SM Ě RNICE REKTORA UP (SR)
SM Ě RNICE REKTORA UP (SR)
B3-16/6-SR
Zadávání veřejných zakázek
na Univerzitě Palackého v Olomouci
Obsah: Tato směrnice rektora stanovuje závazný postup v rámci UP
při zadávání veřejných zakázek směřujících k uzavření smlouvy.
Garant: vedoucí Oddělení veřejných zakázek UP Platnost: dnem 27. 9. 2016
Účinnost: dnem 1. 10. 2016
Rozdělovník: rektor, prorektorky a prorektoři, kvestor, kancléř, děkanky a děkani fakult, tajemnice a tajemníci fakult,
vedoucí zaměstnanci CVT UP, KUP, VUP, PS UP, VTP UP, ASC UP, SKM UP, CPSSP, KI UP, vedoucí zaměstnanci EO RUP, ORV UP,
PTO UP, OVZ UP, OPDV UP, Archivu UP, OPOP, OK,
Právní oddělení UP, Oddělení interního auditu a kontroly UP, Oddělení strategického rozvoje UP
Zadávání veřejných zakázek
na Univerzitě Palackého v Olomouci
Úvodní ustanovení
Tato Směrnice o zadávání veřejných zakázek na Uni- verzitě Palackého v Olomouci (dále též „směrnice“) sta- novuje závazný postup v rámci Univerzity Palackého v Olomouci (dále jen „UP“) při zadávání veřejných zaká- zek (dále jen „VZ“) směřujících k uzavření smlouvy, tj. při úplatném pořizování dodávek či služeb nebo úplatném provedení stavebních prací v oblasti vynakládání veřej- ných prostředků tak, aby bylo dosaženo jejich hospodár- ného, efektivního a účelného využití.
Tato směrnice upravuje zadávání VZ na UP, odpověd- nost všech zaměstnanců, podílejících se na zadávání VZ, procedurální postupy a podpisová oprávnění pro schva- lování dokumentů souvisejících s přípravou a zadáváním VZ v souladu se zákonem č. 134/2016 Sb., o zadávání ve- řejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (dále jen
„ZZVZ“), a s dalšími vnitřními předpisy a normami UP.
Tato směrnice stanovuje zejména bližší podrobnosti pro postup zadavatele při zadávání VZ malého rozsahu a řeší některé otázky spojené se zadáváním VZ obecně.
Při zadávání VZ financovaných nebo spolufinancova- ných z operačních programů EU (dále jen „OP EU“), nebo jiných dotačních titulů, se postupuje v souladu s touto směrnicí a pravidly pro zadávání VZ stanovenými posky- tovatelem příslušné finanční podpory. V případě, že tato směrnice stanovuje přísnější podmínky než pravidla pro zadávání VZ stanovená poskytovatelem příslušné finanč- ní podpory, postupuje se při zadávání VZ financovaných nebo spolufinancovaných z OP EU nebo jiných dotačních titulů podle této směrnice. V případě, že pravidla pro za- dávání VZ stanovená poskytovatelem příslušné finanční podpory při zadávání VZ financovaných nebo spolufinan- covaných z OP EU nebo jiných dotačních titulů stanovují přísnější podmínky než tato směrnice, postupuje se při zadávání VZ financovaných nebo spolufinancovaných z OP EU nebo jiných dotačních titulů podle pravidel pro zadávání VZ stanovených poskytovatelem příslušné fi- nanční podpory.
Ustanovení této směrnice se nevztahuje na VZ, jejichž předmět je taxativně vymezen v § 29 a § 30 ZZVZ.
I.
Vymezení základních pojmů
Pro účely této směrnice se rozumí:
a) číselníkem NIPEZ číselník komodit a komoditních kategorií s návazností na stávající hierarchii položek klasifikace CPV; číselník NIPEZ spravuje Minister- stvo pro místní rozvoj,
b) dokumentací o veřejné zakázce soubor všech do- kumentů v listinné nebo elektronické podobě týkající se zadávání VZ, jejichž pořízení v době přípravy nebo v průběhu realizace zadávacího řízení, popř. po jeho ukončení, vyžaduje ZZVZ nebo tato směrnice, včetně úplného znění originálů nabídek všech dodavatelů a originálů uzavřených smluv,
c) dynamickým nákupním systémem plně elek- tronický, otevřený systém pro zadávání VZ, jejichž předmětem je pořízení běžného, obecně dostupného zboží, služeb nebo stavebních prací, který je časově omezený a otevřený po celou dobu svého trvání všem dodavatelům, kteří splní podmínky pro zařazení do dynamického nákupního systému,
d) formulářem s požadavky pro zadání VZ doku- ment, který zpracovává pracoviště součásti UP (dále jen „pracoviště“) a který obsahuje zejména věcné vy- mezení potřeby, předpokládanou hodnotu VZ, druh VZ, navrhovaný druh zadávacího řízení, určení kla- sifikace CPV dle číselníku NIPEZ, návrh kvalifikač- ních předpokladů, návrh hodnotících kritérií, návrh oslovovaných dodavatelů apod.; vzor formuláře s po- žadavky pro zadání VZ je nedílnou součástí této směr- nice jako její příloha č. 1.,
e) profilem UP je elektronický nástroj, který umož- ňuje neomezený dálkový přístup a na kterém UP uveřejňuje informace a dokumenty ke svým VZ a je- hož internetová adresa je https:// xxxxxxx.xxxx.xx,
f) rámcovou dohodou písemná dohoda mezi UP a jedním či více dodavateli uzavřená na dobu určitou maximálně na období čtyř let, která upravuje rám- cové podmínky týkající se zejména ceny nebo jiných podmínek plnění VZ, které jsou závazné po celou dobu trvání rámcové dohody,
g) osobou pověřenou pro zadávací řízení osoba pověřená vedoucím pracoviště či jiná osoba pověře- ná pro zadávací řízení, která je k tomu pověřená děkanem či vedoucím jiné součásti UP, spolupracu- je na zadávacích podmínkách VZ s oddělením ve- řejných zakázek (dále jen „OVZ“), přičemž plně odpovídá za správnost a úplnost definovaného před- mětu plnění, a to zejména technické specifikace (věc- ná správnost) předmětu budoucího plnění z pohledu dodržování pravidel pro technické podmínky stano- vených v ZZVZ,
h) veřejnou zakázkou malého rozsahu zakázka, je- jíž hodnota je vymezena v § 27 ZZVZ a je zadávaná ve výběrovém řízení dle této směrnice,
i) Věstníkem veřejných zakázek část Informační- ho systému o veřejných zakázkách, která zabezpečuje uveřejňování informací o veřejných zakázkách v sou- ladu se ZZVZ a jeho prováděcími právními předpisy,
j) zadáním se rozumí uzavření úplatné smlouvy mezi UP a dodavatelem, z níž vyplývá povinnost dodava- tele poskytnout dodávky, služby nebo stavební práce. Za zadání veřejné zakázky se nepovažuje uzavření smlouvy, kterou se zakládá pracovněprávní nebo jiný obdobný vztah, nebo smlouvy upravující spolupráci UP při zadávání veřejné zakázky podle § 7 až 12, § 155,
§ 156, § 189 a § 190,
k) zadávacími podmínkami veškeré požadavky zada- vatele uvedené v zadávací dokumentaci či jiných do- kumentech obsahujících vymezení předmětu VZ,
l) zadáváním závazný postup zadavatele v zadávacím řízení VZ, kde je zadavatel povinen postupovat dle ZZVZ a ve výběrovém řízení zakázek malého rozsahu postupem dle této směrnice, jejichž účelem je zadání VZ, a to až do uzavření smlouvy nebo až do zrušení zadávacího řízení; zadáváním se rozumí i postup za- davatele směřující k zadání VZ v dynamickém nákup- ním systému a řízení, ve kterém zadavatel zadává VZ na základě rámcové dohody,
m) zadavatelem Univerzita Palackého v Olomouci, je- jímž jménem jedná, není-li dále stanoveno jinak, rek- tor UP.
II.
Základní povinnosti při zadávání všech VZ
1. Při zadávání VZ jsou zaměstnanci, kteří se podílejí na přípravě a vedení zadávacího či výběrového řízení, povinni dodržovat zejména tyto zásady:
a) zásadu efektivity – použití peněžních prostředků tak, aby bylo dosaženo nejvyššího možného roz- sahu kvality a přínosu při plnění cíle ve srovnání s objemem prostředků vynaložených na jeho spl- nění;
b) zásadu hospodárnosti – použití peněžních pro- středků k zajištění stanovených činností s co nej- nižším vynaložením těchto prostředků, a to při dodržení odpovídající kvality plněných činností;
c) zásadu účelnosti – použití peněžních prostředků tak, aby byla zajištěna optimální míra pro dosaže- ní cílů při plnění stanovených činností;
d) zásadu potřebnosti – nabývání pouze takového majetku a v takovém množství, který je nezbytně potřebný k plnění funkcí zadavatele anebo v sou- vislosti s plněním těchto funkcí;
e) zásadu transparentnosti – zabezpečení a zdoku- mentování všech postupů, rozhodnutí a úkonů při zadávání VZ tak, aby v každém okamžiku procesu zadávání, a to i zpětně, byla možnost řádného pře- zkoumání postupu zadavatele;
f) zásadu rovného zacházení a zákazu diskriminace
– přistupování ke všem uchazečům v celém proce- su zadávání veřejných zakázek stejným způsobem a zajištění a poskytování stejných podmínek a in- formací;
g) zásadu obměňování dodavatelů – při opakovaném zadávání veřejných zakázek stejného druhu je za- davatel povinen účelně obměňovat okruh vyzýva- ných zájemců, nebrání-li tomu charakter veřejné zakázky;
h) zásadu přiměřenosti, zejména při nastavení zadá- vacích podmínek tak, aby byly přiměřené charak- teru a předmětu VZ;
i) nesmí být omezena účast těm dodavatelům, kteří mají sídlo v
ia) členském státě Evropské unie, Evropské- ho hospodářského prostoru nebo Švýcarské konfederaci (dále jen „členský stát“), nebo
ib) jiném státě, který má s Českou republikou nebo s Evropskou unií uzavřenu mezinárod- ní smlouvu zaručující přístup dodavatelům z těchto států k zadávané VZ.
2. Rozhodování o zadání VZ je spojeno s odpovědností za dosažení optimálního vztahu mezi hospodárností, účelností a efektivností ve smyslu zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve zně- ní pozdějších předpisů, a dodržování Pravidel 3E v procesu zadávání VZ.
III.
Členění veřejných zakázek, předpokládaná hodnota veřejné zakázky
1. VZ se podle předmětu dělí na VZ:
a) na dodávky, jejichž předmětem je pořízení věcí, zvířat nebo ovladatelných přírodních sil, pokud nejsou součástí VZ na stavební práce. Pořízením se rozumí zejména koupě, nájem nebo pacht;
b) na služby, jejichž předmětem je poskytování ji- ných činností než uvedených v písm. c) tohoto od- stavce;
c) na stavební práce, jejichž předmětem je
ca) poskytnutí činnosti uvedené v oddílu 45 hlavního slovníku jednotného klasifikačního systému pro účely veřejných zakázek podle přímo použitelného předpisu Evropské unie („CPV kód“),
cb) zhotovení stavby, nebo
cc) poskytnutí souvisejících projektových čin- ností, pokud jsou zadávány společně se sta- vebními pracemi podle písmene ca) nebo cb).
2. Stavbou je pro účely ZZVZ a této směrnice výsledek stavebních nebo montážních prací vytvářející jed- notný celek, který je sám o sobě dostatečný k plně- ní hospodářské nebo technické funkce. Bez ohledu na právní formu spolupráce mezi zadavatelem a do- davatelem se za VZ na stavební práce považuje rovněž zhotovení stavby odpovídající požadavkům stanove- ným zadavatelem, přičemž za odpovídající požadav- kům stanoveným zadavatelem se považuje stavba,
u níž má zadavatel rozhodující vliv na druh nebo pro- jekt stavby.
3. VZ, které v sobě zahrnují více druhů VZ, se zadávají v souladu s pravidly platnými pro druh VZ odpovída- jící hlavnímu předmětu této VZ.
4. Obsahují-li VZ dodávky i služby a nejedná se o VZ na stavební práce, určí se hlavní předmět podle čás- ti předmětu VZ s vyšší předpokládanou hodnotou. V ostatních případech se hlavní předmět určí podle základního účelu VZ.
5. VZ se podle předpokládané hodnoty dělí na VZ:
a) malého rozsahu,
b) podlimitní,
c) nadlimitní.
Ad a) VZ malého rozsahu (dále jen „VZMR“) se rozu- mí VZ, jejíž předpokládaná hodnota je rovna nebo nižší v případě VZ
■ na dodávky nebo na služby částce 2 000 000 Kč, nebo
■ na stavební práce částce 6 000 000 Kč.
Ad b) Podlimitní VZ se rozumí VZ, jejíž předpoklá- daná hodnota nedosahuje limitu podle § 25 ZZVZ a přesahuje hodnoty stanovené v § 27 ZZVZ.
Podlimitní VZ zadává zadavatel v podlimit- ním režimu podle části třetí ZZVZ, pokud ji nezadává ve zjednodušeném režimu, nebo u ní neuplatnil výjimku z povinnosti zadat ji v za- dávacím řízení dle ZZVZ.
Ad c) Nadlimitní VZ se rozumí VZ, jejíž předpo- kládaná hodnota je rovna nebo přesahuje finanční limit stanovený nařízením vlády za- pracovávajícím příslušné předpisy Evropské unie. Nadlimitní VZ zadává zadavatel v nadli- mitním režimu podle části čtvrté ZZVZ, pokud není zadávána podle části páté až sedmé ZZVZ, nebo u ní zadavatel neuplatnil výjimku z po- vinnosti zadat ji v zadávacím řízení dle ZZVZ.
6. Předpokládaná hodnota VZ
6.1 Před zahájením zadávacího nebo výběrového ří- zení nebo před zadáním VZ na základě výjimky podle ZZVZ stanoví zadavatel předpokládanou hodnotu VZ. Předpokládanou hodnotou VZ je za- davatelem předpokládaná výše úplaty za plnění VZ vyjádřená v penězích. Do předpokládané hod- noty VZ se nezahrnuje daň z přidané hodnoty.
6.2 Do předpokládané hodnoty VZ se zahrne hodno- ta všech plnění, která mohou vyplývat ze smlouvy na VZ a změn závazků, jejichž možnost byla v za- dávací dokumentaci vyhrazena, není-li v ZZVZ či v této směrnici stanoveno jinak.
6.3 Předpokládaná hodnota VZ se stanoví na základě údajů a informací o zakázkách stejného či podob- ného předmětu plnění; nejsou-li takové informa- ce k dispozici, vychází se z informací získaných průzkumem trhu, předběžnými tržními konzulta- cemi nebo jiným vhodným způsobem.
6.4 Zvláštní pravidla pro stanovení předpokládané hodnoty VZ:
6.4.1. Předpokládaná hodnota VZ, jejímž před- mětem jsou pravidelně pořizované nebo trvající dodávky nebo služby (jejichž jed- notková cena není v průběhu účetního období proměnlivá a zadavatel pořizuje takové dodávky či služby opakovaně podle svých aktuálních potřeb), se stanoví jako aa) skutečná cena uhrazená zadavatelem
za dodávky nebo služby stejného dru- hu během předcházejících 12 měsíců nebo předchozího účetního období, které je delší než 12 měsíců, upravená o změny v množství nebo cenách, kte- ré lze očekávat během následujících 12 měsíců, nebo
ab) součet předpokládaných hodnot jed- notlivých dodávek a služeb, které mají být zadavatelem zadány během ná- sledujících 12 měsíců nebo v účetním období, které je delší než 12 měsíců, pokud nemá k dispozici údaje podle písmene aa) tohoto odstavce. Pokud bude smlouva na VZ pravidelné pova- hy uzavírána na dobu delší než 12 mě- síců, upraví se předpokládaná hodnota VZ tak, aby zahrnovala delší období.
6.4.2 Pro stanovení předpokládané hodnoty VZ na dodávky je rozhodná u smlouvy na dobu
a) určitou předpokládaná výše úplaty za celou dobu trvání smlouvy,
b) neurčitou nebo jejíž trvání nelze přes- ně vymezit předpokládaná výše úplaty za 48 měsíců.
6.4.3 Pro stanovení předpokládané hodnoty VZ na služby je rozhodná předpokládaná výše úplaty
a) za celou dobu trvání smlouvy, je-li doba trvání smlouvy rovna 48 měsíců nebo kratší,
b) za 48 měsíců u smlouvy na dobu ne- určitou, nebo smlouvy s dobou trvání delší než 48 měsíců.
7. Předmět VZ nesmí být při přípravě VZ účelově roz- dělen na více jednotlivých VZ tak, aby tímto rozděle- ním došlo ke snížení předpokládané hodnoty VZ pod finanční limity stanovené ZZVZ a touto směrnicí.
8. Každá součást UP předloží OVZ seznam VZ pro daný kalendářní rok pro účely stanovení předpokládaných hodnot VZ a volby zadávacího či výběrového řízení tak, aby nedocházelo k dělení VZ na UP, a to vždy k 31. lednu daného kalendářního roku u plánovaných či pravidelně se opakujících dodávek, služeb a staveb- ních prací, bez zbytečného odkladu v případě zjištění nových potřeb, stejně tak na vyžádání OVZ kdykoliv.
9. Každá součást UP je povinna před podáním jakékoliv žádosti o dotaci, ze které vyplyne potřeba pořizování
dodávek, služeb či stavebních prací, konzultovat jed- notlivé VZ s OVZ před podáním žádosti o dotaci.
IV.
Zadávací a výběrová řízení
1. Podmínkou pro zahájení jakéhokoliv zadávacího či výběrového řízení VZ je zajištění odpovídajícího finančního krytí, které je potvrzeno tajemníkem/ vedoucím zaměstnancem příslušné součásti UP/ kvestorem na formuláři, který je přílohou č. 1 této směrnice a který musí být předložen OVZ před zahá- jením příslušného zadávacího či výběrového řízení VZ realizovaného prostřednictvím OVZ.
2. Za účelem realizace procesu zadávání VZ na UP je zří- zeno OVZ.
3. Zadávací a výběrová řízení zahajuje zadavatel v soula- du se ZZVZ a touto směrnicí.
4. Lhůty jednotlivých druhů zadávacího řízení jsou upraveny v ZZVZ jako lhůty minimální a bez ohledu na minimální délku trvání jednotlivých lhůt, stano- vených v ZZVZ, musí být stanoveny vždy s ohledem na složitost předmětu VZ.
5. Podmínky použití jednotlivých druhů zadávacího ří- zení1 a postupy při zadávání nadlimitních a podlimit- ních VZ stanoví ZZVZ a postupy při zadávání VZMR ve výběrovém řízení stanoví tato směrnice.
6. Pro vybrané dodávky, služby či stavební práce je na UP zaveden dynamický nákupní systém (dále jen
„DYNAS“). Bližší podmínky DYNAS jsou stanoveny samostatnými Metodickými pokyny rektora UP.
7. Způsob hodnocení nabídek podle hodnotících krité- rií: Pokud je základním hodnotícím kritériem ekono- xxxxx výhodnost nabídek, tj. hodnocení na základě nejvýhodnějšího poměru nabídkové ceny a kvality včetně poměru nákladů životního cyklu a kvality nebo hodnocení podle nejnižší nabídkové ceny nebo nej- nižších nákladů životního cyklu, musí být vždy jedním z dílčích hodnotících kritérií nabídková cena. Pokud je použito hodnotící kritérium ekonomická výhodnost nabídky a pokud dílčí hodnotící kritérium nabídková cena má nižší váhu než 55% u VZ na dodávky a služby, nebo 80% u VZ na stavební práce, musí být osobou pověřenou pro zadávací či výběrové řízení předloženo OVZ písemné odůvodnění přiměřenosti takto stano- vených kritérií.
8. Veškeré VZ na služby – projektové práce (CPV kod 71320000-7 a související) a na stavební práce (CPV kod 45000000-7 a související) je osoba pověřená pro zadávací řízení povinna vždy předem konzultovat s Odborem provozně-technickým.
1 Viz § 3 ZZVZ.
V.
Oprávnění k zadávání VZ
1. Nadlimitní a podlimitní VZ na dodávky, služby a sta- vební práce je oprávněn zadávat pouze rektor UP, po- kud není rektorem UP písemně stanoveno jinak.
2. Proces zadávání nadlimitních a podlimitních VZ na dodávky, služby a stavební práce v plném rozsahu zajišťuje OVZ, pokud není rektorem UP písemně sta- noveno jinak.
3. Xxxxx osob oprávněných zadávat VZMR a podmínky jejich zadávání jsou spolu se souvisejícími podrob- nostmi uvedeny dále v této směrnici.
VI.
Působnost jednotlivých pracovišť UP při zadávání veřejných zakázek
1. OVZ:
a) realizuje proces zadávání (administrace) nadli- mitních a podlimitních VZ na UP a dále VZMR v případech touto směrnicí stanovených, není-li rektorem UP stanoveno písemně jinak,
b) působí jako konzultační a poradenské místo ve vě- xxxx zadávání VZ na UP, zejména pro účely sta- novení druhu zadávacího či výběrového řízení zejména ve smyslu zákazu dělení VZ,
c) vede evidenci a archivuje dokumentaci o všech VZ s předpokládanou hodnotou vyšší než 500 000,- Kč bez DPH a všech VZ administrova- ných OVZ, nestanoví-li rektor UP či jiná vnitřní právní norma jinak,
d) výlučně spravuje Profil zadavatele, vč. uveřejňo- vání všech informací a dokumentů v souladu se ZZVZ,
e) zpracovává veškeré smlouvy a jejich dodatky uza- vírané v souvislosti se smlouvami uzavřenými na základě zadávacího či výběrového řízení VZ re- alizovaných OVZ,
f) navrhuje nejméně jednoho zástupce do komise pro otevírání obálek a hodnotící komise v přípa- dech touto směrnicí stanovených,
g) řídí a administrativně provádí všechna právní jed- nání UP jako zadavatele při vyřizování námitek a stížností dodavatelů v rámci zadávacích a výbě- rových řízení a při jednáních s orgánem dohledu a kontrolními orgány v rámci VZ, pokud není tou- to směrnicí nebo rektorem UP písemně stanoveno jinak,
h) metodicky řídí procesy zadávání VZ na UP,
i) zpracovává nabídky za UP do výběrových či zadá- vacích řízení vyhlášených jinými zadavateli.
2. Odbor provozně-technický:
a) působí jako odborné konzultační místo, při zadá- vání VZ na stavební práce a související dodávky a služby, pro technickou přípravu předmětu veřej- né zakázky od počátku jeho přípravy u všech pra-
covišť součástí UP, není-li rektorem UP písemně stanoveno jinak,
b) poskytuje součinnost OVZ při přípravě zadáva- cích podmínek pro zadávání VZ na stavební práce a související dodávky a služby, řídí se pokyny OVZ v průběhu realizace přípravy zadávacích podmí- nek, zadávacího a výběrového řízení a následných úkonů v průběhu realizace stavby, zejména řeše- ní víceprací, méněprací na VZ na stavební práce a související dodávky a služby,
c) navrhuje nejméně jednoho zástupce do hod- notící komise v zadávacím a výběrovém řízení na stavební práce s předpokládanou hodnotou od 500 000,- Kč bez DPH, není-li rektorem UP písemně stanoveno jinak.
3. Pracoviště součástí UP:
a) je povinno předložit OVZ formulář (příloha č. 1) s požadavky pro zadání VZ včetně písemného po- tvrzení o finančním krytí zamýšleného předmětu VZ tajemníkem příslušné fakulty, vedoucím za- městnancem univerzitního zařízení či kvestorem UP, a odpovídá za správnost a úplnost údajů ve formuláři uvedených ve vztahu k ZZVZ,
b) určí osobu pověřenou pro zadávací řízení, která bude spolupracovat v zadávacím či výběrovém ří- zení s OVZ,
c) je povinno poskytnout součinnost OVZ při zpra- cování zadávacích podmínek a řídí se pokyny OVZ v průběhu realizace přípravy zadávacích podmí- nek, zadávacího a výběrového řízení a následných úkonů v průběhu plnění smlouvy dodavatelem,
d) na výzvu OVZ navrhuje členy do komise pro oteví- rání obálek a hodnotící komise,
e) vede evidenci a archivuje dokumentaci o zadá- vaných VZ malého rozsahu s předpokládanou hodnotou nižší než 500 000,- Kč bez DPH, které nebyly administrovány OVZ,
f ) v případě zadávání VZ s předpokládanou hodno- tou nižší než 500 000,- Kč financovaných nebo spolufinancovaných z operačních programů nebo jiných dotačních titulů, je povinno konzultovat před zahájením zadávacího či výběrového řízení postup s OVZ, pokud nejsou tyto VZ administro- vány přímo OVZ, a to písemně či prostřednictvím vnitřní elektronické pošty UP,
g) čtvrtletně podává OVZ písemnou zprávu o zada- ných VZ malého rozsahu s předpokládanou hod- notou nižší než 500 000,- Kč bez DPH, u kterých již byla uzavřena smlouva s dodavatelem, a to vždy k poslednímu dni v měsíci březnu, červnu, září a prosinci příslušného kalendářního roku,
h) u smluv UP na pořízení dodávek či služeb zavede- ných v DYNAS nebo na základě rámcových dohod, se řídí pokyny OVZ, příp. příslušným Metodickým pokynem rektora UP vydaným pro jednotlivé DY- NAS.
VII.
Postup při zadávání VZMR
1. VZMR na stavební práce:
a) VZ s předpokládanou hodnotou nižší než 500 000,- Kč bez DPH:
– oprávněnou osobou je příkazce operace stano- vený směrnicí rektora UP č. B3-13/8-SR Oběh a zpracování účetních dokladů na UP,
– VZ zadává oprávněná osoba,
– oprávněná osoba je povinna provádět před za- dáním VZ prokazatelný cenový průzkum trhu u VZ od 250 000,- Kč do 499 999,- Kč bez DPH, a to prokazatelným oslovením nejméně tří dodavatelů, způsobilých k poskytnutí plně- ní, formou písemné nebo emailové poptávky.
b) VZ s předpokládanou hodnotou od 500 000,- Kč bez DPH:
– oprávněnou osobou je rektor UP,
– proces zadávání VZ realizuje OVZ, nestanoví-li rektor UP písemně jinak,
– OVZ je povinno formou písemné poptávky oslovit nejméně tři dodavatele a současně uveřejnit kompletní zadávací dokumentaci na Profilu UP a umožnit tak neomezený a pří- mý dálkový přístup ke kompletní zadávací dokumentaci, a to nejméně po dobu 7 kalen- dářních dnů, nerozhodne-li písemně rektor UP jinak,
– o přidělení VZ rozhodne rektor UP na základě návrhu nejméně tříčlenné hodnotící komise, kterou k tomuto účelu jmenuje.
2. VZMR na dodávky a služby:
a) VZ s předpokládanou hodnotou nižší než 500 000,- Kč bez DPH:
– oprávněnou osobou je příkazce operace stano- vený vnitřní normou UP,
– VZ zadává oprávněná osoba,
– oprávněná osoba je povinna provádět pro- kazatelný cenový průzkum trhu u VZ od 250 000,- Kč do 499 999,- Kč bez DPH, a to prokazatelným oslovením nejméně tří dodava- telů, způsobilých k poskytnutí plnění, formou písemné nebo emailové poptávky;
b) VZ s předpokládanou hodnotou od 500 000,- Kč bez DPH:
– oprávněnou osobou je rektor UP,
– proces zadávání VZ realizuje OVZ, nestanoví-li rektor UP písemně jinak,
– OVZ je povinno u tohoto výběrového řízení formou písemné poptávky oslovit nejméně tři dodavatele a současně u VZ na dodávky s předpokládanou hodnotou od 1 000 000 Kč bez DPH uveřejnit kompletní zadávací do- kumentaci na Profilu UP nejméně po dobu 7 kalendářních dnů a umožnit tak neomezený a přímý dálkový přístup ke kompletní zadávací
dokumentaci, nerozhodne-li rektor UP písem- ně jinak,
– o přidělení zakázky rozhodne rektor UP na zá- kladě návrhu nejméně tříčlenné komise, kte- rou k tomuto účelu jmenuje.
3. Společné podmínky pro zadávání VZMR:
a) při zadávání všech VZMR je třeba dodržet zásady stanovené v čl. II. odst. 1 této směrnice,
b) v případě zadávání VZMR s předpokládanou hod- notou od 500 000,- Kč bez DPH na základě výbě- rového řízení je třeba dodržovat následující:
– každá písemná výzva (elektronická či v listin- né podobě) k podání nabídek musí obsahovat alespoň:
• identifikační údaje UP,
• informace o druhu a předmětu VZ,
• podrobný popis předmětu VZ (Při vymezo- vání předmětu VZ v zadávací dokumentaci nebo příloze k výzvě k podání nabídky, ne- smí zaměstnanec používat odkazy na ob- chodní firmy, názvy nebo jména a příjmení, specifická označení zboží a služeb, které platí pro určitou osobu, popř. její orga- nizační složku, na patenty, na vynálezy, užitné vzory, průmyslové vzory, ochranné známky nebo označení původu, pokud by to vedlo ke zvýhodnění nebo vyloučení ur- čitých dodavatelů nebo určitých výrobků. V takovém případě zadávací dokumentace výslovně umožní pro plnění VZ použití i ji- ných, kvalitativně a technicky obdobných řešení.),
• dobu plnění předmětu veřejné zakázky, tj. termín zahájení plnění a termín ukončení plnění,
• místo plnění VZ,
• způsob zpracování nabídkové ceny doda- vatelem a platební podmínky,
• lhůtu a místo pro podání nabídek,
• požadavky na prokázání základní způsobi- losti (min. v rozsahu čestného prohlášení), popř. ekonomické a technické kvalifikace,
• údaje o hodnotících kritériích,
• právo zadavatele nevybrat žádného doda- vatele nebo výzvu zrušit bez udání důvodu do podpisu příslušné smlouvy,
• obchodní podmínky.
– veškerá dokumentace VZ musí mít písemnou
či elektronickou podobu,
– rozhodnutí zadavatele o přidělení zakázky musí být písemně či elektronicky sděleno všem dodavatelům, kteří podali svou nabídku,
– odmítne-li vybraný dodavatel uzavřít smlou- vu nejpozději ve lhůtě do 15 kalendářních dnů ode dne prokazatelné výzvy, nebo neposkytne-
-li řádnou součinnost v téže lhůtě, aby mohla
být uzavřena smlouva, může být vyzván k uza- vření smlouvy dodavatel, který se umístil jako druhý v pořadí. Odmítne-li dodavatel druhý v pořadí uzavřít smlouvu, nebo neposkytne-li řádnou součinnost k jejímu uzavření ve lhůtě dle předchozí věty, může být vyzván k uzavření smlouvy dodavatel, který se umístil jako třetí v pořadí,
c) oslovení více dodavatelů při zadávání VZMR není povinné ve výjimečných případech, ve kterých ZZVZ připouští použití jednacího řízení bez uve- řejnění. V těchto případech oprávněná osoba pro- střednictvím příslušného děkana či vedoucího jiné součásti UP požádá rektora UP o výjimku z této směrnice, a to prostřednictvím OVZ, ve které zdů- vodní nutnost přímého zadání VZ jednomu doda- vateli a doloží dostatečné finanční krytí. O udělení výjimky z této směrnice rozhodne písemně rektor UP.
VIII.
Evidence a archivace dokumentace VZ
1. Oprávněná osoba je povinna zajistit předání veškeré dokumentace související se zadáváním VZ v originál- ním vyhotovení na OVZ k evidenci a archivaci, a to nejpozději do 10 dnů od podpisu příslušné smlouvy všemi smluvními stranami, s výjimkou zakázek ma- lého rozsahu s předpokládanou hodnotou nižší než 500 000,- Kč bez DPH.
2. Zadavatel je povinen uchovávat dokumentaci o zadá- vacím řízení, kterou tvoří všechny dokumenty v lis- tinné nebo elektronické podobě a výstupy z ústní komunikace, jejichž pořízení v průběhu zadávacího řízení, popřípadě po jeho ukončení, vyžaduje ZZVZ, včetně úplného znění originálů nabídek všech dodava- telů, a to po dobu 10 let ode dne ukončení zadávacího řízení nebo od změny závazku ze smlouvy na veřejnou zakázku, nestanoví-li jiný právní předpis lhůtu delší, přičemž tato povinnost se vztahuje i na VZMR.
IX.
Uveřejňování dokumentů a informací o VZ na Profilu UP
OVZ zajišťuje v souladu se ZZVZ uveřejňování všech povinně uveřejňovaných dokumentů o VZ na Profilu UP, a to ve ZZVZ stanovených lhůtách. Tato povinnost se ne- vztahuje na smlouvy na VZMR, jejichž cena nepřesáhne 500 000,- Kč bez DPH, na smlouvy na VZ, u nichž zada- vatel postupoval v souladu s § 29 písm. a) až c) a písm.
l) bod 2, § 30 písm. d) nebo § 191 odst. 2 písm. e) ZZVZ nebo na smlouvy uveřejněné podle jiného právního před- pisu.
X.
Obecná ustanovení stanovující podrobnosti k zadávání jiných VZ než VZMR
1. K naplňování povinností stanovených zadavateli ZZVZ a jeho prováděcími právními předpisy, je každé pracoviště povinno poskytnout OVZ vždy nezbytnou součinnost ve formě zaslání všech relevantních doku- mentů a informací OVZ, a to v odpovídajících lhůtách stanovených OVZ v souladu se ZZVZ a touto směrnicí.
2. Hodnotící komise
2.1 Pro účely otevírání obálek, posouzení a hodno- cení nabídek ustanoví zadavatel vždy nejméně tříčlennou hodnotící komisi. Činí-li hodnotící ko- mise ve vztahu k dodavatelům úkony dle ZZVZ, platí, že tyto úkony činí jménem zadavatele. U VZ s předpokládanou hodnotou vyšší než 300 000 000 Kč zadavatel zajistí, aby hodnocení nabídek provedla komise, která má minimálně 5 členů, z nichž většina má příslušnou odbornost ve vztahu k předmětu VZ.
2.2 Povinnost ustavit hodnotící komisi se nepoužije při zadávání zakázek v dynamickém nákupním systému.
2.3 Současně se jmenováním členů hodnotící komi- se jmenuje zadavatel za každého člena hodnotící komise jeho náhradníka.
2.4 Jednání hodnotící komise se mohou účastnit též jiné osoby, které určí zadavatel nebo hodnotící komise.
2.5 Jednání hodnotící komise se řídí příslušnými ustanoveními ZZVZ.
3. Předběžné tržní konzultace
Osoba pověřená pro zadávací řízení je povinna OVZ v případech VZ zadávaných dle ZZVZ písem- ně informovat o realizovaných předběžných tržních konzultacích, přičemž pokud součástí zadávací doku- mentace VZ budou informace, které jsou výsledkem těchto předběžných tržních konzultací, musí být tyto informace označeny v zadávací dokumentaci, včetně identifikace osob, které se na předběžných tržních konzultacích podílely.2
XI. Přechodné ustanovení
Veškerá zadávací a výběrová řízení zahájená před účinností této směrnice budou dokončena podle směrni- ce rektora UP č. B3-15/6-SR ze dne 30. 06. 2015, vyjma případů stanovených v ZZVZ3.
XII. Závěrečná ustanovení
1. Tato směrnice nabývá platnosti dnem jejího podpisu rektorem UP a účinnosti dnem 1. října 2016.
2. Touto směrnicí se ruší směrnice rektora UP č. B3- 15/6-SR Zadávání veřejných zakázek na UP ze dne 30. 06. 2015.
V Olomouci dne 27. září 2016
xxxx. Xxx. Xxxxxxxx Xxxxxx, M.A., Ph.D.,v. r.
rektor UP
Seznam příloh
Příloha č. 1: Formulář s požadavky pro zadávání veřejné zakázky
2 Viz § 33 a § 36 odst. 4 ZZVZ.
3 Viz § 273 a násl. ZZVZ.
Příloha č. 1
Univerzita Palackého v Olomouci oddělení veřejných zakázek
Formulář s požadavky pro zadávání veřejné zakázky
Pracoviště UP: | |
Pověřená osoba pro zadávací řízení (jméno, tel., e-mail): | |
Název veřejné zakázky (návrh): | |
Předmět veřejné zakázky: | |
Druh zakázky: | na dodávky/služby/stavební prácex |
Předpokládaná hodnota bez DPH: | |
Doba plnění / časový harmonogram plnění / doba trvání veřejné zakázky: | |
Podrobná specifikace předmětu veřejné zakázky (příp. doložit v příloze): | |
Navrhované kvalifikační předpoklady (ekonomické4 a technické): | |
Požadavek na jistotu5 (neplatí pro VZMR): | |
Navrhovaná hodnotící kritéria: | |
Základním hodnotícím kritériem je nejnižší nabídková cena v Kč bez DPH.x | |
Základním hodnotícím kritériem je ekonomická výhodnost nabídkyx: Dílčí hodnotící kritéria: |
Návrh dodavatelů, kteří budou osloveni výzvou (vyjma VZ dle ZZVZ, kde se neoslovují dodavatelé): Obchodní firma/Název/Jméno příjmení dodavatele: Sídlo/Místo podnikání: IČ: Kontaktní osoba, email: Obchodní firma/Název/Jméno příjmení dodavatele: Sídlo/Místo podnikání: IČ: Kontaktní osoba, email: Obchodní firma/Název/Jméno příjmení dodavatele: Xxxxx/Místo podnikání: IČ: Kontaktní osoba, email: | |
Zdroj financování veřejné zakázky: | Rozpočet UP/EU/jiný dotační titul/kombinace uvedených zdrojů/jinýx: |
SPP: | |
Je potvrzeno finanční krytí veřejné zakázky? | Ano/Nex |
Poznámka: |
V…………dne…………..
……………….…………………..
správce SPP prvku nebo vedoucí nákladového střediskax
……………….………………….. tajemník/vedoucí pracovník příslušné součásti/kvestorx
4 Zadavatel může požadovat, aby minimální roční obrat dodavatele nebo obrat dosažený dodavatelem s ohledem na předmět veřejné zakázky dosahoval zadavatelem určené minimální úrovně, a to nejdéle za 3 bezprostředně předcházející účetní období; jestliže dodavatel vznikl později, postačí, předloží-li údaje o svém obratu v požadované výši za všechna účetní období od svého vzniku. Podmínka minimální výše ročního obratu nesmí přesahovat dvojnásobek předpokládané hodnoty veřejné zakázky.
5 Stanovil-li zadavatel zadávací lhůtu, může v zadávací dokumentaci po- žadovat, aby účastník zadávacího řízení poskytl ve lhůtě pro podání nabídek jistotu (max. 2 % z předpokládané hodnoty veřejné zakázky).
x nehodící se škrtněte.