TimeMoto® Smlouva o zpracování údajů

1. Není-li výslovně uvedeno jinak, mají podmínky stanovené v této smlouvě o zpracování dat stejný význam jako Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (dále jen GDPR).

2. V závislosti na typu licence ke službě TimeMoto®, kterou subjekt, s nímž společnost Safescan uzavírá tuto smlouvu o zpracování osobních údajů (dále jen Zákazník), zakoupil od společnosti Safescan, může společnost Safescan na pokyn Zákazníka zpracovávat následující osobní údaje zaměstnanců Zákazníka a/nebo dalších osob, které Zákazník vyzve, aby pomocí produktů společnosti Safescan registrovali čas strávený na projektu a/nebo pracovní dobu: jméno

a příjmení, e-mailové adresy, časové záznamy (docházka, absence, čas projektu, dny volna, svátky, nemocenská), rozvrhy, hodinové sazby a náhrady. Osobní údaje, které společnost Safescan zpracovává podle pokynů Zákazníka, jsou dále nazývány „Osobní údaje“.

3. Smluvní strany se dohodly, že společnost Safescan lze při zpracování Osobních údajů považovat za zpracovatele osobních údajů.

4. Zákazník ručí společnosti Safescan za to, že je oprávněn jí Osobní údaje poskytnout. Zákazník odškodní společnost Safescan v tomto ohledu v případě jakýchkoli nároků třetích stran včetně subjektu údajů a nizozemského úřadu pro ochranu osobních údajů či jiných dohledových orgánů.

5. Zákazník nesmí službu TimeMoto® využívat k ukládání či jinému zpracování osobních údajů zvláštní kategorie. Osobními údaji zvláštní kategorie se rozumí údaje označující rasový či etnický původ, politické názory, náboženské či filozofické přesvědčení nebo členství v odborové organizaci a dále genetické a biometrické údaje za účelem jednoznačné identifikace fyzické osoby, údaje o zdravotním stavu a údaje týkající se sexuálního života nebo sexuální

orientace fyzické osoby. Zákazník odškodní společnostTimeMoto® v případě jakýchkoli nežádoucích následků porušení tohoto zákazu, mimo jiné včetně stížností subjektů dat a pokud uložených nizozemským úřadem pro ochranu osobních údajů či jinými dohledovými orgány.

6. Osobní údaje budou uchovávány po celou dobu, kdy bude Zákazník využívat službu TimeMoto®, a to na základě smlouvy upravující využívání této služby. Společnost Safescan zpracovává Osobní údaje vždy v souladu s

dokumentovanými pokyny od Zákazníka a v přiměřeném rozsahu stanoveném ve smlouvě uzavřené mezi společností Safescan a Zákazníkem (včetně platných všeobecných obchodních podmínek), pokud není společnost Safescan povinna zpracovávat Osobní údaje na základě ustanovení legislativy Evropské unie nebo její členské země, které společnost Safescan podléhá. V takovém případě je společnost Safescan povinna o takovém ustanovení informovat Zákazníka ještě před zpracováním údajů, pokud daná legislativa takové informování nezakazuje ve veřejném zájmu.

7. Společnost Safescan je povinna zajistit, aby se osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje zavázaly zachovávat jejich důvěrnost.

8. Společnost Safescan přijme vhodná technická a organizační opatření s cílem zabezpečit Osobní údaje proti ztrátě či jakékoli formě nezákonného zpracování. Tato opatření musí zajišťovat dostatečnou úroveň zabezpečení s ohledem na současný stav poznání, na náklady na implementaci a na charakter, rozsah, kontext a účel zpracování údajů. Opatření musí být provedena i tak, aby zabraňovala nepotřebnému shromažďování a dalšímu zpracování Osobních údajů. Zákazník je oprávněn vyžádat si od společnosti Safescan kdykoli aktuální přehled organizačních a technických bezpečnostních opatření přijatých společností Safescan s cílem dosáhnout příslušné úrovně zabezpečení.

9. Výše uvedená bezpečnostní opatření musí v každém případě zahrnovat (i) opatření proti fyzickému přístupu na místa, kde jsou osobní údaje zpracovávány, (ii) opatření pro kontrolu přístupu na úrovni serverů, (iii) opatření pro kontrolu přístupu na úrovni dat a (iv) opatření v oblasti způsobů kopírování a zabezpečení proti kopírování.

10. Zákazník tímto uděluje společnosti Safescan všeobecné písemné oprávnění zapojovat do zpracování údajů třetí strany (dále jen „Dílčí zpracovatele“). Dílčí zpracovatelé zapojení společností Safescan do zpracování údajů jsou uvedeny na webu systému TimeMoto® (xxx.xxxxxxxx.xxx/xxxxxxx). Společnost Safescan je povinna informovat

Xxxxxxxxxxxx 00

2718 SL Zoetermeer

T x00 00 000 00 00

F x00 00 000 00 00

ABN AMRO BANK

IBAN XX00XXXX0000000000

Chamber of Commerce 2713.1933

VAT NL0093.91.241.B.01

xxx.xxxxxxxx.xxx

Zákazníka o veškerých zamýšlených změnách v souvislosti se zapojením nových nebo výměnouě stávajících Dílčích zpracovatelů a Zákazník musí mít možnost vznést vůči těmto změnám námitky. Jestliže společnost Safescan zapojí do zpracování údajů Dílčího zpracovatele, uzavře s tímto subjektem smlouvu o zpracování údajů podle podmínek stanovených v Článku 28 nařízení GDPR.

11. S ohledem na charakter zpracování a informací, které má společnost Safescan k dispozici, bude společnost Safescan nápomocna Zákazníkovi při zajištění dodržování povinností vyplývajících z práv stanovených v kapitole III nařízení GDPR pro osoby, jimž údaje zpracovávané společností Safescan náleží.

12. S ohledem na charakter zpracování a informací, které má společnost Safescan k dispozici, bude společnost Safescan nápomocna Zákazníkovi při zajištění dodržování povinností vyplývajících z Článků 32 až 36 nařízení GDPR („bezpečnost osobních údajů“, „oznámení porušení ochrany osobních údajů dohledovému orgánu“, „informování subjektu údajů o porušení ochrany osobních údajů“, „provádění posuzování dopadů ochrany údajů“, „předběžné konzultace“). Náklady spojené s touto pomocí nese Zákazník.

13. Zákazník má podle okolností povinnosti vůči třetím stranám vyplývající z nařízení GDPR, jako je např. poskytnutí informací a poskytnutí přístupu. Společnost Safescan bude v míře, v níž je to přiměřené a technicky proveditelné, nabízet spolupráci ve věci výkonu povinností Zákazníka podle nařízení GDPR. Náklady spojené s touto spoluprací nese Zákazník.

14. Jestliže se společnost Safescan domnívá, že pokyn Zákazníka znamená porušení nařízení GDPR, bude Zákazníka o této skutečnosti informovat.

15. Pokud si to Zákazník přeje, pak společnost Safescan smaže nebo vrátí Zákazníkovi Osobní údaje v plném nebo částečném rozsahu a odstraní i veškeré existující kopie, pokud předpisy Evropské unie nebo dané členské země nepožadují uchovávání Osobních údajů. Během doby platnosti smlouvy, na jejímž základě Zákazník využívá službu Timemoto®, má Zákazník možnost přenést sám osobní údaje do svého vlastního prostředí nebo do prostředí třetí strany. Jestliže si Zákazník později přeje vrácení Osobních údajů, pak nese s tím spojené náklady. Jestliže Zákazník do třiceti dnů po konci platnosti smlouvy, na jejímž základě využívá systém Timemoto®, neprojeví zájem o vrácení Osobních údajů,, může je společnost Safescan vymazat.

16. Společnost Safescan zpřístupní Zákazníkovi na jeho žádost veškeré informace přiměřeně potřebné k prokázání shody s povinnostmi stanovenými v této smlouvě o zpracování údajů. Jestliže Zákazník projeví v této věci přání, které by podle názoru společnosti Safescan vedlo k porušení nařízení GDPR nebo jiných ustanovení legislativy Evropské unie nebo dané členské země, bude společnost Safescan Zákazníka přiměřeně informovat. Náklady spojené s touto spoluprací nese Zákazník.

17. Společnost Safescan bude provádět pravidelný audit s cílem monitorovat způsob zpracování Osobních údajů. Zákazník může každý kalendářní rok požadovat příslušný certifikát o tomto auditu.

18. V případě narušení ochrany Osobních údajů bude společnost Safescan informovat Zákazníka bez zbytečného odkladu, nejpozději však 72 hodin od okamžiku, kdy toto narušení zjistí.

19. Vzhledem k tomu, že společnost Safescan sama zpracovává osobní údaje a lze ji považovat za správce ve smyslu nařízení GDPR z hlediska tohoto zpracování,bude příslušné zpracování probíhat podle Zásad ochrany osobních údajů společnosti Safescan, které jsou k dispozici na adrese xxx.xxxxxxxx.xxx/xxxxxxx. Uzavřením smlouvy o používání systému TimeMoto® vyjadřuje Zákazník souhlas s těmito Zásadami ochrany osobních údajů a uděluje společnosti Safescan povolení využívat osobní údaje zde popsaným způsobem.

20. Tato Smlouva o zpracování údajů podléhá Všeobecným obchodním podmínkám TimeMoto®. Smlouva o zpracování údajů je se Všeobecnými obchodními podmínkami TimeMoto® nedílně spojena. Ustanovení Všeobecných obchodních podmínek TimeMoto® platí pro zpracování veškerých údajů ve společnosti Safescan.