Vnitřní předpis o ochraně oznamovatelů
Vnitřní předpis o ochraně oznamovatelů
(„Whistleblowing“)
1. Obecná ustanovení
1.1 Tento vnitřní předpis stanoví podmínky a postup pro přijímání oznámení zaměstnanců, způsob vyřizování oznámení a způsob nakládání se získanými informacemi takovým způsobem, který je v souladu s obecně závaznými právními předpisy platnými na území České republiky, zejména pak Směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie (dále jen „právní předpisy“).
1.2 Tento vnitřní předpis zavádí vnitřní oznamovací systém u zaměstnavatele, tj. povinného subjektu, a to ve smyslu příslušných právních předpisů.
1.3 Přijímání oznámení, způsob vyřizování oznámení a způsob nakládání s informacemi bude realizováno výlučně v souladu s právními předpisy, a to s důrazem na důvěrnost a ochranu oznamovatelů a společně chráněných osob.
1.4 Zaměstnavatel tímto sděluje, že pověřenou osobou pro výkon činností ve smyslu příslušných ustanovení zákona o ochraně oznamovatelů je:
Xxx. Xxxx Xxxxxx
x000 000 000 000, xxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx
Štěpánská 621/34, 110 00 Praha 1
1.5 Zaměstnavatel pro účely podávání písemných oznámení rovněž zřizuje fyzickou schránku, jež je umístěna v areálech zaměstnavatele a označena logem společnosti a názvem
„WHISTLEBLOWING“. Schránka je umístěna ve vestibulu centrálních šaten.
2. Základní definice
Pro účely tohoto vnitřního předpisu mají následující pojmy dále uvedený význam:
„oznámení“ – oznámení fyzické osoby obsahující informace o možném protiprávním jednání, které má znaky trestného činu nebo přestupku nebo porušuje právní předpis nebo předpis Evropské unie upravující oblasti:
(i) finančních institucí, finančních služeb, finančních produktů a finančních trhů,
(ii) daně z příjmů právnických osob,
(iii) předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
(iv) ochrany spotřebitele a bezpečnosti a souladu s požadavky na výrobky podle právních předpisů,
(v) bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
(vi) ochrany životního prostředí, bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat,
(vii) radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,
(viii) zadávání veřejných zakázek, veřejných dražeb a hospodářské soutěže,
(ix) ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
(x) ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,
(xi) ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo
(xii) fungování vnitřního trhu včetně ochrany unijních pravidel hospodářské soutěže a státní podpory,
o jehož spáchání se oznamovatel dozvěděl v souvislosti s prací nebo obdobnou činností; prací nebo jinou obdobnou činností se pro účely tohoto zákona rozumí i ucházení se o práci nebo jinou obdobnou činnost;
„pověřená osoba“ – osoba určená zaměstnavatelem v článku 1, odstavec 4 tohoto vnitřního předpisu;
„oznamovatel“ – fyzická osoba, která oznámení o možném protiprávním jednání podala;
„společně chráněná osoba“ – osoba, jež společně s oznamovatelem nemůže být vystavena odvetným opatřením a jíž se rozumí:
(i) osoba, která poskytla pomoc při zjišťování informací, které jsou obsahem oznámení, podání oznámení nebo posouzení jeho důvodnosti,
(ii) osoba, která je ve vztahu k oznamovateli osobou blízkou,
(iii) osoba, která je zaměstnancem nebo kolegou oznamovatele nebo osoba v obdobném postavení,
(iv) osoba oznamovatelem ovládaná,
(v) právnická osoba, v níž má oznamovatel účast, osoba ovládající, ovládaná nebo osoba ovládaná stejnou ovládající osobou,
(vi) právnická osoba, jejíhož voleného orgánu je oznamovatel členem, osoba ovládající, ovládaná nebo osoba ovládaná stejnou ovládající osobou,
(vii) osoba, pro kterou oznamovatel vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost,
(viii) svěřenský fond, jehož je oznamovatel nebo právnická osoba podle bodu (v) nebo (vi) zakladatelem nebo obmyšleným nebo ve vztahu k němuž jsou oznamovatel nebo právnická osoba podle bodu (v) nebo (vi) osobou, která zvýší majetek svěřenského fondu smlouvou nebo pořízením pro případ smrti;
„odvetné opatření“ – jednání v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností oznamovatele, které bylo vyvoláno oznámením a které oznamovateli nebo společně chráněné osobě může způsobit újmu, a to zejména
(i) rozvázání pracovního poměru nebo neprodloužení pracovního poměru na dobu určitou,
(ii) zrušení právního vztahu založeného dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti,
(iii) odvolání z místa vedoucího zaměstnance,
(iv) snížení mzdy nebo odměny nebo nepřiznání osobního příplatku,
(v) diskriminace,
(vi) přeložení nebo převedení na jinou práci,
(vii) pracovní posudek,
(viii) ostrakizace,
(ix) neumožnění odborného rozvoje,
(x) změna rozvržení pracovní,
(xi) vyžadování lékařského posudku nebo pracovnělékařské prohlídky,
(xii) výpověď nebo odstoupení od smlouvy, nebo
(xiii) zásah do práva na ochranu osobnosti;
„ministerstvo“ – Ministerstvo spravedlnosti, IČO: 000 25 429, se sídlem Vyšehradská 427/16, 120
00 Praha 2.
3. Oznámení a postup po podání oznámení
3.1 Způsob podávání a přijímání oznámení
3.1.1 Oznamovatel je oprávněn podat oznámení ministerstvu a/nebo příslušné osobě prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému zřízeného zaměstnavatelem ústně a/nebo písemně. Požádá-li o to oznamovatel, je příslušná osoba povinna oznámení přijmou osobně v přiměřené lhůtě, nejdéle však do 30 dnů.
3.1.2 Oznamovatel, který podává oznámení písemně tak může učinit:
(i) odesláním prostřednictví poskytovatele poštovních služeb na adresu pro doručování k rukám příslušné osoby,
(ii) prostřednictvím elektronické komunikace (e-mail), nebo
(iii) vhozením do schránky zřízené zaměstnavatelem.
3.1.3 Oznamovatel může informace, které tvoří obsah oznámení, uveřejnit, pokud:
(i) podal oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a ministerstvu nebo přímo ministerstvu a v určených lhůtách nebylo přijato vhodné opatření, zejména příslušná osoba neposoudila důvodnost oznámení, povinný subjekt nepřijal k předejití nebo nápravě protiprávního stavu vhodné opatření nebo příslušná osoba neposoudila oznámení,
(ii) má oprávněný důvod se domnívat, že protiprávní jednání uvedené v oznámení může vést k bezprostřednímu nebo zjevnému ohrožení vnitřního pořádku a bezpečnosti, života nebo zdraví, životního prostředí nebo jiného veřejného zájmu nebo ke vzniku nenapravitelné újmy, nebo
(iii) má oprávněný důvod se domnívat, že v případě podání oznámení ministerstvu existuje vzhledem k okolnostem případu zvýšené riziko, že budou on nebo společně chráněná osoba vystaveni odvetným opatřením nebo že je ohrožena působnost ministerstva.
3.1.4 O přijetí oznámení podle tohoto vnitřního předpisu příslušná osoba písemně vyrozumí oznamovatele do 7 dnů ode dne jeho přijetí, ledaže:
(i) oznamovatel výslovně požádá příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo
(ii) je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele.
3.1.5 Oznamovatel je oprávněn podat oznámení anonymně.
3.2 Posouzení důvodnosti podaného oznámení
3.2.1 Příslušná osoba posoudí důvodnost oznámení a písemně vyrozumí oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení je příslušná osoba povinna oznamovatele písemně vyrozumět před jejím uplynutím ledaže:
(i) oznamovatel výslovně požádá příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo
(ii) je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele.
3.2.2 Shledá-li příslušná osoba, že oznámení:
(i) je důvodné, navrhne zaměstnavateli opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu,
(ii) je nedůvodné, bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele o tom, že na základě skutečností uvedených v oznámení a všech okolností, které jí jsou známy, neshledala podezření ze spáchání protiprávního jednání, nebo shledala, že oznámení se zakládá na nepravdivých informacích, a poučí oznamovatele o právu podat oznámení u orgánu veřejné moci, nebo
(iii) není oznámením podle právních předpisů, bez zbytečného odkladu o tom písemně vyrozumí oznamovatele.
3.3 Přijetí vhodných opatření
3.3.1 V případě shledání důvodnosti oznámení navrhne příslušná osoba zaměstnavateli vhodná opatření k předejití či nápravě protiprávního stavu, která zaměstnavatel příjme, případně přijme jiná vhodná opatření.
3.3.2 O přijatých opatřeních zaměstnavatel neprodleně vyrozumí příslušnou osobu, která o nich bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele ledaže:
(i) oznamovatel výslovně požádá příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo
(ii) je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele.
3.4 Pravidla pro poskytnutí údajů
3.4.1 Příslušná osoba není oprávněna poskytnout informace, které by mohly zmařit nebo ohrozit účel podávání oznámení.
3.4.2 Informace o totožnosti oznamovatele a společně chráněné osobě je možné poskytnout jen s jejich písemným souhlasem, ledaže je příslušná osoba povinna tyto informace poskytnout příslušným orgánům veřejné moci podle jiných právních předpisů. To platí i pro informace o totožnosti osoby uvedené v oznámení.
4. Zaznamenávání, evidence a uchovávání oznámení
4.1 Zaznamenávání ústně podaných oznámení
4.1.1 V případě ústního oznámení se pořídí jeho zvuková nahrávka (v případě souhlasu oznamovatele) nebo jeho přepis. Příslušná osoba umožní oznamovateli, aby se k přepisu vyjádřil. Vyjádření oznamovatele se přiloží k jeho přepisu.
4.1.2 Nevysloví-li oznamovatel s pořízením zvukové nahrávky nebo přepisu souhlas, nesmí je příslušná osoba pořídit. V takovém případě sepíšou záznam, který věrně zachycuje podstatu ústního oznámení. Příslušná osoba umožní oznamovateli, aby se k záznamu vyjádřil. Vyjádření oznamovatele se k záznamu přiloží. Obdobně se postupuje, není-li technicky možné pořídit zvukovou nahrávku ústního oznámení.
4.2 Evidence a uchovávání oznámení
4.2.1 Příslušná osoba vede v elektronické podobě evidenci údajů o přijatých oznámení, a to v rozsahu:
(i) datum přijetí oznámení,
(ii) jméno, popřípadě jména, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, jsou-li jemu tyto údaje známy,
(iii) shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li jemu její totožnost známa, a
(iv) datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení a jejich výsledek.
4.2.2 Oznámení jsou ve výše uvedeném rozsahu evidována po dobu 5 let ode dne jejich přijetí, přičemž přístup do této evidence má pouze příslušná osoba.
5. Přestupky oznamovatelů
Za vědomě nepravdivé oznámení hrozí oznamovateli pokuta až ve výši 50 000 Kč.
6. Závěrečná ustanovení
6.1 Tento vnitřní předpis se vydává na dobu neurčitou a nabývá účinnosti dne 1. 3. 2022.
6.2 Tento vnitřní předpis může být ze strany zaměstnavatele kdykoliv změněn formou vydání jeho nového úplného znění alespon 1 kalendářní týden před účinnosti změny.
6.3 Všichni zaměstnanci zaměstnavatele budou s tímto předpisem seznámi a o jeho principech a aplikování řádně proškoleni.
6.4 Tento vnitřní předpis je rovněž uveřejněn v obvyklém systému pro vnitřní předpisy společnosti.
Internal Regulation on the Protection of Whistleblowers (“Whistleblowing”)
I.
General Provisions
1.1 This Internal Regulation stipulates the conditions and procedure for the receipt of reports by employees, the method of handling reports and the method for handling obtained information in a way that is in accordance with generally binding statutory regulations valid in the Czech Republic, and in particular Directive (EU) 2019/1937 of 23 October 2019 on the protection of persons who report breaches of Union law (“legislation”).
1.2 This Internal Regulation introduces an internal reporting system for the employer, i.e. the liable entity, as defined in the relevant legislation.
1.3 The receipt of reports, the manner of handling reports and the manner of handling information will be carried out exclusively in accordance with legislation, with an emphasis on the confidentiality and protection of whistleblowers and jointly protected persons.
1.4 The employer hereby states that the competent person for the performance of activities as defined in the relevant provisions of the Whistleblower Protection Act is:
Xxxx Xxxxxx
x000 000 000 000, xxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx
Štěpánská 621/34, 110 00 Praha 1
1.5 For the purposes of submitting written reports, the employer shall also set up a physical box, which is located on the employer's premises and marked with the company logo and the name "WHISTLEBLOWING". The box is located at the entrance to the central locker room.
II.
Basic Definitions
For the purposes of this Internal Regulation, the following terms have the following meanings:
“report” – notification from a natural person containing information about a possible breach which has the characteristics of a criminal offense or transgression, or which infringes European Union laws or regulations governing the following areas:
(xiii) financial institutions, financial services, financial products and financial markets,
(xiv) income tax of corporate entities
(xv) prevention of money laundering and the financing of terrorism,
(xvi) consumer protection and safety and compliance with product requirements under legislation, (xvii)road safety, transport and traffic safety,
(xviii) environmental protection, food and feed safety and animal welfare,
(xix) radiation protection and nuclear safety,
(xx) public procurement, public auctions and competition,
(xxi) protection of internal order and safety, life and health,
(xxii)protection of personal data, privacy and security of electronic communications networks and information systems,
(xxiii) protection of the financial interests of the European Union, or
(xxiv) functioning of the internal market, including the protection of EU competition and state aid rules,
about which the whistleblower has become aware in connection with their work or similar activities; for the purposes of this Act, work or other similar activity is also defined as an application for a job or other similar activity;
“authorized person” – person designated by the employer in article I (4) of this Internal Regulation; “whistleblower” – natural person who has submitted a notification of possible unlawful actions;
“jointly protected person” – person who, together with the whistleblower, cannot be subject to retaliatory measures, and who is defined as a:
(ix) person who provides assistance in ascertaining the information contained in the report, submitting the report or assessing its merits,
(x) person who is a close person (“osoba blízká”) in relation to the whistleblower,
(xi) person who is an employee or colleague of the whistleblower, or a person in a similar position,
(xii) person who is under the authority of the whistleblower,
(xiii) legal entity in which the whistleblower has a stake, entity controlling or controlled by the same controlling entity,
(xiv) legal entity in which the whistleblower is a member of a statutory body, entity controlling or controlled by the same controlling entity,
(xv) entity for which the whistleblower performs work or other similar activity,
(xvi) trust fund of which the whistleblower or legal entity referred to in point (v) or (vi) is the founder or beneficiary, or in respect of which the whistleblower or legal entity referred to in point (v) or (vi) is an entity who increases the trust fund's assets by contract or acquisition in case of death;
“retaliatory measures” – actions relating to the work or similar activity performed by the whistleblower and which were provoked by the report and which may cause harm to the whistleblower or jointly protected person. These include in particular:
(xiv) termination of employment or non-extension of employment for a definite period,
(xv) termination of a legal relationship established by an agreement for the performance of work (“dohoda o provedení práce”) or an agreement to perform work (“dohoda o pracovní činnosti”),
(xvi) dismissal from the position of manager,
(xvii)reduction of salary or remuneration or non-granting of a personal allowance,
(xviii) discrimination,
(xix) relocation or transfer to another job,
(xx) work appraisal,
(xxi) ostracization,
(xxii)hindering of professional development,
(xxiii) altering of work schedule,
(xxiv) requiring of a medical assessment or occupational medical examination,
(xxv) termination or withdrawal from a contract, or
(xxvi) interference with the right to protection of personality;
“Ministry” – the Czech Ministry of Justice, ID no.: 000 25 429, registered address Xxxxxxxxxxx 000/00, 000 00 Xxxxx 0.
III.
Reporting and post-reporting procedure
3.1 Submission and receipt of reports
3.1.1 The whistleblower is entitled to submit a report, orally and/or in writing, to the Ministry and/or the relevant entity through an internal reporting system set up by the employer. If the whistleblower so requests, the entity concerned shall be required to receive the report in person within a reasonable time frame, but within a period not exceeding 30 days.
3.1.2 Whistleblowers who submit a report in writing may do so:
(iv) by sending the report by post to the delivery address for the entity concerned,
(v) via electronic communication (e-mail), or
(vi) by posting it into the box set up for the purpose by the employer.
3.1.3 The whistleblower may disclose the information which constitutes the content of the report if:
(iv) he/she submitted the report through the internal reporting system to the Ministry, or directly to the Ministry, and no appropriate action was taken within the specified time limits; in particular, the relevant person failed to assess the merit of the report, or the obliged entity failed to take appropriate action to prevent or remedy the illegal situation,
(v) he/she has reasonable grounds to believe that the illegal actions referred to in the report may lead to an immediate or manifest threat to internal order and safety, life or health, the environment or other public interest, or to irreparable damage, or
(vi) he/she has reasonable grounds to believe that, in the event of the submission of a report to the Ministry, there would be an increased risk, given the circumstances of the case, that he/she or a
jointly protected person will be exposed to retaliatory measures or that the Ministry's scope of competency is jeopardized.
3.1.4 The entity concerned shall notify the whistleblower in writing of the receipt of a report under this Internal Regulation within seven days of its receipt, unless:
(iii) the whistleblower expressly requests that the entity concerned not notify him/her of receipt of the report; or
(iv) it is clear that notification of the receipt of the report would reveal the identity of the whistleblower.
3.1.5 The whistleblower is entitled to submit the report anonymously.
3.2 Assessment of the merits of the report submitted
3.2.1 The entity concerned shall assess the merits of the report and inform the whistleblower in writing of the results of this assessment within thirty days of receipt of the report. In factually or legally complex cases this period may be extended by up to thirty days, but not more than twice. The entity concerned is obliged to notify the whistleblower in writing of the extension of the time limit and the reasons for its extension, prior to its expiry, unless:
(iii) the whistleblower expressly requests the entity concerned not to notify him/her of receipt of the report; or
(iv) it is clear that notification of the receipt of the report would reveal the identity of the whistleblower.
3.2.2 If the entity concerned finds that the report:
(iv) has merit, it shall propose to the employer measures to prevent or remedy the illegal situation,
(v) does not have merit, it shall notify the whistleblower in writing without undue delay that, on the basis of the facts set out in the report and all the circumstances known to it, it has not found any suspicion of illegal actions, or it has found that the report was based on false information; it shall then inform the whistleblower of his/her right to submit a report to a public authority, or
(vi) it is not a report in accordance with the legislation, it shall immediately notify the whistleblower in writing.
3.3 Taking appropriate measures
3.3.1 If the report is found to have merit, the entity concerned shall propose to the employer appropriate measures to prevent or remedy the illegal situation, which the employer shall take, or take other appropriate measures.
3.3.2 The employer shall immediately notify the entity concerned of the measures taken. The entity concerned shall then immediately notify the whistleblower of these measures in writing, unless:
(iii) the whistleblower expressly requests that the entity concerned not notify him/her of receipt of the report; or
(iv) it is clear that notification of the receipt of the report would reveal the identity of the whistleblower.
3.4 Rules for the provision of data
3.4.1 The entity concerned shall not be entitled to provide information that may frustrate or jeopardize the purpose of the report.
3.4.2 Information on the identity of the whistleblower and the jointly protected person may be provided only with their written consent, unless the entity concerned is obliged to provide this information to the competent public authorities under other legislation. This also applies to information concerning the identity of the person mentioned in the report.
IV.
Recording, registration and storage of reports
4.1 Recording of oral reports
4.1.1 In the case of an oral report, an audio recording (with the whistleblower's consent) or a transcript of such will be made. The entity concerned shall give the whistleblower an opportunity to comment on the transcript. The whistleblower's comments shall be attached to the transcript.
4.1.2 The entity concerned may not make a recording or transcript without the consent of the whistleblower. In such a case, they must write a record that faithfully captures the substance of the oral report. The entity concerned shall give the whistleblower an opportunity to comment on the record. The whistleblower's comments shall be attached to the record. The same procedure shall be followed if it is not technically possible to make an audio recording of the oral report.
4.2 Registration and storage of reports
4.2.1 The entity concerned shall keep records of received reports in electronic form. These must contain the following information:
(v) date of receipt of the report,
(vi) name(s), surname, date of birth and contact address of the whistleblower, if known,
(vii) summary of the content of the report and identification of the person against whom the report is directed, if his/her identity is known, and
(viii) date of completion of the assessment of the merit of the report, and its outcome.
4.2.2 Reports and the information specified above are kept on record for a period of five years from the date of their receipt. Only the entity concerned shall have access to these records.
V.
Offenses of whistleblowers
Whistleblowers shall receive a fine of up to 50,000 CZK for knowingly submitting a false report.
VI.
Final Provisions
5.1 This Internal Regulation shall be valid for an indefinite period of time and take effect on March 1, 2022.
5.2 This Internal Regulation may be amended by the employer at any time by issuing a new full text at least one calendar week before the amendment takes effect.
5.3 All employees of the employer shall be acquainted with this regulation and shall receive proper training in its principles and application.
5.4 This Internal Regulation is also published in the company's usual internal system.