Organizace a řízení projektu

Evidenční číslo smlouvy ČNB: Příloha č. 3 smlouvy

Organizace a řízení projektu

V této příloze jsou uvedeny organizační standardy uplatňované v prostředí objednatele.

1. Organizace

   1. Projekční tým

Pro realizaci díla ustanoví smluvní strany společný Projekční tým, který má následující kompetence:

• řídit realizaci daného softwarového řešení;

• posuzovat průběh realizace plnění, zejména s ohledem na dodržování harmonogramu realizace obsaženého v jednotlivých etapách;

• projednávat připomínky každé ze smluvních stran k dodržování smluvních povinností druhé strany podle uzavřené smlouvy;

• řídit případné spory vznikající v souvislosti s uzavřenou smlouvou

• projednávat případné kompenzační mechanismy v případě vyhodnocení dílčích úprav softwaru;

• stanovovat závažnost případných incidentů v rámci testů, zejména na projektových schůzkách.

Projekční tým bude sestaven ve složení:

Projekční tým		Smluvní vztah1 mezi technikem a účastníkem
Za poskytovatele	Údaje v tabulce budou zadavatelem doplněny před uzavřením smlouvy s vybraným dodavatelem na základě údajů, které vybraný dodavatel doplnění v rámci přílohy č. 4 ZD – Seznam členů realizačního týmu
Řídící pracovník projektu
Vedoucí projektu
Členové projekčního týmu (Garanti SW řešení)
Za objednatele	Česká národní banka
Řídící pracovník projektu	Xxx. Xxxxx Xxxxxxx
Vedoucí projektu	Xxx. Xxxxxxxxx Xxxxx
Členové projekčního týmu (Garanti SW řešení)	Bude zadavatelem doplněno před uzavřením smlouvy s vybraným dodavatelem

Projekční tým jedná dle potřeby, na základě výzvy vedoucího projektu objednatele nebo poskytovatele. Jednání se musí zúčastnit vedoucí/zástupce vedoucího projektu a nejméně jeden člen projekčního týmu za každou smluvní stranu. Písemný zápis z jednání projekčního týmu obsahuje zhodnocení dosavadního průběhu smluvního vztahu, zejména posouzení dodržování harmonogramu realizace dle jednotlivých etap a plnění povinností obou smluvních stran, a dohodnuté datum a místo příštího jednání projekčního týmu. Dále může obsahovat připomínky, požadavky a komentáře obou smluvních stran. Písemný zápis z jednání projekčního týmu zpravidla vypracuje zástupce poskytovatele a je platný po odsouhlasení objednatelem.

Funkce řídících pracovníků projektu představuje úroveň tzv. koordinační komise, ostatní funkce pak vlastní výkonný projekční tým a realizační úroveň. S tím koresponduje i pravomoc jednotlivých členů realizačního týmu.

Vedoucí projektu a členové projekčního týmu objednatele jsou odborní pracovníci s metodickými znalostmi resp. znalostmi IT/IS, kteří garantují, že zadání SW řešení vyhovuje všem legislativním a metodickým potřebám praktického využití u objednatele.

Vedoucí projektu objednatele je oprávněn požádat o odůvodněnou změnu vedoucího projektu poskytovatele. Poskytovatel, na základě uvedené písemné žádosti, zajistí výměnu vedoucího projektu poskytovatele do 5 pracovních dnů od obdržení žádosti.

Vedoucí projektu poskytovatele je odpovědný za koordinaci činností související s projektem, tak aby výsledkem bylo včas realizované softwarové řešení, které bude obsahovat veškeré požadované vlastnosti. Každý vedoucí projektu může určit svého zástupce.

Případné změny realizačního týmu na straně poskytovatele nebo objednatele jsou možné po vzájemném informování protistrany. Změna projekčního týmu nevyžaduje změnu smlouvy.

2. Odpovědnost objednatele

Objednatel:

• Odpovídá za formulaci požadavků na funkčnost a za správnost zadání a stvrzují shodnost dodaného řešení (s případným výčtem chyb a návrhů) se zadáním/specifikací.

• V průběhu celého projektu odpovídá za včasné a úplné odevzdání všech dohodnutých podkladů v dohodnutých termínech vedoucímu projektu poskytovatele.

• Se zavazuje urychleně a ve vzájemné spolupráci s poskytovatelem vyvíjet maximální úsilí k odstranění jakýchkoli překážek bránících splnění předmětu této smlouvy.

• Zajistí zástupcům poskytovatele vytvoření nezbytných pracovních podmínek v místě objednatele a za přítomnosti zástupce objednatele, pokud je to nezbytné.

• Poskytne poskytovateli veškeré podklady nezbytné pro realizaci softwarového řešení nebo jeho části vč. údajů o standardním systémovém a databázovém prostředí objednatele, dokumentů a směrnic nebo jejich částí, které jsou klíčové pro realizaci softwarového řešení nebo jeho části.

• Má právo kontrolovat postup všech prací prováděných poskytovatelem.

Vedoucí projektu objednatele má rozhodovací pravomoc při formulaci specifikací/analytických zadání dílčích úloh směrem k poskytovateli, a to v rámci konkrétní uzavřené smlouvy.

3. Odpovědnost poskytovatele

Poskytovatel:

• Odpovídá za to, že jeho členové projekčního týmu jsou certifikovaní, příp. proškolení pracovníci v oblasti zajištění IT služeb, popř. věcné oblasti, kteří garantují, že dodaný aplikační SW odpovídá požadovanému rozsahu projektu.

• Odpovídá za správnou implementaci uživatelských požadavků objednatele na funkčnost softwarového řešení.

• Řádně povede písemnou dokumentaci, ve které bude zaznamenávat postup plnění této smlouvy; bude spolupracovat se zaměstnanci objednatele určenými vedoucím projektu objednatele. Poskytovatel se zavazuje pověřit plněním předmětu této smlouvy pouze ty své zaměstnance, kteří k tomu mají dostatečnou odbornou způsobilost.

• Odpovídá za včasné a úplné odevzdání všech dohodnutých prací v dohodnutých termínech vedoucímu týmu objednatele v průběhu celého projektu.

• Urychleně ve vzájemné spolupráci s objednatelem vyvíjí maximální úsilí k odstranění jakýchkoli překážek bránících splnění předmětu této smlouvy.

• Při plnění předmětu smlouvy bere na zřetel provozní potřeby objednatele a v úzké součinnosti s objednatelem provádí jednotlivá plnění této smlouvy.

• Informuje bezodkladně objednatele o jakýchkoliv zjištěných překážkách plnění, byť by za ně poskytovatel neodpovídal a o uplatněných nárocích třetích osob, které by mohly plnění této smlouvy ovlivnit.

2. Řízení projektu

   1. Plánování projektu

Cílem je vypracování detailního plánu a přiřazení disponibilních zdrojů k definovaným aktivitám s možností následného řízení a sledování postupu projektu. Na začátku projektu je v rámci tvorby realizační studie vytvořen poskytovatelem plán realizace projektu, který je postupně poskytovatelem aktualizován v rámci následujících etap a vždy akceptován objednatelem.

2. Řízení projektu

Tento proces zahrnuje vlastní realizaci projektu resp. provádění plánu projektu, tj. sledování, kontrolování, monitorování a dokumentování činností projektu a řízení změn. Hlavními aktivitami jsou koordinace postupu prací na projektu, přijímání rozhodnutí při vzniku problémů atd.

Průběh projektu je řízen podle plánu realizace projektu. Průběh projektu je pravidelně sledován a kontrolován vedoucími projektu.

3. Dokumentace projektu

Dokumentace průběhu projektu a projektových výstupů je vedena v souladu se vzájemně dohodnutou metodikou. Jedná se zejména, ale ne však pouze o:

• školící materiály,

• uživatelskou dokumentaci,

• administrátorskou příručku,

• příručku technického správce,

• popis programového aplikačního rozhraní.

4. Změnové řízení

I po podpisu smlouvy a vytvoření realizační studie může dojít k potřebě změn (identifikace dalších požadavků, přehodnocení priority stávajících požadavků, změna dohodnutého rozsahu prací, změna termínu apod.). V takovém případě je nutno vypracovat žádost o změnu a zahájit změnové řízení. Poskytovatel zhodnotí důsledky těchto změn na projekt podle pravidel popsaných v následujících odstavcích. Řídící pracovník projektu objednatele pak podle doporučení vedoucích projektu rozhodne o realizaci či zamítnutí požadované změny.

Změnové řízení se týká zejména:

• Rozšíření původně schváleného rozsahu prací mezi poskytovatelem a objednatelem.

• Změn termínů dodávek prací nebo distribucí verzí aplikačního SW.

• Změn v řešení vyvolané změnami legislativy, které mají dopad do řešení.

Existují dva typy změn:

• Zásadní změny – jsou takové změny, které mohou vyvolat změnu nákladů (cen) nebo harmonogramu projektu (podstatné změny termínu).

• Ostatní změny – změny, které nemají zásadní vliv na rozsah a výsledek projektu.

Posouzení závažnosti změn provádí vedoucí projektu objednatele na základě podkladů vypracovaných projekčním týmem objednatele.

Změnové řízení může být iniciováno jak objednatelem, tak poskytovatelem a realizováno jedině na základě společného písemného rozhodnutí smluvních stran s okamžitou účinností pro obě strany. V případě změn, které by měly dopad do již sjednaných smluvních podmínek, je nutné dojednat mezi objednatelem a poskytovatelem příslušný dodatek smlouvy.

Pro řešení realizovaná v rámci změnového řízení platí všechna ustanovení uzavřených smluv, popř. jejích dodatků.

1. Žádost o změnu

Žádost o změnu může předložit kterýkoliv člen projekčního týmu. Každá žádost o změnu bude zapsána do nového formuláře „Žádost o změnu“ a stává se součástí projektové dokumentace. Žádost bude předána vedoucímu projektu. Všechny žádosti o změnu jsou archivovány zejména v elektronické podobě.

2. Vyhodnocení žádosti o změnu

Vedoucí projektu poskytovatele ve spolupráci s vedoucím projektu objednatele přehodnotí, a je-li to nezbytné, revidují potřebu žádosti o změnu, a určí její prioritu a cílové datum řešení.

Během vyhodnocení bude zkoumán dopad změny a úkoly nezbytné k jejímu provedení. Bude určeno, jak změna ovlivní projekt z hlediska rozsahu, výstupů a nákladů, budou definovány požadované zdroje na její realizaci na straně poskytovatele a na straně objednatele, termín realizace změny nebo dílčí smlouvy vč. změn termínů souvisejících nebo návazných úloh. Rovněž bude posouzen dopad případného neprovedení změny. Závěry vyhodnocení budou zdokumentovány ve formuláři „Žádost o změnu“.

3. Vyřešení žádosti o změnu

Vedoucí projektu vypracují doporučení ke každé žádosti o změnu. Pokud změna neovlivní zásadním způsobem rozsah projektu, rozhodnou o provedení nebo zamítnutí změny.

V případě, že se jedná o zásadní změnu, připraví podrobný odhad skutečných nákladů a dopadů na rozvrh plánu projektu a se svým doporučením předají žádost k rozhodnutí řídícímu pracovníkovi projektu objednatele.

Po realizaci změny bude objednateli předána upravená dokumentace a nová verze aplikačního SW v elektronické podobě na dohodnutém médiu.

5. Předání a akceptace dodávek

Proces je popsán v článku II smlouvy. K akceptaci jednotlivých etap nebo díla dojde po akceptačním řízení podpisem dílčího akceptačního protokolu nebo předávacího protokolu pověřenými zaměstnanci. Pověřenými zaměstnanci na straně objednatele jsou vedoucí projektu a věcný zadavatel a na straně poskytovatele vedoucí projektu, pokud smluvní strana nepověří jinou osobu. Náležitosti akceptace jsou popsány v příloze č. 5 smlouvy.

1 Smluvním vztahem je myšlen jak pracovněprávní (zaměstnanecký) vztah založený pracovní smlouvou nebo dohodou o práci konané mimo pracovní poměr, tak vztah dodavatel – poddodavatel.