Výběrové řízení č.72103/112/2014 Poskytování reprografických, tiskových, scannových a
Výběrové řízení č.72103/112/2014 Poskytování reprografických, tiskových, scannových a
faxových služeb
Základní informace o poptávajícím:
SPOLANA a.s.
Centralizovaný nákup ul. Práce 657
277 11 Neratovice
IČ: 45147787 DIČ: CZ45147787
1. Předmět výběrového řízení
1.1.Předmět smlouvy:
Předmětem smluvního vztahu je služba poskytování reprografických, tiskových, scannových a faxových služeb na dobu : Varianta 1 – 2roky
Varianta 2 – 3roky
Počet zařízeni:
• 19ks velkých MF zařízení - nabídnout náhradou jeden typ zařízení, maximálně však dvěma typy zařízení, pokud to z důvodů využití a ceny pronájmu bude efektivní
• 12ks malých MF zařízení - nabídnout náhradou jeden typ zařízení
• 5ks malých barevnách laserových zařízení - nabídnout náhradou jeden typ zařízení
• 30ks malých lokálních zařízení - sjednocení existujících typů pouze na dva nové typy
• 4ks jehličkových tiskáren - nabídnout náhradou jeden typ zařízení
• 3ks velkoformátových a atypických zařízení
Nabídka musí obsahovat minimálně toto:
• Seznam současně použitých modelů zařízení a za ně nově navrhovaný typ zařízení
• Definování minimálních a maximálních reakčních dob při servisních zásazích a poruchách strojů.
• Při potřebě podpory ze strany odběratele při servisním zásahu na zařízení definovat rozsah podpory a vytvoření matice odpovědnosti.
• Variantně lokální „on-site“ umístění 1ks velkého MF stroje pro možnost rychlé náhrady v případě havárie stroje.
• Variantně lokální „on-site“ umístění 1ks malého MF stroje pro možnost rychlé náhrady v případě havárie stroje.
Minimální rozsah poskytování služby:
• Správa, údržba, revize a diagnostika provozu a chyb zařízení u MF zařízení v režimu 24x7.
• Správa, údržba, revize a diagnostika provozu a chyb ostatních zařízení v režimu 12x5.
• Poskytovatelem realizovanou obměna tonerů a všech provozních částí zařízení dle servisních pokynů výrobce zařízení.
• Minimálně všechna MF zařízení musí umožňovat sledování počtu vytištěných stránek na jednotlivé uživatele.
• Jednou měsíčně podrobný rozpis rozúčtování počtu vytištěných stránek na uživatele a jednotlivá interní střediska včetně rozúčtování poměrných částí pronájmu strojů dle množství kliků na jednotlivá interní střediska.
• Akceptaci termínů dle harmonogramu
• Stanovení havarijního scénáře a rozsahu sankcí v případě nedodržení termínu spuštění zařízení do produktivního provozu od termínu 1.1.2015 s překážkou na straně poskytovatele
Harmonogram implementace (podrobnosti implementace viz.příloha):
– průběh jednotlivých fází a plnění termínů bude zdokladován protokolem podepsaným oběma smluvními stranami s definicí splněných a nesplněných bodů se stanovením nejzazšího možného termínu nápravy při nesplnění jednotlivých bodů
Fáze testování a implementace - ukončení do 15.12.2014:
Objednatel zajistí před implementací:
Přístup na testovací tiskový Server Dell PE2850 - MS Windows 2008 server.
Instalaci nezbytných SW nástrojů na testovací tiskový server dle návodu poskytovatele. Přístup na testovací stanici Dell GX520 – MS WindowsXP + MS Office2000.
Přístup na testovací stanici Dell 7010 – MS Windows7 + MS Office2010. Spolupráci při testování instalačních scriptů v prostředí ActiveDirectory.
Poskytovatel zajistí:
Implementace nových tiskáren formou vzdálené bezobslužné instalace včetně tvorby scriptů. Distribuci všech ovladačů a ovládacího SW na stanice uživatele, pokud to bude potřeba.
Otestování rozúčtování počtu vytištěných stránek na uživatele a jednotlivá interní nákladová střediska.
Otestování rozúčtování poměrných částí pronájmu strojů dle množství kliků na jednotlivá interní nákladová stř..
Fáze nasazení do provozu - ukončení do 31.12.2014:
– souběžný provoz současně umístěných i nových zařízení:
Objednatel zajistí:
Přístup na produktivní tiskový server Dell M1000 - MS Windows 2008 server.
Instalaci nezbytných SW nástrojů na produktivní tiskový server dle návodu poskytovatele. Spolupráci při implementaci instalačních scriptů v prostředí ActiveDirectory.
Přístup na testovací tiskový Server Dell PE2850 - MS Windows 2008 server. Přístup na testovací stanici Dell GX520 – MS WindowsXP + MS Office2000. Přístup na testovací stanici Dell 7010 – MS Windows7 + MS Office2010.
Otestování návodů a postupu instalace ovladačů a ovládacího SW na stanice nových uživatelů připojených po 1.1.2015.
Poskytovatel zajistí:
Implementace nových tiskáren formou vzdálené bezobslužné instalace včetně tvorby scriptů. Distribuci všech ovladačů a ovládacího SW na stanice uživatele, pokud to bude potřeba.
Rozúčtování počtu vytištěných stránek na uživatele a jednotlivá interní nákladová střediska.
Rozúčtování poměrných částí pronájmu strojů dle množství kliků na jednotlivá interní nákladová střediska.
Tvorbu a předání návodů a postupu instalace ovladačů a ovládacího SW na stanice nových uživatelů připojených po 1.1.2015 formou podrobného manuálu pro všechna nově umístěná zařízení.
Fáze provozu – začátek od 1.1.2015:
Objednatel zajistí:
Přístup na prostředí jednotné správy zařízení prostřednictvím vzdáleného dohledu. Nutnou součástí je splnění podmínky mít podepsanou NDA smlouvu mezi Unipetrol a.s. a dodavatelem.
Poskytovatel zajistí:
Správa, údržba, revize a diagnostika provozu a chyb zařízení u MF zařízení v řežimu 24x7. Správa, údržba, revize a diagnostika provozu a chyb ostatních zařízení v řežimu 12x5 Postup na distribuci všech ovladačů a ovládacího SW na stanice nových uživatelů, pokud to
bude potřeba.
Příloha:
Seznam v současnosti využívaných zařízení Harmonogram realizace VŘ a dodávky služby.
1.1. Obecné požadavky na nabízejícího :
• Nabízejícím je dále nazývána firma, která potvrdila zájem o účast v tomto výběrovém řízení.
• Vše, co nebude výslovně uvedeno jako spolupůsobení poptávajícího, musí být obsaženo v ceně nabízejícího.
• Nabízející prohlašuje, že zkontroloval správnost a úplnost všech podkladů, projektové dokumentace a pokynů předaných mu objednatelem před odesláním nabídky a zaručuje jejich správnost, úplnost a způsobilost k řádnému provedení předmětu poptávky.
2. Podmínky výběrového řízení
2.1. Podmínky řízení
• Poptávající si vyhrazuje právo zrušit výběrové řízení i právo odmítnout všechny nabídky, pokud by nebyly z hlediska poptávajícího vyhovující. Poptávající si vyhrazuje právo realizovat jen část předmětu výběrového řízení, nebo vypsat nové.
• Nabízející nese veškeré náklady spojené s přípravou, zpracováním a podáním nabídky a nemá právo na úhradu nákladů, spojených s účastí v poptávkovém řízení.
• Podané nabídky nebude poptávající vracet nabízejícím.
• Nabízející nemají právo účasti na otevírání obálek s nabídkami.
• Nabídka musí být zpracována a rozčleněna v souladu s touto zadávací dokumentací
• Výsledek výběrového řízení je nepřenosný na jiné firmy bez souhlasu poptávajícího.
• V průběhu výběrového řízení ani po jeho ukončení nebude poptávající podávat nabízejícím jakékoliv informace o podaných konkurenčních nabídkách.
• Poskytnutí nepravdivých údajů v nabídce nebo nabídka nebude zahrnovat minimální rozsah požadovaného plnění, bude důvodem pro vyřazení nabízejícího z poptávkového řízení.
• Poptávající si vyhrazuje právo provést vyhodnocení poptávkového řízení vícekolově. Pro užší kola mohou být stanoveny doplňující podmínky k upřesnění nabídek. Poptávající očekává možnost dalšího jednání o slevě z nabídnuté ceny.
• Veškeří subdodavatelé nabízejícího podléhají odsouhlasení poptávajícím. Poptávající si vyhrazuje právo zúžit výběr subdodavatelů, a to ve vazbě na doložené doklady a zkušenosti. V případě nesouhlasu poptávajícího se subdodavatelem navrhne nabízející jiného subdodavatele.
• Tento dokument je vlastnictvím poptávajícího a nesmí být použit bez jeho souhlasu za jiným účelem, než je toto výběrové řízení. Jakékoliv kopírování či distribuce tohoto dokumentu, nebo jeho příloh, není přípustná bez předchozího souhlasu poptávajícího.
• Nabízející se zavazuje, že všechny informace získané v rámci tohoto výběrového řízení budou považovány za důvěrné.
2.2. Termín realizace:
Požadovaný termín dodání dle harmonogramu viz.příloha
3. Obsah a členění nabídky
A) Dokladová část :
- identifikační a kontaktní údaje nabízejícího; jméno osoby zodpovědné za podání nabídky
- kopie výpisu OR
- oprávnění k vykonávání předmětné činnosti, včetně příslušných certifikátů kvality
- způsob krytí rizik spojených s podnikáním nabízejícího (pojištění)
- soupis referencí nabízejícího
- hodnocení rizik a návrh opatření k omezení možného ohrožení života a zdraví v souvislosti s činnostmi, které bude nabízející vykonávat v areálu SPOLANA a.s. (vnášených do podniku)
- seznam případných subdodavatelů (firma/činnost)
- prohlášení o neexistenci střetu zájmů
B) Obchodně - technická část :
- předmět a rozsah nabízeného plnění
- termín a harmonogram realizace
- požadavky na spolupůsobení poptávajícího
- podrobná specifikace dokladů a zkoušek souvisejících s realizací
- délka záruční doby
- platební podmínky (SPOLANA a.s. preferuje splatnost faktur 90 dnů)
- případné úroky z prodlení zaviněné ze strany zadavatele (platba faktur)
- případné sankce a smluvní úroky z prodlení ze strany dodavatele (termín předání zakázky)
- platnost nabídky (SPOLANA a.s. preferuje platnost 6 měsíců)
C) Cena
musí obsahovat veškeré náklady spojené s realizací.
Požadujeme:
• Červeně a fialově označené položky v příloze prosím nacenit samostatně.
• Ve VŘ bude rozhodnuto, zda bude realizováno nahrazení fialových položek, které jsou nyní ve vlastnictví Spolany.
• Cena za pronájem jednotlivých zařízení, cena za vytištění stránky případně cena za další služby.
• Cena „on-site“ servisní podpory, popis a rozsah servisní podpory.
• Variantně cenová nabídka na odkup zařízení označených v příloze fialovou barvou, při jejich obměně.
4. Kontaktní osoby
Kontaktní osoba pro technické dotazy: Xxxxxx Xxxxxxx – IT manager – tel: 000 000 000, mob: 000 000 000 e-mail: xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxx.xx
Kontaktní osoba pro obchodní dotazy : Xxxxx Xxxxxxxx – nákupčí – tel. 000 000 000, mob: 000 000 000 e-mail: xxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxx.xx
5. Forma a termín podání nabídek
Nabízející předloží nabídku osobně do podatelny SPOLANA a.s., nebo zašle doporučeně poštou na adresu poptávajícího.
• Nabídky musí být předloženy ve dvou samostatných zalepených obálkách.
• Jedna obálka bude obsahovat dokladovou a obchodně-technickou část a bude označena takto :
„Výběrové řízení č.72103/112/2014 - Poskytování reprografických, tiskových, scannových a faxových služeb“
nerozlepovat – výběrové řízení dokladová a obchodně-technická část
NABÍZEJÍCÍ: .................................................................................
• Druhá obálka bude obsahovat cenu a bude označena takto:
„Výběrové řízení č.72103/112/2014 - Poskytování reprografických, tiskových, scannových a faxových služeb“
nerozlepovat – výběrové řízení cenová část
NABÍZEJÍCÍ: .................................................................................
Upozornění: Nabídky předložené jiným způsobem a formou budou vyřazeny z výběrového řízení.
Nabízející musí zaslat/předat svoji nabídku nejpozději do 30.9. 2014 do 15 hod.
V případě, že nabídku obdržíme po tomto termínu bez předchozí vzájemné dohody o posunutí termínu pro doručení nabídky, bude tato nabídka vyřazena z výběrového řízení.
6. Vyhodnocení výběrového řízení
Termín vyhodnocení není stanoven. Po vyhodnocení nabídek obdrží nabízející stanovisko k nabídce.
Poptávající má interní předpisy na vyhodnocení výběrového řízení. Nabízející nebude obeznámen se způsobem výběru.
7. Přihláška do výběrového řízení
Žádáme Vás obratem o potvrzení obdržení poptávky a o vyjádření, zda se účastníte poptávkového řízení na e-mail: xxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxx.xx