Funkční požadavky na softwarový nástroj pro podporu řízení projektů

Metodika řízení projektů na Ministerstvu financí (dále „MF“) a všech resortních organizací vychází z mezinárodní metodiky PRINCE2®. Základními dokumenty pro funkční požadavky softwarového nástroje pro podporu řízení projektů (dále „aplikace“) jsou:

Směrnice č. 5/2015 (MF ČR) - Příloha A,
Metodická příručka řízení projektů (podrobněji rozvádí směrnici č. 5/ 2015) - Příloha B,
Procesní mapy fází projektu (iniciace a příprava, realizace, ukončení) a situací (řízení kvality, řízení problémů a změn) - Příloha C,
Šablony projektové dokumentace – Přílohy D a E,

Pojmosloví je upraveno pro resort MF podle výše uvedených dokumentů a lze ho upravit při implementaci a testování aplikace.

Aplikace musí být dostupná pro interní i externí pracovníky MF.

Data jsou v databázi aplikace; jednotlivé výstupy se generují na základě vložených dat. Vstupní data k projektu se vkládají pouze jednou a další výstupy využívají data již vložená. Např. cíle, přínosy, cílové skupiny apod., jež jsou vloženy do aplikace v rámci fáze přípravy projektu, se po schválení projektového záměru „natáhnou“ do Základního dokumentu projektu (dále „ZDP“).

Uživatel netrvá na vizuální podobě přiložených vzorů šablon, ale musí obsahovat všechna pole, údaje a v pořadí, ve kterém jsou v šablonách uvedena.

ZÁKLADNÍ POŽADAVKY – POVINNÉ (1 – 17)

Nedodržení níže uvedených základních požadavků bude považováno za neúplnou nabídku.

2.1SLEDOVÁNÍ STAVU PROJEKTU A ŘEŠENÍ POŽADAVKU

Projektový manažer, projektová podpora, sponzor a případně další určené osoby/ projektové role
dle přístupových práv mohou sledovat:

Objektivní stav projektu v reálném čase. Stav projektu není určován projektovým manažerem, ale je stanoven automaticky na základě koeficientu spolehlivosti včasného dodání. Koeficient spolehlivosti včasného dodání je vyjádřen jako

Informace, který projektový úkol (a zodpovědná osoba) aktuálně ovlivňuje koeficient spolehlivosti včasného dodání projektu
Objektivní informace o aktuálním předpokládaném termínu dokončení projektu a rozhodujících milníků. Předpokládaný termín dokončení projektu /milníku není vkládán projektovým manažerem, ale je stanoven automaticky s denní aktualizací.
Plnění jednotlivých úkolů/aktivit a vliv úkolu/aktivity na celkový postup projektu.

Souvisí s body 2.2 a 2.3.

Výstupy:

Tabulka, graf,
Výstup na obrazovku s možností výstupu ve formě MS Excel, MS Word, PDF, MS PowerPoint.

Výstup je vždy označen jednoznačně datem, kdy byl výstup generován, např. Označení projektu Stav projektu_RRMMDD. Může být využito i jiný název souboru s uvedením data a označením projektu.

2.2HARMONOGRAM PROJEKTU

Harmonogram projektu musí být provázaný s úkoly. Musí mít možnosti hlavní a dílčí úkoly, vazby mezi úkoly/aktivitami, milníky jednotlivých aktivit (akceptace výstupů, ukončení etapy, zahájení či ukončení zadávacího řízení), odpovědnosti, skutečné plnění daného úkolu a kalkulované povinné projektové rezervy dílčích milníků, integračních bodů a celého projektu. Možnost verzí.

Výstupy:

Ganttův diagram,
Vytvoření základní časové osy s rozdělením na jednotlivé etapy,
kritického řetězu („critical chain“) včetně kalkulace povinné projektové rezervy, kalkulace povinných přípojných rezerv, kalkulace povinných milníkových rezerv a kalkulace povinných zdrojových rezerv.
Umožnění automatické redukce implicitních úkolových rezerv
Z harmonogramu bude možné vyčíst sestavení na základě výstupu projektu, plánovaných lidských zdrojů, finančních zdrojů,
Harmonogram bude možné rozdělit na tři úrovně detailu:

Projektu nebo etapy,
Pracovního úkolu,
Kontrolního seznamu činností.

Výstup na obrazovku s možností výstupu ve formě MS Excel, , PDF, MS PowerPoint,
Výstup je vždy označen jednoznačně datem, kdy byl výstup generován, např. Zkratka projektu_Harmonogram_RRMMDD. Může být využit i jiný název souboru s uvedením data a označením projektu).

2.3Řízení průběhu Realizace projektu

Podpora řízení průběhu realizace musí směrovat k dokončení všech projektů před nebo ve stanoveném termínu.

Systém musí poskytovat automatickou prioritizaci projektových úkolů dle koeficientu spolehlivosti včasného dodání jednotlivých projektů. Systém musí umožňovat zodpovědným osobám aktualizaci stavu jednotlivých projektových úkolů metodou ETC („Estimate To Complete“). Systém musí umožňovat promítnutí priorit úkolů do liniových útvarů a projektových struktur MF nebo jeho organizačních složek.

Výstupy:

Přehled priorit projektových úkolů na základě koeficientu spolehlivosti včasného dodání
Výstup na obrazovku s možností výstupu ve formě MS Excel, PDF,
Výstup je vždy označen jednoznačně datem, kdy byl výstup generován, např. Prehled_ukolu_RRMMDD. Může být využit i jiný název souboru s uvedením data,
Přehled problematických projektových sekvencí (s největším dopadem na koeficient spolehlivosti včasného dodání) a zodpovědných osob
Výstup na obrazovku s možností výstupu ve formě MS Excel, PDF,
Výstup je vždy označen jednoznačně datem, kdy byl výstup generován, např. Prehled_penetraci_RRMMDD. Může být využit i jiný název souboru s uvedením data,

2.4Plánování a řízení projektových portfolií

Systém musí podporovat identifikaci kapacitně kritických zdrojů organizace na základě údajů o projektové zátěži a celkové dostupné kapacitě jednotlivých zdrojů organizace (na úrovni organizačních útvarů)

Systém musí poskytovat přípravu variantních scénářů realizace projektů v rámci portfolia, a automaticky maximalizovat průchodnost projektů přes identifikované kapacitně kritické zdroje.

Systém musí u každého scénáře automaticky stanovit plánovaný termín dokončení každého projektu v závislosti na nastavených prioritách projektů v rámci portfolií.

Výstupy:

Tabulka, graf
Výstup na obrazovku s možností výstupu ve formě MS Excel, PDF,
Výstup je vždy označen jednoznačně datem, kdy byl výstup generován, např. Priority_projektu_RRMMDD. Může být využit i jiný název souboru s uvedením data,

2.5ŘÍZENÍ RIZIK

Zadání konkrétního rizika do aplikace musí obsahovat všechny pole uvedené v příloze Registr rizik.

Výstupy:

Registr rizik (tabulka, graf),
Výstup na obrazovku s možností výstupu ve formě MS Excel, MS Word, PDF, MS PowerPoint,
Výstup je vždy označen jednoznačně datem, kdy byl výstup generován, např. Zkratka projektu_Registr rizik_RRMMDD. Může být využit i jiný název souboru s uvedením data.

2.6ŘÍZENÍ KVALITY

Systém musí umožňovat vkládání kontrolních seznamů parametrů kvality výstupů na úrovni projektových úkolů.

Systém musí podporovat kontroly kvalitativní připravenosti výstupu před přechodem do další projektové etapy. Systém neumožní zahájit následující projektovou etapu, dokud předešlá etapa nemá splněny všechny kvalitativní parametry připravenosti.

Výstupy:

Registr kvality,
Seznam parametrů kvality a stav jejich plnění,

Výstup na obrazovku s možností výstupu ve formě MS Excel, MS Word, PDF, MS PowerPoint,
Výstup je vždy označen jednoznačně datem, kdy byl výstup generován, např. Zkratka projektu_Registr kvality_RRMMDD. Může být využit i jiný název souboru s uvedením data,
Akceptační protokol jako seznam kvantitativních a kvalitativních požadavků a jejich naplnění,
Výstup na obrazovku s možností výstupu ve formě MS Excel, MS Word, PDF, MS PowerPoint,
Výstup je vždy označen jednoznačně datem, kdy byl výstup generován, např. Zkratka projektu_Akceptacni protokol_RRMMDD. Může být využit i jiný název souboru s uvedením data.

2.7ŘÍZENÍ PROBLÉMŮ A ZMĚN

Systém musí poskytovat automatické vyhodnocení dopadu každé změny na plánovaný termín dokončení projektu nebo na dílčí definované milníky.

Systém musí podporovat identifikaci a řízení problémů a změn na úrovni jednotlivých pracovníků zodpovědných za projektové úkoly (odpovědných osob). Systém musí podporovat identifikaci a řízení problémů a změn na úrovni liniové organizační struktury prostřednictvím automatického přiřazování potřebné součinnosti.

Zadání problému/ změny do aplikace musí obsahovat všechny pole uvedené v příloze Registr problémů a změn.

Výstupy:

Registr problémů a změn, nápravných opatření včetně termínů a odpovědností za jejich realizaci
Přehled termínů provedení nápravných opatření

Výstup na obrazovku s možností výstupu ve formě MS Excel, MS Word, PDF, MS PowerPoint,
Výstup je vždy označen jednoznačně datem, kdy byl výstup generován, např. Zkratka projektu_Registr problemu a zmen_RRMMDD. Může být využit i jiný název souboru s uvedením data,
Zpráva o problémech a rizicích projektu,
Výstup na obrazovku s možností výstupu ve formě, MS Word, PDF, MS PowerPoint,
Výstup je vždy označen jednoznačně datem, kdy byl výstup generován, např. Zkratka projektu_ Zprava o problemech a rizicich projektu_RRMMDD. Může být využito i jiný název souboru s uvedením data,
Žádost o změnu,
Výstup na obrazovku s možností výstupu ve formě, MS Word, PDF, MS PowerPoint,
Výstup je vždy označen jednoznačně datem, kdy byl výstup generován, např. Zkratka projektu_ Zadost o zmenu_RRMMDD. Může být využit i jiný název souboru s uvedením data.

2.8FINANČNÍ MANAGEMENT

Rozpočet prochází všemi fázemi projektového cyklu (iniciace a příprava, realizace, ukončení). Zadání musí umožnit vytvoření rozpočtu projektu ve fázi iniciace, přípravy, realizaci a pro provozní fázi (udržitelnost projektu), vypořádání projektu. Výstupy obecně z rozpočtu projektu musí být zobrazitelné ve formátu MS Excel, MS Word, PDF, MS PowerPoint.

Jednotlivé fáze projektového cyklu:

2.8.1Iniciace

Vložení odhadovaného rozsahu rozpočtu (náklady celkem, výnosy celkem, příjmy celkem – všechny položky s DPH a bez DPH).

2.8.2Příprava rozpočtu do projektového záměru

Rozpočet se připravuje pro investiční (realizační) fázi projektu a pro provozní fázi (udržitelnost).

Rozpočet investiční/ realizační fáze projektu

Typy Nákladů

Investiční (vyjádřeno v Kč včetně DPH),
Neinvestiční (vyjádřeno v Kč včetně DPH),
Osobní.

Hrazeno z rozpočtu

Roleta – editovatelné pole (jednotlivé odbory na MF)

Výnosy

Rozpočet provozní fáze/ udržitelnost

Typy Nákladů

Investiční (vyjádřeno v Kč včetně DPH),
Neinvestiční (vyjádřeno v Kč včetně DPH),
Osobní.

Hrazeno z rozpočtu

Roleta – editovatelné pole (jednotlivé odbory na MF),

Výnosy

Výstupy:

Rozpočet projektu realizační fáze,
Rozpočet projektu provozní fáze (udržitelnost),
Návratnost projektu (pokud projekt generuje výnosy),
Výstup na obrazovku s možností výstupu ve formě MS Excel, PDF, MS PowerPoint,
Výstup je vždy označen jednoznačně datem, kdy byl výstup generován, např. Zkratka projektu_Financni plan_RRMMDD. Může být využit i jiný název souboru s uvedením data.

Finanční plán je součástí projektového záměru. V okamžiku schválení projektového záměru se „uzamkne“ stává se součástí „Základní dokumentace projektu“ (ZDP). Relevantní položky se „natáhnou“ do položkového rozpočtu investiční fáze.

2.8.3Příprava položkového rozpočtu do základního dokumentu projektu

Po schválení projektového záměru je nutné vytvořit položkový rozpočet (viz Příloha E - Šablony_2), jehož podoba bude obsahovat tyto položky.

Po schválení základního dokumentu projektu, jehož je položkový rozpočet součástí, je položkový rozpočet závazný. Jeho další změny musí být schváleny a musí být dokumentovány (verze rozpočtu, datum změny, kdo změnu provedl).

Výstupy:

Položkový rozpočet,
Výstup na obrazovku s možností výstupu ve formě MS Excel, PDF, MS PowerPoint, MS Word,
Výstup je vždy označen jednoznačně datem, kdy byl výstup generován, např. Zkratka projektu_Rozpocet_RRMMDD. Může být využito i jiný název souboru s uvedením data.

2.8.4Realizace – kontrola čerpání rozpočtu investiční fáze projektu

V průběhu realizace projektu finanční manažer zaznamenává faktury a případné příjmy (dotace) k jednotlivým položkám rozpočtu.

Předpokládané náklady na realizaci projektu jsou uvedeny v ZDP v položkovém rozpočtu (v Kč vč. DPH, bez DPH – možný výběr variant). Tyto schválené hodnoty se mohou měnit pouze na základě schválené změny projektu. Další změny v rozpočtu se budou verzovat tak, aby byla patrná auditní stopa ve změnách.

Po rozkliknutí této funkcionality se rozbalí pole:

Typy Nákladů

Investiční (vyjádřeno v Kč včetně DPH),
Neinvestiční (vyjádřeno v Kč včetně DPH),
Osobní,
Hrubá mzda,
Zdravotní pojištění,
Sociální pojištění,
FKSP.

Hrazeno z rozpočtu

Roleta – editovatelné pole (jednotlivé odbory na MF),

Taxa za jednotku

Plat vč. Odvodů, cena služby / jednotku apod.

Počet jednotek

Úvazek u mzdových nákladů (vyjádřeno v %), počet jednotek (opakování služby apod.)

Cena celkem

Násobek taxy za jednotku a počet jednotek

1. měsíc – 12. měsíc realizace

Celkem za měsíc,
Celkem kumulativně.

Po rozkliknutí této funkcionality se rozbalí pole:

Faktura

Scan faktury,

Po rozkliknutí této funkcionality se rozbalí pole:

Smlouva

Scan smlouvy,

Výstupy:

Položkový rozpočet s uvedením původní hodnoty položky, čerpání položky, %čerpání, konečný stav (zbývá k čerpání),
Výstup na obrazovku s možností výstupu ve formě MS Excel, MS Word, PDF, MS PowerPoint,
Výstup je vždy označen jednoznačně datem, kdy byl výstup generován, např. Zkratka projektu_Rozpocet_RRMMDD. Může být využit i jiný název souboru s uvedením data.

2.8.5Plánování nákladů na udržitelnost (provoz) – rozpočet provozní fáze

Příprava a zpracování plánu výdajů ve struktuře rozpočtových nároků na provoz (udržitelnost) projektu bude využívat data dostupná v systému. Položky plánované na provozní fázi se musí zobrazit v rozpočtu provozní fáze. Předpokládané náklady na provoz po ukončení projektu budou uvedené v Kč a to vč. DPH, bez DPH (možnost výběru).

Po rozkliknutí této funkcionality se rozbalí pole:

Typy Nákladů

Investiční,
Neinvestiční,
Osobní,
Hrubá mzda,
Zdravotní pojištění,
Sociální pojištění,
FKSP.

Hrazeno z rozpočtu

Roleta editovatelné pole (jednotlivé odbory na MF),

Taxa za jednotku

Plat vč. Odvodů, cena služby / jednotku apod.

Počet jednotek

Úvazek u mzdových nákladů (vyjádřeno v %), počet jednotek (opakování služby apod.)

Cena celkem

Násobek taxy za jednotku a počet u jednotek 1. měsíc – 12. měsíc realizace

Celkem za měsíc,
Celkem kumulativně.

Výstupy:

Položkový rozpočet, shrnutí rozpočtu vč. grafu zdrojů financování a grafu plánu čerpání rozpočtu projektu v letech (viz. Šablona)
Výstup na obrazovku s možností výstupu ve formě MS Excel, PDF, MS PowerPoint,
Výstup je vždy označen jednoznačně datem, kdy byl výstup generován, např. Zkratka projektu_Rozpocet_RRMMDD. Může být využit i jiný název souboru s uvedením data.

2.8.6Příjmy/ výnosy po ukončení projektu (provozní fáze)

Výnos

editovatelné pole (konkrétní položka),
Cena za jednotku,
Počet jednotek,
Cena celkem,
Měsíc/ rok (editovatelné pole).

2.8.7Vypořádání projektu

Po rozkliknutí této funkcionality se rozbalí pole:

Celkové čerpání prostředků

Celkové plánované náklady,
Skutečnost,
% čerpání/ plnění.

Způsobilost výdajů bude označena u jednotlivých položek rozpočtu

ANO,
NE,
Nerelevantní.

Vložení % spolufinancování, resp. poměr státní rozpočet: fondy EU

Tento poměr se u uznatelných nákladů propíše do dvou polí – státní rozpočet a fondy EU (Kč vč. DPH nebo volitelně bez DPH),
U neuznatelných a nerelevantních výdajů/ nákladů se 100% hodnoty propíše do pole neuznatelné.
Zobrazení zdrojů financování – viz. Příloha E - Šablony_2.

Výstupy:

Plnění rozpočtu podle různých pohledů:

Náklady plánované a skutečné čerpání, zdroje, příjmy
Náklady plánované a skutečné čerpání, uznatelné náklady celkem, % skutečného podílu uznatelných nákladů projektu,
Report lze nadefinovat výběrem polí,
Tabulka, graf,
Výstup na obrazovku s možností výstupu ve formě MS Excel, MS Word, PDF, MS PowerPoint,
Výstup je vždy označen jednoznačně datem, kdy byl výstup generován, např. Zkratka projektu_Rozpocet_RRMMDD. Může být využito i jiný název souboru s uvedením data.

Po ukončení projektu se „závěrečný“ rozpočet „uzamkne“, pole (jednotlivé položky) nelze editovat.

2.9ÚKOLY PODLE PRIORIT, ROLÍ, TERMÍNŮ DOKONČENÍ

Zadání úkolu - musí obsahovat název, , odpovědnou osobu, stav plnění ve formě ETC („Estimate To Complete“,tj. kdy bude úkol dokončen), aktuální prioritu úkolu na základě koeficientu spolehlivosti včasného dodání projektu, předchůdce, sledování průběhu plnění úkolu, aktuálně předpokládaný termín zahájení (u dosud nezahájených úkolů). Úkoly lze řadit dle různých hledisek.

Výstupy:

Tabulka, graf,
Výstup na obrazovku s možností výstupu ve formě MS Excel, MS Word, PDF, MS PowerPoint,
Výstup je vždy označen jednoznačně datem, kdy byl výstup generován, např. Zkratka projektu_Stav úkolů_RRMMDD. Může být využit i jiný název souboru s uvedením data.

2.10PODPORA PROJEKTOVÉHO ŘÍZENÍ (INTERNÍ A EXTERNÍ ŘÍZENÍ POŽADAVKŮ A ÚKOLŮ)

Podpora projektového řízení bude následující:

Po zadání úkolu přijde upozornění do emailové schránky řešitele.
Řešitel úkol zahájí nebo nezahájí, může se dotázat na podrobnosti.
Řešitelé průběžně doplňují ETC úkolu, mohou vložit poznámku.
Vlákno diskuse je vedeno u konkrétního úkolu, je viditelné i u projektu. Úkoly lze předávat mezi jednotlivými uživateli v souladu s jejich právy v systému.
Upozornění na blížící se termín pro splnění úkolu, promeškání termínu – odpovědné osobě i ukladateli úkolu, resp. projektové podpoře (propojení s emailovou schránkou).

2.11PŘÍSTUPOVÁ PRÁVA

Přístupová práva budou nastavená následovně:

K projektu nebo k celému portfoliu projektů a nastavení přístupových práv podle rolí v projektu nebo pozice na MF,
Čtení/ editace,
Nastavení práv ke konkrétnímu projektu, reportingu.

2.12REPORTING A STATISTIKY STAVU PLNĚNÍ PROJEKTU

V rámci reportingu a statistik stavu plnění projektu je požadavek následující:

Nastavení „multitenantního“ prostředí pro různé organizace rezortu MF (některé projekty mohou být specifické/interní pro jednotlivé organizace, na druhou stranu mohou existovat projekty v různých organizacích reportované jednotně/centrálně).

Reporting pro různé úrovně řízení:

Portfolio všech projektů organizační složky MF (např. resortní organizace)
Projektová portfolia,
Konkrétní projekt,

Výstupy:

Grafy, komentář, "semafory" plánovaných termínů dodání a plnění základních parametrů projektu - čas, náklady, rozsah, kvalita, přínosy, rizika,
Přehled rizikových projektů
Přehled nepostupujících projektových úkolů a odpovědných osob
Přehled odpovědných osob, které nevykazují postup na projektových úkolech
Vytváření vlastních reportů,
Výstup na obrazovku s možností výstupu ve formě MS Excel, MS Word, PDF, MS PowerPoint.
Výstup je vždy označen jednoznačně datem, kdy byl výstup generován, např. Zkratka projektu_Report_RRMMDD. Může být využit i jiný název souboru s uvedením data.

2.13SPRÁVA ŠABLON DOKUMENTŮ (PROJEKTOVÁ DOKMENTACE)

Pro správu šablon dokumentů je zadání následující:

Forma šablon/dokumentů může být odlišná od přiložených vzorů,
V šablonách lze zaškrtnout pole, která se budou tisknout. Některá pole budou pro vyplnění povinná,
V jednotlivých šablonách projektové dokumentace musí být uvedeny všechny položky uvedené v přílohách D a E. Ty obsahují část šablon, všechny šablony projektové dokumentace jsou uvedeny v přílohách Metodické příručky řízení projektů na MF.
Zároveň se musí automaticky generovat povinné přílohy, pokud jsou v metodice uvedeny (např. k projektovému záměru nebo základnímu dokumentu projektu),
Práce se šablonami přímo v programu – lze je vyplňovat, editovat a ukládat přímo v programu.

2.14ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ

Projektové role jsou podrobně popsány v Metodické příručce řízení projektů. Zadání je následující:

Vytvoření projektových rolí – editovatelné pole, které bude specifikováno dle požadavku konkrétní OSS,
Nastavení rolí projektového týmu: (sponzor, projektový dohled – projektová kancelář projektový manažer, finanční manažer, administrátor, technický garant, věcný garant, manažer kvality, vedoucí pracovního týmu, člen týmu - pracovník zodpovědný za realizaci projektového úkolu),
Nastavení rolí řídícího výboru (věcný garant projektu, technický garant projektu, zástupce externího dodavatele, manažer kvality) a vedení organizace (náměstci pro řízení sekce, ministr financí, generální ředitelé),
Řešení pro zastupování v případě potřeby.

2.14.1Procesy v rámci řízení lidských zdrojů

Určení/ plánování kapacit podle jednotlivých aktivit projektu, včetně barevného kódování kritičnosti projektových úkolů,
Vyslání požadavku na konkrétní útvar (náměstka pro řízení sekce, ředitele odboru, vedoucí samostatného oddělení) na nominaci konkrétních zaměstnanců do určité role a na konkrétní aktivity (konkrétní čas),
Odpověď (souhlas/ nesouhlas),
Oznámení konkrétní osobě o zapojení do projektového týmu,
Vykazování postupu realizace projektového úkolu formou ETC (estimate to complete)
Vyplňování pracovních výkazů (práce na konkrétním projektu) – vyplňuje člen projektového týmu,
Přiřazení finančních nákladů ke konkrétní roli nebo osobě (osobní náklady, nebo nákup služeb v případě např. externího poradce apod.).

2.14.2Reporting, sledování:

Zadání je nastavení dle potřeby a účelu reportu (např. formou výběru polí, které chceme v reportu zobrazit, např.

Vytížení členů projektového týmu,
Skutečného času,
Kumulativní počet plánovaných a dokončovaných projektů,
Průběžná doba trvání realizace projektů,
Průběžné sledování včasnosti dodání projektů,
Celkový počet zpoždění projektů ve dnech,
Přehled rychlosti řešení projektových problémů,
Sledování úrovně rozpracovanosti projektových úkolů,
Skutečných finančních nákladů na projekt,
Skutečných nákladů na jednotlivé aktivity v projektu.

Výstupy:

Přehled projektového týmu s rolemi,
Přehled o nákladech na lidské zdroje na jednotlivé činnosti v projektu,
Přehled o celkových nákladech na lidské zdroje,
Přehled o skutečně stráveném čase apod.,
Tabulka, graf,
Výstup na obrazovku s možností výstupu ve formě MS Excel, MS Word, PDF, MS PowerPoint,
Výstup je vždy označen jednoznačně datem, kdy byl výstup generován, např. Zkratka projektu_Report_RRMMDD. Může být využit i jiný název souboru s uvedením data.

2.15ZABEZPEČENÍ PŘÍSTUPU K DATOVÝM ZDROJŮM

Aplikace musí být zabezpečena pomocí standardních zabezpečovacích systémů a certifikátů požadovaných zadavatelem. Vybrané řešení bude nastaveno podle vnitřního předpisu MF o kybernetické bezpečnosti.

2.16ŠKOLENÍ UŽIVATELŮ A DOKUMENTACE SYSTÉMU

V rámci implementace aplikace je nutné vyškolit uživatele (zaměstnance projektové kanceláře MF a zástupců projektových kanceláří resortních organizací) a technické pracovníky pro zajištění provozu a údržby aplikace.

Uživatelský manuál

Uživatelský manuál bude v následující formě: MS Word, PDF formát, přímo jako Help v aplikaci. Uživatelům bude k dispozici podpora v podobě nápovědy v elektronické verzi (včetně možnosti stáhnutí manuálu do PDF formátu).

Nápověda v elektronické verzi a manuálu v PDF formátu ke stažení

Pro technické pracovníky bude k dispozici provozní a bezpečnostní dokumentace systému dle platných zákonů a norem vztahující se k povaze systému.

Provozní dokumentace (elektronická i papírová verze)

Bezpečnostní dokumentace systému (elektronická i papírová verze)

Bude nastavena podle vnitřního předpisu MF o kybernetické bezpečnosti. Ten bude k dispozici vybranému dodavateli po ukončení výběru dodavatele k implementaci.

2.17TECHNICKÁ SPECIFIKACE

Požadavek zadání je, aby SW nástroj byl implementovatelný následovně:

Serverová platforma

OS Microsoft Windows Server 2008 R2 Service Pack 1 a vyšší. Pokud bude SW nástroj provozován v prostředí Microsoft SharePoint 2013 infrastruktury MF, pak ta je již nasazena Windows Server 2012 R2.

Databáze

Databázový server MS SQL 2008R2

Uživatelské účty

Případné uživatelské účty provázané s účty v Active Directory (využití integrované autentizace). Pro MF je zajistí přísl. odbor MF (odbor 59), zúčastněné resortní organizace si autentizaci zajistí obdobně svými odbornými útvary.

K vyřešení problému s autentizací bude možné využít ADFS (a tím i provázání s Active Directory v jednotlivých organizacích), které jsou nasazeny na jednotlivých OSS a které využíváme při autentizaci uživatelů rezortu při přístupu k Microsoft SharePoint 2013 infrastruktuře.

2.18REAKČNÍ DOBA PRO SERVISNÍ ZÁSAHY

[Bude upraveno v souladu s nabídkou vybraného dodavatele.]

Požadavek zadání je stanovení reakční doby a doby potřebné pro úplné odstranění poruchy nebo vady od nahlášení.

Základní reakční doba:

Čas poskytování podpory: 8.00 – 16.00 v pracovní dny,
Reakce na požadavek: 2 hodiny na e-mail od oprávněné osoby objednatele,
Vyřešení požadavku: do konce následujícího pracovního dne.

NADSTAVBOVÉ POŽADAVKY - NEPOVINNÉ, budou ale hodnoceny

[Bude upraveno v souladu s nabídkou vybraného dodavatele.]

3.1KONTROLA WORKFLOW DOKUMENTŮ (ROZHODNÉ OKAMŽIKY)

Následující popis představuje pouze rozhodné okamžiky pro postup řízení projektů, oběhu projektové dokumentace na MF. Podrobný popis procesů na MF obsahuje příloha C - Procesní mapy fází projektu (iniciace a příprava, realizace, ukončení) a situací (řízení kvality, řízení problémů a změn).

Jedná se o následující procesy:

3.1.1Workflow dokumentace

Fáze příprava projektu

Její ukončení je podmíněno vložením dokumentů:

Schváleného projektového záměru ministrem/generálním ředitelem,
Uvedením data schválení (odvolání na konkrétní bod porady vedení),
Schváleného základního dokumentu projektu (dále jen ZDP) sponzorem.

Fáze realizace projektu

1. etapu realizace projektu je možné ji zahájit až po vložení schváleného ZDP (tuto omezovací funkci má možnost u konkrétního projektu „vypnout“ zástupce projektové kanceláře),
Další etapu je možné zahájit až po schválení zprávy o ukončení etapy sponzorem projektu.

Fáze ukončení projektu

Je zahájena až po vložení Zprávy o ukončení projektu a Plánu kontroly přínosů,
Končí:
Standardní ukončení – schválením Zprávy o ukončení projektu a Plánu kontroly přínosů sponzorem,
Předčasné ukončení – schválením Zprávy o předčasném ukončení projektu ministrem.

Kontrola přínosů projektu

Zahájena ukončením projektu,
Upozornění na termíny kontroly (odpovědná osoba, Projektová kancelář),
Vložení dat a vytvoření Zprávy o kontrole přínosů k určitému datu a odeslání avíza emailem nadřízenému odpovědné osoby (většinou náměstek).

3.1.2Řízení problémů a změn

Následující popis představuje pouze rozhodující okamžik při procesech řízení problémů a změn v projektovém řízení na MF. Podrobný popis procesů na MF obsahuje příloha C - Procesní mapy fází projektu (iniciace a příprava, realizace, ukončení) a situací (řízení kvality, řízení problémů a změn) a Metodická příručka řízení projektů.

Fáze realizace projektu

V průběhu projektu nastává problém, který člen projektového/ pracovního týmu, či projektový manažer identifikuje, vyhodnotí a zapíše do registru problémů a změn. Změnu může vyvolat i riziko. Proces řízení změny z důvodu rizika je obdobný.

Problém/ změna je v kompetenci projektového manažera:

Stanoví opatření pro řešení problému/ změny,
Aktualizuje Registr problémů a změn.

Problém/ změna není v kompetenci projektového manažera:

Eskalace na sponzora.
Projektový manažer vypracuje zprávu o problémech a rizicích projektu včetně variant řešení pro Řídící výbor projektu.

Sponzor posoudí problém/ změnu – je v kompetenci sponzora:

Projektový manažer zpracuje zprávu o změnu projektu,
Zpráva o změně projektu je schválena sponzorem/ Řídícím výborem projektu,
Projektový manažer aktualizuje Registr problémů a změn,
V případě projektu financovaného z fondů EU připravuje projektový manažer Žádost o změnu (nepodstatnou či podstatnou) pro poskytovatele dotace.

Sponzor posoudí problém/ změnu – není v kompetenci sponzora:

Eskalace na vedení MF/resortní organizace a informování projektové kanceláře MF/resortní organizace,
Vedení MF/resortní organizace projedná zprávu o změně projektu a ministr/generální ředitel rozhodne o variantě,
Projektový manažer aktualizuje Registr problémů a změn,
V případě projektu financovaného z fondů EU připravuje projektový manažer Žádost o změnu (nepodstatnou či podstatnou) pro poskytovatele dotace.

3.1.3Řízení kvality

Následující popis představuje pouze rozhodující okamžik při procesech řízení kvality v projektovém řízení na MF. Podrobný popis procesů na MF obsahuje příloha C - Procesní mapy fází projektu (iniciace a příprava, realizace, ukončení) a situací (řízení kvality, řízení problémů a změn) a Metodická příručka řízení projektů.

Fáze příprava projektu

Její ukončení je podmíněno vložením dokumentů: Schváleného základního dokumentu projektu (obsahuje strategii řízení kvality) sponzorem.
Zadání konkrétního výstupu (produktu) do aplikace musí obsahovat pole uvedené v příloze Registr kvality.
Zadání konkrétního výstupu (produktu) kvality do aplikace musí obsahovat pole uvedené v akceptačním protokole (viz. Příloha D - Sablony_1).

Fáze realizace projektu

Akceptační řízení je možné zahájit až po schválení ZDP (strategie řízení kvality je obsažena v tomto dokumentu).
Výsledek akceptačního řízení může nastat v těchto variantách:
Akceptace – podepsán akceptační protokol oběma stranami (zadavatel, dodavatel),
Akceptace s výhradou – výstup dodavatel dopracuje do stanoveného termínu na základě seznamu výhrad,
Výstup neakceptován – výstup není převzat.

Fáze ukončení projektu

Je zahájena až po vložení posledního akceptačního protokolu (bez výhrad).

3.2EVIDENCE A KATEGORIZACE PROJEKTŮ VČETNĚ ZÁMĚRŮ

Aplikace umožní evidovat a kategorizovat projekty a projektové záměry podle této struktury, viz workflow dokumentace a procesní mapy fází projektu (iniciace a příprava, realizace, ukončení) - Příloha C - Procesní mapy.

Jedná se o následující procesy:

3.2.1Evidence a Struktura projektových záměrů

V přípravě,
Schválen k realizaci:
Ihned,
Po doplnění údajů,
Odložen v zásobníku projektů,
Zamítnut.

Výstupy:

Výstup projektového záměru/ projektu na obrazovku s možností výstupu ve formě MS Word, PDF, MS PowerPoint,
Výstup je vždy označen jednoznačně datem, kdy byl výstup generován, např. Zkratka projektoveho zameru/ Projektu_Nazev_RRMMDD. Může být využit i jiný název souboru s uvedením data.

3.2.2Struktura projektů

Plánované
Prioritizované s ohledem na dostupnost kritických zdrojů a připravené k realizaci
V realizaci,
Pozastavené,
Ukončené:
Předčasně ukončené,
Řádně ukončené.

Výstupy:

Výstup projektu na obrazovku nebo ve formě MS Word, PDF, MS XxxxxXxxxx.
Výstup je vždy označen jednoznačně datem, kdy byl výstup generován, např. Zkratka projektu_Nazev_RRMMDD. Může být využit i jiný název souboru s uvedením data.

3.3SLEDOVÁNÍ ZMĚN; UKLÁDÁNÍ ZMĚN, ARCHIVACE A DIGITALIZACE

Pro aplikaci je důležitá veškerá editace údajů s relevantní auditní stopou, aby bylo možno vždy identifikovat posledního uživatele.

Jedná se o následující procesy:

3.3.1Editace změn

Veškeré změny dat v systému lze sledovat. Po editaci projektového plánu nebo stavu realizace projektových úkolů se změny uloží v další verzi tak, aby byla zachována auditní stopa identifikující autora změny.

3.3.2Zápis do formulářů

Veškeré údaje a změny se budou zapisovat do připravených formulářů (viz přílohy D. E). U některých příloh budou pole doplněna pouze dle vzoru formou rolety nabídky. V případě, že uživatel vyplní pole špatným formátem, systém nahlásí chybovou hlášku a odmítne změny uložit.

3.3.3Auditní stopa a změny ve výstupech

Veškeré změny ve výstupech (formuláře/ dokumenty) ponesou auditní stopu tak, aby bylo možné identifikovat posledního uživatele, který jej nějakým způsobem upravoval.

3.3.4Soulad auditní stopy s legislativou

Veškeré auditní stopy a verze budou v souladu s platnou legislativou se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů.

Výstupy:

Dokument, tabulka, graf,
Výstup na obrazovku nebo ve formě MS Excel, MS Word, PDF, ,
Výstup je vždy označen jednoznačně datem, kdy byl výstup generován, např. Zkratka projektu_DOKUMENT X_verzeY_RRMMDD. Může být využit i jiný název souboru s uvedením data.

3.4DIGITALIZACE – PODPORA PŘEVODU PAPÍROVÝCH DOKUMENTŮ NA ELEKTRONICKÉ (VČETNĚ INTELIGENTNÍHO ROZPOZNÁVÁNÍ ZNAKŮ)

3.4.1Podpora převodu papírových dokumentů na elektronické pomoci DMS

Aplikace umožní převod papírových dokumentů na elektronické pomocí DMS (Document management systém).

Výstupy:

Dokument, tabulka, graf,
Výstup na obrazovku s možností výstupu ve formě PDF,
Papírový dokument je převeden do elektronické verze.

3.5WEBOVÉ ROZHRANÍ, TENKÝ KLIENT

3.5.1Webové rozhraní a přihlášení pro přístup ke všem komponentám pomocí tenkého klienta

Aplikaci bude možné využívat pomocí tzv. „tenkého klienta“ (webový prohlížeč). S údaji v systému bude možné pracovat i v off-line módu. Webové rozhraní bude plně kompatibilní s webovým prohlížečem využívaný v prostředí zadavatele (Internet Explorer).

Výstupy:

Webové rozhraní kompatibilní s tenkým klientem zadavatele,
Webové rozhraní umožní všem členům projektového týmu připojeni včetně vzdáleného přístupu.

3.6INTEGRACE NA DALŠÍ SYSTÉMY, VYUŽITÍ MOBILNÍ APLIKACE

Aplikace umožní integraci s Microsoft SharePoint a s Microsoft Outlook.

Jedná se o následující procesy:

3.6.1Verzování dokumentů

Microsoft SharePoint automaticky verzuje dokumenty a vede historii změn u daného dokumentu. Podle této logiky se upraví i názvy souborů. Integrace s e-mailovým klientem

Integrace s emailovým klientem zadavatele (Microsoft Outlook) umožní notifikace prostřednictvím emailu.

3.6.2Změna stavu

Při změně stavu úkolu/požadavku přijde projektovému manažerovi nebo definované osobě (projektové roli) upozornění do emailové schránky příjemce.

Výstupy:

Výstup kalendáře na obrazovku s možností výstupu ve formě (MS Outlook, PDF),
Emailová notifikace o změně stavu úkolu/ požadavku konkrétnímu zdroji,
Přístup přes mobilní aplikaci,
Přístup do systému bude umožněn pomocí mobilní aplikace (stav, report projektu, stav plnění úkolů). Při změně stavu úkolu/požadavku přijde projektovému manažerovi nebo definované osobě (projektové roli) upozornění do mobilního telefonu.

3.7Fulltextové vyhledání

Aplikace umožní fulltextové vyhledání podle klíčových slov (např. „projekt“, „zdroj“… ad.) a zkratek např. („OPZ“, „ESF“… ad.).

Jedná se o následující procesy:

3.7.1Vyhledávání podle zadaného textu

Na obrazovce se zobrazí vyhledávací pole s požadovaným textem a symbolem lupy s roletou nabídky. Pod vyhledávacím polem je text: „Zadáním do vyhledávacího pole můžete v dokumentu vyhledat text.“ „Kliknutím na tlačítko lupa najdete příkazy pro vyhledávání objektů, např. grafů, či tabulek“.

3.7.2Vyhledání podle klíčových slov

Aplikace umožní fulltextové vyhledání podle klíčových slov v projektech (např. „ název projektu“, „sponzor“… ad.) a zkratek např. („OPZ“, „ESF“… ad.) a dále přímo odkazy na tabulky, grafy. Vyhledávání umožní prohledat celý dokument včetně názvů kapitol a stránek.

Výstupy:

Dokument, tabulka, graf, report vygenerovaný pomocí vyhledávání klíčových slov.

3.8CERTIFIKACE

3.8.1Certifikace / osvědčení PRINCE2®

Aplikaci bude vycházet z mezinárodní metodiky PRINCE2®.

3.9REAKČNÍ DOBA – NADSTANDARDNÍ – PRO SERVISNÍ ZÁSAHY

3.9.1Reakční doba – nadstandardní

Reakční doba nadstandardní:

Čas poskytování podpory: 24 hodin každý den vyjma státních svátků a víkendů,
Reakce na požadavek: 2 hodiny na e-mail od oprávněné osoby objednatele,
Vyřešení požadavku: do 24 hodin od nahlášení požadavku.

3.10PŘÍLOHY:

Příloha A - Směrnice č. 5/2015 včetně příloh

Příloha B - Metodická příručka řízení projektů

Příloha C - Procesní mapy

Příloha D - Šablony_1

Příloha E - Šablony_2

Funkční požadavky na SW nástroj na řízení projektu 26

Document Metadata

Table of Contents

Funkční požadavky na softwarový nástroj pro podporu řízení projektů

Document Metadata