Níže uvedeného dne, měsíce a roku uzavírají
Níže uvedeného dne, měsíce a roku uzavírají
ICT Vysočina s.r.o.,
společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Brně, oddíl C, vložka 126269
zastoupená: Mgr. et Bc. Xxxxxxx Xxxxxxxxx, jednatelem se sídlem: Ždírec 99, PSČ: 588 13
IČ: 14038501 DIČ: CZ14038501
Tel.: , e-mail:
ID datové schránky: ir2w9gq
na straně jedné a dále v textu jako „POSKYTOVATEL“
a
Sociální služby Česká Třebová
příspěvková organizace zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Hradci
Králové, oddíl Pr, vložka 139
zastoupená: JUDr. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxx, Ph.D., ředitelkou se sídlem: Xxxxxxxx 000, 00000 Xxxxx Xxxxxxx
IČ: 00000000
Tel.: 000000000, e-mail: r
ID datové schránky: ef3k7w9
na straně druhé a dále v textu jako „KLIENT“
SMLOUVU O POSKYTOVÁNÍ SLUŽEB
V AGENDĚ WHISTLEBLOWINGU
Čl. 1. DEFINICE
1.1. SMĚRNICÍ O WHISTLEBLOWINGU je Směrnice Evropského parlamentu a rady (EU) 2019/1937 ze dne 23.října 2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie vydané za účelem zlepšit prosazování práv a politik Unie v konkrétních oblastech stanovením společných minimálních norem, zajišťujících vysokou úroveň ochrany osob oznamujících porušení práva Unie (dále jen „směrnice o whistleblowingu“).
1.2. ZÁKONY O WHISTLEBLOWINGU doplňují a implementují v rámci české legislativy směrnici o whistleblowingu. Jedná se o zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů a zákon č. 172/2023 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o ochraně oznamovatelů (dále jen „zákony o whistleblowingu.)
1.3. OZNÁMENÍM v souladu se Směrnicí a zákony o whistleblowingu jsou informace o možném protiprávním jednání nesoucím znaky trestného činu nebo přestupku, nebo porušující zákon o ochraně oznamovatelů nebo porušující právo Evropské unie v daných oblastech (zadávání veřejných zakázek; finančních služeb, produktů, trhů, předcházení praní špinavých peněz a financování terorismu; bezpečnosti výrobků, potravin, krmiv, zdraví a podmínek zvířat; bezpečnosti dopravy; ochrany životního prostředí; radiační ochrany a jaderné bezpečnosti; veřejného zdraví; ochrany spotřebitelů a ochrana soukromí, osobních údajů, bezpečnosti sítí a informačních systémů).
1.4. VNITŘNÍM OZNAMOVACÍM SYSTÉMEM (dále jen „VOS“) je systém komunikace umožňující podat oznámení interně v rámci organizace zajišťující důvěrnost poskytnutých informací, ochranu oznamovatele i nahlášené osoby a jejich osobních údajů.
1.5. VNĚJŠÍM (EXTERNÍM) OZNAMOVACÍM SYSTÉMEM (dále jen „EOS“) je systém v působnosti ministerstva spravedlnosti dostupný na xxxxx://xxxxxxxxxxx.xxxxxxx.xx a umožňující podat oznámení.
1.6. PŘÍSLUŠNOU OSOBOU dle Xxxxxxxx a Zákonů o whistleblowingu je osoba, která splňuje veškeré právními předpisy stanovené podmínky pro výkon této funkce a plní povinnosti dle těchto právních předpisů v souvislosti s podaným oznámením.
Čl. 2. ÚVODNÍ USTANOVENÍ
2.1. Klient prohlašuje, že má zájem o komplexní outsourcing poradenství v agendě WHISTLEBLOWINGU včetně zajištění výkonu funkce „Příslušné osoby“ ze strany Poskytovatele.
2.2. Poskytovatel se k poskytování služeb v agendě whistleblowingu v rozsahu uvedeném v této smlouvě zavazuje.
Čl. 3. ROZSAH PLNĚNÍ
3.1. Klient si sjednává v rozsahu stanoveném touto smlouvou u Poskytovatele poskytování služeb v agendě WHISTLEBLOWINGU spočívající ve zpracování implementační dokumentace pro organizaci klienta, dále ve vedení vnitřního oznamovacího systému v organizaci klienta včetně zajištění výkonu funkce „Příslušné osoby“, dále ve vedení evidence a uchovávání oznámení, a také v pravidelných ročních školeních zaměstnanců. Jako doplňkovou a hrazenou službu si může klient objednat whistleblowing audit.
3.2. Implementační dokumentace pro organizaci klienta slouží ke splnění povinností a zároveň k doložení splnění povinností stanovených klientovi právními předpisy uvedenými v čl. 1.1 a 1.2. této smlouvy (dále jen „IMPLEMENTAČNÍ DOKUMENTACE“). Implementační dokumentace zahrnuje:
i) SMLOUVU O POSKYTOVÁNÍ SLUŽEB V AGENDĚ WHISTLEBLOWINGU;
ii) VNITŘNÍ PŘEDPIS O WHISTLEBLOWINGU;
iii) INFORMACI O WHISTLEBLOWINGU;
iv) JMENOVÁNÍ PŘÍSLUŠNÝCH OSOB;
v) ČESTNÁ PROHLÁŠENÍ PŘÍSLUŠNÝCH OSOB
vi) ZÁZNAM O POUČENÍ A PROŠKOLENÍ PŘÍSLUŠNÝH OSOB
3.3. VNITŘNÍ PŘEDPIS O WHISTLEBLOWINGU je interní předpis klienta pro oblast whistleblowingu, s nímž klient seznámí své zaměstnance a další osoby způsobem v organizaci klienta obvyklým.
3.4. INFORMACÍ O WHISTLEBLOWINGU jsou informace určené pro zveřejnění na internetových stránkách klienta nebo pro zveřejnění jiným obdobným způsobem zahrnující zejména informace o způsobu podání oznámení prostřednictvím VOS, EOS a kontaktní údaje příslušné osoby. Klient jako povinný subjekt vylučuje přijímání oznámení od osoby, která pro povinný subjekt nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost podle § 2 odst. 3 písm. a), b), h) nebo i) dle zákona o ochraně oznamovatelů.
3.5. VNITŘNÍM OZNAMOVACÍM SYSTÉMEM (dále jen „VOS“) je systém komunikace umožňující podat oznámení interně v rámci organizace zajišťující důvěrnost poskytnutých informací, ochranu oznamovatele i nahlášené osoby a jejich osobních údajů. Klient jako povinný subjekt vylučuje přijímání oznámení od osoby, která pro povinný subjekt nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost podle § 2 odst. 3 písm. a), b), h) nebo i) dle zákona o ochraně oznamovatelů.
3.6. Klient v rozsahu a po sjednanou dobu dle této smlouvy pověřuje vedením XXX poskytovatele. VOS a jeho jednotlivé komunikační kanály včetně jejich složek jsou výlučným vlastnictvím poskytovatele nebo je má poskytovatel právo používat na základě licence, sublicence, dohody anebo povolení, a to včetně práv duševního vlastnictví potřebných pro plnění této smlouvy. K důvěrné komunikaci v rámci VOS lze využít tyto kanály:
i) Elektronicky na emailovou adresu ;
ii) Písemně v označené obálce „WHISTLEBLOWING – NEOTVÍRAT“ na shora uvedenou adresu sídla společnosti ICT Vysočina s.r.o.;
iii) Ústně na telefonním čísle . Linka je přímá na příslušnou osobu a je zpravidla obsluhována v pracovní dny v čase 08:00 – 16:00 hod., pokud se nedovoláte budete v nejkratším možném čase kontaktováni příslušnou osobou. Hovory nejsou monitorovány ani zaznamenávány;
iv) Na žádost a v přiměřené lhůtě (nejdéle však do 14 dnů ode dne, kdy o to oznamovatel požádal) také osobně; a
v) Prostřednictvím webové aplikace XXXXXXXX.xxxxxx.
3.7. PŘÍSLUŠNOU OSOBOU dle Xxxxxxxx a zákonů o whistleblowingu je osoba, která splňuje veškeré právními předpisy stanovené podmínky pro výkon této funkce a plní povinnosti dle těchto právních předpisů v souvislosti s podaným oznámením. Příslušná osoba zajistí vysokou důvěrnost informací týkajících se oznámení, a to včetně totožnosti oznamovatele. Příslušná osoba je vázána mlčenlivostí v rozsahu dle Směrnice a zákonů o whistleblowingu. Příslušnou osobou určí a jmenuje poskytovatele. Z důvodu nutnosti zastupitelnosti budou určeny alespoň dvě příslušné osoby pro organizaci klienta. Poskytovatel provede poučení a proškolení příslušných osob ohledně jejich povinností vyplývajících ze Směrnice a Zákonů o whistleblowingu a z implementační dokumentace. Splnění těchto povinností bude doloženo:
JMENOVÁNÍM PŘÍSLUŠNÝCH OSOB; ČESTNÝMI PROHLÁŠENÍMI PŘÍSLUŠNÝCH OSOB a ZÁZNAMEM O POUČENÍ A PROŠKOLENÍ PŘÍSLUŠNÝH OSOB.
3.8. VEDENÍ EVIDENCE A UCHOVÁVÁNÍ OZNÁMENÍ – poskytovatel zajistí v elektronické podobě vedení evidence údajů o přijatých oznámeních a uchovávání oznámení po dobu trvání této smlouvy a dále po dobu stanovenou právními předpisy o whistleblowingu. Povinnost vedení evidence a uchovávání oznámení má Poskytovatel i po ukončení platnosti smluvního vztahu dle této smlouvy. Pro případ ukončení platnosti této smlouvy je klient povinen nejpozději k poslednímu dni platnosti této smlouvy zajistit jmenování nové příslušné osoby. Klient nebo nově jmenovaná příslušná osoba doloží poskytovateli řádné jmenování nové příslušné osoby v souladu s právními předpisy o whistleblowingu. Klient nebo nově jmenovaná příslušná osoba sdělí poskytovateli způsobem umožňující jejich autentizaci a autorizaci (např. za použití datové schránky a kvalifikovaného elektronického podpisu) elektronické kontakty umožňující zabezpečenou komunikaci s nově jmenovanou příslušnou osobou. Příslušné osoby jmenované dle této smlouvy vydají nově jmenované příslušné osobě bezúplatně v elektronické podobě evidenci údajů o přijatých oznámeních a uchovávaná oznámení týkající se organizace klienta. Pro toto vydání je stanovena lhůta 14-ti dní ode splnění povinností v tomto odstavci uvedených.
3.9. PRAVIDELNÉ ROČNÍ ŠKOLENÍ ZAMĚSTNANCŮ bude realizováno zasláním informací k problematice whistleblowingu pro zaměstnance v souborech PDF a prezentace POWERPOINT na email klienta jedenkrát ročně. Klient se zavazuje zajistit předání těchto informací zaměstnancům, například elektronicky prostřednictvím interního informačního systému, nebo firemní elektronické pošty nebo fyzicky například v rámci pravidelných porad v organizaci.
3.10. WHISTLEBLOWING AUDIT zahrnuje v časovém rozsahu jednoho kalendářního roku (od 1.1. do 31.12.) kontrolu plnění povinností klienta dle směrnice a zákonů o whistleblowingu, spočívající zejména v řádné implementaci a dodržování povinností dle těchto právních předpisů a v pravidelném školení zaměstnanců v problematice whistleblowingu. Audit bude zpracován v písemné podobě a bude obsahovat obecnou informaci o podaných oznámeních v kalendářním roce. WHISTLEBLOWING AUDIT je doplňkovou službou poskytovanou na základě požadavku
/objednávky/ Klienta, která je zpoplatněna dle aktuálního ceníku poskytovatele.
3.11. Realizace a zavedení případných opatření k nápravě ze strany klienta není zahrnuta v rozsahu plnění dle této smlouvy této smlouvy. Náklady spojené se zavedením případných opatření k nápravě tak nese klient.
Čl. 4. XXXXXXXX.xxxxxx
4.1. XXXXXXXX.xxxxxx je webová aplikace vyvinutá poskytovatelem garantující vysoký standard důvěrnosti poskytnutých informací, ochranu oznamovatele i nahlášené osoby a jejich osobních údajů. XXXXXXXX.xxxxxx umožňuje elektronickou komunikaci mezi příslušnou osobou a oznamovatelem, přičemž vzájemná komunikace je důvěrná, zabezpečena šifrováním a anonymní.
4.2. XXXXXXXX.xxxxxx dále slouží jako zabezpečený systém pro evidenci a uchování oznámení
v elektronické podobě.
4.3. K veškerým informacím v rámci XXXXXXXX.xxxxxx budou mít přístup pouze příslušné osoby.
4.4. Po podpisu této smlouvy bude klientovi přidělen jedinečný identifikační kód (dále jen „KÓD ORGANIZACE“), který slouží oznamovatelům k určení organizace v rámci aplikace XXXXXXXX.xxxxxx. Tento kód organizace bude uveden v implementační dokumentaci, zejména ve vnitřní směrnici a informaci o whistleblowingu.
Čl. 5. ODMĚNA POSKYTOVATELE
5.1. Za poskytování služeb podle této smlouvy zaplatí Klient Poskytovateli smluvní odměnu ve výši
790,- Kč měsíčně bez DPH a jednorázový implementační poplatek ve výši 0,-Kč bez DPH.
5.2. Smluvní odměna za 12 kalendářních měsíců bude zaplacena Klientem jednou ročně předem vždy k prvnímu dni účinnosti této smlouvy, a to na základě daňového dokladu – faktury se splatností 14 dní. V případě, že dojde k ukončení smlouvy v průběhu těchto 12 kalendářních měsíců má Poskytovatel nárok na odměnu ve výši 1/12 z roční odměny, a to za každý započatý měsíc trvání smlouvy.
5.3. Jednorázový implementační poplatek bude zaplacen Klientem k prvnímu dni účinnosti této
smlouvy, a to na základě daňového dokladu – faktury se splatností 14 dní.
5.4. Poplatek za doplňkové služby například za whistleblowing audit bude Klientem zaplacen po
jejich poskytnutí, a to na základě daňového dokladu – faktury se splatností 14 dní.
5.5. Smluvní strany se dohodli na pravidelném zvýšení sjednané odměny o 10 % vždy po uplynutí 4 let platnosti této smlouvy. V rámci tohoto paušálního zvýšení ve výši 10 % je zohledněna veškerá míra inflace za celé období 4 let a Poskytovatel nemá nárok na jiné zvýšení odměny, i když by byla míra inflace vyhlášená Českým statistickým úřadem za toto období vyšší.
5.6. Ke sjednané odměně bude připočtena daň z přidané hodnoty ve výši platné ke dni uskutečnění zdanitelného plnění.
Vyúčtování se provádí zasláním faktury na emailovou adresu Klienta -
Čl. 6. KOMUNIKACE A POVINNOST SOUČINNOSTI KLIENTA
6.1. Komunikace mezi Klientem a Poskytovatelem bude probíhat v rámci emailové komunikace na adrese Poskytovatele: .
6.2. Klient bere na vědomí povinnost součinnosti s Příslušnou osobou dle právních předpisů o whistleblowingu a dle vnitřního předpisu. Za účelem plnění povinnosti součinnosti s Příslušnou osobou určuje Klient odpovědné osoby v organizaci klienta a sděluje kontakty, jež mohou příslušné osoby používat:
Xxxxxxxxx Xxxxxxx, Funkce: ředitelka, kontakty - a email:
6.3. Poskytovatel a Klient se dohodli na zasílání WHISTLEBLOWING AKTUALIT na email Klienta,
aby byla zajištěna informovanost odpovědných osob klienta v této problematice.
Čl. 7. POVINNOST ZACHOVÁNÍ MLČENLIVOSTI
7.1. Poskytovatel a Klient si v rámci plnění této smlouvy mohou navzájem předávat informace označované jako „Neveřejné informace“, tj. informace diskrétní nebo považované za obchodní tajemství ve smyslu ustanovení § 504 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „OZ“) a které zároveň mohou podléhat ochraně dle jiných právních předpisů např. dle zákona č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů (autorský zákon), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Neveřejné informace“).
7.2. Smluvní strany na základě této Smlouvy sjednávají, že se zavazují udržovat v tajnosti, podniknout všechny nezbytné kroky k zabezpečení a nezpřístupnit třetím osobám jakékoliv informace, skutečnosti a/nebo dokumenty, které se dověděly a/nebo s nimi přišly do styku v rámci vzájemné spolupráce, které jsou považovány za neveřejné informace s výjimkou případů, kdy k takovému úkonu dostane Smluvní strana pokyn a/nebo souhlas oprávněné Smluvní strany.
7.3. Povinnost zachovávat mlčenlivost ve vztahu k Neveřejným informacím, tj. nesdělit je ani k nim neumožnit přístup třetím osobám, není časově omezena dobou platnosti této smlouvy a Smluvní strany se zavazují ji dodržovat i po ukončení doby trvání této smlouvy.
7.4. Povinnost zachovávat mlčenlivost se nevztahuje na případy vymezené závaznými právními předpisy, například jde-li o zákonem uloženou povinnost oznámit nebo překazit spáchání trestného činu.
Čl. 8. GDPR
8.1. Zpracování osobních údajů ze strany Poskytovatele probíhá v souladu s obecně závaznými právními předpisy, zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady č. 2016/679 ze dne 27.
Čl. 9. VÝPOVĚĎ SMLOUVY
9.1. Poskytovatel a Klient mohou tuto smlouvu kdykoliv bez udání důvodu vypovědět, když výpověď musí být učiněna v písemné formě a nabude účinnosti po uplynutí měsíční výpovědní lhůty, která počne běžet od 1. dne měsíce následujícího po doručení výpovědi druhé smluvní straně.
9.2. Za písemnou formu se považuje i podání učiněné elektronicky na emailové adresy smluvních
stran uvedené shora.
Čl. 10. LIMITACE ODPOVĚDNOSTI
10.1. Poruší-li některá ze smluvních stran po podpisu této smlouvy své povinnosti, je povinna uhradit druhé straně újmu tím vzniklou.
10.2. Poskytovatel odpovídá za újmu vzniklou klientovi porušením povinností dle této smlouvy ze strany všech osob, které zvolil nebo určil k plnění této smlouvy. Poskytovatel tak odpovídá i za újmu způsobenou klientovi jednáním nebo opomenutím poskytovatelem jmenovaných příslušných osob.
Smluvní strany sjednávají limitaci – omezení odpovědnosti Poskytovatele za způsobenou újmu
.
Klientovi ve výši
10.4. Smluvní strany sjednávají limitaci – omezení odpovědnosti Pověřených osob jmenovaných
Poskytovatelem za způsobenou újmu Klientovi do výše uvedené v čl. 10.3. této smlouvy.
Čl. 11. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
11.1. Tato smlouva se uzavírá na dobu neurčitou, počínaje dnem 1.8.2023.
11.2. Platnosti nabývá smlouva podpisem obou smluvních stran. V případě povinnosti uveřejnění smlouvy v informačním systému veřejné správy – Registru smluv, nabývá smlouva účinnosti dnem tohoto zveřejnění. Toto zveřejnění provede Klient.
11.3. Smluvní strany se dohodly, že závazkové vztahy plynoucí z této smlouvy se řídí zákonem č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (občanský zákoník).
11.4. Tato smlouva byla vyhotovena ve dvou (2) stejnopisech, z nichž každá smluvní strana obdrží po jednom (1) stejnopisu. Smluvními stranami podepsané stejnopisy mají právní účinky originálu.
Ve Ždírci dne ……………… | V České Třebové dne 29. 06. 2023 |
………………………………………………………. | X XXXx. Xxxxxxxxx Xxxxxxx, Ph.D. ředitelka ………………………………………………………. |
ICT VYSOČINA s.r.o. | Sociální služby Česká Třebová |
Poskytovatel | Klient |