Rámcová smlouva o likvidaci dokumentů

Rámcová smlouva o likvidaci dokumentů

uzavřená níže uvedeného dne, měsíce a roku dle ust. § 1746 odst. 1 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (dále též „OZ“)

(dále jen „smlouva“)

Smluvní strany

1. Psychiatrická nemocnice Bohnice

se sídlem: Xxxxxxx 00/0, 000 00 Xxxxx 0 - Xxxxxxx

IČO: 00064220

DIČ: CZ00064220

Bankovní spojení: Česká národní banka, číslo účtu zastoupena: XXXx. Xxxxxx Xxxxxxxxxxx, MBA, ředitelka ID datové schránky: vkthpk3

dále jen „objednatel“ a

2. REISSWOLF likvidace dokumentů a dat, s.r.o.

se sídlem: U Dýhárny 1162, 278 01 Kralupy nad Vltavou zapsaná v OR vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 49414 IČO: 25097008

DIČ: CZ25097008

Bankovní spojení: MONETA Money Bank, a.s., č. účtu:

zastoupena: Xxx. Xxxxxxxxx Xxxxx ID datové schránky: mikwzwu

dále jen „dodavatel“

(objednatel a dodavatel společně též jako „smluvní strany“ a/nebo jednotlivě jako „smluvní strana“)

1. Předmět smlouvy

1.1. Předmětem této smlouvy je závazek dodavatele provádět pro objednatele fyzické zničení dokumentů vybraných ve skartačním řízení. V uvedených službách je zahrnuta:

• nakládka, převoz a spolehlivé fyzické zničení netříděných dokumentů v papírové podobě,

• vyhotovení a předání Protokolu o zničení dokumentů v souladu s § 10 Zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů.

Převážná část dokumentů, které jsou určeny ke zničení, je uložena v šanonech. Dokumenty jsou netříděné, obsahují nejen papír, ale i příměs umělé hmoty (umělohmotné desky), kovové sponky a drátky ze sešívačky.

2. Realizace služeb

2.1. Objednávky jsou akceptovatelné pouze v písemné formě a objednatel je bude doručovat dodavateli prostřednictvím elektronické pošty na e-mailovou adresu

2.2. Minimální finanční objem jedné objednávky, resp. dílčí smlouvy, není stanoven.

2.3. Pokud nebude objednávka uplatněna pověřených pracovníkem Oddělení krizového řízení a ochrany majetku, nebude dodavatelem akceptována.

2.4. Dodavatel se zavazuje zahájit služby uvedené v objednávce do tří pracovních dnů od obdržení objednávky elektronickou poštou. Jestliže ve výjimečných případech dodavatel nemůže poskytnout své služby v termínu, neprodleně to oznámí objednateli a současně sdělí náhradní termín pro poskytnutí služeb.

2.5. Dokumenty určené k fyzickému zničení je možné předat pouze osobě (osobám), která je pověřena dodavatelem k výkonu tohoto úkonu. Pověřenou osobou dodavatele je zaměstnanec společnosti. Totožnost pověřené osoby lze ověřit služebním průkazem nebo občanským průkazem.

2.6. Objednaná služba se považuje dle této smlouvy za splněnou, pokud předmět plnění bude řádně předán dodavateli v místě plnění a následně zničen na stroji, který je způsobilý k fyzické likvidaci dokumentů, a to nejméně pro stupeň utajení „2“ = „DŮVĚRNÉ“. O provedeném zničení dokumentů vyhotoví dodavatel Protokol a předá ho spolu s fakturou objednateli.

2.7. Místem plnění je Psychiatrická nemocnice Bohnice, Xxxxxxx 00/0, 000 00 Xxxxx 0, přízemní prostory centrální spisovny.

2.8. Dodavatel je povinen v celém areálu Psychiatrické nemocnice Bohnice dodržovat veškeré zásady platné pro pohyb osob, vozidel a manipulaci s věcmi, jakož i respektovat zavedená bezpečnostní opatření.

2.9. Objednatel je oprávněn nařídit dodavateli přerušení služeb:

a) je-li ohrožena bezpečnost a zdraví pacientů, pracovníků objednatele nebo jiných osob, nebo

b) vznikla-li objednateli v souvislosti s dodávkou služeb škoda nebo její vznik hrozí.

2.10. Dodavatel nese veškerou odpovědnost za případné škody vzniklé objednateli v důsledku porušení povinností dodavatele spojených s dodáním předmětu smlouvy.

3. Smluvní cena a platební podmínky

3.1. Po dobu platnosti a účinnosti této smlouvy se dodavatel zavazuje dodávat služby objednateli za smluvní ceny specifikované v příloze č. 1. K těmto cenám bude připočteno DPH podle právních předpisů platných a účinných v době dodávky služeb.

3.2. Sjednaná cena za služby je maximální, nejvýše přípustná a obsahuje veškeré náklady dodavatele (např. náklady na nakládku, dopravu a zničení dokumentů, vyhotovení dokladů apod.)

3.3. Za změnu ceny se nepovažuje změna v sazbách DPH. Rozhodným dnem pro změnu kupní ceny z důvodu zákonné změny sazby DPH je den účinnosti takové změny.

3.4. Objednatel neposkytuje zálohy.

3.5. Splatnost faktur je 60 dnů od okamžiku jejich doručení objednateli. Dnem splatnosti faktur se rozumí den odepsání příslušné částky z účtu objednatele ve prospěch účtu dodavatele.

.

3.6. Poskytovatel odesílá faktury prostřednictvím elektronické pošty ve formátu PDF na adresu: Jestliže je to možné, zasílá poskytovatel faktury zároveň ve formátu ISDOC.

3.7. Daňový doklad – faktura musí splňovat náležitosti daňového dokladu – faktury dle § 29 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, a náležitosti stanovené v § 435 OZ. Daňový doklad musí obsahovat cenu bez DPH, DPH a celkovou cenu s DPH, evidenční číslo smlouvy a kopii Protokolu o zničení dokumentu.

3.8. Objednatel je oprávněn daňový doklad – fakturu vrátit bez zbytečného odkladu po jejím doručení v případě, že bude obsahovat nesprávné údaje nebo nebude úplná. Dodavatel je povinen odstranit nesprávné údaje či doplnit chybějící údaje. Lhůta splatnosti začne plynout dnem doručení opravené faktury objednateli.

3.9. Objednatel s dodavatelem se dohodli, že v případě, že by objednatel neuhradil kupní cenu nebo její část včas do data splatnosti uvedeného na faktuře, může objednatel po objednateli požadovat smluvní úrok z prodlení v následující výši: za 1. - 60. den prodlení ve výši 0,005 % z dlužné částky za každý den prodlení, od 61. dne prodlení ve výši odpovídající zákonnému úroku z prodlení – posuzováno od data splatnosti daňového dokladu.

3.10. Pro případ nedodržení dodávky předmětu plnění ve sjednaném termínu, má objednatel právo uplatnit vůči dodavateli paušální smluvní pokutu ve výši 500 Kč za každý i započatý den prodlení.

3.11. Zaplacení smluvní pokuty nemá vliv na možnost objednatele požadovat náhradu škody vzniklé porušením povinnosti, ke které se smluvní pokuta vztahuje.

3.12. Pokud objednatel u dodavatele uplatní nárok na odstranění vady zboží ve lhůtě splatnosti faktur, není objednatel povinen až do jejího odstranění uhradit cenu zboží.

3.13. Smluvní pokuty a úroky z prodlení jsou splatné do šedesáti (60) dnů od data, kdy byla povinné straně doručena písemná výzva k zaplacení ze strany oprávněné strany, a to na účet oprávněné strany uvedený v písemné výzvě.

4. Práva a povinnosti smluvních stran

4.1. Pokud nebylo v této smlouvě ujednáno jinak, řídí se práva a povinnosti a právní poměry z této smlouvy vyplývající, vznikající a související platným právem České republiky.

4.2. Dodavatel nesmí do převzatých dokumentů nahlížet, kopírovat je, zpřístupnit je třetím stranám, eventuálně získané informace nesmí použít ani umožnit jejich použití dalším osobám.

4.3. Dodavatel odpovídá v plné míře za dodržování mlčenlivosti o informacích uvedených v převzatých dokumentech.

4.4. Dodavatel je povinen provádět zničení dokumentů s odbornou péčí, a to způsobem a technologickými postupy tak, aby došlo k úplnému a nevratnému fyzickému zničení písemných údajů a nemohla být provedena jejich identifikace nebo rekonstrukce.

4.5. Dodavatel musí provést zničení dokumentů tak, aby nedošlo z jeho strany k porušení zákona č. 110/2019 Sb. o zpracování osobních údajů a o změně některých zákonů.

4.6. Zničené dokumenty dodavatel objednateli nevrací a je povinen s nimi naložit v souladu s příslušnou legislativou.

4.7. Dodavatel ve smyslu § 7 bod 4 zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů umožní objednateli dohled nad průběhem zničení dokumentů přítomností pracovníka Psychiatrické nemocnice Bohnice.

4.8. Případné obchodní zvyklosti, týkající se plnění této smlouvy nemají přednost před ujednáními v této smlouvě, ani před ustanoveními zákona, byt' by tato ustanovení neměla donucující účinky.

4.9. Změní-li se po uzavření smlouvy okolnosti do té míry, že se plnění podle smlouvy stane pro některou ze smluvních stran obtížnější, nemění to nic na její povinnosti splnit závazky vyplývající ze smlouvy.

4.10. Dodavatel není oprávněn postoupit práva, povinnosti a závazky ze smlouvy třetí osobě nebo jiným osobám bez předchozího písemného souhlasu objednatele.

4.11. V souladu s § 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, v platném znění je dodavatel povinen poskytnout kontrolním orgánům a objednateli veškerou potřebnou součinnost při výkonu finanční kontroly.

4.12. Každá ze smluvních stran souhlasí, aby druhá smluvní strana za účelem sjednání a uzavření této smlouvy zpracovávala a uchovávala v písemné, listinné a automatizované podobě osobní údaje pověřených

zaměstnanců, a prohlašují, že jejich zaměstnanci byli poučeni o svých právech v souvislosti se zpracováním svých osobních údajů a že jde o zpracování pro účely oprávněných zájmů správce ve smyslu Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, a souvisejících českých právních předpisů.

4.13. Smluvní strany nepovažují žádné ustanovení této smlouvy za obchodní tajemství.

4.14. Objednatel je povinen připravit dokumenty pro odvoz poskytovatelem ke zničení.

4.15. Objednatel ručí za správnost údajů v Seznamu písemností, který předá dodavateli při předání dokumentů ke zničení v tom případě, pokud bude po dodavateli služeb požadovat jeho potvrzení.

4.16. Objednatel se zavazuje umožnit přístup zaměstnancům dodavatele do areálu místa plnění za účelem plnění závazků vyplývajících z této smlouvy.

5. Závěrečná ustanovení

5.1. Žádná ze smluvních stran není odpovědná za prodlení způsobené okolnostmi vylučujícími odpovědnost. Za okolnosti vylučující odpovědnost se považuje překážka, jež nastala nezávisle na vůli povinné smluvní strany a brání jí ve splnění její povinnosti, jestliže nelze rozumně předpokládat, že by povinná smluvní strana tuto překážku nebo její následky odvrátila nebo překonala a dále, že by v době vzniku překážku předvídala. Odpovědnost nevylučuje překážka, která vznikla teprve v době, kdy povinná smluvní strana byla v prodlení se svými povinnostmi dle smlouvy. Účinky vylučující odpovědnost jsou omezeny pouze na dobu, dokud trvá překážka, s níž jsou tyto povinnosti spojeny.

Smluvní strany se dohodly, že pandemie onemocnění COVID-19 ani válečný konflikt na Ukrajině nejsou považovány za okolnosti vylučující odpovědnost, a to s ohledem na skutečnost, že se toto onemocnění na území ČR vyskytuje ke dni uzavření této smlouvy již déle jak 2 roky a od počátku ozbrojeného konfliktu na Ukrajině uplynulo již více jak půl roku a smluvní strany mohou překážky s tímto spojené již dostatečně předvídat a zohlednit před uzavřením této smlouvy.

5.2. Jednotlivá ustanovení smlouvy jsou oddělitelná v tom smyslu, že neplatnost některého z nich nezpůsobí neplatnost celku. Pokud by se v důsledku vydání obecně závazného právního předpisu kterékoliv ustanovení smlouvy dostalo do rozporu s právním řádem a tento rozpor by způsoboval neplatnost, bude tato posuzována jako by takové ustanovení nikdy neobsahovala a smluvní strany se v této věci budou řídit obecně závaznými právními předpisy.

5.3. Smlouva zahrnuje úplnou dohodu smluvních stran a neexistují žádné jiné ústní ani písemné smlouvy, kterými by se smlouva řídila. Její obsah lze měnit pouze písemnými dodatky podepsanými oběma

smluvními stranami. Smluvní strany se dohodly, že jména kontaktních osob a kontaktní údaje uvedené ve smlouvě lze měnit jednostranným písemným oznámením zaslaným druhé smluvní straně.

5.4. Jakékoliv informace, oznámení a sdělení, které mají být sděleny jednou ze smluvních stran druhé smluvní straně, budou považovány za řádně předané, pokud budou osobně předány kontaktní osobě nebo zástupci druhé smluvní strany nebo pokud budou zaslány doporučenou poštou nebo datovou schránkou na adresu smluvní strany uvedenou v této smlouvě.

5.5. Kontaktní osoby objednatele a dodavatele ve věcech této smlouvy:

Na straně dodavatele:

Jméno a příjmení: , tel.: , e-mail:

Na straně objednatele:

Jméno a příjmení: , tel.: , e-mail:

5.6. Tato smlouva nabývá platnosti dnem jejího podpisu poslední ze smluvních stran.

5.7. Tato smlouva nabývá účinnosti dnem jejího uveřejnění v registru smluv.

5.8. Tato smlouva se uzavírá na dobu určitou 24 měsíců od nabytí účinnosti smlouvy.

5.9. Každá ze smluvních stran potvrzuje, že při sjednávání této smlouvy postupovala čestně a transparentně a současně se zavazuje, že takto bude postupovat i při plnění této smlouvy a veškerých činnostech s ní souvisejících. Každá ze smluvních stran se zavazuje, že bude jednat a případně přijmou opatření tak, aby nevzniklo důvodné podezření ze spáchání trestného činu či k jeho spáchání, tj. tak, aby kterékoli ze smluvních stran nemohla být přičtena odpovědnost podle zákona č. 418/2011 Sb., o trestní odpovědnosti právnických osob a řízení proti nim, ve znění pozdějších předpisů, nebo nevznikla trestní odpovědnost jednajících osob podle zákona č. 40/2009 Sb., trestního zákoníku, ve znění pozdějších předpisů.

5.10. Tato smlouva může být před uplynutím sjednané doby platnosti ukončena na základě písemné dohody smluvních stran nebo na základě písemné výpovědi učiněné jednou ze smluvních stran a doručené druhé smluvní straně, a to i bez udání důvodu s výpovědní lhůtou 2 měsíce. Výpovědní doba se počítá od prvního dne kalendářního měsíce, který následuje po doručení písemné výpovědi druhé smluvní straně, pokud se smluvní strany nedohodnou jinak. Od této smlouvy může být rovněž odstoupeno v případě, že je tak v této smlouvě dohodnuto a/nebo v případě, že ji druhá smluvní strana podstatným způsobem poruší. Účinky odstoupení nastávají okamžikem doručení písemného vyhotovení odstoupení druhé smluvní straně. Odstoupením od smlouvy zanikají všechna práva a povinnosti smluvních stran z této smlouvy. Odstoupení od smlouvy se netýká zjm. nároku na náhradu škody, smluvní pokutu a povinnost mlčenlivosti.

5.11. Pro účely této smlouvy se za její podstatné porušení považuje takové porušení, u kterého smluvní strana porušující dohodu měla nebo mohla předpokládat, že při takovémto porušení smlouvy, s přihlédnutím ke všem okolnostem daného obchodního případu, by druhá smluvní strana neměla zájem dohodu uzavřít. Za podstatné porušení smlouvy na straně objednatele se zejména považuje prodlení s úhradou jakýchkoliv finančních závazků vůči dodavateli po dobu delší 90 dnů a na straně dodavatele prodlení s poskytnutím předmětu smlouvy po dobu delší 14 kalendářních dnů anebo služeb vůbec neposkytnutých nebo poskytnutých v rozporu s podmínkami smlouvy nesplňujících požadavky dle zvláštních právních předpisů.

5.12. Formální komunikaci mezi smluvními stranami, v souvislosti s touto smlouvou, lze vést pouze písemně, tedy doporučeným dopisem a/nebo e-mailem.

5.13. Změny smlouvy mohou být činěny pouze na základě vzájemné smlouvy obou smluvních stran podepsanými písemnými dodatky, které budou číslovány a takto označovány.

5.14. Tato smlouva je sepsána ve 2 vyhotoveních, z nichž každé má platnost originálu. Objednatel obdrží 2 vyhotovení a dodavatel obdrží jedno vyhotovení. Toto neplatí v případě, že tato smlouva byla podepsaná elektronický m podpisem dle zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů.

5.15. Na důkaz souhlasu se zněním této smlouvy, která není uzavírána v tísni, ani za nápadně nevýhodných podmínek, připojují na její závěr dle své svobodné a pravé vůle smluvní strany své vlastnoruční podpisy.

5.16. Nedílnou součástí této smlouvy jsou:

• příloha č. 1 – Cenová nabídka

V Praze dne: shodné s datem el. podpisu	V Kralupech nad Vltavou: shodné s datem el. podpisu
XXXx. Xxxxxx Xxxxxxxxxxx, MBA ředitelka Psychiatrické nemocnice Bohnice	Xxx. Xxxxxxxxx Xxxxx jednatel Xxxxxxxxx s.r.o.

PŘÍLOHA č. 1

Cena za fyzické zničení 1 kg netříděných dokumentů v papírové podobě činí:

Cena bez DPH:	2,00 Kč
DPH (základní sazba):	0,42 Kč
Celková kupní cena včetně DPH:	2,42 Kč

Cena byla stranami sjednána na částku 2,42 Kč

Celková roční hmotnost materiálu určeného ke skartaci je cca 8000 kg.