Nejsou přesně specifikovány role a odpovědnosti útvarů zapojených do procesu přípravy veřejných zakázek (týká se zejména věcně příslušného útvaru, útvaru VZ, právního útvaru)

5

− Není definován proces schvalování veřejných zakázek.

− Nedochází k řádnému zdůvodňování potřeby realizace VZ ⇨ riziko nesouladu

plnění VZ s potřebami organizace

Sankce

‒ Ovlivnění výběru dodavatele (např. zvolení dražšího řešení bez jakéhokoliv bližšího zdůvodnění) může být považováno za přestupek dle § 268 odst. 1 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů,

‒ Neoprávněné použití peněžních prostředků státního rozpočtu a jiných peněžních prostředků státu je dále porušení rozpočtové kázně dle § 44 zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech,

‒ V obou případech je odpovědná přímo ta osoba, která celou operaci schválila – příkazce operace (v praxi nejčastěji ŘO, NM),

‒ Nejlepší obranou před výše uvedeným je zanechávat dostatečnou auditní stopu o všech rozhodovacích procesech, které vedly k výběru dodavatele.

Auditní stopa

Co je auditní stopa?

‒ Auditní stopa je spolehlivá vazba, která jednoznačně dokumentuje operaci od zdrojového dokumentu až po její ukončení. Propojení mezi podklady, zpracováním a výstupními doklady musí být sledovatelné, a to ve všech fázích operace;

‒ Auditní stopou je věrohodný a srozumitelně zachycený soubor všech dokumentů které se k veřejnému nákupu vážou, včetně identifikace jednotlivých možností provedení veřejného nákupu, výpočtu hodnotících kritérií u jednotlivých dodavatelů a kompletního výpisu z elektronické komunikace mezi všemi zúčastněnými subjekty;

‒ Auditní stopou není výkaz provedení práce u zaměstnanců na dohodu mimo pracovní poměr (DPP, DPČ) z důvodu jeho nedostatečné určitosti.

Proč je důležité mít auditní stopu?

⮚ Jedná se o materiál, který věrohodně prokazuje všechny skutečnosti, které se během veřejného nákupu uskutečnily a kdo o nich rozhodoval.

Děkuji Vám za pozornost

Xxx. Xxxxxxx Xxxxxxxxx Ministerstvo finanční ČR Centrální harmonizační jednotka

x000 000 000 000

xxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxx.xx

xxxx://xxx.xxxx.xx/xx/xxxxxxx-xxxxxx/xxxxx-xxxxxxxxxx